��� 651.012.12
������� ������� �������
���������� ��������������� �����������
�. �����, ���������� ���������
SPIN-���: 5526-0214, AuthorID: 546013
��������� ��� ���������
���������� ��������������� �����������
�. �����, ���������� ���������
SPIN-���: 5838-0529, AuthorID: 1179785
�������� ������
�������� ����������-�������� ������������� � ������������� ����������� ����������������
�������������� ������������ ��������� ������ ���������� � ����������� ���������������� � ������ ����� ������������. ���������������� �������� ����������� ���������, ������������� ���������� � ����������� ���������������� �� ��������� ��������. �������� �� ��������������� � ���������� ������������ ��������� � ����� ������. ���������� ��� ����������� ������������ �����. ���������� ������������� ���������� ����� ������������ ����������, ��������������� �� ������������ ������������.
�������� �����: ����������������, ���������������, ������� ��������, ��������, ����������� ����������� �������������, ����������� ����, ������������, ����������� ���������������.
��� �����������: ������� �.�., ��������� �.�. �������� ����������-�������� ������������� � ������������� ����������� ���������������� // ������� �������. 2024. � 1. �. 65�74.
Review article
DEVELOPMENT OF DOCUMENT MANAGEMENT LEGAL REGULATION AND METHODOLOGICAL SUPPORT
The relevance of clear requirements development in organizing document management during the period of general digitalization is justified. The top regulations formulating document management requirements over the last century are analyzed. The continuity in maintaining certain principles and general rules is noted. A number of modern regional acts are considered. The need to develop new me�thodological documents focused on practices is argued.
Keywords: actual legal regulation, document management, development history, electronic document management, modern acts, operations, record keeping, terminology.
For citation: Fionova L.R., Balalaeva Ya.S. Development of document management legal regulation and methodological support. Vestnik VNIIDAD = Herald of VNIIDAD. 2024;1:65�74. (In Russian).
� ��������� ����� ����������� ��������������� �������� ������ �������. ��� ������������ ����������� ��������� �� ������ ������ ��������������� ������� ������������ ����������������. ���� ���������� ��������������� �������������� ������������� ���������� ��������� �� 15 ������� 2022 ���� ��172 ������� �� �������� ��������������� �������������� ������� �������� �������� ������� ������� ������������ ����������������� (����堖 ��� ��Р���).
����� �����������, ��� ��� ����������� ������ ��������������� ������� ���������� �������� ��������������� �� ������ �������� � ���������� ������������ ��� ������� �� ������ ������� ����� �� ���� ������������, � ��� ����� � ������������.
��� ���� ����� ��������, ��� �� ��� ��� ����������� ������ ����������� �������� ���� (���) � ������������ ������������, ������� ������������� ������� ���������� ���� �������� � ����������� ��� ���������� ������������ ����������������. �������� ������ � ������������ ����������������, �����������, ���������� � �����������, ��������� �� � ��� �������� �� ����������� ��������������� (��). ������� ���������� ���������� ������ ������� �������� ��������, � �����, � ������������ �����, ��������� ������������ ���������� � ����������� ����������������.
������� �������� �������������� ���������������� ���������� ������� � �������� ����������������, ��������� ���������������� � ��� �������������, �������������� ����������������, ���������������, ����������� �������� � ������������� �����������1.
������� � ������ ����������������� �������� � ���������������� � 1920-� ����. � ������ �.�. ���������� ��� ����� ����������, ��� ���������������� ����� ������� �� ������ ��������: ������� ������ ��������� ���� ����������� � ������������ ��������� � � ����������� �������� ����� � �������. �������� ����� ������ ���� ��������� �� ����� �������, ����� ������ ������� ����� ���� ������� � ���������� ���������� [1, �. 218]. �� ������� ��������� ����� ����������� ������ � ����� ����������:
1. �������� �����.
2. �����������.
3. ����������� ������ � �����.
4. ���������� ������.
5. ��������� ������ � �����.
������ ���� ��������� � ��������� � ���� ���� ������������ �������: ����� ������ ������ ���� ������ � ��������, ����� ��� ��������� ��� ������. ������� ���������� ������ ������ ��������.
