CC BY
225
УДК 008
ЛАВРИНОВА Н.Н.
ПРИРОДА ПРОФЕССИОНАЛЬНОГО ЭТИКЕТА Лавринова Н.Н. - ТГУ им. Г.Р. Державина
Аннотация
В статье рассматриваются правила поведения человека в обществе. Они возникли очень давно, как только люди стали жить вместе, где появилась потребность мирного сосуществования. Приоритетная цель этикета состоит в том, чтобы сделать жизнь максимально приятной и безопасной при общении друг с другом, сгладить все возможные острые углы и нечаянные обиды, предостеречь нас от случайных претензий и бед.
Ключевые слова:
правила поведения, ситуация, манеры, учтивость, вежливость
Этикет (от французского "etiquette") означает манеру поведения, то есть правила учтивости, вежливости и толерантности что приняты в обществе.
Правила поведения возникли очень давно, на заре человеческого общества. Как только люди стали жить вместе, появилась потребность мирного сосуществования. Об этом писали еще приверженцы теории общественного договора — Томас Гоббс и Жан-Жак Руссо. Приоритетная цель этикета состоит в том, чтобы сделать нашу жизнь максимально приятной и безопасной при общении друг с другом, сгладить все возможные острые углы и нечаянные обиды, предостеречь нас от случайных претензий и бед. Правила хорошего тона (стремление «вести себя прилично») существовали уже у древних. Так, в «Одиссее» Гомера, в египетских и римских рукописях уже упоминаются правила хорошего тона. Отношения между полами, начальниками и подчиненными, средства общения, приём чужаков были строго регламентированы. Нарушение этих правил влекло за собой исключение из социальной группы.
Чем двусмысленнее ситуация, чем больше опасность быть непонятым, тем больше необходимость регламентировать отношения между людьми. Поэтому не случаен первенец этикета — дипломатический этикет. Уже древние греки придавали большое значение межгосударственным отношениям, они активно развивали дипломатический этикет, создав там сложную цепь необходимых ритуалов. Затем возник придворный этикет. Каждая правящая династия создавала вокруг себя сложный церемониал с определенной степенью торжественности. На основе придворного этикета, только в более простой форме (этакая лайт версия), формируется общегражданский этикет.
В 11 веке возникает общественная система рыцарства, впоследствии распространившаяся по всей Европе. Рыцарство оказало огромное влияние на европейский этикет, создало вокруг феодальной аристократии бесчисленное множество новых ритуалов и церемоний. Кодекс чести предписывал рыцарю соблюдать сложные этикетные процедуры: посвящение в рыцари, принятие оммажа (от французского hommage — вассальная зависимость), объявление войны и участие в турнире, служение сеньору. Даже такое личное дело, как служение избранной даме сердца, описывалось своими этикетными нормами. Отступление от этих догм даже в мелочах могло уронить достоинство рыцаря в глазах других представителей этого класса. Каждый поступок рыцаря, его одежда и ее цвета, его слова и жесты — все имело определенное символическое значение. Даже когда требовалась быстрота действий и скорость, рыцарь должен был руководствоваться не здравым смыслом, а требованиями этикета.
Многие современные правила поведения первоначально имели совсем другой смысл при своем возникновении (как правило, они берут свое начало из всевозможных ритуалов, которыми была пронизана жизнь древнего человека). Некоторые этикетные нормы прошлого изменились так, что сложно найти их исторические корни. Другие просто исчезли, как исчезли породившие их явления, но, так или иначе, все принятые ритуалы поведения наложили отпечаток на развитие этикета. Считается, что современный этикет наследует лучшие из обычаев прошлого, традиций поведения всех народов.
Таким образом, этикет является очень большой и важной частью общечеловеческой культуры, морали, нравственности. Он вырабатывался на протяжении многих веков. Практически нет
народа, который не сделал бы свой вклад в мировую сокровищницу этикета, пусть и в соответствии со своими представлениями о добре, справедливости, человечности.
Практическое значение этикетазаключается в том, что он позволяет людям без особых усилий пользоваться уже готовыми формами вежливости, принятой в данном обществе различными группами людей и на различных уровнях. Этикет в наши дни (современный этикет) расписывает поведение людей в быту, на службе, в общественных местах и на улице, в гостях и на различного рода официальных мероприятиях — приемах, церемониях, переговорах.
Ученые выделяют следующую классификацию подсистемы этикета:
1. Речевой, или вербальный этикет. Речевой этикет определяет, какими словесными формулами лучше воспользоваться, если надо: поприветствовать, поздравить, поблагодарить, загладить вину, обратиться к кому-то с просьбой, пригласить куда-то, выразить соболезнования. К речевому этикету относят также теорию и практику аргументации — искусство вести беседу.
2. Мимика и жесты. Многие народы имеют свои специфические жесты приветствия, прощания, согласия, отрицания, удивления. Скажем, общеизвестный и в целом позитивный жест, когда мы поднимаем вверх большой палец, у некоторых народов имеет тот же смысл, как если бы мы подняли не большой, а средний палец. Эти жесты могут иметь различную окраску: нейтральную, ритуально-торжественную, фамильярно-вульгарную. Свое отношение к собеседнику и теме беседы люди выражают также с помощью мимики, улыбки, направления взгляда.
