CC BY
62
Всё для бухгалтера
О ТРУДОВЫХ КНИЖКАХ
Правительство Российской Федерации в соответствии со ст. 66 Трудового кодекса РФ (в дальнейшем - ТК РФ) приняло постановление от 16.04.2003 № 225 «О трудовых книжках», утвердило формы трудовой книжки и вкладыша в нее, а также Правила ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки (в дальнейшем - Правила) и обеспечения им работодателей. Правительство РФ обязало Минфин России и Минтруд России осуществить следующие мероприятия: Минфину России:
• утвердить образцы трудовой книжки и вкладыша в нее, а также технические требования к изготовлению их бланков;
• обеспечить в подведомственных организациях изготовление по единому образцу бланков трудовой книжки и вкладыша в нее. Минтруду России:
• утвердить инструкцию по заполнению трудовых книжек;
• обеспечить надлежащий контроль за своевременным и правильным ведением и хранением трудовых книжек;
• давать разъяснения по вопросам применения вышеуказанных Правил.
Трудовые книжки нового образца введены в действие с 1 января 2004 г.
В соответствии с вышеуказанным постановлением Правительства РФ Минтруд России постановлением от 10.10.2003 № 69 (зарегистрировано Минюстом России 11.11.2003 № 5219) утвердил:
• Инструкцию по заполнению трудовых книжек (далее - Инструкция);
• форму приходно-расходной книги для учета бланков трудовых книжек и вкладышей в них;
• форму книги учета движения трудовых книжек и вкладышей в них.
Старая инструкция о порядке ведения трудовых книжек отменена. Это означает, что теперь все записи, которые вносятся в ранее выданные трудовые книжки, нужно оформлять по новым правилам.
Принятие Инструкции объясняется необходимостью приведения процедуры заполнения трудовых книжек в соответствие с положениями ТК РФ, а также учета изменений действующего законодательства.
Общие положения
Инструкция не вносит каких-либо радикальных изменений, которые могли бы привести к мно-
Ю.М. ПИСКАРЁВА
гочисленным ошибкам при заполнении трудовых книжек, однако ряд новшеств она все же содержит.
Инструкция в соответствии с п. 13 Правил устанавливает порядок заполнения трудовых книжек, вкладышей в них, дубликатов трудовых книжек (далее - трудовые книжки).
Новая трудовая книжка состоит из титульного листа и двух разделов: Сведения о работе и Сведения о награждениях.
Оформлять трудовые книжки и делать в них какие бы то ни было записи могут только организации. Предприниматели лишены этого права.
Инструкция устанавливает единые правила заполнения как действующих трудовых книжек, так и вводимых с 1 января 2004 г. При этом замена действующих книжек новыми законодательством не предусмотрена.
В трудовой книжке каждого сотрудника, проработавшего в организации более пяти дней, записи делаются обязательно, если человек был зачислен в штат. Сведения о совместительстве могут быть отражены в трудовой книжке по желанию работника (п. 3.1 Инструкции).
Если до приема на работу человек не имел трудового стажа, организация обязана открыть ему новую трудовую книжку. После 1 января 2004 г. для этого надо использовать образцы, утвержденные постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225.
В трудовую книжку.вносятся следующие сведения о работнике:
• фамилия, имя, отчество, дата рождения (число, месяц, год). Эти данные берутся из паспорта или другого документа, удостоверяющего личность (военный билет, загранпаспорт, водительские права). Ранее эти данные указывались на основании паспорта или свидетельства о рождении;
• образование; ту или иную запись можно сделать только на основании оригинала или нотариально заверенной копии диплома, аттестата, удостоверения и т.п. Если образование не закончено, основанием может послужить студенческий билет, зачетная книжка, справка об образовании и т.п. Если работник сменил фамилию (имя, отчество),
то первоначальные данные зачеркиваются (так, чтобы можно было прочитать зачеркнутое) и поверх них вписываются новые сведения. Одновременно на внутренней странице обложки делается отметка о документе, на основании которого внесено исправление (паспорт, свидетельство о браке и т.д.). Следу-
ет отметить, что это единственный случай, когда прежние записи можно зачеркивать. В других разделах все ошибочные данные сохраняются в первоначальном виде, а после них под очередным порядковым номером вносится правильная запись.
Если допущенная ошибка выявлена после того, как человек сменил место работы, то исправить ее можно в той организации, в которой в данный момент находится трудовая книжка. Для этого с прежнего места работы сотрудник должен принести документы, подтверждающие ошибочность записи (справку, выписку из приказа и т.п.).
Записи дат во всех разделах трудовых книжек производятся арабскими цифрами (число и месяц -двухзначными, год - четырехзначными). Например, если работник принят на работу 8 сентября 2003 г., в трудовой книжке делается запись: 08.09.2003.
Записи производятся аккуратно, перьевой или гелевой ручкой, ручкой-роллером (в том числе шариковой), световодостойкими чернилами (пастой, гелем) черного, синего или фиолетового цвета и без каких-либо сокращений. Например, не допускается писать «пр.» вместо «приказ», «расп.» вместо «распоряжения», оперев.» вместо «переведен» и т.п.
