CC BY
86
ЗАРУБЕЖНЫЙ ОПЫТ
УДК 657.6+004.9
ПРЕИМУЩЕСТВА И НЕДОСТАТКИ УЧЕТНО-КОНТРОЛЬНЫХ ПРОЦЕДУР ПРИ ИСПОЛЬЗОВАНИИ ТЕХНОЛОГИЙ РЕАЛЬНОГО ВРЕМЕНИ И ОБЛАЧНЫХ ВЫЧИСЛЕНИЙ
П.А. КУЦЫК,
кандидат экономических наук, профессор кафедры бухгалтерского учета E-mail: [email protected] Львовская коммерческая академия
Обосновано, что альтернативой пакетной обработке учетных данных, которая сегодня преобладает в большинстве украинских компаний, является концепция учета в реальном времени. Изложены преимущества такого учета для корпоративного управления и приведены определенные аргументы против этой технологии. Решение имеющихся проблем возможно через внедрение технологий удаленного доступа к базам данных и облачных вычислений. Описаны преимущества использования облачных ERP-систем. Предложена схема организации облачных сервисов для учетной функции корпоративного управления.
Ключевые слова: корпоративное управление, концепция, учетная система, ERP-система, облачные вычисления
В течение длительного времени автоматизированные системы бухгалтерского учета работали в режиме пакетной обработки данных. Этот режим предусматривает выполнение учетных операций в заранее определенной последовательности, по определенным правилам и приоритетам. Информация о фактах хозяйственной жизни соби-
ралась в подразделениях предприятия, после чего передавалась для централизованной обработки в бухгалтерию. Обработка первичных документов, ввод данных в компьютер, контроль информации и другие процедуры учетного процесса отнимали немало времени, особенно в пиковые периоды, когда поток информации увеличивался. Это замедляло доступ лиц компании, ответственных за принятие решений, к учетным данным и отчетности. Проблемой была и передача необходимых данных пользователям, находившимся в других офисах или странах.
Такой режим обработки учетных данных принципиально не изменился даже с введением диалогового программного обеспечения, позволяющего более гибко осуществлять этот процесс. Дело в том, что не была отменена практика постепенного накопления информации и завершения ее обработки только в связи с необходимостью готовить годовую или промежуточную отчетность. Закрытие периода оставалось обязательным условием получения учетной информации в
целях ее анализа и использования для принятия управленческих решений. Эта практика и сегодня преобладает в большинстве украинских компаний, что негативно влияет на оперативность принятия решений на всех уровнях корпоративного управления.
Альтернативой пакетной обработке данных является концепция учета в реальном времени, которую иногда называют учетной он-лайн системой. Ее появление обусловлено развитием современных информационных технологий электронной торговли и электронных расчетов.
Известно, что в электронной среде обработка хозяйственных операций осуществляется практически мгновенно, а их физический объем в крупных компаниях измеряется десятками и сотнями тысяч записей. Эти обстоятельства существенно увеличивают риски в связи с несвоевременным принятием управленческих решений и обусловливают актуальность доступа к оперативным учетным данным в режиме реального времени.
По мнению В.В. Галасюка, субъекту, принимающему решения, необходима информация, характеризующаяся полнотой, достоверностью и своевременностью. Что касается своевременной информации, то она позволяет ее пользователям реагировать на изменение ситуации, а несвоевременная такой возможности не дает. Степень своевременности тем выше, чем короче интервал времени между событием (в том числе хозяйственной операцией) и моментом, когда стало известно о нем пользователю. Следовательно, данные, получаемые в режиме реального времени, представляют собой информацию с высокой степенью своевременности [2, с. 86].
Автор полностью согласен с приведенным утверждением. Учетная информация, при всей ее полноте и достоверности, не имеет никакой ценности, если она устарела.
К сожалению, научные исследования по развитию учета в реальном режиме времени в отечественной учетной науке почти отсутствуют. Эту проблематику лишь частично рассматривают российские и украинские ученые В.В. Гала-сюк, Д.В. Исаев, Т.К. Кравченко, Е.А. Петрик, М.С. Пушкарь [2, 3]. Более подробно вопросы облачных вычислений и учета в реальном времени изучены зарубежными авторами, такими
как Р. Байя, С. Йео, С. Венугопал, Дж. Броберг, И. И. Брандик, С. Марстона, Л. Чжи, Б. Субхайоти, Б. Руиз-Агундес, Й.К. Пенья, П.Г. Брингас. Их исследования позволили выработать общее видение архитектуры систем учета в реальном режиме времени [1, 8], обозначив области применения современных технологий в обработке учетной и бизнес-информации [6].
