CC BY
31Особенности создания информационного обеспечения
корпорации
Захарушкин В.Ф. fzakharushkin@mail.ru )
Институт физико-технической информатики
1. Введение
Создание корпоративной информационной системы (КИС) является сложной организационно-технологической задачей. Реализация этой задачи имеет несколько составляющих, без осознания роли каждой из них невозможно правильно осуществить планирование и организовать реализацию данного проекта.
Важность создания технического и программного обеспечения КИС осознана достаточно давно и не требует особых обоснований, значение же такого фактора, как информационное обеспечение при создании и внедрении КИС бывает недооценено.
Информационное обеспечение автоматизированной системы определяется, как «совокупность форм документов, классификаторов, нормативной базы и реализованных решений по объёмам, размещению, и формам существования информации, применяемой в автоматизированной системе при её функционировании» [1]. Таким образом, информационное обеспечение предопределяет не только конечный результат функционирования КИС, но и оказывает существенное значение на реализацию бизнес-процессов организации при автоматизированной обработке.
Переход от ручной к автоматизированной технологии обработки данных в корпоративном управлении предполагает полное и детальное описание объектов управления, то есть используемых данных, процедур их обработки и бизнес-процессов функционирования корпорации. Всё это, так или иначе, завязано на информационное обеспечение КИС.
2. Состояние нормативно-справочной базы
Информационное обеспечение, в части нормативной базы и классификаторов, во времена СССР разрабатывалось в Госстандарте и отраслевых институтах и было предназначено для использования во всех организациях страны. В настоящее время большинство классификаторов разработки прежних лет безнадёжно устарели. Общероссийские классификаторы были ориентированы на прежнюю отраслевую и ведомственную систему народного хозяйства и не были доведены до того уровня
детализации, который требуется для работы корпоративных автоматизированных информационных систем.
Кроме того, с начала 90-х годов прошлого века эти классификаторы практически не дорабатывались. Система же отраслевых классификаторов и другой отраслевой нормативно-справочной информации вообще практически перестала существовать вместе с ликвидацией соответствующих ведомств.
Прежний багаж информационного обеспечения оказался в значительной степени растерян. Для этого имелось множество причин. Во-первых, произошли организационно-структурные изменения: предприятия сменили собственников, изменились состав и структура предприятий (организаций), изменилась номенклатура выпускаемой продукции, изменились производственная и деловая кооперация, даже на давно функционирующих предприятиях в значительной части сменился персонал, изменилась отчётность, изменились требования, приоритеты и многое другое.
Во-вторых, сменилось поколение применяемой вычислительной техники и программного обеспечения: произошёл массовый переход от устаревшего технического и программного обеспечения АСУ предприятий, построенных на базе ЕС ЭВМ и СМ ЭВМ, к использованию платформы персональных ЭВМ и их сетей; указанный переход в совокупности с процессом организационно-структурных изменений сопровождался неизбежной потерей части информационного обеспечения.
В-третьих, неоднократно изменялись правила бухгалтерского и налогового учёта и отчётности, что привело к смене программно-информационной средств обеспечения этих процессов, а они затрагивают все стороны деятельности коммерческих предприятий (организаций). Отсутствие координации технической и информационной политики даже на предприятиях одной отрасли привело к необходимости каждому предприятию вести собственную разработку информационного обеспечения, которое в итоге стало несовместимым с другими.
Кроме того, разрозненные (созданные для автономных информационных задач) классификаторы и словари не соответствуют требованиям информационного обеспечения., а иногда и вместе с отсутствием координации этих, что, которое в настоящее время, как правило, не соответствует требованиям создания современной КИС на принципах ERP (Enterprise Requirements Planning) [2].
3. Проблемы построения информационного обеспечения КИС
Информационное обеспечение корпорации отражает текущее её состояние и ориентировано на решение стоящих перед ней задач. Необходимость создания в каждой
корпорации своего собственного, только ей присущего, информационного обеспечения определяется следующими причинами:
• Отсутствием разработанных общероссийских (отраслевых) классификаторов детального уровня (как указано выше);
• Необходимостью описания номенклатуры сырья, материалов, продукции, оборудования и другого, свойственного данной корпорации;
• Особенность бизнес-процессов, реализуемых в данной корпорации с использованием классификаторов (словарей);
• Ограниченностью технических, трудовых, финансовых ресурсов, которые корпорация готова направить на создание и сопровождение информационного обеспечения КИС.
