CC BY
62ОРГАНИЗАЦИЯ И ЭКОНОМИКА ФАРМАЦИИ
Е.Л. Александрова1, А.Б. Богданович1,
А.Н. Мастыков, В.В. Кугач
ПРИЕМКА ТОВАРОВ НА АПТЕЧНОМ СКЛАДЕ. СТАНДАРТИЗАЦИЯ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ
Министерство здравоохранения Республики Беларусь,
Витебский государственный медицинский университет
В статье представлены результаты анализа деятельности аптечных складов по приемке лекарственных средств и других товаров аптечного ассортимента. Выделены типичные операции, составляющие процесс приемки, и должности работников, их выполняющих. Проанализирована возможность оптимизации процесса поступления товаров на аптечный склад. Предложена последовательность операций, позволяющая повысить эффективность работы приемного отдела склада. С целью стандартизации деятельности аптечного склада и соблюдения требований Надлежащей практики оптовой реализации разработан алгоритм проведения приемки товаров. Предложенный алгоритм послужит основой при разработке стандартной операционной процедуры «Порядок приемки в аптечный склад лекарственных средств и осуществление приемочного контроля» работниками склада.
ВВЕДЕНИЕ
Законом Республики Беларусь «О лекарственных средствах» [1] и принятыми в соответствии с ним нормативными правовыми актами - Надлежащей практикой оптовой реализации [2] и Надлежащей аптечной практикой [3] - установлено направление совершенствования лекарственной помощи населению Республики Беларусь: переход аптечных организаций от простого контроля за качеством товаров и услуг к системе обеспечения их качества.
Этот подход отражает стремление Республики Беларусь привести нормативные правовые акты в сфере обращения лекарственных средств в соответствие с практикой Евросоюза [4,5].
Система обеспечения качества оптовой организации должна гарантировать, что:
• лекарственные средства, принятые в аптечный склад и реализуемые аптечным складом, зарегистрированы в Республике Беларусь (за исключением тех лекарственных средств, которые в соответствии с законодательством не подлежат государственной регистрации);
• обеспечен контроль за качеством лекарственных средств, в том числе при приемке, хранении и оптовой реализации;
• соблюдаются условия хранения лекарственных средств, в том числе при транспортировке;
• исключена контаминация лекарственных средств, в том числе другими лекарственными средствами;
• лекарственные средства хранятся в безопасных условиях в охраняемых помещениях [2].
Один из основных компонентов системы обеспечения качества - стандартизация деятельности организации, т. е. разработка стандартных операционных процедур (СОП) и рабочих инструкций (РИ). СОП и РИ должны гарантировать соблюдение требований законодательства при осуществлении деятельности, для стандартизации которой они разработаны, а также обеспечивать наиболее эффективное ее выполнение.
Цель настоящей работы - изучить возможность оптимизации процесса приемки товаров на аптечных складах Республики Беларусь и разработать рекомендации по ее стандартизации с учетом необходимости внедрения СОП «Порядок приемки в аптечный склад лекарственных средств и осуществление приемочного контроля».
МАТЕРИАЛЫ И МЕТОДЫ
Объектами настоящего исследования явились шесть аптечных складов РУП «Фармация» (Витебский, Брестский, Гродненский, Могилевский, Гомельский, Минский), а также склады, принадлежащие юридическим лицам негосударственной формы собственности: ООО «Искамед», ИП «Белинвестфарма» и ОДО «Доминан-та-Фарм», расположенные в г. Минске.
Организация приемки товаров аптечного ассортимента изучалась методом непосредственного наблюдения. На основании данных, полученных во время наблюдения, с помощью логико-
теоретических методов разрабатывались рекомендации по стандартизации данного вида деятельности аптечных организаций, осуществляющих оптовую реализацию лекарственных средств.
РЕЗУЛЬТАТЫ И ИХ ОБСУЖДЕНИЕ
Анализ деятельности по приемке товаров на аптечном складе
В настоящее время все аптечные организации, осуществляющие оптовую реализацию лекарственных средств в Республике Беларусь, для доставки лекарственных средств и других товаров аптечного ассортимента на территорию аптечного склада используют автомобильный транспорт.
