CC BY
19применение функционально-стоимостного анализа
В УПРАВЛЕНИИ ПЕРСОНАЛОМ ОРгАНИЗАцИИ
APPLICATION OF FUNCTIONAL COST ANALYSIS IN HR MANAGEMENT
ПОЛУЧЕНО 20.08.17 ОДОБРЕНО 08.09.17 ОПУБЛИКОВАНО 25.10.17 УДК 3977 DOI 10.12737/article_5a0464d454d3f8.56710029
межевов а.д.
Д-р экон. наук, профессор, Государственный университет управления, г. Москва mezhevov a.d.
Doctor of Economic Sciences, Professor, State University of Management, Moscow
e-mail: amegevov@mail.ru
зайцева г.а.
Магистрант, Государственный университет управления, г. Москва zaytseva g.a.
Master's Degree Student, State University of Management, Moscow
e-mail: galizaytseva@yandex.ru
ахмадуллин а.р.
Соискатель, Государственный университет управления; советник Генерального директора ООО «ТелекомСофт», г. Москва
akhmadullin a.r.
Applicant, State University of Management; Adviser to General Director of OOO "Telecomsoft", Moscow
Аннотация
Многие пользователи считают функционально-стоимостной анализ (ФСА) достаточно сложным для понимания. Возможно это связано с тем, что существует слишком мало информации, объясняющей, что же он собственно из себя представляет. Целью данной работы является раскрытие сущности функционально-стоимостного анализа, простоты его применения.
ФСА — метод системного исследования функций, работоспособности различных объектов и затрат на их реализацию. Достоинством ФСА является наличие достаточно простых расчетных и графических методов, позволяющих дать двойственную количественную оценку выявленных причинно-следственных связей. Это достоинство ставит ФСА в ряд наиболее эффективных методов анализа не только технических, но и производственно-экономических систем, структур, методов организации и планирования, управления производством и научными исследованиями. Однако работы по ФСА проводятся в отрыве от экономических расчетов на предприятиях и в объединениях. Поэтому экономические нормативы действующего производства не охвачены функциональным подходом, базируются на предметном экономическом анализе, планировании от достигнутого уровня.
Функционально-стоимостной анализ управленческих систем позволяет выполнить следующие виды работ: определение и проведение общего анализа себестоимости бизнес-процессов на предприятии (маркетинг, производство продукции и оказание услуг, сбыт, менеджмент качества, техническое и гарантийное обслуживание и др.); проведение функционального анализа, связанного с установлением и обоснованием выполняемых структурными подразделениями предприятий функций с целью обеспечения выпуска высокого качества продукции и оказания услуг; определение и анализ основных, дополнительных и ненужных функциональных затрат; сравнительный анализ альтернативных вариантов снижения затрат в производстве, сбыте и управлении за счет упорядочения функций структурных подразделений предприятия; анализ интегрированного улучшения результатов деятельности предприятия.
Ключевые слова: функционально-стоимостной анализ, управление персоналом, системное исследование, анализ управленческих систем, анализ затрат.
Abstract
Many users think that functional cost analysis (FCA) is quite difficult to understand. Perhaps this is due to the fact that there is too little information explaining what it actually is. The aim of this work is the essence of functional-cost analysis, ease-of-use.
FCA is a method for a systematic study of functions, the functionality of various objects and their costs. Advantage of FSA is the presence of a fairly simple computational and graphical methods to give a dual quantitative assessment of the identified causal relationships. This advantage puts the FSA in a number of the most effective methods of the analysis which are not only technical, but also socio-economic systems, structures, methods of organizing and planning production management and scientific research. However, the work of the FSA is carried out in isolation from the economic calculations of the enterprises
and unions. Therefore, the economic standards of existing production are not covered by the functional approach, based on substantive economic analysis, planning from the achieved level.
