CC BY
404
Методика оценки результативности процесса внутреннего аудита
системы менеджмента качества Methods of assessing the effectiveness of the internal audit process
Quality Management System
Иванова Ольга Владимировна Ivanova Olga Vladimirovna
кандидат технических наук, доцент кафедры управления качеством
Башкирский Государственный Университет e-mail:olgachemist@mail.ru
Савинова Ирина Олеговна Savinova Irina Olegovna
Бакалавр
Башкирский Государственный Университет e-mail: irinkinkefirchic@gmaiLcom
Лазарева Мария Сергеевна Lazareva Maria Sergeevna
Бакалавр
Башкирский Государственный Университет
e-mail: manyaaaa0@bk.ru
Яубасарова Илиза Ямилевна Yaubasarova Iliza Yamilevna
Бакалавр
Башкирский Государственный Университет e-mail : iliza.yaubasarova@yandex.ru
Аннотация. В данной статье рассматривается оценка результативности процесса внутренних аудитов в системе менеджмента качества. Разработана и приведена методика оценки результативности процесса внутреннего аудита. По данной методике проведен расчет результативности процесса внутреннего аудита на примере предприятия.
Abstract. This article discusses the process of evaluation of the effectiveness of internal audits of the quality management system. The technique has been developed and assessing the effectiveness of the internal audit process. By this method we calculated the performance of the internal audit process by the example of the enterprise.
Ключевые слова: внутренний аудит, процесс, результативность, оценка результативности, система менеджмента качества.
Keywords: internal audit, process, effectiveness, impact assessment, quality management system.
Значение внутреннего аудита для функционирования и совершенствования системы менеджмента качества (СМК), руководители и специалисты в области менеджмента качества не подвергают сомнению. В настоящее время актуальность приобретает процедура оценивания результативности процесса внутреннего аудита. Оценка этого процесса по степени выполнения плана аудитов или числу выявленных несоответствий не может характеризовать его результативность [1,2]. Результативность процесса внутреннего аудита зависит от самой организации процесса внутреннего аудита.
Система менеджмента предприятия требует на входе процессов иметь конкретные цели в области качества, которые могут стать основой для расчета их результативности по его окончанию. Предлагается рассчитывать результативность процессов на основании достижения поставленных целей в области качества по каждому процессу, а результативность СМК на основании результативности процессов [3,4].
Для расчета результативности СМК и процессов необходимо разработать методику расчета результативности процессов.
Для чего нужна методика расчета результативности процессов?
Во-первых, при использовании расчетов с помощью данной методики упрощается процесс предоставления данных по проведенному внутреннему аудиту, обеспечение сохранения документов должно быть четким и легко идентифицируемым.
Во-вторых, с помощью методики расчета результативности процессов можно наглядно определить необходимость проведения внепланового внутреннего аудита.
В-третьих, улучшает процесс анализа годового отчета по внутреннему аудиту.
Результативность - это степень реализации запланированной деятельности и достижения запланированных результатов [5].
Анализ (процесса) - деятельность, предпринимаемая для установления пригодности, адекватности, результативности рассматриваемого процесса для достижения установленных целей [5]. Иными словами - это обобщенная оценка процесса по установленным критериям.
Оценка результативности процесса - это систематическое описание сильных и слабых сторон процесса [6].
Критерии и оценка результативности представлены в методике расчета оценки результативности процесса, которая включает в себя следующие пункты:
Критерии оценки:
1) Отсутствие зафиксированных отклонений по проведенным данным в анкете;
2) Наличие малозначительных несоответствий по приведенным данным в анкете при отсутствии значительных несоответствий:
a. - одного малозначительного;
b. - двух малозначительных;
а - трех малозначительных;
d. - четырех малозначительных;
e. - пяти малозначительных.
3) Выполнение мероприятий предыдущего аудита:
a. - в полном объеме;
b. - невыполнение одного мероприятия;
а - невыполнение двух мероприятий и более.
4) При наличии более пяти малозначительных замечаний или одного значительного несоответствия по приведенным данным аудитором.
Баллы начисляются следующим образом.
За отсутствие зафиксированных отклонений по проведенным данным в анкете дается 80 баллов.
За наличие одного малозначимого несоответствия - 70 баллов. Если два малозначимых несоответствия начисляется 60 баллов. Если три малозначимых несоответствия начисляется 50 баллов. Четыре малозначимых несоответствия - 40 баллов. Пять малозначительных несоответствий - 30 баллов.