В процессе приемки товаров на аптечном складе могут быть выделены следующие этапы:
1) получение у водителя либо экспедитора сопроводительных транспортных документов и документов, подтверждающих качество товара;
2) разгрузка товаров с автотранспорта;
3) проверка соответствия доставленных товаров сопроводительным транспортным документам, а также приемка по количеству;
4) оформление сопроводительных транспортных документов;
5) приемка поступившего товара по качеству, а также отбор образцов для анализа;
6) составление приемного акта, формирование цен, внесение информации о
поступившем товаре в компьютерную базу данных аптечного склада;
7) передача товара в отделы хранения аптечного склада и его размещение;
8) подписание приемного акта и оприходование товара;
9) работа, связанная с претензиями (рекламациями).
Место выгрузки автотранспорта определяется видом товара и тем, где находится помещение хранения данного вида товара. Из четырех изученных аптечных складов только в одном случае все помещения хранения склада располагались в одном здании. В остальных случаях аптечный склад занимал несколько зданий. При этом разгрузочная рампа, как правило, имеется только в одном - основном - здании, в котором находятся помещения приемного отдела. Следует отметить, что размещение товаров на хранение в различных зданиях является вынужденной мерой, продиктованной нехваткой складских площадей. Это значительно замедляет как процесс разгрузки, так и загрузки транспорта, а также усложняет работу по приемке хранению и отгрузке товаров.
Разгрузка автотранспорта выполняется грузчиками под контролем провизора или фармацевта аптечного склада (приемного отдела), ответственного за приемку. Как правило, выгрузка товаров осуществляется последовательно по наименованиям, т. е. в начале выгружают весь товар одного наименования и размещают его на поддоне, сверяют количество и серию; напротив этого наименования в сопроводительных документах делается отметка. Поддон с товаром перемещают в приемный отдел, после этого выгружают следующее наименование товара. Проверку сопроводительных документов и приемку по количеству проводит специалист аптечного склада (приемного отдела), перемещение упаковок с товаром - грузчики.
После завершения разгрузки заведующий (заместитель заведующего) аптечным складом (приемным отделом) ставит печать и подписывает сопроводительные транспортные документы, что подтверждает поступление товара определенного наименования и количества на аптеч-
ный склад. Первые экземпляры этих документов остаются на складе, остальные передаются водителю. После этого транспорт, доставивший товар, может покинуть территорию склада.
На следующем этапе работник аптечного склада (приемного отдела) - провизор или фармацевт, ответственный за приемку по качеству, проводит приемочный контроль в соответствии с Инструкцией о порядке проведения государственного контроля качества лекарственных средств в Республике Беларусь (Глава 2, п.
6) [6]. Приемочный контроль заключается в проверке документов, подтверждающих качество поступившего товара (сертификатов качества, паспортов контроля качества заводов-изготовителей, удостоверений о государственной гигиенической регистрации, сертификатов соответствия). Лекарственные средства проверяются по показателю «Описание», сверяется маркировка на упаковке лекарственных средств с документами, подтверждающими их качество, и сопроводительными транспортными документами. В случае поступления лекарственных средств, не прошедших государственный контроль за качеством, производится отбор образцов для анализа, составляется акт отбора образцов, который вместе с образцами передается в аккредитованную испытательную лабораторию. В случае, если товар поступил без необходимых документов, работник аптечного склада сообщает об этом поставщику и контролирует вопрос получения недостающих документов.
Работник аптечного склада (заместитель заведующего приемным отделом или фармацевт приемного отдела) регистрируют поступившие товары в «Книге учета поступающих грузов». Далее фармацевтом приемного отдела составляется приемный акт, а работником бухгалтерии формируются цены на товар. На каждый отдел хранения составляется отдельный акт. Большое значение имеет графа приемного акта, содержащая данные документов, подтверждающих качество. В случае если товар поступил на склад со всеми необходимыми документами, в этой графе указывается номер документа, подтвер-
ждающего качество. Таким образом, работники бухгалтерии, отдела хранения и отдела реализации получают информацию о том, что данный товар готов к реализации со склада. Приемный акт находится в приемном отделе до тех пор, пока не будут получены недостающие документы и результаты испытаний из контрольноаналитической лаборатории.
