CC BY
156
6. Жариков И.С., Лукьянов А.И., Лукьянов Н.И. Тенденции развития рынка недвижимости Белгородской области // Новое слово в науке и практике: гипотезы и апробация результатов исследований. - 2015. - № 15. -С. 204-212.
7. Грабовый П.Г. К вопросу об эффективности государственного участия в развитии рынка малоэтажного жилищного строительства / П.Г. Грабовый, И.П. Авилова, Т.А. Мацина // В сборнике: Актуальные вопросы образования и науки сборник научных трудов по материалам Международной научно-практической конференции: в 14 частях. - 2014. - С. 23-25.
ОПТИМИЗАЦИЯ ДОКУМЕНТООБОРОТА КАК ФАКТОР ПОВЫШЕНИЯ ЭФФЕКТИВНОСТИ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ ПРЕДПРИЯТИЯ (НА ПРИМЕРЕ ОАО «РЭС»)
© Гетикова Т.П.*
Новосибирский государственный технический университет, г. Новосибирск
Документы являются основной и главной информацией для любой организации. Важно сохранить и уметь использовать информацию предприятия, чтобы успешно вести бизнес. Способность принять верное решение и вовремя отреагировать на ситуацию, реагировать на все изменения рынка зависит не только от таланта и опыта руководителей, но и от того, насколько разумно в нем организовано управление документооборотом. Неправильное использование накопленной информации может привести к потере в бизнесе. Ведь вовремя не полученная информация или документ - это потерянные деньги, время и возможности.
Ключевые слова документооборот, документооборот на предприятии, кадровое делопроизводство, инструкция по делопроизводству.
1. Понятие документооборота.
Документооборот - это движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки.
Документооборот является важным звеном в организации делопроизводства, так как он определяет не только движения документов, но и скорость движения документов. В делопроизводстве документооборот рассматривается как информационное обеспечение деятельности аппарата управления,
* Студент кафедры Производственного менеджмента и экономики энергетики. Научный руководитель: Тимофеева Ю.Н., доцент кафедры Производственного менеджмента и экономики энергетики, кандидат экономических наук.
его документирования, хранения и использования ранее созданных документов. Основными правилами организации документооборота являются:
1) оперативное прохождение документа с наименьшими затратами во времени;
2) максимальное сокращение инстанций прохождения документа;
3) порядок прохождения и процесс обработки основных видов документов должны быть единообразными.
Документооборот можно разделить на 3 основных вида: 1) входящие, 2) исходящие, 3) внутренние.
Таблица 1
Виды документооборота
Вид Характеристика документа
Входящий документ Это документ, который поступил в учреждение. Большинство входящих документов должны порождать соответствующие исходящие, в установленные сроки. Сроки могут быть установлены нормативными актами, предписывающими то или иное время ответа на соответствующий входящий документ, или могут быть указаны непосредственно во входящем документе.
Исходящий документ Это официальный документ, который отправляется из учреждения. Большинство исходящих документов являются ответом организации на входящие документы. Некоторая часть исходящих документов готовится на основе внутренних документов организации.
Внутренний документ Это официальный документ, который не выходит за пределы подготовившей его организации. Данные документы используются для организации работы, так как они обеспечивают решение управленческих задач в пределах одной организации.
2. Влияние документооборота на эффективность деятельности предприятия.
Внедрение систем электронного документооборота (СЭД) - один из самых популярных в последнее время проектов. Внедрение этих систем, приводит к ускорению документооборота. Приводит к снижению затрат на работу с бумажными документами, к сокращению времени поиска документов, повышению исполнительской дисциплины и т.д.
Эффективность автоматизированной системы электронного документооборота, складывается из двух основных частей:
1. Экономия средств на документооборот (благодаря использованию более дешевой технологии обработки документов в электронной форме):
1) на расходные материалы;
2) на оборудование;
3) на доставку информации в бумажном виде;
4) на хранение бумажных документов.
2. Экономия рабочего времени сотрудников в процессе введения документооборота:
1) на ручную обработку данных и выполнение обслуживающих функций;
2) на прохождение документов;
3) на поиск нужных документов;
Рассмотрим разницу внедрения между бумажным и электронным документооборотом.
Таблица 5
Сравнительный анализ видов документооборота
Бумажный документооборот (традиционная технология) Электронный документооборот (автоматизированная технология).