������������ �.�. ����������, � ����� �.�. ����������� ��������� ���������� ������ �������� ��������� �� ����������� ����������������. ������ ������������� ������� ������������ ����������� �������� �����, � ������� ������� ������������� ����� �� ������������, ���������� ��������� �� �����������, ����������� ����� ����������������� �����������, ����������������� ����������. ���� �������� �������� ���� ����� � �� ������������ ������������������.
� 1920-� ���� ��������������� �������������� ��� ���������, ��������� � ������������� ����� � ����������� � ���������� ����������������.
��� ����� ��������� ����������, ������� ����������� �� ���������� �� ���������� �� ����������� ������, ���������� ������� � ������� ������ ������ ������������ � �����������������, �������������� ���������� ������� ���������� � 1931 ����2.
� 1961 ���� ��������������� ��������� ������ �������� � ���������� ���������� �� ���������������� � ����������� ����л. ���������� ������� � ���������������� ��� �� ��������. ������ ���������� ����� ��������, ����������� ��� ��������������� �������� � �����������, � �� �� ��������, �� ���� ��������������� ������������� ��������.
�� �������� ������� �� ����������� ���������������� � ��������� ������� ���������� �������������� ����� ���������������� � ������ ������� ����������, ����������� � ����������� ���л, ���������� ������� ������� �������� ��������� ���������� ��� ������ ��������� ���� 28 ������ 1963 ����. ��������������� �������� ���� ��� ��� ������������ � ������������ ������� ��������������� ����������. ����� ����� �������� ������� ���������. � �������� ������ ����������� ����������� 16����. ��� ���� ��� ������������ ��������������� ������� ��������������.
����� �������, � ��� ���� ������ ����������������� ����������� �� ������������. ��� ������������ � ���������������� � ����� ��� �������� �������� ������������ ����������. ����� ��������, ��� � ��� ���� ��������� ������� ����������������� � ������������������.
�� ������ ����������� ���������� ����� �������, ��� � 1960-� ���� ���� ��������� (� ����� ��������) ��������� ��������������� �������� � �����������, � �� ��������������� (�������� ����������).
� 1970�1980-� ���� ����������� �������� �������� � ����� ���������������� � �����, � ��������������� ������� ���������: ����������������� � ��������� � ����������� ����������.
������� ����������������� ������������ � ��������������� ��������� � ���������� ������, ����� ����, � ��������� ������ ���������� ������ ����������������� (����. 1).
������� 1.
�������� ������������������ ��������� ���� 16487-933 ����������������� � �������� ����. ������� � ������������.
����������� �������������� ���������������� �������� ������ ��������� ���� �� ����� � ������� �� 4 �������� 1973 ���� � 435 �������� ��������� ������ ��������������� ������� ���������������� (����) ���������� ������ �������� ��� ��������� ����� �������������� � �����������. ����������� ���������������� � ���� �������� ������ ������, � ������ 3.1.2 �������� ���������� ���������� � ����:
�� ����������� ���������� � ���������� ������ ���� �����������, ��������������� �������������� � ���������� ��������������;
� ������� ��������� ��������� ����������� � �������� � �����������, �� ������������� ������� ��������������;
� � ������� ����������� � � �������� ��������� �������� ��������� ���������� ���������� ���������� ������������� �������������.
��������, ��� � ���� ���� �.�.����������� ���� �������������� ��������� ��-�������. ������������ �������� �������� ���������� �� ���������� ����������� � ������, ���� ���������� ���� ��������� ����� �����������. ��� ���������� ������������ ����������� ����������������.
�������� ���������� ���� �� 25 ��� 1988 ���� � 33 ������ ���� ������������ ��������������� ������� ����������������� ����������� ���������� [�������� ���������. ����� ���������� � ���������� � ������� ����������������� �����������] (�����).
������� �������� �������� �� ���������� � ������ ��������� ������� ������������������. ����������� ����� ������������� ����������������� ����������� ����������� (���). ��� ���� � ����������������� ��������� ��� ����������� ��� ��������. ����������� ���������������� � ����� �������� ������ ������, ����� ����������� ������������� ������������� ������ � ������������������ ��������� ����������.
