CC BY
230Особенности календарного планирования инновационного проекта
сч сч £
Б
а
2 ©
Кушнир Юлия Сергеевна
студентка, Санкт-Петербургский государственный университет [email protected]
Календарное планирование, как первоочередная прикладная задача проекта, представлена как система последовательных этапов, эффективная и верная реализация которых может привести проект не только к экономически-выгодному способу реализации, но и к дальнейшему коммерческому успеху. Особое внимание заслуживает создание календарного плана для инновационного проекта: учет уникальности разработок и их производства, специфики фаз жизненного цикла, особенностей управления новым и рискованным проектом. Безусловно, чем технически сложнее и необычнее инновационный проект, тем тщательнее и конкретнее должны быть спланированы отдельные задачи и процессы. Несмотря на это, на каждом этапе планирования зачастую допускаются множество ошибок. Так, в данной статье календарный план рассматривается как инструмент повышения уровня управляемости проекта. Разъясняется алгоритм разработки плана-графика по проекту, определяются преимущества и недостатки использования диаграммы Ганта, а также особое внимание уделяется возможным ошибкам построения сетевого графика инновационного проекта. Ключевые слова: инновационный проект, календарное планирование, сетевой график, диаграмма Ганта.
Проект — это определенное предприятие с изначально установленными целями, достижение которых определяет завершение проекта. Также проектом может быть отдельное предприятие с определенными целями, часто включающими требования по времени, стоимости и качеству достигаемых результатов. У каждого проекта есть заданный период времени, в течение которого должен быть выполнен комплекс взаимосвязанных мероприятии?, предназначенных для достижения поставленных задач с четко определенными целями. Верно и грамотно сформированный календарный план является главным элементом управления проектом. Разработанная модель должна быть качественной и верной, а также полностью соответствовать требованиям проекта, которые напрямую влияют на управляемость проекта и, в конечном счете, на его успех.
Календарное планирование принадлежит к числу первых прикладных задач, решение которых приведет к эффективному и бесперебойному развитию и разработке проекта. Первостепенным задачами календарного планирования являются:
■ формирование объемов, состава и временных сроков выполнения работ;
■ определение оптимальной последовательности и параллельности выполнения работ в различных звеньях;
■ верное, эффективное распределение работ между подразделениями и внутри их;
Следует отметить, что отдельные задачи календарного планирования весьма конкретны. Именно высокая степень их конкретизации позволяет использовать возможность своевременного принятия решений на основе объективной информации о ходе проекта, а также обеспечить эффективного управления проекта. Благодаря разбиению проекта на четко определенные операции, для которых определяется предусмотренная продолжительность, можно построить сетевой график проекта, который определяет и представляет в наглядной форме взаимосвязи работ проекта. Разработанный сетевой график позволяет детально учесть и проанализировать все работы по проекту, а также дает возможность вовремя вносить изменения для улучшения структуры проекта еще на его начальном этапе.
На основе сетевого графика формируется календарное планирование, которое предусматривает построение календарного графика, определяющего моменты начала и окончания каждой работы и другие временные характеристики сетевого графика. Благодаря корректно построенному календарному плану удастся выявить критические операции, которые требуют особого внимания, чтобы закончить проект в предусмотренный срок. «Во время календарного планирования определяются временные характеристики всех работ с целью проведения оптимизации сетевой модели, которая улучшает эффективность использования какого-либо ресурса».1 Ответственность за разработку плана по проекту несет менеджер проекта, который, в свою очередь, привлекает в работу над календарным планированием экспертов той или иной облас-
ти, связанной с деятельностью проекта. Например, содержание конструкторских работ лучше всего знает изобретатель и инженер, а мероприятия по коммерциализации проекта спланирует маркетолог. Результатом планирования является полный перечень работ, структурированный по иерархическому признаку, то есть структурная декомпозиция работ.
Само понятие «декомпозиция» предполагает разделение результатов проекта на более мелкие и легко управляемые элементы по характерному признаку. Как правило, чаще всего декомпозируют проекты по трем видам: продуктовая (разбиение проекта на элемента продукта), функциональная (по функциональным областям менеджмента) и по этапам жизненного цикла проекта. Инновационно-ориентированные проекты принято декомпозировать по этапам жизненного цикла, так как менеджерам проекта необходимо контролировать ведение проекта на каждом этапе его жизненного цикла, учитывать его специфику и риски. Так, декомпозиция и полученный перечень работ проекта являются основой всего дальнейшего планирования, а именно:по-строения сетевого графика, диаграммы Ганта и дальнейшего финансового планирования проекта.