Ручное ведение документооборота, прием документов, поступивших по электронным каналам (факс, телеграф, электронная почта) Автоматизированное ведение документооборота, прием документов, поступивших по электронным каналам.
Ручная печать карточек, подготовка сводок, справок, отчетов, реестров и других элементов документооборота Имеется возможность автоматизировать печать карточек, стандартных сводок, справок и реестров, формирование произвольных отчетов в системе электронного документооборота.
Ручное перемещение проекта документа в процессе согласования и утверждения Автоматизированная пересылка проекта между согласующими и утверждающими должностными лицами по заранее заданному маршруту.
Размножение документов и карточек, транспортировка и передача их исполнителям Автоматическая рассылка необходимого числа электронных версий документов и карточек по компьютерной сети.
Ручная регистрация факта передачи документов и резолюций должностному лицу, которая часто не выполняется ввиду халатности сотрудников в процессе организации бумажного документооборота Автоматическая регистрация фактов пересылки и получения документов и резолюций по компьютерной сети при электронной форме документооборота.
Многократная регистрация одних и тех же документов в журналах и картотеках различных структурных подразделений Однократная первичная регистрация документа в любом подразделении и последующее автоматическое отслеживание движения и исполнения документа в электронных картотеках подразделений.
Ручной поиск документов и сбор сведений об их исполнении в разрозненных картотеках различных подразделений Автоматизированные методы сквозного поиска по всем картотекам с учетом прав доступа.
Эффект от внедрения системы документооборота, обусловленный улучшением управленческих процессов и не поддающийся количественным подсчетам.
Ускорение прохождения документов и предоставления услуг связано со своевременностью и оперативностью принятия решений в случаях, когда ситуация зависит от информации, содержащейся в документе. Значительно ускоряются процессы коллективной работы с документами (согласования и утверждения и т.п.) в системе электронного документооборота.
3. Характеристика документооборота на предприятии.
Документы - это основные информационные ресурсы предприятия, работа с которыми требует правильной организации. Документы обеспечива-
ют информационную поддержку принятия управленческих решений на всех уровнях и сопровождают ведение всех бизнес-процессов.
Рассмотрим, как работает документооборот на предприятии в ОАО «РЭС».
«Инструкция по делопроизводству в ОАО «РЭС» устанавливает общие требования к документированию управленческой деятельности и организации работы с документами в ОАО «РЭС».
Инструкция является важной частью системы регламентов Общества.
Данной инструкцией следует руководствоваться, когда у сотрудников возникают спорные вопросы, которые связаны с порядком выполнения процедур документирования.
Положения настоящей Инструкции распространяются на делопроизводство Исполнительного аппарата и филиалов Общества.
Деятельность Исполнительного аппарата Общества обеспечивается системой взаимосвязанных управленческих документов, которые составляют их документационную базу.
Рис. 1. Движение документов в Обществе
Исполнительный аппарат Общества, филиалы вправе издавать следующие документы: приказы, указания, положения, регламенты, протоколы и иные документы в соответствии с их компетенцией.
Движение документов в Обществе с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки, передаче во внутренний архив Общества, использование в процессе временного или архивного хранения, а также их уничтожение, образуют документооборот (рис. 1).
Все документы обрабатываются в строго установленном порядке, в зависимости от того к какой группе документов они относятся.
4. Характеристика документооборота в части кадрового докумен-топроизводства.
Любая организация существует только тогда, когда в ней работают люди. Именно с подбора персонала и оформления его документов, начинается открытие какой-либо организации. Поэтому наличие службы кадров или специального сотрудника, который занимается оформлением кадров, обязательно для организации.
Кадровая служба - это самостоятельное структурное подразделение, которое подчиняется, в силу важности решаемых этой службой задач, непосредственно первому руководителю или одному из его заместителей.
Оперативность и качество решения вопросов, а также деятельность организации в целом, в значительной мере зависит от организации использования и хранения документов, в том числе и от их систематизации и классификации документов.
Специальный справочник по определению порядка распределения документов в дела, является номенклатура дел.
Номенклатура дел - это перечень заголовков дел, которые создаются непосредственно организацией, где указаны сроки их хранения. Она служит основой при составлении описей на дела постоянного хранения и со сроками хранения свыше 10 лет.
Рассмотрим номенклатуру дел на примере ОАО «РЭС», в которой осуществляются основные кадровые функции организации (таблица 2).
