Процессный подход - новый взгляд на организацию производства Текст научной статьи по специальности «Экономика и бизнес»

процессный подход - новый взгляд на организацию ПРОИЗВОДСТВА В.Г. Смирнов, д-р экон. наук, профессор,

Московский государственный университет культуры и искусств, г. Москва,

А.С. Камалетдинов, канд. экон. наук,

Генеральный директор ООО «Группа «Малев», г. Москва

В настоящее время большинство руководителей и собственников российских предприятий ведут поиск инструментов повышения эффективности своего бизнеса. Одним из них является так называемый ”процессный подход”. Для успешного перехода на новые системы (методы) управления целесообразно использовать опыт зарубежных компаний, чья продукция уже долгие годы является высококачественной, надежной и конкурентоспособной

Переход российских компаний на рыночные отношения требует нового подхода в организации управления предприятиями. Сложившаяся практика управления нацелена на быстрое получение прибыли, следствием чего нередко является снижение качества и конкурентоспособности продукции. Системы управления, построенные по функциональному принципу, не соответствуют современным методам управления: такой подход к управлению предприятием, который использовался для повышения производительности управленческого труда, создал барьеры между отдельными составляющими процессов, разрушив непрерывность процессов создания продукции или оказания услуг. В результате цепочки бизнес -процессов стали чрезмерно длинными, сложными и запутанными, и, соответственно, неэффективными [1].

Размытые границы ответственности, неформализованные, или не в достаточной мере формализованные функциональные обязанности, сами бизнес -

процессы, порождают порочную практику безответственности, приводящую к снижению эффективности управления, росту издержек управления и производства - это далеко не полный перечень « узких мест» в организации управления на российских предприятиях.

Переход на новые методы организации управления предприятием позволяет им выйти на новый уровень развития, при котором обеспечивается рост конкурентоспособности продукции (услуг) и возможность привлечения инвесторов [1].

Один из методов совершенствования организации управления предприятием основан на процессном подходе к управлению (рис.1), который, не разрушая полностью функциональный менеджмент (специализация необходима, в том числе и в управлении), позволяет по-новому соединить цепочки процессов, за-параллелить их, исключив лишние звенья и дублирующие процессы (рис. 1).

Рис. 1. Процессный подход к управлению организацией

Таким образом, речь идет о феномене процессного мышления, т.е. взгляда на мир, позволяющего превращать все происходящие в мире в процессы. Осуществить это можно с помощью, так называемого, мета-процесса (рис 2), состоящего из 11 шагов:

1) выявление (отображение) полной системы необходимых бизнес-процессов, и использование объективно существующих процессов, минимально необходимых и достаточных количеству и содержанию для достижения конечного результата деятельности организации с максимально возможной эффективностью;

2) определение последовательности, взаимосвязи и взаимодействия в данной системе бизнес-процессов. Неотъемлемым общенаучным принципом создания и существования различных систем является гармоничное, сбалансированное соотношение элементов, составляющих систему. Иначе говоря, строгое соблюдение соответствия и сбалансированности между процессами, организационной структурой, системой управления и социально-организационной культурой предприятия.

3) описание процесса в виде блок-схемы или схемы потоков с учетом системы менеджмента процесса;

4) назначение руководителей бизнес-процессов и наделение их соответствующими полномочиями;

5) определение потребителей бизнес-процессов и описание выходов , т.е. требований к качеству результатов их функционирования;

6) определение поставщиков процесса и требований к элементам входа процесса, т. е. к ресурсам;

7) определение критериев эффективного менеджмента, стратегический анализ эффективности

организации процессов компании, как следующий за построением организационно-функциональной модели шаг. Если последняя определяет и стратегически распределяет функции между подразделениями компания, то на уровне бизнес-процессов появляется возможность моделирования их взаимодействия.

