CC BY
74
4. Косолапова Н.А. Механизм и инструменты управления водопользованием: модельная и информационная платформа.- Таганрог: Изд-во Южного федерального университета, 2016.- 352 с.
5. Экономический каркас сбалансированного модернизационного развития региона: концепция и механизм формирования: монография. - Ростов-на-Дону: Издательство Южного федерального университета. 2018.-350 с.
6. Ресурсный потенциал модернизации регионов Юга России: монография. - Ростов-на-Дону: Издательство Южного федерального университета. 2017. - 400 с.
7. Косолапов А.Е., Косолапова Н.А., Матвеева Л.Г., Чернова О.А. Assessment of water resources use efficiency based on the grp water intensity indicator (Оценка рациональности использования водных ресурсов на основе показателя водо-емкости ВРП)// Regional Statistics, Vol. 8. No. 2. 2018. - Р.1-16.
8. Государственный доклад «О состоянии и использовании водных ресурсов Российской Федерации в 2016 году». -М.: НИА-Природа, 2017. - 300 с.
9. Ревунов Р.В. Современное состояние и эколого-экономические перспективы развития механизма водопотребления Южного федерального округа // Terra Economicus. №2, часть 2. 2010.
10. Приложение №4 к Приказу МПР России от 11.10.2007 № 265 «Об утверждении границ бассейновых округов» // https://www.garant.ru/products/ipo/prime/doc/2063527/.
Sources:
1. The main theses from the Message of the President to the Federal Assembly in 2019 // http://inruza.ru/novosti/vlast/osnov-nye-tezisy-iz-poslaniya-prezidenta-rf-federalnomu-sobraniyu-v-2019-godu.
2. Belyaev S.D., Merzlikina Yu.B., Prokhorov N.B. Sentences on transition to pobasseynovy management system water re-sources//Water management of Russia. 2014.№5. Page 10.
3. Danilov-Danilyan V.I., Pryazhinskaya V.G. Economic and territorial aspects of control of a water management complex of Russia. M.: Russian Academy of Agrarian Sciences, 2013.-311 pages.
4. Kosolapova N.A. Mechanism and instruments of control of water use: model and information platform. - Taganrog: Publishing house of Southern Federal University, 2016. - 352 pages.
5. The economic framework of a balanced modernization development of the region: the concept and mechanism of formation: a monograph. - Rostov-on-Don: Publishing House of the Southern Federal University. 2018.-350 p.
6. Resource potential of modernization of the regions of the South of Russia: monograph. - Rostov-on-Don: Publishing House of the Southern Federal University. 2017. - 400 p.
7. Kosolapov A.E., Kosolapova N.A., Matveeva L.G., Chernova O.A. Assessment of water resources use (based on water consumption indicator of GRP) // Regional Statistics, Vol. 8. No. 2. 2018. - P.1-16.
8. State report "On the status and use of water resources of the Russian Federation in 2016". - M .: NIA-Nature, 2017. - 300 p.
9. Appendix No. 4 to the Order of the Ministry of Natural Resources of Russia of 11.10.2007 No. 265 "On approval of the boundaries of the basin districts" // https://www.garant.ru/products/ipo/prime/doc/2063527/.
УДК 338.3
М.А. Мирошниченко - доцент кафедры общего, стратегического, информационного менеджмента и бизнес-процессов, к. э. н., доцент, Кубанского государственного университета, г. Краснодар,( marina_kgu@mail.ru),
M. A. Miroshnichenko - associate Professor of the Department of General, strategic, information management and business processes, Ph. D., associate Professor, Kuban state University, Krasnodar;
Т.С. Зотова - студент Кубанского государственного университета, г. Краснодар, (marina_ kgu@mail. ru),
T. S. Zotova - student of the Kuban state University, Krasnodar;
К.А. Кузнецова - студент Кубанского государственного университета, г. Краснодар, (marina_ kgu@mail. ru),
K.A. Kuznetsova - student of the Kuban state University, Krasnodar.
