CC BY
58
ПОРЯДОК УЧЕТА, ВЕДЕНИЯ И ХРАНЕНИЯ ТРУДОВЫХ КНИЖЕК
Э.В. АБРАМОВА,
консультант по налогам ЗАО «ВКЯ-Интерком-Аудит»
Основным документом о трудовой деятельности и трудовом стаже работника является трудовая книжка установленного образца. Форма, порядок ведения и хранения трудовых книжек, а также порядок изготовления бланков трудовых книжек и обеспечения ими работодателей устанавливаются Правительством РФ.
Законодатель обязывает работодателя (за исключением работодателей - физических лиц) вести трудовые книжки на каждого работника, проработавшего в организации свыше пяти дней, в случае если работа в этой организации является для работника основной (ч. 3 ст. 66 Трудового кодекса).
Трудовая книжка должна быть предъявлена работником при заключении трудового договора. В отдельных случаях, предусмотренных законодательством, трудовые отношения могут возникнуть и без предъявления трудовой книжки, причем отсутствие трудовой книжки не может служить основанием для отказа в заключении трудового договора. Трудовой кодекс РФ (далее - ТК РФ) предусматривает случаи, когда а предъявлении трудовой книжки нет необходимости:
— при поступлении на работу в организацию по совместительству (ст. 283 ТК РФ);
- при поступлении на работу впервые (ст. 65 ТК РФ).
На работника, принятого на работу впервые, работодатель обязан оформить трудовую книжку в присутствии работника не позднее недельного срока со дня приема на работу.
Работодатель — физическое лицо не имеет права вносить записи в трудовые книжки работников, а также оформлять трудовые книжки принимаемым впервые на работу работникам. Это установлено п. 3 Правил ведения и хранения трудовых книжек, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 N9 225 «О трудовых книжках» (далее Правила ведения и хранения трудовых книжек).
В соответствии с законодательством при прекращении трудового договора работодатель обязан выдать работнику в день увольнения трудовую книжку. Эта обязанность работодателем должна
строго соблюдаться. В противном случае возможна материальная ответственность работодателя перед работником в виде выплаты заработной платы за весь период задержки.
Неполучение трудовой книжки вдень прекращения трудовых отношений может быть вызвано отсутствием работника на работе в этот день либо его отказом от получения трудовой книжки. При таком положении работодатель согласно ст. 62 ТК РФ обязан направить работнику уведомление о необходимости явиться за трудовой книжкой либо дать согласие на отправление ее по почте. Со дня направления уведомления работодатель освобождается от ответственности за задержку выдачи трудовой книжки.
Период времени со дня прекращения трудового договора до дня отправления уведомления рассматривается как период задержки выдачи трудовой книжки, подлежащий оплате. Поэтому в случае неполучения уволенным работником трудовой книжки в день увольнения, работодатель должен на следующий же день отправить уведомление бывшему работнику. Тем самым он оградит себя от материальной ответственности, установленной в ст. 234 ТК РФ.
УЧЕТ ТРУДОВЫХ КНИЖЕК
С целью учета трудовых книжек, а также бланков трудовой книжки и вкладыша в нее согласно п. 40 Правил ведения и хранения трудовых книжек в организациях ведутся:
а) приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее;
б) книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них.
Формы указанных книг утверждаются Министерством труда и социального развития РФ.
В соответствии с п. 47 Правил ведения и хранения трудовых книжек, выдавая работнику трудовую книжку, работодатель взимает с него стоимость бланка. Не взимается плата с работника лишь в двух случаях:
- при массовой утрате работодателем трудовых книжек работников в результате чрезвычайных
ситуаций (экологические и техногенные катастрофы, стихийные бедствия, массовые беспорядки и другие чрезвычайные обстоятельства). В данном случае выдается дубликат трудовой книжки;
- в случае неправильного первичного заполнения трудовой книжки или вкладыша в нее, а также в случае их порчи не по вине работника (стоимость испорченного бланка оплачивается работодателем.)