После проведения приемочного контроля товар передается в отделы (места) хранения. Заведующий отделом хранения вносит информацию о поступившем в отдел товаре, в том числе наименование, серию и количество, в книгу учета поступающих товаров. Затем эта информация сверяется с приемным актом, составленным в приемном отделе. В случае отсутствия отделов на складе данная операция не производится. Таким образом осуществляется проверка документов на наличие возможных ошибок. Приемный акт подписывается членами приемной комиссии. После этого товар ставится на приход и может быть реализован. Поступивший товар распределяется в отделе по местам хранения.
В случае поступления на аптечный склад товара ненадлежащего качества специалист аптечного склада совместно с уполномоченным работником организации составляет претензионное письмо на имя поставщика. В зависимости от количества, товар ненадлежащего качества до отправки поставщику храниться либо в помещении приемки, либо в помещении хранения отдельно от качественного товара. Товар обозначается маркировкой «Забраковано при приемочном контроле». Таким образом, анализ деятельности по приемке товаров на аптечном складе позволил выделить ряд взаимосвязанных операций.
В табл.1 перечислены должности работников аптечного склада и операции, выполняемые ими при поступлении товара.
Представленный перечень включает операции, которые можно назвать типичными для процесса приемки. Их выполнение имеет место на всех изученных аптечных складах. Однако следует отметить, что в каждом конкретном случае способ, кото-
рым выполняется та или иная операция, может отличаться.
Таблица 1 - Участники процесса поступления товара на аптечный склад
№ Наименование должности Наименование операции
1 Заведующий (заместитель заведующего) аптечным складом (приемным отделом) 1) получение сопроводительных документов; 2) приемка товаров по количеству; 3) оформление сопроводительных документов; 4) регистрация товаров в «Книге учета поступающих грузов»
2 Провизор (фармацевт), ответственный за приемку по качеству 5) проведение приемочного контроля и приемка по качеству; 6) проверка и регистрация документов, подтверждающих качество товаров, получение недостающих документов; 7) отбор образцов лекарственных средств для проведения испытаний в порядке государственного контроля качества в аккредитованной испытательной лаборатории, составление акта отбора образцов
3 Провизор (фармацевт) приемного отдела 8) внесение информации о поступившем товаре в электронную базу данных организации и подготовка приемных актов
4 Бухгалтер 9) учет поступивших товаров и формирование цен на товар; 10) оприходование товара
5 Грузчики приемного отдела 11) разгрузка автотранспорта; 12) доставка товаров в отделы хранения
6 Зав. отделом хранения 13) прием и регистрация товаров, поступающих в отдел хранения из приемного отдела
7 Провизор (фармацевт) аптечного склада (отдела хранения) 14) размещение товаров по местам хранения
8 Приемная комиссия (постоянный и переменный состав) 15) подписание приемных актов
Взаимосвязь между отдельными операциями, выполняемыми при поступлении товаров на аптечный склад. Оптимизация процесса приемки
В выполнении отдельных операций приемки существует определенная очередность, обусловленная необходимостью получения достоверной информации о поставке. Это значит, что одни операции для начала своего выполнения требуют завершения других операций. Эти операции формируют тесно взаимосвязанную последовательность, определяющую ход процесса поступления товара в целом. В то же время, может быть выделена группа операций, допускающих возможность параллельного выполнения и связанная с основной последовательностью только в ключе-
вых точках процесса. Схема на рисунке 1 иллюстрирует сказанное выше.
Поступление товаров в аптечный склад начинается с получения документов на поставленный товар и заканчивается его оприходованием и распределением по местам хранения. До момента оприходования товар не может быть реализован аптечным складом, поэтому с экономической точки зрения оптимизация процесса приемки должна выражаться в сокращении времени ее проведения.