Следующим этапом формирования календарного плана проекта является точное определение продолжительности работ и их четких взаимосвязей. Следует также учитывать, что работы в созданном перечне могут выполняться строго последовательно, а некоторые могут выполняться параллельно друг с другом во времени. Немало важным на данном этапе планирования является связь сроков работ по проекту, их продолжительность по времени с последовательностью выполнения всех работ, поэтому для того чтобы связать сроки и последовательность работ проекта используют такой инструмент календарного планирова-
ния как диаграмму Ганта. «Диаграмма Ганта - это наглядное представление календарного плана-графика проекта, в котором слева расположен иерархический перечень всех работ проекта (СДР), и справа - календарь с конкретными датами. Работы обозначены полосками, связи между работами - стрелками.»2 К преимуществам данного инструмента календарного планирования можно отнести графический способ подачи материала, с диаграммой Ганта легко и удобно работать, также можно чётко выделить и обозначить основный этапы работы над проектом. Более того, диаграмма Ганта является эффективным презентационным инструментом, который способен проиллюстрировать ключевые приоритеты проекта. Тем не менее, данный инструмент календарного планирования не лишен недостатков. Так, например, сам формат диаграммы не позволяет проследить зависимость заданий и связь между ними. Еще одним недостатком графика Ганта можно считать его относительную негибкость, то есть диаграмма не предполагает учет изменений и сбоя в работе на каком-либо этапе проекта. Именно поэтому при составлении диаграммы Ганта, в особенности для инновационного проекта, необходимо учесть и тщательно проработать все этапы проекта и вероятность их изменений.
Особое место при разработке календарных планов занимает сетевое планирование, разработка стрелочных диаграмм или сетевых графиков. Главный инструмент сетевого планирования - сетевой график, который является графическим представлением логической последовательности работ в целях выполнения проекта. Благодаря верно и корректно сформированного сетевого графика, можно:3
■ определить полный перечень работ проекта;
■ наглядно представить их последовательность;
■ определить длительности каждой работы и всего проекта;
■ выявить критические работы проекта и его критический путь;
■ определить резервы времени по каждой работе;
В основу построения сетевого графика положены основные понятия:
1) работа - «...любое действие или совокупность действий, которые необходимо выполнить для реализации проекта и которые могут быть рассмотрены в целях удобства как неразложимые на более элементарные действия. Для работы главными характеристиками являются время и ресурсы, необходимые для ее вы-полнения».4
2) событие - результат работы, «.представляющий собой одномоментную характеристику, которая не имеет ресурсных параметров. На сетевом графике события изображаются в виде геометрических фигур, чаще всего в виде кружков или квадратиков, в которых проставляются номера событий».5 Таким образом, начало и окончание любой работы описываются двумя событиями, которые называются начальным и конечным событиями.
3) путь - такая последовательность работ и зависимостей в сети, у которой конечное событие каждой работы совпадает с начальным событием следующей за ней работы.
На начальном этапе построения алгоритма сетевого графика должна уже быть сформирована структурная декомпозиция работ, на ее основе проводится оценка длительности операций и выявляются зависимости между работами. С использованием этих данных можно построить сетевой график в терминах работ, в терминах событий и широко распространенный сетевой график в терминах работ и событий.
Сетевым графиком в терминах работ называется график, в котором представлена только последовательность работ.
О £
ю
5
г 2
сч сч £
Б
а
2 о
«Работы в этом типе сетевого графика изображаются в виде геометрических фигур и соединяются между собой стрелками, которые изображают логическую последовательность работ в проекте. В геометрические фигуры вписываются параметры работы: ее название, время выполнения, ресурсы и прочая необходимая для выполнения работы информа-ция».6
В этом сетевом графике события представлены в виде геометрических фигур, соединенных между собой стрелками. Эти стрелки показывают только логический порядок следования событий и их нельзя путать с работами в сетевом графике в терминах работ и событий.
Наиболее удобный и широко распространенный сетевой график в терминах работ и событий представляет из себя такой сетевой график, «..в котором события изображаются в виде геометрических фигур, а работы в виде стрелок, выходящих из одного события, которое называется предыдущим, и входящих во второе, которое называется последующим событием для рассматриваемой работы».7 События на сетевом графике обозначаются числами. Нумерация событий может осуществляться в любом порядке, но нужно учитывать следующее правило: номер предыдущего события должен быть меньше, чем последующего. В этом случае нумерация называется правильной.