Вопрос о том, происходит ли реализация книжек при взимании платы за нее, спорный. Поэтому существует два способа учета выданных трудовых книжек:
1. Выдача трудовых книжек не является реализацией. При таком способе учета считается, что организация покупает книжки для личных целей сотрудников, а не для себя. Следовательно, работодатель является посредником между продавцом бланков и работником, поэтому бланки книжек не нужно приходовать.
В соответствии с приказом Минфина России от 31.10.2000 № 94н «Об утверждении плана счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организаций и Инструкции по его применению» трудовые книжки учитываются на забалансовом счете 006 «Бланки строгой отчетности» (вместе с НДС). «Входной» НДС по трудовым книжкам нельзя принимать к вычету. На стоимость выданного бланка НДС начислять не нужно.
Пример 1. Организация в феврале приобрела 30 бланков трудовых книжек, по 70руб. за штуку (в том числе НДС — 10,68руб.). Общая стоимость бланков - 2 100руб. (в том числе НДС - 320,40руб.) - была оплачена в тот же месяц.
В апреле организация принимает на работу специалиста, не имеющего трудового стажа. Поэтому отдел кадров завел для него трудовую книжку, а стоимость бланка по его заявлению удержана из заработной платы.
К счету 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям» рекомендуем открыть субсчет 73-3 «Расчеты за трудовые книжки
В бухгалтерском учете операции отражаются следующими записями:
в феврале:
Д-т сч. 76 К-т сн. 51-2 100 руб. — оплачены бланки трудовых книжек;
Д-т сч. 73-3 К-т сч. 76 — 2 100руб. - отражена задолженность будущих владельцев книжек;
Д-т сч. 006 — 2 100 руб. — учтены за балансом трудовые книжки как бланки строгой отчетности;
в апреле:
Д-т сч. 73 К-т сч. 73-3 — 70 руб. - отражена задолженность нового работника за бланк книжки;
К-т сч. 006 - 70руб. - списан бланк трудовой книжки;
Д-т сч. 70 К-т сч. 73 — 70 руб. — удержана из заработной платы стоимость трудовой книжки по его заявлению.
В налоговом учете операции с бланками трудовых книжек не отражаются, при таком способе не будет ни выручки, ни расходов при расчете налога на прибыль.
Примечание. В учетной политике организации необходимо закрепить положение о том, что расходы организации на приобретение новой трудовой книжки работник возмещает при ее получении.
2. Выдача трудовых книжек считается реализацией. В этом случае трудовые книжки учитываются как товар, поскольку работник обязан оплатить стоимость книжки и, следовательно, бланки приобретаются для продажи. При этом не имеет значения тот факт, что реализуют бланки без выгоды.
После принятия к учету и оплаты бланков организация может принять к вычету «входной» НДС. При продаже бланка согласно п. 7 ПБУ 9/99 «Доходы организации», утвержденному приказом Минфина России от06.05.1999 N9 32н «Об утверждении Положения по бухгалтерскому учету «Доходы организации» ПБУ 9/99», организация в бухгалтерском учете показывает реализацию бланка как операционный доход и должна начислить НДС.
В налоговом учете при выдаче трудовых книжек отражают доход, и одновременно стоимость выданных бланков включается в расходы.
Пример 2. Организация в феврале приобрела 30 бланков трудовых книжек по 70руб. за штуку (в том числе НДС— 10,68руб.). Общая стоимость бланков - 2100 руб. (в том числе НДС — 320,40руб.) - была оплачена в тот же месяц.
В апреле организация принимает на работу специалиста, не имеющего трудового стажа. Поэтому отдел кадров завел для него трудовую книжку, а стоимость бланка в этом же месяце по его заявлению удержана из заработной платы. Организация рассчитывает налог на прибыль методом начисления.
К счету 68 «Расчеты по налогам и сборам» следует открыть субсчет 68-1 «НДС».