ОРГАНИЗАЦИЯ СЛУЖБЫ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА ИННОВАЦИОННОЙ ФИРМЫ ORGANIZATION OF SERVICE OF OFFICE-WORK OF INNOVATIVE FIRM
Аннотация. В статье аргументировано, что организация, занимающаяся инновационной деятельностью, требует определенных условий в работе службы делопроизводства. В современных условиях главной функцией управления организацией становится организационное проектирование, целью которого является поиск рационального подхода к управлению компанией, который позволит предприятию максимально адекватно реагировать на любые требования внешней среды. В данной статье описаны основные задачи службы делопроизводства в обеспечении разработок инноваций и новых технологий. Выделены особенности организации инновационной фирмы, влияющие на структуру службы делопроизводства. Представлена сравнительная характеристика документооборота инновационной фирмы и компании классического типа, где показаны отличительные особенности работы службы делопроизводства. Доказано влияние автоматизации при работе с документами, обеспечивающее своевременность и актуальность передаваемой информации, уменьшение затрат как человеческих, так и материальных, и рациональность передвижения документов в организации. Была разработана схема автоматической работы с документами с учетом описанных в статье задач и функций службы делопроизводства и на основе внедрения систем электронного документооборота.
Annotation. In article it is reasoned that the organization which is engaged in innovative activity demands certain conditions in work of service of office-work. In modern conditions organizational design which purpose is search of rational approach to company management which will allow the enterprise to react to any requirements of the external environment most adequately becomes the main function of management of the organization. In this article the main objectives of service of office-work in ensuring developments of innovations and new technologies are described. The features of the organization of innovative firm influencing structure of service of office-work are marked out. Comparative characteristic of document flow of innovative firm and company of classical type where distinctive features of work of service of office-work are shown is presented. The impact of automation during the work with documents providing timeliness and relevance of the transmitted data, reduction of expenses both human, and material and rationality of movement of documents in the organization is proved. The scheme of automatic work with documents taking into account the tasks described in article and functions of service of office-work and on the basis of introduction of electronic document management systems was developed.
Ключевые слова: автоматизация делопроизводства, документопоток, инновации, организационное проектирование, служба документоведения, унифицированные формы.
Keywords: office-work automation, dokumentopotok, innovations, organizational design, service of document science, the unified forms.
В современной рыночной экономике целью любой организации является эффективная деятельность, направленная на получение прибыли и удержание позиций в сфере своей деятельности. Для достижения данной цели предприятию нужно обеспечить доступ к информации о внешней среде и ее потребностях, иметь знания и умение применять их на практике, также привлекать компетентный персонал, способный вывести организацию на высокий, конкурентоспособный уровень [4].
Изменения во внешней среде влияют на компанию, в процессе чего ликвидируются прежние элементы и связи и формируются новые, наиболее соответствующие современным условиям. В связи с этим одной из функций системы управления организацией становится организационное проектирование. Организационное-проек-тирование системы управления - это процесс разработки и внедрения проектов рационализации управленческого труда на основе требований организации труда в сфере управления и использования возможностей современной компьютерной и организационной техники с целью повышения эффективности труда персонала управления. Целью организационного проектирования является разработка такой системы управления, которая позволит предприятию максимально адекватно реагировать на любые требования внешней среды. Однако в системе управления реструктуризация все больше сводится к проектированию организационной структуры, которая должна эластично подстраиваться, быстро реагировать на изменения внешней среды. Одним из элементов организационной структуры являются коммуникации в организации, имеющиеся потоки информации и документооборот [7].
С точки зрения авторов, организационная структура предприятия имеет большое значение для достижения ею своих целей, так как правильно выстроенная структура способна рационализировать все имеющиеся процессы. В данной статье речь пойдет об организационной структуре делопроизводства организации, на примере инновационной фирмы. Инновационная фирма - это организация, созданная и функционирующая для реализации научных разработок. В отличие от других компаний, где целью функционирования является производство продукции, а инновации средством повышения конкурентоспособности продукции и компании в целом, инновационные компании своей целью ставят практическую реализацию новых научных результатов, которая осуществляется на основе производства современной, наукоемкой продукции [5].
Основные особенности инновационной деятельности в организации, представленные на рисунке 1, определяют организацию службы делопроизводства.
