CC BY
197
Проблемы и перспективы применения системы KPI в российских компаниях среднего и малого бизнеса Делахов Д. А.
Делахов Дмитрий Афанасьевич /Delakhov Dmitry Afanasyevich - студент магистратуры, кафедра системной и программной инженерии,
Институт информационных бизнес систем,
Научно-исследовательский технический университет,
Московский Институт стали и сплавов, г. Москва
Аннотация: в данной статье были определены основные методологические особенности и проблемы внедрения системы KPI для компаний среднего и малого бизнеса, а также приведён анализ преимуществ и недостатков программных продуктов, основанных на системе KPI по классификациям. В качестве решения предлагается разработка дополнительного компонента (модуля) KPI на примере системы 1С-Битрикс.
Ключевые слова: система KPI, система сбалансированных показателей, дополнительный компонент (модуль) KPI.
Сегодня все больше российских предприятий внедряют систему сбалансированных показателей (см. далее ССП). При этом идет различное толкование взаимосвязи системы KPI с ССП. Многие воспринимают систему KPI как составляющую ССП, некоторые авторы представляют ССП как усовершенствованную модель системы KPI.
KPI - показатели деятельности подразделения (предприятия), которые помогают организации в достижении стратегических и тактических (операционных) целей. Использование ключевых показателей эффективности даёт организации возможность оценить своё состояние и помочь в оценке реализации стратегии.
В соответствии с целью данной работы, система KPI была определена как инструмент оперативного управления деятельности в достижении стратегических целей компании в составе модели управления ССП-модель Нортона-Каплана.
Ориентация на стратегические цели компании и их достижение - основной признак ключевых показателей эффективности. Критерии выбора ключевых показателей должны быть направлены на достижение стратегических целей.
Практика показывает, что 90 % российских компаний осознали необходимость разрабатывать стратегию, но только 10 % из них ее разрабатывают. К сожалению, еще меньший процент ее успешно реализует. Именно они получают прибыль выше среднеотраслевой [1].
Сегодня уже имеются исследования опыта применения системы КПЭ российскими компаниями. Хотелось бы отметить выявленные на основе проведенного анализа многочисленных публикаций известных консалтинговых фирм и различных отечественных компаний следующие основные проблемы, озвученные в выступлении по теме «Проблемы и перспективы применения системы KPI (КПЭ) в отечественной практике» на VI-й Всероссийской научно-технической конференции студентов, аспирантов и молодых ученых «МОЛОДЕЖЬ И НАУКА», проведенной 20-25 апреля 2010 года в Сибирском федеральном университете [5]:
1. Неподходящий момент, выбранный для начала мероприятий по внедрению системы КПЭ. Система КПЭ должна внедряться на относительно стабильном участке, когда в целом понятна организационная культура, распределены полномочия и ответственность между топ-менеджерами, а также при наличии здорового намерения завершить начатое дело до конца.
2. Отсутствие сбалансированности между КПЭ различных структурных подразделений. На практике нередко встречаются случаи, когда при невыполнении КПЭ одним из подразделений другое не может достичь своих целей именно по вине взаимодействующих подразделений.
3. Несоблюдение оптимальности в количестве разрабатываемых КПЭ. Неэффективной является, как правило, усложненная система КПЭ с большим количеством показателей.
4. Внедрение системы КПЭ только как системы мотивации персонала. В данном случае провал объяснялся тем, что руководители поручали внедрение HR-специалистам, воспринимая КПЭ только как систему мотивации, а не систему управления компанией.
5. Неоднозначность отношения сотрудников предприятий к идее и мероприятиям по внедрению системы КПЭ. Переход на систему КПЭ обычно сопровождается волнениями среди сотрудников: одни нововведения «тихо саботируют», другие полностью не принимают его и покидают компанию. Сложно сразу поменять свои привычки, порядок выполнения функций, привыкнуть к новым условиям оплаты труда.
Также следует отметить проблему правильного понимания системы КПЭ, которая во многом является причиной возникновения некоторых проблем, перечисленных выше.
В этой связи многие компании воспринимают ее как систему мотивации персонала. Также неправильно выбираются сами КПЭ, соответственно их мониторинг не дает возможности управлять компанией, зачастую
оценочные показатели часто выбираются случайным образом по принципу «что проще измерить», а не «что важнее для успеха бизнеса».
Главным «минусом» использования КПЭ при допущении подобных ошибок представляется концентрация сотрудника на ограниченном числе формальных показателей, особенно если достижение КПЭ подкрепляется денежным вознаграждением [2].