Заполнение сведений о работнике
Предусмотренные Правилами ведения трудовых книжек сведения о работнике указываются на первой странице (титульном листе) трудовых книжек и заполняются следующим образом:
• фамилия, имя и отчество указываются полностью, без сокращения или замены имени и отчества инициалами, дата рождения записывается полностью (число, месяц, год) на основании паспорта или иного документа, удостоверяющего личность;
• запись об образовании (основном общем, среднем общем, начальном профессиональном, среднем профессиональном, высшем профессиональном и послевузовском профессиональном) осуществляется только на основании надлежаще заверенных документов (аттестата, зачетной книжки, справки образовательного учреждения, диплома и т.п.);
• запись о незаконченном образовании соответствующего уровня может быть произведена на основании представленных надлежаще заверенных документов (студенческого билета, зачетной книжки, справки образовательного учреждения и т.п.);
• профессия и/или специальность указываются на основании документов об образовании, квалификации или наличии специальных знаний (при поступлении на работу, требующую специальных знаний или специальной подготовки) или других надлежаще оформленных документов. После указания даты заполнения трудовой
книжки работник своей подписью на первой странице (титульном листе) трудовой книжки заверяет правильность внесенных сведений.
Первую страницу (титульный лист) трудовой книжки подписывает также лицо, ответственное за выдачу трудовых книжек, после чего ставится печать организации (печать кадровой службы), в которой впервые заполнялась трудовая книжка.
Изменение записей в трудовых книжках производится на основании паспорта, свидетельства о рождении, о браке, о расторжении брака, об изменении фамилии, имени, отчества и других документов и со ссылкой на их номер и дату.
Указанные изменения вносятся на первой странице (титульном листе) трудовой книжки. Одной чертой зачеркивается прежняя фамилия или имя, отчество, дата рождения и записываются новые данные. Ссылки на соответствующие документы делаются на внутренней стороне обложки трудовой книжки и заверяются подписью работодателя или специально уполномоченного им лица и печатью организации (или печатью кадровой службы).
Изменение (дополнение) на первой странице (титульном листе) трудовой книжки записей о полученном новом образовании, профессии, специальности осуществляется путем дополнения имеющихся записей (если они уже имеются) или заполнения соответствующих строк без зачеркивания ранее вносимых записей.
Сведения о работе
В этом разделе отражаются следующие сведения:
• о поступлении на работу;
• о переводе на другою постоянную работу;
• о повышении или изменении квалификации;
• об увольнении.
Здесь же фиксируются сведения о воинской службе, о службе в системе МВД России или в таможенных органах.
Трудовую книжку оформляют в течение недели после зачисления работника в штат. Сведения о приеме на работу вносят на основании трудового договора и приказа (распоряжения) руководителя. Наименование должности (специальности) указывается в соответствии со штатным расписанием. Использовать для этого тарифно-квалификационные справочники необязательно. Но если профессия работника дает ему право на какую-либо льготу, то сослаться на справочник придется.
При заполнении сведений о работе указываются полное наименование организации и ее сокращенное наименование (при его наличии).
Если в период работы организация сменила свое наименование, об этом делается отдельная запись в графе 3. В графе 4 дается ссылка на соответствующий документ работодателя с указанием его номера и даты (п. 3.2 Инструкции).
По нашему мнению, аналогично нужно поступать и в том случае, когда меняется организационно-правовая форма организации или когда происходит реорганизация.
С каждой записью, внесенной в трудовую книжку, работодатель обязан знакомить сотрудников под расписку в его личной карточке, где эта запись дублируется. В настоящее время личные карточки ведутся по форме № Т-2, утвержденной постановлением Госкомстата России от 06.04.2001 № 26.
Лицо, утратившее трудовую книжку, обязано немедленно заявить об этом работодателю по последнему месту работы. Работодатель выдает работнику дубликат трудовой книжки не позднее 15 дней со дня подачи работником заявления.
При массовой утрате работодателем трудовых книжек (стихийные бедствия и другие чрезвычайные обстоятельства) трудовой стаж работников устанавливается специальной комиссией, создаваемой органами исполнительной власти субъектов РФ. В ее состав включаются представители работодателей, профсоюзов или уполномоченных работниками представительных органов, а также других заинтересованных организаций.
Сведения об увольнении заносят в трудовую книжку в последний день работы. Записывая причину увольнения, нужно использовать точные формулировки ТК РФ с указанием конкретной статьи и пункта. Никаких даже общеупотребительных сокращений в трудовой книжке делать не разрешается.
Например, если трудовой договор расторгается в случае несоответствия работника занимаемой должности вследствие состояния здоровья в соответствии с медицинским заключением, то отметка «уволен по п. За ТК РФ» будет считаться неправильной. Запись должна иметь следующий вид: «уволен в связи с несоответствием работника занимаемой должности вследствие состояния здоровья в соответствии с медицинским заключением, п. За Трудового кодекса Российской Федерации».
При прекращении трудового договора с работником, осужденным по приговору суда к лишению права занимать определенные должности или заниматься определенной деятельностью и не отбывшим наказание, в трудовую книжку вносится запись о том, на каком основании, на какой срок и какую должность он лишен права занимать (какой деятельностью лишен права заниматься).
