CC BY
80
ОРГАНИЗАЦИЯ ХОЗЯЙСТВЕННОГО УЧЕТА В УСЛОВИЯХ ИНФОРМАЦИОННОГО ОБЩЕСТВА
К. М. ГАРИФУЛЛИН
В статье дана характеристика информационного общества, состоящего из таких компонентов, как автоматизированные человеко-машинные системы управления. Обосновывается целесообразность деления производственных систем на предметные подсистемы и их организационное обеспечение. Раскрыты наиболее важные особенности информационных систем как интегрированных баз данных для информационного обеспечения управления и способов формирования первичных оперативных данных и взаимодействия машинной обработки с человеком. Особое внимание уделено рассмотрению особенностей обработки учетной информации на основе применения списка идентификаторов объектов учета и двойного способа отражения хозяйственных операций, а также возможных преобразований учетных систем в условиях информационного общества. Обращено внимание на радикальные изменения экономических методов управления в условиях современных информационных технологий.
Ключевые слова: информационные технологии, информационные системы, предметные подсистемы, способы записей хозяйственных операций, организационное обеспечение управления, базы данных, внутрипроизводственные заказы, партионное управление производством.
Современное общество характеризуется происходящим закономерным процессом перехода в новый этап своего развития - от постиндустриального к информационному обществу. Этот процесс принято называть информатизацией. Возникла новая научная дисциплина - информатика, представляющая собой теоретическую основу организации информационной деятельности в современных системах управления [6].
В научной и учебной литературе отмечают, что объектом информатики являются автоматизированные (человеко-машинные) информационные системы (АИС) различного класса и назначения. Они классифицируются, в частности, по такому признаку, как область применения. По этому признаку к АИС относятся так называемые производственные АИС, возникшие одними из первых и состоящие по своему назначению и структуре из соответствующих подсистем. В этой сфере сделано уже многое для формирования информационных систем, и процесс их развития происходит более интенсивно.
Для подтверждения необратимости процессов информатизации отметим, что в США, например, ожидается завершение перехода к информационному обществу к 2020 г., а в Японии и отдельных странах Европы к 2030-2040 гг. В России, согласно принятой еще в СССР концепции информатизации общества. Этот процесс планируется за-
вершить к 2050 г. Однако, в связи с перестройкой экономических отношений в России имело место замедление этих процессов [6].
В настоящее время процесс создания АИС в соответствии с пересмотренной концепцией (децентрализации обработки информации на основе ПЭВМ) развивается достаточно быстро. Известно, что автоматизированные системы управления предприятиями в первоначальных подходах состояли из таких подсистем, как «Оперативное управление производством», «Материально-техническое снабжение», «Бухгалтерский учет», «Финансы», «Кадры», «Транспорт» и др., созданные на смешанных принципах. Так, одни подсистемы являются управляющими (создаваемые по объектам управления), а другие функциональными (создаваемые по функциям управления - технико-экономическое планирование, бухгалтерский учет). Поэтому этот порядок подсистем можно обозначить как смешанный.
Исследования и опыт разработки автоматизированных систем управления показали, что системы управления организациями (предприятиями) целесообразно делить на подсистемы по предметным признакам [5]. При таком подходе формирования структуры систем управления формируются следующие предметные подсистемы: управление основными фондами или основным капиталом; управление закупками и запасами матери-
альных ресурсов; управление трудом, заработной платой и персоналом; управление производством; управление затратами на производство и себестоимостью; управление продажами и финансовыми результатами от продаж; управление доходами и расходами (финансами) и др. Каждая подсистема управления состоит из групп (совокупности) функций (нормирование, планирование, учет, контроль, анализ и принятие решений). Группы функций делятся на подгруппы функций, которые в свою очередь, в зависимости от особенностей подсистемы делятся на конкретные, т. е. специализированные функции. Например, в подсистеме управления производством и затратами на него могут быть выделены такие подгруппы функций, как оперативное, текущее и стратегическое планирование, оперативный и стратегический учет, бухгалтерский (финансовый) учет и т. п.