8) формализация бизнес-процессов. Немногие компании могут позволить себе иметь полное описание своей деятельности с необходимой для управления степенью детализации, поэтому, в качестве объектов для формального описания должны быть выбраны «ключевые» процессы компании, наиболее сильно влияющие на ее конкурентоспособность. Первоочередным для упорядочения бизнеса является выявление подобных процессов при помощи типовых техник логистического анализа.

9) обеспечение информационных потоков, требуемых для эффективного управления процесса в целом;

10) ведение систематического анализа данных, относящихся к процессу;

11) проведение, по мере необходимости, корректирующих и предупреждающих действий, направленных на достижение целей процесса. Организация должна применять подходящие методы мониторинга и в соответствующих случаях измерения процессов системы управления. Эти методы должны демонстрировать способность процессов достигать запланированных результатов. Если запланированные результаты не достигнуты, то в соответствующих случаях должны предприниматься корректирующие действия

[7].

10.

Ведение

системати-

ческого

анализа

данных

Обеспечение информационных потоков

11.

Проведение корректирующих и предупреждающих действий

\

8.

Формализа-

ция бизнес-

процессов

Выявление (отображение) полной системы необходимых бизнес-процессов

7. >

Определение

критериев эффективно-

го менедж-

мента

Определение поставщиков процесса и требований к элемен-

Рис. 2. Схема организации мета-процесса

Мета-процесс позволяет системно подойти к описанию всех процессов, влияющих на качество и организацию управления в целом, при этом необходимо уделить особое внимание бизнес-процессам, которые характеризуются тем, что имеют конкретного потребителя и должны быть ориентированы на потребителя. Это означает, что на смену традиционному функциональному подходу в управлении должен прийти процессный подход [2].

Переход к процессному подходу в управлении деятельностью предприятия предполагает наглядное представление его в виде блок-схемы (или схемы потоков) процесса (рис.3), который создает простой и

понятный язык описания, существенно облегчающий обмен информацией, или, как принято говорить, коммуникацию, как по вертикали, так и по горизонтали. При этом наглядность облегчает решение многих насущных задач, например, оценку числа людей, необходимого для выполнения бизнес-процесса. Достигается это благодаря последовательной детализации бизнес-процессов, вплоть до уровня отдельного оператора (исполнителя). Таким образом, определяется «рабочая зона» каждого исполнителя и их взаимодействие во внутренней цепочке "поставщик — потребитель [3].

Рис.3. Схема потока управления организацией

Деятельность любой организации представляет собой непрерывную реализацию совокупности процессов, поэтому процессный подход представляется возможным рассматривать в виде одного из возможных аспектов оптимизации бизнеса. Правильно отобранные процессы, а также система, построенная на этих процессах должны отражать суть изучаемой деятельности и развитие предприятия.

Как и любая теория, теория процессного подхода имеет свои недостатки и преимущества.

Говоря о преимуществах процессного подхода, необходимо выделить следующие [4]:

1) возможность оптимизации системы управления, способность эластичного реагирования на трансформацию внешней среды;

2) возможность внедрения системы показателей и критериев оценки результативности управления на каждом этапе управленческой цепочки;

3) сосредоточенность управления на стратегических процессах;

4) приведение качества выпускаемой продукции в соответствие с требованиями ИСО 9000 и получение соответствующего сертификата;

5) регламентация порядка разработки, согласования, утверждения и ведения документации;

6) появление в организации информационной системы в рамках единой системы управления организацией;

7) последовательное влияние результатов процессов на улучшение результатов каждого последующего процесса.

Существуют и другие преимущества процессного подхода[4].

В первую очередь, с введением процессного подхода появляется единый язык описания деятельности, доступный и понятный всем участникам процесса, а также возможность простой и наглядной графической иллюстрации деятельности. При процессном подходе происходит более четкое выделение рабочих зон, что облегчает формулирование требований к персоналу, привлекаемому к конкретным работам, и составление более точного и конкретного штатного расписания организации.

