CC BY
7УДК 378.1
РАЗРАБОТКА ПРЕДЛОЖЕНИЙ ПО ПРИМЕНЕНИЮ РИСК-ОРИЕНТИРОВАННОГО МЫШЛЕНИЯ ПРИ ПРОВЕДЕНИИ ВНУТРЕННЕГО АУДИТА СИСТЕМ МЕНЕДЖМЕНТА КАЧЕСТВА МЕДИЦИНСКИХ ОБРАЗОВАТЕЛЬНЫХ ОРГАНИЗАЦИЙ
Чикачек Евгения Вячеславовна, магистрант, направление подготовки 27.04.02 Управление качеством, Оренбургский государственный университет, Оренбург e-mail: chikachek.98@mail.ru
Научные руководители: Третьяк Людмила Николаевна, доктор технических наук, доцент, заведующий кафедрой метрологии, стандартизации и сертификации, Оренбургский государственный университет, Оренбург
e-mail: tretyak_ln@mail.ru
Вольнов Александр Сергеевич, кандидат технических наук, доцент кафедры метрологии, стандартизации и сертификации, Оренбургский государственный университет, Оренбург e-mail: volnov_as@mail.ru
Аннотация. Обоснована необходимость применения риск-ориентированного мышления при проведении внутреннего аудита системы менеджмента качества в Оренбургском государственном медицинском университете (ОрГМУ). Проведённое функциональное моделирование процесса «Управлять рисками внутреннего аудита в ОрГМУ» в нотации IDEF0 позволило выявить основные входы, выходы, управляющие воздействия и ресурсы процесса. Согласно разработанной процессной модели с помощью стандартизированных технологий проведена идентификация, анализ, оценка и обработка рисков внутреннего аудита системы менеджмента качества в ОрГМУ. Применение FMEA-анализа позволило идентифицировать критичные риски внутреннего аудита в ОрГМУ: недостаточную компетентность группы по аудиту, нерезультативный мониторинг результатов аудита, некорректность определения критериев и области аудита. На этапе анализа источников и доминантных факторов риска с помощью метода Исикавы установлено, что риск «Некомпетентность группы персонала» существенно зависит от мотивации, опыта работы в качестве аудитора, профильного повышения квалификации. Обработка риска «Некомпетентность группы по аудиту» с помощью метода «галстук-бабочка» позволила установить основные угрозы и последствия риска, а также барьеры для его предотвращения и минимизации последствий. Разработана и заполнена форма реестра рисков внутреннего аудита ОрГМУ.
Ключевые слова: процесс, система менеджмента качества, внутренний аудит, менеджмент риска, технологии оценки риска.
Для цитирования: Чикачек Е. В. Разработка предложений по применению риск-ориентированного мышления при проведении внутреннего аудита систем менеджмента качества медицинских образовательных организаций // Шаг в науку. - 2021. - № 3. - С. 58-64.
DEVELOPMENT OF PROPOSALS FOR THE USE OF RISK-ORIENTED THINKING WHEN CONDUCTING AN INTERNAL AUDIT OF QUALITY MANAGEMENT SYSTEMS OF MEDICAL EDUCATIONAL ORGANIZATIONS
Chikachek Evgeniya Vyacheslavovna, post-graduate student, training program 27.04.02 Quality Management, Orenburg State University, Orenburg e-mail: chikachek.98@mail.ru
Research advisors: Tretyak Lyudmila Nikolaevna, Doctor of Technical Sciences, Associate Professor, Head of the Department of Metrology, Standardization and Certification, Orenburg State University, Orenburg e-mail: tretyak_ln@mail.ru
Volnov Alexander Sergeevich, Candidate of Technical Sciences, Associate Professor of the Department of Metrology, Standardization and Certification, Orenburg State University, Orenburg e-mail: volnov_as@mail.ru
Abstract. The necessity of applying risk-oriented thinking when conducting an internal audit of the quality management system at the Orenburg State Medical University (ORSMU) has been substantiated. The carried out functional modeling of the process «Manage the risks of internal audit in the Omsk State Medical University» in the IDEF0 notation made it possible to identify the main inputs, outputs, control actions and resources of the process. According to the developed process model, using standardized technologies, identification, analysis, assessment and processing ofthe risks of internal audit ofthe quality management system in the Omsk State Medical University were carried out. The use of FMEA analysis made it possible to identify critical risks of internal audit in the Omsk State Medical University: insufficient competence of the audit team, ineffective monitoring of audit results, incorrect determination of the audit criteria and scope. At the stage of analyzing sources and dominant risk factors using the Ishikawa method, it was found that the risk of «Incompetence of a group of personnel» significantly depends on motivation, work experience as an auditor, and specialized training. Treatment of the «Audit Team Incompetence» risk using the bow tie method identified the main threats and consequences of the risk, as well as the barriers to prevent and minimize the consequences. The form of the register ofrisks of internal audit of the Omsk State Medical University was developed and completed.