3. Организация пространства в этикете (или этикетная проксемика). Очень большое значение в этикете имеет взаимное расположение собеседников в пространстве. Каждый слышал о личном пространстве, что оно зависит от многих факторов: не только от личности и национальной принадлежности, но и от района проживания. Скажем, у сельских жителей оно гораздо больше, чем у горожан. Необходимо знать, какое место в доме или за столом считается почетным (оно, как правило, имеет хозяина в лице главы семейства), какие позы допустимы в той или иной ситуации.
4. Этикетная атрибутика (или мир вещей в этикете). К этикетной атрибутике относятся, прежде всего, одежда, украшения и головной убор, а также подарки, цветы, визитные карточки. Под этикетом понимают обычно совокупность правил поведения, в которых, так или иначе, проявляется отношение человека к другим людям. Этикет необычайно сильно зависит от конкретной ситуации. Именно от ситуации зависит подбор наших слов, употребление жестов и мимических выражений. То, что мы обычно говорим друзьям-сослуживцам, боссу слышать не стоит (особенно, если разговор как раз о нем), поскольку есть большая вероятность быть неверно истолкованным — это естественно и понятно. Этикетные ситуации могут быть связаны с повседневным общением, с праздничными событиями, с совершением определенных ритуалов или с особыми обстоятельствами.
Нормы этикета являются "неписаными", то есть имеют характер определенного своеобразного соглашения между людьми, относительно соблюдения определенных стандартов поведения. Каждый культурный человек должен не только знать и придерживаться основных норм этикета, но и понимать необходимость существования определенных правил и взаимоотношений между людьми. Манеры человека являются индикатором богатства внутреннего мира человека, они отображают моральное и интеллектуальное развитие.
В современном мире культурное поведение имеет очень большое значение: оно помогает устанавливать контакты между людьми, общаться и создавать стойкие взаимоотношения. Рассмотрим основные правила делового этикета:
Первое правило - будьте пунктуальны. Очень важно в процессе работы правильно организовать и рассчитать время. Планирование и пунктуальное выполнение всех запланированных дел является ключом к успеху. Опоздание является некорректным относительно человека, который вас ожидал. И даже самые искренние извинения и заверения о невозможности прийти своевременно неспособны полностью загладить вину, поскольку даже на уровне подсознания останется определенный неприятный осадок, что будет означать несколько негативное обращение по отношению к вам.
Второе правило - не говорите лишнего другим. У каждого миллионера есть определенные секреты для достижения успеха, но ни один не расскажет их вам. Не стоит говорить о делах в собственном бизнесе, поскольку иногда даже наименьший намек может повлиять на деятельность конкурента. Третье правило - не будьте эгоистом. Нельзя успешно вести дела, не учитывая мыслей и интересов партнеров, клиентов, покупателей. Часто именно эгоизм препятствует достижению успеха. Очень
важно терпимо относиться к своему оппоненту или партнеру, научиться выслушать и объяснить свою точку зрения.
Четвертое правило - одевайтесь так, как заведено в обществе. Одежда является демонстрацией вашего вкуса и статуса в обществе. Не стоит легкомысленно относиться к этому правилу. Внешний вид является первым аспектом, на который обращает внимание человек и это сразу настраивает его на соответствующий лад.
Пятое правило - следите за чистотой речи. Все, что вы говорите и пишете, должно быть изложенно красивым языком, правильно. Умение общаться, грамотно вести дискуссию и убеждать оппонента является очень важным для ведения переговоров. Следите за своим произношением, дикцией и интонацией. Никогда не употребляйте нецензурной лексики и оскорбительных выражений. Однако не забывайте, что умение слушать собеседника является не менее важным аспектом общения.
Соблюдение правил делового этикета отображает профессионализм и серьезный подход к делу, а их несоблюдение свидетельствует о том, что с вами лучше дела не иметь. Этикет является одной из составляющих делового образа и опытные деловые партнеры обращают внимание также и на этот аспект вашего поведения.
2. Особенности делового международного общения
Деловой этикет — сформировался в течение длительного времени как результат постоянного отбора правил и форм наиболее целесообразного делового поведения, способствующего успеху в деловых отношениях. Поэтому, если вы желаете добиться установления прочных деловых отношений с зарубежными партнёрами — изучите деловой этикет той страны, в которую собираетесь отправиться.
Знание этикета собственной страны еще не значит, что ваши манеры оценят представители других государств. Необходимо твердо усвоить, что и как надо делать в тех или иных ситуациях в конкретных странах. Поэтому, отправляясь в другую страну, изучите особенности этикетных взаимоотношений, принятых в ней. И чем больше вы почерпнете информации о той стране, в которую собираетесь ехать, тем больше у вас будет шансов на успех. Для начала попробуйте самое простое — выучить хотя бы несколько вежливых фраз: «спасибо», «пожалуйста»; научитесь считать до десяти. Если вы не знаете, какое обращение принято в данной стране, обращайтесь к человеку по имени и фамилии.
