CC BY
212
Экономика и управление в отраслях и сферах деятельности
Павлова Ю. А. Pavlova Yu. A.
кандидат экономических наук, доцент кафедры «Экономика и управление на предприятии нефтяной и газовой промышленности», ФГБОУВО «Уфимский государственный нефтяной технический университет», г. Уфа, Российская Федерация
ОРГАНИЗАЦИЯ ЭФФЕКТИВНОЙ СИСТЕМЫ ВНУТРЕННЕГО КОНТРОЛЯ НА СОВРЕМЕННОМ ПРЕДПРИЯТИИ
Контроль — неотъемлемый элемент системы управления предприятием, требующий оснащённости самыми передовыми технологиями. Основной целью контроля является предотвращение отклонений от планов, регламентов, норм, что значительно дешевле, чем их исправление. Необходимыми и достаточными условиями создания и функционирования системы контроля являются следующие: контролю должна быть подвергнута каждая из сфер деятельности предприятия, контроль должен быть действенным и информативным, он должен быть экономичным. Контроль должен быть всеохватывающим, действенным и экономически целесообразным (и с технической, и с финансовой точек зрения). Однако, как это часто бывает, при решении проблем рациональной организации систем возникает дилемма: «полнота охвата / экономичность». При неэффективном функционировании системы внутреннего контроля предприятие может нести трудовые, материальные, стоимостные, временные, информационные, интеллектуальные потери. Кроме того, при отсутствии системы мониторинга аспектов безопасности могут дополнительно возникнуть риски ущерба жизни и здоровью людей, репутации предприятия, ущерба окружающей среде, экологических потерь. Эффективность контроля закладывается на стадии проектирования предприятия и организации системы управления, при этом необходима направленность внутреннего контроля на стратегические приоритеты организации и основные сферы её деятельности. Контрольные функции должны быть взаимосвязаны и интегрированы во все функции управления. Информация, полученная в результате внутреннего контроля, анализируется в будущих периодах в качестве накопленного опыта и используется при корректировании целей и формировании мотиваций. Основная задача системы внутреннего контроля предприятия — служить условием повышения устойчивости и эффективности предпринимательской деятельности, система контроля должна быть надёжной и действенной, а выгоды, обеспечиваемые контролем, должны превышать затраты на его организацию.
Ключевые слова: система контроля, менеджмент, контроллинг, функции управления, экономическая эффективность контроля, обратная связь, комплаенс-контроль, контроль рисков, планирование.
ORGANIZATION OF AN EFFECTIVE INTERNAL CONTROL SYSTEM AT THE MODERN ENTERPRISE
Control is an integral element of the enterprise management system, which requires the most advanced technologies. The main purpose of control is to prevent deviations from plans, regulations, norms, which is much cheaper than correcting them. The necessary and sufficient conditions for the creation and operation of a control system are the following: each of the fields of activity of the enterprise must be subjected to control; control must be effective and informative; it should be economical. Monitoring should be comprehensive, effective and economically viable (both from a technical and financial point of view). However, as is often the case, when solving
Economy and management ín branches and fíelds of actmty
problems of rational organization of systems, a dilemma arises: «full coverage / cost effectiveness». With the inefficient functioning of the internal control system, an enterprise may incur labor, material, cost, temporary, informational, intellectual losses. In addition, in the absence of a monitoring system for safety aspects, there may be additional risks of damage to the life and health of people, the company's reputation, damage to the environment, environmental losses. The effectiveness of control is laid at the design stage of the enterprise and the organization of the management system, while the focus of internal control on the strategic priorities of the organization and its main areas of activity is necessary. Control functions should be interconnected and integrated into all control functions. Information obtained as a result of internal control is analyzed in future periods as accumulated experience and is used when adjusting goals and forming motivations. The main task of the internal control system of an enterprise is to serve as a condition for improving the sustainability and efficiency of business activities, the control system must be reliable and effective, and the benefits provided by the control must exceed the costs of its organization.
Key words: control system, management, controlling, management functions, economic efficiency of control, feedback, compliance control, risk control, planning.
