CC BY
204
ИСПОЛЬЗОВАНИЕ СОВРЕМЕННЫХ ИНФОРМАЦИОННЫХТЕХНОЛОГИЙ В ОРГАНАХ МЕСТНОГО САМОУПРАВЛЕНИЯ
Г. М. ШАМАРОВА, кандидат экономических наук,доцент
кафедры управления персоналом Российский государственный торгово-экономический университет
Слабое информационное обеспечение процессов управления влечет за собой: принятие непроработанных решений органами муниципальных образований по управлению социально-экономической сферой; крайне неудовлетворительное использование трудовых, материальных, финансовых ресурсов, основных фондов и оборотных средств;недоиспользование преимуществ основных видов и методов управления в условиях рыночной экономики. Предложена методика оценки эффективности информационной системы органов местного самоуправления.
Ключевые слова: информационное обеспечение, органы местного самоуправления; эффективность информационной системы; архитектура информационной системы;проект GeoСad Systems.
1. Информатизация органов местного самоуправления — базовый элемент развития информационного общества в России. Информатизация органов местного управления чрезвычайно важна для улучшения качества жизни граждан России, ликвидации «цифрового неравенства», т.е. неравенства жителей разных районов страны в доступе к современным информационным услугам. В этом плане информатизации органов местного управления принадлежит особая роль, так как именно эти структуры стоят ближе всего к гражданам, и именно к ним граждане чаще всего обращаются за насущно важной информацией о деятельности государства, в том числе о деятельности федеральных органов власти. Решение этой задачи предполагает и решение очень важного вопроса о квалифицированных кадрах, способных реализовать внедрение информационных технологий на уровне органов местного самоуправления. По мнению Л. Реймана, следует специально готовить кадры для этой цели, потому что сейчас на местном уровне таких специалистов крайне мало, а«... на уровне местного самоуправле-
ния должны работать высококвалифицированные управленцы, способные эффективно решать ежедневно встающие перед ними задачи» [2].
Согласно Федеральному закону от 27.07.2006 № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» информационные системы включают [4]:
• государственные информационные системы;
• муниципальные информационные системы,
созданные на основании решения органа местного самоуправления;
• иные информационные системы.
На практике формирование местного самоуправления в России оказалось одной из самых трудных задач. Рост самостоятельности предприятий, расширение прав местных органов требуют перехода от жестко административных методов к методам «сетевого» (координационного) управления. Муниципальным образованиям приходится решать все более широкий круг социальных и экономических задач, задач рационального землепользования и распоряжения муниципальной собственностью, вопросы использования имущества, трудового потенциала, инфраструктуры. В условиях разрыва вертикальных и слабых горизонтальных связей в органах управления муниципальными образованиями подавляющая часть предприятий и организаций ощущает острый недостаток в достоверной и своевременной информации.
Рассмотрим вопросы организационного обеспечения функционирования информационной системы органов местного самоуправления и проблемы информационного обеспечения органов местного самоуправления, определим методологические подходы к разработке информационной системы оценки эффективности результатов де-
ятельности кадрового потенциала органов местного самоуправления.
2. Организационные аспекты информационного обеспечения органов местного самоуправления. Практика показала, что слабое информационное и аналитическое обеспечение процессов управления влечет за собой:
• принятие недоработанных решений органами муниципальных образований по управлению социально-экономической сферой;
• крайне неудовлетворительное использование трудовых, материальных, финансовых ресурсов, основных фондов и оборотных средств;
• недоиспользование преимуществ основных видов и методов управления в условиях рыночной экономики.
Население городов и сел предъявляет определенные требования к условиям жизни — окружающей среде, рабочим местам, жилью, энерго-, водо-, тепло- и газоснабжению, транспорту, связи, учреждениям медицины, образования, науки, культуры и др. Все эти вопросы ранее решались с помощью административных методов. Из централизованных фондов ведомствам предоставлялись ресурсы не только на производственные нужды, но и для удовлетворения минимальных социальных потребностей их работников. Для выполнения этих задач ведомства наделялись не только ресурсами, но и значительными правами, становились, по существу, хозяевами территорий. В результате в большинстве территорий преобладающая часть основных фондов, в том числе и социально-культурного назначения, принадлежала ведомствам. В этих условиях при отсутствии реальных рычагов управления роль местных органов власти была минимальной и неэффективной. В связи с изменением экономической и политической ситуаций, появлением множества форм собственности, освобождением предприятий от несвойственных им в условиях рынка социальных функций и передачей этих функций территориальным органам, усложнением хозяйственных связей в России объективно возникла необходимость децентрализации власти и передачи ряда функций на места.