Key words:process, quality management system, internal audit, risk management, risk assessment technologies.
Cite as: Chikachek, E. V. (2021) [Development of proposals for the use of risk-oriented thinking when conducting an internal audit of quality management systems of medical educational organizations]. Shag v nauku [Step into science]. Vol. 3, pp. 58-64.
Для поддержания системы менеджмента качества (СМК) в рабочем состоянии и постоянного повышения эффективности её функционирования необходимо постоянно совершенствовать и улучшать все процессы организации [6]. При выявлении приоритетных направлений улучшения важно эффективно использовать преимущества процесса внутреннего аудита. Требования о проведении внутренних аудитов СМК регламентированы в п. 9.2 ГОСТ Р ИСО 9001-2015 «Система менеджмента качества. Требования» и ГОСТ Р ИСО 19011-2012 «Руководящие указания по аудиту систем менеджмента».
Особенности риск-ориентированного мышления, взаимосвязь и влияние внешних рисков на внутренние риски деятельности организаций подробно описаны в различных источниках, в том числе в исследованиях автора этой статьи [3-5, 7]. Как отмечено [1], «риск-менеджмент в сфере образования - это новое направление деятельности в сфере управления, но перспективное, которое позволит повысить конкурентоспособность образовательных учреждений, избежать негативных событий в финансово-хозяйственной деятельности». Поэтому применение риск-ориентированного мышления, направленного на предотвращение возникновения несоответствий в процессе внутренних аудитов СМК организации, позволит способствовать повышению качества продукции (услуги) и результативности деятельности организации.
Цель исследования - разработать предложения по применению риск-ориентированного мышления в рамках внутреннего аудита СМК медицинских образовательных организаций.
Объект исследования - внутренний аудит в ФГБОУ ВО «Оренбургский государственный медицинский университет» Минздрава России (ОрГМУ).
Предмет исследования - риски при планировании и проведении внутреннего аудита в ОрГМУ
В ОрГМУ с 2009 года внедрена и функционирует СМК. Следует подчеркнуть, что отделом СМК ежегодно проводятся внутренние аудиты, основная цель которых - анализ степени соответствия документированной СМК ОрГМУ установленным требованиям. Мы считаем, что построение адекватной модели управления рисками внутреннего аудита СМК образовательного учреждения будет способствовать снижению их воздействия на деятельность федерального университета, что позволит организации развиваться более планомерно и минимизировать возникновение негативных событий. Для повышения результативности управления рисками внутреннего аудита нами проведено функциональное моделирование процесса «Управлять рисками внутреннего аудита в ОрГМУ» в программе «AllFusion Process Modeler» (рисунок 1). Отметим, что методология IDEF0 позволяет подробно описать бизнес-процесс (управляющие воздействия, информационные и материальные потоки, а также обратные связи).
Моделирование процесса «Управлять рисками внутреннего аудита в ОрГМУ» (рисунки 1, 2) позволило нам структурировать процесс управления рисками внутреннего аудита в ОрГМУ, идентифицировать основные ресурсы, нормативные документы в области риск-менеджмента, аудита качества СМК. Основные этапы процесса управления рисками внутреннего аудита регламентированы стандартом ГОСТ Р 31000-2019 «Менеджмент риска. Принципы и руководство». Согласно стандарту, процесс управления рисками предполагает реализацию 8 основных этапов (рисунок 2). Для идентификации рисков внутреннего аудита в Ор-ГМУ в качестве технологии нами был применен FMEA-анализ видов и последствий отказов, реко-
мендованный ГОСТ Р 58771-2019 «Менеджмент риска. Технологии оценки риска» как технология
совершенствования понимания риска и его последствий (таблица 1).
