CC BY
378
УДК 004.418
ПРИМЕНЕНИЕ ИНФОРМАЦИОННЫХ СИСТЕМ В ОРГАНАХ МЕСТНОГО САМОУПРАВЛЕНИЯ
Шлапак Вера Сергеевна, доцент кафедры «Корпоративное управление и электронный бизнес», 89151442300@mail.ru,
Гладышев Алексей Сергеевич, студент кафедры «Корпоративное управление и электронный бизнес», fcsm-alex@yandex.ru,
ФГБОУ ВПО «Российский государственный университет туризма и сервиса», г. Москва
The article analyses fundamental components of a complex ofinformation systems of local self-government bodies, their functions and tasks, connections and interactions between them, as well as with organisations' inner and outer environments. The author substantiates the appropriateness of introducing of information technologies to the process of municipal management.
В статье рассматриваются основные составляющие комплекса информационных систем органов местного самоуправления, их функции и задачи, связи и взаимодействие между ними, внутренней и внешней средой организации. Обосновывается целесообразность внедрения информационных технологий в процесс муниципального управления.
Keywords: complex ofinformation systems, municipal office, municipal authorities
Ключевые слова: комплекс информационных систем, муниципальное управление, муниципальные органы власти
На современном этапе развития России органы муниципальной власти играют важнейшую роль в управлении государством. Решая вопросы «на местах», в условиях максимального приближения к проблеме, местное самоуправление является основой для принятия управленческих решений на более высоких уровнях власти. Важным преимуществом муниципальных органов является гибкость и оперативность их деятельности как в вопросах управления, так и в вопросах обслуживания населения (предоставления различных услуг).
Но в современных динамичных условиях деятельность любого управляющего субъекта, в том числе муниципальных органов, невозможна без внедрения и эффективного использования информационных технологий, позволяющих модернизировать деятельность организации в целом и отдельных ее подразделений. Информатизация органов местного самоуправления является одним из важнейших направлений во внедрении информационных технологий в процесс управления государством (проект «Электронная Россия»). Наиболее остро проблема автоматизации
деятельности органов местной власти сейчас стоит в сельских поселениях.
Информационные системы должны органично интегрироваться с органами местного самоуправления, поэтому как минимум нецелесообразно внедрять информационные технологии без предварительного анализа деятельности организации. Деятельность органов муниципальной власти регламентируется Федеральным законом от 6 октября 2003 года № 131-ФЭ «Об общих принципах организации местного самоуправления в Российской Федерации». С учетом роли местного самоуправления в организации и осуществлении власти народа, решаемых задач и полномочий местного самоуправления, можно выделить следующие основные функции органов муниципальной власти [2]:
• обеспечение участия населения в решении вопросов местного значения;
• управление муниципальной собственностью и финансовыми средствами;
• обеспечение комплексного социально-экономического развития муниципального образования;
Таблица 1
Основные функции органов местного самоуправления
Функции местного самоуправления Основные вопросы, решаемые местным самоуправлением
Обеспечение участия населения в решении вопросов местного значения Формирование выборных органов власти; организация сходов, конференций, опросов населения.
Управление муниципальной собственностью и финансовыми средствами Формирование бюджета; выравнивание уровня бюджетной обеспеченности субъектов, входящих в муниципальное образование; управление местными налогами и сборами; распоряжение муниципальным имуществом; планирование застройки; организация земельного контроля; территориальное зонирование земель.
Обеспечение комплексного социально-экономического развития муниципального образования Организация газо-, водо- и теплоснабжения; строительство автомобильных дорог; организация строительства жилищного фонда; организация сбора и вывоза бытовых отходов и мусора; организация благоустройства муниципального образования.
Удовлетворение основных жизненных потребностей населения в сферах, отнесенных к ведению муниципальных образований Предоставление транспортных услуг населению; обеспечение населения услугами связи, общественного питания, бытового обслуживания; организация досуга; развитие физической культуры и спорта; организация мест отдыха населения; содействие в опеке и попечительстве над нуждающимися жителями; организация предоставления образования; обеспечение медицинской помощи населению; прочие услуги.
Охрана общественного порядка и окружающей среды Предупреждение и ликвидация последствий чрезвычайных ситуаций; обеспечение мер пожарной безопасности; охрана объектов культурного наследия; экологический контроль.
• удовлетворение основных жизненных потребностей населения в сферах, отнесенных к ведению муниципальных образований;
• охрана общественного порядка и окружающей среды;
• защита интересов и прав местного самоуправления, гарантированных государством. Подробное описание данных функций
в соответствии с законодательством приведено в таблице 1.
