Отраслевые нормы времени как основа для реализации управленческих сценариев в библиотеке вуза Текст научной статьи по специальности «Экономика и бизнес»

УДК 005 r>4? 005 95 0?7 7

01 РАСЛLbbl L НОРМЫ I3PLMLHH КАК ОСНОВА ДЛЯ РЕАЛИЗАЦИИ УПРАВЛЕНЧЕСКИХ СЦЕНАРИЕВ Б БИБЛИОТЕКЕ ВУЗА

Г F. Мят у1к»кл

Омский государственный технический университет, 2. Омск, Россия

Аннотация - Использование нормативов времени (труда) при подготовке планов п отчетов библиотеки, а также в качестве инструмента управления персоналом, как никогда актуально в условиях формирования выполнения государственного задания ил оказание услуг бюджетным учреждением и оптпмпза ипн кадрового состава. D ходе эксперимента по внедрению новых норм труда в деятельность библиотеки ОмГТУ Сы.in ризрибшииы друше фирмы jhwuiikuu vneia рлбшы. и.шшических u ivkauubii h.kihou-отчётов. Выявлены технологические процессы и операции. по которым необходимо провести дополнительные хропомстражиыс измерения. Намечены мероприятия по соосршенствов.апню библиотечной до кументапнн, оптимизации труда сотрудников с обязательным использованием автоматизированных систем управления

Ключевые слова: планово-отчетная документация, нормирование груза, учет работы, управление кал-рамп, нормативы времени.

Т riRF.TFHHF

Улучшение организации труца сотрудников и библиотеки в целом зависит. в том числе, а от повышения >ф-фсхшзностн тсхж>логнчсскех процессов, основанных на объективном измерении времени, затраченного нп процессы Поэтому в научной онблнотске Омского государственного технического университета мониторинг

И('111ШМ1ШНИЧ [1иГх)ЧП1) КрГМГНИ ИГДОПНа.КЫИ КГ71Г1ГИ IIOIKHHW) ТиНПКМГ Hl'JI4(hl К])ГМГНН ИрИМГННКШИ при

планировании работ на год н анализе отчетных данных отделов библиотеки, нормировании работ по оказанию пользователям деполшгтельпых платных услуг, проведении анализа времешплх затрат на работ, выполненные конкретными сотрудниками в течение определенного периода. Нрн отсутствии типовых нормативов времени

(жПиИСТГГКОЙ И]Х1КПДШ1 'Я НПШСрГДП КОНЫЙ хртномпри« IIJKlHrCfCIH ИпИ».1КЧуП1Я И ГЛКПУ ([к'р\'а r.KIHKinpMHI/l

хдь ии. oi рафшг'.-амифи .«.ч рафия рабичпи дня, к i . ч. в рамках апссгации paw чих мест.

В 2015 году Приказом Министерства культуры РФ были введены новые отраслевые нормы труда на работы, выполняемые з бнслнотсках L1J- Данный приказ может использоваться в библиотеках любой ведомственной подчиненности. В нем закреплены нормативы на традиционные библиотечные процессы и операции, а также HOKhir кидм ряГмп KbimtiHinuwr г иримгнгнигм информационных / um[j)i>HKi> ггхнолигий. к том числе на основ? автоматизированных систем управления процессами.

П. ПССТАНОЗКА ЗАДАЧИ

В связи с необходимостью оптимизации кадрового состава библиотеки и дальнейшего совершенствования тенюлогических процессов библиотекой ОмГТУ з 2015 году начат эксперимент по вседрешоо пэвых отрасле вых норм труда е практику роботы. Основной целью эксперимента стало совершенствование системы управлении 1гхн€1.шгичт:кими процессами и игрлш/и ом ни ск-нок- иг к1.1к-«»киним (П]иг.№кмх Жфмпммш, '«1;ичс*й -КНГ,)|рГНИГ -К1]1М (фГМГНИ К 11Л<1Н(1К1Н11ЧПНуН) ..кшумгнГПЦИК) ДЛИ ПГНДЛНИИ >М]ЫК.1ГН-К-< >>011> ИНС1]]уМГН1Я])И> к

том числе по работе с кадровым составом библиотеки.

