CC BY
1925
Вестник Омского университета. Серия «Экономика». 2006. № 2. С. 165-174 © Е.Е. Мельникова, 2006
УДК: 33.6121
ОРГАНИЗАЦИЯ И ПРОВЕДЕНИЕ АУДИТА БИЗНЕС-ПРОЦЕССОВ НА ПРЕДПРИЯТИИ
Е.Е. Мельникова
ОАО «Сибнефть-ОНПЗ»
There are different approaches to the concept of business processes management. Despite the variety of these approaches all managers who have chosen this concept to follow face the necessity to audit the business processes sooner or later. This article discusses which normative documents are necessary to do the audit of business processes, points out the main principles, lists possible participants, describes the order to audit the business processes, underlines the factors which influence the effectiveness of business processes audit, and gives general recommendations on how to do the audit of business processes.
В настоящее время большое внимание в деловом сообществе уделяется вопросам управления деятельностью предприятия с помощью процессного подхода. «Бизнес-процесс для предприятия представляет собой непрерывную серию задач, решение которых осуществляется с целью создания выхода (результата)... Исходной точкой и конечным продуктом бизнес-процесса является выход, спрос на который предъявляют корпоративные или внешние “потребители” .. Среди многочисленных проблем, которые можно решить в результате оптимизации бизнес-процессов. изменение структуры процесса путем введения одновременно выполняемых задач, что позволяет устранить лишние циклы и сделать структуру более рациональной, изменение структуры организационной отчетности и повышение квалификации сотрудников путем комплексного совершенствования процесса, сокращение объема документации, рационализация и ускорение документооборота и потока данных, рассмотрение возможных мер по привлечению внешних ресурсов (т. е. по передаче функции создания выхода внешнему исполнителю), внедрение новых производственных и ИТ -ресурсов для улучшения функций обработки» [6, с. 2-3].
Хотя речь идет об одном и том же подходе, на практике возникают значительные расхождения в понятиях и методологии процессного управления. Так М.А. Иванова выделяет следующие классификационные признаки, по которым различаются соответствующие методологические подходы к процессному управлению:
1. С точки зрения направления и границ изменений в проекте: постепенное совершенствование процессов, оптимизация локальных процессов; реинжиниринг или кардинальное перепроектирование процессов.
2. С точки зрения последовательности этапов проекта: проекты, начинающиеся с этапа «как есть»; проекты, начинающиеся с этапа «как должно быть»; проекты, в которых этапы идут параллельно.
3. С точки зрения роли сторонних экспертов: эксперты проводят всю работу по описанию и оптимизации, совместная работа экспертов и персонала, эксперты как методологи и преподаватели, предприятие не привлекает экспертов.
4. С точки зрения определения границ бизнес-процессов: выделение «сквозных» процессов, выделение сегментированных процессов, смешанный тип.
5. С точки зрения набора атрибутов бизнес-процессов (используются или нет): атрибут норматива времени на выполнение процесса, атрибут стоимости процесса, атрибут точки стратегического контроля, атрибут шаблонов документов, атрибут нормативного документа и др.
6. С точки зрения метода определения показателей: кейс-метод, единая типология показателей, перенос показателей из стратегии и др.
7. С точки зрения использования нотаций: нотации класса IDEF (IDEF0, IDEF1, IDEF3, DFD); нотации ARIS eEPC; UML и др. [2, с. 14].
Несмотря на описанное многообразие методологических подходов, любой управленец, вставший на путь процессного подхода рано или поздно столкнется с необходимостью проведения аудита бизнес-процессов.
Аудит бизнес-процессов можно определить как комплекс работ по изучению деятельности организации, включающий сбор, обработку и анализ информации о бизнес-процессах за определенный период, с целью выявления недостатков их функционирования и определения направлений совершенствования.
165
Е.Е. Мельникова
В зависимости от методологических подходов организация и проведение аудита бизнес -процессов могут меняться.
Так, например, аудит бизнес-процессов может проводиться на этапе «как есть» и представлять собой аудит существующих бизнес-процессов предприятия с точки зрения их эффективности, а также на соответствие действующей на предприятии нормативной документации.