Для создания автоматизированной корпоративной информационной системы должна быть проанализирована и описана вся циркулирующая в системе информация. Основные проблемы описания информации КИС связаны со следующими её особенностями:
• Большие объёмы данных, когда номенклатура продукции, сырья, комплектующих, используемого оборудования или запасных частей каждая в отдельности превышает 20 000 - 30 000 единиц, а в отдельных случаях 100 000 учётных единиц;
• Необходимость применения многоаспектной классификации информации. Каждое подразделение (группа подразделений) хочет видеть информацию в своём разрезе (экономическом, технологическом, сбытовом, снабженческом и др.), как правило, не совпадающем с потребностями других подразделений;
• Необходимость интеграции справочников локальных информационных систем корпорации для формирования сводной и консолидированной отчётности;
• Высокая динамика изменений некоторых классификаторов (словарей), что создаёт трудности при обеспечении актуальности информационного обеспечения для территориально удалённых предприятий корпорации;
• Потребность централизованного хранения нормативно-справочной информации (словарей, классификаторов) с целью повышения оперативности контроля достоверности и ведения данных.
Решение указанных выше проблем и определяет эффективность создания и сопровождения информационного обеспечения КИС. Сложность создания единых автоматизированных классификаторов (словарей) корпорации определяется рядом организационных и профессиональных требований, выполнение которых приводит к положительному результату.
Во-первых, важность и сложность данной работы должна быть осознана и поддержана руководством корпорации, включая выпуск соответствующих приказов с указанием этапов работ , назначением ответственных и сроков реализации.
Во-вторых, работу по созданию единых корпоративных классификаторов (словарей), как показывает практика, не могут выполнить самостоятельно работники функциональных подразделений, которые являются пользователями данной информации, параллельно со своей основной деятельностью. Для создания корпоративных классификаторов (словарей) необходимо привлекать специалистов достаточно широкого кругозора, готовых вникнуть в специфику каждого подразделения и способных объединить противоречивые интересы разных подразделений корпорации. Данные специалисты должны быть, как минимум, освобождены от другой работы на период создания классификаторов.
В-третьих, организация хранения и ведения автоматизированного классификатора (словаря) требует профессионального подхода, знаний и навыков проектировщиков автоматизированных систем.
В-четвёртых, для сопровождения, то есть ведения и развития, системы единых автоматизированных корпоративных классификаторов (словарей) должна быть создана специализированная служба, выполняющая указанные функции в соответствии с утверждённым регламентом.
4. Принципы создания системы корпоративных классификаторов
В основу решения по созданию системы единых корпоративных классификаторов (словарей) должны лежать некоторые принципы, которые предназначены для определения следующих вопросов:
• выбора идеологии создания и ведения автоматизированных классификаторов (словарей);
• определения перечня задач, решаемых с их применением;
• построения технологии использования и ведения.
Корпоративные классификаторы (словари) создаются для использования при решении корпоративных информационных задач. Применение единых корпоративных классификаторов не отрицает в принципе применение для решения локальных информационных задач (внутризаводских, отдельных подразделений, отдельных функций) собственных классификаторов. Всегда возникает в дальнейшем сложность с возможным информационным обменом между корпоративной и локальной задачами.
В реальной жизни корпоративное информационное обеспечение строится не на пустом месте. Как правило, за основу берутся формы документов из ручного документооборота, а классификаторы и словари корпорации строятся на основе классификаторов предприятий (организаций), входящих в состав корпорации - это, так называемый, способ создания «снизу - вверх». Такой естественный путь создания корпоративного информационного обеспечения позволяет учесть специфику производственной деятельности корпорации, но сопровождается определёнными трудностями. Так, например, необходимо преодолеть противоречия различного подхода к классификации одного и того же объекта классификации на разных заводах, обеспечить переход от используемой классификации к общероссийским и международным классификаторам и другое.
Другой путь создания корпоративных классификаторов - это осознание сущности корпоративных информационных потребностей и создание корпоративного информационного обеспечения, которое потом переносится на уровень предприятий (метод «сверху - вниз»).
Следующим принципом построения корпоративного информационного обеспечения является определение сферы его применения. Возможны несколько подходов: первый подход предусматривает перевод решения всех информационных задач на использование только корпоративных классификаторов (словарей), второй подход предусматривает определение круга корпоративных задач, для которых должны применяться единые корпоративные классификаторы (словари), а в других случаях их применение не обязательно.
Третий принцип касается технологии ведения классификаторов (словарей). Возможны несколько вариантов реализации указанной технологии. Первый и наиболее предпочтительный связан с централизованным ведением информационного обеспечения. В этом случае оперативность внесения изменений и достоверность информации обеспечиваются максимальным образом, но проблемы удалённого применения для корпораций, предприятия которой разделены нередко несколькими часовыми поясами, становятся весьма значительными.
При децентрализованном ведении, когда разные классификаторы или разные разделы одного классификатора ведутся разными территориально удалёнными организациями на передний план выходят проблемы поддержания актуальной версии единого классификатора. Каждый из перечисленных подходов может быть реализован традиционным ручным способом, а может быть реализован на основе современной информационной технологии.
Выбор каждого из перечисленных выше принципов определяется конкретными условиями и ограничениями. Об эффективности принятых в конкретном случае решений можно объективно судить только после реализации и учёте всех особенностях проекта.