При переговорах с зарубежными партнерами часто необходимы услуги переводчика. От квалификации переводчика часто зависит атмосфера и успех переговоров, особенно хорошо когда переводчик владеет специальным (профильным) языком. Поэтому, если вы не уверены в своем знании иностранного языка, то присутствие переводчика на переговорах обязательно. К тому же наличие переводчика позволяет дополнительно выиграть время и обдумать сказанное собеседником. На ответственных переговорах желательно задействовать переводчика-профессионала, качество работы которого у вас уже была возможность проверить.
Не возбраняется также попросить ваших местных партнеров говорить медленнее, если те говорят слишком быстро для вас, объясните это своим слабым знанием языка. Никогда не обвиняйте их в том, что они быстро говорят. Точно так же, если переговоры ведутся на вашем родном языке, не вините их за акцент — говорите медленно, четко проговаривая слова. Уважайте друг друга. Германия.
Всем известны сильные черты немецкого национального характера: трудолюбие, пунктуальность, рациональность, бережливость, организованность, серьезность. Личное представления и знакомство соответствует общепринятым международными нормами: рукопожатие и обмен визитками. Первым следует назвать того, кто находится на более высокой ступени. Лицо менее значительное положено представлять лицу более значительному.
Переговоры обычно ведутся с участием одного или нескольких партнеров. Все встречи назначаются заблаговременно. Необходимо помнить, что немцы очень сдержанны и официальны, и потому многим кажутся недружелюбными. Любят последовательность и пунктуальность. Не любят необоснованного риска, продумывают все до мелочей. Это касается не только деловых контактов, но и, скажем, административных. Заключая сделки, немцы настаивают на жестком выполнении принятых обязательств, и, в случае их невыполнения, на условии уплаты высоких
штрафов. Могут потребовать предоставления гарантийного периода на поставленный товар и залога на случай поставок недоброкачественного товара.
Приглашение к себе домой деловых партнеров встречается редко. Но уж если такое произойдет, непременно принесите хозяйке дома цветы. Вас могут пригласить в ресторан, но имейте в виду, что счета в ресторане часто оплачиваются приглашающими и гостями раздельно; бокалы поднимают после того, как хозяева произнесут приветствия.
Франция.
Во Франции рабочий день длится с 8.30 до 12.30 и с 15.00 до 18.30. Обедают французы обычно дома. Деловые переговоры, как правило, начинаются в 11.00. В 12.30 участникам переговоров могут предложить традиционный завтрак с аперитивом. Широко практикуется обсуждение дел за едой. Как правило, деловой обед может длиться полтора-два часа, деловой ужин — занять весь вечер. За трапезой пьют почти всегда вино, а крепкие напитки — редко. Поднимая бокал, говорят: «За ваше здоровье», длинные замысловатые тосты не приняты. Пищу на тарелках не оставляют. Счет в ресторанах, как правило, оплачивает приглашающая сторона.
Быть приглашенным на ужин деловым партнером — большая честь. На ужин надо прибыть на пятнадцать минут позднее назначенного времени, пунктуальность — не самая характерная черта этой нации. Существует также географическая и административная зависимость этого качества (пунктуальности): чем южнее местность, тем менее пунктуальны французы; чем выше ранг приглашенного, тем позже он приходит на прием. Кстати, если вы приглашены на ужин, прихватите в качестве подарка цветы, коробку конфет или шампанское. В приветствии весьма важны рукопожатия. Французское рукопожатие разнообразно и имеет множество оттенков — оно может быть холодным, небрежным, снисходительным, дружеским, горячим и т. д.
Разговор у французов имеет непринужденный характер и происходит с огромной быстротой. Во время деловых приемов к обсуждению дел переходят только после того, как подано кофе, — до этого момента французы традиционно говорят о культуре и искусстве. Обсуждение проблем личной жизни не возбраняется. Переход к деловому разговору здесь происходит постепенно. Такой стиль общения в значительной степени обусловлен системой образования, ориентированной на воспитание независимых, свободно мыслящих и высококультурных людей. Большое внимание в высших слоях общества уделяют философии, искусству, французской истории и культуре.
Главной чертой французов при ведении дел является осторожность. Они весьма искусно и изящно отстаивают свои интересы и позиции, не любят торговаться, переговоры ведут весьма жестко. Они мастерски используют всяческие стратегии и тактики ведения переговоров. Не любят, резкой смены позиций в ходе переговоров. Не выносят давления с чужой стороны. Совместные контракты исключительно корректны и точны в формулировках, не допускающих разночтений. Стоит помнить, что французы весьма патриотичны. Они относятся с любовью к истории своей обожаемой родины, к ее культуре, языку. Поэтому на переговорах с ними весьма желательно использование в качестве официального французского языка. Материалы, используемые на переговорах, также лучше готовить на этом языке. Договоренность о встрече необходимо всякий раз подтверждать в письменном виде на безупречном французском языке.
Англия.