В рамках построения сетевого графика существует еще одно ключевое понятие - фиктивная работа, которая применяется для осуществления логической связки между событиями в том случае, если работа не может начаться без окончания некоторого события, причем операции между этим событием и событием,из которого начинается работа, не требует ни затрат времени, ни ресурсов.
Отсутствие ошибок при построении сетевого графика приведет к объективной оцен-
ке и эффективному планированию работ по проекту, поэтому при построении сетевого графика необходимо следовать основным и наиболее важным правилам:
1) В сетевом графике должно быть только одно начальное и только одно конечное событие.
2) В сетевом графике не должно быть замкнутых путей, то есть ни один путь не должен дважды проходить через одно и то же событие.
3) «...если две или более работы начинаются с одного и того же предыдущего события и заканчиваются одним и тем же последующим событием, то изображение этих работ на сетевом графике должно происходить с введением дополнительного события и связкой его с последующим событием фиктивной работой».8
4) Все события, кроме завершающегося, должны иметь последующую работу. Наличие в сети «тупиков» указывает на ошибку составления или на то, что данная работа никакие работы не лимитирует. В последнем случае ее окончание можно отнести к завершающему событию графика. Точно так же, в сетевом графике не должно быть событий, кроме исходного, в которые не входит ни одна работа.
После того как построение сетевого графика с учетом всех правил и особенностей проекта завершено, то есть определены логические последовательности событий и взаимосвязь всех работ, необходимо оценить продолжительность выполнения каждой работы, что напрямую влияет на затраты ведения проекта. Несомненно, от достоверности временных оценок в особой степени зависят качество сетевого графика, а также эффективность функционирования всего календарно-сетевого плана.
Оценки продолжительности выполнения отдельных работ могут быть:
■ детерминированными (нормированными);
■ вероятностными (экспертными);
Детерминированные оценки продолжительности принято использовать исключительно при повторяющихся, встречающихся в прошлом работ, по которым уже сформировались статистические данные и нормативы трудоемкости. В наличии таких условий по проекту оценка продолжительности работ (I - j) определяется по формуле:9
Т(и)х(и-рр)хкп
Ч х (-у х К^
где Т(| _ - нормативная трудоёмкость (Н) работы,челове-ко-часы; Рр - доля дополнительных работ, порученных данной группе исполнителей попутно с основной (Н) работой; Кп - коэффициент перевода рабочих дней в календарные (отношение дней календарных к рабочим дням); Ч- количество работников, одновременно выполняющих данную (Н) работу, человек;
- продолжительность рабочей смены, часы; Кв - коэффициент выполнения норм времени.
Однако, стоит учитывать что детерминированные оценки продолжительности работ не подойдутдля инновационного проекта и инновационной деятельности, у которой объективные и обоснованные нормы и статистика времени отсутствуют, и временные оценки приходится устанавливать в условиях полной неопределенности. Чаще всего с такая проблема наблюдается при планировании научно-исследовательских, экспериментальных, опытно-конструкторских работ, изготовление и разработка кардинально новых образцов и продуктов. В этих условиях неопределенности невозможно абсолютно точно предусмотреть и спрогнозировать ход выполнения работ, установить необходимое число исполнителей и требуемого материального обеспечения и, безусловно, весьма трудно установить продолжительность их выполнения.
Так, для оценки продолжительности каждой работы инновационного проекта применяют вероятностный метод, который позволяет учесть степень неопределенности работы путем распределения вероятности ее выполнения в предусмотренный срок. Сетевые графики, получаемые при помощи данного метода, стали называться стохастическими.
Введение вероятностных оценок времени позволяет взглянуть на процесс планирования под другим углом, через призму инновационного проекта, что, несомненно, означает совершенно новый подход планированию. Неопределенность во времени, с которой приходится сталкиваться в инновационных разработках, становится объективно признанным фактором, действие которого необходимо учитывать. То есть, вероятностные оценки определения положительности каждой работы инновационного проекта требуют особого и индивидуального расчета. Прежде всего происходит подготовка исходных временных оценок, которая заключается в следующем:
1. «Определение наиболее вероятного времени выполнения конкретной работы при имеющихся ресурсах ). Это наиболее реалистическая продолжительность при нормальных, чаще всего встречающихся условиях выполнения работы. Естественно, что наиболее вероятная оценка, то есть нормальное время должно занимать наибольший удельный вес среди других оценок».10
2. Установление оптимистической оценки времени выполнения работы, то есть минимальное время (^¡п) выполнения работы при самом благоприятном стечении обстоятельств, быстрее данного времени завершить работу невозможно.