Если говорить о практической сфере, то внедрение систем учета в реальном времени является одним из важнейших направлений деятельности ведущих провайдеров и разработчиков программного обеспечения. Однако известные сегодня наработки в этой области нельзя считать референтными моделями, по которым могут приниматься системные решения.
Как показывают исследования, учет в реальном времени - весомое конкурентное преимущество для корпоративного менеджмента компании. Каждый документ, каждая сделка, внесенные в учетную систему, начинают влиять на нее сразу после введения. Новая информация автоматически разносится по базам данных и меняет соответствующие параметры и итоги. Оборотно-сальдовая ведомость, а также любая фиксированная форма финансовой или управленческой отчетности становятся доступными для пользователей в любой момент.
Правда, есть и аргументы против этой технологии. Первый из них касается обеспечения точности вносимой информации. Если введен документ с ошибкой, она сразу попадет в базы данных, поскольку промежуточных файлов в системах учета в реальном времени нет. Чтобы не допустить этого, необходимо наладить эффективный фильтрующий контроль.
Второй аргумент связан с тем, что не все бухгалтерские операции можно прямо отражать в режиме реального времени. Если это осуществимо с движением денежных средств, выпуском готовой продукции, реализацией товаров, то, скажем, при попытке отразить начисление заработной платы или перечисление налогов возникнут серьезные трудности. Ежедневное отображение таких операций в учете требует или ежедневного же произведения начислений, что вряд ли логично, или введения в систему определенных расчетных (прогнозных) величин.
Третий аргумент заключается в том, что учет в реальном времени требует не только временной, но и пространственной синхронизации информационных потоков. То есть одинаковую возможность вводить данные в систему должны иметь работники и главного офиса, и всех других подразделений компании, независимо от их территориального расположения.
Решение этой проблемы видится во внедрении технологий удаленного доступа к базам данных и облачных вычислений. Последние представляют собой новую парадигму, которая кардинально меняет привычные подходы к компьютеризации бизнеса.
Статические, закрытые и централизованные методы обработки данных в традиционных информационных учетных системах уже не отвечают постоянно растущим требованиям к управлению, тогда как облачные вычисления как раз и создают для учета новые возможности. Это ставит на повестку дня необходимость основательных научных исследований в рассматриваемой области. В частности, требуют решения вопросы одновременного использования различных услуг, построения отношений между их поставщиками, выявления потребности в новых услугах, которые будут включены в систему учета и отчетности компании, и т.д.
Дает о себе знать и другая проблема. В последнее время облачные вычисления становятся достаточно распространенным термином, используемым не только в ИТ-бизнесе, но и в таких сферах деятельности, как маркетинг, финансы, бухгалтерский учет, аудит. Однако существующие решения и программные продукты, как правило, не могут предоставить убедительные ответы на заданные вопросы, поскольку не были специально разработаны для облачных
вычислений. Поэтому важной задачей научного исследования является выработка концепции расширенной информационной системы учета (РИСУ), что обеспечивает использование «облаков» для нужд корпоративного управления.
Основная идея облачных технологий заключается в перемещении программных продуктов и данных, которые традиционно хранились на компьютерах пользователей или внутренних серверах компании, во внешнюю среду с доступом к ним через Интернет [9].
По определению Р. Байя и др., облачные вычисления - это отдельная категория параллельных и распределенных систем, состоящих из совокупности взаимосвязанных компьютеров и являющихся унифицированным вычислительным ресурсом для предоставления удаленных сервисных услуг [1, с. 599-600].
П. Мэлл и Т. Гранс определяют облачные вычисления как модель обеспечения повсеместного и удобного сетевого доступа по требованию к общему пулу конфигурируемых вычислительных ресурсов (например, сетей передачи данных, серверов, устройств хранения данных, прикладных программ и сервисов - как вместе, так и отдельно), которые могут быть оперативно предоставлены и освобождены с минимальными эксплуатационными расходами и/или обращениями к провайдеру [7, с. 2].