Рисунок 1. Контекстная диаграмма «Управлять рисками внутреннего аудита в ОрГМУ» в нотации ШEF0
Источник: разработано автором
Рисунок 2. Декомпозиция процесса «Управлять рисками внутреннего аудита в ОрГМУ» в нотации IDEF0
Источник: разработано автором
Экспертной группой в составе руководителя Ор-ГМУ, руководителя группы по аудиту, а также сотрудников отдела СМК обоснован выбор критериев определения основных параметров для оценки рисков. При их выборе эксперты руководствовались ГОСТ Р 51901.12-2007 «Менеджмент риска. Метод анализа видов и последствий отказов» и методикой [2], в основу которых положен FMEA-анализ. Экспертной группой идентифицированы риски внутреннего аудита в ОрГМУ, определены коэффициенты значимости, вероятности возникновения и обнаружения рисков, рассчитано приоритетное число рисков (ПЧР) и проведено ранжирование иденти-
Источник: разработано автором
Для выявления первопричин возникновения рисков систематизированы основные факторы, оказывающие наиболее значимое влияние на качество внутреннего аудита в ОрГМУ. В качестве техноло-
фицированных рисков внутреннего аудита в Ор-ГМУ (таблица 1). Для расстановки приоритетов нами создана матрица рисков внутреннего аудита, характерных для исследуемой организации (таблица 2). С этой целью экспертами установлены следующие ранги: критический риск, возможный риск, допустимый риск, оптимальный риск. По результатам анализа рисков с помощью инструмента качества FMEA нами были определены три критичных риска внутреннего аудита в ОрГМУ: недостаточная компетенция группы по аудиту; нерезультативный мониторинг результатов аудита; некорректно определены критерии и область аудита.
гии анализа был выбран метод Исикавы (рисунок 3). Установлено, что выявленные ранее риски могут возникать на этапах планирования, проведения и завершения внутреннего аудита.
Значимость риска Вероятность возникновения риска
крайне маловероятная маловероятная возможная вероятная высоковероятная
Умеренная - - - 7 (ПЧР = 576 -возможный риск -
Существенная - 6 (ПЧР = 648 -возможный риск) 4, 5 (ПЧР = 720 -возможный риск) 2, 3 (ПЧР = 810 -критический риск) -
Очень высокая - - - - 1 (ПЧР = 900 -критический риск)
Источник: разработано автором
Таблица 1. Результаты FMEA-анализа рисков процесса «Внутренний аудит в ОрГМУ»
Риски Значимость, (S) Вероятность возникновения, (О) Вероятность обнаружения, (Р) Приоритетное число рисков (ПЧР). ПЧР = SOD
1. Недостаточная квалификация (компетентность) группы по аудиту 10 10 9 900
2. Некорректно определены критерии и область аудита 9 9 10 810
3. Нерезультативный мониторинг результатов аудита 10 9 9 810
4. Нерезультативные коммуникации по возникшим проблемам и вопросам в ходе проведения аудита 8 9 10 720
5. Недостаточное внимание к вопросам информационной безопасности и конфиденциальности 8 9 10 720
6. Недостаточная подготовка рабочих документов 9 8 9 648
7. Недостаточное количество ресурсов 8 8 9 576
Таблица 2. Матрица оценки значимости рисков внутреннего аудита в ОрГМУ
Выявленный ранее критичный риск «некомпетентность группы персонала» зависит от таких факторов как: мотивация, опыт работы в организации, опыт работы в качестве аудитора, повышение квалификации. Причём программы повышения квалификации должны быть направлены не только на получение знаний и навыков в области аудита качества, но и в области медицины, а также организации работы высших учебных учреждений.
Для анализа наиболее критичного риска внутреннего аудита в ОрГМУ «некомпетентность группы по аудиту» нами применен метод «галстук-бабочка» (рисунок 4). Угроза «не идентифицирова-
ны и не оценены риски» может привести к неэффективному расходу ресурсов внутреннего аудита, нарушению Кодекса этики аудиторов, получению неточной информации как об эффективности, так и об результативности СМК в ОрГМУ Для предотвращения возникшей угрозы необходимо анализировать риски на этапе планирования внутренних аудитов в ОрГМУ и учитывать рекомендации стандартов в области риск-менеджмента. В качестве основных барьеров для минимизации последствий нами предлагается ежегодное проведение оценки компетентности аудиторов, а также повышение и стимулирование участников группы по аудиту.
Рисунок 3. Систематизация факторов, влияющих на качество внутреннего аудита в ОрГМУ
Источник: разработано автором
Рисунок 4. Обработка критического риска «некомпетентность группы по аудиту» с помощью метода «галстук-бабочка»
Источник: разработано автором
Результаты менеджмент риска должны документироваться и отражаться в отчетности. Реестр риска является одним из способов представления и хранения информации об опасных событиях и риске. Однако форма реестра рисков не стандартизована и организации вправе сами её определять. Поэтому согласно требованиям ГОСТ Р 51901.22-2012 «Ме-
неджмент риска. Реестр риска» нами разработана и заполнена форма реестра рисков внутреннего аудита в ОрГМУ, которая содержит информацию о наименовании, описании, причинах возникновения, возможных последствиях, уровне и мероприятиях по снижению рисков (таблица 3).