В бухгалтерском учете организации операции отражаются следующими проводками:
в феврале:
Д-т сч. 60 К-т сч. 51 — 2 100 руб. — оплачены бланки трудовых книжек;
Д-т сч. 41 К-т сч. 60— 1 779,60руб. — учтены бланки трудовых книжек;
Д-т сч. 19 К-т сч. 60 - 320,40руб. - учтен НДС по трудовым книжкам;
Д-т сч. 68-1 К-т сч. 19 — 320,40руб. — принят к вычету НДС по трудовым книжкам;
Д-т сч. 006 — 2 100 руб. — учтены за балансом трудовые книжки как бланки строгой отчетности;
в апреле:
Д-т сч. 73 К-т сч. 90-1 - 70 руб. - выписана трудовая книжка работнику;
Д-т сч. 90-2 К-т сч. 41 - 59,32руб. — списана стоимость трудовой книжки (70— /0,68);
К-т сч. 006 — 70руб. — выдана трудовая книжка работнику;
Д-т сч. 90-3 К-т сч. 68-1 - 10,68руб. - начислен НДС со стоимости бланка трудовой книжки;
Д-т сч. 70 К-т сч. 73 — 70 руб. — удержана стоимость бланка по заявлению работника из заработной платы.
Следует обратить внимание на то, что бланки трудовых книжек можно учитывать на счете 10 «МатериалыВ этом случае проводки будут следующие:
в феврале:
Д-т сч. 60 К-т сч. 51 — 2 100 руб. — оплачены бланки трудовых книжек;
Д-т сч. 10 К-т сч. 60— 1 779,60руб. — оприходованы бланки трудовых книжек;
Д-т сч. 19 К-т сч. 60 - 320,40руб. - учтен НДС по приобретенным трудовым книжкам;
Д-т сч. 68-1 К-т сч. 19 — 320,40руб. — принят к вычету «входной» НДС по трудовым книжкам;
Д-т сч. 006 — 2 100руб. — учтены за балансом трудовые книжки как бланки строгой отчетности;
в апреле:
Д-т сч. 73-3 К-т сч. 91-1 — 70руб. — отражена стоимость выданной трудовой книжки;
Д-т сч. 91-2 К-т сч. 68-1- 10,68руб. - начислен НДС со стоимости выданного бланка;
Д-т сч. 91-2 К-т сч. 10 - 59,32руб. - списана стоимость выданного бланка на прочие расходы;
К-т сч. 006 — 70руб. — выдана трудовая книжка работнику;
Д-т сч. 70 К-т сч. 73-3 — 70 руб. - удержана стоимость бланка по заявлению работника из заработной платы.
В налоговом учете организации стоимость выданного бланка (59,32руб.) списывается на расходы в апреле. Эта же сумма включается в состав доходов при расчете налога на прибыль за апрель.
В соответствии с п. I Федерального закона от 22.05.2003 N9 54-ФЗ «О применении контрольно-кассовой техники при осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт» всеми организациями и индивидуальными предпринимателями при осуществлении ими наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт в случаях продажи товаров, выполнения работ или оказания услуг необходимо применять контрольно-кассовую технику.
Поэтому во избежание разногласий с налоговыми органами по поводу обязанности применения контрольно-кассовой техники не рекомендуем получать денежные средства от работника в кассу, а советуем удержать стоимость бланка трудовой книжки из заработной платы работника по его заявлению.
ПОРЯДОК ВЕДЕНИЯ ТРУДОВЫХ КНИЖЕК
Новая форма трудовой книжки и форма вкладыша введены с 1 января 2004 г. и утверждены постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225 «О трудовых книжках». Этим же постановлением утверждены Правила ведения и хранения трудовых книжек, в которых, в частности, определен порядок внесения изменений и исправлений в трудовые книжки.
Согласно п. 9 Правил ведения и хранения трудовых книжек в трудовую книжку при ее оформлении вносятся следующие сведения о работнике:
• фамилия, имя, отчество;
• дата рождения (число, месяц, год);
• образование;
• профессия;
• специальность.
В трудовую книжку вносятся сведения о работнике, выполняемой им работе, переводах на другую постоянную работу и об увольнении работника, а также основания прекращения трудового договора и сведения о награждениях за успехи в работе. Сведения о взысканиях в трудовую книжку не вносятся.