Система контроля современного предприятия должна иметь четкую стратегическую направленность, поскольку внутренний контроль представляет собой процесс анализа соответствия развития предприятия его целям и стратегическим планам, отражающим основные приоритеты развития предприятия. В качестве объекта контроля выступает вся совокупность аспектов деятельности предпринимателя; субъектом, в зависимости от масштаба предприятия, может быть как сам предприниматель, в случае ИП или микропредприятия, так и многоуровневая система внутреннего контроля в крупных предприятиях и холдингах. Вне зависимости от размеров объекта и субъекта, система контроля должна быть рационально организованной, действенной, экономичной. Внутренний контроль является важнейшей составляющей менеджмента. Являясь завершающей стадией цикла менеджмента, сутью которой служит механизм обратных связей, контроль в соединении со стратегическим планированием обеспечивает наблюдение за достижением целей предприятия [1—7]. Внутренний контроль призван определить: насколько хорошо выполняются отдельные операции, и какие следует внести изменения для достижения лучших результатов.
При неэффективном функционировании системы внутреннего контроля предприятие может нести трудовые, материальные, стоимостные, временные, информационные,
интеллектуальные потери. Кроме того, при отсутствии системы мониторинга аспектов безопасности могут дополнительно возникнуть риски ущерба жизни и здоровью людей, репутации предприятия, ущерб окружающей среде, экологические потери [8].
Контроль должен быть всеохватывающим, действенным и экономически целесообразным, однако при решении проблем рациональной организации систем возникает дилемма: «полнота охвата / экономичность». Как обеспечить действенность контроля, с одной стороны, и его экономичность, с другой? Как не довести до абсурда воплощение в жизнь принципа всеобщего охвата, которым оправдывается бесконечное самовозрастание контролирующих органов (и внешних, и внутренних)?
«Всеобщий охват» подразумевает не контроль всех процессов и операций, а охват всех сфер деятельности: снабженческо-сбы-товую, производственную, финансовую, социальную. При этом контроль должен обеспечивать соблюдение законодательства и правовых норм не только государства, в котором осуществляется деятельность предприятия, но и норм международного права.
Правовые нормы, регулирующие отношения внутри организации, детально устанавливаются внутрифирменными (корпоративными) документами, поскольку способ действия предпринимательской системы и ее эффективность зависят от её внутренней
организации, которая лишь укрупненно может быть регламентирована законодательными нормами. В связи с этим корпоративное право как система правил организации деятельности и правил поведения, разработанных внутри предприятия и выражающих согласованную волю собственника и коллектива предприятия, руководствующихся этими правилами, стало неотъемлемой частью правовой системы. В настоящее время контроль соблюдения правовых норм и законодательных актов различных уровней обозначается как комплаенс-контроль.
В современных условиях, при которых цифровые технологии стремительно преобразовывают все стороны предпринимательской деятельности; работа с контрагентами и взаимодействие различных структур и сотрудников опосредуется «облачными технологиями»; анализ практически любой характеристики предпринимательской деятельности становится доступным в рамках «Big Data», а изменения в правовом поле можно отслеживать в автоматическом режиме, изменяется парадигма контроля. Внутренний контроль всё более интегрируется в технологию контролируемых процессов. Методы контроля всё более синхронизируются с подконтрольными операциями по времени. В структуре субъектов внутреннего контроля всё меньший удельный вес остаётся за администрацией, всё больше мотивирован самоконтроль. Кроме того, явной тенденцией становится трансформация последующего контроля продуцента (производителя) в превентивный (предварительный) контроль пользователя.
Для обеспечения оперативного контроля результатов деятельности и налаживания непрерывного анализа динамики развития различных сфер деятельности, необходимо использовать автоматизированные системы контроля, основанные на современных достижениях техники и ИТ. Использование информационных технологий позволяет обеспечить адаптивность контроля, его способность перестраиваться под изменения, происходящие на предприятии с учетом изменившихся требований к параметрам подкон-
Экономика и УПРАВЛЕНИЕ В ОТРАСЛЯХ И СФЕРАХ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ
трольного объекта. То есть, в режиме реального времени обеспечивается возможность строить систему контроля не на детерминированной модели планов, а использовать опыт «дорожных карт» («roadmap»). Использование «дорожных карт» в регулировании системы контроля позволит наладить систему, адекватную объектам контроля и более комфортную для её субъектов, позволяющую более полно использовать их знания, навыки, опыт [9]. Это тем более важно в современных условиях, когда по мере повышения темпов внедрения инноваций, полномочия все полнее закрепляются за низовыми звеньями иерархической структуры управления. Соответственно низовые звенья структуры контроля все в большей степени включаются в осуществление оперативного и текущего контроля. За высшими звеньями структуры сохраняется ответственность за контроль стратегии и технической, финансовой и социальной политики развития предприятия.