3. Установление максимального (пессимистического) времени выполнения работы ^тах), которое характеризует возможную продолжительность работ
в неблагоприятном стечении обстоятельств. Чаще всего это время характеризуется большим числом неудач и срывов, а также высокой вероятностью переделывания работ в связи с неудачно выбранной технологией или низким качеством выполнения, отсутствия профессионализма в совершенно новом деле, проекте.
Таким образом, на основе данного рядя допущений статистические исследования позволили получить значительную зависимость для статистического усредненного времени. Так, при системе с тремя оценками ожидаемое время ^ож), которое будет взято за основу сетевого графика инновационного проекта, определяется по формуле:11
Согласно формуле, ожидаемое время работы инновационного проекта представляет собой математическое ожидание или статистическое среднее значение трех оценок продолжительности выполнения работы. Следовательно, рассчитанная данным способом продолжительность работ инновационного проекта даст хоть и объективный, но наиболее приближенный к реальности, с учетом всех специфических особенностей, сетевой план инновационного проекта.
На основе рассчитанного сетевого графика, как правило, можно применить метод критического пути, МКП (critical path method, CPM), который является одним их стратегически важных методов в проектном менеджменте. Критический путь в проекте - это самая длинная по продолжительности последовательная цепочка операций, то есть это самый продолжительный путь сетевого графика от исходного события к завершающему. Все события и работы критического пути также называются критическими, а вся продолжительность критического пути определяет срок выполнения проекта. Менеджерам проекта
необходимо применять метод критического пути при календарном планировании проекта, так как всевозможные задержки на критическом пути напрямую влияют на увеличение сроков работ, а следственно и затрат по проекту, именно поэтому необходимо проводить данный анализ и сокращать длинную критического пути. Некритические, то есть остальные работы имеют временные резервы: частный и общий. Частный временной резерв предполагает возможность задержать работу на определенное резервом время, не задерживая ни одной последующей работы. Общий временной резерв дает возможность рассчитать временной промежуток, на который можно задержать работу, при этом задерживая последующие работы, но в то же время завершить проект в срок. «Резерв или запас времени - это разность между самым ранним возможным сроком завершения работы и самым поздним допустимым временем ее выполнения. Резерв времени имеется только в тех работах, которые не лежат на критическом пути, и дает некоторую степень гибкости при календарном планировании таких работ».12
Так, календарное планирования представляет собой четко структурированный, детально проработанный, грамотно оформленный план, который носит стратегический характер, качество составления которого напрямую влияет на успех реализации проекта.
Календарное планирование, как первостепенная прикладная задача проекта, может быть представлена как система последовательных этапов, эффективная и верная реализация которых может привести проект не только к экономически-выгодному способу реализации, а также и к дальнейшему коммерческому успеху. Распределение задач во времени, разделение их на группы дел, последовательность, закономерность и зависимость работ по проекту, а также сокращение
© 3
Ю i
Г 2
сч cJ £
Б
а
2 ©
продолжительности ведения работ, а следовательно и затрат является ключевыми задачами эффективного календарного планирования. Так, основные этапы календарного планирования могут быть представлены как последовательные стадии, начальной из которых является определение целей, а результатом четкого следования этих этапов станет план-график по проекту.
Таким образом, грамотно и корректно созданный календарный план позволяетобеспечить проект высоким и эффективным уровнем управления за счет целостного плана определения работ и задач по проекту, распределенных во времени с выявленными взаимосвязями. Обеспечение оперативного управления проектом за счет краткосрочных планов работ на 1-2 недели также предусматривается, благодаря эффективных инструментов календарного планирования, как диаграмма Ганта. Календарное планирование предоставляет возможность проектному менеджеру повыситьуровеньуправляемости проектом за счет распределения ответственности и назначения ответственных за каждый пакет работ и задач и определения сроков их выполнения, а также создать эффективное взаимодействие участников проекта в процессе его реализации. Более того, одной из основных задач календарного планирования является оптимизация необходимых и доступных ресурсов проекта, контроль загрузки ресурсов, предупреждение кризисных ситуаций, благодаря возможности своевременного принятия управленческих решений на основе объективной информации о ходе реализации проекта.