5. Перспективный подход созданию и ведению информационного обеспечения
Разработанный подход к созданию корпоративного информационного обеспечения можно определить как «гибридный», основной идеей которого была попытка максимально совместить достоинства различных, иногда противоположных технологических решений.
Для создания системы единых классификаторов компании был положен смешанный принцип их формирования. Работы по созданию системы корпоративных классификаторов (словарей) велся двумя этапами. На первом этапе был проведён анализ используемых на заводах классификаторов. Анализ показал различие в подходах к классификации на разных предприятиях, но позволил учесть особенности информационного обеспечения заводского уровня. На втором этапе с учётом потребностей корпорации в решении информационных задач осуществлялось создание системы единых корпоративных классификаторов (словарей).
Применение системы единых корпоративных классификаторов не отрицает возможности использования локальных классификаторов, но накладывает требование возможности перехода от кодов локальных классификаторов к кодам корпоративных.
При этом должна быть обеспечена преемственность классификаторов (словарей), то есть переход от использования (кода) одного классификатора к использованию (кода) другого классификатора. Этот подход позволит обеспечить не только сопряжение всей цепочки классификаторов: федеральные классификаторы - корпоративные классификаторы - заводские классификаторы, но и предусмотреть возможность использования нескольких классификаторов для одних и тех же понятий, применяемых для решения различных информационных задач или функций.
Задачи, решаемые в корпорации с применением корпоративных классификаторов (словарей), должны быть определены и приведены к единой технологии взаимодействие с автоматизированной системой поддержки классификаторов (словарей).
Технологию создания и ведения автоматизированных классификаторов (словарей) можно чётко разделить на два отдельных этапа. Первый этап связан с созданием классификатора (словаря). Этот этап характеризуется следующими основными особенностями:
• определением основных структурных, количественных ограничений классификатора (словаря);
• большой трудоёмкостью ручного ввода или загрузки данных;
• необходимостью установления соответствия понятий разных классификаторов.
Повышение эффективности реализации данного этапа должно предусматривать
использование специализированных инструментальных программных средств, позволяющих повысить производительность труда персонала при выполнении этих работ.
Второй этап связан с организацией использования системы автоматизированных классификаторов (словарей) в решаемых информационных задачах и поддержания указанной системы в актуальном состоянии. Данный этап предполагает разработку процедур обращения из информационных задач к системе автоматизированных классификаторов (словарей), а также отработку автоматизированного регламента ведения классификаторов (словарей) при добавлении (корректировке) понятий. Реализация регламента ведения системы классификаторов (словарей) предусматривает организацию соответствующей службы, обеспечивающей автоматизированное выполнение заданных действий в определённые гарантированные сроки.
В качестве дисциплины ведения был принят централизованный подход, но в современной интерпретации.
В настоящее время в качестве идеологии создания и ведения системы корпоративных классификаторов можно предложить использование корпоративного Intranet-портала. Таким образом, решается ряд вопросов централизации ведения корпоративных информационных ресурсов и обеспечения доступа большого количества территориально-распределённых пользователей корпорации. При этом обеспечивается централизованное хранение информационного обеспечения и возможность распределённого его ведения при определении соответствующих полномочий доступа.
Этот подход даёт возможность партнёрам, поставщикам или потребителям продукции (услуг), если предоставлен соответствующий доступ к ^й^й-порталу, также воспользоваться корпоративной системой классификаторов (словарей) для информационного взаимодействия с КИС (например, для участия в тендере на поставку сырья или заказа требуемой продукции).
6. Преимущества описанного подхода
Описанный подход к созданию корпоративной системы автоматизированных классификаторов (словарей) даёт ряд преимуществ, а именно:
• Сокращение трудоёмкости информационного сопряжения корпоративных задач с заводскими задачами;
• Intranet-портал позволяет без значительных затрат подключиться к системе в территориально-распределённой системе большому количеству абонентов;
• Intranet-портал позволяет организовать различные виды доступа к выставленным информационным ресурсам в зависимости от корпоративной стратегии;
• ^^^^портал позволяет обеспечить централизованное ведение классификаторов (словарей) и оперативный доступ к ним;
• Создание специализированных инструментальных программных средств создания и ведения корпоративной системы автоматизированных классификаторов (словарей) позволяет значительно сократить трудоёмкость работ;
• Возможность автоматического перехода от одного классификатора к другому, что позволяет обеспечить требуемую гибкость процедур работы пользователей разных подразделений, предъявляющих различные требования к классификации информации;
• Сокращает сроки и финансовые средства, необходимые для запуска системы;
• Позволяет обеспечить обобщение и консолидацию данных, полученных из различных информационных систем корпорации.
Литература
1. ГОСТ 34.003-90 Информационная технология. Комплекс стандартов на автоматизированные системы. Автоматизированные системы. Термины и определения.
2. Березовский С.В., Зубенко А.В., Кривицкий А.В. Реальная Автоматизация Реальных Предприятий. Возможна ли она? /www.bkg.ru, 2002.