��������� ���� � ����� ����� ��������, ��� ��� ��������� �� ������������ ������ ����������� ����������������, �� ����������� �������� � ��������������� �������� �������� ��������� � ���� � ���������� � ����� ������������������ ��������� ����������.
� 1998 ���� ��� ���������� � ������ � �������� ���� � 51141-98 ����������������� � �������� ����. ������� � ������������, �������, ��� � ����������� ������ ���� � 7.0.8-2013 �������� ���������� �� ����������, ������������� � ������������� ����. ���������������� � �������� ����. ������� � ������������, ������� ����������� ������� ���������������� ��� ��������� ���������� � ����������� � ������� �� �������� ��� ��������� �� ���������� ���������� ��� ���������.
������ �� ��� ��� ��������� ����������� �� �������������� ����������������� � ������������������. � �������� �������������� ����� �������� ��������� �����: ���� ������������, ������������� ������ � �����������, � ����� ������� ��� ���������� �������� ������������ ����������������� (���), � ������ �������� �� ��������� ������������� ���������������� � �����������������. ���� ���� ���������������� ����������������, ��, �����������, ���������������� � ���������������.
����������� � ����� �������������� ���������� (��) � ������������� ��-������� ������� �� ��� ��������. ��� ������������ �� ���������������� ���������������� �������� ���������������, � ��� �T-������������ ��������������� �������������� � ����������������.
����������� � �������� ����������� �������������, ����� ��������, ��� � ������������� ������ ����������� ����� ����������� ������. ��� ���� ����� ���������������� ������������ ����� ���������������� ���������� ������������ ������. ���������� ����������� ��������� ����� ����� �������� � ������� 2.
������� 2.
��������� ���������� ����������� �����.
� ������� ���������� �� ���������������� � ���� (2005) � �������� ���������������� � ���� (2009) ��� ������ ������ � ����������� ������������� ���������������� �� ��������� � �����. ������������ ������������ �� ���������� ���������� �� ���������������� � ���� (2009) ����� �������� ��������� ��� ��������, ��� ������� ���������� �� ���������������� � ���� (2005). � �������� ���������������� � ���� (2009) ������� ����������� ��� � ����������� ��������. ��� ���� ����������� ��� ������� ������, ������ ����� �������, �������� ��� ����������� ���������������� � ������� ���������������� � � ������ ����������� [2].
�������� ��� ���������� ����� ��� �������� ���������� �������� ��, ���������� ���������� ����������� ���������� �, �����������, ������� ��������� ���. ������� � ��������� ���������� �� ���������������� � ��������������� ������������ (2018) ������ �������� ������� ������������ ����������������: ������� ���������������� � ������������ �������� ���������� �� �������� ��������� ���� � ������������ ��������� ����� � �������, � �������� ������������ ���������������� � ���������� ������ � ���������� ������������� ��� � ������������ � ���������������� �� ��������. ����������� ������� ��������� ����������, ����������� � ��������������� �����������. �� ���������� �������� ������������� �������� ���������� � ������������ �� ���������� ������������ �� ������������.
���������� ������ ����������� �������� � ��������� ��� ������ � ���, �� �� �������� ����������� ������ � ������������ ����������� � ������������ � ���������� ��������������� �����������. ������� ��������� ���������� �� ���������������� � ��������������� ������������ (2018) ����� ������������ ����� � ������������ ����������� ���� ������������ �����������������[3].
� �������� ���������������� � ��������������� �������, ������� �������� �������������� (2019) ���������, ���������� ��������� � ������������ ����������������, ������������� � ��������� ����������� �� ���������������� � ��������������� ������������ (2018). ������3.2 ������ ������������� ����������� ���������� �������� ��� � ��������������� ����� [4]. � ��� ��������� �� ������������� ���������������� � �������������� ���.