Если этап построения бизнес-процессов предприятия «как есть» пропускается и работа начинается с этапа «как должно быть», то аудит бизнес-процессов также присутствует при таком подходе и представляет собой аудит бизнес-процессов предприятия после внедрения модели «как должно быть». В этом случае проводится аудит бизнес-процессов предприятия на соответствие концепции «как должно быть».
В случае, когда этапы «как есть» и «как должно быть» идут параллельно, аудит бизнеспроцессов присутствует в каждом из них и также может осуществляться параллельно в отношении разных процессов или последовательно в отношении одного и того же процесса сначала на этапе «как есть», а потом на этапе подведения результатов внедрения «как должно быть».
Аналогично, в зависимости от роли сторонних экспертов аудит бизнес-процессов может проводиться совместно с ними и варьироваться в зависимости от степени их участия или проводиться исключительно внутренними силами предприятия.
В зависимости от того, по какому принципу на предприятии выделяются границы бизнеспроцессов, определяются и границы проведения аудита этих бизнес-процессов.
Если процессное управление тяготеет к постепенному совершенствованию процессов, тогда и аудит бизнес-процессов проводится в оперативном режиме. Если осуществляется оптимизация локальных бизнес-процессов в организации, тогда и аудит проводиться в отношении каждого бизнеспроцесса в отдельности, без взаимосвязи с другими процессами.
Если осуществляется реинжиниринг или кардинальное перепроектирование бизнес -процессов, то и аудит бизнес-процессов должен проводиться глобально в масштабах всего предприятия.
В статье опишем основные моменты, на которые обязательно необходимо обратить внимание при проведении аудита бизнес-процессов, останавливаясь при этом на отдельных особенностях проведения аудита в зависимости от того, какой методологии процессного подхода придерживаются его приверженцы.
1. Нормативная документация по аудиту.
Прежде всего необходимо разработать основные положения и порядок проведения аудита, после чего отразить их в нормативной документации, на основании которой в организации будет проводиться аудит бизнес-процессов. В качестве нормативных документов рекомендуем разработать стандарт по проведению аудита бизнес-процессов на предприятии, инструкции по проведению аудита для аудиторов и методологическое руководство по проведению аудита для аудиторов.
Стандарт по проведению аудита должен содержать следующие разделы:
1. Область применения. В этом разделе указывается, что именно стандарт регламентирует, на какие подразделения предприятия, а также на какие виды аудита и бизнес -процессов он распространяется, внутренний это аудит или аудит с привлечением сторонних экспертов.
2. Нормативные ссылки. В этом разделе указываются нормативные ссылки (если они есть) на другие локальные нормативные акты предприятия и законодательство РФ, регулирующее порядок проведения аудита бизнес-процессов.
3. Термины и определения. В этом разделе указываются термины и определения, которые содержатся в стандарте, не являются общеупотребимыми и без разъяснения которых содержание стандарта будет неясным. В качестве таких терминов могут быть: аудит, аудитор, аудиторская комиссия, руководитель аудита, аудируемые лица, участники аудита, бизнес-процесс, владелец бизнес-процесса, рабочие документы аудитора и др.
4. Общие положения. В этом разделе указывается: на основании каких нормативных документов осуществляется аудит предприятии, что является целью осуществления аудита, основные принципы осуществления аудита, порядок внесения изменений в стандарт и другие, общие для стандарта положения.
5. Требования к аудиторской информации. Здесь при необходимости можно указать, какая информация является аудиторской. Закрепить за участниками аудита обязанность обеспечивать сохранность сведений и документов, получаемых и (или) составляемых при осуществлении аудита, отсутствие права передавать эти сведения и документы или их копии третьим лицам либо разглашать их без
166
Организация и проведение аудита бизнес-процессов на предприятии
письменного согласия аудируемых лиц, за исключением установленных случаев. Указать каких. Установить ответственность за разглашение аудиторской информации.
6. Требования к аудиторским документам. В качестве основных аудиторских документов можно указать план аудита, рабочие документы аудитора, аудиторский отчет и аудиторское заключение. В этом разделе указываются основные требования к этим документам, что они собой представляют, их структуру, содержание и форму, виды документов, их назначение.
7. Требования к участникам аудита. В этом разделе указываются участники аудита, должностные лица предприятия, которые могут ими являться, профессиональные требования, предъявляемые к участникам аудита, их роль в проведении аудита, права и обязанности, область ответственности.