Литература
1. Непомнящий Е.Г. Инвестиционное проектирование: учебное пособие / Е.Г. Непомнящий. - Таганрог: ТРТУ, 2003. - 262 с.
2. Новицкий Н.И. Сетевое планирование и управление производством: учеб.-практ.
Рис. 1. Алгоритм разработки плана-графика
Составлено по: Новицкий Н.И. Сетевое планирование и управление производством: учеб.-практ. пособие/Н.И. Новицкий. - М.: Новое знание, 2004.
пособие / Н.И. Новицкий. - М.: Новое знание, 2004. -159 с.
3. Просветов Г.И. Прогнозирование и планирование:задачи и решения/ Г.И. Просветов.
- М.: Альфа-Пресс, 2008. -296 с.
4. Разумов И.М. Сетевые графики в планировании: учебное пособие. - 2-е изд. - М.: Высшая школа, 1975. - 215 с.
5. URL:http://juco.ru/library/ articles/other/scheduling (Дата обращения: 17.10.2015)
Ссылки:
1 Новицкий Н.И. Сетевое планирование и управление производством: учеб.-практ. пособие. - М.: Новое знание, 2004. - С. 9.
2 URL:http://juco.ru/library/ articles/other/scheduling (Дата обращения: 17.10.2015)
3 URL: http://juco.ru/library/ articles/other/scheduling (Дата обращения: 17.10.2015)
4 Просветов Г.И. Прогнозирование и планирование:задачи и решения / Г.И. Просветов.
- М.: Альфа-Пресс, 2008. - С. 241.
5 Там же. С. 243.
6 Разумов И.М. Сетевые графики в планировании: учебное пособие. - 2-е изд. - М.: Высшая школа, 1975. - С. 136.
7 Там же. С. 137.
8 Новицкий Н.И. Сетевое планирование и управление производством: учеб.-практ. пособие / Н.И. Новицкий. - М.:
Новое знание, 2004. - С. 22.
9 Там же. C. 31.
10 Новицкий Н.И. Сетевое планирование и управление производством: учеб.-практ. пособие/ Н.И. Новицкий. - М.: Новое знание, 2004. - С. 33.
11 Новицкий Н.И. Сетевое планирование и управление производством: учеб.-практ. пособие/ Н.И. Новицкий. - М.: Новое знание, 2004. - С. 34.
12 Просветов Г.И. Прогнозирование и планирование: задачи и решения/ Г.И. Просветов. - М.: Альфа-Пресс, 2008. -С.246.
Specific features of innovative
project scheduling Kushnir Ju.S.
Saint Petersburg State University Scheduling of the project is presented as a system of consecutive stages, effective implementation of which has potential to be resulted not only in economically advantageous process for the implementation, but also in further commercial success. It is worth mentioning, that all innovative features, the unique researches and ideas,the specifics of the life cycle phases, new management features and project risks should be considered in business planning of innovative project. Unarguably, the more innovative and risky project is, the more particular and detailed the scheduling of the project should be. Despite this fact, it is not a rare occurrence to make a mistakes at any stage of planning. So, in this article scheduling is regarded as a tool, which is conducive to improvement of the level of project management. Moreover, an explanation of the algorithm development of the schedule of the project is presented , the
advantages and disadvantages of using a Gantt chart are defined, and possible mistakes of development of the arrow diagram of the innovative project are also taken into consideration.
Keywords: innovative project, project scheduling, arrow diagram, Gantt chart.
References
1. Nepomnyaschy E.G. Investment planning / E.G. Nepomnyaschy -Taganrog: TRTU, 2003. - 262 p.
2. Novitsky N.I. Network planning and
production management / N.I. Novitsky. - M .: New knowledge, 2004. -159 p.
3. Prosvetov G.I. Prognostication and
Planning: Challenges and Solutions / G.I. Prosvetov. - M.: Alpha-Press, 2008. - 296 p.
4. Razumov I.M. Arrow diagram in planning / I.M. Razumov - 2nd ed. -M.: Higher School, 1975. - 215 p.
5. URL:http://juco.ru/library/articles/
other/scheduling (17.10.2015)
О À
es
S
i? 2
