CC BY
9Жучкова Е. В., ст. преп., Слабинская И. А., д-р экон. наук, проф., Белгородский государственный технологический университет им. В.Г. Шухова
ОРГАНИЗАЦИОННЫЕ АСПЕКТЫ СОЗДАНИЯ СЛУЖБЫ ВНУТРЕННЕГО АУДИТА В ДИСТРИБЬЮТОРСКИХ ОРГАНИЗАЦИЯХ
slabinskaja@intbel.ru
Раскрыта необходимость создания службы внутреннего аудита в дистрибьюторских организациях. Приведены понятия элементов управления организацией, структурных уровней внутреннего контроля и его целей. Дается авторское определение внутреннего контроля и аудита.
Ключевые слова: Аудит, внутренний аудит, структура управления, внутренний контроль._
Возникновение, становление и развитие рыночных отношений в России не могли не затронуть одну из наиболее значимых отраслей социальной сферы народного хозяйства - здравоохранение. Это, прежде всего, выразилось в появлении в фармацевтической отрасли частного сектора и уменьшении участия государства в системе распределения лекарственных средств. Наметившаяся тенденция открыла возможность формирования на рынке широкого ассортимента лекарственных средств, как отечественных, так и зарубежных производителей, а это, в свою очередь, привело к повышению спроса на лекарственные препараты, росту объема фармацевтического рынка и возникновению дистрибьюторских услуг.
Развитие дистрибьюторских компаний, как и любой коммерческой организации, прежде всего, направлено на получение доходов, рост товарооборота и повышение их доли на рынке. Текущие тенденции развития фармацевтического рынка состоят в ужесточении конкуренции российских и западных дистрибьюторских компаний, аптечных сетей и пунктов. Вследствие этого возникает объективная потребность в оптимизации деятельности торговых фармацевтических компаний, направленной на совершенствование технологических процессов закупоч-но-сбытовой деятельности, рост производительности складских мощностей и повышение эффективности использования внутренних ресурсов компаний.
Одним из основных способов достижения этих целей является формирование эффективной системы управления организацией, основанной на получении своевременной, полной и достоверной информации, пригодной для принятия эффективных управленческих решений, а также наличия уверенности руководства в функционировании текущих процессов на соответствующем уровне. Из этого следует, что уровень действующего контроля в дистрибьюторских компаниях должен обеспечивать руководство необходимой информацией о качественном исполне-
нии поставленных задач и своевременном выявлении всех негативных факторов, способных нарушить их выполнение.
При этом следует отметить, что от работы дистрибьюторского звена, от того, как быстро будет поставлен необходимый препарат и какого качества, будет зависеть здоровье и жизнь человека. Поэтому в системе внутреннего контроля дистрибьюторской компании должно уделяться особое внимание таким важным аспектам деятельности, как:
- исключение из оборота фальсифицированных и просроченных лекарственных средств путем повышения качества контрольной деятельности за реализуемым ассортиментом;
- поддержание высоких требований информации о поставщиках и усиление контроля за исполнением нормативных актов органов здравоохранения по обороту лекарственных средств;
- соблюдение требований к организации складских мощностей, следование нормативам по приемке товара, установке паллетов и стеллажей хранения товара, разделения мест хранения, учитывающих требования производителей и инструкций органов здравоохранения;
- наличие высококвалифицированных специалистов только в области фармацевтики (провизоров, лаборантов и.т.д.), но и качественном обучении складского персонала по работе с лекарственными средствами;
- внедрение высокотехнологичных автоматизированных элементов управления, позволяющих повысить оперативность получения информации об объекте контроля;
- разработка и внедрение методик обследования системы внутреннего контроля, учитывающих контрольную деятельность на уровне выполнения отдельных бизнес-процессов;
- определение функций и принципов взаимодействия субъектов контроля.
Необходимо отметить, что организация и развитие системы внутреннего контроля и аудита направлено на совершенствование и оптимизацию действующих процессов дистрибьютор-
ских компании, пересмотр и изыскание механизмов снижения неоправданных потерь и издержек, а также повышение уверенности руководства в четком исполнении установленных целей.
Таким образом, организация и развитие системы внутреннего контроля и аудита должна охватывать всю деятельность дистрибьюторской компании.
В рыночных отношениях основополагающими условиями динамического развития организации выступает способность достижения поставленных целей, четкое следование намеченным ориентирам и выработанным стратегиям развития, поддержание устойчивого финансово -экономического и правового положения. Выполнение перечисленных условий определяют эффективность управления организацией.