Английский характер, прежде всего, это сдержанность, склонность к недосказанности, немногословие, граничащее с молчаливостью. Англичанам присуще чувство справедливости. При ведении дел англичане полагаются на веру в честность партнера, не терпят коварства и хитрости. Общеизвестно их уважение к мнению собеседника. Именно поэтому они избегают категорических утверждений, либо несогласий. Кроме того, в разговоре не приветствуется обсуждение личностной жизни. Любой разговор на эту тему считается вторжением в личную жизнь. Еще одна яркая национальная черта англичан — это абсолютное соблюдение установленных правил и законов. При этом они требовательны и к себе, и к иностранцам.
Имея дело с англичанами, всегда держите в уме господствующее в этой стране правило: «Соблюдай формальности». Обращение по имени не приветствуется, если этот человек не дал такого разрешения. К людям следует обращаться официально — Мистер, Миссис, Мисс. Важно разбираться в званиях и титулах, однако нельзя награждать титулами себя. Как уже говорилось выше, англичане любят формальности и традиции. Это относится и к процедуре знакомства. Большое значение имеет, чье имя будет названо первым. В служебной обстановке приоритет при знакомстве отдается клиенту, поскольку именно он более важное лицо. Если приходится
представлять своего коллегу лицу, занимающему более высокий пост, первым полагается назвать имя высокопоставленного лица.
При первой встрече принято обмениваться рукопожатиями, при дальнейших достаточно устного приветствия. Вообще, физические контакты с ними должны быть минимальны. Разговор начинается с посторонних тем — погода, спорт и т. д. Решение англичане принимают медленно. На их честное слово можно положиться. Общаясь с англичанами, не бойтесь пауз в разговорах — грубым поведением считается болтливость. В Англии принято четко разграничивать работу и отдых, поэтому все разговоры о делах прекращаются с истечением рабочего времени. И тем более, проявлением невоспитанности станет попытка заговорить о делах, пока не заказаны блюда. Это считается невежливым по отношению к официанту.
Италия.
Вопреки распространенному мнению, деловые итальянцы отличаются определенной сдержанностью, т. е. в известной мере они чопорны. Представляясь, необходимо назвать только свою фамилию, и обменяться рукопожатиями. В Италии рукопожатием обмениваются даже женщины. Целовать руку женщине можно в нерабочей обстановке, в деловой же — не принято. Рабочий день в этой стране длится с 9.00 до 13.00 и с 16.00 до 20.00 (в перерыве — сиеста) Деловые люди более энергичны и активны на первых этапах переговоров, стараются не затягивать решения организационных и формальных вопросов, весьма охотно соглашаются на альтернативные варианты решений.
Использование деловых партнеров для установления контактов и деловых связей отнюдь не возбраняется. Следует также учитывать, что итальянские предприниматели придают большое значение тому, чтобы переговоры происходили между людьми, занимающими примерно равное положение на своих предприятиях, в деловом мире или обществе. Деловые развлекательные встречи итальянцы предпочитают устраивать в ресторане. Неформальным отношениям они придают большое значение, полагая, что более свободная атмосфера таких мероприятий способствует устранению противоречий. За трапезами итальянцы чаще всего пьют местное вино, без которого не обходится ни одно застолье. Перед тем как выпить, в Италии говорят «чин-чин». Длинные тосты не в почете.
з.Основные нормы делового этикета.
Деловой этикет включает в себя следующие аспекты: корпоративный имидж,
взаимоотношения в коллективе, внешний вид, этикет переговоров, деловое совещание, деловой прием, конференция, презентация. Каждый из них имеет специфические нормы, выполнение которых является залогом успешной профессиональной деятельности.
Корпоративный имидж
Грамотный руководитель знает, насколько велико влияние имиджа на жизнедеятельность организации. Поэтому на создание и поддержание позитивного имиджа тратятся огромные средства. Корпоративный имидж состоит из множества компонентов, которые отражают, по сути, все, чем живет компания ее нравственные ценности, стиль общения внутри и вне организации,
и, соответственно, то, как она воспринимается окружающими. Очень важно название организации. Именно оно является первой информацией о компании. Важно, чтобы название компании отражало суть ее деятельности, было звучным и легко произносимым (а значит, и легко запоминающимся). И никакой двусмысленности в названии. Название компании должно внушать доверие.
Лишний раз подчеркнуть индивидуальный стиль компании помогает логотип, размещающийся, как правило, на фирменной сувенирной продукции, в стиле одежды работников, офисных помещениях. Одежда работников всегда соответствует сфере деятельности компании. Единый стиль одежды помогает подчеркнуть дух сплоченности внутри компании. Крупные организации, имеющие в своей основе строгую иерархичность, придерживаются строгости и в одежде (строгие деловые костюмы и минимум аксессуаров).
Внешний вид и состояние офиса всегда говорит о состоянии дел компании, эстетическом и культурном уровне ее руководителя и сотрудников. Поэтому уважающий себя руководитель всегда найдет силы и средства для поддержания офиса в надлежащем виде. Немаловажную роль при этом играет цветовая гамма помещения. От нее зависит общий фон настроения в коллективе и успешность ведения переговоров. Итак, следует избегать ярких и резких цветов — они возбуждают, воспринимаются как угроза. Лучше придерживаться теплых нейтральных цветов:
бежевого и светло-коричневого; или холодных нейтральных: голубого, светло-стального. Зеленый создаст атмосферу расслабленности, что не слишком хорошо для рабочей обстановки.