Value analysis management system allows to perform the following activities: definition and implementation total cost analysis of business processes at the enterprise (marketing, production of goods and provision of services, marketing, quality management, warranty maintenance, etc.); functional analysis associated with the establishment and justification carried out by structural subdivisions of an enterprise functions in order to ensure production of high quality products and services; definition and analysis of basic, additional and unnecessary cost functional; comparative analysis of options for reducing costs in production, marketing and management by streamlining the functions of the structural divisions of the enterprise; analysis of integrated improved results of the company.
Keywords: functional-cost analysis, personnel management, systematic study, management systems analyze, cost analysis.
Тенденции мировой экономики требуют разработки новых подходов к управлению и ресурсосбережению, а также применения новых методов повышения эффективности деятельности социально-экономических систем, комплексного организационного проектирования.
Одним из таких методов является функционально-стоимостной анализ (далее — ФСА,), который ориентирован на снижение затрат ресурсов при производстве, на повышение эффективности деятельности аппарата управления и снижение численности персонала, повышение эффективности труда в организации.
Развитие комплексного организационного проектирования систем управления сопровождалось отработкой арсенала методов совершенствования управления. Не все традиционные методы отвечают требованиям организационного проектирования. Такой объект проектирования, как система управления организацией, являясь сложной социально-экономической системой, потребовал создания новых методов, способных проникнуть вглубь явлений, происходящих внутри этой системы, и учесть сложнейшие взаимосвязи с ее другими системами [1].
Подход, основанный на ФСА (Activity Based Costing, ABC), является более точным в распределении суммарных фактических затрат на продукты и услуги, которые порождают эти затраты. Метод ФСА занимает одно из ведущих мест в системе передовых инструментов улучшения управления, способствующих увеличению эффективности трудовой деятельности. С точки зрения стратегического управления ФСА — полезный экономический и организационный инструмент. В его основе лежит бизнес-модель организации с детальным описанием бизнес-процессов, реализующихся в организации.
ФСА — это метод технико-экономического исследования функций управленческого персонала организации, обращенный на поиск резервов снижения затрат на управление и достижение оптимальных производственно-коммерческих результатов вследствие применения эффективных способов управления [2].
ФСА — это метод системного исследования функций объекта (изделие, процесс, структура), направленный на минимизацию затрат в сферах проектирования, производства и эксплуатации объекта при сохранении (повышении) его качества и полезности [3].
Сопоставление функций органа управления с управляемым объектом позволяет получить информацию о том, насколько нужен этот орган. Соответствие функций системы управления функциям производственной системы — важное условие развития системы управления организацией, поскольку субъект управления существует не сам по себе, не для себя, а для обеспечения эффективного функционирования производственной системы.
Среди ученых и практиков не прекращаются дискуссии о целесообразности применения ФСА. Одни находят ФСА довольно сложным для осознания и использования. Другие — легким, популистским. Третьи в принципе не видят потенциала его практического использования.
Основой ФСА являются:
- функционально-стоимостной подход — изучение функций управленческого персонала по количеству оказываемых услуг одним работником за определенный период времени, по обоснованию, принятию и осуществлению управленческих решений для достижения намеченного объема и состава услуг при наименьшем уровне затрат на управление и производство;
- системный подход — изучение предмета как системы, предмета, который включает иные составные элементы, в отсутствие которых не представляется возможной реализация функций управления: кадры управления, технические средства управления, организационная структура управления, технология управления, информация, решения. Анализируются внутренние связи между элементами объекта, которые находятся во взаимодействии, а также внешние связи объекта, являющиеся частью системы управления наиболее высокого уровня;
- коллективное творчество для поиска и формирования наиболее эффективных вариантов улучшения управления. При проведении ФСА применяется разнообразное сочетание инстинктивных, дедуктивных и иных методов мышления. В дополнение: для решения задач подключают обширный круг специалистов всевозможных профилей и различных уровней управления;
- оценка соответствия степени значимости функций затратам и качеству их реализации на основании определения важности функций системы управления в сопоставлении с прочими функциями, фактическими затратами на их реализацию и качества их исполнения. Далее делается сравнение значимости функций с затратами на их осуществление и уровнем качества их исполнения. Данный прием позволяет предоставить экономическую оценку имеющейся и предлагаемой системам управления [4].