111 1ЮРИЯ

Э&лЛ1еримен1 при .в о; .и 1сд н ыески.1ько лшюв. На предварительном лгле (1-е лилуходие 2015 г.) иллно^о-отчетная документация отделов библиотеки (за исключением листков ежедневной стагнстнки) была переведена в формат Мюгоэог! Ехсс1: были разработаны электронные шаблоны статистической части дневников, статистических атанов-отчётов отделов, см табл. 1. табл. 2 Для шаблонов текстовой части дневников был использован МшочоП;-м гибл Я

ТАБЛИЦА 1

ДНЕВНИК УЧЁТА РАБОТЫ ОТДЕЛА КАТАЛОГИЗАЦИИ ( ФРАГМЕНТ;

Числа меся па я = — V I ь 2 — — « 3 я я = £ £ С £ X 5 2 С 5 X = о = < 1 Й X 1= и z л* | а 5 а £ т 1с х ® — 2 о — — - | | ё я с а зГ - § | V я **

Состоит к началу месяца

1

31

Всего за месяц

Итого с начала года

ТАБЛИЦА 2

СТАТИСТИЧЕСКИЙ ПЛАН ОТЧЁТ ОТДЕЛА КОМПЛЕКТОВАНИЯ (ФРАГМЕНТ)

5 1 Н.шмеыоылмш? рниш 2 я к о я 3 л с _ - 5 о 1 1. ¡г- В 7 о — ~ 4 5 х '£ и 'Л 6 в О я с о 7 1 к к. Ъ 2 КГЦ. Зи Л КН. Хл 4 к к. я я V - ¿2 в я * я 2 * 2 е. 2 х За ь ^ — и 5 5 16 17

X 2 С 8 2 £ ё 3 9 X 2 10 о 3 ¥ 8 з 02 11 о | = У § 2 с т 12 13 14 г X ¥ =! - а 15

Определение экэсмпляр- н;ч-|и чакичи

Введение заказа в БД

Ввод статистических данных КС У в ЬД

ТАБЛИЦА 3

ТЕКСТОВАЯ ЧАСТЬ ДНЕВНИКА УЧЁТА РАБОТЫ МЕДИАЦЕНТРА (ФРАГМЕНТ)

КНИАНМС КМПЛККИ, ЩИИ'М' 11 ]1Ы

Дата Название выставки Псставленс ' выдано документов Исполнитель

Всего по итогам ... кка]Пг1ла -ы п»д

Библиографические обзоры лля читателей

Дата Пазвание/тема обзора Группа / кафедра Количество представленных изданий / присутствующих Исполнитель

Всего по итогам ... кгар тала, за год

Заседание рабочих групп

Дата Количество часов Повестка заседания [кратко) . 1рнсутствующнс

Всего по итогам ... квартала. за год Работ а с фензом

Дата Наименование мероприятия Количественные данные Исполнитель

Зсего по итогам ... квар- 17111а. чя

При ¡кт-фа(жл кг иш6.кж<1к к счя гипичгс ких нлянах-отчгга.ч Пыла фг.фглкпргна |ра<[а «норма кргмгни». где указывалось количество часов, необходимых для выполнения конкретных виде® работ для определенной едшшцы измерения При заиолнеган статистических опетов за два и четыре квартала автоматически прости тывался объем затраченного времени за указанные периоды.

