CC BY
148
УДК 82.13.13
Р.К.Хамидуллин
ОЖИДАЕМЫЕ РЕЗУЛЬТАТЫ В ДОКУМЕНТАЦИОННОМ ОБЕСПЕЧЕНИИ УПРАВЛЕНИЯ НА СОВРЕМЕННОМ ЭТАПЕ РАЗВИТИЯ ТЕРРИТОРИАЛЬНЫХ
ОРГАНОВ МВД РОССИИ
В статье рассматриваются ожидаемые результаты в документационном обеспечении управления на современном этапе развития территориальных органов МВД России
Ключевые слова: управление органами внутренних дел, инновационные технологии,
автоматизированные системы управления, автоматизированные информационные системы, электронный документооборот.
RK Hamidullin The expected results for document management at the present stage of development of the Russian Interior Ministry regional offices
In the article the results of document management at the present stage of development of the Russian Interior Ministry regional offices
Keywords: management bodies of internal affairs, innovation, management information systems, automated information systems, electronic document.
Ежегодное увеличение в органах внутренних дел документооборота, требует применения новых систем обработки документов, поэтому внедрение инновационных технологий в данное направление необходимо для дальнейшего совершенствования деятельности органов внутренних дел.
На наш взгляд, для решения этой задачи, должны подключиться все подразделения Центрального аппарата МВД России, главные управления МВД России по федеральным округам, МВД по республикам, главные управления и управления МВД России по иным субъектам Российской Федерации, территориальные органы МВД России на районном уровне. Им необходимо разработать конкретные программы переходного этапа с учётом своих возможностей, специфики и имеющегося потенциала, которые в дальнейшем должны стать «указателем» развития органов внутренних дел в этом направлении.
В связи с этим, необходим жесткий контроль внедрения инноваций в документационное обеспечение управления органов внутренних дел и, при оценке результатов их деятельности, необходимо учитывать и принимаемые меры по совершенствованию документационного обеспечения управления. Очень важно, в том числе на уровне регионов, не «заговорить» эту тему, не превратить её в кампанию, не пытаться свести модернизацию к набору отдельных формальных мероприятий.
Руководители должны осознавать, что документационное обеспечение управления - это полноценная управленческая функция, реализация которой распространяется на все стадии жизненного цикла существования документов (от возникновения документов - до их уничтожения или передачи на хранение в архив). Должно быть полное понимание того, что основной целью документационного обеспечения управления является обеспечение руководства информацией о состоянии дел в органах внутренних дел, на основе которой принимаются управленческие решения.
Внедрение инновационных технологий в механизм документационного обеспечения управления, позволит изменить, протекающий на сегодняшний день, процесс управления, а это: сокращение сроков прохождения и исполнения документов; исключение потерь документов; оптимизация процесса согласования документов; централизованное хранение текстов документов, подготовленных в электронной форме, а также их графических образов; жесткий контроль прохождения документов с первых моментов их получения, создания до полного завершения исполнения; своевременное информирование руководство органов внутренних дел о поступивших и создаваемых документах; упреждающий контроль над своевременным исполнением документов, поручений руководства органов внутренних дел; оперативное получение информации о исполнении документов, включая и место их нахождения; контроль как исполнительской дисциплины, так и качества оперативного решения поставленных задач.
Все это в целом, должно внести существенные изменения в механизм документационного обеспечения управления. На наш взгляд, важнейшим элементом применения инновационных технологий в документационном обеспечении управления является создание
автоматизированных систем[4]. В связи с этим, представляется целесообразным рассмотреть, автоматизированные системы в организации документационного обеспечения управления органов внутренних дел, которая представляет собой комплекс аппаратных и программных средств, предназначенных для управления документационными процессами в рамках технологического процесса органов внутренних дел.
Нельзя не согласиться с мнением профессора ВА. Минаева, который заявляет, что, получив доступ к компьютерам, т.е. став его пользователем и построенного на его основе автоматизированного рабочего места, сотрудники органов внутренних дел открывают окно в новый мир - мир информации, который не ограничивается только компьютером сотрудника, а практически мгновенно может предоставить сведения по интересующему вопросу из различных баз данных, распределенных как по системе органов внутренних дел, так и далеко за ее пределами. Поэтому теперь от сотрудников органов внутренних дел, и от их знаний, навыков и умений обработать, предоставить и распорядиться информацией зависит эффективность решения как традиционных, так и новых задач в сфере управления органами внутренних дел[3].
Об этом говорят представленные данные западных консалтинговых компаний и в качестве наглядного примера приводим результаты исследований (таб.1).