В тех случаях, когда объектом контроля являются люди и их взаимодействие, он должен строиться на принципах доверия и этичности, что должно обеспечить сочетание формализованных и творческих элементов в организации системы контроля. Степень регламентированности взаимодействия в коллективе определяется не только сложностью решаемых задач, но и подготовленностью кадров управления.
Одной из важнейших задач системы внутреннего контроля является обеспечение безопасности всех аспектов деятельности предприятия. Чрезвычайно важно чётко определять цели анализа соответствующей стороны деятельности предприятия, строго формали-зовывать алгоритм оценки результатов контроля. При формализации методов контроля важно ориентироваться на общее снижение рисков при оптимизации затрат.
Чтобы максимально обеспечить безопасность, но при этом оптимизировать затраты на организацию, содержание и функционирование системы контроля, следует использовать риск-ориентированный подход к контролируемым объектам и контрольным
ECONOMY AND MANAGEMENT iN BRANCHES AND FiELDS OF ACTiViTY
функциям [10-12]. Риск-ориентированный подход предполагает ранжирование всех объектов контроля в определённой сфере деятельности по степени риска и включение их в план (график) в рамках финансового бюджета и бюджета времени по мере убывания вероятного ущерба при реализации рисковых событий.
Оптимизация соотношения «действенность / экономичность» может достигаться путём введения в систему управления предприятием системы контроллинга, важнейшей составляющей которой должна быть система мета контроля (т.е. контроль контроля) [13]. Возглавлять или осуществлять контроллинг должен собственник предприятия. Именно он заинтересован и в обеспечении контроля всех сторон предпринимательской деятельности, и в снижении затрат труда и прочих ресурсов на его осуществление.
Как функция управления контроль представляет собой процесс: сопоставления достигнутого результата с запланированным; определение степени соответствия фактического состояния системы желаемому; выявление причин отклонений. В связи с этим создание действенной эффективной системы контроля невозможно без:
— знания экономических законов и правовых аспектов деятельности организации;
— наличия регламентов, норм и нормативов;
— постановки чётких целей предпринимательской деятельности;
— разработки стратегий, планов, дорожных карт;
— использования знаний о психологии и учёта социальных аспектов;
— учёта рисков;
— налаженной системы учёта и отчётности.
Контроль представляет собой неотъемлемый элемент процесса планирования на всех его стадиях. Основная цель контроля — предотвращение отклонений от регламентов, норм, планов, что значительно дешевле, чем их исправление. Соответственно, эффективность контроля закладывается на стадии про-
ектирования предприятия и организации системы управления. При этом необходима направленность внутреннего контроля на стратегические приоритеты организации и основные сферы её деятельности. Контрольные функции должны быть взаимоувязаны и интегрированы во все функции управления [14]. Информация, полученная в результате внутреннего контроля, анализируется в будущих периодах в качестве накопленного опыта и используется при корректировании целей и формировании мотиваций.
Взаимосвязи основных направлений внутреннего контроля в системе управления предприятием представлены на схеме (рисунок 1).
Для некоторых объектов контроля необходим постоянный непрерывный, скользящий контроль (мониторинг). К таким объектам относятся практически все аспекты безопасности (производственная, пожарная, экологическая, экономическая, безопасность труда, санитарная безопасность), на многих предприятиях необходим мониторинг качества сырья и готовой продукции, рынков сбыта и т.п. [15].