Большое значение для делового имиджа компании имеет внутренняя отделка офиса. Гармонично подобранные и любовно расставленные дизайнером детали — картины, гравюры и прочие художественные достояния лишний раз подчеркнут ваш эстетический вкус, солидность вашего бизнеса и будут содействовать созданию деловой атмосферы. При выборе искусственного освещения следует учитывать наличие и качество природного света, что позволит экономить электричество. Большой свет на потолке — не слишком интересный вариант. А вот отдельное освещение каждого рабочего места может создать приятную и интересную атмосферу. При этом нужно учитывать и особенности искусственного освещения: флуоресцентные лампы дают холодный резкий свет, галогеновые лампы испускают мягкий теплый свет (он более полезен и приятен).
Если ваша организация ведет большое число встреч и переговоров, вас посещает множество посетителей, то следует выделить отдельное помещение для проведения переговоров с большим круглым или прямоугольным столом. Переговоры с небольшим числом партнеров можно проводить вокруг журнального столика, на диванах или мягких креслах (они могут располагаться в отдельной комнате или же в отдельной зоне переговорной комнаты).
Допустимо принимать посетителей и деловых партнеров и в своем рабочем кабинете. Для этого необходимо как минимум иметь достаточное количество стульев и небольшой стол, для документов. В большом кабинете руководителя для приема гостей может быть выделена и особая, специально оборудованная зона.
Взаимоотношения в коллективе
Успех работы предприятия, организации тесно связан с этикетом и культурой поведения руководителя. Для хорошего овладения деловым этикетом, культурой поведения требуется время, желание и настойчивость, постоянные тренировки поведения в различных условиях деятельности, чтобы знания перешли в навыки, привычки. Тогда реакция на любое действие, любой ход оппонента, развитие ситуации будет соответствовать правилам хорошего тона, делового этикета, требованиям культуры поведения в данной ситуации.
Американскими исследователями Блейком и Мутоном была предложена интересная классификация типов взаимоотношений в рабочей группе. Она основана на комбинации двух главных параметров — внимании к человеку, степени учета интересов людей и внимании к производству, степени учетов интересов дела. Это пять типов взаимоотношений внутри коллективов, существенно различающихся с точки зрения морально-психологического климата. Невмешательство — низкий уровень заботы руководителя о производстве и о людях. Руководитель много делает сам, не делегирует своих функций, не стремится к серьезным достижениям. Главное для него — сохранить свою должность. Теплая компания, высокий уровень заботы о людях, стремление к установлению дружеских отношений, приятной атмосферы, удобного для сотрудников темпа работы. При этом руководителя не особенно интересует, будут ли при этом достигнуты конкретные и устойчивые результаты. Задача: внимание руководителя полностью сосредоточено на решении производственных задач. Человеческий фактор либо недооценивается, либо просто игнорируется. Золотая середина: руководитель в своей деятельности стремится оптимально сочетать интересы дела и интересы персонала, он не требует слишком многого от сотрудников, но и не занимается попустительством. Команда: наиболее предпочтительный тип взаимоотношений в рабочей группе. Руководитель стремится максимально учитывать интересы производства и интересы коллектива, объединению деловитости и человечности на всех уровнях отношений. Однако эта модель не является универсальной, так как конкретные ситуации могут существенно отличаться друг от друга.
Не менее интересным является исследование динамики межличностных отношений в системе «руководитель — подчиненный», предложенное двумя американцами — Херси и Бланчардом. В рамках этого подхода предполагается, что степень руководства сотрудником и его эмоциональной поддержки самым тесным образом связана с уровнем его профессиональной зрелости, т. е. по мере роста профессионализма, руководитель все меньше управляет и все больше поддерживает сотрудника, вселяя в него уверенность в своих силах. Вместе с тем с достижением среднего уровня зрелости и выше, руководитель не только меньше руководит, но и меньше эмоционально поддерживает его, поскольку такой подчиненный уже в состоянии сам контролировать себя, и в этой ситуации сокращение опеки расценивается как доверие со стороны шефа.
Такой подход к проблеме позволяет использовать четыре вида отношений в системе «руководитель — подчиненный»: приказание, внушение, участие и делегирование. Согласно предлагаемой схеме приказание оптимально в случае низкого профессионализма, когда исполнитель не готов к самостоятельному выполнению задачи и не хочет брать на себя ответственность. Задача руководителя — инструктировать сотрудника, много руководить и мало доверять. Внушение рекомендуется использовать на уровнях зрелости от сотрудника среднего до высокого: подчиненные еще не способны, но уже готовы взять на себя ответственность. Здесь особенно важны как руководство, так и поддержка, которые помогут добиться выполнения поставленной задачи. Участие наиболее эффективно на уровне зрелости от среднего до высокого. Сотрудник уже способен к самостоятельному выполнению задания и в такой ситуации требуется не столько руководство, сколько психологическая поддержка, совместное обсуждение проблемы и совместное принятие решения. Высокий уровень профессиональной зрелости предполагает передачу полномочий исполнителю — делегирование, что означает слабое управление и малую степень эмоциональной поддержки.
