CC BY
25Применение концепции «Бережливое производство» в деятельности образовательной организации
Проведен анализ потерь, возникающих в деятельности производственного подразделения. На основе метода сопоставления выявлены аналогичные потери в деятельности подразделения образовательной организации типа «деканат», предложены их оригинальная классификация и группировка по типам
М.В. Давыдова1
Политехнический институт ФГБОУ ВО «Курганский государственный университет», канд. техн. наук, доцент, m.v.davydova@mail.ru
А.М. Михалев2
ФГБОУ ВО «Курганский государственный университет», канд. техн. наук, DrDrew@mail.ru
Н.М. Сафонова3
Политехнический институт ФГБОУ ВО «Курганский государственный университет», safonova.natalia_mih@mail.ru
1 директор, г. Курган, Россия
2 доцент кафедры, г.
Курган, Россия Курган,
каждым годом растет уровень требований к деятельности организаций, меняются стандарты, приоритеты, механизмы воздействия, способы обработки информации. Предприятие, продолжающее работать так же, как и десять лет назад, неизбежно начнет терять прибыль и, в конце концов, станет неконкурентоспособным.
Адекватно воспринимать и принимать вышеупомянутые изменения может только гибкая, мобильная, максимально эффективная организационная структура. Под эффективностью здесь понимается возможность достижения результата с наименьшими затратами, то есть исключая затраты, которые лишь «потребляют» ресурсы, не производя «полезной работы», иначе говоря, без издержек или потерь.
Концепция «Бережливое производство» — одно из лидирующих направлений по усовершенствованию работы и снижению издержек в деятельности
производственных подразделений. В то же время существует разница в структуре и механизмах формирования затрат при выполнении тех или иных работ в рамках производственной площадки и офисного подразделения. Поэтому формальное применение в офисе методик, эффективно работающих в условиях производственного подразделения, обычно оказывается нецелесообразным. Необходимо, понимая специфику и идеологию концепции бережливого производства, создавать и внедрять новые методы снижения производственных затрат (минимизации или устранения потерь).
Подразделение образовательной организации типа «деканат», рассматриваемое в данной статье, относится к офисным подразделениям (табл. 1). Авторами проведен анализ потерь, возникающих в деятельности производственного подразделения, и на основе метода сопоставления выявлены ана-
Таблица 1
Отличия работы, выполняемой в офисе и [Differences between work performed in the
на производственном площадке office and on the production site]
магистрант, методист, г Россия
Для цитирования: Давыдова М.В., Михалев А.М., Сафонова Н.М. Применение концепции «Бережливое производство» в деятельности образовательной организации // Компетентность / Competency (Russia). — 2021. — № 2. DOI: 10.24412/1993-8780-2021-2-26-31
ключевые слова
концепция «Бережливое производство», устранение или минимизация потерь, классификация выявленных потерь, критерии, эффективность
Офисное подразделение [Office division] Производственная площадка [Production site]
Часто неосязаемая работа Обычно осязаемая работа
Часто неясная, невизуальная работа Обычно ясная, визуальная работа
Отношения клиент-поставщик часто изменяются на противоположные Следующий процесс — клиент
Работа трудно определяется и измеряется Работа имеет довольно легкоопределяемые характеристики
Обычно отсутствуют конкретные данные для процесса Всегда имеются некоторые данные относительно объема, времени простоя и т.д.