Таблица 2
Основные кадровые службы ОАО «РЭС»
Индекс дела Заголовок дела (тома, частей) Срок хранения дела (тома, части) и N статей по перечню Примечание
09-02-01 Постановления и распоряжения вышестоящей организации. Копии ДМН ст. 5 "а", 6 "а"
09-02-02 Коллективный договор Пост ст.275
09-02-03 Положение о службе управления персоналом Пост ст. 16
09-02-04 Должностные инструкции работников Пост ст. 35 а"
09-02-05 Приказы по основной деятельности в части решения кадровых вопросов. Копии ДМН ст. 6 "а"
09-02-06 Графики отпусков 1 г. ст. 356
09-02-07 Приказы по личному составу 75 л. ЭПК ст. 6б
09-02-08 Приказы о предоставлении отпусков 5 л. ЭПК ст.6б
09-02-09 Приказы по личному составу о приеме, увольнении, перемещении 75 л. ЭПК ст. 6б
09-02-10 Приказы о командировании работников 75 л. ЭПК ст. 6б О краткосрочных внутрироссийских командировках - 5 л.
Окончание табл. 2
Индекс дела Заголовок дела (тома, частей) Срок хранения дела (тома, части) и N статей по перечню Примечание
09-02-11 Документы к приказам по личному состав}, не вошедшие в состав личных дел (служебные записки) 5 л ст. 343
09-02-12 Документы к приказам по личному составу (о предостав- 5 л. ст. 343
лении отпусков)
Документы к приказам по личному составу (о примене-
09-02-13 нии дисциплинарных взыскании, не вошедшие в состав личных дел) 5 л. ст. 343
09-02-14 Трудовые договоры, дополнительные соглашения, не вошедшие в состав личных дел 75 л. ЭПК ст. 338
09-02-15 Договоры об обучении 5 л. (1) ст. 375 После истечения срока действия договора
09-02-16 Документы о профессиональной переподготовке, повышении квалификации работников 5 л. ЭПК ст. 368
09-02-17 Переписка с другими организациями и структурными подразделениями Общества (входящие документы) 5 л. ЭПК ст. 41
09-02-18 Переписка с другими организациями и структурными подразделениями Общества (исходящие документы) 5 л. ЭПК ст. 41
09-02-19 Протоколы заседаний аттестационных комиссий 15 л. ЭПК ст. 359
09-02-20 Документы к протоколам заседаний аттестационных ко- 5 л. ст. 360 Нет необходимости (документы хранят-
миссий ся в л.делах)
09-02-20 Графики проведения аттестации 1 г. ст. 367
09-02-21 Наградные документы (списки, наградные, копии приказов) Пост. ст. 384а
09-02-22 Личные дела работников 75 л. ЭПК ст. 337б
09-02-23 Личные карточки работников, форма N Т-2 75 л. ст. 339
09-02-24 Журнал регистрации приказов по личному составу Пост. ст. 72а
09-02-25 Журнал регистрации приказов о предоставлении учебных и ежегодных оплачиваемых отпусков Пост. ст. 72а
09-02-26 Журнал регистрации кадровых приказов (прием, увольнение, перемещение) Пост. ст. 72а
09-02-27 Журнал регистрации трудовых договоров 75 л. ст. 358д
09-02-28 Журнал учета личных дел 75 л. ст. 358д
09-02-29 Журнал учета личных карточек 75 л. ст. 358
09-02-30 Журнал регистрации приказов о командировках 5 л. ст. 358з
09-02-31 Трудовые книжки работников До востребования ст. 342 Невостребованные - не менее 50 лет
09-02-32 Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них 50 л. ст. 358е
09-02-33 Табели учета рабочего времени 1 г. ст. 281
09-02-34 Отчеты о наличии, движении работников 5 л. ЭПК ст. 262
09-02-35 Документы лиц, не принятых на работу 1 г. ст. 341
09-02-36 Журнал регистрации листков нетрудоспособности 5 л. ст. 476
09-02-37 Положения о структурных подразделениях и должностные инструкции работников Пост. ст. 16
09-02-38 Положение об аттестации руководителей и специалистов Пост. ст. 16
09-02-39 План обучения персонала в НОУ «Энергоцентр» ДМН ст. 92
09-02-40 План обучения персонала в ИПК и других учебных заведениях ДМН ст. 92
09-02-41 Договоры с ДОЦ (заявления, отчеты, открепительные талоны, книга выдачи путевок) 5л, ЭПК ст. 495
09-02-42 Документы на получение санаторно-курортных путевок 3 г. ст. 497
(заявки, заявления, книга выдачи путевок)
09-02-43 Решения комиссии по социальному страхованию Пост. ст. 521
5. Расчет нормативной численности персонала, выполняющего функции кадрового делопроизводства.