В современных быстро меняющихся внешних и внутренних условиях документоведение в организации претерпевает свои изменения и имеющиеся в организации принципы делопроизводства, зачастую, не отвечают требованиям внешней среды. Для рационализации, а в лучшем случае оптимизации делопроизводства в организации имеет место создание службы документоведения. Такая служба не должна выполнять функции службы делопроизводства, а осуществлять уставную деятельность предприятия, которая определяет реальное докумен-товедение и документопотоки, а также определять эффективную структуру делопроизводства. Деятельность службы документоведения является познавательной деятельность, т.е. главной ее функцией является обеспечение знанием реального документоведения.
«...Потенциально документ есть запечатленное познанное, следовательно, направленное отображение действительности...» [3, с. 14]. «.Имея намерение изучать документ, прежде всего как отображение действительности, необходимо с полной определенностью сказать, что документ сам является некоторого рода действительность...» [3, с. 20]. Все это необходимо учитывать на практике в работе службы документоведения.
Рисунок 1 - Особенности инновационной деятельности компании
Таким образом, данные положения влияют на организацию делопроизводства в организации, так как эффективное взаимодействие между подразделениями и сотрудниками, осуществление ими своих полномочий невозможно без рационально организованной службы делопроизводства.
Процесс организационного проектирования предполагает переплетение методов методического, кадрового, технического и финансового обеспечения. Все проектные решения по инновационному развитию службы документоведения должны включать в себя контроль над качеством проектных разработок, то есть организацию системы нормативов, оценку результатов, поощрение сотрудников, поддерживающих и предлагающих инновационные идеи.
Кроме того, при организации системы управления службы документоведения требуется четко определить организационную структуру, функциональные взаимосвязи и регламентирующие документы.
В модели организационного проектирования структура службы документоведения в инновационной фирме должна состоять из следующих элементов:
- автоматизированное рабочее место секретаря-документоведа;
- работа с электронными текстами, таблицами, информационно-справочная системой и базами данных;
- моделирование организационной структуры инновационной фирмы;
- организация автоматизированной картотеки, автоматизированной регистрации документов;
- электронные средства планирования организационной деятельности;
- разработка информационного обеспечения для проекта автоматизации;
- изучение основных процедур электронного делопроизводства в целом.
Для оптимальной организации службы делопроизводства в организациях, занимающихся инновационной деятельностью, применяются современные информационные технологии в области делопроизводства, такие как системы электронного документооборота и автоматизированные рабочие места. Одной из ключевых функций службы делопроизводства в инновационной фирме является создание документов, закрепляющих результаты инновационной деятельности.
Помимо классических задач вся служба должна быть нацелена на создание и разработку таких документов, которые могли бы обеспечить конфиденциальность разработок и результатов, рациональное использование ресурсов как человеческих, так и материальных. А также закреплять все решения сотрудников в области инновационной деятельности, чтобы в будущем было возможно определить инициатора каких-либо разработок, сотрудников, работающих на определенных проектах и ответственных за результат. Данные задачи эффективно можно выполнять только с применением информационных технологий в области делопроизводства.
Определение рациональных документопотоков является важным элементом в организации службы делопроизводства, потому что от маршрута движения документов как внешних, так и внутренних зависит вся деятельность организации. В случае неверного построения маршрутов движения документов, организация не сможет своевременно получать и обрабатывать данные необходимые ей. Также будет сложно определить уровень выполнения поручений, осуществить контроль над исполнением и сроками. Документопотоки в организации инновационного типа также осуществляют роль источника связи между низшим и высшим уровнем управления. Они должны обеспечивать обмен информацией об имеющихся результатах и проблемах своевременно и напрямую к нужному сотруднику, без лишних движений документов по другим подразделениям, здесь расширяется процесс персонализации, и повышается ответственность исполнителя документа.
В настоящее время модернизация системы традиционного документооборота должна быть нацелена на сокращение случаев неоправданного дублирования документов и данных. Внедрение информационных технологий документооборота следует осуществлять на всех уровнях автоматизации [2].
