CC BY
242
Управленческий учет
ОСОБЕННОСТИ УПРАВЛЕНЧЕСКОГО УЧЕТА В ОРГАНИЗАЦИЯХ ОБРАЗОВАНИЯ
Н. Н. ПАРАСОЦКАЯ, кандидат экономических наук, доцент кафедры бухгалтерского учета в коммерческих организациях Финансовый университет при Правительстве Российской Федерации
Уровень развития любой страны определяется прежде всего системой образования, в том числе высшего профессионального образования, которое в настоящее время приобретает все большую экономическую ценность. Рассмотрим основные понятия и элементы системы управленческого учета и внутреннего контроля в высших учебных заведениях.
В развитии современной инновационной системы образования России отмечен новый этап — переход к уровневой системе высшего профессионального образования. Сфера образования на современном этапе отнесена к национальным приоритетам. Потребность в реформировании российской системы высшего образования объективно обусловлена социально-экономическими изменениями.
Новые экономические условия вызвали необходимость изменения подходов к планированию и финансированию расходов бюджета на высшее профессиональное образование, что предполагает адекватное изменение механизма формирования и использования финансовых ресурсов высшими учебными заведениями, структуры финансовых потоков, возникновение новых источников финансирования высшего профессионального образования, а также взаимоотношений вузов с главными распорядителями бюджетных средств. Важное место в механизме управления деятельностью высшего учебного заве-
дения занимают учет и контроль за деятельностью. Контроль в целом позволяет руководству вуза, его управлениям и службам иметь «обратную связь» с управляемым процессом, подтверждая (или опровергая) оценку результатов деятельности, оценку эффективности принимаемых решений1.
Информация, предопределяющая обоснованные и всесторонне взвешенные решения, должна формироваться в учетной системе в соответствии с целевыми задачами развития вуза на перспективу. Значимость такой информации, ее анализ, использование для целей планирования и прогнозирования настолько существенны, что стали предпосылкой появления управленческого учета в высших учебных заведениях.
Под управленческим учетом обычно понимается система сбора, регистрации и анализа информации в стоимостном и натуральном выражении, необходимой для принятия управленческих решений и эффективного управления органом исполнительной власти и (или) бюджетным учреждением в целом либо отдельной программой или направлением (видом) деятельности2.
Из этого определения следует, что основной целью системы управленческого учета в секторе
1 Орлов А. И. Теория принятия решений. М.: Март, 2011. 656 с.
2 Кондраков Н. П. Бухгалтерский (финансовый, управлен-
ческий) учет: учебник. 3-е изд. М.: Проспект, 2013. С. 342.
государственного управления является подготовка упорядоченной информации для принятия экономически обоснованных управленческих решений.
Ключевым механизмом внедрения и развития системы управленческого учета является информационная база управленческого учета. Создание информационной базы управленческого учета в организациях сектора государственного управления предполагает разработку:
1) локальных нормативных актов и документов, регламентирующих основные принципы реализации управленческого учета. В состав таких документов входят:
— план счетов управленческого учета;
— порядок ведения управленческого учета;
— график документооборота управленческого учета;
— формы управленческого учета и отчетности и др.;
2) порядка учета (расчета и распределения) затрат в разрезе федеральных и ведомственных целевых программ и по направлениям реализации внепрограммной части расходов, предусмотренных бюджетной сметой;
3) способов и процедур, обеспечивающих интеграцию бюджетного и управленческого учета. В рамках центрального аппарата, территориальных органов и подведомственных организаций должна существовать единая информационная система, которая создает надежную основу для реализации целей бюджетного и управленческого учета и отчетности.
В течение многих десятилетий в организациях сектора государственного управления в России и за рубежом формировалась и развивалась система бюджетного учета и отчетности. В зарубежных странах потребность в развитии управленческого учета в государственных ведомствах появилась в середине 1980-х гг. В нашей стране актуальным вопрос о формировании управленческого учета стал в связи с реализацией Концепции реформирования бюджетного процесса в Российской Федерации в 2004—2006 гг., одобренной постановлением Правительства РФ от 22.05.2004 № 249 (далее — Концепция № 249), которая была направлена в первую очередь на повышение качества бюджетного планирования посредством внедрения методов БОР3, в связи с чем возникла необходимость в формировании системы учета и отчетности, способной
3 Метод бюджетирования, ориентированного на результат.