8. Порядок проведения аудита. В этом разделе указывается: по чьей инициативе и с какого момента начинается аудит; из каких этапов он состоит, кем, как и в какие сроки осуществляется; порядок формирования аудиторских документов (плана аудита, рабочих документов аудиторов, аудиторского отчета и аудиторского заключения); порядок предоставления и истребования информации для проведения аудита; основания для приостановления и прекращения проведения аудита; взаимодействие между участниками аудита (аудиторами и аудируемыми лицами, между руководителем аудита и аудиторами и т. д.); порядок осуществления контроля за проведением аудита, порядок формирования выводов и разработки рекомендаций и предложений по результатам аудита, порядок действий в случае непредоставления необходимой информации, документов для проведения аудита и противодействия аудиту, порядок предоставления результатов аудита и т. д.
9. Ответственность. В этом разделе указывается ответственность за осуществление аудита в нарушение требований стандарта, осуществление аудита лицами, не уполномоченными на его проведение, уклонение от аудита или препятствование за его проведение. Области ответственности должностных лиц предприятия.
Инструкции по проведению аудита для аудиторов должны содержать следующую информацию: необходимые действия аудиторов при проведении аудита на этапе сбора, обработки, анализа информации и подготовки рекомендаций и предложений; порядок хранения и использования полученной информации и документации, порядок составления и хранения рабочих документов аудиторов, порядок предоставления отчетности о ходе аудита аудиторами и т. д.
Методологическое руководство по проведению аудита для аудиторов должно содержать следующую информацию: методологию проведения аудита бизнес-процессов на предприятии, с описанием используемых методов и методик сбора, обработки и анализа информации, описания, моделирования и оптимизации бизнес-процессов; критерии эффективности бизнес-процессов, основные направления анализа нормативной документации и т. д.
2. Принципы аудита.
Перед проведением аудита необходимо разработать основополагающие принципы проведения аудита бизнес-процессов. Они могут быть адаптированы для нужд и потребностей конкретной организации.
В качестве основных принципов любого аудита можно указать:
- независимость, объективность, конфиденциальность;
- использование специальной методологии;
- применение современных информационных технологий и программных продуктов;
- профессионализм, компетентность, добросовестность;
- доброжелательность и лояльность;
- рациональность принятия решений и дачи рекомендаций по результатам аудита;
- ответственность аудиторов за последствия данных в аудиторском заключении рекомендаций.
Необходимо обеспечить соответствие нормативной документации по аудиту установленным
принципам.
3. Аудиторские документы.
Следующий момент, на котором необходимо подробнее остановиться, - это аудиторские документы. Мы указали в качестве основных аудиторских документов рабочие документы аудиторов, план аудита, аудиторский отчет и аудиторское заключение.
1. Рабочие документы аудиторов включают:
- записи, сделанные аудитором во время планирования и проведения аудита;
- документальную информацию, полученную в ходе аудита;
- сведения, полученные и задокументированные аудитором с помощью опросных листов, тестов, бланков интервью и других документов, предназначенных для фиксации информации.
167
Е.Е. Мельникова
В нормативной документации по аудиту необходимо отразить все необходимые требования, которым должны соответствовать рабочие документы аудиторов.
В качестве основных требований к рабочим документам аудиторов можно указать то, что они должны содержать:
- место и дату составления, фамилию, имя, отчество и подпись аудитора;
- источник информации (подразделение и (или) должностное лицо, документ, информационная система);
- способ получения информации (наблюдение, интервью, анкетирование и т. д.);
- полную и детализированную информацию о бизнес-процессе, позволяющую обеспечить ее понимание другими участниками аудита;
- сравнительные данные о бизнес-процессе за предыдущий и аудируемый периоды;
- наиболее существенную информацию, по которой необходимо сделать заключение;
- результаты всех проведенных аудиторских процедур.
Рабочие документы аудитора могут составляться как в произвольной, так и в специально установленной нормативными документами по аудиту форме (графической, табличной, текстовой или комбинированной).
Рабочие документы аудитора могут быть выполнены как вручную, так и на машинном носителе.