Чтобы система КПЭ работала эффективно, она должна быть доступно и понятно формулирована. Для этого разрабатываются положение о КПЭ, карты КПЭ, где прописана методика расчета каждого показателя и соответствующего размера бонуса.
Расширение сферы применения системы КПЭ среди российских компаний свидетельствует о позитивном эффекте внедрения данной системы. Руководители, обладая механизмом поддержки принятого решения, имеют возможность измерить эффективность работы каждого подразделения и могут влиять на процесс реализации стратегии компании.
О перспективах развития также может свидетельствовать принятый курс государственной политики в сфере управления компаниями с российским участием. Рабочей группой в составе представителей Росимущества и Минэкономразвития России разработаны и утверждены Экспертно-консультационным советом при Росимуществе Методические указания по применению ключевых показателей эффективности государственными корпорациями, государственными компаниями, государственными унитарными предприятиями, а также хозяйственными обществами, в уставном капитале которых доля участия Российской Федерации, субъекта Российской Федерации в совокупности превышает пятьдесят процентов. Также система КПЭ рекомендованы Росимуществом к внедрению в предприятиях с участием регионов [6].
Несмотря на то, что понятийный аппарат Методических указаний приводит Key Performance Indicators как «Ключевые показатели эффективности», а также с изложением требований к составу самих показателей, т. е. идет адаптация под цели и понятия государственного управления предприятий, сам факт того, что руководством России взят курс на применение передовых корпоративных технологий, предполагает дальнейшее совершенствование и развитие данного инструмента.
В настоящее время применение ИТ-технологий в бизнесе стало неотъемлемой частью современной развивающейся компании. Таким образом, информационные системы (ИС) применяются на разных уровнях ведения, организации и управления бизнесом. Понятие KPI в Россию пришло из Запада, соответственно программные продукты на его основе уже существовали. Со временем данная система «завоевала свое место под солнцем», а значит, и повысился спрос, что подтолкнуло российских разработчиков создавать системы KPI.
Все существующие программные продукты, основанные на системе KPI, можно классифицировать по техническим особенностям:
• Электронные таблицы (на уровне MSExcel) - это программные продукты, которые позволяют проводить вычисления с данными, представленные в виде двумерных массивов. Используются для автоматизации вычислений.
• Модульная система - подсистемы ИС, обычно с трехуровневой архитектурой (СУБД, Сервер приложений, Клиентская часть). Здесь показатели KPI извлекаются из единой базы данных, тем самым упрощают процесс вычисления и извлечения данных. Например, данные из CRM можно извлекать сразу из БД.
• Интеграционные системы - это отдельные программные продукты, в которых реализована только сама система KPI. Для таких систем дополнительно необходимо предоставлять данные для вычисления показателей. Т. е. необходимо автоматизировать импорт данных с другой системы.
Рассмотрим каждую из них с точки зрения функциональных особенностей и технических возможностей (Таблица 1. Преимущества и недостатки программных продуктов по классификации и Таблица 2. Возможности функциональных особенностей).
Таблица 1. Преимущества и недостатки программных продуктов по классификации
Класс Плюсы Минусы
Электронные таблицы - первая и базовая система автоматизации; - проста и понятна для освоения и настройки; - большие и гибкие возможности по реализации методической модели; - небольшая стоимость - разграничение доступа; - многопользовательская работа; - повышенный риск ошибки; большая ручная трудоемкость; - настройка процесса управления; - Drilldown
Модульная система - единая БД; - многопользовательская работа; - разграничение доступа; - настройка процесса управления; - возможность представления данных в виде многомерных кубов; - Drill down - большая стоимость; - большая сложность разработки методической модели
Интеграционные системы - технология реализации многомерных кубов; - вращение измерений куба; - удобная настройка методической модели; - большая стоимость; - небольшое количество специалистов
- удобная настройка процесса управления;
- многопользовательская работа;
- разграничение доступа;
- Drilldown;
________________________________- Web-интерфейс____________________________________________________________
Теперь выделим ключевые функциональные особенности и определим возможности каждого из них.