генерировать данные для принятия управленческих решений в области стратегического планирования, управления текущей деятельностью и мониторинга результатов работы.
Управленческий учет в вузе представляет собой подсистему управления и определяется как учетно-аналитическая система, интегрирующая информацию для оценки и анализа деятельности вуза с целью принятия управленческих решений, повышающих результативность4.
Управленческий учет направлен на анализ и обобщение информации и осуществляется с использованием всех учетных данных, необходимых для управления вузом.
Организация и практика ведения управленческого учета в сфере высшего образования, как в Российской Федерации, так и в зарубежных странах, имеют ярко выраженную специфику, которая обусловлена характерными особенностями деятельности высших учебных заведений — университетов, академий, институтов, колледжей и др.
Первой из таких особенностей является значительная зависимость высших учетных заведений от финансовых средств, которые поступают не из федеральных, региональных или местных бюджетов. Значительную часть доходов вузы получают от конечных потребителей своих услуг — студентов, аспирантов, докторантов, а также компаний и организаций, являющихся заказчиками консультационных или научно-исследовательских работ, выполняемых профессорско-преподавательским составом вузов. В отличие от других организаций государственного сектора вузы давно привыкли полагаться на внебюджетные источники финансирования своей деятельности. Соответственно, такое положение дел заставляет вузы заниматься планированием (прогнозированием) не только расходной, но и доходной части своих бюджетов, а также учитывать внешние риски, ассоциируемые с вероятными источниками финансирования.
С точки зрения управленческого учета зависимость вузов от внебюджетных источников финансирования деятельности означает, что в составе системы этого учета обязательно должен быть модуль стратегического управленческого учета и руководители вузов должны иметь достоверную картину объемов и структуры расходов основных
4 Мальцева Г. И. Концепция перехода вуза от управления затратами к управлению результатами // Сибирская финансовая школа. 2011. № 1. С. 120.
подразделений учетного заведения, чтобы иметь возможность рационализировать расходы в случае развития неблагоприятного сценария финансовых поступлений.
Второй важной особенностью учреждений сферы высшего образования, которая оказывает значительное влияние на управленческий процесс, является многопрофильный характер деятельности большинства таких учреждений. По сути дела, любой крупный университет или институт в Российской Федерации и за рубежом является не только учебным, но и научно-исследовательским. Соответственно, для организации действенной системы управленческого учета в вузах необходимо учитывать не только структуру расходов по подразделениям (институтам, школам, факультетам, кафедрам), но и по направлениям деятельности, чтобы иметь возможность оценить эффективность этих направлений и принимать решения о целесообразности их развития.
Третьей особенностью деятельности вузов, непосредственно связанной с ведением управленческого учета, является тот факт, что упомянутые в предыдущем абзаце разнообразные направления деятельности (обучение, научно-исследовательские работы и консультирование) по сути дела выполняются одними и теми же работниками, т. е. профессорско-преподавательским составом.
Для целей управленческого учета необходимо планирование времени, затрачиваемого каждым из преподавателей на соответствующие виды деятельности. Это необходимо не только для того, чтобы обеспечить оптимальное распределение рабочего времени и учебной нагрузки, но и в связи с расчетом эффективности и целесообразности выполнения отдельных учебных программ или курсов, а также исследовательских и консультационных работ.
Четвертая особенность деятельности высших учебных заведений, влияющая на ведение в них управленческого учета, связана с тем, что в них нередко отсутствует единый центр управления различными направлениями деятельности, в результате чего управленческий учет не поднимается до уровня строгой и высокоэффективной системы, способной генерировать информацию для принятия экономически обоснованных управленческих решений. Например, участие определенного факультета в исследовательском проекте может определяться на уровне ректората (президента университета, попечительского совета), а решение об участии в консультационном проекте — на уровне факультета или даже кафедры. Подобные несоответствия
в рамках управленческого процесса оказывают негативное воздействие на эффективность планирования доходов и расходов бюджета вуза и создают ненужные проблемы при определении потребностей и распределении финансовых средств между структурными подразделениями.