Из рис.1 видно, что длительность всего процесса в большей степени определяется скоростью выполнения операций, образующих основную последовательность (выделены пунктирной рамкой). Время выполнения операции можно
уменьшить, увеличив количество работников, ее выполняющих. Однако такой подход оправдан только в случае операции разгрузки товаров с автотранспорта, для которой увеличение числа грузчиков вдвое приводит к сокращению времени выполнения операции в два раза. Другой способ оптимизации заключается в изменении самой последовательность выполнения операций таким образом, чтобы увеличить количество параллельно выполняемых операций, при этом количество работников, вовлеченных в процесс, не увеличивается. Для этого были проанализированы условия, определяющие моменты начала выполнения операций основной последовательности.
Разгрузка автотранспорта и приемка по количеству проводятся параллельно и не могут быть начаты до получения сопроводительных документов. Сопроводительные документы не могут быть оформлены до завершения разгрузки и приемки по количеству.
Товар не может быть передан в помещение (отдел) хранения до того, как будет проведен приемочный контроль и не будут отобраны образцы для проведения испытаний. В противном случае специалист аптечного склада будет вынужден для выполнения этих операций перемещаться по всему складу, что не рационально. Однако если во время приемки по количеству проводить одновременно и отбор образцов, то сразу после разгрузки товар может быть передан в помещение (отдел) хранения. В этом случае приемочный контроль и проверка документов, подтверждающих качество, проводится по заранее отобранным образцам. Сразу после передачи товара в помещение (отдел) хранения, появляется возможность его проверки и регистрации в книге учета отдела (при наличии отделов на складе).
Оптимизированная последовательность процесса поступления товара в аптечный склад представлена на схеме (рис.
2). Ключевые точки, обозначенные на схеме, соответствуют операциям, от результата выполнения которых зависит, будут или нет, выполнятся последующие операции. Например, если в процессе приемки по ко-
личеству будут выявлены товары, не соответствующие сопроводительным документам, они не будут приниматься по качеству. Если приемочный контроль покажет, что поступили товары ненадлежащего качества, они не будут оприходованы.
Стандартизация процедуры приемки товаров на аптечном складе
Стандартизация является важным способом совершенствования деятельности, дополняющим экономическую оптимизацию. Стандартизация деятельности позволяет гарантировать надлежащее выполнение работниками своих обязанностей, соблюдение необходимой очередности операций, также облегчает процесс обучения новых работников. Стандартизация деятельности работников аптечного склада является необходимым компонентом системы обеспечения качества лекарственных средств и других товаров аптечного ассортимента и предусматривается Надлежащей практикой оптовой реализации в виде разработки и внедрения в организации стандартных операционных процедур (СОП) и рабочих инструкций (РИ) [2]. В соответствии с этим документом, оптовые аптечные организации в процессе поступления лекарственных средств должны руководствоваться СОП о порядке приемки в аптечный склад лекарственных средств и осуществление приемочного контроля. Представленные выше результаты исследования деятельности по приемке товаров на аптечный склад позволяют сформировать последовательность операций, которая должна выполняться работниками при поступлении товаров и которая обеспечивает соблюдение требований законодательства и максимально короткие сроки завершения процесса приемки. Предлагаемый алгоритм может быть использована при написании СОП о порядке приемки в аптечный склад лекарственных средств и осуществление приемочного контроля.
1. Разгрузка лекарственных средств и других товаров с автотранспорта и приемка по количеству.
1.1. Заведующему (заместителю заведующего) аптечным складом (приемным
отделом) получить у водителя (экспедито- кументы и документы, подтверждающие
ра) сопроводительные, транспортные до- качество лекарственных средств и других
Основная последовательность операций
_2_
а
□_
1
Начало процедуры приемки
Ключевая
точка
Время
1. Получение сопроводительных документов и документов, подтверждающих качество, проверка правильности их оформления.
2. Разгрузка автотранспорта.
