CC BY
7Вестник фармации № 3 (41) 2008
ОРГАНИЗАЦИЯ И ЭКОНОМИКА ФАРМАЦИИ
А.Н. Мастыков
РАЗРАБОТКА УНИФИЦИРОВАННОЙ ПРОЦЕДУРЫ ПРИЕМКИ ЛЕКАРСТВЕННЫХ СРЕДСТВ И ДРУГИХ ТОВАРОВ В АПТЕЧНОМ СКЛАДЕ
Витебский государственный медицинский университет
В статье приводятся сетевые модели процедур приемки лекарственных средств и других товаров, используемые в аптечных складах системы РУП «Фармация», для различных типов поставок. Проводится анализ отдельных операций процедуры приемки и их влияния на общее время завершения процесса. Предлагается унифицированная модель процедуры приемки, позволяющая устранить некоторые недостатки, выявленные в изученных аптечных складах.
ВВЕДЕНИЕ
Приемка лекарственных средств и других товаров является начальным этапом технологического процесса в аптечном складе. Время, необходимое на ее выполнение, определяет то, как быстро поступившие на склад товары начнут поступать заказчикам: аптекам и учреждениям здравоохранения.
Выполненные нами ранее исследования показали, что процедуры приемки в аптечных складах трех различных организаций системы РУП «Фармации» существенно отличаются [1]. Выявленные отличия связаны с наименованием должностей и количеством работников, участвующих в процедуре приемки, и разделением функций между ними.
Было показано, что суть процедуры приемки на складах различных организаций остается неизменной, однако, последовательность выполнения операций существенно отличается. В то же время именно последовательность выполнения работ и технология их проведения определяет скорость завершения процесса в це-
лом и, следовательно, эффективность приемки [1]. В связи с этим актуальным является продолжение исследования процедур приемки в оставшихся складах системы РУП «Фармация», а также разработка унифицированной процедуры приемки, что и явилось целью настоящей работы.
МАТЕРИАЛЫ И МЕТОДЫ
Объектами настоящего исследования явились аптечные склады четырех РУП «Фармация», условно называемые Склад Б, Склад Е, Склад Б и Склад О (продолжая принятую ранее нумерацию), которые не были исследованы в предыдущей работе [1].
Исследование процедур приемки проводили методом сетевого моделирования [2]. Сетевая модель представляла собой связанный орграф без петель и контуров, в котором вершинам соответствовали события, а дугам - работы. Событиям присваивали порядковые номера. Для обозначения работ использовали номера начального и конечного событий, указываемых через запятую. Работы, исходящие из события, могли быть начаты только после завершения всех работ, входящих в событие [2].
Унифицированную процедуру приемки разрабатывали с использованием логико-теоретических методов на основании изученных процедур аптечных складов РУП «Фармация».
РЕЗУЛЬТАТЫ И ИХ ОБСУЖДЕНИЕ
Для каждого изученного аптечного склада и унифицированной процедуры приемки были разработаны две сетевые модели, отражающие процесс приемки товаров от оптовых посредников и по прямым поставкам. Сетевые модели приемки товаров, поступающих от оптовых посредников, для организаций системы РУП «Фармация» представлены на рис. 1-4.
На предложенных нами моделях четко видны отличия в последовательности выполнения отдельных работ процеду-
ры приемки в складах различных организаций. Показано, что фактически совпадали только первые три этапа процедуры, включающие проверку товарных документов и спецификаций, разгрузку транспорта и проверку количества фактически поставленного товара.
Выявлены отличия в распределении функций по приемке между работниками приемного отдела. Так, на Складе Б проверка фактического количества, проведение приемочного контроля, проверка документов качества и внесение информации в базу данных выполнялась одним работником (провизором или фармацевтом). В складах остальных организаций проверка фактического количества выполнялась провизором (фармацевтом) приемного отдела, проведение приемочного контроля и проверка документов качества - специалистом по качеству (также провизором или фармацевтом), а внесение информации в базу данных (БД) оператором (с фармацевтическим образованием или без него).