Пятой особенностью учреждений высшего профессионального образования, которая оказывает воздействие на конфигурацию и практику управленческого учета, можно считать все возрастающую роль дистанционного обучения с применением передовых информационных технологий. Изучение спроса (текущего и будущего) на такого рода услуги, маркетинг программ интернет-обучения, прогнозы денежных поступлений от предоставления услуг дистанционного обучения, планирование учебных программ и курсов, ориентированных на удаленных слушателей, — вот неполный перечень вопросов, которые руководители вуза должны решать, опираясь на данные, которые будут генерироваться в рамках системы управленческого учета.
В настоящее время управленческий учет в высших учебных учреждениях претерпевает серьезные изменения. Прежде всего на это влияют следующие факторы:
1) реформирование системы образования;
2) необходимость в совершенствовании управления вузом;
3) развитие и внедрение в вузе информационных технологий, которые предоставляют новые возможности и способствуют увеличению скорости получения информации;
4) изменения, вносимые в Федеральный закон от 29.12.2012 N° 273-ФЗ «Об образовании в Российской Федерации» в связи с переходом на уровневую систему образования;
5) вступление в силу Концепции развития научно-исследовательской и инновационной деятельности в учреждениях высшего профессионального образования Российской Федерации на период до 2015 г.;
6) необходимость ориентации на потребителя и качество;
7) внедрение бухгалтерских компьютерных программ.
В связи с такими изменениями целями управленческого учета являются:
— оценка эффективной деятельности предприятия;
— контроль за затратами и финансовый контроль;
— представление и интерпретация результатов деятельности предприятия, планирование и управление бюджетом.
Основными задачами управленческого учета в вузе являются:
• учет и прогнозирование затрат и управление ими для расчета себестоимости;
• бюджетирование, ориентированное на результат;
• управление бюджетом;
• информационная поддержка принятия решений на всех уровнях управления;
• мониторинг и оценка деятельности вуза с помощью финансовых и нефинансовых показателей;
• представление и интерпретация результатов деятельности вуза во внутренней и внешней среде.
Этапы постановки управленческого учета в учебном заведении зависят от факторов, влияющих на саму организацию и функционирование системы управленческого учета. Среди этих факторов выделяют:
• функционирование в вузе системы стратегического управления (или его элементов);
• тип организационной структуры вуза;
• наличие интегрированной учетно-аналитичес-кой системы (информационная обеспеченность в целях управления);
• уровень диверсификации источников финансирования и деятельности вуза. Результаты, полученные от внедрения
системы управленческого учета, эффективно сказываются на деятельности высшего учебного заведения, так как правильно поставленный управленческий учет предоставит информацию, необходимую для расстановки приоритетов в деятельности вуза и планирования его дальнейшей деятельности, а также базу для оценки перспективности открывающихся возможностей и обеспечит механизмами контроля за исполнением принятых решений.
При изучении управленческого учета следует также рассмотреть понятие «внутренний контроль вуза», которое определяется в широком смысле как процесс, осуществляемый органом управления организации или другими сотрудниками в целях получения следующей информации:
1) об эффективности и рациональности деятельности;
2) о достоверности финансовой отчетности;
3) о соблюдении законов и нормативных ак-тов5.
К функциям системы контроля за деятельностью организации относятся:
— разделение полномочий;
— ротация персонала;
— использование и анализ учетных записей.
Позже функции внутреннего контроля значительно расширились, преобразовавшись в организацию и координирование действий, направленных на обеспечение сохранности активов, проверку надежности учетной информации, повышение эффективности операций, следование предписанной политике и процедурам компании. Таким образом, новые функции вывели понятие внутреннего контроля за рамки круга вопросов, относящихся к обычному бухгалтерскому учету.