Таким образом, на основании приведенных выше функций органов местного самоуправления можно сделать вывод, что комплекс информационных систем должен решать следующие задачи:
• организация документооборота и делопроизводства;
• поддержка принятия управленческих решений;
• автоматизация ведения паспортного учета граждан, баз данных по составу населения, призывному возрасту, занятости, социально незащищенному населению, миграционному движению населения;
• формирование и печать различных форм учета и отчетности о составе населения, формирование списков жителей по специальным запросам органов государственной власти и местного самоуправления, различных справок и выписок, предоставляемых населению;
• автоматизация ведения учета доходов семей для начисления социальных льгот и субсидий;
• автоматизация учета социальных льгот и социальных выплат отдельным категориям граждан;
• автоматизация работы с информацией о техническом состоянии жилищного фонда;
• учет потребления энергетических ресурсов и воды;
• автоматизация бухгалтерского учета и расчетов платежей за жилищно-коммунальные услуги;
• автоматизация учета земельных ресурсов территории (земельный кадастр) по каждому земельному участку с использованием таких атрибутов, как право собственности, функциональное назначение отдельных участков, стоимость и др., формирование на этой основе базы данных для автоматизации учета уплаты земельного налога;
• автоматизация учета инженерных коммуникаций разного назначения, объектов недвижимости (инвентаризация, размещение и стоимостная оценка объектов недвижимости, основных фондов, техническое состояние строений), дорог и транспорта;
• автоматизация учета потребительского рынка (статистический учет объектов торговли, общественного питания, бытового обслуживания населения и т. д.);
• автоматизация учета объектов социальной сферы (статистический учет образовательных, медицинских учреждений, учреждений культуры, досуговых зон, учреждений социальной защиты и т. п.);
• разработка вариантов местного бюджета в зависимости от возможных изменений отдельных параметров (изменения налоговых поступлений от отдельных плательщиков, цен и тарифов на ресурсы и т. п.);
• создание автоматизированной системы муниципального казначейства, предусматривающей учет и ведение муниципальных контрактов, учет расходования бюджетных средств.
В целом перечень задач, решаемых внедряемыми информационными системами, одинаков для всех органов местного самоуправления, но в зависимости от их организационной структуры, функций и обязанностей, возложенных на то или иное подразделение, происходит перераспределение этих задач между информационными системами различных подразделений и отделов.
На основании вышесказанного весь комплекс информационных систем органов муниципального управления можно разделить на следующие функциональные блоки:
• управления;
• мониторинга и контроля;
• учета и отчетности;
• документооборота;
• коммуникационный.
Основной задачей блока управления является поддержка руководства местного самоуправления в вопросах принятия управленческих решений, планирования деятельности организации и т. д. Указанный функциональный блок можно разделить на следующие подсистемы:
• подсистема управления и моделирования (позволяет переводить абстрактные стратегические и тактических задачи в набор совершенно определенных экономических показателей, на их основании строить модели развития организации на кратко-, средне- и долгосрочные периоды и привязывать их к локальным задачам подразделений и отделов) [3];
• подсистема планирования (предназначена для планирования отдельных аспектов деятельности организации на основе как предыдущих, так и текущих показателей деятельности с учетом возможных изменений в будущем. Примерами могут служить планирование закупок, планирование и разработка бюджета, планирование расходов средств и т. д.);
• подсистема аналитики (позволяет применить к накопленным данным различные математические методы, тем самым провести анализ деятельности экономического субъекта «как есть» (AS-IS) и «как будет» (TO-BE));
• система прогнозирования (используется для поиска закономерностей и трендов и построения на их основе различных прогнозов, позволяет выявить неблагоприятные тенденций в развитии организации, не заметные на первый взгляд).
Из блока управления в отдельный функциональный блок целесообразно выделить подсистему мониторинга и контроля. Объясняется это тем, что присутствие обратной связи в любой сложной системе является необходимым условием ее эффективного функционирования. Применяя данное утверждение к органам местного самоуправления, можно сказать, что любое управленческое решение не может быть принято без учета данных контроля и монито-
ринга функционирования данной организации. Используется, например, для мониторинга реализации различных планов, исполнения бюджета, расходования средств, контроля соблюдения лимитов бюджетов и т. д.
Своевременный и точный учет показателей деятельности организации в современных условиях является одним из важнейших факторов эффективного функционирования экономического субъекта, поэтому автоматизация учета и отчетности становится одной из первостепенных задач комплекса информационных систем органов местного самоуправления. Система учета и отчетности связана как с внутренней, так и с внешней средой организации. Так, для внутренних нужд, в первую очередь, для руководителей и начальников отделов администраций местных органов власти, важны данные управленческого учета
и отчетности, в которых отражены основные показатели функционирования организации. Именно результаты управленческого учета используются для принятия решений руководством различных уровней управления.