Установлено, что на этапе передачи товара в отделы хранения возможны следующие варианты взаимодействия:
1) после разгрузки и внесения информации в БД, но до формирования цен печатались накладные на внутрискладское перемещение (НВП) (Склад Б), которые вместе с товаром передавались в отдел;
2) НВП оформлялись от руки после разгрузки, но до внесения информации в БД (Склад О), и передавались в отдел вместе с товаром;
3) товар передавался в отделы сразу после проверки фактического количества, приемные акты (ПА) поступали позже, после внесения информации в БД и формирования цен (Склад Е и Б).
В ходе исследования нами определено, что порядок внесения информации в БД и формирования цен также отличался. В данном случае это обусловлено отличиями в организационной структуре складов. В организациях, где за формирование цен отвечало отдельное структурное подразделение, работники приемного отдела вносили в БД информацию о наименова-
ниях, сроках годности, количестве поставленного товара, номерах ДК, после чего документы передавались в отдел (сектор ценообразования). Там осуществлялось формирование цен и внесение их в БД (Склад Б). В остальных складах цены формировали работники приемного отдела. В этом случае внесение информации о поставке в БД и формирование отпускных цен выполнялось одновременно.
Показано, что в различных организациях процедуры приемки содержали разное число операций составления бумажных документов от руки. К минимуму сведено их количество в приемном отделе Склада Б, где вручную заполнялись только Журналы регистрации поступающих грузов (записывается дата, поставщик, номер товарного документа, сумма по поставке, номера приемных актов в соответствии с отделами хранения). В остальных складах операции по переписыванию информации из товарных документов выполнялись в гораздо большем объеме: в Журнал регистрации поступающих грузов вносилась информация о каждом наименовании товара, специалист по качеству регистрировал каждый ДК (указывалось наименование товара, номер документа, поставщик, номер ТТН), НВП выписывались вручную (Склад О). Кроме того, во всех складах в отделах хранения велись свои книги, в которых заведующие отделами регистрировали каждое, поступающее наименование товара. В результате, в некоторых организациях ТТН переписывались от руки три раза.
Изученные процедуры приемки характеризовались существенным недостатком: работник после выполнения нескольких операций одной поставки переходил к выполнению этих же операций другой поставки. В то же время, для завершения приемки первой поставки также требовалось его участие. Это приводило к увеличению времени приемки, поскольку операции более поздних этапов часто находились в состоянии ожидания своего выполнения.
1. Прибытие автотранспорта
2. Подбор и проверка спецификаций (провизор ПО)
3. Проверка наличия ДК по ТТН (провизор ПО)
4. Разгрузка транспорта (грузчики)
5. Проверка фактического количества, проведение приемочного контроля (провизор ПО)
6. Оформление и регистрация 1-4 экземпляров ТТН. Транспорт отпущен (провизор ПО)
7. Внесение информации о поставке в компьютерную базу данных. Печать НВП (по числу отделов хранения) (провизор ПО)
8. Сортировка и передача товаров в отделы хранения вместе с НВП и ДК (грузчики)
9. Проверка товара и подписание НВП (зав. отделом хранения)
10. Возврат НВП в приемный отдел
11. Постановка даты поступления последней накладной из отдела хранения на ТТН. Передать ТТН, спецификацию и НВП оператору (провизор ПО)
11
14
16
19
20
12. Регистрация ТТН в журнале. Копирование ТТН и спецификаций (оператор)
13. Передача копии ТТН в бухгалтерию, оригиналы
- в отдел цен и тарифов (оператор)
14. Формирование цен, возврат документов в приемный отдел (работники отдела цен)
15. Печать ПА и стеллажных карточек. Передача информации о поставке на реализацию (оператор)
16. Подпись ПА в отделе цен
17. Подпись ПА комиссией приемного отдела
18. Подпись ПА в отделах хранения
19. Утверждение ПА заведующим складом
20. Передача ПА и первых экземпляров ТТН в бухгалтерию. Оприходование товара. Завершение приемки.