2. План аудита состоит из нескольких разделов и содержит соответствующую информацию: цель и задачи аудита, описание объекта и предмета аудита, границы проведения, этапы и мероприятия аудита.
Можно выделить следующие этапы аудита: сбор информации, обобщение информации, анализ и синтез фактов, детальный анализ (при необходимости), формирование выводов, разработка рекомендаций и предложений, подготовка аудиторского отчета, подготовка аудиторского заключения, презентация результатов аудита (при необходимости).
Рекомендуется в отношении каждого этапа аудита определить его цель и задачи, мероприятия, методы, методики, ответственных исполнителей, ресурсы для выполнения, срок выполнения, ожидаемый результат. Отразить все это в плане аудита.
3. Аудиторский отчет - это документ, с помощью которого аудиторы подводят итоги проведенной работы, оценивают сильные и слабые стороны и отчитываются перед руководством. Аудиторский отчет может быть построен в виде двух разделов. В первом - описываются общие выводы об эффективности проведенного аудита с точки зрения достижения поставленных целей и задач аудита и с точки зрения эффективности осуществления этапов аудита, проведения соответствующих мероприятий и применения методов и методик. Во втором разделе приводится более подробный отчет по результатам аудита с точки зрения сроков, затраченных ресурсов и достижения намеченных результатов.
Это можно сделать в форме нижеприведенной таблицы.
Подробный отчет по результатам аудита
№ п/п Мероприятие Цель Методы Методики Ответственный Срок выполнения Ресурсы Ожидаемый результат
1 Сбор информации
2 Обобщение информации
3 Анализ и синтез фактов
4 Детальный анализ (при необходимости)
5 Формирование выводов
6 Разработка рекомендаций и предложений
7 Подготовка аудиторского отчета
8 Подготовка аудиторского заключения
9 Презентация результатов аудита (при необходимости)
168
Организация и проведение аудита бизнес-процессов на предприятии
4. Аудиторское заключение - документ, отражающий главные выводы по итогам аудита и рекомендации по совершенствованию бизнес-процессов. Оно предоставляется заинтересованным лицам и должно содержать следующую информацию: исходные данные для аудита, цель и задачи аудита, объект и предмет аудита, границы аудита, мероприятия, результаты аудита, рекомендации. Подробные выводы по результатам проведения каждого этапа аудита, отдельных мероприятий можно оформить в виде приложений.
Для того чтобы аудиторские документы отвечали вышеперечисленным принципам аудита, рекомендуется запретить составление рабочих документов аудитора после завершения аудита, подготовки аудиторского отчета и аудиторского заключения.
Интересно, что А.Л. Новицкий и Т.Э. Болотина под аудиторским отчетом понимают документ, содержащий такие разделы, как «сроки проведения аудита, объект аудита, проверяемые подразделения, критерии аудита, группа аудита, цели и задачи аудита, график аудита, уведомления о несоответствиях и т. д.» [3, с. 41], т. е. сводный документ, сочетающий в себе элементы плана аудита, элементы аудиторского отчета и аудиторского заключения.
При этом А.Л. Новицкий и Т.Э. Болотина считают, что одним из факторов, способствующих эффективности аудита, наряду с «уровнем подготовки аудиторов, наличием методики составления оптимальной... программы аудитов, тонкости формулировок несоответствий, подбора доказательной базы для рекомендаций по улучшению, мотивации аудиторов», является содержание аудиторского отчета. Они предлагают установить форму аудиторского отчета как «ключевой элемент для анализа текущей деятельности организации». Мотивируя это тем, что «определяя рамки и уровень сложности задач, мы тем самым инициируем процесс селекции и самообразования персонала» [3, с. 41].
4. Участники аудита.
Процесс аудита в организации кто-то должен инициировать, кто-то должен его осуществлять и контролировать, кто-то руководить процессом аудита, кто-то подвергаться аудиту. В зависимости от сложности организации, особенностей ее оргструктуры, численности персонала, особенностей бизнес-процессов, а также в зависимости от того, какие цели предполагается достичь с помощью аудита, от того будет ли аудит проводиться единовременно или регулярно, зависит состав и функции участников аудита.