Приближение органов власти к объекту управления позволяет принимать оптимальные управленческие решения в кратчайшие сроки с максимальным учетом местных особенностей и тем самым эффективно влиять на экономическую ситуацию в стране. В этих условиях владение полной, достоверной и своевременной информацией органами власти местного самоуправления становится
необходимым требованием, как на этапе принятия адекватных и эффективных управленческих решений, так и на этапе их реализации. Все источники управленческой информации имеют важное значение для надлежащего местного самоуправления. В каждом органе местного самоуправления и по каждой муниципальной должности информацию, идущую сверху вниз, снизу вверх и по горизонтали, целесообразно связывать в «тугой узел», обеспечивающий реализацию соответствующих полномочий. В то же время вся управленческая информация, из каких бы источников она ни шла и кто бы ни выступал ее носителем, должна соответствовать требованиям актуальности, достоверности, достаточности, доступности и аутентичности. Актуальность означает, что собранная информация отличается оперативностью сбора и передачи, новизной, соответствует задачам сегодняшнего дня и может способствовать их решению.
Достоверность информации определяется ее способностью схватывать и отражать факты, события, и особенно их причины и взаимосвязи. Ее получение представляет собой очень многогранные познавательный и аналитический процессы, требующие привлечения специалистов и использования современных научных процедур.
Достаточность свидетельствует о том, что информация получена по целому ряду системно увязанных вопросов, глубоко и всесторонне раскрывает исследуемый процесс, особенно его внутренние источники, характеризует процесс в целом, содержит предпосылки для прогнозирования и моделирования возможных новых состояний данного процесса.
Доступность информации связана с ее открытостью, гласностью, возможностью ее оперативного получения в нужном объеме. Часто информация есть, но она закрыта и используется очень узким кругом должностных лиц. В таком случае коэффициент ее полезного действия очень низок.
Аутентичность обусловливает текстуальное и словесное выражение информации в понятной людям форме, соответствие их познаниям в области языка. Засоренность информации различными узкоспециальными терминами или иностранными, к тому же редко употребляемыми, словами осложняет постижение и практическое использование информации [1].
Состояние информационного обеспечения местного самоуправления во многом зависит от распределения информации внутри органа местного самоуправления и ее качества. На первом
месте здесь стоит информационное обслуживание руководящего звена. Эта категория должна очень хорошо владеть входящей и исходящей информацией. На второе место можно поставить вопрос о распределении информации между должностными лицами, в частности о том, должен ли кто-либо еще, кроме непосредственного исполнителя, знакомиться с соответствующей информацией. Руководитель может и должен маневрировать движением информации в возглавляемом органе местного самоуправления, не допускать, чтобы кто-либо монопольно владел какой-то частью информации, так распределять информацию, чтобы она всегда рассматривалась объективно.
В информационной работе весомое место принадлежит контролю за информацией. Руководители органов местного самоуправления, контрольные подразделения должны придавать контролю за информацией непрерывный характер, внимательно следить за каналами связи информации, четко представлять контролируемые параметры информации, уметь не только своевременно улавливать, но и предупреждать возможные отклонения, неувязки или ошибки в информационной работе.
Особенно актуально формирование системы содержания информации, нужной для рационального и эффективного местного самоуправления. В числе единиц такой информации следует выделить:
а) сведения, отражающие материальные, производственные, социальные, технические параметры управляемых объектов;
б) сведения о количественном и качественном составах, уровне подготовки и квалификационном росте персонала органов местного самоуправления;
в) данные о нормах, нормативах, стимулах, регулирующих производственную, социально-обслуживающую и иную, имеющую потребительский характер деятельность управляемых объектов;
г) материалы, определяющие деятельность органов местного самоуправления (нормативные правовые акты, договорные обязательства и плановые задания и т.д.).
Такие единицы информации должны соответствовать уровню и масштабам управляющих подсистем и их звеньев, закладываться в первую очередь в действующие в их рамках информационные системы. Важный аспект создания информационной системы связан с развитием ее технической базы. Надо обучать муниципальных служащих обращению с информативной техникой и устройствами, психологически готовить их к работе в условиях машинной обработки ин-
формации, приучать чувствовать себя свободно, комфортно в окружении современных технических средств. Конечно, необходима всемерная компьютеризация страны, чтобы каждый муниципальный служащий имел компьютер и доступ к Интернету. Появление современных технологий, и в первую очередь информационных и коммуникационных технологий, особенно Интернета, существенно изменяет характер работы и методы управления в системе местного самоуправления. Они ведут к увеличению эффективности и результативности при выполнении различных задач, а также связаны с фундаментальными изменениями в местном управлении и системе взаимоотношений органов местного самоуправления с гражданами и внешними организациями; влекут за собой серьезные перемены в жизненном укладе общества и стиле поведения руководителей и служащих.