Рис. 1. Сетевая модель приемки товаров по поставкам от оптовых посредников в складе Б
1. Прибытие автотранспорта.
2. Проверка товарных документов. Организация разгрузки транспорта (провизор-приемщик)
3. Разгрузка в помещение приемного отдела или в отделы хранения (грузчики)
4. Проверка соответствия фактически поставленного товара товарным документам. Проведение приемочного контроля (провизор-приемщик)
5. Передача товара в отделы хранения (грузчики)
6. Оформление и регистрация товарных документов. Передача товарных документов экономисту. Присвоение номеров ПА (провизор-приемщик)
7. Проверка товара. Регистрация товара в книге отдела (зав. отделом хранения)
10
12
8. Формирование цен. Ввод информации в БД. Печать протокола согласования цен. Передача в торговый отдел (экономист)
9. Проверка спецификаций и протоколов согласования цен. Передача в орг. фарм. отдел (торговый отдел)
10. Проверка темпа роста цен. Передача ПО экономисту (орг. фарм. отдел)
11. Внесение исправлений в протокол согласования цен и передача оператору (экономист)
12. Печать ПА (оператор)
13. Подписание ПА в ПО. Передача ПА в отделы хранения
7
13
14. Проверка ПА в отделе. Подписание ПА. Передача ПА оператору (зав. отделом хранения)
15. Передача товара на реализацию. Передача ПА на утверждение зав. аптечным складом (оператор)
16. Утверждение ПА зав. аптечным складом. Передача документов в бухгалтерию
17. Оприходование товара. Приемка завершена (бухгалтерия)
1. Прибытие автотранспорта.
2. Проверка товарных документов. Проверка спецификаций. Организация разгрузки транспорта (провизор-приемщик)
3. Разгрузка и сортировка товара в помещение приемного отдела или отделов хранения (грузчики)
4. Проверка соответствия фактически поставленного товара ТТН. Проведение приемочного контроля. Проверка наличия ДК на товар по ТТН (провизор-приемщик)
5. Передача товара в отделы хранения (грузчики)
6. Оформление 1-4 экземпляров ТТН. Внесение отметки «Приемочный контроль проведен». Передача ДК специалисту по качеству. Передача ТТН бухгалтеру (провизор-приемщик)
7. Регистрация поступившего товара в книге отдела (зав. отделом хранения)
8. Запрос спецификаций из торгового отдела. Формирование цен. Регистрация товарных документов (экономист ПО)
9. Регистрация всех документов качества в журнале качества (специалист по качеству)
10. Внесение информации о поставке в БД. Печать ПА. Передача ПА и ДК в отделы хранения (фармацевт ПО)
11. Проверка и подписание ПА в отделе. Передача ПА в приемный отдел (зав. отделом хранения)
12. Передача товара на реализацию. Подписание ПА (фармацевт ПО)
13. Подписание ПА в приемном отделе. Передача документов на утверждение
14. Утверждение ПА (зав. аптечным складом)
15. Оприходование товара. Приемка завершена (бухгалтерия)
1. Прибытие автотранспорта.
2. Проверка товарных документов. Проверка спецификаций. Организация разгрузки транспорта. Передача ДК специалисту по качеству (провизор-приемщик)
3. Разгрузка товара в помещение приемного отдела или отделов хранения (грузчики)
12
14
15
8. Регистрация товара в Книге отдела. Подписание НВП (зав. отделом хранения)
9. Сверяет ТТН с Книгой отдела хра нения (провизор-приемщик)
18
19
20
15. Проверка и подписание ПА в отделе (зав. отделом хранения)
16. Передача товара на реализацию (провизор ПО)
17. Написание Реестра приходных документов (зав. ПО)
18. Утверждение ПА (зав. аптечным складом)
19. Оприходование товара (бухгалтерия)
20. Возвращение Реестра приходных документов в ПО. Приемка завершена
4. Проверка соответствия фактически поставленного товара ТТН. Проведение приемочного контроля. Оформление 1-4 экземпляров ТТН. Выписывание НВП (провизор-приемщик)
5. Передача товара и НВП в отделы хранения (грузчики)
6. Внесение информации о поставке в Журнал ПО.