Не менее значимы и такие виды учета, как бухгалтерский, налоговый, статистический. Так, бухгалтерский учет признается наиболее достоверным видом учета, поскольку обеспечивает непрерывное сплошное отражение всех фактов хозяйственной жизни на основании первичных учетных документов в денежном измерении и является наиболее детально регламентированной государством системой учета. Автоматизация налогового учета позволяет оперативно вести исчисление местных налогов и сборов. Одной из главных задач статистического учета в условиях местного самоуправления является сбор и предоставление
Комплекс ИС федеральных органов власти
Комплекс ИС органов местного самоуправления
Руководство
Управление
Мониторинг и контроль
Учет и отчетность
I
Документооборот
Коммуникации
Организация (отделы и подразделения)
Рис. 1. Структура комплекса информационных систем органов местного самоуправления
в количественном представлении достоверных данных в виде различных отчетов о населении в различных разрезах, материальных ресурсах, жилищном и земельном фондах и т. д.
Система электронного документооборота выделена в отдельный функциональный блок ввиду особой важности делопроизводства для экономических субъектов, в частности, для органов муниципальной власти. Вся информация, с которой работает местное самоуправление, фиксируется на определенном носителе в виде документа. Поэтому особенно важно автоматизировать операции по сбору, накоплению, обработке, хранению и удалению различных видов документов. К таким операциям можно отнести, например, выдачу населению различных справок и выписок, маршрутизацию движения документов внутри организации (между подразделениями), ведение архива, регистрацию входящих документов и т. д.
Коммуникационный функциональный блок обеспечивает связь как внутри организации между руководством и различными отделами, так и с внешней средой (вышестоящие органы власти, контролирующие организации, население, контрагенты и т. д.), позволяя местному самоуправлению координировать свои действия, быть в курсе и оперативно реагировать на различные изменения во внутренней и внешней среде.
Функциональные связи перечисленных блоков комплекса информационных систем между собой и с объектами внешней и внутренней среды органов местного самоуправления в общем виде представлены на рис. 1.
Таким образом, можно увидеть, что системы документооборота и коммуникаций являются связующим звеном и внутри организации между руководством и подразделениями, и организацией и внешней средой. Система учета и отчетности является источником информации и для внешней среды, и для системы мониторинга и контроля, на основе данных которой, а также состояния внешней среды, блок управления обеспечивает поддержку принятия решений руководством, которые посредством документооборота и коммуникаций могут быть донесены до отделов.
Комплекс информационных систем органов местного самоуправления тесно интегрирован с информационными системами
федеральных органов власти, образуя единое информационное пространство органов государственного управления. В совокупности с информационными системами прочих государственных ведомств формируется система межведомственного электронного взаимодействия (СМЭВ).
При внедрении информационных систем в органы местного самоуправления требуется учитывать множество факторов, в том числе население муниципального образования, численность штата администрации, решаемые муниципальной властью задачи, тип муниципального образования, уровень финансирования, обеспеченность информационными технологиями вышестоящих государственных и муниципальных органов, взаимодействие с ними. Например, применительно к сельским поселениям внедрение систем принятия управленческих решений и мониторинга в большей степени не оправдано ввиду небольшого числа жителей, отсутствия слабоструктурированных задач, многие вопросы решаются на вышестоящем уровне. На первый план здесь выходит проблема автоматизации похозяй-ственного учета (учет населения, земельных участков и жилищного фонда, технических средств, находящихся в собственности граждан, и др.). В ситуации с городскими и районными муниципальными образованиями применение управленческих и мониторинговых систем позволит ускорить принятие решений в условиях высокой численности населения и динамичности внешней среды организации. Одной из важнейших задач муниципальных органов власти является оказание государственных услуг населению, поэтому первоочередным вопросом при внедрении комплекса информационных систем является формирование в организации систем документооборота и коммуникаций в совокупности с функциональным блоком учета и дальнейшей интеграцией в систему межведомственного электронного взаимодействия.
Внедрение информационных технологий в процесс управления государством, в частности, в органы местной власти, стоит сегодня как никогда остро, ведь данные операции приводят к вполне осязаемому эффекту. Можно привести такие примеры, как сокращение времени на принятие управленческих решений,
повышение оперативности и гибкости функционирования организации при изменении внешней среды, повышение качества оказания услуг населению, что провоцирует повышение лояльности населения к власти в целом, сокра-
щение рабочих мест в органах муниципальной власти и перераспределение трудовых ресурсов, ликвидацию промежуточных звеньев в цепочке «население-власть-население» и пр.
Литература
1. Барановская Т. П., Лойко В. И. Информационные системы и технологии в экономике: Учебник для вузов. М.: Финансы и статистика, 2007. 416 с.
2. Зотов В. Б. (ред.) Система муниципального управления: Учебник для вузов. 3-е изд., испр. и доп. СПб.: Питер, 2006. 512 с.
3. Логиновский А., Чебунина Ю. Система поддержки принятия решений: помощник руководителя для стратегического и оперативного управления / Финансовая газета. Экспо. 2009. № 11.
4. Федеральный закон Российской Федерации от 6 октября 2003 года № 131-ФЗ «Об общих принципах организации местного самоуправления в Российской Федерации».