Творческий потенциал в организации - это улучшение рабочей атмосферы и порядка, тем самым улучшение выполнение назначенных требований и указаний [6]. В таблице 1 представлены основные отличия организации документооборота инновационной фирмы от компании классического типа.
Таблица 1 - Сравнение документооборота инновационной и традиционной компаний
Критерий Инновационная фирма Традиционная компания
Состав документов Основная часть документов включает в себя конфиденциальные данные о разработках и результатах Документы содержат организационные моменты деятельности компании, фиксируют принятые решения
Объем документов Минимальный, так как основной документооборот происходит внутри компании и зависит от степени и количества разработок, при этом поток входящих документов ограничен закупкой ресурсов Максимальный, так как большой поток входящей документации, который передается по всем отделам; создаются копии, фиксируется каждый элемент деятельности компании
Место хранения Защищенное облачное хранилище, доступ к которому имеет ограниченный круг лиц Архивное помещение для документов постоянного хранения; оперативные документы хранятся на рабочих местах сотрудников
Унифицированные формы Имеются оригинальные унифицированные формы, чтобы была возможность доказать, что результат исследований принадлежит данной компании Как правило, компании имеют типовые унифицированные формы, отличием является только логотип компании
Маршрут прохождения документов Организован так, чтобы конфиденциальные документы не попали к тем сотрудникам, которые не имеют к ним доступ; напрямую от создателя или получателя к исполнителю и ответственному лицу Зачастую документы проходят через множество отделов, прежде чем попасть в пункт назначения, что занимает много времени и затрудняет их исполнение
Для реализации описанных выше задач многие инновационные компании внедряют автоматизацию при работе с документами или системы электронного документооборота. Применение таких информационных технологий обеспечивает сокращение времени на создание, регистрацию и учет документов, прохождение внутренних документов, а также контроль над их исполнением.
Автоматизация работы с документами должна обеспечивать непрерывную деятельность организации, а также поддержку инновационных разработок, закрепление полученных результатов, сокращение рисков при потере или утечки информации, имеющихся и возможных недочетов, за счет ограничения доступа к конфиденциальным документам. Как правило, каждый сотрудник имеет свой код доступа, который позволяет им воспользоваться ресурсами автоматизированной системы с документами. Каждый код доступа сотрудника может обеспечить доступ только к той информации, которая необходима для работы именно этого сотрудника, что значительно сокращает потерю или утечку конфиденциальной информации.
На рисунке 2 представлена схема автоматизации работы с документами.
Рисунок 2 - Схема автоматизации работы с документами
Сокращение временных расходов также является одним из достоинств внедрения автоматизации при работе с документами. При этом в первую очередь сокращается необходимость копирования документов, так как они есть в единовременном доступе в электронном виде для сотрудников, которым они нужны, что также экономит финансы на канцелярских материалах. Во-вторых, за счет одновременной работы нескольких сотрудников над одним документом, сокращается время на его исполнение, ускоряются связанные с этим бизнес-процессы, вследствие чего могут быть быстрее выявлены проблемы и приняты по ним управленческие решения.
Для эффективного применения автоматизации сотрудникам необходимо иметь актуальные в этой области знания и умения. Так, особое значение приобретает способность специалистов самостоятельно получать значимую информацию из различных информационных источников и использовать ее для решения прикладных задач. Реализация этих задач требует профессиональных умений и навыков в сфере использования современных программных продуктов и технических средств. К ним можно отнести информатику, работу с базами данных, компьютерными прикладными программами (Microsoft Office) и специализированным программным обеспечением специфичным для конкретной сферы деятельности. Важны практические навыки в Project Expert - программе разработки бизнес-плана и оценки инвестиционных проектов; MS Project - программе разработки и реализации бизнес-проектов; БЭСТ-ОФИС - комплексной системы планирования и анализа хозяйственной деятельности предприятий и других информационных систем, предназначенных для автоматизации деятельность специалистов в сфере документоведения. Поэтому уровень образованности сотрудников необходимо повышать, чтобы при использовании автоматизированной работы с документами не возникало проблем из-за некомпетентности персонала. Зачастую, при внедрении автоматизированной системы сотрудников специально обучают необходимым навыкам и принципам работы именно с внедряемой системой, иначе результат, ожидаемый от применения автоматизации, не будет достигнут либо неизвестны сроки его полноценного применения.