Присвоение номеров ПА (провизор-приемщик)
7. Проверка индивидуальных упаковок ЛС (фармацевт отдела хранения)
10. Проверка наличия ДК на товар по ТТН. Внесение отметки «Приемочный контроль проведен». Регистрации ДК в Журналах учета передачи ДК в отделы (специалист по качеству)
11. Внесение информации о поставке в БД. Формирование цен. Печать ПА. Печать Протокола согласования цен (провизор ПО)
12. Передача ДК в отделы хранения (специалист по качеству)
13. Подписание ПА в ПО
14. Передача ПА в отделы хранения (провизор ПО)
Было установлено, что передача товара на реализацию - ключевое событие процедуры приемки (на изображениях сетевых моделей выделено двойной окружностью) - происходило на различных этапах. В Складе Б товар передавался после проверки в отделе по НВП и формирования цен, но до утверждения ПА. В остальных организациях товар передавался после формирования цен, печати ПА и их проверки в отделе хранения.
Полученные нами сетевые модели приемки товаров по прямым поставкам представлены на рисунках 5-8.
Процедуры приемки прямых поставок имели дополнительные этапы по сравнению с процедурами приемки поставок от оптовых посредников. Это обусловлено необходимостью проведения контроля качества каждой серии лекарственного средства в контрольно-аналитической лаборатории. В аптечном складе Б отбор образцов, составление Актов отбора образцов, подготовка необходимых документов и передача их в лабораторию выполнялась тем же работником, который проводил разгрузку и приемку. В Складе Б работник, проводивший разгрузку, одновременно с проверкой фактического количества выполнял отбор образцов, остальная работа с лабораторией проводилась специалистом по качеству. В остальных организациях отбор образцов и другие необходимые операции выполнял специалист по качеству.
В процессе изучения было определено, что прямые поставки подвергались более тщательной проверке, чем поставки от оптовых посредников. На Складе Б в штат приемного отдела входили 4-5 работников, которые проверяли каждую индивидуальную упаковку ЛС. В других организациях проверка индивидуальных упаковок выполнялась в отделах хранения, по отношению ко всему товару или выборочно. В аптечных складах системы РУП «Фармация» использовались различные компьютерные программы, позволяющие автоматизировать отдельные виды работ. Некоторые из них имели возможность распечатывать Акты отбора образцов и вести электронный журнал контроля качества
(Склад Б), в других случаях специалисты по качеству регистрировали образцы в журнале и выписывали Акты отбора образцов вручную.
Разработка унифицированной процедуры приемки
Важной особенностью работы аптечного склада является параллельное выполнение приемки нескольких поставок, которые находятся на разных стадиях процесса. Нами установлено, что существуют приоритеты при выборе работником следующей выполняемой операции. Это отражается на длительности времени ожидания операции и приемки в целом.
Методом наблюдения определено, что работники приемного отдела выполняли следующие операции:
1) проверка соответствия наименований, количества и качества поставленного товара товарным документам;
2) проверка наличия ДК на каждое поставленное наименование;
3) проверка прохождения каждой серией ЛС государственного контроля;
4) внесение информации о поставке в компьютерную БД организации.
Перечисленные операции выпол-няюлись одним работником (Склад Б) или тремя работниками (остальные организации). В отличие от существующих процедур, нами предложено разделить функции между работниками приемного отдела следующим образом: провизор (фармацевт) - 1, 2, 3, оператор - 4. При этом каждый специалист приемного отдела с фармацевтическим образованием может выполнять любую из операций 1, 2, 3, что позволяет более полно использовать их труд за счет повышения универсальности исполнителей. Внесение информации о поставке в БД не требует специальных знаний, является длительной операцией и обладает более низким приоритетом, чем операции 1-3. Ее выполнение провизором (фармацевтом) приемного отдела не рационально, так как может приводить к длительному ожиданию поставки на этапе внесения информации в БД.