При наличии более пяти малозначительных замечаний или одного значительного несоответствия начисляется 0 баллов.
Если мероприятия предыдущего аудита выполняются в полном объеме, начисляется 20 баллов.
При невыполнении одного мероприятия - 10 баллов.
В случае если не выполнено два и более мероприятия баллы не начисляются. Критерии оценки результативности представлены в таблице 1.
Оценка результативности процесса внутреннего аудита качества и категории процесса определялись следующим образом: • Формула оценки результативности процессов:
R = I вг, (1)
где: R - оценка; В/ - количество баллов.
Таблица 1
Критерии оценки результативности процесса внутреннего аудита
Критерии оценки Баллы, В; Оценка результативности
1. Отсутствие зафиксированных 80
отклонений по проведенным данным в
анкете.
2. Наличие малозначительных
несоответствий по приведенным данным в R=X В;,
анкете при отсутствии значительных где R - оценка,
несоответствий: В; - количество
- одного малозначительного; 70 баллов
- двух малозначительных; 60
- трех малозначительных; 50
- четырех малозначительных; 40
- пяти малозначительных. 30
3. Выполнение мероприятий
предыдущего аудита:
- в полном объеме; 20
- невыполнение одного 10
мероприятия;
- невыполнение двух мероприятий и более. 0
4. При наличии более пяти 0
малозначительных замечаний или одного
значительного несоответствия по
приведенным данным аудитором.
• Качественная оценка процесса (категория):
1) Категория А:
Процесс в подразделении функционирует результативно. Проведение корректирующих действий не требуется.
Количественная оценка результативности процесса равна 90-100 баллов.
2) Категория Б:
Процесс в подразделении функционирует недостаточно результативно. Имеются отклонения, влияющие на функционирование процесса. Необходимо разработать и провести мероприятия по устранению несоответствий.
Количественная оценка результативности процесса равна 60-80 баллов.
3) Категория В:
Процесс в подразделении функционирует нерезультативно. Установленные требования к процессу не выполняются. Необходимо разработать корректирующие и предупреждающие действия.
Количественная оценка результативности процесса равна <5 0 баллов. Качественная и количественная оценки процесса внутреннего аудита представлены в таблице 2.
Таблица 2
Результаты подсчета результативности процесса внутреннего аудита
Количественная оценка результативности процесса Качественная оценка процесса (категория) Вмешательство со стороны:
Руководителя подразделения ПВРК
90-100 Категория А Процесс в подразделении функционирует результативно. Проведение корректирующих действий не требуется. Нет Нет
60-80 Категория Б Процесс в подразделении функционирует недостаточно результативно. Имеются отклонения, влияющие на функционирование процесса. Необходимо разработать и провести мероприятия по устранению несоответствий. Да Нет
<50 Категория В Процесс в подразделении функционирует нерезультативно. Установленные требования к процессу не выполняются. Необходимо разработать корректирующие и предупреждающие действия. Да Да
По данной методике проведем расчет результативности процесса для предприятия ООО Проектная фирма «ХХХ», успешно работающее на рынке проектно-изыскательных работ и специализирующееся на проектировании производственных объектов трубопроводного транспорта. С 2008 года в проектной фирме внедрена и сертифицирована система менеджмента качества, соответствующая требованиям ГОСТ ISO 9001-2011 (ISO 9001:2008) и СТО Газпром 9001-2012.
Пример 1.
На основании отчета по результатам внутреннего аудита от 14.06.2016г. был проведен расчет результативности процессов.
Наименование проверяемого процесса: организационная подготовка
проектирования, сбор исходных данных и землеустройства, проектирование,
7
инженерные изыскания, управление субподрядными работами, управление несоответствующей продукцией, управление планами качества.
Цель аудита: оценка соответствия требованиям ГОСТ ISO 9001-2011, СТО Газпром 9001-2012 и требованиям СМК, разработанным организацией.
Выводы аудита: в ходе внутреннего аудита выявлено одно малозначительное несоответствие.
По методике расчета результативности процесса выставляем баллы в соответствии с количеством полученных малозначительных несоответствий. В нашем случае оно одно, поэтому выставляем 70 баллов (таблица 1).