Одним из пунктов реализации в России административной реформы, о которой в последнее время также много говорится на всех уровнях, является создание так называемого «Электронного правительства» — системы интерактивного взаимодействия государства и граждан при помощи Интернета и других информационных технологий. Следует отметить, что во многих развитых странах это направление является приоритетным при проведении административных реформ и реформирования государственной и муниципальной службы. Если взять основные направления работы, то они сводятся к трем областям:
• автоматизация отношений и документооборота между министерствами и ведомствами, между федеральными, региональными и местными органами власти (020);
• автоматизация отношений государственных и местных органов и бизнеса (В2С);
• организация интерактивной связи с гражданами и общественными организациями (020). Необходимо отметить еще одно важное направление использования информационных технологий, имеющее самое непосредственное отношение к проблеме укрепления органов местного самоуправления. Речь идет об использовании электронных средств для дальнейшего развития демократии и появления в связи с этим концепции «электронной демократии» как попытки решить многие вопросы в этой области, в том числе доступности органов власти и местного самоуправления для граждан, включая систематические консультации с населением и общественными организациями в режиме он-лайн. Кроме того,
необходимо исходить из одного принципа: характер и объем управленческой информации должен соответствовать компетенции органов местного самоуправления, функциям и полномочиям муниципальных должностей. Важная роль в организации движения управленческой информации принадлежит обогащению содержания единицы информационных материалов: введению в них лишь тех сведений, данных, показателей, которые обладают информационными признаками, актуальными для управленческих решений и действий. В принципе, для управления нужны данные, сведения, показатели, которые, во-первых, отражают качественные характеристики явлений, процессов, отношений, причем связанные, главным образом, с их сущностью, социальной ценностью, и, во-вторых, «снимают» (как бы фотографируют), непосредственно раскрывают конкретные явления, процессы, отношения. Это, бесспорно, не принижает роли статистики и статистических закономерностей, но еще раз подчеркивает, что и для статистики качественные данные гораздо надежнее и приемлемее, чем количественные. В настоящее время в России особое значение приобретает выработка показателей и признаков, характеризующих уровень и темпы научно-технического прогресса, рост производительности труда, снижение издержек, затрат, социальное развитие. Совершенствование работы с информацией видится в том, чтобы сосредоточивать ее поток в руках руководящего звена и подчинять его исключительно реализации компетенции органов местного самоуправления. Тогда и руководители будут подходить к ней более ответственно. Новые информационные проблемы порождает реализация в управлении принципа федерализма и развертывание местного самоуправления. Ведь при всей самостоятельности органов местного самоуправления все они функционируют в едином информационном «поле» и должны знать о том, что и как делают другие. Предстоит глубже разобраться в потоках и каналах циркулирующей управленческой информации, с тем чтобы придать всему российскому обществу необходимую управляемость. Информацией нужно и можно овладеть и превратить ее в средство сотрудничества, созидания и мира. Основная роль здесь объективно принадлежит органам государственной власти и местного самоуправления. И дело не только в правовом регулировании информационных потоков. Это лишь часть проблемы. Важно, чтобы органы власти осознали, что на территории их юрисдикции вся действующая информация всегда имеет
свои источники, смыслы и находящиеся под ними интересы.
3. Методологические подходы к разработке информационной системы оценки эффективности результатов деятельности кадрового потенциала органов местного самоуправления. Сегодня перед администрацией любого муниципального органа власти стоит важная и актуальная задача — обеспечить переход всех своих служб и подразделений на качественно новый уровень работы. Использование автоматизированных информационных систем позволяет оптимизировать технологии управления как самим муниципальным образованием в целом, так и бюджетными средствами, выделяемыми на его развитие.
Основной целью создания единой муниципальной информационной системы является информационное обеспечение комплексных решений задач управления жизнедеятельностью и развития территории с использованием современных технических средств. Проект GeoCad Systems предусматривает использование типовых технологий сбора и обработки данных в общем информационном пространстве и позволяет строить эффективные территориальные системы управления, объединяющие различные муниципальные службы в единый «живой организм» (рис. 1).