Рассмотрим два крайних варианта: первый - для небольшой организации, с несколькими бизнес-процессами, достаточно простыми и прозрачными; и второй - для крупной, сложной организации, в которой предполагается проводить регулярный аудит бизнес -процессов с целью постоянного усовершенствования.
В первом случае рекомендуемая структура участников аудита будет состоять из следующих
лиц:
1. Инициатор аудита - должностное лицо предприятия, выступившее с инициативой проведения аудита.
2. Лицо, утверждающее аудит - должностное лицо предприятия, имеющее полномочия на принятие решений о проведении аудита.
3. Аудиторская комиссия - коллегиальный орган, осуществляющий аудит.
4. Аудитор - член аудиторской комиссии.
5. Руководитель аудиторской комиссии (руководитель аудита) - аудитор, наделенный полномочиями по координации и контролю хода аудита и осуществляющий руководство аудиторской комиссией в пределах определенных руководством полномочий.
6. Аудируемые лица - должностные лица предприятия, привлекаемые аудиторами для получения информации в процессе аудита.
Взаимодействие участников аудита для первого варианта изображено на схеме 1.
Для каждой конкретной организации вопрос о том, кто именно из должностных лиц предприятия будет инициатором аудита, лицом, утверждающим аудит, руководителем аудиторской комиссии, аудиторами, аудируемыми лицами, решается индивидуально, в соответствии с оргструктурой и должностными полномочиями.
Как правило, в качестве лица, утверждающего аудит, может выступать руководитель предприятия и его заместители. Инициатором аудита могут быть руководители самостоятельных структурных подразделений предприятия. Руководителем аудиторской комиссии рекомендуется назначить сотрудника одного из независимых подразделений предприятия, соответствующего заранее установленным для аудиторов критериям, в том числе с высшим образованием и опытом руководящей работы не менее установленного срока. Независимыми подразделениями на предприятии являются подразделения, на-
169
Е.Е. Мельникова
прямую подчиняющиеся руководителю предприятия и не участвующие в основном бизнес-процессе предприятия. Это могут быть служба безопасности предприятия, аудиторская служба (осуществляющая экономический аудит), служба качества, служба управленческих технологий, служба стратегического развития и т. д. Аудиторами могут быть любые сотрудники предприятия, соответствующие заранее установленным на предприятии для аудиторов требованиям. Аудируемые лица - не только лица, имеющее непосредственное отношение к аудируемому бизнес-процессу, но и любые другие сотрудники предприятия, обладающие необходимой для проведения аудита информацией.
Лицо, Инициатор
утверждающее аудит „ аудита
Аудиторская комиссия
Руководитель
г аудиторской комиссии
Аудируемые лица
Аудиторы
А У Д И Т
Схема 1. Участники аудита и взаимодействие между ними при простой организации
Кроме того, если предприятие привлекает к проведению аудита сторонних экспертов, то в зависимости от степени их участия, аудиторами, аудируемыми лицами или даже руководителем аудиторской комиссии могут быть назначены сторонние эксперты.
Для этого варианта характерно то, что, так как инициатор аудита заинтересован в качестве его проведения, он же осуществляет контролирующие функции за процессом аудита и в случае обнаружения нарушений проведения аудита обращается к лицу, утверждающему аудит, так как у него есть властные полномочия для разрешения ситуации.
Во втором варианте, так как в организации предполагается проводить регулярный аудит, необходимо создать систему постоянно действующих аудиторов, обеспечить процесс постоянного усовершенствования ими профессиональных качеств и создать систему контролирующих органов.
Для этого, кроме всего прочего, необходимо создать постоянно действующую комиссию из работников предприятия по контролю за аудитом.
В обязанности членов комиссии должно входить выполнение таких функций, как:
- отбор персонала предприятия и присвоение звания аудитора бизнес -процессов;
- периодическая аттестация аудиторов на соответствие званию;
- контроль качества аудита в соответствии с разработанной системой критериев;
- лишение звания аудитора, роспуск аудиторской комиссии в установленных случаях;
- расследование фактов уклонения от проведения аудита и противодействия аудиту, систематического нарушения участниками аудита установленного на предприятии порядка проведения аудита; непредоставления аудируемыми лицами всей запрошенной документации и сведений, ограничения аудируемыми лицами круга вопросов, подлежащих аудиту; осуществления аудита без создания аудиторской комиссии лицами, не имеющими звания аудитора и т. д.