Таблица 2. Возможности функциональных особенностей
Функциональная особенность Возможность
Разработка методологической модели Возможность этой функции дает строить собственные целевые показатели и реагировать на изменения стратегических целей. Но это возможно только при определенных технических возможностях
Единая БД Сильно облегчает процесс выгрузки и обработки данных, тем самым дает возможность автоматизировать вычисления показателей. Есть возможность использовать различные данные для анализа
Многомерный куб Аналитический инструмент. Применяется для анализа больших данных. Особенность -анализ в различных разрезах данных
Drilldown Аналитический инструмент. Позволяет анализировать различные уровни данных. Иерархичное масштабирование
Настройка процесса управления Чем сложнее, тем гибче настройка и выше программистского вмешательства, а значит, выше стоимость
Для малого и среднего бизнеса, на рынке представлены множество программных продуктов, большинство из которых реализованы на основе интеграционной системы. Это обусловлено тем, что ее можно интегрировать с практически любой ИС, т. е. универсально. Однако данное решение требует значительных финансовых и (или) трудовых и временных затрат за счет необходимости автоматизации процесса интеграции, при этом наблюдается значительная градация в расценках данных работ в зависимости от ИС, либо заполнения большого объема данных «вручную». К тому же изменение методологической модели системы KPI потребует перенастройки интеграции. Стоимость такой системы относительно модульной в разы дешевле.
Модульные системы также представлены на рынке, но ориентированы на средний и крупный бизнес. Объясняется это довольно большим количеством обрабатываемых данных, вследствие чего появляется необходимость в аналитических инструментах. Решающим моментом является то, что сам модуль KPI, как система KPI, не будет нужна, если в компании внедрена и используется другая ИС. Стоимость такой системы будет выше всех остальных.
Таким образом, для малого и среднего бизнеса возникают трудности в выборе программного продукта, реализующего систему KPI: интеграционные системы не удовлетворяют по функционалу, и
дополнительные расходы по интеграции значительно увеличивают общую стоимость всего мероприятия; модульные системы имеют высокую стоимость, при этом выявляется нецелесообразность внедрения новой ИС при наличии используемой:
• для используемой ИС нет решения KPI, или стоимость не удовлетворяет;
• используемая ИС имеет трёхуровневую архитектуру;
• имеется возможность добавить собственный компонент (модуль).
Обоснованием для принятия такого решения послужили:
• коммерческая целесообразность - отсутствие необходимости перенастройки интеграции в случае изменения методологической модели, инвестирование в разработку нового компонента (модуля) KPI с целью реализации для других пользователей данной ИС;
• возможность разработки нового компонента (модуля) используемой ИС, что исключает необходимость процесса интеграции.
В частности рассматривается CRM система «1C-Битрикс24». Данная ИС позволяет разработать дополнительный модуль KPI. Уже сегодн, около 400 000 компаний используют 1С-Битрикс24, и его популярность растёт, что открывает перспективы для реализации разрабатываемого модуля как новый актуальный продукт.
Эффект от разработки и внедрения модуля KPI в систему 1С-Битрикс:
• NPV = 1 270 518,71 руб.;
• PI = 2,84;
• PP = 20 месяцев.
Вывод
Система KPI - это инструмент повышения оперативности мониторинга достижения стратегических целей, вследствие повышения эффективности деятельности компании.
Литература
1. Панов М. М. Оценка деятельности и система управления компанией на основе KPI. - М.: ИНФРА-М, 2014. - 255 с.;
2. ГубановаЮ. KPI: проблемные зоны в российской практике. [Электронный ресурс]. Режим доступа: URL: http://ibusiness.ru/blogs/18756 (Дата обращения 21.03.15).
3. Компания Ами-Системс. Почему не дают результата KPI и грейды? [Электронный ресурс]. Режим доступа: URL: http://www.ami-system.ru/no-kpi (Дата обращения 21.03.15).
4. Полецкая К. О. Проблемы и перспективы применения системы KPI (КПЭ) в отечественной практике. // Молодежь и наука: Сборник материалов VI-й Всероссийской научно-технической конференции студентов, аспирантов и молодых ученых. / Отв. ред. О. А. Краев - Красноярск: Сиб. федер. ун-т, 2011. [Электронный ресурс]. Режим доступа: URL: http://conf.sfu-kras.ru/sites/mn2010/section13.html.
5. Росимущество. // [Электронный ресурс]. Режим доступа: URL: http://www.rosim.ru/ (Дата обращения 27.03.15).
6. Ряковский С. М. KPI в российских компаниях: трудности перевода. // Справочник по управлению
персоналом: [Электронный ресурс]. Режим доступа: 2011. - № 5. URL: http://www.pro-
personal.ru/journal/499/224726/; -15.