Итак, ресурсы, доступ к которым может предоставляться по технологии облачных вычислений, достаточно разнообразны, но наибольшую долю, по результатам исследования компании IDC, занимают услуги по «облачному» использованию прикладного и обслуживающего программного обеспечения (табл. 1).
В настоящее время нет единой бизнес-модели использования облачных вычислений, т.е. обос-
Таблица 1
Структура доходов компаний по предоставлению облачных услуг, %
вид услуги 2009 г. 2013 г. (прогноз)
Хранилища данных 9 14
Внешние серверы 12 15
Обслуживающее программное обеспечение 20 20
Прикладные программы 49 38
Разработка и внедрение программного обеспечения 10 13
Совокупный доход от предоставления услуг, млрд долларов 17,4 44,2
Источник: по данным компании IDC, сентябрь 2009 г. URL: http://idcukraine.com/ru//.
нования того, как компания должна создавать, передавать и получать данные при взаимодействии с внешними провайдерами [10].
Каждый поставщик «облачных» услуг самостоятельно разрабатывает решения по учету и отчетности, определяет требования и критерии качества. В отличие от централизованных учетных систем, в технологии облачных вычислений изменения, инициированные поставщиком услуг, приводят к изменению систем учета и отчетности всех пользователей этих услуг. Такой негибкий подход ограничивает распространение «облаков».
Не менее важными проблемами являются также вопросы информационной безопасности, целостности данных, надежности прикладного программного обеспечения (приложений), уровень обслуживания, вывода (утилизации) лишней информации и т.д. (табл. 2).
Решение указанных проблем требует целенаправленных действий по устранению предпосылок потери информации или доступа к ней, если она находится в удаленном доступе на серверах, не принадлежащих компании (находится в «облаках»).
Организация учета и отчетности на основе облачных технологий является сложной задачей, требующей правильного выбора организационной модели и методологии обработки информации. Основные принципы организации учета по технологии облачных вычислений изложены в протоколах AAA (протокол Дайметера), CRANE, BSS/OSS, MIB и др.
В идеале любое событие, с которым работает пользователь, должно быть отражено в системе облачного учета. При этом каждая компания и каждый пользователь в ней должны иметь возможность осуществлять записи по определенным правилам, но в гибком формате. Таким образом, облачный учет должен использовать открытый стандарт для обработки любого типа записей. Это является основой интеграции различных по назначению и функционалу приложений в одном «портфеле решений». В качестве примера такого «портфеля» можно назвать облачные ERP-системы. Исследования, проведенные фирмами Aberdeen Group (сентябрь 2011 г.) и Nucleus Research (февраль 2013 г.), доказали, что компании, использующие эти системы, достигают существенных преимуществ, включая снижение затрат на ИТ, повышение производительности труда, улучшение управления запасами. Положительным моментом также можно назвать использование облачных ERP-систем с точки зрения окупаемости инвестиций и совокупной стоимости владения. Особенно актуально это для малых и средних предприятий, доступ которых к решениям класса ERP ранее был существенно ограничен из-за высокой стоимости программного обеспечения.
Опросы фирмы Nucleus Research, которыми было охвачено более 100 компаний в области производства, профессиональных услуг, оптовой торговли, дистрибуции, разработки программного обеспечения, а также некоторые неприбыльные организации, показали, что облачные ERP-сис-
Таблица 2
Проблемы использования облачных вычислений
Проблема Содержание проблемы
Информационная безопасность Данные находятся в «облаке» вместе с приложением. Они могут быть конфиденциальными, например, персональная информация работников, данные о финансовых операциях и т.д. Данные могут быть открытыми, но иметь высокую совокупную ценность (например, файлы данных покупателей и клиентов и т.д.)
Целостность данных Технология облачных вычислений базируется на использовании технических устройств различного уровня агрегации, которые являются энергетически зависимыми. Может возникать проблема с корректным обновлением информации в хранилищах данных
Надежность приложений Обеспечение работоспособности прикладного программного обеспечения (приложений) в условиях пиковых нагрузок
Уровень обслуживания Устойчивость оборудования к отказам, обеспечение резервного копирования и восстановления данных и т.д.