Взаимодействие участников аудита для второго варианта изображено на схеме 2.
Отличие данного варианта от предыдущего заключается в том, что наряду с инициатором аудита контролирующие функции осуществляет специальная комиссия по контролю за аудитом. Причем, если инициатор аудита контролирует только тот факт, чтобы аудит, проведенный по его инициативе соответствовал целям и задачам, которые он ставил, то комиссия по контролю за аудитом в целом осуществляет контроль соответствия проведения аудита требованиям, установленным на предприятии, оценивает компетентность аудиторов при проведении аудита, обеспечивает единообразие осуществления аудита на предприятии и т. д.
Таким образом, в случае, если на предприятии одновременно действует несколько аудиторских комиссий, инициаторы проведения этих аудитов могут быть разные и контролировать каждый из них
170
Организация и проведение аудита бизнес-процессов на предприятии
будет свой аудит, но комиссия по контролю за аудитом на предприятии при этом одна, и она будет осуществлять общий контроль проведения аудита бизнес-процессов на предприятии. Комиссия по контролю за проведением аудита должна состоять из специалистов в области аудита бизнес -процессов, если такие на предприятии есть, и из руководства.
Схема 2. Участники аудита и взаимодействие между ними при сложной организации
Два представленных нами варианта участников аудита и взаимодействия между ними не являются единственно возможными. В зависимости от особенностей предприятия, от возникновения дополнительных задач в ходе аудита, от многих других факторов количество и состав участников аудита может меняться. Например, для предприятия, на котором уже несколько лет проводится большое количество аудитов бизнес-процессов может возникнуть потребность в специализированном подразделении, осуществляющем функции по контролю сохранности аудиторских документов, обеспечения разной степени допуска уполномоченных лиц к этим документам и т. д.
5. Порядок проведения аудита.
Мы уже описывали, что представляет собой порядок проведения аудита и указывали, что аудит состоит из следующих этапов: сбор информации, обобщение информации, анализ и синтез фактов, детальный анализ, формирование выводов, разработка рекомендаций и предложений, подготовка аудиторского заключения и аудиторского отчета, презентация результатов аудита. В зависимости от того, насколько подробно рассматривать процесс проведения аудита, можно выделить и дополнительные промежуточные стадии. Кроме того, в ситуации, когда проведение аудита на предприятии является обычным и поставлено на поток, необходимость в отдельных этапах отпадает (например, в дополнительных согласованиях). Тем не менее считаем необходимым подробнее остановиться на некоторых этапах проведения аудита, так как их игнорирование, особенно при проведении первого аудита, может вызвать серьезные негативные последствия в виде сопротивления персонала, вплоть до невозможности проведения аудита.
1. Принятие решения об аудите.
Любое действие начинается с принятия решения о необходимости этого действия. Соответственно, аудит начинается с принятия решения о необходимости проведения аудита. При этом определяется объект и цели аудита. Объект и цели аудита инициатор аудита может определять самостоятельно либо при участии руководителя бизнес-процесса, подлежащего аудиту, а также предполагаемого руководителя аудита. В любом случае объект и цели аудита подлежат согласованию с руководством предприятия. Издается соответствующее распоряжение о проведении аудита. В распоряжении указываются цель проведения аудита, наименование аудируемого бизнес-процесса, сроки начала и окончания аудита, инициатор аудита, руководитель аудиторской комиссии.
2. Планирование и организация аудита.
На этом этапе формируется аудиторская комиссия, планируются сроки и объем работ по проведению аудита, исполнители, ресурсы на проведение, определяются методы проведения аудита. Создание аудиторской комиссии оформляется распоряжением. В распоряжении указываются ссылка на соответствующее распоряжение о проведении аудита, состав аудиторской комиссии, степень отрыва
171
Е.Е. Мельникова
членов аудиторской комиссии от исполнения основных обязанностей, сроки работы аудиторской комиссии (совпадают со сроками начала и окончания аудита, указанными в распоряжении о проведении аудита.) Результаты планирования оформляются в виде плана аудита. Подробнее о содержании плана аудита мы писали выше.
3. Предварительное ознакомление с бизнес-процессом.