По желанию работника сведения о работе по совместительству вносятся в трудовую книжку по месту основной работы на основании документа, подтверждающего работу по совместительству.
Записи втрудовую книжкуо причинах прекращения трудового договора должны производиться
в точном соответствии с формулировками ТК РФ или иного федерального закона и со ссылкой на соответствующие статью, пункт ТК РФ или иного федерального закона.
Все записи о выполняемой работе, переводе на другую постоянную работу, квалификации, увольнении, а также о награждении, произведенном работодателем, вносятся в трудовую книжку на основании приказа работодателя не позднее недельного срока (при увольнении - вдень увольнения) и должны точно соответствовать тексту приказа. Все записи производятся без каких-либо сокращений и имеют свой порядковый номер. С каждой вносимой в трудовую книжку записью работодатель обязан ознакомить ее владельца под расписку в его личной карточке.
Примечание. В личной карточке повторяется запись, внесенная в трудовую книжку.
Согласно п. 21 Правил ведения и хранения трудовых книжек в трудовую книжку по месту работы с указанием соответствующих документов вносится запись:
а) о времени военной службы в соответствии с Федеральным законом «О воинской обязанности и военной службе», а также о времени службы в органах внутренних дел, органах налоговой полиции, органах по контролю за оборотом наркотических средств и психотропных веществ и таможенных органах;
б) о времени обучения на курсах и в школах по повышению квалификации, по переквалификации и подготовке кадров.
При заполнении сведений о награждениях в графе 3 раздела «Сведения о награждении» трудовой книжки в виде заголовка указывается полное наименование организации, а также сокращенное наименование организации (при его наличии); ниже, в графе I ставится порядковый номер записи (нумерация, нарастающая в течение всего периода трудовой деятельности работника); в графе 2 указывается дата награждения; в графе 3 записывается, кем награжден работник, за какие достижения и какой наградой; в графе 4 указывается наименование документа, на основании которого внесена запись со ссылкой на его дату и номер.
В трудовую книжку вносятся следующие сведения о награждении за трудовые заслуги:
а) о награждении государственными наградами, втом числе о присвоении государственных почетных званий, на основании соответствующих указов и иных решений;
б) о награждении почетными грамотами, присвоении званий и награждении нагрудными знаками, значками, дипломами, почетными фа-мотами, производимом организациями;
в) о других видах поощрения, предусмотренных законодательством РФ, атакже коллективными договорами, правилами внутреннего трудового распорядка организации, уставами и положениями о дисциплине.
Правила ведения и хранения трудовых книжек предусматривают ответственность за нарушение установленного порядка ведения, учета, хранения и выдачи трудовых книжек. Согласно п. 45 Правил ведения и хранения трудовых книжек ответственность за организацию работы по ведению, хранению, учету и выдаче трудовых книжек и вкладышей в них возлагается на работодателя. Приказом работодателя назначается уполномоченное лицо, которое несет ответственность за ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек. За нарушение установленного порядка ведения, учета, хранения и выдачи трудовых книжек должностные лица несут ответственность, установленную ст. 5.27 «Нарушение законодательства о труде и об охране труда» Кодекса Российской Федерации об административных правонарушениях (далее — КоАП РФ).
Постановлением Минтруда России от 10.10.2003 N9 69 «Об утверждении Инструкции по заполнению трудовых книжек» утверждена Инструкция по заполнению трудовых книжек (далее — Инструкция N9 69).
В соответствии с указанной Инструкцией записи дат во всех разделах трудовых книжек производятся арабскими цифрами, причем число и месяц записываются двузначными цифрами, а год - четырехзначными. Записи производятся аккуратно и без каких-либо сокращений перьевой или гелевой ручкой, ручкой-роллером (втом числе шариковой), световодостойкими чернилами (пастой, гелем) черного, синего или фиолетового цвета. В Инструкции № 69 установлен порядок заполнения сведений о работнике, о работе, о награждении работника, об увольнении и приеме на работу (на различных основаниях), а также рассмотрены особенности заполнения дубликата трудовой книжки.