Подсистемы должны быть построены на единой функциональной основе. Управление всеми подсистемами ведется через осуществление одинаковых по названию функций. Однако, содержание функций в каждой подсистеме соответствует специфике управления соответствующими объектами управления (предметной области).
Следует отметить один важный аспект управления организацией. Несмотря на расщепление (расчленение) системы управления на подсистемы (части), нужно предусмотреть связи между ними таким образом, чтобы можно было в конечном счете осуществить выход на показатели деятельности организации в целом. Эти связи обеспечивают целостность системы управления организацией.
В части функций бухгалтерского (финансового) учета эта целостность обеспечивается с помощью плана счетов, на которых отражаются хозяйственные операции по кругообороту средств организации (движение капитала от первоначальной денежной формы до конечной денежной формы, приращенной на величину прибыли). Движение авансированного капитала происходит через все подсистемы, и в конченом итоге в подсистеме управления финансами на основе составления бухгалтерского баланса формируется информация о финансовом положении организации. Поэтому учет кругооборота капитала и финансовых результатов деятельности организации называется финансовым учетом. Финансовый учет образует горизонтальную связь между подсистемами, а вертикальная связь данных внутри подсистемы подчиняется целям управления соответствующим объектом. Цели, объекты, функции и методы учета в каждой подсистеме управления формируются
в соответствии с их особенностями. Однако, несмотря на упомянутое различие, можно утверждать, что вполне возможно формирование соответствующей научно-учебной дисциплины под названием «управленческий учет». Их объединяют общность цели и единство основ методологии формирования данных для управления (аналитичность, своевременность, быстрота формирования данных и др.). Финансовый учет также формируется как единая научная и учебная дисциплина благодаря единым методам учета движения капитала (счета и двойная запись, оценка, инвентаризация, балансовое обобщение и финансовая отчетность). Методология управленческого и финансового видов хозяйственного учета не совпадает, хотя взаимосвязь между ними непременно существует, поэтому вполне возможны как интеграция, так и дифференциация названных видов учета. В настоящая время российская учетная система отличается тем, что во многих частях управленческий и финансовый учет осуществляется в единой системе бухгалтерского учета. Как свидетельствует иностранная литература, основная масса организаций за рубежом также осуществляет единый учет, способный обслуживать как процессы финансового учета, так и процессы оперативного управления деятельностью организации и ее подразделениями.
В современных организациях промышленности предпосылки для формирования предметных подсистем уже имеются. Так, для организационного обеспечения управления соответствующей проблемной (предметной) областью уже созданы такие отделы, как снабжения, труда и заработной платы, кадров, производства, продажи и финансов за исключением отдела, ответственного за управление себестоимостью продукции. Представляется, что при формировании подсистемы управления себестоимостью продукции целесообразно также создание специализированного отдела как центра ответственности за уровень себестоимости продукции.
Отдел управления себестоимостью продукции (управляющая система) следует создавать путем реорганизации существующей структуры управления предприятием (организацией). С этой целью необходимо из группы специалистов, занимающихся вопросами планирования, учета и калькулирования себестоимости продукции, в действующих отделах - планово-экономическом и отделе главного бухгалтера - создать новый самостоятельный «Отдел управления себестоимостью продукции» с прямым подчинением заместителю генерального директора (вице-прези-
денту) предприятия (организации) по экономическим вопросам.
Целесообразность создания отдела управления себестоимостью продукции как субъекта управления подтверждается положительным опытом, накопленным в странах с развитой рыночной экономикой в области управления себестоимостью (издержками) и в странах Восточной Европы, а также теоретическими исследованиями многих научных работников еще в дорыночный период развития отечественной науки в области управления и бухгалтерского учета.
Приведем некоторые факты и рекомендации.
Во многих средних и крупных корпорациях США созданы две бухгалтерии: финансовая и управленческая. В обеих бухгалтериях концентрируются работы по планированию, прогнозированию, учету, контролю и оперативному анализу.