Важную роль в формировании коллектива и авторитета руководителя играет контрольная функция руководителя. Проблемы с осуществлением этой функции руководства порождены простым противоречием: всем ясно, что бесконтрольность вредна, но мало кто любит, чтобы его контролировали. Контроль должен быть: постоянным, объективным, оперативным, открытым. Контроль не должен быть: тотальным, бессистемным, формальным, не доведенным
по результатам до исполнителя.
Собеседование
Собеседование первый шаг, при приеме на работу. Здесь важно, какое первое впечатление вы произведете на проводящего собеседование (обычно это сам руководитель или менеджер по подбору персонала). Второго шанса произвести первое впечатление у вас не будет. Поэтому нужно заранее продумать всевозможные мелочи и тактику поведения. Известно, что каждый работодатель формирует образ профессионала, которого он хотел бы видеть в собственном офисе. Во многом это зависит от корпоративной культуры, принятой в данной организации. Существуют простые правила поведения на собеседовании, основное в них — это уверенное поведение при беседе. Итак, никогда и ни при каких обстоятельствах нельзя смотреть в пол, и уж тем более просительно и жалко на работодателя, держать спину колесом, теребить руками свою одежду и т. д., говорить невыразительным смирным голосом. Никто не говорит, что нельзя нервничать, это естественная реакция, но стоит держать себя в руках.
Выдержка и хладнокровие обязательно пригодятся в том случае, если вы попали на шоковое (стрессовое) собеседование. Направлено оно на то, чтобы выявить вашу стратегию поведения в стрессовых ситуациях и вообще, стрессоустойчивость. Если вдруг улыбчивый интервьюер стал задавать провокационные вопросы, не поддавайтесь эмоциям, не злитесь, и не теряйтесь, отвечайте ровно и с чувством собственного достоинства.
Еще момент, заполняя анкету, не пропускайте графу «ожидаемый заработок». Скромность тут неуместна. Кроме того, скорее всего этот пропуск будет трактоваться не в вашу пользу. За называемой суммой оплаты, кроется уровень вашей самооценки, уровень притязаний, уверенность в себе, оценка профессионализма и т. д. Важно также помнить, что завышенная самооценка также еще никому не помогала. Оценивайте свои возможности трезво — не завышая и не занижая свои силы. Придерживайтесь «золотой середины».
Скорее всего, вас попросят рассказать о себе, отрепетируйте заранее свой монолог, он должен быть кратким, но в тоже время исчерпывающим: несколько слов о себе, своих успехах и достижениях, возможно ошибках, допущенных на карьерной стезе. Главное при этом естественность. Не играйте роль хорошего работника — просто будьте им и сумейте доказать свою необходимость в этой организации. Обоснуйте собственное желание работать именно в этой компании, именно на этой должности, можно упомянуть вскользь («вскользь» здесь ключевое слово), чем вы готовы пожертвовать ради этого.
Внешний вид
Следите за собой, соблюдайте гигиену. Ваши волосы, руки должны быть всегда ухоженными и чистыми. Это же касается и одежды и обуви. Пользуйтесь одной парфюмерной линией, но умеренно. Не забывайте о носовых платках. Здоровый ухоженный вид — обязательное требование этикета служебного поведения.
Официальная обстановка (от совещаний до походов в театр) не терпит расстегнутого пиджака (исключая нижнюю пуговицу). Пиджак позволяется расстегивать лишь сидящим. Присутствие
на деловых приемах обязывает надевать белые рубашки. Другие ситуации позволяю варьировать цвет рубашки, но при этом он всегда должен сочетаться с цветом костюма. Галстук же лучше — до пояса брюк и, безусловно, аккуратно завязанный. К слову: Имейте в виду! Костюмы строгих цветов предполагают и наличие столь же строгой обуви (полуботинки или ботинки черного либо темно-коричневого цветов). Классический вариант — черная обувь. Она подходит к костюмам любых цветов. Правило подбора цвета одежды таково — чем светлее время суток (или время года), тем светлее одежда и наоборот. Так днем и в летнее время лучше носить костюмы и платья светлых оттенков, вечером и зимой — более темных.
Условия бизнеса весьма динамичны, поэтому лучше придерживаться одной направленности в стиле одежды. При этом молодая компания должна выглядеть увереннее и стабильнее, чем уже давно зарекомендовавшие себя на рынке. Поэтому, одежда персонала в таких компаниях более демократична. Мужчине лучше выбирать строгие костюмы, рубашки и галстуки традиционных цветов и хорошего качества.
Женщинам не рекомендуется носить короткие юбки, вызывающе яркие украшения и столь же яркую или слишком шикарную обувь. Если вы молоды и при этом работаете в солидной компании, не стоит показывать окружающим свой юношеский максимализм — приверженцы традиционных взглядов его не оценят. Основу деловой одежды женщины составляет костюм или платье-костюм. Брючные костюмы и вязаные вещи подходят далеко не всегда. Важный элемент — украшения (так как некоторый женщины не желают расставаться с ними и в рабочей обстановке). Здесь правило таково. Во-первых, их не должно быть много, а во-вторых, они должны быть высокого качества, от престижных фирм.