Принципиальная модель непрерывного внутреннего контроля (мониторинга) рисков (Мг) может быть представлена как составляющая системы контроля предприятия, включающая ряд основополагающих категорий:
Мг(0 = ^ Ос, Sc, Fci, К^ Рс, С, Ттс,], где Cs — контролируемая сфера деятельности;
R — риск, являющийся объектом мониторинга;
Ос — объект контроля;
Sc — субъект контроля;
Fci — совокупность функций контроля;
К — управленческие отношения между различными субъектами контроля;
Рс — программа контроля (планы, графики, дорожные карты);
С — технология контроля;
Ттс — совокупность технических средств управления и контроля;
t — время контроля.
Экономика и управление в отраслях и сферах деятельности
Хотя контроль должен быть всеохватывающим, т.е. держать в поле зрения основные сферы деятельности организации и процессы, протекающие в ней, некоторые аспекты ее деятельности нецелесообразно контролировать слишком тщательно, если это отвлекает много сил и средств, а некоторые процессы и операции проверять и вовсе нет смысла.
Оптимальная структура внутреннего контроля может рассматриваться как одно из важных стратегических преимуществ с точки зрения надёжности и управляемости предприятия. В связи с этим для оценки используется система показателей разного типа, часть которых не имеют количественного измерения.
В любом случае, есть необходимые и достаточные условия создания и функционирования системы контроля:
— контролю должна быть подвергнута каждая из сфер деятельности предприятия;
— контроль должен быть действенным и информативным;
— контроль должен быть экономичным.
Одним из основополагающих принципов
организации системы контроля обозначается её экономичность. При этом вполне обоснованно не говорится об экономической эффективности системы контроля в целом. Целостной системы контроля как таковой нет. Её отдельные составляющие, имея раз-
ные цели, объекты, субъекты, имеют различные формы результатов и затрат, соответственно, различны и методы их определения.
Поскольку задача, стоящая перед системой контроля — служить условием повышения устойчивости и эффективности предпринимательской деятельности, система контроля должна быть надёжной и действенной, а выгоды, обеспечиваемые контролем, должны превышать затраты на его организацию. Производственная структура, функционирующая в условиях нестабильности и высокой неопределенности, может быть дополнена избыточно организованной системой контроля. Соответственно, затраты на эту систему контроля могут быть неоправданно высокими. В идеале, необходимость внутреннего контроля может быть минимизирована при условии, что производственная структура высоконадежна, функционирует автоматически, реализуя определенные цели по заданным алгоритмам. При этом затраты на систему контроля сводятся к нулю, хотя сама детерминировано функционирующая производственная система требует, как правило, значительных капитальных вложений и текущих затрат. Соответственно, объем контроля должен быть оптимальным для решения конкретных задач. Недостаточный контроль ведет к упущенным выгодам в связи с не обнаруженными, и значит, не использованными резервами, Излишний кон-
Рисунок 1. Взаимосвязи основных направлений внутреннего контроля в системе управления предприятием
- 89
Вестник УГНТУ. Наука, образование, экономика. Серия экономика. № 4 (26), 2018
EcONOMY AND MANAGEMENT iN BRANCHES AND FiELDS OF ACTiViTY
троль, в свою очередь, влечет за собой неэффективное расходование ресурсов. В итоге и в том, и в другом случаях результаты могут быть меньше затрат на его организацию и функционирование.
Результативность контроля достигается благодаря правильному подбору стандартов контроля, адекватно отражающих контролируемый предмет. Количественные значения оценки эффективности в основном доступны для анализа отдельных видов контроля, имеющих обособленный субъект и конкретный (как правило, технический) объект, по которому можно оценить результаты и приёмы анализа, позволяющие идентифицировать затраты на его осуществление.
Особенностью проектов организации системы контроля является априорная необходимость их внедрения в систему управления предприятием. В связи с этим, важнее определить не эффективность конкретной системы контроля, а оценить сравнительную эффективность нескольких вариантов реализации контрольных функций определённого вида, различные структурные решения организации системы контроля в конкретное время, в конкретной сфере деятельности.
Многие виды контроля можно оценивать с использованием сравнительных приёмов, отвечающих на вопросы сослагательного наклонения: «как возросли бы потери, если бы контроль был менее строгим?» или «насколько снизился бы ущерб, если бы был проведён предварительный контроль?» и т.п. При этом оценка ущерба в немалой степени определяется субъективным подходом субъекта контроля, а также статусом и ожиданиями реципиента результатов анализа эффективности контроля.