Управленческая бухгалтерия, называемая также «управленческий учет», своим назначением имеет управление себестоимостью продукции, формирование всеобъемлющей информации для внутреннего управления (Бухгалтерский учет. -1990. - № 9; 1991. - № 1, 7 и др.).
На предприятиях бывшей ГДР в свое время уже были созданы самостоятельные подразделения для управления себестоимостью, называемые калькуляционными отделами. Они занимались не только калькулированием себестоимости продукции, но и нормированием и анализом. В их функции входило также прогнозирование уровня издержек на основе потребительской стоимости продукции. Эти отделы контролировали изменения норм и причины отклонений от норм, оценивали выгодность производства продукции, выбор определенного конструкторско-технологического решения.
В ФРГ аналогичные отделы называются отделами управленческого учета. На машиностроительных заводах Венгрии также созданы самостоятельные отделы калькуляции.
В Польше под учетом затрат понимают планирование, учет, калькулирование и анализ себестоимости продукции [4].
«Чтобы правильно организовать управление надо, очевидно, сконцентрировать в одной системе весь комплекс операций по планированию трудовых затрат, их анализу и учету. Только в этом случае служба может нести полную ответственность за один из важнейших техникоэкономических показателей хозяйственной деятельности предприятия - эффективность использования трудовых ресурсов [2].
«...организованные по предметному принципу секторы экономического отдела представляют-
ся как в известной мере саморегулирующиеся подсистемы, внутри которых будет замыкаться решение всех вопросов планирования, учета, контроля и регулирования отдельных аспектов деятельности предприятия [1].
«. в АСУ происходит воссоединение всего того, что раньше было разъединено в результате многократного разделения и дробления управленческого труда в условиях ручной обработки данных. В результате удается максимально использовать информацию, применяемую в управлении, с наименьшими затратами на ее получение и обработку» [7].
«Дальнейшее развитие и углубление бухгалтерского учета предполагает создание и функционирование операционно-ориентированной подсистемы планирования, контроля, учета затрат и финансовых результатов по центрам ответственности [8].
Следовательно, вопрос о необходимости и экономической целесообразности создания комплексной системы управления себестоимостью продукции вполне назрел. Практическая реализация этих рекомендаций позволяет создать систему, отвечающую требованиям рыночной экономики.
Важнейшей особенностью современных информационных технологий является формирование автоматизированной базы (банка) данных, представляющей собой довольно сложную организационно-техническую систему.
В научной дисциплине «Информатика» детально рассматривается состав элементов базы данных, его функции, вопросы организации и ведения базы данных. Следует сказать, что опыт создания и применения базы данных применительно к управлению производством уже имеется [3]. Теория базы данных достаточно полно дает обоснование и раскрытие особенностей современной концепции автоматизированной системы информационного обеспечения управления объектами. Ее функциями являются: информационное отображение предметной области управления, обеспечение хранения, обновления и предоставления данных пользователям (например, функциональным программистам или специалистам).
Важным компонентом базы данных является система управления базой данных - СУБД. Управление базой данных осуществляется администратором базы данных. Организация базы данных состоит из логического и физического аспектов. Логический аспект - это описание модели данных, а физический описывает порядок хранения данных во внешней памяти ЭВМ.
База данных по своему назначению является интегрированной и независимой от функциональных программ [3]. Работа с ней требует определенных знаний и опыта специалистами, представляющими предметные области управления. Это особенно важно при децентрализованной обработке данных.
На практике базы данных проектируются для определенного круга объектов управления. Поэтому, как правило, создаются и ведутся несколько различных баз данных. Например, могут быть созданы локальные базы данных по подсистемам. Проектируется обычно еще одна центральная база данных для решения задач общего назначения.
Информационное обеспечение автоматизированного управления с помощью базы данных представляет собой главный элемент современной концепции технологии управления.
При проектировании базы данных в отношении формирования оперативных данных необходимо предусмотреть решение вопросов первичного учета соответствующих хозяйственных операций. В условиях информационной системы документирование хозяйственных операций возможно как на технических носителях, так и на бумажных. В силу того, что база данных - главный и весьма ответственный элемент современных технологий управления, организация первичного учета хозяйственных операций должна быть строго регламентирована путем разработки и внедрения внутренних стандартов по оформлению всех видов первичных документов по каждой предметной подсистеме.