Таблица 1.
Данные западных консалтинговых компаний:
Работа с бумажными документами (традиционная технология) Работа с электронными документами (автоматизированная технология)
около 15% всех документов безвозвратно теряется рост производительности труда сотрудников составляет 25-50%
до 30% рабочего времени сотрудников затрачивается на поиски необходимых материалов время обработки одного документа уменьшается более чем на 75%
для каждого документа создается в среднем 19 его копий время создания нового документа сокращается на 20-30% (благодаря быстроте поиска и наличию прототипов)
Среди преимуществ автоматизации документооборота и перехода I полномасштабному применению электронных документов в управлении можно выделит] следующие:
Работа с бумажными документами (традиционная технология) Работа с электронными документами (автоматизированная технология)
Ручной прием документов, поступивших по электронным каналам (факс, телеграф, электронная почта) Автоматизированный прием документов, поступивших по электронным каналам
Ручная печать карточек, подготовка сводок, справок, отчетов, реестров Автоматическая печать карточек, стандартных сводок, справок и реестров, формирование произвольных отчетов
Ручное перемещение проекта документа в процессе согласования и утверждения Автоматизированная пересылка проекта между согласующими и утверждающими должностными лицами по заранее заданному маршруту
Размножение документов и карточек, транспортировка и передача их исполнителям Автоматическая рассылка необходимого числа электронных версий документов и карточек по компьютерной сети
Ручная регистрация факта передачи документов и резолюций должностному лицу, которая часто не выполняется ввиду халатности сотрудников Автоматическая регистрация фактов пересылки и получения документов и резолюций по компьютерной сети
Многократная регистрация одних и тех же документов в журналах и картотеках различных структурных подразделений Однократная первичная регистрация документа в любом подразделении и последующее автоматическое отслеживание движения и исполнения документа в электронных картотеках подразделений
Ручной поиск документов и сбор сведений об их исполнении в разрозненных картотеках различных подразделений Автоматизированный сквозной поиск по всем картотекам с учетом прав доступа
Почтовая и курьерская отправка документов и резолюций в другие органы внутренних дел и учреждения с ручным составлением соответствующих реестров Автоматизация функций оформления рассылки, отправка документов и резолюций в другие органы внутренних дел и учреждения посредством электронной почты с защитой их средствами криптографии
Поэтому руководителями органов внутренних дел на сегодняшний день должны предприниматься меры, чтобы вычислительная техника, обслуживающая различные системы автоматизированной обработки управленческой информации (автоматизированные системы управления), позволила максимально освободить руководителей и сотрудников от нетворческих операций. Она в условиях ручных способов обработки значительно увеличивает материальные, людские затраты и время [1].
Действительно, возможность компьютера сегодня безгранична, он позволяет не только быстро и качественно оформить документ, но и предоставляет невиданные ранее возможности по учету, контролю исполнения документов, их передаче по каналам телекоммуникаций, оперативному хранению и поиску нужной информации. Автоматизированная система в органах внутренних дел не просто нужна, а она просто необходима и нуждается в правильной организации работы, для оперативного принятия грамотных управленческих решений, от которого зависит эффективность управления, а в последующем и доверие граждан органам внутренних дел.
Литература
1.Кадынцев АН., Волков В.М. Организация делопроизводства в органах внутренних дел: учебное пособие. М.: Академия управления МВД России, 2010. - 53 с.
2. Делопроизводство в системе органов внутренних дел: Учебное пособие для студентов вузов. /В.М. Волков, И.В. Борисова, Т.Е. Митина, М.Н. Никитин. Академия управления МВД России: Фонд содействия правоохранительным органам «Закон и право».- М.: Юнити - Дана: Закон и право. 2004. - 61 с.
3.Крюкова Н.П. Документационное обеспечение управленческой деятельности. Учебное пособие - М.: ИНФРА-М., 2010. - 268 с.
4.Обыденова Т.В. Актуальные вопросы внедрения современных инновационных (информационных) технологий в деятельность органов внутренних дел: Материалы научно-практической конференции. -Домодедово: ВИПК МВД России. Труды. Вып. 18. 2007. 244 с. - С.90-95.
5.Анищик В.М., Русецкий А.В., Толочко Н.К. Инновационная деятельность. Словарь-справочник. -Минск: Изд-во БГУ, 2006. - 428 с.
6.Кублашвили О.В. Документационное обеспечение управления: Учебное пособие. Москва: Изд-во МГУП, 2004. - 139 с.
