CC BY
18УДК 004.9
Маслова А.Г.
студент кафедры математического моделирования технических систем факультета математики, информационных и авиационных технологий Ульяновский государственный университет (Россия, Ульяновск)
ОСНОВНЫЕ ЗАДАЧИ ПРОИЗВОДСТВА ПРИ ВЫБОРЕ ИТ-РЕШЕНИЙ ДЛЯ АВТОМАТИЗАЦИИ ПРОИЗВОДСТВА НА БАЗЕ ПРОЦЕССА ЗАКУПОК
Аннотация: в данной статье рассматриваются особенности изменения бизнес процессов предприятия на этапе перехода к цифровизации производства на базе одного из ключевых процессов - закупочной деятельности.
Ключевые слова: предприятие, закупки, цифровая трансформация, цифровизация.
Основной задачей современного производства является не только выпуск качественной и актуальной для рынка продукции, но и максимальное повышение эффективности и рентабельности производства. С учетом активного внедрения цифровых технологий, компьютеризации основных отраслей не только промышленности, но и жизни, большинство современных крупных производителей всё чаще приходят к необходимости цифровой трансформации или диджитализации производства.
Цифровая трансформация — использование современных технологий для принципиального повышения производительности и эффективности предприятия за счет создания прослеживаемых моделей бизнес процессов. Современное промышленное производство использует цифровые и компьютерные технологии во всех аспектах своей работы. Практически все процессы, от непосредственного контроля и управления технологическим
процессом до бизнес-планирования и документооборота, осуществляются в настоящее время с применением цифровых данных и цифровой инфраструктуры, умных устройств.
Диджитализация производства - это стратегический процесс, который предполагает три основных направления трансформации и внедрения цифровых технологий: повышение качества, изменение операционных процессов, преобразование бизнес моделей.
Большая часть современных предприятий начинает процесс перехода к цифровизации производства с внедрения различных систем контроля качества и автоматизированных программных продуктов для планирования и управления производством.
При этом работу над пересмотром основных операционных процессов компании оставляют, как правило, в стороне. Подобное решение является в корне неверным, так как внедрение автоматизированных систем в отрыве от основных бизнес процессов предприятия нивелирует большую часть положительного эффекта, на который нацелены подобные изменения.
Таким образом, цифровая трансформация производства - это во многом процесс стратегического переосмысления бизнес процессов в их тесной связи с информационными технологиями.
Актуальность вопроса автоматизации не только производственных процессов, но и процессов управления, планирования, обеспечения производства, в том числе процесса закупок все больше выходит на первый план.
Служба закупок любого крупного предприятия является агрегатором большого количества разрозненной информации, касающейся потребностей на закупку согласно планам производства, заявок на закупку от подразделений, связанных с потребностью обеспечения бесперебойной работы служб, заказов ремонтных цехов, обеспечением научно-исследовательских и опытно-конструкторских работ.
В связи с большим объёмом и различным наполнением поступающей информации появляется необходимость разграничения уровней доступа к информации среди сотрудников службы закупок, что также подразумевает решение вопроса о формировании прослеживаемой системы обработки заявок на закупку, исключения возникновения возможных коррупционных схем, обеспечение сохранности конфиденциальных данных предприятия, касающихся интеллектуальной или иной информационной собственности.
Работа службы закупок часто связана не только с требованиями к оформлению типовых договорных документов, но и с высокой срочностью обработки поступающих заявок.
Указанные выше проблемы в большинстве случаев приводят руководство предприятия к необходимости подбора наиболее оптимальной автоматизированной системы ведения закупочной деятельности. На данном этапе руководству необходимо понять основные задачи планируемого цифрового производства для выбора оптимального варианта автоматизации.
Основой автоматизации бизнес процесса закупок становится формирование максимально прослеживаемого рабочего процесса, с конкретизацией будничных, мелких операций. На этом этапе бизнес-пользователь определяет для себя: устраивает ли его текущий процесс, какие активности требуют актуализации и пересмотра, какие не требуют переноса в новую систему. Таким образом, заказчику необходимо ревизовать свой БП по следующим критериям:
1. Как происходит получение и регистрация заявки на закупку от подразделений;
2. Как распределяются потребности в закупке по поставщикам и направлениям закупки;
3. Каким образом происходит выбор поставщика товарно-материальных ценностей и услуг;
4. Как проходит заключение договора на поставку/оказание услуг;
5. Как отслеживается исполнение закупок;
6. Какие имеются способы управление доставкой закупаемой продукции;
7. Как строится управление взаиморасчетами с поставщиками;
8. Как ведётся работа с рекламациями и претензионная работа с поставщиком.
