CC BY
120
Актуальные проблемы авиации и космонавтики - 2016. Том 2
УДК 331.45
ПОВЫШЕНИЕ ЭФФЕКТИВНОСТИ СОВЕЩАНИЙ ПРИ ВЫРАБОТКЕ
УПРАВЛЕНЧЕСКИХ РЕШЕНИЙ
И. В. Константинов, Д. Э. Ермошенко
Научный руководитель - Л. А. Жереб
Сибирский государственный аэрокосмический университет имени академика М. Ф. Решетнева
Российская Федерация, 660037, г. Красноярск, просп. им. газ. «Красноярский рабочий», 31
E-mail: [email protected]
Рассматриваются современные методы подготовки и проведения деловых совещаний на предприятиях, которые назначены для решения конкретных вопросов. Выделяются критерии повышения эффективности деловых совещаний.
Ключевые слова: подготовка совещания, проведение совещания, повестка, протокол.
IMPROVING THE EFFICIENCY OF BUSINESS MEETINGS FOR MAKING
MANAGEMENT DECISION
I. V. Konstantinov, D. E. Ermoshenko Scientific Supervisor - L. A. Zhereb
Reshetnev Siberian State Aerospace University 31, Krasnoyarsky Rabochy Av., Krasnoyarsk, 660037, Russian Federation E-mail: [email protected]
The article considers modern methods of preparation and holding business meetings in enterprises, which are assigned to solutions of specific problems. Indicate increasing criteria of business meetings efficiency
Keywords: preparation of business meeting, holding of business meeting, agenda, protocol.
«Совещания - это симптом плохой организации. Чем меньше совещаний, тем лучше». Проведение совещаний - это один из ключевых методов управления персоналом, однако делать это эффективно не так просто. Хорошие совещания экономят рабочее время менеджеров и повышают эффективность управления фирмы. Они снимают информационное неравенство, способствуют консолидации персонала при выработке управленческих решений и в настоящее время продолжают быть неотъемлемой составляющей корпоративной культуры.
Если применять к оценке эффективности совещаний популярную логику расчета окупаемости инвестиций (ROI, return on investment), то получится примерно следующее:
Ценность принятых решений Эффективность совещания =-.
Время совещания х Количество участников х средняя зарплата
Очевидно, что увеличивая ценность принятых решений и, уменьшая время совещания и количество участников, а также исключая из него высокооплачиваемых участников, можно максимизировать отдачу от него.
Из-за высокой стоимости совещания его ROI зачастую меньше ROI звонка, переписки или обмена мгновенными сообщениями. Совещание нужно только в тех редких случаях, когда другие способы общения будут менее эффективны. Как правило, должны совпасть несколько из следующих условий:
- Сложность. Обсуждаемая тема настолько сложна, что участникам необходимо вместе смотреть на визуальные материалы, чтобы не выпадать из потока обсуждения.
Секция «Управление современными предприятиями, отраслями, комплексами»
- Срочность. Обсуждаемая тема настолько срочна, что выработка плана действий на эту тему по электронной почте затратит непозволительно большое количество времени.
- Важность. Обсуждаемая тема настолько важна, что ее важность перекрывает любые возможные временные затраты участников группы на проведение совещания.
В остальных случаях можно смело отказываться от сбора совещания в пользу обсуждения по электронной почте или телефону.
Как и любое другое начинание, без четко выраженной цели совещание обречено на провал. Цель любого совещания - разработать конкретный план действий. При назначении встречи следует четко сформулировать план действий и разослать им данную повестку. Благодаря этому, сотрудники заранее проработают обсуждаемые вопросы, а также предложения по устранению проблемы.
Рекомендуется не превышать границу в 5 участников. Каждый участник должен ответить для себя на следующие вопросы: «Обладает ли он исключительными знаниями предмета, которыми не обладают другие участники совещания? Затрагивает ли обсуждаемая тема его интересы? Не совпадают ли его интересы с интересами любого другого участника? Готов ли этот человек к конструктивному обсуждению?».
Проведение совещаний должно придерживаться 7 основных правил для того, чтобы оно было эффективным:
- Нельзя давать участникам перебивать друг друга. Во-первых, это проявление неуважения, во-вторых, в момент одновременного говорения участники не пытаются друг друга понять.
- Залог эффективного обсуждения в том, чтобы все в группе следили за тем, что говорится. У всех должна быть одинаковая «картинка» обсуждаемой проблематики.
- Несмотря на то, что, уставая, люди хотят поговорить на отвлеченные темы, любой подобный уход в сторону тратит время всех участвующих и отдаляет вас от достижения решения.
- Боритесь с проблемой, а не с людьми. В пылу обсуждения участники могут позволить себе замечания, которые другие могут воспринять на личный счет. Подобные ситуации испортят рабочую атмосферу, создадут ненужную напряженность и помешают группе достичь своих целей.
- Фиксируйте все сказанное. Без фиксации группа начнет забывать те факты или выводы, которые были произведены, и эффективность процесса неминуемо упадет.
- Делайте перерывы. Используй метод помидора (работать циклами, подразумевающими 5-минутный отдых через каждые 25 минут работы). Совещания, длящиеся более полутора часов, вовсе теряют свою эффективность в силу усталости участников.
- Если группа больше не нужна, расходитесь. По мере обсуждения проблемы остается все меньше и меньше сложных вопросов, требующих всеобщего обсуждения.
В результате выполнения указанных задач в компании повысится качество управленческих решений, принимаемых на совещаниях, будет поддерживаться высокий уровень исполнительской дисциплины сотрудников, обеспечено оперативное доведение решений до исполнителей и контроль результатов, более рационально использоваться человеческие ресурсы и получена значительная экономия затрат времени участников до 15-30 %.
Библиографические ссылки
1. Нарушак В. Б., Степанова Л. А. Психология внутрифирменного менеджмента: Практическое руководство для менеджеров по персоналу. М. : Экзамен, 2008. 196 с.
2. Семенов А. К., Маслова Е. Л. Психология и этика менеджмента и бизнеса. М. : Маркетинг, 2009. 200 с.
3. Курбатов В. И. Как успешно провести переговоры. Ростов-н/Д. : Феникс, 2010. 318 с.
4. Горлевский К. И., Кукарцев А. В., Огурченок И. В. Алгоритм управления инновационными бизнес-процессами предприятия ракетно-космической промышленности // Вестник СибГАУ. 2014. № 2(54). С. 158-164.
© Константинов И. В., Ермошенко Д. Э., 2016