Реализованный в проекте модульный принцип построения системы с общим для всех приложений «ядром» и единым банком данных территории позволяет обеспечить наращиваемость системы при расширении круга решаемых задач. На базе GeoCad Systems уже разработаны и успешно внедряются следующие автоматизированные информационные системы:
• «Земельный кадастр»;
• «Градостроительный кадастр»;
• «Регистр строящихся жилых домов»;
• «Бюро технической инвентаризации»;
• «Реестр муниципального имущества»;
• «Учетжилогофонда»;
• «Реестр прав на недвижимое имущество»;
• «Реестр безопасности дорожного движения».
Кроме того, создание муниципальной информационной системы на базе программных продуктов GeoCad Systems предусматривает целый комплекс решений. Параллельно с решением информационного обеспечения отрабатываются вопросы организационного, технологического, правового и экономического обеспечения, дополнительных инвестиций для целей управления городской территории. Для каждого города предусматривается
Рис. 1. Технология сбора и обработки данных в общем информационном
пространстве
оптимальное сочетание использования имеющихся карт-материалов на городскую территорию путем создания растрововекторной модели объектов городской среды службами администрации в процессе работы с системой, материалов полевых геодезических измерений, инвентаризационных и других съемок. Правовое обеспечение предусматривает разработку и утверждение нормативно-правовых актов по регулированию вопросов создания и ведения городского кадастра, организации служб кадастра, проведения основных мероприятий по совершенствованию системы управления недвижимостью и платежей за землю.
Отрабатываются также другие экономические вопросы, в числе которых:
повышение доходной части бюджета города за счет установления объективной ценности земельных участков путем проведения экономической оценки с учетом видов использования земель;
совершенствование механизмов экономического регулирования земельных отношений;
обеспечение конкурсного предоставления прав на освоение земель;
реализация концепции формирования земельного рынка;
порядок и схемы привлечения инвестиций; совершенствование механизмов возвратности проектов.
Важным фактором внедрения муниципальной кадастровой системы является обеспечение пространственной привязки в принятой городской системе координат многих объектов городской
среды, описания качественных и количественных характеристик этих объектов с отображением на электронной карте города с распределением их по цвету. На стадии эксплуатации эффективность использования графической информации достигается за счет встроенной технологии совмещения векторных пространственных данных с растровыми изображениями топографических и дежурных планов различных масштабов, что позволяет получать более полное представление об объектах, попадающих в зону планируемых работ. Кроме того, использование в системе встроенных классификаторов, функций вычислений и отчетных форм обеспечивает экономичность и эффективность сбора, хранения, обработки и выдачи информации с уменьшением бумажной доли документооборота.
Таким образом, для того чтобы муниципальная информационная система работала эффективно, необходимо в каждом муниципальном образовании, особенно в городском округе, разработать и принять проект нормативных актов о муниципальной информационной системе. При этом онадолж-на разрабатываться на основании авиакосмической фотосъемки, что позволит иметь информацию о любой точке города и знать, свободен определенный участок земли или нет. Также в рамках муниципальной информационной системы необходимо создать центр обработки документационных данных, выделить единый номер телефона, на который будут поступать все сообщения о проблемах в городе, особенно по жилищно-коммунальному хозяйству. Из этого центра будут поступать сигналы по соответствующим городским службам.
Концепция муниципальной информационной системы должна включать в себя задачи по формированию единых финансового, правового и информационного пространств города с обязательным учетом функций, прав и ответственности органов местного самоуправления. На сегодняшний день у нас есть четкое понимание того, что для обеспечения эффективной деятельности органов местного самоуправления необходима не локальная (островная) автоматизация отдельных функций
и задач муниципалитета, а создание комплексной информационно-аналитической системы. Подобная система должна обеспечить не только автоматизацию подготовки первичной информации, но и формулирование проблемы наряду с предложением альтернативных вариантов ее решения.
Автоматизированные технологии, используемые в рамках муниципальной информационной системы, должны обеспечить на практике реализацию следующих принципов эффективного управления: системность; непрерывность; объективность; нормативность; интеллектуальность; ответственность.
Основной принцип построения муниципальной информационной системы — это обеспечение единства нормативно-справочной и оперативной информации, которая доступна для всех входящих в ее состав автоматизированных систем. Это означает, что оперативные данные базовых и межотраслевых систем должны использоваться всеми системами более высокого уровня. Такой подход, во-первых, позволил бы избавиться от рутинных операций повторного ввода данных, во-вторых, обеспечивал бы актуальность информации при функционировании автоматизированных систем более высокого уровня, в-третьих, будет способствовать использованию ресурсов подобных систем для осуществления расчетных и аналитических операций. Конечно, создание такой информационной системы требует длительного периода времени и значительных финансовых затрат, но финансовые ресурсы для этого имеются — это федеральная целевая программа (ФЦП) «Электронная Россия» [3].