Этикет переговоров
Готовясь к переговорам, устраивая совещания, подумайте: сколько могли бы заработать для компании люди, не присутствуя на совещании?! Если выгода от проведенного мероприятия меньше, то оно не оправдано и его не стоит проводить. Успешность проведения переговоров во многом зависит от того, насколько тщательно они подготовлены. Условно процесс подготовки к переговорам можно разделить на два этапа: организационный и содержательный. Эти два этапа тесно связаны, так как характер предстоящих переговоров обусловливает организационные моменты.
Первым шагом является определение времени и места встречи (место встречи должно соответствовать общей концепции будущей встречи). Следует избегать назначения рабочей встречи на утренние часы или поздние вечерние часы, а также обеденное время. Оптимальное время для встречи — первая половина дня. Избегайте крупных встреч под конец года, когда подводятся итоги и делаются финансовые отчеты.
При необходимости, к переговорам привлекается эксперт. Большое значение имеет содержание переговоров: важно определить переговорные позиции, сформулировать предложения
и аргументы к ним, подготовить инструкции для участников переговоров, документы и материалы.
Деловое совещание
Успешность проведения деловых совещаний зависит от предварительной подготовки повестки дня. Важно при этом и ее неукоснительное соблюдение, четкое обозначение времени начала и окончания совещания, соблюдение порядка выступлений. Но самое главное, чтобы совещание было продуктивным. Деловое совещание начинают вовремя, даже если группа в неполном составе. Действенный метод борьбы с опозданиями — закрыть и запереть дверь. Повестка дня должна быть продумана таким образом, чтобы люди не тратили попусту время. Обсуждаемый вопрос должен касаться всех участников совещания. Недопустимо разбирать вопрос, который касается лишь двоих из присутствующих. Если в завершении совещания должно быть принято решение — то в этот же день всем участникам нужно раздать протокол, в котором указано, что решили и кто ответственен за реализацию решения.
Деловой прием.
Прием — как правило событие официальное. Так называют собрание приглашенных лиц в честь какого-либо значимого события. Прием — одна из форм общения между людьми, но чаще на официальном уровне (между государственными и общественными организациями). Официальными считаются те приемы, на которые присутствующие приглашены исключительно в силу их положения. Чаще всего дипломатические приемы организуют в виде приглашений на завтрак, обед или чай, а иногда и ужин. Поводом для подобных приемов могут быть прибытие главы иностранного государства или правительства, дипломатических и других официальных
представителей, национальные и государственные праздники, юбилейные даты, симпозиумы, конференции и т. д.
Приемы могут быть и неофициальными. Поводом для их проведения являются — товарищеские встречи, семейные торжества, свадьбы и другие традиционные праздники. Кроме этого, бывают и дипломатические приемы — в честь или с участием иностранных представителей. Они являются знаком уважения, внимания, почести и гостеприимства. В дипломатической практике общения существуют различные виды приемов. Наиболее распространен прием «бокал шампанского» — по случаю национального праздника, в честь делегации, по случаю отъезда посла и т. д. На приеме (как можно догадаться из названия) гостям подают шампанское, поджаренные орешки, шоколад, а иногда мелкие пирожные. Прием «бокал вина» предполагает наличие среди угощений вина, различных канапе, тарталеток, фруктов. Прием «журфикс» (точное время) обычно проводится в определенное время и день недели в течение зимнего или осеннего периода. Наиболее распространен такой тип приема на симпозиумах и конференциях. Подаются при этом закуски, соки, вода, и горячие напитки. Прием «барбекю» устраивают на открытом воздухе в летнее время (обычно по воскресеньям). Гостям подают жаренное на вертеле мясо, вина и прохладительные напитки. Эти приемы, как правило, устраивают в 12-13ч. Наиболее распространенное время для завтрака от 12 до 13 ч. Продолжительность завтрака — 1-1,5 ч, 45-60 мин из которых гости проводят за столом. Обед начинается в промежутке от 19 до 21 ч и продолжается 2-2,5 ч, около часа при этом отводится непосредственно на застолье. На чай гости приглашаются к 1516 ч, продолжительность от 1,5-2 ч, из которых за столом гости проводят около часа. Ужин устраивают позже 21 ч.
Любой прием обычно состоит из двух частей. Первая посвящена встрече, приветствию и сбору гостей. Сопровождается она частными и общими беседами, в это же время гостей располагают за банкетным столом, подают аперитив. Вторая — непосредственно банкет (чаще за столом с полным обслуживанием).
Конференция
Конференция — наиболее распространенная форма обсуждения различных вопросов между официальными и неофициальными представителями нескольких стран. Обычно они проводятся для обсуждения спорных вопросов или вопросов, интересующих всех участников. Конференции бывают деловыми, научными, политическими, все зависит от интересующей их участников проблематики. При организации конференции следует придерживаться следующих правил: необходимо создать организационный комитет (оргкомитет). Решение всех организационных вопросов, встающих при подготовке конференции находится именно в его компетенции. Подготовку конференции лучше начать не позднее, чем за полгода до времени ее созыва, привлекая как можно большее количество активистов-энтузиастов. Оргкомитет создает свою рабочую группу, которая ведет все текущие дела и, самое главное, переписку с потенциальными участниками. На первом заседании оргкомитета решаются обычно два главных вопроса — кто будет участвовать в конференции и кто будет ее финансировать. Приглашения на общественную конференцию обычно посылаются не позднее, чем за два-три месяца до ее открытия. Отвечать на полученное приглашение надо во всех случаях, независимо от того, принимаете вы его или нет. Мотивы отказа должны обязательно указываться в ответе (желательно письменном).