В целом, система внутреннего контроля может быть оценена лишь как важнейшая составляющая системы управления предпринимательской деятельностью с использованием преимущественно качественных характеристик. Эффективность системы управления, в свою очередь, должна оцениваться для целей совершенствования управления (на стадии проектирования новых предпринимательских структур, при планировании и ана-
лизе состоятельности систем управления действующих организаций) [16]. Критерием эффективности при сравнении различных вариантов организационной структуры служит возможность наиболее полного и устойчивого достижения конечных целей системы управления при относительно меньших затратах на её функционирование.
Оценка экономической эффективности контроля в системе управления предприятием может основываться на анализе приростных показателей экономической, коммерческой, бюджетной эффективности хозяйственной деятельности; на определении прироста стоимости бизнеса в результате совершенствования системы контроля; на изменении чистого потока денежных средств предприятия. Для такого анализа, как и для других проектов, связанных с совершенствованием объектов обслуживающего хозяйства или использованием услуг сторонних организаций, более приемлем ретроспективный анализ результатов похожих проектов (бенчмаркинг); метод сбалансированной системы показателей (The Balanced Scorecard); методы, основанные на экспертных оценках.
Для обобщающей оценки системы управления в целом и системы контроля в частности, может быть полезным метод анализа иерархий (МАИ), предназначенный для решения многокритериальных задач, включающих не только количественные, но и качественные факторы. Используя все возможные аргументы по решаемой проблеме, лицо, принимающее решение, может оценить относительную степень взаимодействия элементов в иерархии. Этот подход, как и экспертный, страдает определенным субъективизмом, но при соответствующей обработке он позволяет получить решения в численном выражении.
Вывод
Таким образом, организация внутреннего контроля не поддаётся формализации и требует от собственников бизнес-корпораций особого внимания. В первую очередь, это касается квалификации и опыта субъектов внутреннего контроля; атмосферы сотрудни-
чества и доверия внутри департаментов и подразделений, культуры взаимодействия между ними.
Именно этим аспектам должно отдаваться предпочтение в организации непрерывного образования сотрудников экономических и
Список литературы
1. Белых Л.П. Реструктуризация предприятия. М.: ЮНИТИ-ДАНА, 2009. 511 с.
2. Бурцев В.В. Организация системы внутреннего контроля коммерческой организации. М.: Экзамен, 2000. 320 с.
3. Гуськова Т.Н., Васильева Е.А. Организационный механизм системы внутреннего контроля экономического субъекта // Вестник Поволжского государственного университета сервиса. Серия: Экономика. 2013. № 2 (28). С. 93-98.
4. Колодин Д.М. Внутренний контроль. М.: Техносфера, 2017. 194 с.
5. Порфирьева А.В. Внутренний контроль. Методология сквозного контроля автономных учреждений: монография. М.: ИНФРА-М, 2013. 150 с.
6. Пронина А.М. Основные методологические подходы к организации системно-ориентированного внутреннего контроля // Ученые записки Российской академии предпринимательства. 2013. № 35. С. 98-103.
7. Турищева Т.Б. Внутренний контроль и аудит: теория и практика применения в финансово-хозяйственной деятельности организации. М.: ИТКОР, 2012. 132 с.
8. Павлова Ю.А. Экономические аспекты системы безопасности в проектном анализе // Проблемы и тенденции развития инновационной экономики: международный опыт и российская практика: матер. IV Междунар. науч.-практ. конф. С. 170-173.
9. Агафонов И.А. Разработка дорожной карты проекта и использование контроллинга при реализации проекта реструктуризации нефтегазовой компании // Современная наука: Актуальные проблемы теории и практики. Серия «Экономика и Право». 2014. № 9-10. C. 12-15.
10. Федеральный закон от 30.12.2008 № 307-ФЗ (ред. от 03.07.2016) «Об аудиторской деятельности».