В целом автоматизация работы с документами направлена на повышения эффективности управления всей организацией. Это достигается за счет повышение качества и ответственности исполнения функций работников, также увеличения работоспособности сотрудников за счет единовременного использования документов, уменьшения временных затрат на работу с документами, принятия управленческих решений, поиск документов и анализ проблемных ситуаций. В таблице 2 представлена сравнительная характеристика распределения по видам работ с документами временных затрат для случаев традиционной работы с документами и при автоматизации этой работы [8].
Таблица 2 -Распределение временных затрат на работу с документами
Вид работы Традиционная работа с документами (%) Автоматизация работы с документами (%)
Доступ 13 5
Маршрутизация 18 5
Хранение 20 5
Ввод информации 12 5
Работа над содержимым 8 65
Проверка 13 8
Размножение 5 2
Сортировка 11 5
Исходя из данной таблицы, можно сделать вывод, что автоматизация работы с документами имеет преимущества в сравнении с традиционным бумажным делопроизводством и может обеспечить наиболее эффективную систему управления организацией в целом.
Таким образом, организационное проектирование в компании предполагает разработку определенного нового состояния объекта. Проект по внедрению в деятельность инновационной фирмы службы документоведе-ния, которая отвечает требованиям, предъявляемым к современным организациям, является приоритетным управленческим решением, направленным на выполнение сразу нескольких стратегических и тактических целей по инновационному развитию.
К таким целям относятся:
- использование достижений в сфере автоматизации и электронного документооборота в службе доку-ментоведения для обеспечения рациональной обработки информации и организации документопотоков;
- поддержка заинтересованности сотрудников и развития инициатив в сфере переосмысления роли службы документоведения в повышении эффективности деятельности инновационной фирмы;
- организация работы службы документоведения, способной отвечать требованиям внешней среды в современных условиях цифровой экономики.
Инновационные преобразования в деятельности службы документоведения должны строиться на единой методологической и информационной основе. Все мероприятия по организационному проектированию должны
быть подобраны с учетом специфики деятельности инновационной фирмы, организационно-технических особенностей, структуры управления в ней.
На практике при организационном проектировании следует четко обозначить объект, субъект, периодичность проводимых мероприятий, определить план действий, нормативы и систему оценок. Поэтому можно сказать, что организационное проектирование представляет собой прямой переход от научных исследований и разработок к их практической реализации.
Таким образом, можно сделать вывод, что организация делопроизводства в инновационной фирме требует определенных особенностей, в сравнении с другими организациями. К основной задаче службы делопроизводства относится определение рациональных маршрутов движения документов, которые бы обеспечивали своевременный обмен актуальной информацией для контроля над разработками, результатами компании, а также для решения существующих проблем.
Источники:
1 Ермоленко В.В. Организационное проектирование системы управления организации: хрестоматия / Ермоленко, Владимир Валентинович, Закарян, Михаил Рафаэлович; [сост. В.В. Ермоленко, М.Р. Закарян]; М-во образования и науки Рос. Федерации, Кубанский гос. ун-т. - Краснодар: [Кубанский государственный университет], 2012. - 128 с.
2 Закарян М.Р., Никитина А.М. Организация автоматизированного документооборота в системе информационно-документационного обеспечения деятельности образовательного учреждения // Материалы III Всероссийской научной конференции по инноватике / Кубанский государственный университет. 2018. C. 134 - 141.
3 Закарян М.Р. Введение в общую теорию систем документации: учеб. пособие / М.Р. Закарян. - Краснодар: Кубанский гос. ун - т, 2015. - 245 с.
4 Мирошниченко М.А. Зотова Т.С. Обеспечение информацией, знаниями и компетентным персоналом - главные факторы успеха современной организации / Политематический сетевой электронный научный журнал Кубанского государственного аграрного университета. 2017. №130. С. 982 - 992.