Процедура ФСА систем управления включает следующие этапы:
- изучение и описание системы управления, составление ее характеристики, что с максимально возможной полнотой раскрывает инженерные, технологические, организационные и экономические особенности;
- детализация системы управления для того, чтобы выявить спектр функций;
- формулировка критериев классификации функций как главные, основные, лишние и вредные;
- сбор статистических данных о затратах на выполнение каждой функции. По тем функциям, где статистические данные отсутствуют, необходимо определить эти затраты расчетным или экспертным путем;
- изучение новейших достижений в теории и практике управления;
- выявление зоны наибольшей концентрации затрат, т.е. выявление наиболее перспективных зон внимания при дальнейшем анализе;
- определение затрат на поддержание в работоспособном состоянии системы управления, освобожденной
от вредных, лишних, а иногда и части дополнительных функций;
- сопоставление реально действующей системы и системы управления, освобожденной от лишних функций;
- разработка рекомендаций по технологическому, организационному, информационному усовершенствованию системы управления.
Главные задачи улучшения системы управления персоналом в организации следующие:
- устранение повтора функций управления;
- устранение несвойственных функций;
- введение недостающих функций;
- сокращение затрат;
- пересмотр и совершенствование организационной структуры управления персоналом;
- улучшение должностной и квалификационной структуры сотрудников службы управления персоналом, стимулирование повышения их квалификации.
ФСА предполагает следующие этапы: подготовительный, информационный, аналитический, творческий, исследовательский, рекомендательный и внедренческий.
На подготовительном этапе определяется объект анализа, формируются конкретные задачи проведения ФСА, составляется рабочий план.
Проводится комплексное исследование состояния управления организации, выявляются узкие места в организации. В настоящее время наиболее распространенные проблемы — это высокая текучесть кадров, дефицит квалифицированных работников, неудовлетворительный уровень компьютерных систем и уровня производительности труда, низкий уровень качества работы отдельных сотрудников и отделов, высокий процент ошибок со стороны специалистов, наличие узких мест.
Наличие узких мест в системе управления персоналом может являться следствием недостаточно четкой работы системы управления в целом. Анализ недостатков дает возможность обнаружить узкие места в управлении персоналом (например, низкий уровень качества выполняемых работ).
Далее выявляются недостатки в управлении тем или иным подразделением, в функционировании той или иной подсистемы управления (линейное руководство, функциональная, целевая, обеспечения). В свою очередь, ФСА позволяет обнаружить недостатки по отдельным элементам (кадры, технические средства управления, информация и т.д.).
При проведении комплексного исследования применяется экспертный (устный или анкетный) опрос руководителей, специалистов, сотрудников управления. В результате выявляется объект для первоочередного проведения ФСА.
После выявления «зон неэффективности» и определения приоритетных задач и направлений для преобразований на основе результатов ФСА необходимо конкретизировать альтернативные варианты реализации функций, процессов, которые обеспечат большую эффективность.
В качестве практического примера рассмотрим ФСА деятельности управленческого персонала на примере работы отдела подготовки и проведения закупок (далее — Отдел) в государственном учреждении или коммерческой организации.
Отдел выполняет работы по обеспечению предприятия материальными ресурсами на основе реализации функций, предусмотренных федеральными и региональными законами (нормативные акты Правительства Москвы, формирование конкурентной среды в городе Москве, обеспечение функционирования и развития системы размещения заказов для нужд заказчиков г. Москвы, организация и проведение закупок, связанных с реализацией инвестиционных проектов в сфере капитального строительства, и иных процедур).
Главные задачи анализа деятельности Отдела следующие:
- улучшение организационной структуры, уточнение функций отдела и его работников, улучшение качества выполнения функций;
- рационализация взаимосвязей отдела с другими подразделениями и внешними организациями;
- улучшение кадрового, информационного, технического обеспечения, снижение расходов на выполнение функций управления.
