CC BY
103
Основы экономики, управления и права №6 (6)
УПРАВЛЕНИЕ ПЕРСОНАЛОМ
УДК 332
Л.В. Иваненко, А.А. Когдин*
ПРОБЛЕМЫ ФУНКЦИОНИРОВАНИЯ СОВРЕМЕННЫХ ИНФОРМАЦИОННЫХ ТЕХНОЛОГИЙ В УПРАВЛЕНИИ ПЕРСОНАЛОМ
В статье рассмотрена проблема информационных технологий, применяемых в управлении персоналом организации на примере введения систем электронного документооборота. Выявлены проблемы функционирования СЭД, даны рекомендации к их устранению, предложен примерный путь развития таких систем.
Ключевые слова: управление персоналом, кадровый менеджмент, информационные технологии, Интернет, автоматизированная информационная система, документ, задача, отчетность, система электронного документооборота.
Управление персоналом — не только область знаний, но и сфера практической деятельности, направленная на обеспечение организации «качественным» персоналом и предусматривающая оптимальное его использование [1].
Функции управления персоналом очень тесно связаны между собой и образуют в совокупности некоторую систему работы с персоналом, причем изменения, происходящие в составе каждой из функций, вызывают необходимость корректировки всех других сопряженных функциональных задач и обязанностей.
Управление персоналом осуществляется в процессе выполнения определенных целенаправленных действий и предполагает:
1) постановку целей и выявление основных направлений работы с персоналом;
2) определение средств, форм и методов для достижения поставленных целей;
3) организацию работы по реализации основных направлений; выполнению принятых решений;
4) координацию и контроль над выполнением намеченных мероприятий;
5) постоянное совершенствование системы работы с персоналом [2].
Функции управления персоналом ненамного отличаются по содержанию и смыслу от функций «главного родителя» — науки менеджмента. Американские ученые Майкл Мескон, Майкл Альберт и Франклин Хедоури выделяют четыре функции менеджмента:
1) планирование;
2) организацию;
3) мотивацию;
4) контроль [3]
Современные методы управления персоналом направлены на умение и реализацию осознанной потребности получать достоверную, объективную и всеобъемлющую информацию, критически осмысливать ее, нести ответственность за качество распространяемой информации.
Управление организацией и ее персоналом сегодня предполагает широкое использование информационных технологий. Компьютерная техника, телекоммуникационные линии связи, а также персонал, владеющий навыками работы с информацией и информационными технологиями, являются необходимыми атрибутами конкурентоспособного предприятия.
Все информационные технологии, каким-либо образом связанные с персоналом, можно условно разделить на три группы:
* © Иваненко Л.В., Когдин А.А., 2012
Иваненко Лариса Викторовна (ivanenko_lv@mail.ru), кафедра экономики города и муниципального управления Самарского государственного университета, 443011, Российская Федерация, г. Самара, ул. Акад. Павлова, 1.
Когдин Артем Андреевич (kogdin@gmail.com), главный специалист сектора муниципальных заказов и договорных отношений Департамента ЖКХ Администрации г.о. Самара, 443030, Российская Федерация, г. Самара, ул. Коммунистическая, 17а.
1) технико-аппаратное обеспечение;
2) интернет-технологии;
3) специализированное программное обеспечение.
К первой группе относятся персональные компьютеры, периферийная техника для работы с документами, телефонная связь и т.п. Эти средства — самый первый опыт применения информационных технологий в труде человека.
Вторая группа включает технологии, связанные с мировой сетью Интернет: корпоративные веб-сайты, электронная почта, программы мгновенного обмена сообщениями, профессиональные интернет-сообщества.
В состав третьей группы информационных технологий, используемых специалистами по управлению персоналом, входят справочно-правовые системы (информационно-правовые системы), экспертные системы, отдельные программы авторизации, ЕРЯ-системы [4]
В последнее десятилетие в связи с бурным развитием информационных технологий появился новый класс программного обеспечения — так называемые автоматизированные информационные системы (АИС). Данные программы являются одновременно интернет-технологией и специализированным программным обеспечением. В широком смысле информационная система есть совокупность технического, программного и организационного обеспечения, а также персонала, предназначенного для того, чтобы своевременно обеспечивать определенных людей надлежащей информацией [5] В узком смысле информационной системой называют только подмножество компонентов информационной системы в широком смысле, включающее базы данных, системы управления базами данных и специализированные-прикладные программы. Информационные системы в узком смысле рассматривают как программно-аппаратную систему, предназначенную для автоматизации целенаправленной деятельности конечных пользователей, обеспечивающую, в соответствии с заложенной в нее логикой обработки, возможность получения, модификации и хранения информации [6].