Утилизация информации Существует достаточно большая прослойка информации, которая потеряла актуальность, но продолжает сохраняться
темы от таких производителей, как Acumatica, Intacct, NetSuite и SAP, демонстрируют неплохие показатели окупаемости. В частности, показатель ROI (доход от инвестиций), полученный за счет использования облачных ERP, колебался в диапазоне 73-589%, причем большинство опрошенных компаний сообщило о ROI выше 150%. Окупаемость облачных ERP-систем колебалась в диапазоне от нескольких месяцев до 1,9 года, а достигнутая ежегодная экономия - от 72 790 до 715 603 долл. [6, c. 1-2].
Наиболее важные достижения в сфере корпоративного управления, связанные с внедрением облачных ERP-решений, были определены респондентами как сокращение расходов на ИТ, отчетность и аналитику, повышение производительности труда пользователей, положительные изменения в системе бухгалтерского учета и удовлетворения потребностей клиентов.
Согласно исследованию Aberdeen Group, охватывавшему более 3QQ респондентов в сегменте средних и малых компаний, 77% из них использовали решения класса ERP. В ходе исследования было установлено, что средний показатель вывода месячных итогов (включая формирование промежуточной финансовой отчетности) занимал в опрошенных компаниях 2,69 дня. Средний процент своевременной доставки товаров и выполнения заказов составил 96%, а рост операционной прибыли (в течение последних двух лет) - 21%. Это позволяет сделать вывод, что использование ERP-систем на основе облачных сервисов возможно в сегменте как крупных, так и средних, а также малых компаний [7, c. 2].
В облачных вычислениях и информационных системах, построенных на их основе, есть много преимуществ. Вот почему эта концепция привлекает предприятия (компании), стремящиеся предоставлять свои услуги качественнее, сделать более эффективными свои подразделения ИТ, поддержать инициативы в области управления информацией и сервис-ориентированной архитектуры (СОА).
Но, несмотря на все плюсы «облаков», компании, планирующие их внедрить, должны тщательно продумать стратегию с точки зрения моделей информационных потоков, рабочих нагрузок и готовности инфраструктуры. При этом важно
понять, что собой представляет эта система. Облачные вычисления - одновременно и способ обеспечения работы пользователей, и бизнес-модель. В их рамках программные средства, данные и ИТ-ресурсы предоставляются пользователям как сервисы, доступ к которым осуществляется исключительно по сети.
С помощью облачных вычислений можно обеспечить возможности самообслуживания, экономию от масштабов производства и гибкий выбор поставщиков услуг. Кроме того, облачные вычисления являются методикой управления инфраструктурой, т.е. способом управления большим количеством ресурсов с высокой степенью виртуализации. Хотя ресурсы (например, учетные данные, записи, файлы) могут находиться в разных местах, облачные сервисы обеспечивают их слияние воедино и дальнейшее использование.
В настоящее время существует несколько моделей построения облачных сервисов: внутренняя (частная), внешняя (публичная) и гибридная, сочетающая характеристики частной и публичной (см. рисунок).
Каждая компания, использующая облачные сервисы, выбирает ту или иную модель, исходя из собственной политики экономической безопасности, конфиденциальности данных и приоритетности отнесения рабочих нагрузок (задач, которые должны быть выполнены).
1. Публичные облачные сервисы. Эта модель предусматривает выполнение ИТ-операций и функций как реализацию определенных услуг через Интернет. Обеспечивается доступ до определенных технологических сервисов для пользователей, не обладающих знаниями по использованию и администрированию технологической инфраструктуры, лежащей в основе таких сервисов. Подобные облачные сервисы также называются внешними.
2. Частные облачные сервисы. Операции и функции предоставляются как сервис по внутренней сети предприятия. Эти сервисы создаются компанией для собственных сотрудников, а операции/функции предоставляются по защищенной брандмауэром внутренней сети предприятия, а не по Интернету. Владелец частного облачного сервиса не обеспечивает доступ к своим ресурсам другим компаниям, поскольку не возникают проблемы, связанные с наличием нескольких
Источник: разработано автором.
Организация облачных сервисов для учетной функции корпоративного управления
владельцев. Такие облака также называются внутренними.