В настоящее время численность персонала ОУП составляет 13 чел. при численности персонала Общества более 4500 чел. Таким образом, соотношение численности персонала ОУП и численности персонала Общества составляет 1 к 346. С учетом специфики организационной структуры Общест-
ва - наличие 8-ми филиалов, которые удалены территориально от центрального офиса. Параметры процесса управления предприятием и персоналом -часть функций централизована - разделение труда в ОУП осуществляется следующим образом: в каждом из филиалов работает один специалист по кадрам, в исполнительном аппарате Общества работают 5 чел.
Таким образом, в филиалах, численность которых составляет от 400 до 597 чел., работу с кадрами в части кадрового делопроизводства осуществляет один специалист (в то время как усредненный показатель для российских предприятий составляет 1 работник ОУП на 150-200 работников, для некоторых энергетических предприятий г. Новосибирска данный показатель равен 1 работник ОУП на 100-130 работников).
Рассмотрим расчет, который произведен согласно Межотраслевым нормативам времени (табл. 3).
Таблица 3
Межотраслевые укрупненные нормативы времени на работы по комплектованию и учету кадров
№ п/п Вид выполняемых операций Единица измерения объема работ Норматив времени на единицу измерения, чел.-ч Нормы времени на выполнение конкретного вида работы, чел.-ч Объем работ в месяц Трудоемкость нормируемых работ, чел.-ч Примечание
1 Оформление документов при приеме на работу (служащих) Один работник (служащий) 0,74 0,80 49 39,16 Всего принято: 597
4 Оформление документов при увольнении (служащих) Один работник (служащий) 0,39 0,42 43 18,11 Всего уволено:527
5 Работа с картотекой уволенных работников Один работник 0,12 0,13 43 5,57
6 Выписка новой трудовой книжки или вкладыша к ней Одна книжка 0,11 0,12 5 0,59
7 Выписка дубликата трудовой книжки Один дубликат 0,27 0,29 1 0,29
8 Внесение записей в трудовую книжку Одна запись 0,07 0,08 36 2,72 440 перевод + награждение; прием, ув.входит в объем работ п.1,4
9 Снятие копии трудовой книжки Одна копия 0,72 0,78 365 283,82 в среднем 54 на 1 филиал+5АУ
10 Оформление перевода (приказ и доп.соглашение к трудовому договору Один работник 0,38 0,41 168 68,95 25 в среднем на 1 филиал без учета переводов по АУ (реорганиз)
11 Составление и корректировка графика отпусков Один работник 0,1 0,11 374 40,39 Кол-во работников в графике 4487
12 Оформление отпуска Один работник 0,11 0,12 470 55,84 В среднем 63 на 1 филиал+ 46АУ
13 Ведение личных карточек с внесением записей об изменении семейного положения, прописки, рождение детей и т.д. Один работник 0,08 0,09 540 46,66 Перевод, отпуск, награждение, обучение и т.д.