Сегодня АИС встречаются практически в каждом типе организаций, будь то предприятие здравоохранения, образования или административная структура. Они получили широкое распространение благодаря их:
1) универсальности;
2) практичности;
3) независимости от рабочего места.
Универсальность АИС заключается в том, что
документы, созданные в системе, хранятся в цифровом виде и могут использоваться и обрабатываться, например, для составления отчетов, которые могут быть сформированы за чрезвычайно
короткий период времени. Программе достаточно нескольких секунд на операцию, требующую обработки огромного массива данных.
Практичность автоматизированных информационных систем заключается в готовности программы для введения, хранения и обработки данных. Пользователь самостоятельно вводит уникальную информацию в стандартные поля, все остальное делает за него программа.
Независимость АИС — один из важнейших критериев. Пользователь имеет возможность зайти в АИС с любого компьютера, используя свои данные авторизации. Обычно ими выступают логин и пароль в системе. Иногда применяются и более защищенные методы верификации. Это не создает проблем при невозможности воспользоваться штатным рабочим местом. Так как данные, вводимые пользователями, хранятся удаленно на общих сетевых компьютерах, а не на локальной машине пользователя, то вероятность потери данных минимальна. Но недостатком построения такого способа сети является неработоспособность АИС у всех пользователей, если происходит вывод из строя компьютера(ов), содержащих обслуживающие данные информационной системы.
В идеале в рамках предприятия должна функционировать единая корпоративная информационная система, удовлетворяющая все существующие информационные потребности всех сотрудников, служб и подразделений. Однако на практике создание такой всеобъемлющей ИС слишком затруднено или даже невозможно, так как существуют формализуемые и неформализуемые задачи. Вследствие этого на предприятии обычно функционируют несколько различных ИС, решающих отдельные группы задач: управление производством, финансово-хозяйственной деятельностью и т. д. Часть задач бывает охвачена или «покрыта» одновременно несколькими ИС, часть задач — вовсе не автоматизирована. Такая ситуация получила название «лоскутной автоматизации» и довольно типична для многих предприятий [7].
Одни из самых новейших видов автоматизированных информационных систем — это системы электронного документооборота (СЭД). Система электронного документооборота — автоматизированная многопользовательская система, сопровождающая процесс управления работой вышестоящей иерархической организацией с целью обеспечения выполнения данной организацией своих функций. При этом предполагается, что основой функционирования организации, ее продуктом является документация. То есть реальный конкретный продукт — это именно документ в любом его виде [8]
К основным принципам электронного документооборота относятся:
— однократная регистрация документа, позволяющая однозначно его идентифицировать;
— возможность параллельного выполнения операций, предполагающая сокращение времени движения документов, и повышение оперативности их исполнения;
— непрерывность движения документа, позволяющая идентифицировать ответственного за исполнение документа (задачи) в каждый момент времени жизни документа (процесса);
— единая (или согласованная распределенная) база документной информации, гарантирующая исключение дублирования документов;
— эффективно организованная система поиска документа, направленная на нахождение документа при минимальной информации о не м;
— развитая система отчетности по различным статусам и атрибутам документов, способствующая контролю над движением документов по процессам документооборота и принятию управленческих решений по данным из отчетов.
На сегодняшний день развитие информационных технологий, СЭД являются необходимой и успешной конструкцией для работы с документами в каждой организации.
Представляет интерес, как, каким образом функционирование систем электронного документооборота способствует управлению персоналом предприятия, насколько полезно ее внедрение кадровому менеджменту и какие проблемы встреча-
ются на пути к переходу или созданию электронного документооборота в организации.
Выделим основные, однозначно положительные стороны электронного документооборота в организации с иерархической структурой.