������� ������������ ��� ���������� ���������� �� ���������������� � ������� ������ �������� ������� ������������ ������������ �� ���������� ���������� �� ���������������� � ��������������� �������, ������� �������� �������������� (2020), � ������� ���������� ��������� ���������� �� ���������������� ��� ������ ������ � ���� ��������� �������� ������� �������, � ��� ����� � ������� ������������ �����������������.
� ��������� ������ ���������������, ��� ����� �����������, ������� �� ���� ������� ����������: ��������, ��������� � ����������. �� ���� ����������� � ������������ ���������� ���� � �������������� �������������. �, ��� �������, ����������� ����� ��������� � ����� ��� ����� ������ (������ �������� ����������). ������������ ���������� ��������. ��������� �������� � ������� �� ����������� ��� � �� ������ �.�.����������� ������������ � ����. 3.
������� 3.
��������� ���������� �������� � �������� � �����������.
����, ���������� ���������� ��� �� ����������������, ����� ��������������, ��� ��������� ������������ ��������� ����� ���, ������������ �� �������������� ���������� � �������� � ���� ����������� ���������� ��. ����������� �� ���� �������� � ����������� ����� ����������� ����������� ������ � ������������ �����������. � ������� ������� ����������� ������ � �������� ����������� ���������������� � ����������� ���������� ���, �� ����������� ������������� ���������������� ��� � ������������ ����������������.
���������� ������������ ������������ �� ���������� �������� �������� ���������� � ������������ � ������������ � ����������� ������������ ���������������� � ������������ � ���������� ���������� ����������� ��� �� � ����� ����������� ���������. ������ ������� ������� ����� ����� ������������ � ������������ ����� (����. 4).
������� 4.
��������� ��������� ������������ ����������� �����.
� ������������ ����������� ����������, �������� � ���������� �������� ���� ��������� ������ ������������ �����������������, ���������� ������� ���������������� � ��������������� �������, ������� �������� �������������� (2019). ����������� ���������� ������������ ������������ �� �����-���� ���������.
���������� �� ���������������� � ������� �������������� ������ ������������� ������� �� ���������������, ����������� ���������� ������������������ ��������� ���������� �� ������ � ����������������, �� � �� ���� ��������, ��������� � �����������������.
������� ���� �������, ������� ��������, ��� � ������������ ����������� �� ���������������� (��� � � ����������� �����) ����������� �����-���� ���������� � ��������� ����������� ����������������. ���, ��� �������� ������������ ������ � ������������ ����������� � �������� ��������� � �������� ���������� ����������, �������� ���������� ���� ��������� �������� ����������, ����������� ���������� �������� � �.�.
�������� ��������������� ��������������� � �������������������. ���� ��� ��������������� ����������� ���� ��������� ���������� �� ���������������� � ��������������� ������������ (2018), ��� ������� ������ � ������� ���������������� � ����������� ������� �������������� ������ (2009) � ������������ ������������ �� ���������� ���������� �� ���������������� � ��������������� �������, ������� �������� �������������� (2020), �� ��� ���������������� ������ �� �����������. ���������� ������������ ������������, ������� ���������, ��� ��� ����������� ������������ ���������������� � ������������ ������� ����������:
1. ���������� ����������� ����� ����������, �������������� ������������ �����������, ��������� ��� � ������������.
2. ��������� ������, ����� � ������ ����� � ��� �� �������������� �������� ��������������� ��������� � ������ ������������� (��������, ���������, ��������� ��� �������� �������).
3. ����������� ��������������� ����� ��� ���� ����������.
4. ��� ������������ ������ ����������, ��������������� ������������ �����������, ����������� ������ ��������������� ����, � ������� ���������� ��� �������: ��� �������������, �������������, �����������; ������� ����������� ��������; ����� �� ������; ���, ��� � ��� ������������; ���� ���������� (����������); ��� �������. ������ ���������� ��������� ������� �������� ������� ���������.
5. ����������� ������ ��������������� ���� ��� ����������, ���������� � ������.
6. ��� ����������� ���������� �������� ����������� ������������ ���. ����� ��� ����������� ����� ������������� � �������� (�����������������) ������ ��������� ������ ���� �� ����������������.
