CC BY
41
УДК 004.9
Поддержка процедур
сбора информации о фактической
нагрузке преподавателей
Аннотация. Информационная система помогает улучшить качество и сократить трудоемкость основного бизнес-процесса за счет увеличения скорости доступа к программе учета фактической нагрузки и построения отчетов в необходимой форме. В статье описаны требования к системе и технологии реализации приложения, решаемые задачи и выполняемые функции. Также рассмотрен основной бизнес-процесс «заполнение нагрузки преподавателями и кафедрами».
Ключевые слова: информационная система; Финансовый университет; бизнес-процесс; фактическая нагрузка; преподаватели.
Abstract. Information system helps to improve the quality and reduce the complexity of the main business processes can be achieved by increasing the speed of access to the program filling in the actual load and generation of reports in the required form. The article describes the system requirements and the technology implementation of the application, solved the problem and performed her functions. Also considered a core business process of «filling charge professors and departments».
Keywords: Information System; Financial University; business process; the charge of professors; the professors.
Козлова Е.В.,
студентка магистратуры Финансового университета Н [email protected]
Понятие информационной системы определено в Федеральном законе РФ от 27 июля 2006 г. № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации»: информационная система - совокупность содержащейся в базах данных информации и обеспечивающих ее обработку информационных технологий и технических средств [1].
В процессе сбора фактической нагрузки университета участвует большое количество лиц - преподаватели, учебно-вспомогательный и административно-управленческий персонал. Нормативные документы, регламентирующие эту деятельность, не ограничивают в выборе средств и способов их реализации в конкретных условиях.
Улучшить качество и сократить трудоемкость основного бизнес-процесса можно за счет увеличения скорости доступа к программе заполнения фактической нагрузки и построения отчетов
в необходимой форме. На данный момент имеется большое количество разработок, коробочных и индивидуальных,для автоматизации данного процесса. Первые достаточно громоздки из-за своей универсальности, вторые разработаны для решения определенных задач конкретной организации и не могут быть внедрены в другой. Поэтому в большинстве случаев крупные вузы разрабатывают и внедряют собственные информационные системы, которые соответствуют их требованиям и могут быть легко расширены для решения новых задач [2].
Прототипом такой системы является разработанное Операционно-аналитическим управлением Финансового университета MS Access-приложение для сбора информации о фактической нагрузке профессорско-преподавательского состава.
Разрабатываемая система должна удовлетворять следующим требованиям.
технологические требования:
• ликвидация Access-приложения;
• отсутствие установки дополнительных приложений (разработка web-приложения с возможностью доступа с любого компьютера);
• идентификация пользователей (использование логинов и паролей от информационно-образовательного портала для преподавателей);
Научный руководитель: Алтухова Н.Ф., кандидат экономических наук, доцент.
• быстрое (не более часа) внесение изменений (добавление дисциплин, групп);
• разграничение прав доступа (различный интерфейс для преподавателей, кафедр, администратора, просмотра данных);
• единая база данных;
• актуальность данных (все пользователи видят одинаковые данные в один момент времени);
• заполнение нагрузки по группам (замена строки «Факультет, курс и т.д.» на группы);
• запись действий пользователя (для решения конфликтных ситуаций).
Пользовательские требования:
• возможность просмотра предыдущей нагрузки (хранение всей нагрузки, собранной в цифровом виде);
• возможность формирования отчетности в режиме реального времени;
• единая точка входа в приложение (один адрес авторизации как для преподавателей, так и для кафедр);
• увеличение периода заполнения нагрузки до месяца (загрузка всех преподавателей, работающих на данный момент);
• сформированный регламент (документ, описывающий правила заполнения нагрузки);
• четкий график процесса.
Система сбора фактической нагрузки реализована на базе реляционной СУБД (системы управления базами данных) Microsoft SOL Server в архитектуре клиент-сервер. Пользовательский интерфейс разработан на ASP.NET (Visual C#) [3].
Программа является частью единой информационной системы университета. Справочники учебных планов, дисциплин,групп, профессорско-преподавательского состава система получает из ЕИС (единой информационной среды). Для авторизации кафедр каждой выдаются персональные логин и пароль, для доступа преподавателей используются логин и пароль с информационно-образовательного портала [4].
На рис. 1 представлена последовательность перехода с одной страницы на другую.
LoginPage - страница авторизации пользователей, содержит важную для них информацию и форму для ввода логина и пароля. В зависимости от типа пользователя есть несколько вариантов страниц: администратора, преподавателя, кафедры, просмотра.
страница администратора
• AdminDate - страница администратора, редактирование дат доступа. Административная часть
позволяет открывать доступ для редактирования как кафедрам, так и преподавателям. На странице отображается список кафедр, которым открыто редактирование.