3. Приемка по количеству.
4. Оформление сопроводительных транспортных документов.
5. Отбор образцов для анализа.
6. Приемочный контроль и приемка по качеству.
7. Передача товаров в места (отделы) хранения.
8. Прием и регистрация товаров, поступающих в помещение (отдел) хранения из помещения приемки (приемного отдела).
9. Проверка правильности оформления и подписание приемного акта.
10. Оприходование товара.
11. Распределение товара по местам хранения.
12. Регистрация товаров в «Книге учета поступающих грузов».
13. Учет поступивших товаров и формирование цен.
14. Внесение информации о поступившем товаре в электронную базу данных организации и подготовка приемных актов.
15. Проверка и регистрация документов, подтверждающих качество.
Рис. 1. Взаимосвязь между отдельными операциями при поступлении товаров на аптечный
склад.
Ж
Л.
Ключевая
точка
Время
Ключевая
точка
Начало процедуры приемки
1. Получение сопроводительных документов и документов, подтверждающих качество, проверка правильности их оформления.
2. Разгрузка автотранспорта.
3. Приемка по количеству.
4. Оформление сопроводительных транспортных документов.
5. Отбор образцов для анализа.
6. Приемочный контроль и приемка по качеству.
7. Передача товаров в места (отделы) хранения.
8. Прием и регистрация товаров, поступающих в помещение (отдел) хранения из помещения приемки (приемного отдела).
9. Проверка правильности оформления и подписание приемного акта.
10. Оприходование товара.
11. Распределение товара по местам хранения.
12. Регистрация товаров в «Книге учета поступающих грузов».
13. Учет поступивших товаров и формирование цен.
14. Внесение информации о поступившем товаре в электронную базу данных организации и подготовка приемных актов.
15. Проверка и регистрация документов, подтверждающих качество.
Рис. 2. Оптимизированная последовательность операций процесса поступления товаров на
аптечный склад.
доставленных товаров. Проверить правильность оформления сопроводительных документов.
1.2. Председателю (члену) комиссии по приемке проверить соответствие условий транспортировки требованиям, указанным производителем лекарственных средств в инструкциях по медицинскому применению и (или) листке - вкладыше.
1.3. Произвести разгрузку автотранспорта. Выгружаемые групповые транс-
портные упаковки необходимо размещать на поддонах в помещении приемки отдельно по наименованиям лекарственных средств и сериям. Во время выгрузки лекарственные средства необходимо защитить от воздействия атмосферных осадков.
1.4. Сверить наименования, фактическое количество поставленных лекарственных средств и их серии с указанными в ТТН (счете-фактуре). Начинать сверку необходимо с термолабильных ЛС, наркоти-
ческих, психотропных и ЛС списка «А». Сразу после ее завершения передать указанные группы ЛС в соответствующие отделы (помещения, зоны) хранения.
1.5. Оформить сопроводительные
транспортные документы и передать 2-ой и 4-ый экземпляры ТТН (счета-фактуры, СМЯ) водителю (экспедитору), доставившему товар.
1.6. При необходимости произвести очистку транспортной тары от загрязнений в специально выделенной зоне.
2. Приемка лекарственных средств по качеству и приемочный контроль.
2.1. Специалисту аптечного склада (провизору или фармацевту) проверить наличие документов, подтверждающих качество и правильность их оформления
2.2. Проверить соответствие первичной, вторичной, групповой упаковки их маркировке, а также наличие листка-вкладыша (инструкции) на русском (белорусском) языке.
2.3. Проверить соответствие лекарственного средства тесту «Описание» указанному в документе качества.
2.4. При поступлении лекарственных средств, не прошедших в установленном порядке государственный контроль за качеством (без сертификатов качества), произвести отбор образцов для проведения испытаний в аккредитованной испытательной лаборатории с составлением Акта отбора образцов.
2.5. Поставить отметку в приходных документах «Приемочный контроль проведен».
2.6. Лекарственные средства передать в помещения (отделы) хранения.