5 Инновационная деятельность предприятий / [Электронный ресурс] Режим доступа: https://studwood.ru/1374189/ekonomika/innovatsionnye_ kompanii (дата обращения: 20.03.2019).
6 Митенко Е.А., Деткина Д.А. Творческий и креативный потенциал организации: особенности формирования, управления и пути активизации. В сборнике: Актуальные проблемы экономики и менеджмента знаний в процессе неоиндустриализации России. Сборник научных статей молодых исследователей. Краснодар, 2015. С. 167 - 172.
7 Сурцева Н.Г. Организационное проектирование: учебное пособие / Екатеринбург: Изд-во Рос. гос. проф.-пед. унта, 2011. 165 с.
8 Электронный документооборот / [Электронный ресурс] Режим доступа: https://studfiles.net/preview/6164986/page:5/ (дата обращения: 28.03.2019).
Sources:
1 Ermolenko V.V. Organizacionnoe proektirovanie sistemy upravleniya organizacii: hrestomatiya / Ermolenko, Vladimir Valentinovich, Zakaryan, Mihail Rafaehlovich; [sost. V.V. Ermolenko, M.R. Zakaryan]; M-vo obrazovaniya i nauki Ros. Federacii, Kubanskij gos. un-t. - Krasnodar: [Kubanskij gosudarstvennyj universitet], 2012. - 128 s.
2 Zakaryan M.R., Nikitina A.M. Organizaciya avtomatizirovannogo dokumentooborota v sisteme informacionno-doku-mentacionnogo obespecheniya deyatel'nosti obrazovatel'nogo uchrezhdeniya // Materialy III Vserossijskoj nauchnoj konferencii po innovatike / Kubanskij gosudarstvennyj universitet. 2018. C. 134 - 141.
3 Zakaryan M.R. Vvedenie v obshchuyu teoriyu sistem dokumentacii: ucheb. posobie / M.R. Zakaryan. - Krasnodar: Kubanskij gos. un - t, 2015. - 245 s.
4 Miroshnichenko M.A. Zotova T.S. Obespechenie informaciej, znaniyami i kompetentnym personalom - glavnye faktory uspekha sovremennoj organizacii / Politematicheskij setevoj ehlektronnyj nauchnyj zhurnal Kubanskogo gosudarstvennogo agrarnogo universiteta. 2017. №130. S. 982 - 992.
5 Innovacionnaya deyatel'nost' predpriyatij / [EHlektronnyj resurs] Rezhim dostupa: https://stud-wood.ru/1374189/ekonomika/innovatsionnye_ kompanii (data obrashcheniya: 20.03.2019).
6 Mitenko E.A., Detkina D.A. Tvorcheskij i kreativnyj potencial organizacii: osobennosti formirovaniya, upravleniya i puti aktivizacii. V sbornike: Aktual'nye problemy ehkonomiki i menedzhmenta znanij v processe neoindustrializacii Rossii. Sbornik nauch-nyh statej molodyh issledovatelej. Krasnodar, 2015. S. 167 - 172.
7 Surceva N.G. Organizacionnoe proektirovanie: uchebnoe posobie / Ekaterinburg: Izd-vo Ros. gos. prof.-ped. un-ta, 2011.
165 s.
8 EHlektronnyj dokumentooborot / [EHlektronnyj resurs] Rezhim dostupa: https://studfiles.net/preview/6164986/page:5/ (data obrashcheniya: 28.03.2019).
М.А. Морозов - доктор экономических наук, профессор, академик РАЕН, профессор кафедры индустрии гостеприимства, туризма и спорта, Российского экономического университета им. Г.В.Плеханова, (mmorozov@bk.ru),
M.A. Morozov - Doctor of Economics, Professor, academician of RANS, Professor of the Hospitality Industry, Tourism and Sports Department of the Plekhanov Russian University of Economics;
Н.С. Морозова - доктор экономических наук, профессор, научный руководитель института бизнес-технологий Российского нового университета, (mmorozov@bk.ru),
N.S. Morozova - Doctor of Economics, Professor, Scientific Director of the Institute of Business Technologies of the Russian New University;
