CC BY
44
УДК 373.1.002 M. А. Чернышева
ББК 78.0 С тудент
РАБОТА ДОКУМЕНТОВЕДА В МУНИЦИПАЛЬНОМ БЮДЖЕТНОМ ОБРАЗОВАТЕЛЬНОМ УЧРЕЖДЕНИИ «ВЕРХОПЕНСКАЯ СРЕДНЯЯ ОБЩЕОБРАЗОВАТЕЛЬНАЯ ШКОЛА ИМ. М. Р. АБРОСИМОВА»
В данной статье рассматривается деятельность документоведа как специалиста, реализующего себя на базе муниципального бюджетного образовательного учреждения «Верхопенская средняя общеобразовательная школа им. М. Р. Абросимова». Изучение этой темы показало, что документовед выполняет множество функций - от приема телефонных звонков до участия в отборе до формирования дел, сложно поддающихся классификационному определению. В своей деятельности он руководствуется как локальными, так и высшими законодательными актами.
Ключевые слова: документовед, должностная инструкция, правила внутреннего трудового распорядка, рабочее место, оргтехника, документное обслуживание, средства связи, персональные данные.
M. A. Chernysheva Student
WORK OF THE SPECIALIST IN THE FIELD OF DOCUMENTATION IN THE MUNICIPAL BUDGET EDUCATIONAL ESTABLISHMENT «VERKHOPENSKAIA SECONDARY SCHOOL OF A NAME OF M. R. ABROSIMOVA»
In this article reviews the activities of the specialist in the field of documentation, realizing themselves on the basis of the municipal budget of the educational institution «Verkhopenskaia secondary school of a name of M. R. Abrosimova». The study of this topic showed that the specialist in the field of documentation performs many functions - from reception of phone calls to take part in the selection prior to the formation of affairs, it is difficult to resist the classification definition. In its activity it is guided by both local and higher legislative acts.
Key words: specialist in the field of documentation, job instructions, rules of internal labour rules, instructions, place of work, office equipment, document service, means of communication, personal data.
Организация работы с документами является важной составной частью процессов управления и принятия управленческих решений, существенно
влияющей на оперативность и качество управления. Для образовательного учреждения жизненно важно профессионально организованное документное обслуживание, поскольку практически каждый вид деятельности предполагает оформление документов. Школьная документация - это количественная и качественная характеристика состояния учебновоспитательной и финансово-хозяйственной работы, осуществляемой общеобразовательной школой. Повышение уровня руководства общеобразовательной школой во многом зависит от правильного ведения управленческой документации, своевременной обработки информации, ведения строгого учета, соблюдения принципов доступности и сопоставимости данных.
Документационное обслуживание муниципального бюджетного образовательного учреждения «Верхопенская средняя общеобразовательная школа им. М. Р. Абросимова» (МБОУ «Верхопенская СОШ им. М.Р. Абросимова») Ивнянского района Белгородской области осуществляет документовед в соответствии с должностной инструкцией [1]. На должность документоведа в МБОУ «Верхопенская СОШ им. М. Р. Абросимова» приказом директора назначается лицо, имеющее среднее профессиональное или высшее профессиональное образование без предъявления требований к стажу работы. В своей деятельности он руководствуется Уставом, приказами и распоряжениями директора школы и вышестоящих органов, договорами (в том числе коллективным договором), правилами внутреннего трудового распорядка, инструкциями (в том числе должностной инструкцией, инструкцией по делопроизводству, инструкцией по охране труда и т.д.), положениями (в том числе положениями об органах самоуправления, об оплате труда и т.д.), методическими и другими руководящими и нормативными документами [1,2,7,8].
Документовед подчиняется непосредственно директору школы, несет ответственность за ненадлежащее исполнение или неисполнение своих должностных обязанностей, предусмотренных должностной инструкцией, недостоверную информацию о состоянии выполнения полученных заданий и поручений, нарушение сроков их исполнения, невыполнение приказов, распоряжений директора, нарушение правил внутреннего трудового распорядка, правил противопожарной безопасности, установленных в общеобразовательном учреждении. В связи с производственной необходимостью документовед может направляться в служебные командировки [1]. Рабочее место документоведа оснащено необходимой оргтехникой, современными техническими средствами и поддерживается
программным обеспечением. Это позволяет оптимально организовать документное обслуживание учреждения, сочетая его с выполнением прочих многочисленных обязанностей.