3. Гибридные облачные сервисы возникают вследствие интеграции внешнего и внутреннего методов доставки услуг. Компания (предприятие) устанавливает соответствующие правила и политики на основании таких факторов, как безопасность, важность данных и базовая инфраструктура, с тем чтобы последующие действия и задачи распределялись соответственно по внешним или внутренним облакам.
Выбор того или иного типа облачного сервиса зависит от содержания решаемых задач. Так, с помощью публичных сервисов нецелесообразно обслуживать:
- рабочие нагрузки, связанные с обработкой данных, требующих высокой степени безопасности (например, данные о сотрудниках, медицинские данные и т.д.);
- многочисленные взаимосвязанные сервисы (например, обработка он-лайн многочисленных транзакций, для чего требуется высокая пропускная способность);
- рабочие нагрузки, для которых требуется высокий уровень качества аудита и финансовой от-
четности (например, при выполнении обязательного аудита);
- рабочие нагрузки, для которых нужны детальные внутриведомственные расчеты или детальные измерения объемов использования (например, при планировании производственных мощностей);
- рабочие нагрузки, для которых требуется детальная настройка под пользователей (например, отдельные приложения бизнес-аналитики).
На принятие решения по выбору конкретной модели облачного сервиса влияют и другие факторы. В частности, ключевыми факторами для предоставления преимущества открытым облачным сервисам могут быть высокая степень стандартизации рабочей нагрузки, их модульность (автономность) и независимость. Если же приоритет имеют соображения конфиденциальности данных, соблюдения нормативных требований и возможность поддержания высокого уровня контроля над процессами обработки данных, лучшим выбором будет частная, а не публичная модель облачного сервиса.
Таким образом, для успешного осуществления проекта по введению расширенной информационной системы учета на основе облачных вычислений необходимо сначала определить его стратегию и выбрать правильный путь реализации. Как показывают результаты нашего исследования, этот этап может стать наиболее проблемным в рамках проекта по внедрению облачных сервисов в компании.
Благодаря стратегии, в которой должны определяться приоритеты рассмотрения различных типов рабочих нагрузок и их соотношение с оптимальной моделью доставки, «облака» открывают перед компаниями хорошие перспективы создания дополнительных ценностей и увеличения дохода от инвестиций.
Стратегия перехода к облачным вычислениям - основа для пересмотра модели учетного процесса, значительную часть которого можно
передать внутреннему или внешнему аутсорсингу. Хотя велика вероятность, что руководители учет-но-финансовых служб поначалу будут относиться к облачным сервисам с недоверием, видя угрозу привычным подходам к работе, результат скажет сам за себя. Проведенные исследования убедительно свидетельствуют о реальных перспективах снижения затрат на ИТ, расширения спектра сервисов, приложений и возможностей, используемых информационной системой компании.
Создание внутреннего облачного сервиса для нужд структурных подразделений и бизнес-единиц предприятия (компании) может стать основой унификации и приведения к общему знаменателю не до конца согласованных учетных политик и процедур, характерных для различных предприятий или их подразделений. Это позволит повысить производительность и прозрачность учетного процесса, сделает информационное обеспечение корпоративного управления более мобильным и пригодным для принятия решений.
Список литературы
1. Байя Р., Йео С., Венугопал С., Броберг Дж., Брандик И. Облачные вычисления и новые ИТ-платформы: Видение, шумиха, и реальность для доставки вычислений с 5-й утилиты // Future Generation Computer Systems. 2009. Том 25. № 6. С.599-616.
2. Галасюк В.В., Галасюк В.В. Бухгалтерский учет: взгляд в будущее // Бизнес: Бухгалтерия. 2000. № 38. С. 85-89.
3. Исаев Д. В, Кравченко Т.К. Информационные технологии управленческого учета: учебное пособие. М.: Высшая школа экономики, 2006.
4. Кастеллина Н. ERP в малом и среднем бизнесе: на стадии роста // Aberdeen Group. 2011. С.1-28.
5.Марстона С., ЧжиЛ., СубхайотиБ. Облачные вычисления - бизнес-перспектива // Decision Support Systems. 2011. Т. 51. № 1. С. 176-189.
6. Мелл П., Гранс Т. Определение облачных вычислений. Рекомендации Национального института стандартов и технологий // Гейтерсбург: Министерство торговли США, НИСТ. 2011. С. 2-3.