Н-1 |-лсдук11нгм 41ЛИГ ьаучн1ьыпцднчн-ким отделом (жГхлислтчи был щчжгдён (ршитИкНмй аналнч норм времени на рабогы. выполняемые в библиотеке, утвержденные постановлением 1997 г. [2] н учтенные в статистических планах-отчетах отделов, с процессами и нормами, установленными приказом Мннкулыуры РФ от 30 декабря 201-1 г. № 2-177 (п 1 в 5):

- 11гркш>лтгкгга нриь.ии К® 2477 н формат МиючоП Киг1,

- распределение видов работ отделов го соответствующим пунктам приказа - составление таблицы: пересчет норм нз часов в минуты:

- изучение первых тр?х разделов приказа № 2^77 для выявления норм на виды работ, отсутствующие в разделах 4 и 5. но которые выполняются/могут выполняться в библиотеке:

разработка шаблона таолниы для заполнения отделами библиотеки (необходимо было проставить отметки около соответствующих процессов, операций, работ):

- составление графика и рекомендации для отделов по заполнению таблиц, см. табл. 4.

ТАБЛИЦА4

ГРАФИК И РЕКОМЕНДАЦИИ ДЛЯ ОТДЕЛОВ ПО ЗАПОЛНЕНИЮ ТАБЛИЦ

Рекомсплации по заполнению таблиц

ГРАФИК работы отделod с прнка

30 м

№ п/п Отделы библиотеки Сроки

1. IIM0 14i79-17 П9

2. ОКПР 18."Э9—23.С9

3. ООУЛ 24.-39-29.С9

4 ООН.П 30.09-3:5.10

5. ОКЛ 08.10-13.10

в. оиол 14 10-19 10

7. ОК 20.10-25.10

8. мц 26.10-30.10

9 ОМТО 02.11—36.11

1) D таблицах с нормами труда выбрать процессы, которые вы-

110пнмк1г01 н ПТДСЛе и 11(1 кото]]ым кн. ги/иуди! нрпигк шдель-

ньш статистический учёт работа

а) Огнгкными ivtiijikiмм и дт чаноннгния чк:ичг ги ie, кширме рачмещены к раедм. ia\ 4 и 5 «Тишжыг ифЖ'лккыг нгрмы |ру,и на рГмнм, выполняемые* к дпоик, нжшип ких Пийлжпекак, к библиотеках научно-исследовательских институтов (НИШ. обра-яоячтельчктх учреждений » - стр. 205-31 1 приказа

3) Дополнительно просмотреть 1, 2 и 3 разделы н выбрать ге позиции, которые не нашли отражения з 4 и 5 разделе, но выполняются d библиотеке ОмГТУ - стр. 1-204.

4) Быбор позиции отмстил/*/ напротив позшши с нормой в столбце соответствующего отдела._

TV РЕЗУЛЬТАТЫ ЭКГТТ^РИЧГРРТГЖ После завершения работы с таблицей выбранные позиции, операции и нормы времени обзуждалнсь на заседаниях рабочих комиссии с участием дирекции библиотеки, заведующих соответствующими отделами и НМО. Был подготовлен окончательный вар:кшт. орагмепт которого представлен в табл. 5.

ТАБЛИЦА5

ТАЬЛИЦА С НОРМАМИ ВРЕМЕНИ И ОТМЕТКАМИ ОТДЕЛОВ (ФРАГМЕНТ)

У пи Наименование процесса, операции. Состав работы Ьдпница измерения Норма времени. мин Отделы библиотеки

_ С" 4 — л — w л X W mi — " У W Ok'IlP 'JL w И МО

Подготовка к выдаче:

1 расстановка формуляров читателей (по срокам. номерам, алфавиту) один формуляр 1,0 л/

л распннокка « данных документом к фонде открытого доступа один Д«1*у- мент ГО V V V

3 распннокка « данных документом к фонде оенпкншо хр.-шених один Д«1*у-мент 3,0 V л/

4 подведение итогов работы за прошедший день, внесение лишен в дневник подбор документов по предварительным заказам читателей ежедневно один документ 15.0 3.0 1 v V v V V V м V V

