CC BY
202
ТЕОРИЯ И МЕТОДОЛОГИЯ ТУРИЗМА
УДК 379.85
ОРГАНИЗАЦИЯ РАБОТЫ ТУРИСТИЧЕСКОГО ПРЕДПРИЯТИЯ ДЛЯ УЧАСТИЯ В ВЫСТАВОЧНОМ МЕРОПРИЯТИИ
В.А. Быкова, Е.С. Галенко
Алтайский государственный университет, Барнаул
Аннотация. Рассмотрены основные этапы по организации работы туристического предприятия для участия в выставочном мероприятии. Проанализированы способы и эффективность участия туристической фирмы в выставках, а также процесс организации ее участия в данном мероприятии. Рассмотрены главные составляющие организации стенда. Ключевые слова: выставочное мероприятие, выставочный стенд, туристическое предприятие, эффективность участия в выставке.
THE ORGANIZATION OF TOURISM ENTERPRISES
TO PARTICIPATE IN EXHIBITION
V.A. Bykova, E. S. Galenko
Altai State University, Barnaul
Abstract. The article describes the main stages on the organization of tourism enterprises to participate in exhibition. Analyzes the methods and effectiveness of participation of a travel company in exhibitions, and the process of organizing its participation in the event. The main components of the stand. Key words: exhibition, exhibition stand, business travel, efficiency of participation in the exhibition.
Вначале XXI в. туризм становится одним из ведущих направлений социально-экономической деятельности многих государств, а туристская индустрия — неотъемлемым элементом потребительских моделей и социального поведения значительной части населения.
Главной задачей развития туризма в Российской Федерации является формирование современной маркетинговой стратегии продвижения туристического продукта на внутреннем и международном рынках.
Выставочная деятельность позволяет использовать множество способов для захвата рынка и достижения оптимального результата деятельности фирмы. С одной стороны, ее можно сравнить с ярким эффектным спектаклем, а с другой — это тяжелая, кропотливая ежедневная работа, включающая сбор аналитической и статистической информации, подготовку необходимого оборудования и пр.[1-4].
Для того чтобы выставочное мероприятие принесло максимум пользы и прошло успешно, туристической организации нужно приготовить чуткий план своей работы на выставке.
Существуют разные способы участия туристических фирм в выставочных мероприятиях. Фирма может принимать участие в выставках как внутри страны, так и за ее пределами, самостоятельно выступать в качестве экспонента или быть в составе группового участия.
Практика показывает, что на зарубежных выставках эффективнее всего работать над групповым национальным стендом. Но здесь, если брать одну конкретную фирму, есть и свои минусы, главные из которых — это недостаточная индивидуальность экспонента, ослабленное чувство ответственности и «неполный» опыт участия в выставке. Тем не менее при профессиональной организации коллективного участия в зарубежной выставке резко возрастает имидж страны и продвигается национальный туристский продукт. А также это неплохое решение для молодой туристической компании, имеющей небольшой опыт участия в выставочных мероприятиях.
Сам процесс организации выставки или ярмарки начинается задолго до ее открытия. Он включает в себя договорные мероприятия, профессиональные, выставочные, организационные, дипломатические, которые сопровождаются рекламно-информационной деятельностью. Организация крупного выставочного мероприятия может занять много времени, иногда больше года.
Участие в туристической выставке — это всегда большая ответственность, которую обычно берет на себя непосредственно руководитель туристской организации. Организация-участник должна хорошо знать все о продукте, который она предлагает, а также быть уверенной в качестве и оптимальной цене этого продукта или услуги. Немаловажно хорошо ориентироваться на рынке сбыта и знать, какого именно посетителя, из какого региона компания хочет привлечь.
Процесс организации участия турфирмы на туристической выставке состоит из нескольких этапов:
1. Решение предприятия участвовать в выставочном мероприятии. Оно означает, что туристическая фирма достигла высокого уровня и имеет достаточно материальных средств для участия в выставке, так как оно порой требует серьезных вложений.
2. Определение конкретных маркетинговых целей туристического предприятия на выставке. Главной целью для большинства является изучение рынка сбыта, расширение клиентской базы, реклама своей компании и, конечно же, заключение сделок и контрактов с поставщиками туристских услуг и турагентствами. Немаловажным является и оценка товаров и услуг конкурентов.