Прежде всего, идентификация документа по уникальному номеру очень удобна в работе. При создании документа ему присваивается номер, благодаря чему в любой момент времени можно найти какой-либо документ, чтобы произвести с ним необходимые действия.
Также удобен просмотр статуса документа. Возможность отслеживания состояния документа и нахождение по заданным критериям (согласование, подписание...).
Целесообразно хранение электронной версии документа. Через систему можно получить доступ к содержательной части документа, то есть к его тексту. Эта опция сильно упрощает делопроизводство и позволяет начать работу с документом раньше, чем он поступит в оформленном по всем необходимым стандартам виде.
Кроме того, положительным является наличие единой базы документов, прозрачность информации внутри организационной структуры. Всегда имеется возможность доступа к необходимым документам, а в случае, если документ конфиденциален, оформлять его соответствующим образом так, чтобы он был доступен только определенному кругу лиц.
Рис. Примерная схема работы системы электронного документооборота
Отмечается существенное ускорение назначения задач персоналу на выполнение. Входящая информация через систему электронного документооборота поступает исполнителям через задачи от вышестоящего руководства.
Возможность передачи отчета о выполненных задачах. Каждый иерархический уровень контролирует исполнение всех документов, которые были «спущены вниз». При принятии отчета от нижестоящего уровня документ перемещается на более вышестоящий уровень или подписывается руководством организации и отправляется адресату-(ам). При непринятии отчета об исполнении документ остается в стадии доработки, при этом в него необходимо внести изменения. Также присутствует опция аннулирования задачи по документу нижестоящим исполнителям, если ее закрывает вышестоящий исполнитель. Эти функции — отчетность и контроль — являются одними из самых важных в системе электронного документооборота.
Отмечается четкая взаимосвязь документов. В СЭД присутствует возможность отследить связи между документами по какому-либо определенному вопросу в целях получения наиболее полной информации.
Примерная схема работы СЭД показана на рисунке.
На рисунке показана простая схема организации электронного документооборота. Она может быть усложнена в таких условиях:
1) если СЭД установлена во всех филиалах организации;
2) когда задача на исполнение отправляется одновременно нескольким исполнителям;
3) при большом объеме переписки по одной, связанной между разными документами тематике;
4) если выполняется рассылка документа нескольким подразделениям организации;
5) когда на выполнение задачи отводятся короткие сроки;
6) в случае, если документооборот является внутриорганизационным.
Необходимо отметить, что чем сложнее и объемнее документооборот в организации, тем проще становится работать в СЭД — здесь наблюдается эффект масштаба.
При всех положительных сторонах внедрения данной технологии на предприятиях и ее качественном влиянии на управление персоналом организации следует остановиться на проблемных вопросах и недостатках внедрения систем электронного документооборота.
1. Учитывая, что в основном СЭД используется в целях контроля за документооборотом, отмечается ее необходимость только сотрудникам, осуществляющим делопроизводство.
2. Для простого исполнителя существенно увеличивается время подготовки одного документа — сначала его нужно создать, подготовить и оформить в бумажном варианте, затем создавать в СЭДе, так как документы в подавляющем большинстве организаций прежде всего готовятся и оформляются на бумаге.
3. Значительно больше времени требуется для назначения поручений и приема отчетов по причине работы с бумажной документацией и параллельным назначением поручений и приемом отчетов в системе.
4. Осложняет работу большое количество функций, неочевидный порядок действий в программе. Зачастую современные системы электронного документооборота имеют огромное количество функций, которые присутствуют при создании каждого документа, хотя противовесом этому служит тот факт, что для каждого типа документов необходима только часть функций. В итоге для исполнителя управление системой становится сложным, что порождает лишние затраты времени на работу с программой.
5. Отмечается неинтуитивное управление в системе. Часто программы электронного документооборота являются сложными, и необходимо постоянно работать с системой, чтобы овладеть навыками управления ей. Тем же, кто нечасто обращается к программе, работа в ней остается непонятной.
В настоящее время в связи с бурным развитием прикладных программ их недостатки постепенно устраняются, но многие все еще продолжают существовать, в итоге затрачивая самый ценный ресурс работника — время.
Далее в работе предлагаются некоторые рекомендации к построению систем электронного документооборота. Следует представить возможную модель идеального документооборота.