Обычно индивидуальная работа, командные задачи отсутствуют Часто решаются командные задачи
Работа часто связана с выполнением только одной задачи Работа часто связана с выполнением нескольких задач одновременно
Обычно показателей производительности немного Часто имеются показатели производительности
Отсутствует «защита от дурака» Иногда имеется «защита от дурака»
Требует более высокого уровня образования Обычно требует более низкого уровня образования
МЕНЕДЖМЕНТ 27
Таблица 2
Выявленные фактические потери, сгруппированные по типам [Actual losses are revealed and grouped by type]
Тип потерь(группа) [Loss type (group)] Фактические потери [Actual losses]
Тип № 1. «Ненужная работа сверх необходимости» П1.1. Предоставление информации, содержащейся в другом подразделении или в открытом доступе, по запросу вышестоящей организационной структуры (предоставление данных, уже направленных ранее в другое структурное подразделение) П1.2. Составление «бесполезных» документов, содержащих информацию, которую никто впоследствии не анализирует и не использует П1.3. Изготовление лишних копий бумажной документации (приказы, отчетные таблицы, памятки, плакаты) П1.4. Повторная работа с документацией, входящей на электронную почту (чтобы не пропустить нужную информацию, сотрудники отдела вынуждены несколько раз в день просматривать входящие письма) П1.5. Вынужденная работа с ненужной информацией в электронной почте (письма, запросы, рекламный спам) П1.6. Предоставление информации в более развернутом варианте, чем требуется П1.7. Сотрудники отдела повторяют работу, уже выполненную другим специалистом
Тип № 2. «Ожидание и простои» П2.1. Отсутствие плановости в работе (планерки) П2.2. Нарушение сроков предоставления информации / документации на запрос П2.3. Низкая надежность работы оргтехники и ПК П2.4. Ожидание согласований П2.5. Недостаточная степень открытости информации о деятельности подразделения (как для внешнего, так и для внутреннего доступа)
Тип № 3. «Ненужные перемещения ресурсов» П3.1. Постоянное сохранение информации на внешних носителях и в облачном пространстве из-за проблем с ПК П3.2. Постоянное перемещение документации в рамках одной рабочей зоны П3.3. Перемещение документов из одного кабинета в другой
Тип № 4. «Ненужные стадии работы» П4.1. Дублирование данных и отчетов для различных подразделений П4.2. Разные форматы документов для отчетности (например, необходимость конвертировать документы из word в pdf) П4.3. Подготовка данных для отчета «вручную» с последующим занесением в электронные документы (сбор информации от преподавателей при подготовке расписания занятий магистров) П4.4. Большое число стадий согласований при выполнении задач П4.5. Не входящие в зону ответственности сотрудника работы
Тип № 5. «Ненужные материальные запасы» П5.1. Большое количество разных документов и отчетов, с которыми идет работа П5.2. Бесполезная информация на рабочем ПК, хранящаяся более 10 лет, не отправленная в архив П5.3. Избыточное количество документов, методичек, журналов, газет, устаревших документов П5.4. Лишние копии документов П5.5. Большие запасы канцелярских принадлежностей, бумаги П5.6. Запас оргтехники, картриджей П5.7. Запас оргтехники и другого оборудования, вышедшего из строя, занимающего полезные площади П5.8. Запас бумажных бланков: квитанции, справки, ведомости, журналы учета посещаемости
Тип № 6. «Ошибки в работе» П6.1. Ошибки при составлении расписания для проведения промежуточной аттестации (ошибки в Ф.И.О. преподавателей, неверное указание количества учебных занятий и формы контроля успеваемости, совпадение по времени занятий с другой группой) П6.2. Ошибки при формировании протоколов и приказов о назначении стипендии П6.3. Ошибки в формировании приказов о движении контингента (отчисление, восстановление, перевод с курса на курс, переводы внутри специальностей) П6.4. Ошибки при заполнении документов «от руки» (справки, квитанции, зачетные книжки, студенческие билеты) П6.5. Ошибки при работе в информационных системах Naumen University и «Диплом-стандарт» (неправильное формирование приказов, выписок, некорректное занесение данных)
Тип № 7. «Ненужные перемещения сотрудников» П7.1. Необходимость подходить к принтеру каждый раз, чтобы забрать документ или выполнить сканирование П7.2. Пересылка информации ненужному адресату, дублирование информации П7.3. Необходимость тянуться к телефону, ручкам, степлеру, журналам, документам и другим предметам П7.4. Необходимость перемещения сотрудников внутри учебных и административных корпусов для согласования вопросов
Тип № 8. «Недостатки менеджмента» П8.1. Отсутствие системы обучения сотрудников П8.2. Отсутствие мотивации сотрудников на качественное выполнение работы П8.3. Нерациональное распределение обязанностей внутри коллектива П8.4. Нежелание сотрудников менять отношение к рабочему процессу и переучиваться П8.5. Нежелание сотрудников выполнять непривычные для них задачи П8.6. Нежелание сотрудников самостоятельно находить информацию из открытых для доступа источников (электронная почта, сайт университета, системы поддержки учебного процесса)
логичные потери в деятельности подразделения образовательной организации типа «деканат», предложена их оригинальная классификация, определены и зафиксированы типовые фактические примеры потерь, произведена их группировка по типам (табл. 2).