страницы преподавателя
• DatePrep - страница выбора отчетного периода. Необходимо определить период заполнения и/или просмотра и нажать кнопку «Продолжить». Система запоминает месяц.
• SeLestPrep - страница выбора должности, характера занятости, кафедры и ставки, которые загружаются из справочника профессорско-преподавательского состава. В списке отобразятся все должности, на которые оформлен преподаватель. Необходимо выбрать должность для заполнения и нажать кнопку «Перейти к заполнению нагрузки за выбранный месяц». Система запоминает выбранную ставку.
• Nag - страница заполнения нагрузки преподавателем. Список дисциплин и групп,закрепленных за кафедрой, к которой привязан преподаватель, загружается из справочников единой информационной системы. Введенные пользователем данные сохраняются в базе данных. Можно перейти на страницу выбора другой должности или месяца.
Улучшить качество и сократить трудоемкость основного бизнес-процесса можно за счет увеличения скорости доступа к программе заполнения фактической нагрузки и построения отчетов в необходимой форме
страницы кафедр
• DateKaf - страница выбора месяца кафедрой, аналогично преподавателям кафедра выбирается месяц и год. Так же с данной страницы сотрудник может перейти к просмотру суммарной нагрузки по кафедре.
• ViewtKaf - страница просмотра суммарной нагрузки кафедры с отображением всех преподавателей и ставок, которые были в текущем году, а также нагрузки по каждому из пунктов заполнения. Данные отображаются из базы нагрузки, связанной по ключевому полю со справочником преподавателей.
• SeLectKaf - страница выбора преподавателя для кафедры, на которой отображаются все преподаватели и ставки, закрепленные в текущем месяце
Рис. 1. Схема перехода между страницами
на кафедре. Также на этой странице можно распечатать суммарный отчет по кафедре.
• - страница заполнения/редактирова-
ния нагрузки для кафедры. Аналогична странице заполнения нагрузки преподавателем. Можно перейти на страницу выбора другого преподавателя или месяца.
страницы
просмотра нагрузки
• View - страница для определения параметров просмотра нагрузки: суммарная нагрузка по преподавателю, суммарная нагрузка по кафедре, нагрузка по преподавателю за конкретный месяц. На этой
странице возможно формирование суммарного отчета для всех кафедр за выбранный месяц.
• NagView - страница просмотра нагрузки по конкретному преподавателю и ставке за конкретный месяц. Информация загружается из базы данных нагрузки.
• SumPrep - страница просмотра суммарной нагрузки по конкретному преподавателю с отображением всех занимаемых ставок за выбранный период. Для просмотра необходимо выбрать учебный год, кафедру, фамилию, имя и отчество преподавателя. Информация загружается из базы данных нагрузки.
• SumKaf - страница просмотра суммарной нагрузки по выбранной кафедре с отображением всех преподавателей и ставок за выбранный период. Для просмотра необходимо выбрать учебный год и кафедру. Информация загружается из базы данных нагрузки.
Рассмотрим основной бизнес-процесс, который поддерживает данная программа «Заполнение/ просмотр фактической нагрузки» (рис. 2) [5, 6]. Заполнение нагрузки начинается 11 числа месяца, за
в большинстве случаев крупные вузы разрабатывают и внедряют собственные информационные системы, которые соответствуют их требованиям и могут быть легко расширены для решения
новых задач
Рис 2. Бизнес-процесс «Заполнение нагрузки»
который проводится ввод нагрузки, и закрывается не позднее 5 числа следующего месяца для преподавателей и не позднее 10 числа следующего месяца для кафедр.
Заполнение нагрузки преподавателем
Преподаватель авторизуется, выбирает необходимый период заполнения/просмотра (по умолчанию стоит текущий месяц), далее вводится нагрузка по каждой штатной должности, занятости и ставке отдельно (штатный, по совместительству, по договору, почасовой) - нагрузка на всех факультетах (институтах) Финуниверситета [без учета нагрузки по ИСП (институт сокращенных программ), ФОО (факультет открытого образования) и в структурах ДПО (дополнительного профессионального образования)].
Преподаватель заполняет фактическую нагрузку по четырем пунктам.
• Первый раздел индивидуального модуля предназначен для учета выполнения всех видов учебной нагрузки по рабочим учебным планам (лекции, семинары, консультации, формы текущего и промежуточного контроля) в соответствии с данными, содержащимися в единой информационной среде. Отчетные данные формируются по дисциплине и группе, а также по датам и объемам часов проведения данного вида работ. Особо выделяются
виды учебной работы, проводимые преподавателем «в режиме замены».
• Второй раздел индивидуального модуля включает сведения о руководстве выпускными квалификационными работами бакалавров, специалистов, магистров очной и заочной форм обучения, руководстве учебной и производственной практикой, участии в ГАК (государственной аттестационной комиссии) и ГЭК (государственной экзаменационной комиссии). В нем указывается суммарное количество часов за конкретный месяц на каждый вид.