3. Выбор собственно выставки для участия в ней турфирмы. Для того чтобы определиться с выбором выставки, нужно, как уже говорилось ранее, знать, какие именно цели преследует компания. Нужно также определить подходящее время, оценить авторитет выставки, количество участников и условия участия в выставке. Далее, изучив все нюансы, следует подумать, какая из выставок даст наиболее желаемый эффект и результат для решения поставленных целей. Проанализировав все возможные выставки, которые планируются в течение года, и тщательно изучив всю необходимую информацию о них, принимается решение об участии в одной или нескольких выставках. Решение принимает главный руководитель предприятия. Дальше можно разрабатывать план работы на выставке. Составление плана можно считать первым этапом подготовки к работе. Сбором необходимых данных занимаются менеджеры, которые отвечают за продвижение туристского продукта, далее данные обрабатываются, анализируются, выявляются их плюсы и минусы, а уже затем передаются руководителю предприятия.
4. Следующим шагом является подача турфирмой заявки на участие в конкретной выставке не позднее чем за месяц до ее начала. Фирму регистрируют как участника и выделяют ей необходимую выставочную площадь, если она соглашается с предложенными условиями участия, то и является договором между сторонами. Далее вносится плата за участие в выставке, фирма получает базовый набор услуг.
Если фирма нуждается в дополнительных услугах (переводчик, печать рекламных буклетов и проспектов, публикации в каталоге, дополнительное место и т.п.), то она указывает вид услуг и их количество, которые оплачивает в соответствии с тарифом. Однако законодательство не регламентирует тарифы на услуги, оказываемые на выставочных мероприятиях, их устанавливает организатор выставки.
В оплачиваемую фирмой-участником сумму включен страховой взнос, спецналог и НДС. Страхование участников происходит почти на всех выставках. Что касается бронирования площади для участия, то этим вопросом необходимо заниматься заранее: либо связаться с администрацией выставки,
20
Наука и туризм: стратегии взаимодействия
либо с фирмой-консолидатором, которая постоянно выкупает большие площади на выставке и занимается их оборудованием. Как правило, минимальная площадь выставочного стенда варьируется от 9 до 12 кв. м, а для работы с коллективным стендом достаточно 5-6 кв. м.
Далее разрабатывается план действий, учитываются все детали проведения выставки, такие как сроки действия выставки, организация стенда на выставке, люди, ответственные за него. Ведется сбор краткой информации о конкурентах — участниках данной выставки, транспорте, доставке материалов и оборудования на выставку, разработка рекламных буклетов и проспектов, составление анкеты для посетителей, подготавливаются особые приглашения и т.д. Эти приглашения рассылаются партнурам и заинтересованным клиентам, что расценивается как жест особого внимания. Задания распределяются между менеджерами фирмы. Чтобы хорошо подготовится к выставке, нужна слаженная команда профессионалов.
Часто возникают проблемы с доставкой экспозиционных материалов и установкой оборудования и стенда на выставке. Для четкого графика действий нужно точно знать сроки завоза и вывоза груза на выставочное мероприятие, а также важно правильно составить письмо с подробным описанием инвентаря и ввозимых товаров. Такое письмо с просьбой выдачи пропусков на ввоз отправляется фирме — организатору выставки [1].
Большую роль в проведении выставки играет выставочный стенд. Нужно заранее продумать, из чего будет состоять экспозиция, кто будет осуществлять монтаж и продумывать расположение экспонатов, решать вопрос с правильным освещением, местом для плакатов и образцов. Когда все организационные вопросы решены, можно переходить к разработке сметы.
Основной в подготовке к выставке является работа над выставочным стендом. Известно, что выставочный стенд является лицом фирмы. Это значит, что успех туристической фирмы на выставке во много зависит от правильной работы с выставочной экспозицией. По мнению экспертов, в выставочной деятельности главное — правильное оформление выставочного стенда, для этого не нужно жалеть сил и времени, а рекламные буклеты, листовки и подобное — это уже задачи второго плана. Люди в своей обыденной жизни каждый день читают газеты и прочие печатные издания, поэтому на выставке они не имеют для них особой значимости, а сама экспозиция — именно то, на что все обращают внимание, ради чего приходят на выставки.
После того как принято решение участвовать в выставке, перед турфирмой встает вопрос о том, какого размера будет их стенд. Но размер стенда играет не самую важную роль, намного важнее правильная подача выставочной экспозиции. Чем оригинальнее и необычнее будет стенд, тем больше внимания он привлечет, а значит, будет запоминающимся. Именно это и нужно турфирме. Так чем же привлечь внимание посетителей к экспозиции? Рассмотрим два подхода к оформлению выставочного стенда.
Первым подходом считается визуальный эффект. Такие стенды выделяются своей яркостью и роскошью в оформлении. Здесь также могут быть задействованы игровые элементы, что очень нравится посетителям. Это может быть небольшая шоу-программа, лотерея, викторина либо незамысловатая игра.
Второй подход больше основан на информативных аспектах. Акцент делается на простоте в оформлении, но большей информативности. Доброжелательный и активный персонал должен постоянно снабжать посетителей листовками, буклетами и прочими рекламными материалами.