Таким образом, благодаря автоматизации технологических процессов сбора, хранения и представления данных в рамках единой общегородской информационной системы сотрудники городских служб и подразделений администрации получат возможность более четко и оперативно справляться со своими служебными обязанностями, что приведет к повышению производительности труда муниципальных служащих, более качественному обслуживанию населения и эффективному управлению финансовыми средствами.
Создание и внедрение в практику управления компьютерных сетей дают возможность организовать автоматизированное рабочее место (АРМ) работника органов управления, позволяющее обеспечить широкий набор услуг при работе с информацией, документами. Создание АРМ должно осуществляться с учетом функций и характера труда различных категорий работников. Напри-
мер, АРМ руководящих работников должны предусматривать возможность оперативно получать обобщенные данные о разрабатываемом проекте решения, осуществлять сравнительный анализ вариантов решений.
Существующая в настоящее время оценка эффективности деятельности Администрации муниципального образования «Тарумовский район» осуществляется путем определения итогов деятельности в виде перечня выполненной работы за прошедший год в рамках утвержденных целей и задач в соответствии с Уставом муниципального образования. Тем самым принятая в настоящее время оценка эффективности деятельности Администрации муниципального образования не учитывает количественных параметров достижения целей и не содержит расчета интегральных показателей эффективности деятельности Администрации и ее структурных подразделений. В условиях внедрения единой информационной сети и системы АРМ в органах местного самоуправления открываются широкие возможности комплексного совершенствования технологии и организации управления. С точки зрения технологии перечисленные средства создают реальную основу для перевода всего процесса управления на «безбумажную» технологию, при которой в виде бумажных документов оформляются лишь окончательные результаты той или иной стадии работ, а все виды промежуточного обмена информацией производятся с помощью компьютерной сети. Внедрение этих средств позволит эффективно осуществлять диспетчеризацию управленческого процесса и контроль за его ходом. Разработка информационной системы мониторинга, анализа и оценки эффективности результатов деятельности органов местного самоуправления и оценки эффективности труда сотрудников базируется на общесистемных и методологических принципах создания автоматизированных систем.
Общесистемными принципами являются:
• открытость;
• переносимость;
• масштабируемость;
• компонентный принцип;
• стандартизация и унификация.
Открытость означает возможность добавления новых или изменения имеющихся компонентов без изменения остальных функциональных частей системы.
Переносимость — способность функционирования разрабатываемых программных средств на любых однотипных средствах вычислительной
техники. Программные средства, предназначенные для функционирования на рабочих станциях (серверах), будут сохранять работоспособность при установке на любую рабочую станцию с требуемой минимальной конфигурацией.
Масштабируемость — обеспечивает возможность наращивания вычислительной мощности и ресурсоемкое™ за счет тиражирования унифицированных решений и использования типовых модулей.
В соответствии с компонентным принципом построение системы предполагается осуществить путем деления программных изделий, составляющих программное обеспечение, на два вида:
• сетевые компоненты, в состав которых входят серверы, рабочие станции, телекоммуникационное оборудование, средства межсетевого взаимодействия, средства управления и общее программное обеспечение;
• программные изделия, устанавливаемые на серверы и рабочие станции, реализующие прикладную (функциональную) обработку данных.
Принцип стандартизации и унификации предполагает, что разработка системы и ее отдельных подсистем будет выполняться в соответствии с действующими международными и ведомственными стандартами, а реализация будет осуществляться с использованием стандартных инструментальных средств Администрации муниципального образования.
Методологическими принципами системы являются:
• целостность системы;
• системный подход;
• адаптивность к изменению внешних условий.
Целостность системы означает, что в процессе разработки системы будут обеспечены целостность, единство, взаимоувязанность и совместимость всех ее компонентов. Все компоненты системы разрабатываются и реализуются комплексно и образуют единую систему, функционирующую на единых технических принципах. Ни одно из проектных решений не должно нарушать этого принципа. Исключение может быть сделано только при создании или модернизации компонентов системы, реализующих вспомогательные функции.
Системный подход предполагается применять при проведении предпроектных исследований, проектировании, разработке, внедрении и использовании системы, что означает всесторонний и
комплексный учет всех влияющих факторов — внешних и внутренних воздействий на Систему.