В настоящее время возрастает потребность в организации развитой и многофункциональной системы внутреннего контроля в вузе. Поскольку вуз является многофункциональным комплексом, имеющим большое количество разнопрофильных подразделений, рационально в качестве приложения к учетной политике разработать и утвердить отдельный документ о внутреннем контроле. Таким документом могут быть:
— порядок осуществления внутреннего контроля;
— положение;
— правила;
— план контрольных мероприятий;
— иной другой документ, регулирующий контрольные процедуры.
В качестве контролирующих инстанций могут, например, выступать:
— отдел внутреннего аудита;
— служба экономической безопасности или отдельный специалист;
— бухгалтер-ревизор (аудитор).
Введение в структуру вуза подразделений,
осуществляющих внутренний контроль, вызвано рядом объективных и субъективных причин.
Во-первых, экономическая ситуация в стране диктует государственным вузам принять целенаправленный курс и разработать стратегию для ведения эффективной хозяйственной и финансовой деятельности. Это позволит сохранить устойчи-
5 Пьянкова Ж. А. Современные методы и принципы разработки системы контроля в вузе // Университетское образование: практика и анализ. 2012. № 5.
вые позиции в общегосударственной финансовой системе.
Во-вторых, вследствие сложной демографической ситуации в стране возрастает конкуренция между вузами за абитуриентов, следовательно, за бюджетное финансирование. В связи с этим большую роль играют масштаб учебного заведения, упорядоченность и логичность функционирования всех его структур и подразделений, его государственный рейтинг, престижность выпускаемых специалистов и их конкурентоспособность на рынке труда и т. п.
Соответствующий комплекс мер закрепляется в уставе учебного заведения. В дополнение к существующему порядку может быть создана комплексная система качества учреждения. Такая система обязательно должна включать внутренний контроль за расходованием финансовых средств учреждения, получаемых целевым образом за счет бюджетного финансирования и коммерческой деятельности вуза.
Отмечают пять основных целей внутреннего контроля:
• надежность и полноту информации;
• соответствие политике, планам, процедурам,
законодательству;
• обеспечение сохранности активов;
• экономичное и эффективное использование
ресурсов;
• достижение подразделениями компании поставленных целей и задач6.
Выделяют три основных вида контроля:
1) предварительный контроль — обычно реализуется в форме определенной политики, процедур и правил;
2) текущий контроль — осуществляется, когда работа уже идет, и обычно производится в виде контроля за работой подчиненного его непосредственным начальником;
3) заключительный контроль — осуществляется после того, как работа закончена или истекло отведенное для нее время.
Таким образом, система внутреннего контроля должна включать комплекс мер, улучшающих взаимодействие руководства со структурными подразделениями учреждения для планомерной и эффективной работы в этом направлении. Оптимальная система внутреннего контроля в вузе
6 Самохина Н. Т. Реформа и развитие высшего образования // Вестник высшей школы. 2012. № 8.
предполагает получение исчерпывающей информации о расходовании финансовых средств по всем направлениям его деятельности. Это требует бесперебойного функционирования системы коммуникаций и информационного обеспечения. Для этого вуз должен создать соответствующую материально-техническую базу (компьютеры, программное обеспечение), открыть доступ к локальным и глобальным компьютерным сетям, предоставить возможность пользоваться правовой, справочной и другими базами. Такие меры повлекут определенные финансовые затраты, что в конечном счете будет оправданно, поскольку упорядочение бюджета вуза даст значительный коммерческий эффект.
Первоначально должна быть сформирована основная цель проведения внутренних проверок, выявлены предметы и объекты контроля. Все мероприятия должны быть алгоритмизированы и приведены в соответствие с действующим законодательством.
Работники подразделения внутреннего контроля должны ознакомиться со всеми данными бухгалтерского учета, поступившими от каждого сектора и приведенными в единый формат для удобства обработки информации. Также рассматриваются акты предшествующих ревизий и проверок контрольных органов. На основе этих материалов устанавливается правильность ведения бухгалтерского учета. В функции службы внутреннего контроля входят также первичные рекомендации по его совершенствованию.