Соответствующие записи, внесенные в трудовую книжку лиц, освобожденных от работы (должности) в связи с незаконным осуждением либо отстранением от должности в связи с незаконным привлечением к уголовной ответственности, признаются недействительными. Работодатель по письменному заявлению работника выдает ему дубликат трудовой книжки без записей, признанных недействительными. Дубликат трудовой книжки выдается указанным лицам в порядке, установленном Правилами.
В трудовые книжки лиц, отбывших исправительные работы без лишения свободы, вносится по месту работы запись о том, что время работы в этот период не засчитывается в непрерывный трудовой
стаж. Указанная запись вносится в трудовые книжки по окончании фактического срока отбытия наказания, который устанавливается по справкам органов внутренних дел.
При увольнении осужденного с работы в установленном порядке и поступлении его на новое место работы соответствующие записи вносятся в трудовую книжку в той организации, в которую он был принят или направлен.
При восстановлении в установленном порядке непрерывного трудового стажа в трудовую книжку работника вносится по последнему месту работы запись о восстановлении непрерывного трудового стажа с указанием соответствующего документа.
Работодатель обязан выдать работнику в день увольнения (последний день работы) его трудовую книжку с внесенной в нее записью об увольнении.
При задержке выдачи трудовой книжки работнику по вине работодателя, внесении в нее неправильной или не соответствующей федеральному закону формулировки причины увольнения работника работодатель обязан возместить работнику не полученный им за все время задержки заработок. Днем увольнения (прекращения трудового договора) в этом случае считается день выдачи трудовой книжки. О новом дне увольнения работника (прекращения трудового договора) издается приказ (распоряжение) работодателя, а также вносится запись в трудовую книжку. Ранее внесенная запись о дне увольнения признается недействительной в порядке, установленном Правилами.
Получив трудовую книжку на руки, уволенный работник должен в ней расписаться, что свидетельствует о его согласии с внесенными в нее данными.
Если уволенный сотрудник не может (или не хочет) получить трудовую книжку, ему направляется официальное письмо с предложением явиться за ней или дать согласие на пересылку книжки по почте (без согласия работника отправлять книжку почтой запрещено). С момента, когда такое письмо направлено, организация освобождается от ответственности за несвоевременную выдачу трудовой книжки.
Рассмотрим пример заполнения трудовой книжки.
1 февраля 2004 г. Городская больница приняла на работу в должности бухгалтера Рязанову Анну Михайловну. В июне 2004 г. сотрудница окончила Финансовую академию и получила диплом бухгал-тера-экономиста. В августе Рязанову перевели на должность заместителя главною бухгалтера. 15 мая 2004г. Рязанова в связи с выходом замуж за военного сменила фамилию на Петунову. В октябре 2004 г. ее мужа перевели на другое место службы, сотрудница подала заявление об увольнении по собственному желанию и 30 октября 2004 г. был подписан приказ о ее увольнении. В трудовой книжке сделаны соответствующие записи с соблюдением правил ТК РФ и Инструкции Минтруда России.
Замена фамилии. Свидетельство о браке У!-ИК№ 015693 от 14.04.2004 Инспектор отдела кадров: Костин фАт ТРУДОВАЯ КНИЖКА чЩР* ТК№ 0000123 Фамилия " ГЧШпиьн Петунова
Имя Анна
Отчество Михайловна
Дата рожде н и я 20 мая ¡976 года
(Число, месяц, год)
Образование среднее
профессиональное
Профессия, специальность
статистик
Дата заполнения «06» января 2004 г.
Подпись владельца книжки Рязанова
Подпись лица, М П. ответственного за ведение трудовых книжек
Уралова (paJбopчllUO)
СВЕДЕНИЯ О РАБОТЕ ТК № 0000123
№ записи Дата Сведения о приеме на работу, переводе на другую постоянную работу, квалификации, увольнении (с указанием причин и ссылкой на статью, пункт закона) Наименование, дата и номер документа, на основании которого внесена запись
число месяц год
1 2 3 4
... ...
Городская больница
3 01 02 2004 Принята на работу на должность бухгалтера Инспектор отдела кадров: Костин Приказ № 56-к от 01.02.2004
4 30 06 2004 Присвоена квалификация бухгалтера-экономиста Инспектор отдела кадров: Костин Диплом № 265 от 22.06.2004
По решению вышестоящей организации больница переименована в Медицинский центр Протокол № 2 от /9.07.2004
5 28 08 2004 Назначена на должность главного бухгалтера Костин Приказ № 31-к от 28.08.2004
6 28 08 2004 Запись за номером 5 недействительна Костин
7 28 08 2004 Назначена на должность заместителя главного бухгалтера Инспектор отдела кадров: Костин Приказ N° 31-к от 28.082004
8 30 10 2004 Уволена по собственному желанию в связи с переводом мужа на работу в другую местность, пункт 3 статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации Инспектор отдела кадров: Костин С записями в трудовой книжке ознакомлена: Петунова Приказ № 18-к от 30.10.2004
(Окончание следует)