В рамках данного анализа прорабатывается структура нескольких основных документов с целью дальнейшей отладки будущей автоматизированной системы. Некорректное наполнение данными следующих документов негативно влияет на работу подразделения и предприятия в целом:
1. Журнал заявок на закупку, в котором ведется учет всех заявок от подразделений по номерам и отображается статус каждой заявки - выполнена/не выполнена.
2. Реестр заказов на закупку, содержащий все заказы поставщикам.
3. Товарный реестр, показывающий все закупки каждого основного вида товара или изделия (дату, поставщика, количество, цену, номер заказа на закупку).
4. Реестр с историей поставщика, отображающий все закупки у данного поставщика.
5. Отчетность по неликвидам, поддержанию складских запасов, освоению выделенного бюджета и др.
Таким образом, в качестве основной из задач процесса автоматизации закупочной деятельности можно обозначить создание единой SRM-системы для работы сотрудников подразделения, позволяющей получать входные данные, формировать требуемые документы на их основании, вести работу с поставщиками, готовить исходящие документы, выполнять аналитические расчеты, формировать отчетные документы для руководства компании. Требуется интеграция с действующими системами компании, во избежание удвоения работ и переноса информации. Когда определены ключевые процессы для автоматизации, имеется представление о наборе основных входных и
выходных данных, подразделениях, участвующих в процессе поучения и обработки данных, встаёт разумный вопрос выбора наиболее приемлемого решения. Современный рынок ИТ продуктов предлагает достаточно широкий спектр как коробочных SRM и ERP-решений, так и большой выбор подрядчиков, готовых разработать индивидуальный продукт для каждого заказчика. Основным направлением на данном этапе становится анализ текущих ИТ-решений как в подразделении закупок, так и в подразделениях планирования, логистики, качества, проектирования основного продукта. Нужно не только реализовать запросы, но и настроить связь с имеющимися системами предприятия на уровне данных без потери ключевой информации, снижая количество ручного труда сотрудников.
Наиболее популярным программным решением в этой сфере на текущий момент становится набор продуктов на базе функционала 1С:8, который позволяет встраивать в производственные процессы предприятия как MES-систему для контроля и планирования процесса производства, так и выстроить полноценную ERP, а в последствии SRM-систему.
Однако, основной функционал подобных решений не даёт решений для организации обмена данными с внешними потребителями информации -поставщиками комплектующих изделий. В данном кейсе немаловажным требованием является организация и настройка обмена данными таким образом, чтобы информация из внутренних систем попадая на некое внешнее поле, была не только доступна для работы с ней, но и защищена от утечки с соблюдением всех правил и требований к хранению конфиденциальной информации. Подобные требования зачастую приводят к необходимости выработки решения с переходом к следующему этапу цифровой трансформации - организации «безбумажного офиса».
Решение позволило бы перевести все процессы службы закупок в единый цифровой формат: работу с планами закупок, автоматическое формирование бланков заказа поставщикам, переписка, обмен данными (отчетность,
документация для разработки изделий, деловая переписка, контракты на поставку), торги на электронных площадках, проходящие в едином пространстве. Сотрудник службы закупок с единой точкой входа получит возможность оперативно выполнять функциональные обязанности, хранить данные, вести переписку.
Развитие цифровых технологий оказывает воздействие на многие сферы деятельности хозяйствующих субъектов: всё предприятий внедряют ИТ-решения в бизнес процессы, используют новые модели взаимодействия с потребителями. От грамотности выбираемого похода к цифровизации деятельности предприятий зависит преодоление основных блокирующих факторов, а также процесс постепенного перехода к цифровому производству.
СПИСОК ЛИТЕРАТУРЫ:
Озорин С.Ю., Терлыга Н.Г. Проблемы цифровой трансформации предприятий: управленческий аспект // Евразийский союз ученых. 2020. № 4-7 (73). С. 49-59; Рахматуллина В.Р., Горшенин В.Ф. Особенности закупочной деятельности российской промышленной корпорации на электронных торговых площадках // Вестник Челябинского государственного университета. Экономические науки. Вып. 62. - 2018. - N 8(418). - С. 144.
Гарифуллин Б.М., Зябриков В.В. Цифровая трансформация бизнеса: модели и алгоритмы // Креативная экономика. 2018. №9. С. 1345-1358.
Maslova A.G.
Student of Department of Mathematical modeling of technical systems Faculty of Mathematics and Information Technology Ulyanovsk State University
(Russia)
MAIN OBJECTIVES OF THE SELECTION IT- SOLUTION FOR PRODUCTION ON THE BASIS OF THE PURCHASE PROCESS
This article examines the features of changing the business processes of an enterprise at the stage of transition to digitalization of production based on one of the key processes - purchase.
Keywords: enterprise, purchases, digital transformation, digitalization