Следующим этапом стала классификация выявленных потерь по критериям «систематичность» и «зона ответственности». Под систематичностью подразумевается повторяемость потери в течение некоторого календарного времени или случайность (разовость),
Таблица 3
Инструменты устранения (минимизации) выявленных потерь [Technology for eliminating (minimizing) identified losses]
Фактически выявленная систематическая потеря [Actually detected systematic loss] Инструмент устранения (минимизации) [Technology for elimination (minimization)]
П1.3. Изготовление лишних копий бумажной документации (приказы, отчетные таблицы, памятки, плакаты) И1. Система 5S
П1.4. Повторная работа с входящей документацией на электронную почту (чтобы не пропустить нужную информацию, сотрудники отдела вынуждены несколько раз в день просматривать входящие письма) И1. Система 5S
П1.5. Вынужденная работа с ненужной информацией в рабочей почте (письма, запросы, рекламный спам) И1. Система 5S
П1.7. Сотрудники отдела повторяют работу, уже выполненную другим специалистом И1. Система 5S
П2.1. Отсутствие плановости в работе (планерки) И1. Система 5S
П2.2. Нарушение сроков предоставления информации / документации на запрос И1. Система 5S И2. Система «точно-в-срок» (just-in-time)
П2.3. Низкая надежность работы оргтехники и ПК П3.1. Постоянное сохранение информации на внешних носителях и в облачном пространстве из-за проблем с ПК И3. Система Total Productive Maintenance (TPM)
П2.4. Ожидание согласований И1. Система 5S
П2.5. Недостаточная степень открытости информации о деятельности подразделения (как для внешнего, так и для внутреннего доступа) И1. Система 5S
П3.2. Постоянное перемещение документации в рамках одной рабочей зоны П3.3. Перемещение документов из одного кабинета в другой П7.1. Необходимость подходить к принтеру каждый раз, чтобы забрать документ или выполнить сканирование И1. Система 5S
П4.4. Большое число согласований при выполнении задач И1. Система 5S
П4.5. Не входящие в зону ответственности сотрудника работы И1. Система 5S
П5.1. Большое количество разных документов и отчетов, с которыми идет работа И1. Система 5S
П5.5. Большие запасы канцелярских принадлежностей, бумаги И1. Система 5S
П5.6. Запас оргтехники, картриджей П5.7. Запас оргтехники и другого оборудования, вышедшего из строя, занимающего полезные площади И1. Система 5S
П5.3. Избыточное количество документов, методичек, журналов, газет, устаревших документов П5.8. Запас бумажных бланков: квитанции, справки, ведомости, журналы учета посещаемости И1. Система 5S И4. Внедрение автоматизированной системы типа «электронный деканат»
П4.3. Подготовка данных для отчета «вручную» с последующим занесением в электронные документы (сбор информации от преподавателей при подготовке расписания магистров) П6.1. Ошибки при составлении расписания для проведения промежуточной аттестации и экзаменационной сессии (ошибки в Ф.И.О. преподавателей, неверное указание количества учебных занятий и формы контроля успеваемости, совпадение по времени занятий с другой группой) И5. Внедрение программного обеспечения для автоматизированного составления расписаний занятий
П7.2. Пересылка информации ненужному адресату, дублирование информации И1. Система 5S
П7.3. Необходимость тянуться к телефону, ручкам, степлеру, журналам, документам и другим предметам И1. Система 5S
П7.4. Необходимость перемещения сотрудников внутри учебных и административных корпусов для согласования вопросов И1. Система 5S
П8.1. Отсутствие системы обучения сотрудников И1.Система 5S
П8.2. Отсутствие мотивации сотрудников на качественное выполнение работы П8.3. Нежелание сотрудников менять отношение к рабочему процессу и переучиваться П8.4. Нежелание сотрудников выполнять непривычные для них задачи П8.6. Нежелание сотрудников самостоятельно находить информацию из открытых для доступа источников (электронная почта, сайт университета, системы поддержки учебного процесса) И1.Система 5S
