Научная статья на тему 'Обеспечение сохранности электронных документов'

Обеспечение сохранности электронных документов Текст научной статьи по специальности «Компьютерные и информационные науки»

CC BY
3803
656
i Надоели баннеры? Вы всегда можете отключить рекламу.
Ключевые слова
УПРАВЛЕНИЕ ДОКУМЕНТАЦИЕЙ / ИНФОРМАЦИЯ В ЭЛЕКТРОННОМ ВИДЕ / ХРАНЕНИЕ ИНФОРМАЦИИ / СОХРАННОСТЬ ИНФОРМАЦИИ / СОХРАННОСТЬ ЭЛЕКТРОННЫХ ДОКУМЕНТОВ / ДОЛГОВРЕМЕННАЯ СОХРАННОСТЬ ЭЛЕКТРОННЫХ ДОКУМЕНТОВ / MANAGEMENT OF DOCUMENTATION / INFORMATION IN ELECTRONIC FORM / INFORMATION STORAGE / SAFETY OF INFORMATION / SAFETY OF ELECTRONIC DOCUMENTS / LONG-TERM SAFETY OF ELECTRONIC DOCUMENTS

Аннотация научной статьи по компьютерным и информационным наукам, автор научной работы — Рябова Наталья Александровна

В статье рассмотрены проблемы долговременной сохранности электронных документов: создание и функционирование электронных архивов, режимы и условия для хранения информации в электронном виде, нормативно-правовое обеспечение электронных архивов.

i Надоели баннеры? Вы всегда можете отключить рекламу.
iНе можете найти то, что вам нужно? Попробуйте сервис подбора литературы.
i Надоели баннеры? Вы всегда можете отключить рекламу.

Ensuring safety of electronic documents

In article problems of long-term safety of electronic documents are considered: creation and functioning of electronic archives, modes and conditions for storage of information in electronic form, standard legal support of electronic archives.

Текст научной работы на тему «Обеспечение сохранности электронных документов»

УДК 025.17: 004

Н.А. Рябова

Обеспечение сохранности электронных документов

В статье рассмотрены проблемы долговременной сохранности электронных документов: создание и функционирование электронных архивов, режимы и условия для хранения информации в электронном виде, нормативно-правовое обеспечение электронных архивов.

Ключевые слова: управление документацией, информация в электронном виде, хранение информации, сохранность информации, сохранность электронных документов, долговременная сохранность электронных документов.

N.A. Rjabova

Ensuring safety of electronic documents

In article problems of long-term safety of electronic documents are considered: creation and functioning of electronic archives, modes and conditions for storage of information in electronic form, standard legal support of electronic archives.

Keywords: management of documentation, information in electronic form, information storage, safety of information, safety of electronic documents, long-term safety of electronic documents.

В настоящее время большинство документов, поступающих и исходящих, создаются в организации на персональном компьютере или сканируются, и работа с ними ведется в электронной форме. Следовательно, актуальными становятся вопросы создания и функционирования электронных архивов, которые обеспечат сохранность электронных документов и баз данных на длительный период времени.

Электронные документы, появились в России намного позже, чем в других западных странах, поэтому окончательно вопрос сохранности такого вида документов еще не решен и методическая база по обеспечению сохранности находится в разработке. Обеспечение сохранности электронных документов - это прямая обязанность архивиста, т. к. от сохранности документа зависит его дальнейшее использование [5].

Для того, чтобы обеспечить сохранность электронных документов, нужно учитывать следующие моменты:

- обеспечить физическую сохранность электронных документов;

- создать условия для считывания и воспроизведения информации.

Обеспечить физическую сохранность документов относительно

легко: самый простейший способ - это создать резервную копию (одну или несколько) информации на внешнем носителе (резервный сервер организации, съемный жесткий диск и др.). Внешняя резервная копия позволит не только уберечь информацию в случае поломки компьютера или вирусной атаки, но и полностью ее восстановить. 404

Выбор носителя зависит от объемов хранимой информации, предполагаемого срока хранения документов и обеспечения доступа к ним [3].

Для краткосрочного хранения информации (5-15 лет) можно использовать магнитные дискеты, оптические CD и DVD диски, USB флеш-карты. Эти носители способны обеспечить сохранность содержимого на данное время. Минус этих носителей - могут возникнуть проблемы со считыванием и воспроизведением (к примеру, в последнее время -нарекания на CD-R диски).