7. Рентабельность инвестиций в облачные ERP для SMBS. Бостон: Исследовательские записки. 2013. Документ № 17. С. 1-4.
8. Руиз-Агундес И., Пенья Й.К., Брингас П.Г. Таксономия будущего учетного процесса в Интернете // Четвертая Международная конференция по продвинутым инженерным вычислениям и приложениям в области науки, Флоренция, Италия. 2010.С. 111-117.
9. Харче Х., Чоухан Д.С. Строительный трест в облаке с помощью инфраструктуры открытых ключей // Международный журнал передовых компьютерных наук и техники. 2012. Т. 3. № 3.
10. Яковицкий И.Л. Технология «облачных вычислений» как инструмент создания информационной инфраструктуры управления // Коммунальное хозяйство городов: научно-технический сборник. 2012. № 102. С. 320-327.
International accounting Foreign experience
ISSN 2311-9381 (Online) ISSN 2073-5081 (Print)
ADVANTAGES AND DISADVANTAGES OF ACCOUNTING AND CONTROL PROCEDURES WHEN USING REAL-TIME TECHNOLOGIES AND CLOUD COMPUTING
Petr A. KUTSYK
Abstract
The article points out that an alternative to the batch processing of accounting data that prevails today in the majority of the Ukrainian companies is the concept of real-time accountancy. The author outlines the benefits of such accounting for corporate man-
agement and he presents certain arguments against using such technology. The article emphasizes that solving of the existing problems is possible through the remote access technologies application to databases and cloud computing, and it also describes the advantages of using of the cloud ERP-systems. The
author proposes a scheme for cloud services for the accounting function of corporate management.
Keywords: corporate management, concept, accounting system, ERP-system, cloud computing
References
1. Buyya R. et al. Cloud Computing and Emerging IT Platforms: Vision, Hype, and Reality for Delivering Computing as the 5th Utility. Future Generation Computer Systems, 2009, vol. 25, no. 6, pp.599-616.
2. Galasyuk V.V., Galasyuk V.V. Bukhgalterskii uchet: vzglyad v budushchee [Accounting: looking to the future]. Biznes: bukhgalteriya - Business: accounting, 2000, no. 38, pp. 85-89.
3. Isaev D.V., Kravchenko T.K. Informatsion-nye tekhnologii upravlencheskogo ucheta: uchebnoe posobie [Information technologies of managerial accounting: a manual]. Moscow, Vysshaya shkola ekonomiki Publ., 2006.
4. Castellina N. ERP in SME - Setting the Stage for Growth. Aberdeen Group, 2011, pp. 1-28.
5. Marstona S., Zhi L., Subhajyoti B. Cloud Computing - The Business Perspective. Decision Support Systems, 2011, vol. 51, no. 1, pp. 176-189.
6. Mell P., Grance T. The NIST Definition of Cloud Computing. Recommendations of the National
Institute of Standards and Technology. U.S. Department of Commerce, 2011, pp. 2-3.
7. The ROI of Cloud ERP for SMBS. Nucleus Research, Boston, 2013, Document no. 17, pp. 1-4.
8. Ruiz-Agundez I., Penya Y.K., Bringas, P.G. 2010. [A Taxonomy of the Future Internet Accounting Process]. ChetvertaiaMezhdunarodnaia konfer-entsiia po prodvinutym inzhenernym vychisleniiam i prilozheniiam v oblasti nauki [Fourth Intern. Conf. "Advanced Engineering Computing and Applications in Sciences"]. Florence, Italy, 2010, pp. 111-117.
9. Kharche H., Chouhan D.S. Building Trust in Cloud Using Public Key Infrastructure. International Journal of Advanced Computer Science and Applications, 2012, vol. 3, no 3.
10. Yakovytskii I.L. Tekhnologiya "oblachnykh vychislenii" kak instrument sozdaniya informatsionnoi infrastruktury upravleniya [Technology of "cloud computing" as an instrument for the creation of management information infrastructure]. Kom-munal'noe khozyaistvo gorodov: nauchno-tekhni-cheskii sbornik - City public utilities: scientific and technical bulletin, 2012, no. 102, pp. 320-327.
Petr A. KUTSYK
Lviv Academy of Commerce, Lviv, Ukraine [email protected]