• Третий раздел индивидуального модуля фиксирует выполнение учебной нагрузки по подготовке научно-педагогических кадров, включая вступительные экзамены в аспирантуру, руководство аспирантами и соискателями, научные консультации докторантам, проведение учебных занятий. Так же как и в предыдущем пункте, указывается суммарное количество часов за конкретный месяц на каждый вид.
• В четвертый раздел «иные виды работ» вносятся данные, не входящие в другие разделы и не предусмотренные при планировании общекафедральной нагрузки, например пересдачи или комиссии, необходимо указать дисциплину, группы, количество человек и часов.
После заполнения преподавателем всех необходимых данных пользователь скачивает индиви-
дуальный отчет за месяц, подписывает и передает на кафедру.
Заполнение/корректировка нагрузки кафедрой
Данные преподавателей, прикрепленных к кафедре, проверяются на соответствие видам работ и расчету часов, установленных «Нормами расчета объема педагогической нагрузки профессорско-преподавательского состава Финансового университета» (раздел II, таблица № 1). В случае выявления несоответствий данные подлежат корректировке.
сведения системы служат основанием для учета выполнения учебной нагрузки профессорско-преподавательским составом и выплаты различных видов стимулирующих надбавок
В случае невнесения данных о нагрузке преподавателем, используя кафедральный доступ, сотрудник кафедры может внести его нагрузку.
После завершения выверки данных формируется отчет кафедры о фактическом выполнении учебной нагрузки профессорско-преподавательским составом за отчетный месяц. Отчет кафедры также в обязательном порядке выводится на бумажный носитель, подписывается заведующим. Потом отчет передается в операционно-аналитическое управление (ОАУ).
Корректировка данных кафедрального отчета после закрытия кафедрального модуля обосновывается руководством кафедры в докладных записках на имя первого проректора по учебной и методической работе. Внесение необходимых изменений проводится сотрудниками ОАУ на основании резолюции по докладной записке.
внедрение разработанной системы позволило оптимизировать эффективность сбора нагрузки и повысить скорость формирования
отчетности
Сведения системы служат основанием для учета выполнения учебной нагрузки профессорско-преподавательским составом и выплаты различных видов стимулирующих надбавок. Сводные данные передаются в планово-финансовое управление не позднее 15 числа месяца, следующего за отчетным. Данные, поступившие в операционно-аналитиче-
ское управление позднее установленных сроков, в обработке текущего месяца не учитываются.
Система используется для сбора, хранения, обработки и выдачи аналитической информации для принятия решений в области управления учебным процессом университета и должна решать следующие задачи:
1. Сбор фактической нагрузки от преподавателей и кафедр.
2. Формирование отчетности в режиме реального времени по стандартным шаблонам (определенным при разработке).
3. Сравнение нагрузки (плановой и фактической) по преподавателям и кафедрам.
Для решения поставленных задач система выполняет следующие функции:
1. Заполнение нагрузки кафедрами и преподавателями одновременно; для доступа используется единая точка входа через web-приложение.
2. Доступ к данным с любого компьютера.
3. Идентификация пользователей.
4. Формирование единой базы данных.
5. Просмотр предыдущей нагрузки по кафедре за весь период сбора нагрузки в цифровом формате.
6. Просмотр суммарной фактической нагрузки для кафедр за текущий учебный год, используя кафедральный доступ.
Внедрение разработанной системы позволило оптимизировать эффективность сбора нагрузки и повысить скорость формирования отчетности.
В планах оптимизации приложения - привязка расписания в качестве помощи при заполнении нагрузки и обеспечение непрерывности процесса (открытие преподавателям доступа 1 числа каждого месяца и закрытие 1 числа следующего месяца).
литература
1. Федеральный закон от 27 июля 2006 г. N 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» // СПС Гарант, ст. 2.
2. Информационная система управления учебным процес-сом//МГИМО [Офиц. сайт] URL: http://www.mgimo.ru/about/ structure/3495/3699/docs/63560/ (Дата обращения: 15.03.2014).
3. Автоматическая информационная система «Педагогическая нагрузка». URL: http://www.msu.ru/projects/amv/doc/h7_nim3_ped. pdf (Дата обращения: 15.03.2014).
4. Финансовый университет при Правительстве Российской Федерации. URL: http://www.fa.ru/Pages/home.aspx (Дата обращения: 15.03.2014).
5. Business Process Modeling Notation (BPMN). Version 1.2.- OMG Document Number: formal/2009-01-03, Standard document, URL: http://www.omg.org/spec/BPMN/1.2.
6. BIZ AGI. BizAgi BPM Software. URL: http://www.bizagi.com.