Следует отметить, что неправильные или не соответствующие законодательству формулировки причины увольнения работника могут привести к судебным разбирательствам. Если это обстоятельство работодателем не оспаривается, и он в добровольном порядке произвел соответствующие изменения записей в трудовой книжке, то при доказанности того, что неправильная формулировка причин увольнения лишала работника возможности поступить на работу к другому работодателю, работник может предъявить иск о материальной ответственности работодателя.
ВКЛАДЫШ В ТРУДОВУЮ КНИЖКУ
1. Если в трудовой книжке заполнены все страницы соответствующих разделов, то трудовая книжка дополняется вкладышем.
2. Вкладыш вшивается в трудовую книжку, заполняется и ведется администрацией организации по месту работы работника в том же порядке, что и трудовая книжка.
3. Вкладыш без трудовой книжки недействителен.
4. При выдаче вкладыша на первой странице (титульном листе) трудовой книжки вверху ставится штамп размером 10 х 25 мм с надписью «Выдан вкладыш» и указываются серия и номер вкладыша. При выдаче каждого последующего вкладыша ставится следующий штамп и указываются серия и номер вкладыша.
ДУБЛИКАТ ТРУДОВОЙ КНИЖКИ
1. Лицо, утратившее трудовую книжку или вкладыш к ней, обязано немедленно заявить об этом администрации организации, являющейся последним местом работы. Не позже 15 дней после подачи заявления администрация выдает работнику другую трудовую книжку или вкладыш к ней с надписью «Дубликат» в правом верхнем углу первой страницы.
При оформлении дубликата трудовой книжки в него вносятся:
а) сведения об общем и (или) непрерывном стаже работы работника до поступления в данную организацию, подтвержденном соЬтветствующи-ми документами;
б) сведения о работе и награждении (поощрении), которые вносились в трудовую книжку по последнему месту работы.
Общий стаж работы записывается суммарно, т.е. указывается общее количество лет, месяцев, дней работы без уточнения организации, периодов работы и должностей работника.
Если документы, на основании которых вносились записи в трудовую книжку, не содержат полных сведений о работе в прошлом, в дубликат трудовой книжки вносятся только имеющиеся в этих документах сведения.
При наличии в трудовой книжке записи об увольнении или переводе на другую работу, признанной недействительной, работнику по его письменному заявлению выдается по последнему месту работы дубликат трудовой книжки, в который переносятся все произведенные в трудовой книжке записи, за исключением записи, признанной недействительной.
Трудовая книжка оформляется в установленном порядке и возвращается ее владельцу.
В таком же порядке выдается дубликат трудовой книжки, если трудовая книжка (вкладыш) пришла в негодность (обгорела, порвана, испачкана и тому подобное).
2. Дубли кат трудовой книжки или вкладыш к ней заполняется по общим правилам. В разделы «Сведения о работе», «Сведения о награждениях» и «Сведения о поощрениях» при заполнении дубликата вносятся записи о работе, а также о награждениях и поощрениях по месту последней работы на основании изданных ранее приказов (распоряжений).
3. Если до поступления в данную организацию работник уже имел трудовой стаж, то при заполнении дубликата трудовой книжки в разделе «Сведения о работе» в графу 3 вносится запись об общем стаже работы до поступления в данную организацию, подтвержденном документами.
4. Если трудовая книжка или вкладыш к ней пришли в негодность, то администрация по последнему месту работы выдает рабочему или служащему дубликат трудовой книжки. При этом на первой странице трудовой книжки, пришедшей в негодность, делается надпись: «Взамен выдан дубликат», а книжка возвращается ее владельцу. При поступлении на новое место работы работник предъявляет дубликат трудовой книжки.
5. При массовой утрате работодателем трудовых книжек работников в результате чрезвычайных ситуаций (экологические и техногенные катастрофы, стихийные бедствия, массовые беспорядки и другие чрезвычайные обстоятельства) трудовой стаж этих работников устанавливается комиссией по установлению стажа, создаваемой органами исполнительной власти субъектов РФ. В состав такой комиссии включаются представители работодателей, профсоюзов или иных уполномоченных работниками представительных органов, а также других заинтересованных организаций.