Разработанные унифицированные процедуры представлены на рис. 9-10.
00
1. Прибытие автотранспорта
2. Получение д окументов на поставку Организациия разгрузки транспорта (провизор ПО)
3. Разгрузка т ранспорта в приемный отдел (грузчики)
4. Проверка наличия ДК по товарным документам (провизор ПО)
5. Распаковка и сортировка (грузчики)
6. Проверка ф актического количеств а. Проведение приемочного контрол я. Отбор о бразцов на анализ (провизор ПО)
7. Внесение информации о поставке в компьютерную базу данных. Печать НВП (по числу отделов хранения) (провизор ПО)
8. Проверка каждой индивидуальной упаковки (кладовщики)
9. Печать Акта отбора образцов. Подготовка документов для лаборатории. Передача образцов в лабораторию (ОКК) (провизор ПО)
10. Передача товара и НВП в отделы хр анения (грузчики)
11. Выполнение анализов образцов (лаборатория)
12. Проверка товара и подписание НВП (зав. отделом хранения)
13. Получение результатов анализа. Внесение номеров голограмм в БД. Передача ДК в отделы хранения (провизор ПО)
14. Возвращение НВП в приемный отдел
15. Постановка даты поступления последней накладной из отдела хранения на ТТН. Передача ТТН, спецификациий НВП оператору (провизор ПО)
16. Регистрир ация ТТН в журнале. Копирование ТТН и спецификаций (оператор)
17. Передача копий ТТН в бухгалтерию, оригиналы -в отдел цен и тарифов (оператор)
18. Формирование цен, возврат документов в приемный отдел (отдел цен)
19. Печать ПА и стеллажных карточек. Передача информации о поставке на реализацию (оператор)
20. Подписание ПА в отделе цен
21. Подписание ПА комиссией приемного отдела
22. Подписпние ПА в отделах хранения
23. Утверждение ПА зав. аптечным складом. Передача ПА и первых экземпляров ТТН в бухгалтерию.
24. Передача ПА и первых экземпляров ТТН в бухгалтерию. Оприходование товара. Завершение приемки (бухгалтерия)
Вестник фармации № 3 (41) 2008
VO
1. Прибытие автотранспорта
2. Проверка товарных документов. Организация разгрузки транспорта (провизор-приемщик)
3. Разгрузка в помещение приемного отдела (грузчики)
4. Копирование товарных документов (специалист по качеству)
5. Распаковка, сортировка товара (грузчики на ВСПГ)
6. Проверка соответствия фактически поставленного товара товарным документам (провизор-приемщик)
7. Проведение приемочного контроля. Отбор образцов (специалист по качеству)
8. Передача товара в отделы хранения (грузчики)
9. Оформление и регистрация товарных документов. Передача товарных документов экономисту (провизор-приемщик)
10. Проверка товара. Регистрация товара в книге отдела (зав. отделом хранения)
11. Формирование цен. Ввод информации в БД. Печать протокола согласования цен. Передача в торговый отдел (экономист)
12. Регистрация образцов в Журнале учета результатов анализа. Написание Акта отбора образцов. Подготовка документов для лаборатории. Передача образцов в лабораторию (специалист по качеству)
13. Проверка спецификаций и протоколов согласования цен. Передача в орг. фарм.отдел (торговый отдел)
14. Анализ образцов выполнен (лаборатория)
15. Проверка темпа роста цен. передача в ПО экономисту (орг. фарм. отдел)
16. Регистрация результатов анализа (специалист по качеству)
17. Вносит исправления в протокол согласования цен и передает оператору (экономист)
18. Присвоение номеров ПА (провизор-приемщик)
19. Печать ПА (оператор)
20. Подписание ПА в ПО. Передача ПА в отделы хранения
21. Проверка ПА в отделе. Подписание ПА. Передача ПА оператору (зав. отделом хранения)
22. Передача товара на реализацию. Передача ПА на утверждение зав. аптечным складом(оператор)
23. Утверждение ПА зав. аптечным складом. Передача документов в бухгалтерию
