CC BY
8
Использованные источники:
Бурдуков П.Т., Саетгалиев P.З. Россия в системе глобальной продовольственной безопасности. М. 2011.
Безопасность России. Разд. II «Продовольственная безопасность». М.: МГФ «Знание», 2011.
Балабанов В.С., Борисенко Е.Н. Продовольственная безопасность (международные и внутренние аспекты) // М. «Экономика». 2012. Ушачев И.И. Продовольственная безопасность - основа стабильного развития российской экономики //АПК: экономика, управление.- 2012 г.- № 10.
www.mcxrb.ru Официальный сайт Министерства сельского хозяйства Республики Башкортостан
Панина О. А. Фархутдинова Л. Н.
студент ассистент БашГАУ Уфа, Россия
ПРЕИМУЩЕСТВА И НЕДОСТАТКИ СИСТЕМЫ ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА В МИНИСТЕРСТВЕ СЕЛЬСКОГО
ХОЗЯЙСТВА РБ
Статья посвящена выявлению проблем системы электронного документооборота на примере работы Министерства сельского хозяйства Республики Башкортостан.
Ключевые слова: система электронного документооборота, модификации систем документооборота, «БОСС-референт».
Что из себя представляет система документооборота? Из самого названия вроде понятно — это система, в которой происходит движение документов. Система электронного документооборота — это программный продукт, который упрощает и ускоряет работу с документами в рамках организации (включая отдаленные офисы) или нескольких организаций. Современная СЭД обеспечивает повышение эффективности работы организации за счет автоматизации целого комплекса процедур и процессов, а именно:
- документы не теряются — все документы (входящие и исходящие) регистрируются в системе и хранятся в ней в электронных версиях;
- создается единое хранилище документов — найти нужный документ может любой (при наличии соответствующих прав) сотрудник организации за считанные минуты — для этого достаточно воспользоваться поиском по системе, и, что важно, даже находясь вне офиса можно через систему найти все необходимые документы;
- документы согласуются быстро — процессы согласования документов, сбора рецензий происходят почти автоматически — запущенный в системе документ оперативно попадет ко всем согласующим, и столь же оперативно вернется к создателю, собрав все рецензии;
- обеспечивается быстрое и гарантированное ознакомление с документами сотрудников — столь же оперативно произойдет ознакомление сотрудников со вступившим в силу новым документом (например, положением или приказом), при этом автоматически сформируется список ознакомившихся с документом;
- соблюдаются сроки исполнения и рассмотрения документов — можно получить информацию, у кого на рассмотрении находится документ, а если срок работы с документом ограничен, система сама напомнит исполнителю, что ему пора подготовить свою рецензии [2].
Существует множество различных модификаций систем электронного
документооборота. Наиболее основными являются системы :
Евфрат. Имеет автоматизированную регистрацию, точный и быстрый
поиск, контроль исполнения, отдельный почтовый клиент.
DocsVision. Кроме основных функций, включает в себя управление
сложными информационными потоками, возможна интеграция с другими
системами.
DIRECTUM. Имеет дополнительные возможности ввода информации с цифровых носителей, сканеров, факсов, работу с договорами, ведение переписки.
ДЕЛО. Имеется режим бумажно-электронной работы, функции согласования, разграничения прав доступа. Возможно использование в достаточно сложных структурах, адаптация под индивидуальные требования, интеграция с другими системами.
БОСС референт. Проекты внедрения систем электронного документооборота имеют минимальные риски в отличие от многих других проектов по автоматизации бизнес-процессов.
В данной статье рассмотрены проблемы использования системы БОСС -Референт в Министерстве сельского хозяйства РБ.
Систему БОСС - Референт Министерство начало использовать как основную программу электронного документооборота и делопроизводства в апреле 2012 года. До этого работала система электронного документооборота «Дело». В связи с переходом большинства государственных органов на новую систему для эффективной работы были произведены изменения и в работе Министерства сельского хозяйства РБ [1].
Преимущество системы БОСС референт заключается в следующем: во-первых, в разы сокращается оборот бумажных документов, не возникает необходимости создавать многочисленные бумажные копии; во-вторых, снижается загрузка специалистов, отвечающих за обработку входящей и исходящей документации; в-третьих, сотрудники канцелярии не
вовлекаются в процесс передвижения документов внутри организации, так как все передвижения документов автоматизированы в системе; в-четвертых, электронный документооборот практически устраняет вероятность утери документов; в-пятых, становится существенно проще контролировать исполнение поручений и своевременность подготовки документов — система формирует отчетность по работе исполнителей и сигнализирует об истечении установленных сроков.
Кроме положительных сторон использования автоматизированных систем делопроизводства в Министерстве сельского хозяйства РБ, а также и в других органах власти, существуют и проблемы в использовании системы электронного документооборота и делопроизводства. Во- первых, возникает проблема, когда нужно найти похожий документ, во время создания новой карточки, при этом нужно выходить из карточки и искать в поле поиска, что усложняет работу и тратит время сотрудника. Для усовершенствования подошло бы такое решение, чтобы открывались новые вкладки для поиска похожего документа из архива, не выходя из карточки регистрации документа. Вторым недостатком является зависание системы от большого объема информации, кнопки одобрения не сразу срабатывают, т.е. системе не хватает скорости и чистоты работы. Третьим недостатком является преимущественно наличие лишних функций, которые мешают сотрудникам организации искать документы в архиве и занимают массу времени [1]. Пользователями системы электронного документооборота БОСС-Референт являются органы федеральной и региональной власти, государственные унитарные предприятия, коммерческие компании. В частности, системой БОСС референт пользуются Минсельхоз РБ, Минздрав РБ, НК РосНефть, Башнефть, МТС, ГазпромНефть, Федеральная налоговая служба России, Росреестр. Данную систему выбирают многие организации, поскольку система БОСС референт отличается прозрачностью организации документооборота в системе и полностью отвечает требованиям стандарта ISO 9000, упрощает работу внутренних служб контроля качества.
Использованные источники:
1. Положение об отделе административной работы Министерства сельского хозяйства Республики Башкортостан [Электронный ресурс]: от 01.06.2011 г. // СПС «Консультант Плюс ». Версия Проф.
2. Сайт системы БОСС-Референт: [Электронный ресурс] / Режим доступа: http://www.boss-referent.ru/
