CC BY
61Ученые записки Крымского федерального университета имени В. И. Вернадского. Экономика и управление. Том 1 (67). 2015 г. № 2. С. 135-140.
УДК 657.1.011.56
ОСОБЕННОСТИ ИНФОРМАТИЗАЦИИ БУХГАЛТЕРСКОГО УЧЕТА Пенькова И. В., Сейдаметов И. Б.
Крымский федеральный университет имени В. И. Вернадского, Симферополь, Российская Федерация
E-mail: panacea_inessa@mail ru
В статье рассмотрены основные подходы по автоматизации бухгалтерского учета. Проанализированы наиболее распространенные в практической деятельности компьютерные программы по обработке учетной информации.
Ключевые слова: бухгалтерский учет, автоматизация, программный продукт, информационная система.
ВВЕДЕНИЕ
Актуальность. Бухгалтерский учет в системе управления занимает особое место. Без объективного отражения результатов учета реализация других управленческих функций современного предприятия практически невозможна.
В условиях жесткой конкуренции между фирмами одним из основных направлений совершенствования системы учета и контроля является внедрение информационных технологий. Низкий уровень информатизации в России является одним из главных препятствий на пути эффективного применения накопленного в стране научно-технического и производственного потенциала. Именно поэтому одной из главных задач современного предприятия является ускорение информатизации процесса реализации управленческих функций, без чего сложно эффективно организовать эффективный менеджмент компаний [1, с. 24].
Анализ публикаций. Анализ научных трудов современных специалистов в области бухгалтерского и управленческого учета, показывает, что, в частности, проблемы автоматизации доходов и расходов рассматривались в трудах ученых Л. Терещенко [1], С. Ивахненкова [2], К. Цыганкова [3] и других. Однако недостаточно изученными остаются аспекты информатизации бухгалтерского учета, что и определило цель статьи.
Цель исследования. Выявить особенности информатизации и компьютеризации бухгалтерского учета в современных условиях хозяйствования, с учетом особенностей выбора бухгалтерского программного обеспечения.
ОСНОВНОЙ МАТЕРИАЛ
Анализируя научную литературу, заметим, что для внедрения автоматизированных (и информационных) учетных систем существуют четыре основных подхода: универсальный, специализированный, компонентный и индивидуальный (рис. 1).
К универсальным решениям относятся программные продукты, предназначенные для автоматизации типичных процессов: формирование и обработка первичных документов, учет хозяйственных операций предприятия,
формирования отчетов. Такого рода системы используются для решения наиболее общих и распространенных задач бухгалтерии. Эти программы применяют, как правило, уже традиционный подход в ведении бухгалтерского учета на компьютере, т. е. бухгалтер работает с журналом операций, при этом может вестись количественный, синтетический и аналитический учет.
Специализированный подход предусматривает разработку программного обеспечения в соответствии с характером деятельности предприятия. Это могут быть решения более широкой специализации, но по конкретным участками деятельности предприятия, или узкой - связанные с родом деятельности.
Рис. 1. Основные подходы внедрения автоматизированных учетных систем
Компонентный подход предусматривает поэтапную автоматизацию учетного процесса в такой последовательности: состав, начисление заработной платы, расчеты с дебиторами и кредиторами. Такой подход привлекателен для мелких и средних предприятий, которые имеют намерение развивать деятельность в краткосрочном будущем, а также для тех, у кого нет возможности одномоментного приобретения комплексной системы.
Индивидуальный подход рассчитан на конкретного покупателя. Преимущества такого подхода очевидны: разработчик готовит программу для клиента в требуемом и необходимом ему виде. Но такое программное обеспечение (ПО) всегда дороже, чем серийный продукт, поэтому оно остается прерогативой крупных предприятий.
Очевидно, что лучший эффект от использования компьютерных технологий в бухгалтерском учете достигается за счет совершенствования его методологии, методики и организации, с максимально направленной информацией на удовлетворение потребностей управления. Тем не менее широкое использование современных средств вычислительной техники вступило в определенное противоречие с действующей практикой учета [2, с. 58].
Высшей формой функционирования компьютерной информационной системы бухгалтерского учета на уровне субъектов хозяйствования является ее органичное вхождение в общую систему управления ими. При этом от предприятия, организации или учреждения требуется более жесткая и детальная регламентация порядка выполнения работ по обмену информации между отдельными структурными производственными и управленческими подразделениями. Это обосновано тем фактом, что в данном случае учетные задачи будут решаться одновременно с задачами, например, оперативно-технического учета, планирования, анализа, прогнозирования и тому подобное. Как справедливо отмечают специалисты по автоматизации бухгалтерского учета, чем больше предприятие и чем больше его сотрудников заняты в системе управления, тем сложнее задача составления регламентов, обеспечивающих согласованную работу всех звеньев управления [3, с. 154].