На информационном этапе производится сбор, изучение и систематизация данных, которые характеризуют систему управления, некоторые ее подсистемы или некоторых сотрудников. В нашем случае источниками информации при анализе работы Отдела служат отчеты и справки, штатное расписание, положение об отделе, должностные инструкции, организационная структура данного отдела, схемы документооборота, документы, данные, исходящие и поступающие в отдел, данные бухгалтерской отчетности.
На аналитическом этапе осуществляется формулировка, анализ и классификация функций, их декомпозиция, анализ функциональных взаимосвязей между подразделениями, расчет затрат на качество, оценивается степень значимости функций. В итоге определяется степень и выявляются причины несоответствия между значимостью функций и уровнем затрат на их реализацию, качеством их выполнения.
Функции управления подразделяются как главные, основные и вспомогательные.
Для Отдела главными являются следующие функции:
- осуществление мероприятий по обеспечению функцио -нирования автоматизированных информационных систем в сфере управления закупками города Москвы;
- сопровождение процедур размещения заказа;
- оказание услуг информационно-консультационного и аналитического сопровождения размещения заказов;
- сопровождение размещения земельно-имущественных торгов.
Основные функции способствуют выполнению главных функций организации.
Вспомогательные функции содействуют реализации какой-либо из основных функций.
Подразделение на основные и вспомогательные функции имеет существенное значение, поскольку среди последних располагаются избыточные или нехарактерные отделу функции [5].
Такая классификация функций позволяет выстроить функционально-стоимостную диаграмму, представляющую собой графическое изображение функций системы управления или отдельного подразделения.
На творческом этапе выбираются методы поиска идей по активизации процессов управления, на основании предложенных идей формулируются способы выполнения функций, предоставляется оценка и осуществляется предварительный отбор наиболее целесообразных и жизнеспособных вариантов выполнения функций.
Во время поиска путей совершенствования трудовых процессов и организации труда можно использовать следующие методы: «мозговая атака», контрольные вопросы, морфологический анализ, совещание и др.
В организации создается экспертная группа, возглавляемая генеральным директором.
Экспертной группе необходимо найти ответы на следующие вопросы:
- Есть ли возможность исключить или передать другому подразделению какую-нибудь функцию, осуществляемую отделом?
- Какие функции, относящиеся к отделу, не выполняются?
- Есть ли вероятность снизить затраты на выполнение каких-нибудь функций и как можно освободиться от избыточных затрат?
- Реализацию каких функций можно автоматизировать?
- Каким другим способом можно выполнять ту или иную функцию?
На каждый из вопросов, как правило, получается несколько вариантов ответов. Информация по данным вариантам фиксируется в карточках идей. Информация по идеям сводится в единую морфологическую матрицу, которая формируется на основании решения каждого приглашенного эксперта. Полученная по результатам экспертизы наиболее проблематичная информация отображается в единой матрице.
На исследовательском этапе вырабатывается эскизная проработка отобранных вариантов, их сравнительная организационно-экономическая оценка с участием специалистов заинтересованных подразделений и служб организации и учет заключений экспертизы, отбор наиболее подходящих для реализации предложений. Эскизная проработка выбранных вариантов заключается в детальном описании каждого варианта с применением схем, графиков, моделей, функциональных диаграмм, проектов положений о подразделениях и другой проектной документации.
Сравнительная технико-экономическая оценка вариантов проектных предложений проводится на основе заключений экспертизы расчетами экономической эффективности.
Во время отбора возможных вариантов они подразделяются на группы: реальные для внедрения; возможные для внедрения, но в данных условиях не реализуемые; теоретически возможные, но пока практически не реализуемые; нереальные предложения. В первую очередь для дальнейшего рассмотрения выбираются варианты из первой группы.
На следующем этапе разрабатываются задание на проектирование, общий и рабочий проекты с необходимыми обоснованиями.
При организационной оценке вариантов учитываются реальные организационные условия, являющиеся предпосылкой успешного внедрения того или иного варианта.