6 просмотр новых поступлений для рскоменда-цни читателям один документ 2.0 у! л/ V V

т просмотр и пополнение книжных выставок, тематических полок и стеллажей одни доку мепт 3,0 V V

8 подготовка рабочего места ежедневно 10.0 N V V V V V

На процессы и операции, го которым отраслевые нормы времени отсутствовали, было решено создавать сибс.венные. Так. например, совмести l представителями комиссии ОмГТУ но нирмировешик. было upjucae-но хронометражное наблюдение за операциями процесса удаления уникальных дисциплин кз электронной картотеки книгообеспеченностн. см. табл. 6.

ТАБЛИЦА б

СВОДИ А Я КАРТА ХРОНОМЕГРАЖНЫХ НАБЛЮДЕНИЙ

Наименование процесса Номер замера, продолжительности замера, сек * 5* » 'É 5 с. а - J ^ « m ij Д. $ - i g. ■ ÍÍ 2 Средне-евремя, МИН я L о

1 2 3 4 5

1} Поиск уникальной дисциплины в картотеке книгообеспеченностн Единица измерения (Edil) уникальная дисциплина (УД) 96 может использоваться дтя любой дисциплины - 1 96 сек. ~ 1,5 мин на удаление УД требует ся7,5 мин

2} Удалеш1е УД из картотеки кпн гообеспеченностн (из 3-х БД] ЕдИ- УД 3} Корректировка сведении в картс-1ГЫ НОСЛГ удалгнин УД 93 50 557 335 766 1821 5 364 сек. ~ С ынь

— при KI>[IJtr». 1 НС Khi KÎJIНГ^ННПV <и- данин (все числении иб УД из БД VUZ и в БЗ в ЭК удалены) ЕдИ УД 85 мижзд .'kiio.ibiltaibl.d для любой дисциплины - 1 85 сек. ~ 1.5мнн

при некорректно вьшолиеином задании (спедешш со УД остались d некоторых БЗ в ЭК) ЕдИ- БЗ на издание в ЭК открепление УД осуществляется вручную, норма зремеин со от ветствует норме ввода УД в БЗ на издание - - ~ 1.5мнн

4} Ввод3* новой дисциплины в БД VU7 Е,Vf- УД. 'Ввод новой дисциплины в БД VUZ названия дисциплины. закрепление е сохранение сведений, актугидианкл к 390 включ ? за чи- вд\г .еррект 190 чет под -ающей Z. iipot ировка 150 150 процессы: про кафедрой, за лгркл киррск!* - ПРИ hcooxoj 145 верка к опреде. L'JL IH СС имостг 1035 аличия д тенным ь ОДОНИХ i 5 испили онгонг ашен L 207 сек. ~ 3.5мнн гсны в БД VI ентом (еозда левой диен JZ, введ кие УД), шишне.

Третий этап эксперимента - редактирование статистических планов-отчётов отделов в соответствии с Приказом № 2477 проводился в первом полугодки 2016 года в документы были внесены новые нормы грсмсни. елишщы намерения и оиды работ, часп, формушгрозок процессов и операций была изменена. Taie ранее едн ницей измерения количества подготовленных организационно-распорядительных и технологических документов являлся собственно документ, в новой редакции - авторский лист. В прежнем плаке-отчете норматив на расстанояку докумен-ов r открытом доступе и r гчкрытом фонлохранилигте fcnrvrk-îor.incr один и тот же. к настояшее время данные операции разделены. Некоторые виды работ прежде не отражались в учётной/отчётной документации: подведение итогов рабсты за прешедший день, знссенис записи з дневник, подготовка рабочего места и т. а.