Адаптивность к изменению внешних условий заключается в следующем. При создании системы будет обеспечена готовность к адаптации при изменениях внешних условий, в первую очередь законодательства и информационных потребностей пользователей. Изменение общесистемных классификаторов и кодификаторов не должно приводить к перепроектированию прикладных функциональных компонентов системы. Разрабатываемая система должна быть интегрирована с функционирующей в Администрации муниципального образования информационной базой данных, системой электронного документооборота, автоматизированной системой планирования деятельности Администрации. Важной частью работы является возможность представления информации по результатам расчетов в Internet/ Intranet, что является приоритетным направлением в информатизации администрации муниципального образования.
Предлагаемая методика оценки эффективности информационной системы должна обеспечивать расчет эффективности на основе следующей информации:
1) цели структурных подразделений и сотрудников;
2) показатели деятельности структурных подразделений и сотрудников, их плановые и фактические значения, атакже сроки реализации;
3) связи между деятельностью структурных подразделений, сотрудниками, их взаимное влияние.
В соответствии с разработанной методикой оценка деятельности Администрации муниципального образования и структурных подразделений, а также руководства Администрации и структурных подразделений осуществляется на основе информации и о реализации целей, задач и программ Администрации муниципального образования. Ведение указанной информации о деятельности Администрации муниципального образования, а также о показателях и их значениях необходимо осуществлять в Автоматизированной системе пла-нированиядеятельностиАдминистрации(АСПДА). Эффективность деятельности отделов Администрации, начальников и сотрудников отделов в соответствии с подходом, изложенным в методике, определяется на основе текущей деятельности по работе с документами и поручениями в отделах. Работа с документами и поручениями в Администрации автоматизирована с помощью системы
электронного документооборота (СЭДО). На основе информации данной системы могут быть рассчитаны показатели работы с документами и поручениями в подразделениях.
В соответствии с подходом оценки эффективности, изложенным в методике, а также с учетом существующей информационно-технической базы Администрации и состоянием автоматизации внутренних процессов, разрабатываемая система оценки эффективности должна обеспечивать интеграционное взаимодействие двух информационных систем: АСПДАи СЭДО. Общая схема взаимодействия информационных систем представлена на рис 2.
Взаимодействие с АСПДА означает, что система оценки эффективности должна обеспечивать возможность обращения к АСПДА и получения информации о целях, задачах, программах, их показателях и значениях показателей, которые ведутся в АСПДА.
Взаимодействие с СЭДО означает, что система оценки эффективности должна обеспечивать возможность расчета на основе информации СЭДО заданных количественных показателей по работе с документами и поручениями для сотрудников и структурныхподразделений,атакже получения информации о сотрудниках и подразделениях Администрации из справочника сотрудников СЭДО.
В соответствии с требованиями методики была разработана логическая архитектура системы (рис. 3), которая включает:
1) модульрасчета эффективности, состоящий из следующих логических блоков:
• блок взаимодействия с АСПДА—предназначен для интеграции с АСПДА и получения данных о деятельности структурных подразделений и сотрудников Администрации, а также показателях деятельности, их значениях и сроках реализации;
• блок взаимодействия с СЭДО — предназначен для интеграции с СЭДО и получения расчетных показателей на основе данных о работе сотрудников и подразделений Администрации с поручениями, документами;
• блок ведения параметров расчета эффективности — предназначен для хранения внутренних параметров, необходимых для расчета эффективности на основе данных АСПДА и
Рис. 2. Схема взаимодействия информационных систем
СЭДО (например, поправочных коэффициентов расчета эффективности, весовых коэффициентов показателей); • блок расчета эффективности — предназначен для расчета показателей эффективности на основе данных АСПДА, СЭДО и внутренних параметров расчета, атакже учета произведенных расчетов и обеспечения доступа к ним;
2) модуль построения отчетов — предназначен для построения табличных форм на основе данных системы;
3) модуль анализа и прогнозирования — предназначен для прогнозирования изменения показателей эффективности при изменении;
4) средства визуализации результатов анализа, мониторинга и оценки эффективности выполнения плановых мероприятий в различных разрезах. В качестве средства визуализации результатов анализа, мониторинга и оценки эффективности выполнения плановых мероприятий предлагается использовать конструктор экспресс-отчетов, разработанный на основе ОЬАР-технологии и позволяющий оперативно формировать произвольные отчетные формы по запросам пользователей.