С момента утверждения плана аудита вся дальнейшая работа по аудиту ведется в соответствии с планом. Однако прежде чем выполнять работу в соответствии с планом, необходимо получить предварительное представление об аудируемом бизнес-процессе, несмотря на то, что этот этап непосредственно в плане аудита отсутствует. Предварительное ознакомление аудиторской комиссии с бизнес-процессом может заключаться в изучении уже имеющихся или легкодоступных документов об аудируемом бизнес-процессе. Это могут быть стандарты, регламенты и другие организационно -распорядительные документы, распространяющиеся на все предприятие и, соответственно, общедоступные, регламентирующие полностью или частично аудируемый бизнес -процесс. Также предварительное ознакомление с бизнес-процессом, подлежащим аудиту, можно осуществить на основе совместной или индивидуальной беседы с владельцем бизнес-процесса и владельцами смежных процессов, а также с любыми другими лицами, обладающими информацией о бизнес -процессе. Кроме того, что аудиторская комиссия получает необходимые для работы предварительные сведения об аудируемом бизнес-процессе; второй положительный момент этого этапа в том, что владелец бизнеспроцесса и аудируемые лица знакомятся с членами аудиторской комиссии, получают информацию о цели и методах аудита, знакомятся с планом аудита. В.В. Репин и В.Г. Елиферов считают, что на предварительном совещании аудиторская комиссия и аудируемые лица кроме всего прочего «договариваются об установлении каналов связи», определяют необходимость и устанавливают периодичность «промежуточных совещаний», «подтверждают наличие ресурсов и нормативных документов, необходимых для аудиторов», а также выясняют «все неясные детали» предстоящего аудита [4].
4. Подготовка к проведению аудита.
Подготовку к проведению аудита организовывает руководитель аудиторской комиссии. Кроме всего прочего она включает в себя подбор и разработку комплекта документов, необходимых аудиторам для проведения аудита, документального оформления первичной информации и отчета о результатах. Комплект документов может включать в себя перечни контрольных вопросов, используемых для оценки проверяемого бизнес-процесса, формы для регистрации фактического материала при проведении интервью, наблюдения, анализа документации и т. д. Рабочие документы аудиторов должны быть составлены таким образом, чтобы не ограничивать проведение дополнительных проверок, необходимость которых может выявиться на основании информации, полученной в ходе аудита. Аудиторы должны обеспечивать сохранность рабочих документов, а руководитель аудиторской комиссии - контролировать этот процесс.
5. Сбор информации. Сбор информации о бизнес-процессе в ходе проведения аудита осуществляют аудиторы. Сбор информации может производиться путем опроса (интервью, анкетирования и пр.), наблюдения, анализа документов. Признаки, указывающие на возможность несоответствия бизнес-процесса требованиям, изложенным в документах, описывающих и регламентирующих бизнеспроцесс, должны быть зафиксированы, если они представляются существенными, даже в том случае, когда они не входят в перечень контрольных вопросов. Сведения, собранные в результате одного метода, должны проверяться сравнением по тем же параметрам с помощью других методов либо сравнением с информацией, полученной из внешних независимых источников. Все данные, полученные в ходе сбора информации должны быть задокументированы.
6. Обобщение информации. Полученная информация подлежит систематизации и обобщению аудиторами под руководством руководителя аудита. Способы и критерии систематизации и обобщения определяются руководителем аудита в соответствии с целями аудита. Информация может обобщаться по событиям, по датам, по подразделениям, по продолжительности протекания, по затраченным ресурсам и т. д. В ходе аудита руководитель аудиторской комиссии может вносить изменения в распределение обязанностей между членами аудиторской комиссии, если это необходимо для достижения целей аудита.
7. Анализ и синтез фактов. Анализ и синтез полученной и обобщенной информации организует руководитель аудита. На этом этапе могут использоваться различные методы. Все гипотезы тщательно проверяются. Возможно привлечение экспертов, которыми могут выступать как сотрудники предприятия, так и сторонние специалисты.
172
Организация и проведение аудита бизнес-процессов на предприятии
8. Детальный анализ (при необходимости). В случае, если невозможно проанализировать существующие бизнес-процессы без использования специальных методов, например методов моделирования, используется детальный анализ. Он позволяет подробно проанализировать отдельные составляющие бизнес-процессов, определить взаимосвязи между бизнес-процессами, проанализировать входы и выходы, определить направления оптимизации бизнес-процессов.