При создании автоматизированной системы бухгалтерского учета на основе использования современной компьютерной техники, соответствующего программного обеспечения следует осторожно подходить к любым изменениям элементов метода его применения. В противном случае это приведет, во-первых, к потере части необходимой для управления информации, во-вторых, ухудшит оперативность ее обработки и использования в процессе подготовки проектов управленческих решений и, в-третьих, в конечном итоге разбалансирует всю информационную систему бухгалтерского учета.
Программные продукты, представленные в настоящее время на рынке, отличаются объемом функций, принципами построения, технологиями ведения учета и ценами. На современном этапе существуют такие информационные системы по автоматизации бухгалтерского учета как: «Парус», «АС Смета», «Турбо бухгалтер», «1С: Предприятие», «Хакерс-Дизайн», «Инфософт», «БЭСТ», «БОСС», «Аккорд» и т. д. Именно они наиболее широко используются в России.
В частности, программа «1С: Предприятие» является наиболее распространенной в применении на промышленных предприятиях. Она имеет ряд преимуществ: возможность гибкой настройки конфигурации и наличие встроенного языка, простота инсталляции и использования, возможность быстрого выполнения различных операций, приемлемая цена. Программа имеет компонентную структуру. Одни операции, выполняемые системой в процессе автоматизированного решения задач, являются типичными и связаны со справочниками и документами [4].
Информационная система «БЭСТ» ориентирована на малые и средние предприятия и предназначена для автоматизации оперативного и текущего бухгалтерского учета. Она имеет модульную архитектуру, а потому может эксплуатироваться самостоятельно или в составе комплекса. Формирование доходов и расходов с целью определения финансовых результатов в программе происходит в модулях производства, управления закупками и продажами, а все записи по счетам в хронологическом порядке содержатся в Книге учета хозяйственных операций.
Программный продукт «Турбо бухгалтер» является многофункциональной информационной системой по автоматизации бухгалтерского учета и делопроизводства предприятий. Она поддерживает обработку аналитического и синтетического учета, хранение, автоматизированное формирование и печать форм отчетности и первичных бухгалтерских документов, регулировку рабочего плана счетов, стандартных операций аналитического учета, форм отчетности, форм исходных документов и др. [5].
АС «Смета» рассчитана на информатизацию бухгалтерского учета в финансовых органах муниципальных образований, в органах государственной власти, государственных (муниципальных) учреждениях (бюджетных, казенных, автономных), централизованных бухгалтериях, обслуживающих все виды государственных (муниципальных) учреждений. Преимущества АС «Смета» позволяют позиционировать систему как готовое решение по организации бухгалтерского учета в учреждениях. АС «Смета» может использоваться как методическая основа для подготовки специалистов по бухгалтерскому учету и отчетности в государственных (муниципальных) учреждениях.
Преимущества АС «Смета» [6]:
- многофункциональный программный комплекс;
- максимальная простота для освоения и эксплуатации пользователем;
- возможность накопления в системе данных за несколько лет;
- построение любой иерархической структуры организации для ведения бухгалтерского учета и составления сводной отчетности;
- консолидация данных по подведомственным учреждениям для ведения учета и отчетности главных распорядителей (распорядителей) бюджетных средств;
- широкие возможности по расчету заработной платы сотрудников учреждения - реализация различных систем оплат и удержаний, автоматический расчет сумм заработной платы, тарификация, выгрузка начислений на пластиковые карточки в форматах различных банков и т. д.
Использование описанных программ по автоматизации и информатизации бухгалтерского учета в промышленности или в органах государственной власти предусматривает определение руководителей и специалистов соответствующих уровней по сбору, накоплению, обработке и хранению информации.