Экономика и управление в отраслях и сферах деятельности
юридических служб корпорации любого масштаба, при этом, чем меньше корпорация, тем более широким кругом компетенций должен владеть сотрудник, осуществляющий контроль различных сторон её деятельности.
11. Постановление Правительства РФ от 30.06.2012 № 667 «Об утверждении требований к правилам внутреннего контроля, разрабатываемым организациями, осуществляющими операции с денежными средствами или иным имуществом (за исключением кредитных организаций), и индивидуальными предпринимателями, и о признании утратившими силу некоторых актов Правительства Российской Федерации».
12. Международный стандарт ГОСТ Р ИСО 31010:2011 «Менеджмент риска. Методы оценки риска» (Приказ Федерального агентства по техническому регулированию и метрологии от 1 декабря 2011 г. № 680-ст).
13. Фалько С. Контроллинг для руководителей и специалистов. М.: Финансы и статистика, 2008. 272 c.
14. Павлова Ю.А. Особенности проектного подхода в управлении предприятием // Инновации в управлении региональным и отраслевым развитием: матер. Всеросс. научно-практической конф. с междунар. участием. 2017. С.290-293.
15. Павлова Ю.А. Экономические аспекты системы безопасности предприятий нефтяной промышленности // Электронный научный журнал «Нефтегазовое дело». 2011. № 3. С. 347-355.
16. Мескон М.Х., Альберт М., Хедоури Ф. Основы менеджмента: Пер. с англ. М.: Вильямс, 2008. 672 с.
References
1. Belykh L.P. Restructuring of the enterprise. M.: UNITY-DANA, 2009. 511 c.
2. Burtsev V.V. Organization of the internal control system of a commercial organization. M.: Exam, 2000. 320 p.
3. Guskova T.N., Vasilyeva E.A. Organizational mechanism of the system of internal control of an economic entity // Bulletin of the Volga State University of Service. Series: Economy. 2013. № 2 (28). P. 93-98.
Economy and management ín branches and fíelds of actívíty
4. Kolodin D.M. Internal control. Moscow: Technosphere, 2017. 194 p.
5. Porfiryeva A.V. Internal control. Methodology of end-to-end control of autonomous institutions. M.: INFRA-M Publ., 2013.150 p.
6. Pronina A.M. The main methodological approaches to the organization of system-oriented internal control // Scientific Notes of the Russian Academy of Entrepreneurship. 2013. № 35. P. 98-103.
7. Turischeva T.B. Internal control and audit: theory and practice of application in the financial and economic activities of the organization. M.: ITKOR, 2012. 132 p.
8. Pavlova Yu.A. Economic aspects of the security system in project analysis // Problems and trends in the development of an innovative economy: international experience and Russian practice: Materials of the IV International Scientific and Practical Conference. 2016. P. 170-173.
9. Agafonov I.A. Development of a project roadmap and use of controlling in the implementation of a project for restructuring an oil and gas company // Modern Science: Actual problems of theory and practice. Series «Economics and Law». 2014. No. 9-10. P. 12-15.
10. Federal Law of 30.12.2008 No. 307-FZ (as amended on 07.03.2016) «On Auditing».
11. Decree of the Government of the Russian Federation of 30.06.2012 No. 667 «On the approval of requirements for the rules of internal control developed by organizations conducting operations with monetary funds or other property (except for credit institutions) and individual entrepreneurs, and on the recognition of certain Acts of the Government of the Russian Federation».
12. International standard GOST R ISO 31010: 2011 «Risk management. Risk assessment methods» (Order of the Federal Agency for Technical Regulation and Metrology of December 1, 2011 No. 680 p).
13. Falco S. Controlling for managers and specialists. M.: Finance and Statistics, 2008. 272 p.
14. Pavlova Yu.A. Features of the project approach in the management of the enterprise // Innovations in the management of regional and sectoral developmental: materials of All-Russian scientific-practical conference with international participation. 2017. P. 290-293.
15. Pavlova Yu.A. Economic aspects of the security system of oil industry enterprises // Electronic scientific journal «Oil and Gas Business». 2011. № 3. P. 347-355.
16. Meskon M.Kh., Albert M., Hedouri F. Fundamentals of Management: Transl. from Engl. M.: Williams, 2008. 672 p.