9. Формирование выводов. Частично выводы формируются аудиторами на предыдущих этапах. Перед руководителем аудита стоит задача дополнить, обобщить и систематизировать эти выводы с целью получения единой, полной картины об эффективности функционирования аудируемого бизнес-процесса. Выводы должны подкрепляться фактическими материалами, статистическими расчетами, показаниями технических приборов, выводами экспертов и т. д.
10. Разработка рекомендаций и предложений. Процесс разработки рекомендаций и предложений организовывает руководитель аудита. К участию в этом процессе также могут привлекаться сторонние эксперты. Руководитель аудита и аудиторы должны нести ответственность за предложенные ими рекомендации и предложения по совершенствованию бизнес-процессов. Аудиторская комиссия должна заранее предусмотреть, какие трудности могут возникнуть в случае, если руководство предприятия прислушается к рекомендациям и предложениям и попытается внедрить соответствующие нововведения. Дж. Харрингтон, К.С. Эсселинг, Х.В. Нимвеген считают, что для этого, в числе прочих вопросов, нужно ответить на следующие: «Есть ли отрицательные побочные эффекты? Если да, то какие?», Будет ли «обновлена вся документация перед внедрением изменения, чтобы отразить изменение?», «На какие изменения будет оказано влияние, как положительное, так и отрицательное?», «После внедрения изменения как долго придется ждать... до момента, когда можно будет оценить эффект от изменения?», «Какие мероприятия по управлению организационными изменениями требуются для поддержки изменения?» [5, с. 213].
11. Подготовка аудиторского заключения.
12. Подготовка аудиторского отчета. Аудиторский отчет и аудиторское заключение готовит руководитель аудиторской комиссии. По своему усмотрению он может привлекать к этому процессу аудиторов. О том, что представляют собой два этих документа, мы уже писали выше.
13. Презентация результатов аудита (при необходимости). Презентация результатов аудита как перед инициатором аудита, руководством предприятия, так и перед руководящими лицами из числа аудируемых лиц может быть очень полезной. С одной стороны, аудируемые лица знакомятся с результатами аудита, с другой стороны, аудиторская комиссия получает замечания по поводу проведения аудита и в отношении итоговых выводов и рекомендаций. А руководство предприятия в этом случае может не только получить краткую выжимку результатов аудита в короткий срок, но и оценить результаты аудита с точки зрения двух сторон: проверяемой и проверяющей.
6. Результативность аудита.
В заключение можно привести слова М.Н. Артемьевой, К.М. Рахлиной, которые пишут о том, что «результативность процесса внутреннего аудита определяется его организацией, в основу которой должны быть положены следующие принципы: переходить от простого к сложному; не ограничивать искусственно время аудита; обеспечивать материальное и моральное поощрение аудиторов; поддерживать квалификацию аудиторов» [1, с. 43].
От себя добавим, что хорошая организация и проведение аудита бизнес -процесса возможна только в условиях лидерства руководства, наличия специальной нормативной документации, правильного распределения прав и обязанностей и четком разграничении ответственности.
1. Артемьева М.Н., Рахлина К.М. Анализ результативности процесса внутреннего аудита // Методы менеджмента качества. 2004. № 2. С. 43-46.
2. Иванова М.А. Многоликое процессное управление // Методы менеджмента качества. 2005. № 5. С. 14-17.
3. Новицкий А.Л., Болотина Т.Э. Внутренние аудиты. Что дает форма отчета? // Методы менеджмента качества. 2005. № 1. С. 41-44.
4. Репин В.В., Елиферов В.Г. Описание, регламентация и аудит бизнес-процесса, 2002 г. // www.fmexpert.ru
5. Харрингтон Д., Эсселинг К.С., Нимвеген Х.В. Оптимизация бизнес-процессов. Документирование, анализ, управление, оптимизация. СПб.: Азбука, 2002.
6. Шеер А.-В. Бизнес-процессы. Основные понятия. Теория. Методы / Под ред. А.И. Громова, М.С. Каменновой. М., 1999.
173