Рис. 3. Логическая архитектура системы оценки эффективности
га
Рассчитать | Всего [
Показатели
Рассчитать
Всего [
Эффективность
Рассчитать
4. Регламент функицони-рования информационной системы. Система целей должна периодически пересматриваться: во-первых, по мере реализации поставленных задач должны выдвигаться новые; во-вторых, изменения внешних факторов могут привести к изменению актуальности поставленных целей; в-третьих, необходимость постановки некоторых задач может выявиться уже в процессе реализации целей и т.п. Перечень целей, определенных в рамках построенной системы целей для данного сотрудника, подразделения или всей Администрации муниципального образования, отражается в специальной форме (табл. 1, 2), в которой также фиксируются сроки (даты выполнения), установленные для реализации целей, и показатели их выполнения.
На основе выработанного подхода к построению
системы был реализован программный макет системы оценки эффективности. Программный макет включает в себя следующие объекты.
Карточка расчета. Карточка расчета предназначена для расчета эффективности деятельности структурных подразделений и сотрудников Администрации. Внешний вид карточки представлен нарис. 4.
Блок «Деятельность». Данный блок предназначен для внесения информации о целях подразделения/сотрудника, которые будут использоваться для расчета эффектности.
Деятельность — наименование цели.
Вес — весовой коэффициент, определяющий значимость текущей цели в системе целей данного сотрудника/подразделения.
Плановое значение — плановый уровень выполнения цели (100%).
Фактическое значение — фактический уровень выполнения цели.
Уровень достижения — уровень достижения планового значения выполнения цели (фактическое значение*100% / плановое значение).
Деятельность [+] - [Ж1
Де ятельность Вес План. зн. Факт. зн. Уровень Взвеш. вып.
Уровень" "С в одно-экономическое управление _| Дата: ¡22.11 2006 "" |
с: ])Р] 19.11.2006 3 П°: " " 2006 3
Итоговое выполнение [
Показатели Вес План. зн. Факт. зн. Уровень Взвеш . вып.
Обицее выполнение
Подразделение/сотрудник Коэфф. -
г
п
п
J
Эффективность
еш
Рис. 4. Внешний вид карточки расчета
Взвешенное выполнение — выполнение цели с учетом ее весового коэффициента (уровень достижения * вес).
Поле «Итоговое выполнение». Поле содержит итоговое значение реализации целей сотрудника/ подразделения. Значение поля /вычисляется как 1= 2 О,
Г
где О — взвешенное выполнение цели /.
Блок «Показатели». Данный блок предназначен для внесения показателей целей сотрудника/ подразделения, на основе которых вычисляется общее выполнение его деятельности, а также плановых и фактических значения реализации данных показателей.
Поле «Общее выполнение». Поле содержит значение реализации цели сотрудника/подразделения. Значение поля /вычисляется как Т=ЪРк,
где Рк— взвешенное выполнение показателя к.
Блок «Эффективность». Данный блок содержит информацию о подразделениях/сотрудниках, деятельность которых влияет на эффективность деятельности данного сотрудника/подразделения.
И | 0 0 ^
Подразделемие/сотрудиик По д р а з д е л ен и е /с о тр у д н ик Коэфф.
У04 У04 0.6
Администрация района 0,4
Рис. 5. Внешний вид справочника поправочных коэффициентов
Информация в блоке заполняется автоматически на основе связей указанных в справочнике поправочных коэффициентов. Для расчета эффективности деятельности подразделения/сотрудника в текущей карточке расчета могут учитываться не все существующие в справочнике поправочных коэффициентов связи, а только те, которые отмечены в блоке «Эффективность».
Поле «Эффективность». Данное поле содержит итоговое значение эффективности деятельности подразделения/сотрудника. Значение итоговой эффективности вычисляется в соответствии с методикой как
Э =ЪБЭ,
1 г
где Б — поправочный коэффициент из справочника поправочных коэффициентов; Э;— итоговое выполнение целей подразделения/сотрудника/
Справочник поправочных коэффициентов. Справочник предназначен для ведения информации о связях и зависимостях деятельности структурных подразделений и сотрудников Администрации и их влиянии на эффективность деятельности друг друга. Внешний вид справочника представлен на рис. 5. Для структурного подразделения/сотрудника, указанного в левой части справочника, в
Дата с: || |09Л1 гООБ ж 1 по: роз. 11-2005 |т|
Уровень ДСП ДУД |
Дата расчета 3
Майти | Сброс Отмена
Рис. б. Карточка поиска расчета
правой его части перечислены подразделения/сотрудники, деятельность которых влияет на эффективность деятельности данного подразделения/ сотрудника, а также указан поправочный коэффициент, отражающий степень влияния данной зависимости.
Карточка поиска расчета. Данная карточка предназначена для поиска информации о ранее выполненных расчетах. Внешний вид карточки представлен на рис. 6.