V. ОБСУЖДЕНИЕ РЕ ЗУЛЬТАТОВ В свял: с тем. что количестзо позиции в статистических планах отчетах зпачнтелыю зозросло (например, в медзаценгре - с 67 до 184). требуется продолжение работы с отчетно-плановой документацией. Необходимо определить, какие позиции будут исключены из ежедневного учета работы по причине их малой значимости для оценки деятельности 0T.1e.r0R библиотеки ОмГТУ (при чггом ряботчт будут npomro дитьс я) либо r гияяи с

Mi:<MiMHI4 1ЬК> НЬ .11К14 Г НИ H кргмгнных НИ ИХ Hhll 1(1.1 НГ1-ИГ К об.ЦИГ Ч<Г1|В11Ы 11(1 ИПГЧГНИИ 1Г1ЧПЖНН lirjIKt»-

да. К таким процессам и операциям первого блока можно отнести, например, ориентирующие консультации, расчет показателей кннгооссспсчснностн. обращаемости, читасмосте. работа с отказами к т. д. Ко второму блоку: редактирование документов, регламентирующих деятельность бнолногскн. подготовка и проведение семинара. заседания «круглого стола», статистическое изучение библиотечного фонда, выявление информационных потребностей специалистов методом анкетирования и пр Часть процессов и операции может быть сгруппирована и для них можно установить комплексную норму времени, например, для технической обработки доку-

мснгов на физических носителях. При подготовке производственных совещании норма времени нп совещание работников отдела составляет 264 мин. на оперативное совсшаннс (дм решения текущих производственных задач) - 22 мкн Как правило, ил эти процессы в бпалиогеке ОмГТУ тратится меньшее количество времени, поэтому учёт может быть по факту. Конечно, на процессы могут быть установлены собственные нормы, полученные посредством хрономегражных замеров, либо вычисленные опытным путем, например, по проведению оСеельынвания фонд«:. В хечеьне огашарнши дни омрудниками о'Зсеиы.шьапсн ииределеыие количество но-

.ЮК КОГОрОГ МОЖНО ¡lü^lf-IHTh НИ KJITMH, Ч20]ИЧГНН0Г НИ ДАННЫЙ нид :К1(>01 иолунгннмй ]КТ<уЛК'1ИГ ПОКИЖП HOJJ-му кргмгни НИ ОЬГГИЫЛИКИНИГ ОДНОЙ ПОЛКИ

Вкгдгни- нгоЬходимшо ко нг и:<с6ытичною кшичгпни мпкичичглгй i]r(iyru* и ц:и риГктг opi-анихгирти к jKiMKi-x cm грмы мгнгд*.мгнгн кичгччки Кроме пин, н личнк х дкгкниклх риГклы гофудничок, липких ежг-дкевной статистки и прочих документах первичного учёта количество показателей, подлежащих фиксированию должно быть достаточным, но не чрезмерным.

Нормы времени на процессы используются при разработке штатного расписания, закреплении функциональных обязанностей между сотрудниками, для перераспределения функций между отделами и пр

Эксперимент включал анализ затрат времени на работы, выполненные отделами библиотеки в течение 2015 года. Так. например, плановое количество рабочего времени для двух сотрудников НМО (1.5 ставки) составляло 2163,75 час. Согласно пормашвам па работы, включешпле в стагостичесшш плап отчет, требовалось 2777 часов. На некоторые виды работ отдела нормы времени отсутствовали (подготоэка дайджестов. формнровмпсе дел для архива к пр.), значительная часть учитывалась только в текстовом разделе дневника [фотосъемка меро прнлтий оиблкотекн, редактирование страниц на сайтах и т.д.). поэтому затраты времени по факту превысили объем, рассчитанный ранее по нэрматнзам в статистическом плане-отчёте. Таким образом были конкретизированы зоиые. насколько высоки нагрузка и интенсивность труда сотрудников отдела, см. табл. /.