Все же за помощью в создании стенда лучше обратиться к профессионалу — специалисту по оформлению стендов, независимо от того, какой подход вам больше по душе. Привлекательность экспозиции можно достичь при помощи броскости, сделав, например, яркую центральную часть стенда, чтобы она была видна даже из другого конца зала, привлекая внимание посетителей. Текстовой информации должно быть в меру, то же самое касается и рисунков, потому что из-за чрезмерного их обилия посетитель перестает воспринимать экспозицию в целом.
Вся выставочная экспозиция всегда разбита на несколько секторов:
— публичный сектор (ему выделяется наибольшая площадь, где находятся экспонаты и работают стендисты);
— рабочий сектор (это место отводится для переговоров и заключения договоров).
На стенде всегда присутствуют рекламные элементы, это могут быть надпись на фризе, экран, на котором отображается бегущая строка, монитор для демонстрации видеороликов.
Основная задача выставочного стенда — это привлечение посетителей для более детального ознакомления с туристским продуктом, который рекламирует фирма.
Стендисты, работая в публичной зоне экспозиции, играют очень важную роль. Стендист должен быть профессионалом своего дела, компетентным, коммуникабельным, обладать приятной внешностью, обаянием и манерами, кроме того, уметь разговаривать на нескольких иностранных языках (обязательно знать язык той страны, где проходит сама выставка). Имея в своей команде хороших стендистов, можно быть уверенным в достижении отличных результатов на выставочном мероприятии.
Важнейшей работой стендистов, кроме составления выставочной экспозиции, является показ и демонстрация туристских продуктов. Демонстрация отличается от показа тем, что экспонат показывается в движении, действии, демонстрирует свои лучшие черты, а показ — это самостоятельный осмотр экспоната.
На выставочном стенде также должны быть представлены наглядные пособия, они помогают лучше воспринять главную мысль, поэтому лучше, когда стендист устно сообщая информацию, демонстрирует и наглядное пособие к этому материалу.
Зачастую вместе с демонстрацией своего туристского продукта фирма старается как можно тщательнее изучить продукты и услуги конкурентов, собравшихся на этой же выставке. Собирается информация о проделанной в ходе выставки работе, заключенных договорах, новых рынках сбыта, клиентах, инновациях фирм-конкурентов, данные учета посетителей и проч. Собранный материал составляется в виде отчета, а потом отправляется руководителю своей фирмы [4].
В настоящее время выставочные мероприятия занимают особое место в арсенале средств современного туристского маркетинга. Они предоставляют туристскому предприятию огромные возможности одновременного распространения и получения широкого спектра экономической, организационной, технической и коммерческой информации при относительно доступной ее стоимости.
С каждым годом в нашей стране увеличивается количество выставок, а следовательно, и начинает улучшаться и качество таких мероприятий. На любой выставке организаторы пытаются по своему завлечь посетителей, что приводит к созданию здоровой конкурентной атмосферы. В результате увеличивается общий уровень организации и проведения такого рода мероприятий. Выставочная кампания играет в развитии туриндустрии отнюдь не последнюю роль. На выставке можно увидеть целостный комплекс туристической отрасли региона, понять, какие вопросы стоят сегодня в этой сфере наиболее остро, а также попытаться наладить контакты с предприятиями разного ранга.
Библиографический список
1. Арутюнова Ж.Х. Особенности организации выставочной деятельности в туризме и сфере гостеприимства // Молодой ученый. — 2013. — №12. — С. 782-783.
2. Гусев Э.Б., Прокудин В.А., Салащенко А.Г. Выставочная деятельность в России и за рубежом. — М., 2004. — 516 с.
3. Пасмуров А.Я. Как эффективно подготовить и провести конференцию, семинар, выставку. — СПб., 2006. — 272 с.
4. Добробабенко Е.В., Добробабенко Н.С. Выставка «под ключ». Готовые маркетинговые решения. — СПб., 2007. — 208 с.
Bibliographi and notes
1. Arutyunova Zh.Kh. Features of the Organization of exhibition activities in tourism and hospitality // Young Scientist. — 2013. — № 12. — P. 782-783.
2. Gusev E.B., Prokudin V.A., Salaschenko A.G. Exhibition activity in Russia and abroad. — Moscow, 2004. — 516 p.
3. Pasmurov A.Ya. How to effectively prepare and hold a conference, seminar, exhibition. — St. Petersburg, 2006. — 272 p.
4. Dobrobabenko E.V., Dobrobabenko N.S. Turnkey exhibition. Ready-made marketing solutions. — St. Petersburg, 2007. — 208 p.