Результаты проведения внутреннего контроля должны обосновываться и подтверждаться документально. Акты, составляемые этим подразделе ни-ем, должны правдиво, точно и объективно отражать характер и суть выявленных нарушений.
Проведение внутреннего финансового контроля предусматривает также системный анализ перспектив развития финансовой деятельности вуза.
Такой анализ позволит выполнить предварительный прогноз направлений развития экономической деятельности как всей образовательной сферы, так и конкретного учреждения в ее рамках. С помощью прогноза можно организовать профессиональную подготовку соответствующих кадров.
В случае возникновения конфликта интересов между структурными подразделениями государственного учреждения, по мнению автора, также целесообразно вмешательство системы внутреннего контроля, в обязанности которой входит документальное закрепление полномочий и ответс-
твенности работников согласно действующему законодательству и внутренним регламентирующим нормативам вуза.
Стоить отметить, что работники службы внутреннего контроля подчиняются непосредственно руководителю (ректору) вуза. Руководство не должно игнорировать рекомендации, выдвигаемые службой внутреннего контроля, рассматриваемые на совещательных мероприятиях учебного заведения (например, ученых советах), которые должны способствовать оптимальной стратегии реализации этих мер. Отчетная документация, полученная в ходе планомерной деятельности системы внутреннего контроля, используется в качестве основы для проведения внешних аудиторских проверок, осуществляемых вышестоящими государственными финансовыми и контролирующими органами.
Планомерное и комплексное взаимодействие систем внутреннего контроля государственного вуза и аудита эффективности, осуществляемого государственными органами финансового контроля, позволит существенно повысить результативность регламентированных проверок, провести текущий анализ финансовой деятельности организации на более качественном уровне. Для вуза такое взаимодействие даст возможность оперативно осуществлять финансирование и реализацию намеченных планов.
Таким образом, результаты, полученные от внедрения системы управленческого учета эффективно скажутся на деятельности высшего учебного заведения, так как правильно поставленный управленческий учет предоставляет информацию, необходимую для расстановки приоритетов в деятельности вуза и планирования его дальнейшей деятельности, предоставит базу для оценки перспективности открывающихся возможностей и снабдит механизмами контроля за исполнением принятых решений.
Правильная постановка внутреннего контроля обеспечит:
1) надежность и полноту предоставленной информации;
2) соответствие политике, планам, процедурам, законодательству;
3) сохранность активов;
4) экономичное и эффективное использование ресурсов.
Таким образом, выполнение подразделениями компании поставленных целей и задач в целом позволит вузу разработать стратегию для ведения эффективной хозяйственной и финансовой деятельности и быть более конкурентоспособным.
Список литературы
1. Кондраков Н. П. Бухгалтерский (финансовый, управленческий) учет: учебник. 3-е изд. М.: Проспект, 2013. С. 342.
2. Концепция развития научно-исследовательской и инновационной деятельности в учреждениях высшего учебного образования Российской Федерации на период до 2015 г. URL: http://www. docme. ru/doc/13939/koncepciya-razvitiya-nauchno-issledovatel. _skoj-i-innovac.
3. Концепции реформирования бюджетного процесса в Российской Федерации в 2004—2006 гг. : постановление Правительства РФ от 22.05.2004 № 249.
4. Мальцева Г. И. Концепция перехода вуза от управления затратами к управлению результатами // Сибирская финансовая школа. 2011. № 1. С. 120.
5. Об образовании в Российской Федерации: Федеральный закон от 29.12.2012 № 273-ФЗ.
6. Орлов А. И. Теория принятия решений. М.: Март, 2012. 656 с.
7. Пьянкова Ж. А. Современные методы и принципы разработки системы контроля в вузе // Университетское образование: практика и анализ. 2012. № 5.
8. Самохина Н. Т. Реформа и развитие высшего образования // Вестник высшей школы. 2012. № 8.