На этапе внедрения проводится весь спектр необходимых мероприятий, направленных на подготовку работников к внедрению проекта, например, социально-психологическая, профессиональная, материально-техническая подготовка работников и внедрение рекомендаций, а также разработан подробный План-график его внедрения. Разрабатывается система стимулирования реализации проекта.
Таким образом, исследование систем управления с помощью метода ФСА дает возможность проводить анализ всех составляющих системы управления носителей функций, внешней среды, их состояния и взаимосвязей.
Определение затрат на реализацию функций управления имеет свои сложности и специфику в отличие от стоимости выполнения функций техническими системами. Эта проблема не решена до конца ни в теории, ни на практике.
Вместе с тем наглядность и относительная простота ФСА открывает значительные перспективы его применения во всех отраслях, однако отметим, что для полноценного системного внедрения данного подхода в бизнес-практику отечественных компаний есть ряд факторов, осложняющих использование ФСА.
К числу наиболее важных факторов, препятствующих использованию ФСА, можно отнести следующие:
- техническая неготовность организации;
- сложившиеся стереотипы и социально-психологические факторы неготовности российского менеджмента
- слабое развитие и применение отечественными предприятиями современных инструментов стратегического планирования и управления;
- отсутствие полноты в представлении возможностей применения ФСА и сбалансированной системы показателей;
- недостаточное количество и качество русифицированной нормативно-справочной информации и программного обеспечения, отвечающего всем требованиям организации.
На основании изложенного можно сделать вывод: проведение ФСА является достаточно трудоемкой задачей для российских предприятий. Основные трудности, с которыми сталкиваются специалисты при проведении ФСА, связаны с недостатком или отсутствием исходных данных о процессах и стоимости ресурсов, потребляемых этими процессами. В ходе проведения ФСА эти данные необходимо собирать, обрабатывать и уточнять. Для ряда предприятий социальной направленности, как и соответствующих подразделений, применение ФСА оказывается единственной альтернативой для их оценки и совершенствования. Невозможность оценить и измерить производительность и результативность труда работников подобных структур является ключевой проблемой для управления их эффективностью. Именно метод ФСА позволяет комплексно решить данную проблему и на основе применяемого инструментария создать механизмы оценки и управления непроизводственными функциями, трудом персонала, не связанного непосредственно с созданием добавленной стоимости, системы управления и пр.
Итогом применения ФСА также является выявление персонала с недостаточным уровнем квалификации, т.е. не имеющим достаточной подготовки для выполнения соответствующих функций. Службе управления персоналом организации необходимо провести оценку конкурентоспособности персонала и обеспечить реализацию плана повышения квалификации [6].
Трудоемкость метода предполагает также необходимость использования соответствующих средств обработки информации и привлечение высококвалифицированных специалистов, что делает применение метода ФСА достаточно затратным.
Однако для крупных компаний, находящихся на этапе развития и зрелости, ФСА может обеспечить критически значимый прорыв в области ресурсосбережения и повышения эффективности деятельности организации, причем этот эффект будет иметь долгосрочные синергетические позитивные последствия.
литература
1. Данченко Е.Б. Функционально-стоимостный анализ в системе организационного проектирования промышленного предприятия [Текст] / Е.Б. Данченко, Л.С. Чернова // Управление проектами и развитие производства: Сб. науч. трудов. — Луганск: Изд. ВНУ им. В. Даля. 2010. — № 4 (36). — С. 21-33.
2. Ендовицкий Д.А. Комплексный экономический анализ деятельности управленческого персонала [Текст] / Д.А. Ендовицкий. — М.: КноРус, 2011.
3. КибановА.Я. Экономика управления персоналом [Текст] / А.Я. Кибанов, Е.А. Митрофанова, И.А. Эсаулова. — М.: ИНФРА-М, 2015.
4. Кибанов А.Я. Служба управления персоналом [Текст] / А.Я. Кибанов. — М.: КноРус, 2010.
5. Моисеева Н.К. Основы теории и практики функционально-стоимостного анализа [Текст] / Н.К. Моисеева, М.Г. Кар-пунин. — М.: Высшая школа, 1988. — 192 с.