2.7. В случае отсутствия документов, подтверждающих качество, или сомнения в качестве разместить лекарственные средства и другой товар отдельно с обозначением «Забраковано при приемочном контроле».
3. Оприходование поступивших товаров.
3.1. Работнику аптечного склада (провизору или фармацевту приемного отдела) зарегистрировать поставленные товары в Книге регистрации поступающих грузов и подготовить приемные акты.
3.2. Бухгалтеру провести учет товара и формирование цен.
3.3. Заведующему отделом хранения (провизору, фармацевту аптечного склада) проверить и зарегистрировать товар, доставленный из помещения приемки. Сверить результаты с данными приемного акта.
3.4. Председателю и членам приемной комиссии подписать приемный акт.
3.5. Работникам бухгалтерии оприходовать товар.
ЗАКЛЮЧЕНИЕ
Приемка лекарственных средств и других товаров является сложным и ответственным компонентом деятельности аптечного склада, от которого в значительной степени зависит качество работы организации в целом. В результате анализа выявлены отдельные операции, составляющие процесс приемки. Предложены рекомендации, направленные на соблюдение требований Надлежащей практики оптовой реализации лекарственных средств. Их внедрение будет способствовать оптимизации и стандартизации деятельности оптовых аптечных организаций по проведению приемки лекарственных средств и других товаров аптечного ассортимента и осуществлению приемочного контроля.
SUMMARY
E.L. Aleksandrova, A.B. Bogdanovich, A.N. Mastykov, V.V. Kugach THE ACCEPTANCE OF THE GOODS IN THE CHEMIST'S WAREHOUSE.
STANDARDIZATION OF ACTIVITY In the article results of the analysis of activity of chemist warehouses on acceptance of medical products and other goods are submitted. The typical operations making process of acceptance and a post of workers their carrying out are allocated. The opportunity of optimization of process of receipt of the goods on a chemist warehouse is analyzed. The sequence of the operations is offered, allowing to increase an overall performance of a reception department of a warehouse. With the purpose of standardization of activity of a chemist's warehouse and observance of re-
quirements of Good Distribution Practice the algorithm of carrying out of acceptance of the goods is developed. The suggested algorithm will form a basis for development of standard operational procedure «The order of acceptance in a chemist warehouse of medical products and realization of the acceptance control» by workers of a warehouse.
ЛИТЕРАТУРА
1. О лекарственных средствах: Закон Респ. Беларусь, 20 июля 2006 г., №161-З // Нац. реестр правовых актов Респ. Беларусь, 02.08.2006, №122, 2/1258.
2. Об утверждении Надлежащей практики оптовой реализации: постановление Министерства здравоохранения Респ. Беларусь, 15 января 2007 г., №6 // Нац. реестр правовых актов Респ. Беларусь, 2007 г., №30, 8/15812.
3. Об утверждении Надлежащей аптечной практики: постановление Министерства здравоохранения Респ. Беларусь, 27 декабря 2006 г., №120 // Нац. реестр правовых актов Респ. Беларусь, 2007 г., №28, 8/15774.
4. Кугач, В.В. Перспективы развития нормативных правовых актов в сфере регулирования оптовой реализации лекарственных средств. Часть 1. Надлежащая практика оптовой реализации / В. В. Кугач, А.Н. Мастыков // Вестник фармации. -2006. - №4(34). - С. 23-33.
5. Кугач, В. В. Перспективы развития нормативных правовых актов в сфере регулирования оптовой реализации лекарственных средств. Часть 2. Порядок хранения, транспортировки, изъятия из обращения и уничтожения лекарственных средств / В. В. Кугач, А.Н. Мастыков // Вестник фармации. - 2007. - №1(35). - С. 15-25.
6. Об утверждении инструкции о порядке проведения государственного контроля качества лекарственных средств в Республике Беларусь и инструкции о порядке обращения с лекарственными средствами, забракованными испытательной лабораторией: постановление Министерства здравоохранения Респ. Беларусь, 24 июня 2002 г., №37.
Поступила 24.07.2007г. ***************************************