Согласно теории управления ее традиционными элементами являются:
• планирование - сбор, обработка, анализ информации и принятие практических решений;
• организация и регулирование - процесс реализации принятого управленческого решения;
• учет - сбор, обработка и регистрация информации о результатах практических решений;
• анализ - разложение компонентов, полученных на этапе формирования результата, и проведение их детальной оценки с целью определения уровня эффективности выбранного управленческого решения.
Контроль, по мнению Института Внутренних аудиторов (США), является действием, предпринятым органом управления, для повышения вероятности того, что установленные цели будут достигнуты.
То есть контроль, как важная часть системы управления обеспечивает оптимальность выполнения процессов на каждой стадии их действия. Контроль должен охватывать все процессы деятельности организации, хотя практика показывает, что отдельные руководители считают, что для достижения результата не требуется контроля за функционированием организации.
В небольших организациях функции внутреннего контроля, как одного элемента процесса управления, выполняют сотрудники, закрепленные за конкретным участком. Руководство организации подобного уровня имеет достаточно времени и ресурсов для проведения самостоятельной оценки информации об потенциальных рисках и разработке методов их предотвращения.
Систему внутреннего контроля организации правомерно подразделяют на следующие
элементы или структурные уровни:
• государственный контроль;
• аудиторский контроль (его часто называют также независимым контролем);
• внутренний контроль (т.е. контроль, организованный на уровне непосредственно хозяйствующего субъекта);
• общественный контроль (т.е. контроль со стороны контрагентов по финансово-хозяйственным договорам, кредиторов, инвесторов и т.д.).
Внутренний аудит в западных странах зародился еще в начале ХХ века и получил значительный импульс к развитию после Второй Мировой войны в ответ на возросшие объемы операций и децентрализацию компаний. В 1941 г. в США был создан Институт внутренних аудиторов, профессиональная ассоциация внутренних аудиторов, ставящая своей целью развитие и популяризацию профессии внутреннего аудитора и выработку стандартов профессиональной деятельности. В настоящее время Институт насчитывает около 72 тыс. членов и представлен в более 120 странах. А всего в мире насчитывается порядка одного миллиона людей, в той или иной степени занимающихся внутренним аудитом.
Множество компаний по всему миру страдает от неэффективного использования трудовых, финансовых и материальных ресурсов, от недостатка, необходимой для принятия правильных решений, информации, непреднамеренного и преднамеренного искажения отчетности, прямого мошенничества со стороны персонала и управляющих. Подобных проблем можно избежать путем создания внутри самих компаний эффективной системы внутреннего контроля.
Любая деятельность внутри организации осуществляется в рамках двух систем. Одна -это операционная (организационная) система, построенная для достижения заданных целей. Другая система - это система контроля, пронизывающая операционную (организационную) систему. Она состоит, в общем виде, из политики, процедур, правил, инструкций, бюджетов, системы учета и отчетности. Эта система направлена, в конечном итоге, на создание необходимых предпосылок и повышение вероятности того, что компания в целом и менеджеры компании, в частности, достигнут поставленных целей.
Следует отметить, что впервые понятие внутреннего контроля появилось в лексиконе еще в начале XVIII века. А как система контроля деятельности предприятия это понятие сформировалось к началу ХХ столетия в виде совокуп-
ности трех элементов: разделение полномочий, ротация персонала, использование и анализ учетных записей. Позже функции внутреннего контроля значительно расширились, преобразовавшись в организацию и координирование действий, направленных на обеспечение сохранности активов, проверку надежности учетной информации, повышение эффективности операций, следование предписанной политике и процедурам компании. Таким образом, новые функции вывели понятие внутреннего контроля за рамки круга вопросов, относящихся к обычному бухгалтерскому учету. Эволюционируя и расширяя сферу своего приложения, внутренний контроль к концу XX века уже превратился в инструмент контроля за рисками, где его функции тесно взаимодействуют с функцией управления рисками - риск-менеджментом.
Таким образом, внутренний контроль есть процесс, направленный на достижение целей компании, и являющийся результатом действий руководства по планированию, организации, мониторингу (контролю) деятельности компании, как в целом, так и ее отдельных подразделений. Менеджеры компании должны, во-первых, поставить цель и определить задачи компании и отдельных подразделений и построить соответствующую этому рациональную структуру организации. И, во-вторых, обеспечить функционирование эффективной системы документирования, учета и отчетности, разделения полномочий, авторизации, мониторинга для достижения поставленных целей и решения управленческих и стратегических задач организации.
Таким образом, определение внутреннего контроля с точки зрения его бухгалтерского понимания состоит в следующем: внутренний контроль - это структура, политика, правила, процедуры по обеспечению сохранности активов компании, получения доходов и достоверности бухгалтерских данных о всех хозяйственных операциях, осуществляемых в организации. Это дает достаточную уверенность в том, что:
• все операции в компании должным образом авторизованы;
• вся информация своевременно и точно отражается в отчетности в соответствии со стандартами учета;
• доступ к активам компании осуществляется на основании соответствующей авторизации и их наличие путем инвентаризации сверяется с данными бухгалтерского учета.