Установление факта работы, сведений о профессии (должности) и периодах работы в данной организации осуществляется комиссией на основании документов, имеющихся у работника (справка, профсоюзный билет, учетная карточка члена профсоюза, расчетная книжка и тому подобное), а в случае их отсутствия - на основании показаний двух и более свидетелей, знающих работника по совместной с ним деятельности в одной организации или в одной системе.
Если работник до поступления в данную организацию уже работал, комиссия принимает меры к получению документов, подтверждающих этот факт.
По результатам работы комиссии составляется акт, в котором указываются периоды работы, профессия (должность) и продолжительность трудового стажа работника.
Работодатель на основании акта комиссии выдает работнику дубликат трудовой книжки.
В случае если документы не сохранились, стаж работы, втом числе установленный на основании свидетельских показаний, может быть подтвержден в судебном порядке.
ХРАНЕНИЕ ТРУДОВЫХ КНИЖЕК
Согласно п. 42 Правил ведения и хранения трудовых книжек бланки трудовой книжки и вкладыша в нее хранятся в организации в сейфе, металлических шкафах или специальных помещениях, позволяющих обеспечить их сохранность, как документы строгой отчетности и выдаются лицу, ответственному за ведение трудовых книжек, по его заявке. Такой порядок хранения бланков трудовых книжек установлен в соответствии с Положением о документах и документообороте в бухгалтерском учете, утвержденном Минфином СССР от 29.07.1983 № 105.
В случае если при заполнении бланк трудовой книжки и вкладыш в нее испорчен, они подлежат уничтожению с составлением соответствующего акта. '
Лицо, ответственное за ведение трудовых книжек, по окончании каждого месяца обязано представить в бухгалтерию организации отчет о наличии бланков трудовой книжки и вкладыша в нее и о суммах, полученных за оформленные трудовые книжки и вкладыши в них, с приложением приходного ордера кассы организации.
Трудовые книжки и дубликаты трудовых книжек, не полученные работниками при увольнении либо ближайшими родственниками в случае смерти работника, хранятся в кадровой службе организации отдельно от остальных трудовых книжек в течение 2 лет. По истечении двухлетнего срока невостребованные трудовые книжки хранятся в архиве организации в течение 50 лет, а затем подлежат уничтожению в установленном порядке.
Более подробно с вопросами, касающимися приема и увольнения работников, можно познакомиться в книге ЗАО «ВКИ-Интерком-Аудит» «Прием и увольнение работников».
МЕЖДУНАРОДНАЯ НАУЧНО-ПРАКТИЧЕСКАЯ КОНФЕРЕНЦИЯ
УПРАВЛЕНИЕ СОБСТВЕННОСТЬЮ НА ПРЕДПРИЯТИЯХ ПРОИЗВОДСТВЕННОЙ И НЕПРОИЗВОДСТВЕННОЙ СФЕР ДЕЯТЕЛЬНОСТИ
декабрь 2005 — февраль 2006
Цель конференции: обобщить теоретические положения и механизмы практического использования методов формирования стоимости технологических систем и бизнеса в целом.
С правилами оформления материалов докладов и дополнительной информацией по конференции можно ознакомиться на http://fincred.vstu.edu.ru.
Для участия материалы доклада и заявку до 20 октября 2005 г. отправить на электронный адрес Оргкомитета [email protected].
Требования по оформлению на сайте http://fincred.vstu.edu.ru . E-mail: [email protected] — для электронной переписки. Телефон тел. (8172) 72-17-70 Шичков Александр Николаевич, Ежова Наталья Эдуардовна
Учредители конференции:
• Вологодский государственный технический университет
• Российская экономическая академия им. Г.В. Плеханова
• Правительство Вологодской области
• Череповецкий государственный университет
• ОАО «СЕВЕРСТАЛЬ»
• Издательский дом «Финансы и Кредит»
• ОАО «Институт Цветметобработка»