24. Оприходование товара. Приемка завершена (бухгалтерия)
Вестник фармации № 3 (41) 2008
1. Прибытие автотранспорта
2. Проверка товарных документов. Организация разгрузки транспорта (провизор-приемщик)
3. Разгрузка и сортировка товара в помещение приемного отдела или отделов хранения (грузчики)
4. Проверка соответствия фактически поставленного товара товарным документам. Проведение приемочного контроля. Отбор образцов ЛС (провизор-приемщик)
5. Передача товара в отделы хранения (грузчики)
6. Оформление товарных документов. Внесение отметки «Приемочный контроль проведен». Передача документов специалисту по качеству (провизор-приемщик)
7. Регистрация поступившего товара в книге отдела (зав. отделом хранения)
8. Копирование документов для лаборатории. Передача документов бухгалтеру (специалист по качеству)
9. Регистрация всех документов качества в журнале качества. Оформление Акта отбора образцов. Передача образцов в лабораторию (специалист по качеству)
10. Запрос спецификаций из торгового отдела. Формирование цен. Регистрация товарных документов (экономист ПО)
11. Анализ образцов выполнен (лаборатория)
12. Результаты анализа зарегистрированы (специалист по качеству)
13. Внесение информации о поставке в БД. Печать ПА. Передача ПА и ДК в отделы хранения (фармацевт ПО)
14. Проверка и подписание ПА в отделе. Передача ПА в приемный отдел (зав. отделом хранения)
17
18
15. Передача товара на реализацию. Подписание ПА (фармацевт ПО)
16. Подписание ПА в приемном отделе. Передача документов на утверждение
17. Утверждение ПА зав. аптечным складом
18. Передача документов в бухгалтерию. Приемка завершена (бухгалтерия)
Вестник фармации № 3 (41) 2008
1. Прибытие автотранспорта
2. Организация разгрузки транспорта. Передача ДК специалисту по качеству (провизор-приемщик)
3. Разгрузка товара в помещение приемного отдела (грузчики)
4. Распаковка, сортировка, проверка соответствия фактически поставленного товара товарным документам. Проведение приемочного контроля. Оформление товарных документов. Выписывание НВП (провизор-приемщик)
5. Передача товара и НВП в отделы хранения (грузчики)
6. Внесение информации о поставке в Журнал ПО. Присвоение номеров ПА (провизор-приемщик)
7. Проверка индивидуальных упаковок Л С (фармацевт отдела хранения)
8. Копирование документов для лаборатории (специалист по качеству)
9. Регистрация товара в Книге отдела. Подписание НВП (зав. отделом хранения)
10. Отбор образцов ЛС. Регистрация образцов в Журнале регистрации результатов анализа. Написание Акта отбора образцов. Передача образцов в лабораторию (специалист по качеству)
11. Внесение информации о поставке в БД. Формирование цен (провизор ПО)
12. Выполнение анализа образцов (лаборатория)
13. Отметка в товарных документах количество ЛС, отобранное на анализ (специалист по качеству)
14. Регистрация результатов анализа (специалист по качеству)
15. Передача ДК в отделы хранения (специалист по качеству)
16. Внесение в БД номеров голограмм. Печать ПА. Печать Протокола согласования цен и прейскуранта (провизор ПО)
17. Подписание ПА в приемном отделе
18. Передача ПА в отделы хранения (провизор ПО)
19. Проверка и подписание ПА в отделе (зав. отделом хранения)
20. Передача товара на реализацию (провизор ПО)
21. Написание Реестра приходных документов (зав. ПО)
22. Утверждение ПА (зав. аптечным складом)
23. Оприходование товара (лаборатория)
24. Возвращение Реестра приходных документов в ПО. Приемка завершена
Вестник фармации № 3 (41) 2008
13
14
15
16
14. Подписание ПА в отделе хранения
15. Утверждение ПА (зав. аптечным складом)
16. Передача ПА в бухгалтерию. Приемка завершена
1. Прибытие автотранспорта.