Во-первых, необходимо формирование документов в системе закрепить только за отделом делопроизводства, а исполнителям предоставить возможность для создания большего объема полезного продукта для организации, не привлекая их к работе с системой.
Следующая проблема заключается в том, что просто переложить работу на один отдел невозможно. Во избежание этого возможно применение специальных считывающих устройств и сканеров для документов, а на бумажных документах — использовать создание специальных меток, по которым автоматизированно будет формироваться документ в СЭД. Например, создание меток для полей «категория документа», «тема» «откуда», «куда», «от кого», «кому», чтобы специалист просто вписал тему или краткое содержание, суть документа. Во-вторых, предлагается внести изменения в программу, чтобы в соответствии с
определением категории документа по меткам она автоматически бы прикрепляла нужные очереди согласования, подписания. А сканированный текст письма также автоматически прикреплялся бы к электронной записи.
Кроме того, можно ввести создание собственных меток, например, для повторяющихся тем документа.
В этом случае исполнитель сможет просто заходить в систему под своей учетной записью и отслеживать статусы документов. Тогда проблема возврата на доработку документа теряет всякий смысл, так как документ проходит все этапы согласования на бумажном носителе и в случае наличия электронного документооборота, и без него.
Нельзя не упомянуть о том, что СЭД должен быть интуитивно понятен, чтобы обучение работы в нем не выходило за рамки видеокурса, а уверенные пользователи персональных компьютеров могли бы им пользоваться без специальной подготовки.
Главное предназначение СЭД заключается в контроле над документооборотом в организации, назначении задач работникам и проверке исполнения документации.
СЭД — единая панель задач, которую можно настраивать не только в задачах, привязанных к документам, но и без них. Такая система может стать «прогрессивным менеджером задач» для каждого сотрудника. Отмечается возможность ее соединения с внутриорганизационным сервисом мгновенных сообщений, электронной почтой
и т. д. Следует отметить, что в системе электронного документооборота существует множество возможностей для управления персоналом организации.
В заключение необходимо сказать, что эффективность использования сотрудниками организации СЭД определяется объемом затрат на управление самой системой, то есть чем она ниже, тем система более эффективна.
Библиографический список
1. Сорочайкин А.Н., Ермолина Л.В. Управление персоналом: глоссарий: терминологический словарь. Самара: Изд-во «Самарский университет», 2012. 104 с.
2. Герчикова И.Н. Менеджмент: учебник. 4-е изд., перераб. и доп. М. : ЮНИТИ-ДАНА, 2011.
3. Мескон М., Альберт М., Хедоури Ф. Основы менеджмента. 3-е изд. М.: Вильямс, 2007. С. 672.
4. Демушкина Е.А., Лезина О.В. Информационные технологии в кадровом менеджменте // Молодой ученый. 2011. № 4. Т.З. С. 83—87.
5. William S. Davis, David C. Yen The Information System Consultant’s Handbook. Systems Analysis and Design. CRC Press, 1998. 800 с.
6. Маглинец Ю.А. Анализ требований к автоматизированным информационным системам. Бином, 2008.
7. Лисин Н. Лоскутная автоматизация, или Как управлять «зоопарком» программ // BYTE Россия, 2009.
8. Википедия — свободная энциклопедия [Электронный ресурс]. URL: http://ru.wikipedia.org/wiki^H-формационная_система.
L.V. Ivanenko, A.A. Kogdin* PROBLEMS OF FUNCTIONING OF MODERN INFORMATION TECHNOLOGIES IN PERSONNEL MANAGEMENT
In the article the problem of information technologies used in personnel management on the example of introduction of the system of electronic documents circulation is viewed.
The problems of functioning of the system of electronic documents circulation are revealed, the recommendations on their elimination are given, an approximate way of development of such systems is suggested.
Key words: personnel management, active management, information technologies,
Internet, automated information system, document, task, accounting, system of electronic document circulation.
* Ivanenko Larisa Viktorovna (ivanenko_lv@mail.ru), the Dept. of Economy of the City and Municipal Management, Samara State University, Samara, 443011, Russian Federation.
Kogdin Artem Andreevich (kogdin@gmail.com), chief specialist of the Sector of Municipal Orders and Contractual Relationships, the Dept. of Housing and Communal Services, Samara, 443030, Russian Federation.