Отчетные формы. Система позволяет выводить следующие отчетные формы:
1. Цели и показатели деятельности структурного/сотрудника — содержит информацию о реализации целей и показателей подразделения/сотрудника. Внешний вид отчета представлен в табл. 1.
2. Оценка эффективности деятельности подразделения/сотрудника — содержит информацию о расчетной эффективности деятельности структурного подразделения/сотрудника. Внешний вид отчета представлен в табл. 2.
В настоящее время никакой прогресс и модернизация невозможны без информационных технологий, это касается и научно-технической сферы, и не только научно-технической сферы, но и собственно вопросов управления и даже вопросов укрепления демократии в стране. Невозможно представить себе ни одно предприятие, ни одну компанию, которая не имеет компьютеров, не имеет автоматизированной системы бухгалтерского учета — в том или ином объеме, во всяком случае. Телекоммуникационные услуги предоставляются и в городах, и в сельской местности. В настоящее время практически все органы власти обеспечены современными компьютерами, подключены к сети Интернет. Практически во всех органах управления сформированы базы данных, но и только. У нас внутренний документооборот как велся, так и ведется на бумаге. А компьютеры в основном, по сути, это пишущие машинки, просто более удобные, потому что не нужно каждый раз одно и то же перепечатывать.
В связи с изложенным сегодня перед администрацией любого муниципального органа власти стоит важная и актуальная задача — обеспечить переход
Таблица 1
Цели и показатели деятельности Администрации муниципального образования Уровень Администрация Тарумовского района
Период С 01.01.2006 по 31.12.2006
Руководитель (должность) Глава муниципального образования
Руководитель(ФИО) ЧепурнойС.А.
№ п/п Цель, показатели и единицы измерения, % Срок Вес, % План Факт Уровень достижения Взвешенное выполнение
1. Создание комфортныхусловий для населения 01.01.08 25 100 100 100 25
Создание условий для предоставления транспортных услуг населению и организация транспортного обслуживания населения, % 01.01.08 40 2 3 150 60
Создание условий для обеспечения поселений района, услугами связи, общественного питания, торговли и бытового обслуживания, % 01.01.08 40 1 0,5 50 20
Организация предоставления дополнительного образования и общедоступного бесплатного дошкольного образования, 01.01.08 20 0,4 0,4 100 20
Всего: 100 Общее выполнение: 100
2. Развитие потенциала муниципального образования 01.01.08 - - - - -
Формирование, утверждение, исполнение, контроль за исполнением бюджета района 01.01.08 50 - - - -
Владение, пользование и распоряжение имуществом, находящимся в муниципальной собственности района 01.01.08 50
Всего: 100 Общее выполнение: -
3. Обеспечение законности и правопорядка, защиты прав и свобод граждан, охрана окружающей среды 01.01.08 30 100 111,4 111,4 33,4
Организация охраны общественного порядка, % 01.01.08 40 0,8 1,0 125 75
Организация мероприятий по охране окружающей среды 01.01.08 30 100 101,2 101,2 40,4
Всего: 100 Общее выполнение: 115,4
Итого: 100 Общее выполнение: 105,4
Таблица 2
Оценка эффективности деятельности структурных подразделений
Управление С 01.10.2006 по 31.12.2006
Уровень/ Подразделение Цели управления,% Цели Администрации, % Оценка эффективности, %
Администрация - 105 105
Сводно-экономическое управление 56,6 40,8 97,4
всех своих служб и подразделений на качественно новый уровень работы. Использование автоматизированных информационных систем позволяет оптимизировать технологии управления как самим муниципальным образованием в целом, так и бюд- ' жетными средствами, выделяемыми на его развитие. ^ Автоматизированные технологии, используемые в рамках муниципальной информационной системы, должны обеспечить на практике реализацию 4. следующих принципов эффективного управления: системность; непрерывность; объективность; нормативность; интеллектуальность; принцип конкрет- 5. ной ответственности за принятое решение.
СПИСОК ЛИТЕРАТУРЫ
Атаманчук Г. В. Теория государственного управления. М.: Омега-Л. 2005. 193 с. Информатизация местного самоуправления. URL: http://www. infolaw. ru/news.
Постановление Правительства РФ от 28.01.2002 № 65 «О федеральной целевой программе «Электронная Россия (2002-2010гг.)». // СЗ РФ. 2002. № 5. Ст. 531. Федеральный закон от 06.10.2003 № 131-Ф3 «Об общих принципах организации местного самоуправления в РФ». // СЗ РФ. 2003. № 40. Ст. 3822. Федеральный закон от 27.07.2006 № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации». // СЗ РФ. 2006. № 8. Ст. 759.