Если для участия в конференции приглашены делегации иностранных государств (или других городов), то необходимо подготовить программу пребывания. При этом необходимо учитывать интересы людей, связанные с профилем их работы, целями поездки. Программа предварительно согласовывается с гостями, при этом следует внимание уделить пунктуальности ее выполнения. Всякое отступление от программы будет воспринято гостями, как результат недостаточной готовности принимающей стороны выполнить взятые на себя обязательства. При составлении программы, желательно спланировать ее таким образом, чтобы она была познавательна, но в то же время и интересна. При этом, лучше учитывать профессиональные интересы ее членов. Важно, чтобы уже с первых минут своего пребывания гости почувствовали внимательное, заботливое отношение к себе.
Культурные особенности нашей страны и сложившиеся в их рамках традиции при составлении программы международных конференций предусматривают осмотр достопримечательностей, посещение промышленных предприятий или научных учреждений, учебных заведений, а также посещение музеев и театров. Все это время делегацию гостей должны сопровождать руководители или представители соответствующих учреждений.
Презентация
Презентация (presentation) — в переводе с английского «представление». Презентация является разновидностью приема. Обычно она приурочена к какому-либо торжественному случаю: юбилею фирмы или организации, открытию выставки, магазина, представлению нового продукта, товара и множеству других событий. Назначение презентации — произвести неизгладимое впечатление на приглашенных, заинтересовать их. Поэтому от ее успешного проведения зависит успешность дальнейших переговоров с партнерами. Для успешного проведения презентации необходимо участие профессионалов в ее подготовке. Изначально определяются место и сроки проведения презентации, затем разрабатывается ее сценарий (программа проведения). Как правило, все презентации строятся по одной схеме: сначала — торжественная часть (пресс-конференция, произнесение заздравных речей и др.), затем предлагается угощение (обычно в виде фуршета) и в конце может быть небольшой концерт. Но в зависимости от целей, презентацию можно проводить по-разному: официально или же в более свободной форме.
Время проведения презентации обычно ограничивается 1,5-2 часами. Лучшее время для проведения презентации — после обеда, примерно с 15 часов. Потому как после нее можно организовать коктейль или фуршет (17.00-19.00). Открывает презентацию и ведет ее один из руководителей внешнеэкономической службы предприятия. Он также представляет руководителей всего предприятия. Затем можно показать фильм (10-15 минут) и сделать сообщение о деятельности предприятия, его экспортных возможностях (не более 30 минут). Оставшееся время отводится ответам на вопросы.
Помещение для презентации оформляется особым образом: рекламными плакатами, стендами (все, что может познакомить приглашенных с деятельностью фирмы). Цель презентации — это донесение новой информации до заинтересованных в ней лиц, поэтому количество рекламной продукции должно быть достаточным. Участникам презентации вручаются сувениры (рекламные подарки) с целью напоминания их получателям о фирме. В качестве рекламных подарков обычно используются недорогие предметы: записные книжки, календари, авторучки, пепельницы, зажигалки, значки. На эти предметы наносится название фирмы, а иногда ее адрес и характер деятельности.
Демонстрация товаров на презентации является весьма убедительным средством рекламы. Очень важно вовлечь потенциального клиента в совместные действия — это повышает уровень доверия к вашей организации. Как это может выглядеть? Например, предложите испытать прибор, примерить одежду, передать материалы на экспертизу прочности и т. д. — в зависимости от контекста деятельности вашей фирмы. Когда клиент имеет возможность ознакомиться с товаром лично, при непосредственном контакте, уровень доверия и к товару и к вашей фирме возрастает. Кроме всех вышеперечисленных достоинств, любая презентация — это неплохая школа непринужденного светского общения. Именно на таких мероприятиях возможно знакомство с большим количеством людей.
Соблюдение правил делового этикета отображает профессионализм и серьезный подход к делу, а их несоблюдение свидетельствует о том, что с вами лучше дела не иметь. Этикет является одной из составляющих делового образа и опытные деловые партнеры обращают внимание также и на этот аспект вашего поведения.
Основная литература:
1. Зарецкая Е. Н. Деловое общение: Учебник: В 2 т. - М.: Дело, 2002.
2. Кибанов А. Я., Захаров Д.К., Коновалова В.Г. Этика деловых отношений: Учебник / Под ред. А. Я. Кибанова. - М.: ИНФРА-М, 2002.
3. Кукушкин В. С. Деловой этикет.- М., 2003.
4. Литвин А. Н. Деловой этикет / Серия «Самоучитель». - Ростов-на-Дону: Феникс, 2002.