Таблица 3. Реестр рисков внутреннего аудита в ОрГМУ (фрагмент)
Наименование риска Описание риска Причины возникновения риска Возможные последствия Уровень риска Мероприятия по снижению риска
Недостаточная компетентность группы по аудиту Аудиторы должны обладать необходимыми личными качествами, знаниями и навыками Отсутствие мотивации и стимулирования аудиторов Нерезультативный аудит, неэффективное расходование ресурсов на его проведение и потеря его управляемости Критический риск Повышение квалификации аудиторов. Оценка компетентности аудиторов с помощью тестирования
Некорректно определены критерии и область аудита Критерии аудита включают: политики, цели, стандарты, положения, законодательные требования, требования СМК. Область аудита: организационная структура, виды деятельности, процессы Недостаточная квалификация ответственного лица за разработку программы Нерезультативный аудит, неэффективное расходование ресурсов на его проведение Критический риск Повысить качество управления программой аудита и работу с документированной информацией СМК. Повысить квалификацию ответственного лица за разработку программы
Нерезультативный мониторинг результатов аудита Проверка выполнения плана по устранению выявленных несоответствий и оценка его результатов Несвоевременное составление руководителем группы по аудиту плана по устранению выявленных несоответствий Проблемы с внедрением корректирующих мероприятий и доведением результатов аудита до заинтересованных лиц Критический риск Обозначить сроки предоставления руководителем группы по аудиту плана по устранению выявленных несоответствий и обозначить сроки предоставления руководителем проверенных подразделений отчета по устранению выявленных несоответствий
Источник: разработано автором
После принятия необходимых мероприятий по управлению рисками внутреннего аудита в ОрГМУ следует проводить мониторинг и пересмотр значимости идентифицированных рисков. Эти процедуры мы рекомендуем проводить не менее чем два раза в год.
Таким образом, проведение внутренних аудитов СМК с учетом риск-ориентированного мышления позволит ОрГМУ: идентифицировать, анализировать, оценивать и управлять потенциальными несоответствиями, выявленными в ходе внутреннего аудита СМК; обеспечить улучшение деятельности СМК; выявить потенциальные риски при планировании и проведении внутренних аудитов СМК; сформировать подход к управлению и минимизации ри-
сков, выявленных в ходе внутреннего аудита СМК; осуществлять контроль результативности реализуемых мероприятий по устранению рисков, а также учет факторов повышенного риска. Применение риск-ориентированного мышления к планированию и проведению внутренних аудитов позволит повысить их результативность за счет предоставления высшему руководству информации, отражающей необходимость мероприятий, направленных на улучшение деятельности и удержание выявленных рисков на необходимом для организации уровне, а также будет способствовать повышению конкурентоспособности и создаст положительный имидж ОрГМУ у потребителей образовательных услуг.
Литература
1. Агарков Г. А. [и др.] Особенности построения системы управления рисками в федеральных университетах Российской Федерации // Университетское управление: практика и анализ. - 2015. - №2 6 (100). -С. 109-117.
2. Петровская Ю. А., Петровская Е. А. Комплексная оценка рисков методом FMEA // Актуальные проблемы авиации и космонавтики. - 2016. - № 2. - С. 194-196.
3. Поспелова Е. А., Мордова В. М., Здесенко В. А. Реализация риск-ориентированного подхода при проведении внутренних аудитов // Вестник Белгородского государственного технологического университета им. В. Г. Шухова. - 2017. - № 8. - С. 215-218.
4. Родионова М. А., Григорьев М. Г. Организация процедуры управления рисками процессов СМК // Молодой ученый. - 2015. - № 11. - С. 963-968.
5. Селезнева А. В., Идрисова М. Д. Совершенствование процесса внутреннего аудита системы менеджмента качества // Вестник Пермского национального исследовательского политехнического университета. - 2016. - № 3. - С. 123-130.
6. Чикачек Е. В. К вопросу о необходимости внедрения системы менеджмента качества в медицинские образовательные учреждения // Международный студенческий научный вестник. - 2020. - № 2. -С. 23-28.
7. Чикачек Е. В. Риск-ориентированный подход в деятельности медицинских образовательных организациях. Системы менеджмента качества: опыт и перспективы // Иркутский государственный медицинский университет. - 2020. - № 9. - С. 96-99.
Статья поступила в редакцию: 28.04.2021; принята в печать: 30.06.2021.
Автор прочитал и одобрил окончательный вариант рукописи.