П8.3. Нерациональное распределение обязанностей внутри коллектива И1. Система 5S
МЕНЕДЖМЕНТ 29
под зоной ответственности — возможность устранить эту потерю, минимизировав ее внутри подразделения или внеся изменения в некоторые процедуры головной структуры (то есть в зоне ответственности подразделения или зоне ответственности головной структуры). По итогам данного этапа с целью выбора необходимых технологий и инструментов снижения издержек были выделены потери: П1.3, П1.4, П1.7, П2.2, П2.3, П2.4, П3.1, П3.2, П3.3, П4.3, П4.5, П5.1, П5.3, П5.5, П5.8, П6.1, П7.1, П7.2, П7.3, П8.2, П8.3, П8.4, П8.6 как имеющие систематический характер и находящиеся в зоне ответственности самого деканата (табл. 3).
Далее, пользуясь литературными источниками [1-3], описывающими применение концепции бережливого производства на различных производственных предприятиях, были подобраны наиболее подходящие инструменты бережливого производства для минимизации или устранения того или иного типа потерь в бизнес-процессах организационно-управленческого подразделения. Среди них Система 5S, Система «точно-в-срок» (just-in-time) и Система Total Productive Maintenance (TPM) [4-6].
Понимая, что существующие инструменты бережливого производства ориентированы в первую очередь на производственный процесс, а не на офисную деятельность, авторами было предложено применить такие инструменты, как «Внедрение автоматизированной системы типа «электронный деканат» [7] и «Внедрение программного обеспечения для автоматизированного составления расписаний занятий» [8].
Таким образом, было установлено, что для устранения или минимизации потерь подразделения образовательной организации типа «деканат» в 90 % случаев необходимо и достаточно внедрить 5 инструментов:
► И1. Система 5S;
► И2. Система «точно-в-срок» (just-in-time);
► И3. Система Total Productive Maintenance (TPM);
Таблица 4
Перечень инструментов устранения (минимизации) потерь с указанием уровня востребованности [List of technologies for eliminating (minimizing) losses with indication of the demand level]
Инструмент устранения (минимизации)потерь [Technologies for eliminating (minimizing) losses] Востребованность (рейтинг), ед. [Demand (rating)], units
И1. Система 5S 22
И2. Система «точно-в-срок» (just-in-time) 3
И3. Система Total Productive Maintenance (TPM) 3
И4. Внедрение автоматизированной системы типа «электронный деканат» 20
И5. Внедрение программного обеспечения для автоматизированного составления расписаний занятий 2
►И4. Внедрение автоматизированной системы типа «электронный деканат»; ► И5. Внедрение программного обеспечения для автоматизированного составления расписаний занятий.
В табл. 3 приведена область применения каждого из пяти инструментов, то есть те фактические и систематические потери, на минимизацию которых направлено их внедрение.
Для разработки плана (последовательности) внедрения пяти предложенных инструментов, основываясь на частоте их упоминания (востребованности) в табл. 3, были составлены табл. 4 и диаграмма Парето [9], выявившая два наиболее востребованных инструмента устранения или
справка
Диаграмма Парето предназначена для разделения проблемы на важные и второстепенные аспекты. Графически выделив их, менеджмент предприятия может понять, на чем необходимо концентрировать первоочередные усилия. В зависимости от преследуемой цели составляются диаграммы по результатам или по издержкам
Инструменты устранения (минимизации) потерь. Диаграмма Парето [Technologies of elimination (minimization) of losses. Pareto Diagram]
И1.