При этом, важно осознавать, что внутренний контроль полезен только в том случае, если направлен на достижение конкретных целей, и, прежде чем оценивать результаты контроля,
необходимо определить эти цели. Рассмотри основные требования внутреннего контроля:
• надежность и полнота информации;
• соответствие учетной политике, стратегическим планам, процедурам, действующему законодательству;
• обеспечение сохранности активов;
• экономичное и эффективное использование ресурсов;
• достижение подразделениями компании поставленных целей и задач.
На наш взгляд, система внутреннего контроля должна быть основана на следующих понятиях:
- организация: простая организационная структура с четкими линиями подчиненности, ответственность в рамках полномочий, отчетность перед вышестоящими руководителями, разграничение критических функций, возможность быстрого реагирования при изменении как внутренних, так и внешних факторов, четкое определение роли и ответственности каждого отдела, надлежащий уровень контроля деятельности сотрудников и периодическая оценка результатов их работы.
- политика: утверждается на уровне руководства в соответствии с целями и задачами организации и издается в письменном виде, доводится до сведения сотрудников, периодически пересматривается и обновляется по мере необходимости.
- процедуры: обеспечивают разграничение критических функций, максимально просты и понятны, не противоречат и не дублируют друг друга, периодически пересматриваются и обновляются по мере необходимости.
- персонал: оценка личных качеств кандидатов при приеме на работу, профессиональные тренинги и курсы, четкое определение роли, обязанности и ответственность, своевременная ротация кадров.
- учет: необходим для принятия эффективных решений, ведется по организационным подразделениям компании.
- отчетность: отчеты своевременны, просты и последовательны, доступны для восприятия и понимания.
- бюджеты: служат инструментом анализа достижения целей, поставленных перед подразделениями, и способствуют улучшению координации деятельности различных отделов.
Важно отметить, что целью дистрибьюторской компании должно являться не создание системы контроля, которая бы полностью гарантировала отсутствие возможных отклонений, ошибок и неэффективности в работе, а системы, которая помогала бы их своевременно выявлять
и устранять, способствуя повышению эффективности работы в целом, так и каждого структурного подразделения и рациональности ее создания. Ведь ресурсы, направленные компанией на создание избыточного контроля, могли бы быть использованы для достижения других целей и задач. Однако, даже хорошо выстроенная и организованная система внутреннего контроля нуждается в оценке своей эффективности как с точки зрения достижения поставленных целей, так и с точки зрения экономичности. Этой цели служит, как уже говорилось выше, внутренний аудит.
Таким образом, внутренний аудит является оценкой надежности и эффективности существующей системы внутреннего контроля, а внутренние аудиторы - людьми, призванными непредвзято, объективно и профессионально провести такую оценку. Иными словами, внутренний аудит есть функция независимой оценки всех сторон хозяйственной деятельности организации, осуществляемая изнутри организации и направленная на создание у менеджеров компании уверенности в том, что существующая система контроля достаточно надежна и эффективна.
БИБЛИОГРАФИЧЕСКИЙ СПИСОК
1. Аренс А., Лоббек Дж. Аудит / пер. с англ.; под общ. Ред. Я. В. Соколова. - М.: Финансы и статистика, 1995. (Сер. По бухгалтерскому учету и аудиту).
2. Бурцев В. Использование внутреннего контроля коммерческой организации в государственном и управленческом аудите. / В.Бурцев. // Аудит и налогообложение. - 2002. -N 2. - С. 22-26.
3. Другова З.К. Разработка системы внутреннего контроля для повышения качества управления деятельностью аптечной организации: Методические рекомендации /З.К.Другова, А.М.Битерякова, М.В.Малаховская // Томск: Изд-во ТПУ, 2006. -34 с.
4. Ендовицкий Д.А. Обоснование места внутреннего аудита в системе внутреннего контроля. /Д.А.Ендовицкий; А.А.Аронова // Аудитор N 12 2003. - 37-45.//
5. Кононова С.В. Фармацевтические услуги, формирование рынка. /С.В.Кононова, Г.А.Олейник. // Новая аптека. - 2003. - N 6. - С. 25-31.
6. Подольский В. И., Савин А. А., Сотникова Л. В. и др. Аудит: учебник для вузов / под ред. Проф. В. И. Подольского. - 3-е изд., перераб. И доп. - М.: ЮНИТИ-ДАНА, 2003.