ТАБЛИЦА7

АНА-1Ш ЗАТРАТ ВРЕМЕНИ НАРАШШ. ВЫПОЛНЕННЫЕ В 1 -М KBAPTAJ1L 20151 ОДА

А-фонд рабочего времени, час В - необходимое зремя по нормам Виды расот. не включенные в затраты (В) в связи с отсут-труда. час сгнием нормативов, либо выполняемые по факту

Пик НМО 41 Г, TTtrprrC-W СТГДС-ЛИ, О^ННИХИЦИЯ Ю1Ы1ГК1Й поч ты, oiiiop отминн-150П,37 ЧИЦКОНИО-])гК НОрМДИТГЛКНЫХ и 1ГХН0.101ИЧГ:'КИХ дмьумгнюк ^UIM уничю#.с-ния ноикту кик нгмтдлгжищих хранению. учи-стие в рабочих комиссиях. ..

Методист 264 164,51 Поиск информации о конкурсах, переезд отдела, фотосъемка мероприятий, обработка фотографий, в т. ч. для стракплы библиотеки.. .

Всего 680 1665 Интенсивность труда сотрудников без учёта видов работ, пе включенных в затраты (В): D :А = 1665: 680=2.45

VT В bmri.ты и я A rcmo'iFm^F

Использование типовых норм труда^ременк на выполняемые процессы при подготовке планово-отчетной документации библиотеки позволило усовершенствовать процессы но организации труда сотрудников и управлению:

- по ежедневному учёту работы в eipyKiypnux подразделениях {изменены формы для учёта посещетпш, зыдачи документов, справок и т. я):

- по подведению итогов статистических данных (подсчет за месян. квартал, год осуществляется автоматически при заполнении дневников в формате Microsoft Excel).

- по обеспечению контроля над выполнением производственного задания и качеством работы (заведующие отделами мог/т обоснованно делегировать часть операций другому сотруднику либо поручить дополнительную работу);

- по составлепшо аналитического отчёта по итогам года (дашше in текстовой части днешпша могут быть перенесены пепосредствешю в отчет) и т.д.

В ходе эксперимента были выявлены виды работ. подлежащие дополшпелыюму пормиропашпо: обработка приказов по личному' составу студентов и сотрудников университета, подготовка дайджестов, оформление передачи документов нз одного отдела-фондодержателя в другой, внесение изменений на стандарты из НУ С н пр.

i'осота е планово-отчетной документацией опосредованно способствовала повышению квалификации управленческого персонала (все сотрудники были обучены пользованию программой Microsoft Excel), нгллжи-

ванию более тесных контактов между отделами (заведующие часто консультировались не только с администрацией н НМО библиотеки, но и между собой), пересмотру традиционной системы показателей библиотеки (введены новые единицы измерения и виды работ).

По итогам эксперимента на основании данных статистических планов-отчетов планируется провести анализ нагрузки отделов. Результаты анализа могут стать основой для принятия ряда управленческих решений (ротация кадров, изменение структуры библиотеки, в том числе при интеграции с библиотекой ОмУДТ).

Вместе с тем эксперимент показал: что библиотеке уже требуется более действенный инструмент подсчета статистических данных - с использованием автоматизированных систем управления процессами. Подобный инструмент, на наш взгляд, может быть разработан в рамкях САБ ИРБИС, на основе которой автоматизированы основные бнблиотечно-информпционные процессы в библиотеке ОмГТУ.

СПИСОК ЛИТЕРАТУРЫ

1. Министерство культуры Приказы. Об утверждении типовых отраслевых норм труда на работы, выполняемые в библиотеках: приказ [принят 30 декабря 2014 г., № 2477] URL: littp://wwwlibsaktribbcK>ts/filEs/Piikaz-МК_2015-Ob-ut\rerzhdenii_iiomi_\Temeiii.pdf.

2. Министерство труда и социального развитая. Постановления. Об утверждении Межотраслевых норм времени на работы, выполняемые в библиотеках: постановление [прннято 3 февраля 1997 г., № б]. URL: http ://fulltexr. pi. ipb.nv'unor1 meTod/Normi_vremeui_ 19 9 7 .pdf