Система 5S
И4.Внедрение
автоматизированной системы типа «электронный деканат»
S CL <D
О _
___
Si™
^ о о О ^
а>
и н
е
£ 5
CL СО "g"««
Юфо Soo
Таблица 5
Эффективность использования технологий бережливого производства на примере подразделения «деканат» образовательной организации [Efficiency of the use of Lean manufacturing technologies on the example of the educational organization division Dean's office]
Показатель [Indicator], % Значение [Value], %
Уменьшение времени поиска документации До 80
Увеличение объема выполняемой работы Более чем на 50
Сокращение сроков подготовки и прохождения документов Более чем на 60
Высвобождение площадей До 30
Статья поступила в редакцию 3.01.2021
бережливого производства, в то время как второй направлен на внедрение информационных технологий.
Основываясь на результатах внедрения данных инструментов в делопроизводство, были установлены показатели эффективности использования технологий бережливого производства [10] в условиях деятельности подразделения образовательной организации типа «деканат» (табл. 5).
Приведенные данные подтверждают эффективность инструментов бережливого производства, необходимость их изучения, внедрения и оценки результативности для постоянного совершенствования деятельности организации, повышения ее стабильности и конкурентоспособности. ■
минимизации потерь: И1. Система 5S и И4. Внедрение автоматизированной системы типа «электронный деканат» (см. рисунок).
Первый из них имеет непосредственное отношение к инструментам
Список литературы
1. Вумек Д. Бережливое производство. Как избавиться от потерь и добиться процветания вашей компании / Д. Вумек, Д. Джонс. — М.: Альпина Паблишер, 2014.
2. Вейдер М. Инструменты бережливого производства: мини-руководство по внедрению методик бережливого производства. — М.: Альпина Бизнес Букс, 2005.
3. Штайн Э. Философия Lean. Бережливое производство на работе и дома. — М.: Альпина Паблишер, 2017.
4. Fabrizio T., Tapping D. 5S for the Office: Organizing the Workplace to Eliminate Waste / Пер. с англ. — М.: Институт комплексных стратегических исследований, 2008.
5. «Точно вовремя» для рабочих / Группа разработчиков издательства Productivity Press. — М.: ИКСИ, 2007.
6. Куприянова Т.М., Растимешин В.Е. Система ТРМ — более четверти века в России. Японская теория. Российская практика. Опыт Консультационного сообщества «ТАИР» / Т.М. Куприянова, В.Е. Растимешин. — М.: Буки Веди, 2019.
7. Фещенко А.В., Танасенко К.И. Электронный деканат как инструмент автоматизации управления учебным процессом в университете // Гуманитарная информатика. — 2016. — № 10.
8. Аганина Д.А. Проблемы автоматизированного расписания образовательного процесса // Молодой ученый. — 2018. — № 42(228); URL: https://moluch.ru/archive/228/53149/ (дата обращения: 8.01.2021).
9. Басовский Л.Е., Протасьев В.Б. Управление качеством: учебник. — М.: ИНФРА-М, 2001.
10. Хаос, прощай! или Первые шаги к бережливому офису // портал «Управление производством», 2021; http://www.up-pro.ru/ library/production_management/lean/vasilenko-berezhlivy-ofis.html (дата обращения: 8.01.2021).
НОВАЯ КНИГА
Архипов А.В., Прохоров Н.И., Симаков П.Е., Суслова С.С.
Поверка и калибровка средств измерения массы
Учебное пособие. Часть 5. Весы неавтоматического действия: лабораторные весы и весы статического взвешивания. — М.: АСМС, 2019
В 5-й части пособия «Поверка и калибровка средств измерения массы» рассматриваются весы неавтоматического действия: лабораторные и статического взвешивания. Подробно описаны современная терминология, классификация, принципы действия, технические требования, метрологические характеристики, процедуры поверки и калибровки.