Практически при применении современных информационных технологий происходит формирование новой концепции управления. В этих условиях устанавливается новый менеджмент, как современный институт управления.
Современный институт управления дискретным производством может быть проектирован как бесцеховый. Цеховая система управления была характерна для доинформационного общества. В новых условиях управление производством целесообразно осуществлять по методу внутренних заказов на работу, позволяющему формировать по каждой партии изготавливаемой продукции карту заказа, где предусмотреть прохождение данной партии через все рабочие центры предприятия и технологические операции с указанием всех подетально-операционных норм затрат на выполнение данного заказа. Этот документ, формируемый автоматизированным способом, должен стать основанием как для централизованного управления производством, так и для контроля движения не-
завершенного производства и соблюдения (выполнения) норм затрат. Следует отметить, что опыт организации управления производством по партионной системе уже накоплен. Переход на современные информационные технологии и особенности рыночной экономики создают более благоприятные условия для ее использования во всех дискретных производствах.
Особняком в новом менеджменте стоит бухгалтерский учет деятельности организации. Новый взгляд на управление исходит из концепции формирования предметных подсистем и взаимосвязи всех функций управления. Поэтому обособление бухгалтерского учета от всех остальных управленческих функций представляется анахронизмом. Однако, в каждой подсистеме должен быть менеджер, курирующий вопросы учета. Этот менеджер, как специалист по учету, должен будет нести ответственность за формирование необходимых оперативных данных в соответствии с принятой учетной политикой и требованиями базы данных.
Проектирование автоматизированных систем управления организацией в концепции предметных подсистем и автоматизированных баз данных, обеспечивающих независимость, защиту и секретность данных, их восстановление после сбоев и работу с ними с удаленных терминалов, является давно назревшей проблемой перехода на информационные технологии. Развитие работ по информатизации общества дает основание считать, что решение этих вопросов является самой актуальной задачей информатизации.
Отражение хозяйственных операций во взаимосвязи путем двойной записи на счетах (идентификаторах объектов учета) является особенностью бухгалтерского учета. Она вытекает из необходимости функционирования достаточно хорошо регламентированной системы измерения, регистрации и сбора разрозненных оперативных данных. Следует отметить, что применение счетов как идентификаторов объектов учета, т. е. знаков (кодов) отображения, позволяющих отличать один объект от другого среди совокупности хозяйственных ресурсов и источников их образования, имеет свою достаточно давнюю историю. Однако, нельзя думать, что идентификация объектов учета необходима только в системе финансово-хозяйственного учета. Знаковое отображение объектов учета является принципиальной особенностью автоматизированной обработки любой информации. Специфика обработки учетной информации состоит в том, что в ней процесс знакового отображения реальных фактов осуще-
ствляется в реальном масштабе времени, т. е. по мере совершения хозяйственных операций, представляющих собой первичные элементы экономической деятельности. Благодаря зеркальному и взаимосвязанному отображению хозяйственных операций на двух взаимосвязанных идентификаторах (счетах), происходит рационализация порядка и объема записей в учетной информационной системе, а также обеспечивается необходимый внутренний контроль обработки данных на основе автоматизированного ведения регистрационного журнала и главной книги, составления оборотных ведомостей по синтетическим и аналитическим счетам, а также оборотного баланса. Двойная запись является методологической основой формирования оперативных данных.
Другой важной особенностью формирования информации в системе бухгалтерского учета является непременная (обязательная) оценка объектов учета в денежном (стоимостном) выражении. Поэтому хозяйственные операции в учете отражаются как в натуральном (в случае, если хозяйственная операция имеет физическое измерение), так и в денежном (стоимостном) выражении. Даже сама организация (предприятие) имеет свою стоимость как товар, и требуется выработка правил ее оценки.