Во-вторых, процессный подход к управлению -это простое и надежное определение так называемых «узловых» точек контроля, что достигается в результате разбивки основного процесса на субпроцессы. Процессный подход придаёт единое направление развитию управления предприятием, что приводит к упрощению многоуровневых иерархических организационных структур, присущих функциональному подходу, и обеспечивает большую ориентацию организации на потребителя [2].

В-третьих, за счёт сокращения уровней организационной структуры упрощается обмен информацией между подразделениями и устраняется обособленность подразделений и должностных лиц.

В - четвертых, процессный подход характеризуется большими возможностями в отношении развития системы управления предприятием, расширяет возможности организаций в развитии бизнеса.

К недостаткам процессного подхода чаще всего относят следующие:

1) сложность реализации процессного подхода, заключающаяся в появлении необходимости документального оформления каждого процесса, а также регламентации управления, разработки стандартов;

2) появление необходимости освоения сотрудниками компании новых навыков и знаний.

Говоря о недостатках процессного подхода следует отметить сложность его внедрения. Процессный подход можно считать внедренным только после того, как в организации реализуется управление процессами. Как отмечают Ю. Адлер и С. Щепетова, нередки случаи, когда внедрение процессного подхода в компании останавливалось вследствие возникновения необходимости регламентации дальнейшего процесса. В отдельных компаниях внедрению препятствует недостаточно проработанная система показателей, и лишь немногие компании системно подходят к вопросу организации управления процессами [2].

Для управления процессами недостаточно зафиксировать в управляющих документах то, что про-

цессы должны управляться владельцами, для успешного завершения внедрения процессного подхода необходимо создать соответствующие, реально действующие механизмы управления. Внедрение процессного управления напрямую зависит от изменения умонастроений руководителей, которое связано с определенными сложностями: требуется достаточно долгое время, чтобы руководство начало думать и работать по-новому. Если в период внедрения процессного подхода собственники и руководители высшего уровня не уделяют данному вопросу приоритетного внимания, система управления процессами вряд ли будет создана, что можно отнести к его недостаткам.

Таким образом, процессный подход имеет как преимущества, так и недостатки, однако следует отметить, что те предприятия, где внедрен процессный подход, имеют более высокие показатели эффективности деятельности.

Литература

1. Корольков В., Брагин В. Процессный подход к управлению организацией // Стандарты и качество. - 2001, №9. - С. 80-82.

2. Адлер Ю., Щепетова С. Процессное описание бизнеса - основа основ и для системы экономики качества // Стандарты и качество. - 2002, №2. - с. 66-69

3. Гарднер Р. Преодоление парадокса процессов // Стандарты и качество. - 2002, №1. - с. 82-88.

4. Аскаров Е. Процессный подход в системе менеджмента качества // Региональный еженедельник «Без проблем». - 2007. - №45. - С. 12-18.

5. Альперин Л. Процветание через качество // Стандарты и качество. - 2001, №7-8. - с. 67-73

6. Пидоймо Л.П. Модернизация промышленных предприятий: концептуально-методологические основы, ключевые факторы, система планирования: Монография, Издательство Воронежского государственного университета, 2004. - 208 с.

7. Туровец О.Г. Процессныый подход к организации производства // Организатор производства. -2006 - N2(29). - С 22-24

8. Алпатова Н. Процессный подход как основа ISO 9001:2000 // Журнал «Управление компанией». -2006. - №5. - С 37-41

9. Бармаков Б. Процессное управление: структура и функции // Журнал «Управление компанией». -2006. - №07(62). - С. 15-20.

10. Горбунов А.В. Об особенностях применения процессного подхода // Методы менеджмента качества. - 2006. - №11. - С. 16-19.

11. Ивлев В.А., Попова Т.В. Практика внедрения процессного подхода на ОАО «Ашасвет» // Методы Менеджмента Качества, 2006. - №11. - С. 8-15.

E-mail: b4321@rambler.ru

Ключевые слова: процесс, управление, организация, структура управления.