Далее, согласно отчету о выполнении корректирующих действий, анализируем данные действия: одно корректирующее действие выполнено, а два приостановлено. Следовательно, не выполнено два мероприятия. При невыполнении двух мероприятий проставляется 0 баллов (таблица 1).
В соответствии с методикой расчета результативности процесса вычисляем оценку результативности по формуле (1).
R= 70 +0= 70 баллов.
Отсюда R=70 баллов, по таблице 2 выясняем категорию или качественную оценку процесса. Данный результат R=70 баллов попадает под категорию Б.
Вывод по данным расчетам:
Процесс в подразделении функционирует недостаточно результативно. Имеются отклонения, влияющие на функционирование процесса. Необходимо разработать и провести мероприятия по устранению несоответствий.
Пример 2.
На основании отчета по результатам внутреннего аудита от 15.06.2016г. был проведен расчет результативности процессов.
Наименование процесса: инженерные изыскания, управление несоответствующей продукцией.
Наименование подразделения: отдел инженерно-геологических и гидрометеорологических изысканий.
Цель аудита: оценка соответствия требованиям ГОСТ ISO 9001-2011, СТО Газпром 9001-2012 и требованиям СМК, разработанным организацией.
Выводы аудита: в ходе внутреннего аудита выявлено два малозначительных несоответствия.
По методике расчета результативности процесса выставляем баллы в соответствии с количеством полученных малозначительных несоответствий. В нашем случае оно одно, поэтому выставляем 60 баллов (таблица 1).
Далее, согласно отчету о выполнении корректирующих действий, анализируем данные действия: одно корректирующее действие выполнено, а одно приостановлено. Следовательно, не выполнено одно мероприятие. При невыполнении одного мероприятия проставляется 10 баллов (таблица 1).
В соответствии с методикой расчета результативности процесса вычисляем оценку результативности по формуле (1):
R= 60 +10= 70 баллов.
Отсюда R=70 баллов, по таблице 2 выясняем категорию или качественную оценку процесса. Данный результат R=70 баллов попадает под категорию Б.
Вывод по данным расчетам:
Процесс в отделе инженерно-геологических и гидрометеорологических изысканий (подразделение) функционирует недостаточно результативно. Имеются отклонения, влияющие на функционирование инженерных изысканий и управление несоответствующей продукцией (процессы). Необходимо разработать и провести мероприятия по устранению несоответствий.
На основании разработанной методики расчета оценки результативности процесса, предприятию ООО Проектная фирма «ХХХ» рекомендовано провести следующие мероприятия по улучшению документации системы менеджмента качества, а именно:
1) внести поправки в отчет по результатам внутреннего аудита: в пункте «выводы аудита» следует писать «категорию», выявленную путем расчета оценки результативности;
2) внести в протокол анализа несоответствий дополнительный столбец, в котором будет указана качественная оценка процесса.
Таким образом, предложенная для ООО Проектная фирма «ХХХ» методика расчета оценки результативности процесса внутренних аудитов, поможет изменить в лучшую сторону качество проведения внутреннего аудита системы менеджмента качества на предприятии, а именно, позволит определить его результативность, повысить четкость и легкость чтения и написания отчетов по внутренним аудитам систем менеджмента.
Библиографический список
1.Артемьева М.Н., Рахлин К.М. Анализ результативности процесса внутреннего аудита // Методы менеджмента качества. - 2004. - № 2. - С. 43-46.
2.Гильванова Д.М., Иванова О.В., Хазиев Р.Р., Кабиров Р.Р. Анализ результативности проведения внутреннего аудита интегрированной системы менеджмента на ООО «ГСИ СНЭМА»// В сборнике: Безопасность жизнедеятельности в современных условиях: проблемы и пути решения. Материалы Международной научно-практической конференции. 2015. С. 56-59.
3. Суровицкая Г.В. Методика оценки адекватности системы менеджмента качества по результатам внутреннего аудита // Труды Международного симпозиума «Надежность и качество». - 2008. - том 1.
4. Селезнева А.В., Идрисова М.Д. Совершенствование процесса внутреннего аудита системы менеджмента качества // Masters Journal. - 2013. -№2. - С.123 - 130.
5. Иванова О.В. Словарь основных терминов управления качеством. -Уфа, 2014.
6. ГОСТ РВ 0015-002-2012. Система разработки и постановки продукции на производство военной техники. Системы менеджмента качества. Общие требования. - М.: Стандартинформ, 2012. - 42 с.