По вопросам приобретения обращайтесь по адресу: Академия стандартизации, метрологии и сертификации (АСМС), 109443, Москва, Волгоградский пр-т, 90, корп. 1. Тел. / факс: 8 (499) 742 4643. Факс: 8 (499) 742 5241. E-mail: info@asms.ru
Kompetentnost / Competency (Russia) 2/2021
ISSN 1993-8780. DOI: 10.24412/1993-8780-2021-2-26-31
MANAGEMENT 31
Lean Production in the Activities of an Educational Organization
M.V. Davydova1, Polytechnic Institute of Kurgan State University, Assoc. Prof. PhD (Sc.), m.v.davydova@mail.ru A.M. Mikhalev2, Kurgan State University, PhD, DrDrew@mail.ru
N.M. Safonova3, Polytechnic Institute of Kurgan State University, safonova.natalia_mih@mail.ru
1 Director, Kurgan, Russia
2 Associate Professor of Department, Kurgan, Russia
3 Magistrant, Methodist, Kurgan, Russia
Citation: Davydova M.V., Mikhalev A.M., Safonova N.M. Lean Production in the Activities of an Educational Organization, Kompetentnost'/ Competency (Russia), 2021, no. 2, pp. 26-31. DOI: 10.24412/1993-8780-2021-2-26-31
We believe that there is a significant difference in the cost structure of the production site and the office division. Methods that work effectively in the production department, in office activities are often ineffective. It is necessary, understanding the specifics and ideology of the concept of Lean production, to create and implement new methods to minimize or eliminate losses. We identified losses in the activities of a division of an educational organization of the dean's office type, proposed their classification (typing), identified and recorded typical examples of losses by group. Then we picked up the tools of Lean production to minimize or eliminate losses in an office business processes. It turned out that to eliminate or minimize losses in the work of the dean's office in 90% of cases, the introduction of five tools is enough. The results of our research confirm the effectiveness of Lean production tools, the need for their implementation for continuous improvement of organizations' activities, increasing their stability and competitiveness.
1. Womack J. Lean production management mode. How to get rid of losses and achieve prosperity of your company, Moscow, Alpina Publisher, 2014, 472 P.
2. Vader M. Tools of Lean production: a mini-guide to the implementation of Lean production methods, Moscow, Alpina Business Books, 2005.
3. Stein A. Philosophy of Lean. Lean production at work and at home, Moscow, Alpina Publisher, 2017, 256 P.
4. Fabrizio T., Tapping D. 5S for the Office: Organizing the Workplace to Eliminate Waste, Moscow, Institute of Integrated Strategic Studies, 2008, 214 P.
5. Just in time for workers, Group of developers of Productivity Press Publishing house, Moscow, IKSI, 2007.
6. Kupriyanova T.M., Rastimeshin V.E. TPM system — more than a quarter of a century in Russia. Japanese theory. Russian practice. Experience of the consulting community TAIR, Moscow, Buki Vedi, 2019, 644 P.
7. Feshchenko A.V., Tanasenko K.I. Electronic dean's office as a tool for automating the management of the educational process at the university, Humanitarian informatics, 2016, no. 10.
8. Aganina D.A. Problems of the automated schedule of the educational process, Young scientist, 2018, no. 42(228), pp. 42-43; https://moluch.ru/archive/228/53149/ (acc.: 8.01.2021).
9. Basovskiy L.E., Protas'ev V.B. Quality management: textbook, Moscow, INFRA-M, 2001, 212 P.
10. Chaos, goodbye! or The first steps to a lean office, Production Management portal, 2021; http://www.up-pro.ru/library/production_ management/lean/vasilenko-berezhlivy-ofis.html (acc.: 8.01.2021).
key words
Lean production concept, elimination or minimization of losses, identified losses classification, criteria, efficiency
References
ФГАОУ ДПО АСМС
Услуги размещения
^ACMC
+7(499) 175 3300 E-mail: hostel@asms.ru
ДОСТУПНО КАЧЕСТВЕННО УДОБНО