Если говорить о сохранности традиционных (на бумажном носителе) документов, то для них в государственных архивах применяются определенные условия хранения, состоящие из установленного температурно-влажностного (температура 17-19°С и относительная влажность воздуха 50-55 %), светового (документы хранятся в темноте, освещение размещается так, чтобы исключить попадание прямого света на документы) и санитарно-гигиенического (периодически проводятся работы по обеспыливанию фондов и обработке от вредителей) режимов и специально оборудованными средствами хранения [1].

Что касается общих условий хранения электронных документов, то они просты и относятся ко всем носителям. Они размещаются в вертикальном положении, и первичную защиту от механических повреждений, загрязнений, запылений, воздействия света обеспечивает герметичная упаковка. Для сохранности такого вида документов очень важно соблюдать температурно-влажностный режим, принятый для сохранности электронный информации в государственных архивах. При таких условиях хранения можно рассчитывать на сохранность информации в течение 20 лет. К примеру, если CD диск хранить при температуре +10°С, то срок хранения информации увеличивается до 50 лет, а нормативный режим хранения такого вида дисков +25°С. Из этого примера видно, что низкая температура способствует более долгому хранению информации, но такие условия хранения некомфортны для длительной работы человека с документами, и работа с документами проходит в специально оборудованном помещении. Еще один важный момент: для перемещения носителя информации в помещение для работы носитель должен пройти процесс акклиматизации, иначе в его работе могут возникнуть проблемы, которые касаются считывания информации и физического состояния самого носителя. Акклиматизируется носитель от температуры хранения до температуры +23-25° в течение суток.

Если проблема обеспечения физической сохранности электронных документов решается довольно просто, то проблема обеспечения условий для считывания и воспроизведения информации остает-

ся довольно острой. Эта проблема связана с быстрым усовершенствованием компьютерной техники и, как результат, - быстрым устареванием носителей. Например, магнитные дискеты, которые уже исчезли из употребления, и новые модели компьютеров не оборудованы средствами для их считывания. Поэтому целесообразно информацию с постепенно устаревающих носителей переносить на более новые носители [4].

В связи с огромным количеством электронных документов и проблемам их сохранности Приказом Федерального агентства по техническому регулированию и метрологии от 17 сентября 2012 г. № 325-ст утвержден для добровольного применения национальный Стандарт Российской Федерации ГОСТ Р 54989-2012/IS0/TR 18492: 2005 «Обеспечение долговременной сохранности электронных документов», идентичный международному документу ИСО/ТО 18492: 2005 «Обеспечение долговременной сохранности электронных документов» (Long-term preservation of electronic document-based information). Он введен в действие 1 мая 2013 года и даст возможность уяснить пользователям электронной документации концепцию и стратегии, применяемые к такому типу документов государственного и частного секторов для обеспечения их долговременной доступности.

Стандарт разработан на основе действующего стандарта в европейских странах ISO 11799: 2003 с учетом современных проблем работы с электронными документами. Это доказывает, что работа с электронной документацией в России находится на стадии развития и пока отстает от европейских стран, поскольку это - первый официальный документ в нашей стране, полностью регламентирующий проблемы работы с информацией в электронном виде.

В государственном стандарте прописываются методические указания и практические рекомендации по обеспечению долговременной сохранности аутентичных электронных документов и возможности доступа к ним в тех случаях, когда срок их хранения превышает расчетный срок использования технологий (оборудования и программного обеспечения), используемых для создания и поддержания этих документов; учитывается роль технологически-нейтральных ИТ-стандартов в обеспечении долговременного доступа к информации. Этот Стандарт применим к любым видам информации, созданной информационными системами и сохраненной в качестве свидетельства деловых транзакций и деятельности. Его создание еще раз доказывает актуальность и востребованность использования электронных документов, а также необходимость обеспечения их сохранности [2].

Примечания

1. Афанасьева Л.П. Бурова Е.М., Алексеева Е.В. Архивоведение. Теория и методика: учеб. для вузов. М.: МЭИ, 2012. 356 с.

2. ГоСт Р 54989-2012 / ISO / TR 18492: 2005. Обеспечение долговременной

сохранности электронных документов: введ. 2013-05-01. URL: http: //

tsdea.archives.gov.ua (дата обращения: 10.03.2013).

3. Кузнецов Л. Обеспечение сохранности электронных документов в малом и среднем офисе // Делопроизводство. 2012. № 3. С. 23-26.

4. Тихонов В.И. Обеспечение сохранности электронных документов // Вестник архивиста. 2005. № 6. С. 20-24.

5. Тихонов В.И. Обеспечение сохранности электронных документов // Вестник архивиста. 2005. № 5. С. 33-36.

i Надоели баннеры? Вы всегда можете отключить рекламу.