Основные обязанности документоведа можно условно разбить на несколько групп (с опорой на локальные акты):
1) Непосредственно документное обслуживание: оформление
документов (например, приказы и распоряжения директора), сортировка и передача документов исполнителям, прием и подготовка документов на подпись руководителю, оформление и ведение справочной документации, ведение журналов регистрации входящей, исходящей документации, учет и хранение заявлений работников, учащихся, ведение журнала регистрации заявлений, жалоб граждан и документов, связанных с их рассмотрением, ведение книги регистрации приказов по основной деятельности и по личному составу, разработка номенклатуры дел, формирование дел в соответствии с утвержденной номенклатурой и т.д. [1], [6];
2) Работа со средствами связи: прием телефонных звонков,
организация телефонных переговоров, прием и отправка факсов, составление электронных писем, их отправка и прием по электронной почте и т.д. [5], [1];
3) Организация совещаний, заседаний, Педагогических советов: подготовка документов для ведения совещания директором, обеспечение материалами членов совещаний, ведение и оформление протоколов и т.д. [4];
4) Работа с оргтехникой, работы «хозяйственного» характера:
распечатка документов, работа с множительным аппаратом, набор текста, обеспечение бесперебойной работы всей оргтехники, постоянного наличия канцелярских принадлежностей и т.д. [1].
В рамках соблюдения требований федерального закона №152-ФЗ «О персональных данных» от 27 июля 2006 года, в соответствии с положением о порядке сбора, обработки, хранения, использования и передачи
персональных данных работников и обучающихся документовед имеет внутренний доступ к персональным данным сотрудников. Он осуществляет получение, обработку и хранение персональных данных. Персональные данные работников и обучающихся хранятся в сейфе на бумажных носителях: трудовая книжка, личная карточка, документ об образовании, медицинская справка и на электронных носителях с ограниченным доступом. За разглашение конфиденциальной информации, связанной с персональными данными документовед несет дисциплинарную, административную, гражданско-правовую или уголовную ответственность в соответствии с действующим законодательством [7].
Однако, функциональное наполнение обязанностей документоведа сложно поддается классификационному определению, т.к. необходимо уметь выполнять все виды работ: от простейших технических до творческих. Документовед МБОУ «Верхопенская СОШ им. М. Р. Абросимова» полностью реализует себя как высококвалифицированный специалист, приобретая весомый багаж опыта работы.
ЛИТЕРАТУРА
1. Должностная инструкция документоведа (пр.№271 от 12.08.11). с.Верхопенье. - 2 с.
2. Коллективный договор муниципального образовательного учреждения «Верхопенская средняя общеобразовательная школа» на 2011-2014 гг. (протокол №53), с. Верхопенье. - 14 с.
3. Положение о порядке сбора, обработки, хранения, использования и передачи персональных данных работников и обучающихся (приказ №271 от 12.08.11), с. Верхопенье. - 2012. - 4 с.
4. Положение о совещании при директоре (пр. №271 от 12.08.11), с. Верхопенье. - 2 с.
5. Положение об электронной почте (№271 от 12.08.11), с. Верхопенье., 2011. - 2 с.
6. Положением по ведению классных журналов (№297 от 01.09.11),c.Верхопенье. - 3 с.
7. Правила внутреннего трудового распорядка работников учреждения (приказ №271 от 12.08.2011), с. Верхопенье. - 22 с.
8. Устав МБОУ «Верхопенская средняя общеобразовательная школа им. М.Р. Абросимова» (постановление от 22.08.2012 №331), с. Верхопенье. - 2012. - 50 с.
REFERENCES
1. Job description of the specialist in the field of documentation (12.08.2011), 2011. 2 p.
2. The collective agreement of the municipal educational institution «Verkhopenskaia average comprehensive school» in 2011-2014. (Protocol №53). v.Verkhopen'e. 14 p.
3. Provision on the procedure of collection, processing, storage, use and transfer of personal data of workers and students (order no.271 from 12.08.2011). v.Verkhopen'e., 2012. 4 p.
4. The situation on the meeting with director (no.271 from 12.08.2011). 2011. 2 p.
5. Position about e-mail (order no.271 from 12.08.2011). v.Verkhopen'e., 2011. - 2 p.
6. The regulations of the class journals (order no. 297 of 01.09.2011). v.Verkhopen'e. 3 p.
7. The rules of the internal labour regulations of the staff of the institution (order no.271 from 12.08.2011). v.Verkhopen'e. 22 p.
8. The Charter of MBEI «v.Verkhopen'e secondary school name M.R.Abrosimova» (decree from 22.08.2012 no.331). v.Verkhopen'e. 2012. 50 p.
Информация об авторе Чернышева Мария Александровна (Россия, г. Белгород) - Студент. Белгородский национальный исследовательский университет. E-mail: mashik071004@yandex.ru.
Information about the author
Chernysheva Maria Alexandrovna (Russian Federation, Belgorod) - Student. Belgorod national research university. E-mail: mashik071004@yandex.ru.