Заметим, что в условиях расположения обособленных подразделений предприятия на достаточно большом расстоянии от основного офиса и бухгалтерии внедрить информационные системы очень сложно. В этом случае целесообразно использование компьютерной техники и корпоративных сетей, что предусматривает разграничение доступа к учетной информации. В частности, разграничение доступа к сетевым ресурсам на промышленных предприятиях путем введения регистрационного имени и пароля должно отвечать предложенной схеме организации учета доходов и расходов в условиях автоматизации. Руководитель предприятия должен иметь доступ к информации, необходимой для управления, то есть обобщенной и соответствующим образом сгруппированной, содержащийся во внутренней и во внешней отчетности. Выполняя функции главного системного администратора, он должен определять допуск в сеть пользователям и обеспечивать между ними надлежащий обмен информацией. Менеджеры соответствующих уровней (руководители центров ответственности) призваны контролировать достижение запланированных показателей в пределах возглавляемых структурных подотделов, поэтому имеют доступ к информации регистров синтетического и аналитического учета, первичных и сводных документов. В свою очередь, работникам служб основного и промышленного производств необходимо обеспечить доступ только к информации первичных и сводных документов. Работники бухгалтерии контролируют возникновение доходов, расходов и исчисления финансовых результатов на стадиях первичного, текущего и итогового учета, что предусматривает доступ ко всей учетной информации в пределах документооборота [7].
Одной из наиболее важных проблем при внедрении бухгалтерских информационных систем является перенос данных. Ручной ввод большого объема данных приводит к росту количества ошибок, поэтому возникает потребность в контроле вводимой информации.
Стоит также обратить внимание на трудности, возникающие уже после внедрения информационной системы на предприятии. В случае, если автоматизация и информатизация проводилась сторонней организацией, специализирующейся в этой сфере, то ключевой проблемой может стать дальнейшее сопровождение и обслуживание клиента системы после ухода консультанта. Следовательно, целесообразно присутствие на предприятии сотрудника, отвечающего за дальнейшее развитие данного программного продукта и проведение консультаций по вопросам, появляющимся в процессе деятельности персонала организации.
Ввиду того, что объекты бухгалтерского учета весьма многообразны, принципы обработки данных применительно к таким объектам могут кардинально отличаться. Способы и методы, наиболее результативные в учетных процессах крупных организаций, в малых предприятиях могут оказаться нецелесообразными, привести к дополнительным издержкам. Таким образом, одновременно могут существовать
несколько эквивалентных моделей учетного процесса, а хозяйственным субъектам предоставляется право выбора удовлетворяющей запросам модели, основанной на требованиях заинтересованных клиентов и объемах обрабатываемой информации. Применение различных моделей учетного процесса позволяет выбрать наиболее рациональные способы и методы ведения бухгалтерского учета в процессе имитации.
ВЫВОДЫ
Исследование доказало, что в условиях применения автоматизированных систем бухгалтерского учета методология учета доходов, расходов и финансовых результатов значительно совершенствуется. А именно: меняется система бухгалтерского учета, учетный процесс, повышается уровень управления предприятием, происходит качественное и количественное изменение учетного аппарата и его функций. При этом научные основания накопления доходов и расходов и определения финансовых результатов остаются неизменными.
В условиях конкурентной борьбы для компаний особый интерес представляет процесс моделирования, информатизации и автоматизации учета доходов и расходов в промышленных предприятиях. Проектирование информационных потоков доходов и расходов и введения многоуровневого аналитического учета финансовых результатов дает возможность обеспечить рациональное построение информационной системы предприятия и будет способствовать совершенствованию управления финансовыми результатами.
Список литературы
1. Терещенко Л.А., Матиенко-Зубенко И.И. Информационные системы и технологии в учете. Учебное пособие. М.: Финансы, 2005. 187 с.
2. Ивахненков С.В. Классификация программного обеспечения учета и контроля // Бухгалтерский учет и аудит. 2006. № 7. С. 55-65.
3. Цыганков К.Ю. Очерки теории и истории бухгалтерского учета. М.: Магистр, 2007. 462 с.
4. Харитонов С.А., Чистов Д.В., Шуремов Е.Л. Информационные системы бухгалтерского учета. М.: Инфра-М, 2007. С. 16.
5. Автоматизированные информационные технологии в экономике / Трубилин И.Т., Лойко В.И., Барановская Т.П.; под ред. Семенов И.М. М.: Финансы и статистика, 2007. С. 102.
6. Автоматизированная система бухгалтерского учета для бюджетных учреждений "Смета". Рыбинск: НПО "Криста", 2010. 494 с.: ил.
7. Федорова Г.В. Информационные технологии бухгалтерского учета, анализа и аудита. М.: Омега-Л, 2006.
8. Хорнгрен Ч. Т., Фостер Дж., Датар Ш.Управленческий учт / Пер. с англ. С-Пб.: Питер, 2005. 1008 с.
Статья поступила в редакцию 09.11.2015