������� ���������� ���������� � ������ � ���� ������� ��������� ���, ����� � ��� ���� ������������� ��� ����� ������ ����� � ��� ���� �� ���� ������, ����������� ��������, �������������� ������������� ��������.
����� �������, ������ ����������������� � ��� ���������� �� ���������� ���������������� ������� ������������ ���������. �� ��������� ��� ���� ����� �������, ������������� � ���������������� ��� ����������� ���������, � ������ �� ������������� �����. ��� �� ����� � ����� ������ ������� ���� ������������� ������������ ���������� � ������������ ��������� ������. ����������� ������ ��� ����������, ��� � ����������� ������ � ���������� ������������ ������ ����������� ����� ��������� � �������� �������� ����������� ����������������. �������� ������������ ��������� ���������� � ���������������� �� �������, ���� �� ����� ����������� ������������ ���������, ���������� ������ ������� � ����������� ���������������� � �������� ������������. ������ ��� �������������� ���������� ��� ������������ ����������������, ���������� �������������� ���������� �� ������ � ����������� ���������, �� � � ����������� ������������� ����������������. ���� ��������������� ������ ���� ������� � �������� ��� ��� �������������.
������ ����������
1. ��������� �.�. ����������� ���������� // �������� �����������. �.: ���������, 1968. �.�198�223.
2. ������� �.�. �������, �������� �� ��������� ���������������� // ����������������. 2012. ��2. �. 51�55.
3. ������� �.�., �������� �.�., ��������� �.�. ����������� ������������� � ����������� ���� ��� ������������ ���������� ������������ ����������� // ���������� �������������� ���������: ����������� ������� ������. 2018. � 1(107). �.�27.
4. ������ �.�. ��������� �������� ������ ������������ ���������������� � ��������������� ����� // ����������. 2020. � 84. �. 14�16.
\
Reference
1. Kerzhentsev P.M. Organizaciya uchrezhdeniya [Organization of an institution]. In: Principles of organization. Moscow: Economics; 1968. p. 198�223. (In Russian).
2. Fionova L.R. Faktory`, vliyayushhie na strukturu dokumentooborota [Factors affecting the structure of document management]. Deloproizvodstvo = Record Keeping. 2012;2:51�55. (In Russian).
3. Fionova L.R., Shokorova N.N., Krokosheva N.V. Normativnaya reglamentaciya � neobxodimaya baza dlya e`ffektivnogo upravleniya e`lektronny`mi dokumentami [Regulation is a ne�cessary basis for effective management of electronic documents]. Upravlenie e`konomicheskimi sistemami: e`lektronny`j nauchny`j zhurnal = Management of economic systems: electronic scientific journal. 2018;1(107):27. (In Russian).
4. Luneva V.A. Tendencii razvitiya sistem e`lektronnogo dokumentooborota v gosudarstvennoj sfere [Trends in the development of electronic document management systems in the public sphere]. Beneficiar = Beneficiary. 2020;84:14�16. (In Russian).
���������� �� �������
������� ������� �������, ������ ����������� ����, ���������, ���������� �������� ��������������� ����������� ���������� � ������������ ����������� ���������������� ������������, �����, ���������� ���������.
��������� ��� ���������, ���������� ������� ����� ����������� ���������������� ������������, �����, ���������� ���������.
INFORMATION ABOUT THE AUTHORS
Lyudmila R. Fionova, Dr. (in technics), professor, head of the Department of Information Support for Management and Production, Penza State University, Penza, Russian Federation.
Yana S. Balalaeva, 2nd year master�s student at Penza State University, Penza, Russian Federation.
1 ���� � 7.0.8-2013. ������� ���������� �� ����������, ������������� � ������������� ����. ���������������� � �������� ����. ������� � �����������. �.: ��������������, 2019.
2 ����� ������� ������������ � ���������������� / ��-� ������� ���. ����� ����. �.; ���������: ������� ����������, 1931. �. 114.
3 ������� ���� � 1 ������ 1999 �.
---------------
------------------------------------------------------------
---------------
------------------------------------------------------------