В условиях автоматизированной обработки данных важное значение имеет регламентация взаимодействия пользователя с вычислительной системой. Исторически возник и широко применялся пакетный режим взаимодействия пользователя с ЭВМ. При нем решение экономических задач осуществлялось по централизованной форме. Естественно, что пользователь был оторван от процесса обработки информации. В современных условиях получил широкое применение интерактивный режим взаимодействия пользователя с ЭВМ. При этом режиме реализуются запросный и диалоговый способы общения с ЭВМ в реальном масштабе времени. В системах управления будут также задействованы возможности сети интернет и экспертных систем.
Грамотное использование возможностей ЭВМ в концепции современных информационных технологий создает условия для существенного повышения уровня человеко-машинных систем управления. Современные информационные технологии создают предпосылки для совершенствования практически всех функций управления. В частности, автоматизированные системы технической подготовки производства в едином процессе проектирования конструкций изделий и технологических процессов их изготовления
формируют также многочисленные нормы и нормативы, необходимые для управления. На автоматизированной основе формируются подетальнооперационные нормы затрат материальных и трудовых ресурсов, необходимые не только для управления производством и закупками, но и для управления себестоимостью продукции, автоматизации формирования внутрипроизводственных заказов позволяет улучшить контроль использования ресурсов на основе применения метода партионного контроля и оперативного калькулирования нормативной себестоимости заказов на работу.
К улучшению методов экономического управления приведут и процессы интеграции АСУ-ТП и АСУП.
Создание информационного общества и переход на информационные технологии управления, наряду с возникновением и развитием «Информатики» как новой научной дисциплины, приведут к возникновению еще и других научных дисциплин. В частности, уже возникли и развиваются такие научные дисциплины, как «Менеджмент», «Контроллинг», «Эконометрия», «Управленческий учет» и др. В то же время уйдут в историю те научные дисциплины, которые соответствовали особенностям доинформационного общества. Например, интегрируются с другими науками такие дисциплины, как «Бухгалтерский учет», «Анализ хозяйственной деятельности» и др., являющиеся малополезными в современной рыночной экономике и формируемом информационном обществе.
Автор статьи считает, что в ней сделана лишь постановка проблемы создания новых информационных систем в условиях грядущего информационного общества. Применение ЭВМ будет эффективным только тогда, когда преобразуется вся система управления, построенная на информационных технологиях.
Литература
1. Валуев Б. И. Внутрипроизводственный хозрасчет в управлении швейным предприятием. М., 1974. С. 121.
2. Кацура П. М., Мещерякова Т. Н. Новые формы организации промышленного производства (опыт ВАЗа). М., 1974. С.169-170.
3. Келехсаев А. А., Беляев А. П. Системы интеграции и обработки данных СИОД1 и СИОД2. М., 1977.
4. Мацкевичус И. С. Анализ калькулирования себестоимости продукции в странах СЭВ. М., 1997. С. 40-49.
5. Миролюбова К. М. Гарифуллин К. М. Учет и калькулирование в автоматизированной подсистеме управления себестоимостью продукции. Казань, 1986.
6. Острейковский В. А. Информатика: учебник для вузов. М., 1999.
7. Федоренко Н. П. Оптимизация экономики. М., 1977. С.70-71.
8. Яругова А. Управленческий учет: опыт экономически развитых стран. М., 1991. С. 17-18.
* * *
ORGANIZATION OF THE ECONOMIC ACCOUNT IN THE CONDITIONS OF INFORMATION SOCIETY
K. M. Garifullin
In article the characteristic of the information society consisting of such components, as the automated human-machine control systems is given. Expediency of division of production systems on subject subsystems and their organizational support is justified. The most important features of information systems, as the integrated databases for information support of management and ways of formation primary, i.e. operational data and a form of data processing and machining interaction with the person are opened. The special attention is paid to consideration of features of processing of registration information on the basis of application of the list of identifiers of objects of the account and a double way of reflection of economic operations, and also possible transformations of registration systems in the conditions of information society. The attention is also paid to radical changes of economic methods of management in the conditions of modern information technologies.
Key words: information technologies, information systems, subject subsystems, ways of records of economic operations, organizational support of management, database, intra production orders, party production management.