2. Проверка товарных документов. Проверка спецификаций. Организация разгрузки транспорта (провизор ПО)
3. Разгрузка транспорта в помещение приемного отдела (грузчики)
4. Проверка наличия ДК на товар по ТТН (провизор ПО)
5. Проверка поставки по количеству мест. Отметить адрес хранения поставки в приемном отделе. Оформление 2-4 экземпляров ТТН (провизор ПО)
6. Проверка соответствия фактически поставленного товара ТТН. Проведение приемочного контроля. Оформление 1 экземпляра ТТН. Внесение отметки «Приемочный контроль проведен». Регистрация ТТН в приемном отделе (провизор ПО)
7. Внесение информации о поставке в компьютерную БД. Сканирование ДК. Печать НВП и стеллажных карточек с указанием адресов хранения в отделе хранения. Передача ТТН, спецификаций в бухгалтерию (оператор)
8. Сортировка товара. Передача товара, ДК и НВП в отдел хранения. Размещение товара по местам хранения (грузчики)
9. Формирование цен (автоматически). Печать протокола формирования цен. Оприходование товара (бухгалтер)
10. Проверка товара на участке хранения. Подписа-
12 1 ние НВП. Подтверждение проверки товара в компьютерной информационной системе. Передача НВП в приемный отдел (работник участка хранения)
11. Передача товара на реализацию (производится
13 I системой автоматически)
12. Печать ПА (оператор)
13. Подписание ПА в приемном отделе
Рис. 9. Сетевая модель унифицированной процедуры приемки товаров по поставкам от оптовых посредников
и)
1. Прибытие автотранспорта
2. Получение документов у водителя. Организация разгрузки.
Передача документов оператору (провизор ПО)
3. Разгрузка транспорта в помещение приемного отдела (грузчики)
4. Внесение информации о поставке в компьютерную БД. Сканирование договора на поставку и др. необходимых для лаборатории документов. Передача документов провизору ПО (оператор)
5. Распаковка и сортировка товара по наименованиям и сериям (кладовщики)
6. Формирование цен. Передача протокола формирования цен в приемный отдел (экономист)
7. Проверка индивидуальных упаковок ЛС (кладовщики)
8. Проверка наличия ДК на товар по упаковочному листу. Проверка соответствия фактически поставленного товара товарным документам. Проведение приемочного контроля. Отбор образцов. Отметить адрес хранения поставки в приемном отделе. Оформление и регистрация товарных документов (провизор ПО)
9. Проверка и корректировка информации о поставке в БД. Печать Акта отбора образцов. Печать документов для лаборатории. Передача образцов в лабораторию (провизор ПО)
10. Корректировка информации в БД. Печать Акта приемки по количеству и качеству (если есть недостача). Печать НВП с указанием адресов хранения (провизор ПО)
11. Выполнение анализа образцов (лаборатория)
12. Передача товара, ДК и НВП в отдел хранения. Размещение товара по местам хранения (грузчики)
13. Получены результаты анализа из лаборатории. Номера голограмм внесены в БД. ДК отсканированы. Передача документов в бухгалтерию (оператор)
14. Проверка товара на участке хранения. Подписание НВП. Подтверждение проверки товара в компьютерной информационной системе. Передача НВП в приемный отдел (работник участка хранения)
15. Передача товара на реализацию (производится системой автоматически).