6. Межевов А.Д. Организационно-экономические аспекты повышения конкурентоспособности управленческого персонала [Текст] / А.Д. Межевов, А.Р. Ахмадуллин. — М.: Вестник университета. — 2015. — № 12. — С. 226—229.
references
1. Danchenko E.B., Chemova L.S. Funktsional'no-stoimostnoy analiz v sisteme organizatsionnogo proektirovaniya promyshlennogo predpriyatiya [Functional and cost analysis in the system of organizational design of an industrial enterprise]. 2010, I. 4 (36), pp. 21-33.
2. Endovitskiy D.A. Kompleksnyy ekonomicheskiy analiz deyatel'nosti upravlencheskogo personala [Comprehensive economic analysis of management personnel]. Moscow, KnoRus Publ., 2011.
3. Kibanov A.Ya., Mitrofanova E.A., Esaulova I.A. Ekonomika upravleniyapersonalom [Economics of personnel management]. Moscow, Infa-M Publ., 2015.
4. Kibanov A. Ya. Sluzhba upravleniya personalom [Personnel Management Service]. Moscow, KnoRus Publ., 2010.
5. Moiseeva N.K., Karpunin M.G. Osnovy teorii ipraktiki funk-tsional'no-stoimostnogo analiza [Fundamentals of theory and practice of functional and cost analysis]. Moscow, Vysshaya shkola Publ., 1988. 192 p.
6. Mezhevov A.D., Akhmadullin A.R. «Organizatsionno-eko-nomicheskie aspekty povysheniya konkurentosposobnosti upravlencheskogo personala» ["Organizational and economic aspects of increasing the competitiveness of management personnel"]. Moscow, Vestnik Universiteta Publ., I. 12, 2015, pp. 226-229.
Гоулман Д.
эмоциональный интеллект. почему он может значить
больше, чем ю
М.: Манн, Иванов и Фербер, 2018. Американский психолог, признанный эксперт в области эмоционального интеллекта Дэниел Гоулман утверждает, что наши эмоции играют в достижении успеха в семье и на работе гораздо большую роль, чем это принято считать.
Но что же такое «эмоциональный интеллект»? Можно ли его измерить? Чем отличается «обычный» интеллект от «эмоционального» и почему обладатели первого зачастую уступают место под солнцем обладателям второго?
Хотите узнать ответы и научиться справляться с унынием, гневом, вспыльчивостью, депрессией и стать успешнее? Читайте эту книгу. Она будет полезна не только студентам и преподавателям, но и родителям. 6-е издание.
Сухова Е.В.
психофизиология профессиональной деятельности. умственный труд
Учебное пособие. — М.: ИНФРА-М, 2017. 156 с.
Настоящее учебное пособие написано по дисциплине «Психофизиология профессиональной деятельности» для студентов-бакалавров, обучающихся по направлению подготовки «Управление персоналом». Представлена информация по основам функционирования головного мозга, памяти как основе умственной деятельности, физиологии работоспособности, эмоций, особенностям питания при умственном труде, психофизиологии стресса и способам управления им. Помимо научной информации, данное учебное пособие содержит практические советы и рекомендации для повышения эффективности умственной деятельности. В приложении изложены результаты анкетирования студентов и офисных работников по разным аспектам психофизиологии умственного труда с комментариями. Соответствует требованиям Федерального государственного образовательного стандарта высшего образования последнего поколения.
Для студентов всех форм обучения, обучающихся по направлению подготовки «Управление персоналом». Будет полезно и интересно всем работникам умственного труда, поскольку материал изложен простым, доступным языком и содержит полезную информацию.
В А К А Я А В Р И А Т
Е.В. Сухова
ПСИХОФИЗИОЛОГИЯ
ПРОФЕССИОНАЛЬНОЙ
ДЕЯТЕЛЬНОСТИ
умственный труд
УЧЕБНОЕ ПОСОБИЕ
iii тг
ир
ш