14 Ведение личных карточек Один работник 0,04 0,04 475 19,00
15 Оформление листка нетрудоспособности Один листок 0,05 0,05 203 10,96 Всего 2443
16 Внесение данных листка временной нетрудоспособности в АСУП Одно внесение 0,22 0,24 170 40,39
17 Оформление взысканий Одно оформление 0,11 0,12 90 10,69 1088 без учета 7 уволенных
Окончание табл. 3
№ п/п Вид выполняемых операций Единица измерения объема работ Норматив времени на единицу измерения, чел.-ч Нормы времени на выполнение конкретного вида работы, чел.-ч Объем работ в месяц Трудоемкость нормируемых работ, чел.-ч Примечание
18 Оформление изменения фамилии Один работник 0,11 0,12 3 0,36 34
19 Оформление документов работников, уходящих на пенсию Один работник 3,3 3,56 9 32,08 109 без времени поездок и ожидания в ПФ РФ
20 Подбор резерва Один человек 0,17 0,18 0 0,00
21 Оформление пропусков Один пропуск 0,07 0,08 131 9,90 в среднем 19на 1 филиал+3 АУ
22 Оформление приказов: ученические отпуска, уход за ребенком, дежурство в выходные и праздничные дни, временные перемещения, возложение обязанностей, выплаты сокращенным Один документ 0,38 0,41 444 182,22 в среднем 60 на 1 филиал+44 АУ
23 Заполнение и выдача справок с места работы Одна справка 0,05 0,05 264 14,26 в среднем 39 на 1 филиал
24 Оформление работников-юбиляров Один работник 0,48 0,52 16 8,29
25 Составление отчета о численности персонала по полу, возрасту. Один отчет 24,87 26,86 1 26,86
26 Составление справки (отчета) о текучести кадров Один отчет 1,646 1,78 2 3,56
27 Составление отчета о численности и составе специалистов с высшим образованием Один отчет 8,5 9,18 1 9,18
28 Составление отчета о численности и составе специалистов со средним профессиональным образованием Один отчет 12,76 13,78 1 13,78
29 Составление отчета о численности, составе и движении руководителей и специалистов Один отчет 7,74 8,36 1 8,36
30 Подготовка документов и ответов на запросы Один документ 1,84 1,99 116 230,52 14 в среднем на 1 филиал + 20 АУ
31 Проверка табелей Один человек 0,02 0,022 3739 80,76
32 Аттестация и переаттестация ИТР и служащих Один человек 0,76 0,821 30 24,62 360
33 Заключение договора на прохождение студентами производственной практики Один договор 0,4 0,432 9 3,89 по 1 на подразделение
34 Оформление инструктора - наставника к подростку Один подросток 0,33 0,356 0 0,00
35 Работа в военно-учетном столе Один работник 1,04 1,123 0 0,00
36 ОМС Один полис 0,4 0,432 42 18,14 без времени поездок в органы ОМС
37 Расчет данных по выслуге лет Один работник (служащий) 0,08 0,086 42 3,63
38 Подготовка документов для хранения Один документ 0,4 0,432 648 279,94 136 АУ + 512 (64 на 1 филиал)
39 Оформление характеристики на работника Одна характеристика 0,85 0,918 19 17,44 232
40 Подготовка документов к награждению работников Один работник 1,8 1,944 16 31,10
41 Оформление приказа на поощрение работника Один приказ 0,19 0,21 16 3,36
Итого 1667,62
Нормативная численность работников (Ч), необходимых для выполнения всех работ по комплектованию и учету кадров, определяется по формуле:
Ч = Т1 • К1 / Фп,
где Т1 - суммарная трудоемкость нормируемых работ, рассчитанная по данным нормам за год (квартал), час;
К1 - коэффициент, учитывающий затраты времени на выполнение работ, не предусмотренных в нормативной части сборника (К1 принимается равным до 1.25);
Фп - полезный фонд рабочего времени одного работника за год (квартал), час.
Таблица 4
ФРВ 1971 12.84
промежуточный итог 10,2
поправочный коэффициент (ненормируемые работы, время на отдых и личные надобности) 1,15
Нормативная численность работников, выполняющих функции по комплектованию, учету и подготовке кадров, рассчитанная на основании «Межотраслевых укрупненных нормативов времени на работы по комплектованию и учету кадров», утв. Постановлением Министерства Труда и социальных вопросов СССР № 78 от 14.11.1991 г.
Нормативная численность составляет 13 человек. Нормативов численности персонала ОУП по другим функциям не существует.
Итак, нормативная численность работников кадровых служб определяется по нормативным таблицам. Количество штатных единиц по каждой из должностей определяется нанимателем самостоятельно в пределах общей нормативной численности работников кадровых служб. Также во внимание следует принимать специфику работы организации, удаленность структурных подразделений, степень автоматизации работы персонала кадровой службы и иные причины.
Список литературы:
1. ГОСТ Р 51141-98 Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. - М.: Госстандарт России, 1998. - С. 3.
2. Кузнецов С.Л. Современные технологии документационного обеспечения управления: учебное пособие для вузов / Под ред. проф. Т.В. Кузнецовой. - М.: Издательский дом МЭИ, 2010. - 232 с.
3. ГОСТ Р 6.30-2003. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов.
4. http://www.eos.ru/eos_products/eos_delo/delo_opis/Efect.php.
5. Инструкция по делопроизводству ОАО «РЭС» к приказу № 315 от 18.06.2010 г.
