CC BY
638
УДК 025.17: 004
Н.А. Рябова
Обеспечение сохранности электронных документов
В статье рассмотрены проблемы долговременной сохранности электронных документов: создание и функционирование электронных архивов, режимы и условия для хранения информации в электронном виде, нормативно-правовое обеспечение электронных архивов.
Ключевые слова: управление документацией, информация в электронном виде, хранение информации, сохранность информации, сохранность электронных документов, долговременная сохранность электронных документов.
N.A. Rjabova
Ensuring safety of electronic documents
In article problems of long-term safety of electronic documents are considered: creation and functioning of electronic archives, modes and conditions for storage of information in electronic form, standard legal support of electronic archives.
Keywords: management of documentation, information in electronic form, information storage, safety of information, safety of electronic documents, long-term safety of electronic documents.
В настоящее время большинство документов, поступающих и исходящих, создаются в организации на персональном компьютере или сканируются, и работа с ними ведется в электронной форме. Следовательно, актуальными становятся вопросы создания и функционирования электронных архивов, которые обеспечат сохранность электронных документов и баз данных на длительный период времени.
Электронные документы, появились в России намного позже, чем в других западных странах, поэтому окончательно вопрос сохранности такого вида документов еще не решен и методическая база по обеспечению сохранности находится в разработке. Обеспечение сохранности электронных документов - это прямая обязанность архивиста, т. к. от сохранности документа зависит его дальнейшее использование [5].
Для того, чтобы обеспечить сохранность электронных документов, нужно учитывать следующие моменты:
- обеспечить физическую сохранность электронных документов;
- создать условия для считывания и воспроизведения информации.
Обеспечить физическую сохранность документов относительно
легко: самый простейший способ - это создать резервную копию (одну или несколько) информации на внешнем носителе (резервный сервер организации, съемный жесткий диск и др.). Внешняя резервная копия позволит не только уберечь информацию в случае поломки компьютера или вирусной атаки, но и полностью ее восстановить. 404
Выбор носителя зависит от объемов хранимой информации, предполагаемого срока хранения документов и обеспечения доступа к ним [3].
Для краткосрочного хранения информации (5-15 лет) можно использовать магнитные дискеты, оптические CD и DVD диски, USB флеш-карты. Эти носители способны обеспечить сохранность содержимого на данное время. Минус этих носителей - могут возникнуть проблемы со считыванием и воспроизведением (к примеру, в последнее время -нарекания на CD-R диски).
Если говорить о сохранности традиционных (на бумажном носителе) документов, то для них в государственных архивах применяются определенные условия хранения, состоящие из установленного температурно-влажностного (температура 17-19°С и относительная влажность воздуха 50-55 %), светового (документы хранятся в темноте, освещение размещается так, чтобы исключить попадание прямого света на документы) и санитарно-гигиенического (периодически проводятся работы по обеспыливанию фондов и обработке от вредителей) режимов и специально оборудованными средствами хранения [1].
Что касается общих условий хранения электронных документов, то они просты и относятся ко всем носителям. Они размещаются в вертикальном положении, и первичную защиту от механических повреждений, загрязнений, запылений, воздействия света обеспечивает герметичная упаковка. Для сохранности такого вида документов очень важно соблюдать температурно-влажностный режим, принятый для сохранности электронный информации в государственных архивах. При таких условиях хранения можно рассчитывать на сохранность информации в течение 20 лет. К примеру, если CD диск хранить при температуре +10°С, то срок хранения информации увеличивается до 50 лет, а нормативный режим хранения такого вида дисков +25°С. Из этого примера видно, что низкая температура способствует более долгому хранению информации, но такие условия хранения некомфортны для длительной работы человека с документами, и работа с документами проходит в специально оборудованном помещении. Еще один важный момент: для перемещения носителя информации в помещение для работы носитель должен пройти процесс акклиматизации, иначе в его работе могут возникнуть проблемы, которые касаются считывания информации и физического состояния самого носителя. Акклиматизируется носитель от температуры хранения до температуры +23-25° в течение суток.
Если проблема обеспечения физической сохранности электронных документов решается довольно просто, то проблема обеспечения условий для считывания и воспроизведения информации остает-
ся довольно острой. Эта проблема связана с быстрым усовершенствованием компьютерной техники и, как результат, - быстрым устареванием носителей. Например, магнитные дискеты, которые уже исчезли из употребления, и новые модели компьютеров не оборудованы средствами для их считывания. Поэтому целесообразно информацию с постепенно устаревающих носителей переносить на более новые носители [4].
В связи с огромным количеством электронных документов и проблемам их сохранности Приказом Федерального агентства по техническому регулированию и метрологии от 17 сентября 2012 г. № 325-ст утвержден для добровольного применения национальный Стандарт Российской Федерации ГОСТ Р 54989-2012/IS0/TR 18492: 2005 «Обеспечение долговременной сохранности электронных документов», идентичный международному документу ИСО/ТО 18492: 2005 «Обеспечение долговременной сохранности электронных документов» (Long-term preservation of electronic document-based information). Он введен в действие 1 мая 2013 года и даст возможность уяснить пользователям электронной документации концепцию и стратегии, применяемые к такому типу документов государственного и частного секторов для обеспечения их долговременной доступности.
Стандарт разработан на основе действующего стандарта в европейских странах ISO 11799: 2003 с учетом современных проблем работы с электронными документами. Это доказывает, что работа с электронной документацией в России находится на стадии развития и пока отстает от европейских стран, поскольку это - первый официальный документ в нашей стране, полностью регламентирующий проблемы работы с информацией в электронном виде.
В государственном стандарте прописываются методические указания и практические рекомендации по обеспечению долговременной сохранности аутентичных электронных документов и возможности доступа к ним в тех случаях, когда срок их хранения превышает расчетный срок использования технологий (оборудования и программного обеспечения), используемых для создания и поддержания этих документов; учитывается роль технологически-нейтральных ИТ-стандартов в обеспечении долговременного доступа к информации. Этот Стандарт применим к любым видам информации, созданной информационными системами и сохраненной в качестве свидетельства деловых транзакций и деятельности. Его создание еще раз доказывает актуальность и востребованность использования электронных документов, а также необходимость обеспечения их сохранности [2].
Примечания
1. Афанасьева Л.П. Бурова Е.М., Алексеева Е.В. Архивоведение. Теория и методика: учеб. для вузов. М.: МЭИ, 2012. 356 с.
2. ГоСт Р 54989-2012 / ISO / TR 18492: 2005. Обеспечение долговременной
сохранности электронных документов: введ. 2013-05-01. URL: http: //
tsdea.archives.gov.ua (дата обращения: 10.03.2013).
3. Кузнецов Л. Обеспечение сохранности электронных документов в малом и среднем офисе // Делопроизводство. 2012. № 3. С. 23-26.
4. Тихонов В.И. Обеспечение сохранности электронных документов // Вестник архивиста. 2005. № 6. С. 20-24.
5. Тихонов В.И. Обеспечение сохранности электронных документов // Вестник архивиста. 2005. № 5. С. 33-36.