І 15 ;
16. Оприходование товара (бухгалтерия)
17. Печать ПА (оператор)
18. Подписание ПА в приемном отделе
19. Подписание ПА в отделе хранения
20. Утверждение ПА зав. аптечным складом
21. Передача ПА в бухгалтерию. Приемка завершена
Вестник фармации № 3 (41) 2008
В ходе исследования установлено, что аптечные склады системы РУП «Фармация» проводили приемку, придерживаясь строгой последовательной схемы выполнения операций. Часто это связано с использованием одних и тех же информационных ресурсов. Например, проверка соответствия фактически поставленного товара товарным документам, отбор образцов, формирование отпускных цен требуют использования ТТН (инвойса) при своем выполнении.
Нами показано, что рационально введение параллельного выполнения ряда операций, что позволит сократить время от момента поступления товаров на склад до начала реализации. Выполнять перечисленные задачи можно параллельно, если в начале процедуры перевести документы в электронный вид (отсканировать) и внести их БД. После этого документ доступен на любом рабочем месте с выходом в информационную систему организации. Нет необходимости передавать бумажные документы из одного подразделения в другое. Также становится возможной автоматическая передача товара на реализацию при выполнении всех задач процедуры приемки.
В предлагаемых унифицированных процедурах, в отличие от используемых в настоящее время, повторное вовлечение работников в выполнение операций одной и той же поставки сведено к минимуму. Это позволяет ускорить приемку за счет сокращения времени ожидания.
Важным отличием предлагаемых процедур от используемых на складах РУП «Фармация» является размещение товаров по местам хранения работниками приемного отдела, а не отдела хранения, что является более правильным с точки зрения организации технологического процесса и используется на складах частных организаций.
Было бы целесообразным исключить из процедуры приемки оформление приемных актов, которое предусмотрено нормативными документами для аптечных организаций системы Министерства здравоохранения [3] и не используются в аптечных складах организаций негосударст-
венной формы собственности. Это позволило бы сократить унифицированную процедуру приемки на 5 заключительных этапов.
ЗАКЛЮЧЕНИЕ
Методом сетевого моделирования установлено, что в изученных организациях системы РУП «Фармация» количество этапов процедуры приемки ЛС и других товаров в аптечный склад варьирует от 15 до 24.
Показано, что использование разработанной унифицированной процедуры позволяет сократить процесс приемки от поступления товара до передачи его на реализацию на 1-5 этапов.
SUMMARY A.N. Mastykov DEVELOPMENT OF THE UNIFIED PROCEDURE OF ACCEPTANCE OF MEDICAL PRODUCTS AND OTHER GOODS IN THE CHEMIST'S WAREHOUSE
In the article network models of procedures of acceptance of medical products and other goods for various types of deliveries, which are used in chemist's warehouses of system RUP "Pharmacy", are resulted. The analysis of separate operations of acceptance procedure and their influence on total complete time process is carried out. The unified model of acceptance procedure, allowing to remove some lacks revealed in investigated chemist's warehouses is offered.
ЛИТЕРАТУРА
1. Мастыков, А.Н. Сравнительный анализ процедур, используемых в аптечных складах системы РУП «Фармация» при приемке лекарственных средств и других товаров / А.Н. Мастыков, В.В. Кугач // Вестник фармации. - 2008. - №2 (40). - С. 47-58.
2. Кузнецов, А.В. Высшая математика: Математическое программирование: Учебник - 2-е изд., перераб. и. доп. / А.В. Кузнецов, В.А. Сакович, Н.И. Холод; под общ. ред. А.В. Кузнецов. - Мн.: Выш. шк., 2001.
- 351 с.
3. Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации
для аптек и аптечных складов организаций, подчиненных Министерству здравоохранения Республики Беларусь, за исключением организаций, финансируемых из бюджета: постановление Министерства здравоохранения Респ. Беларусь, 9 июля 2008 г., №117 // Нац. реестр правовых актов Респ. Беларусь, 2008 г., №196, 8/19174.
Поступила 01.09.2008 г. 'к'к'к'к'к'к'к'к'к'к'к'к'к'к'к'к'к'к'к'к'к'к'к'к'к'к'к'к'к'к'к'к'к'к'к'к'к
