CC BY
41
Selifanov Valentin Valerievich, docent, sfol@ mail.ru, Russia, Novosibirsk, Siberian State University of Geosystems and Technologies,
Zviagintseva Polina Aleksandrovna, Senior Lecturer, p. a, zvjaginceva@sgugit. ru, Russia, Novosibirsk, Siberian State University of Geosystems and Technologies,
Sychugov Alexey Alekseevich, candidate of technical sciences, head of the Institute of Applied Mathematics and Computer Science, xry@2003list.ru, Russia, Tula, Tula State University
УДК 778.14
О НЕКОТОРЫХ ПРОБЛЕМНЫХ ВОПРОСАХ ПЕРЕВОДА В ЭЛЕКТРОННЫЙ ВИД ДОКУМЕНТОВ НА БУМАЖНЫХ НОСИТЕЛЯХ И ПУТЯХ ИХ ВОЗМОЖНОГО РЕШЕНИЯ
Е.Е. Евсеев, П.Е. Завалишин, С.Ю. Борзенкова, Б.С. Яковлев
Рассматриваются наиболее проблематичные вопросы перевода в электронный вид документов на бумажных носителях, приводятся пути их возможного решения с помощью реализации единого комплексного подхода, а также перспективы создания межотраслевого центра компетенций и привлечения к работе различных экспертных сообществ.
Ключевые слова: страховой фонд документации, оцифровка, перевод в электронный вид документов на бумажных носителях, экспертное сообщество по оцифровке.
Ежегодно в России в постоянно возрастающих объемах осуществляются работы по переводу в электронный вид важнейших документов на бумажных носителях как федеральными органами исполнительной власти, органами исполнительной власти субъектов Российской Федерации, государственными архивами и библиотеками, так и предприятиям и и организациями различных форм собственности, выступающими в роли заказчиков [1]. Наиболее востребованными направлениями являются оцифровка документов по основной деятельности органов государственной власти для наполнения ведомственных информационных систем и реестров, оцифровка технических архивов промышленных предприятий, ТЭК и оборонного комплекса для документационного сопровождения производства, оцифровка фондов государственных и муниципальных архивов, а также создание цифровых коллекций библиотек и музеев с целью внедрения современных форматов деятельности.
Обычно такие работы реализуются на основании утвержденных федеральных и региональных государственных программ, целью которых является обеспечение сохранности важнейших государственных документов или инициативным порядком для постепенного перехода на современные технологии работы с электронными информационными ресурсами (далее - ЭИР). При этом дальнейшей целью заказчика является внедрение централизованной системы управления документопотоком, который может представлять собой ежедневно пополняемую базу данных с обеспечением надежной сохранности, учёта, комплектования и использования электронных документов, а также реализация возможностей по приему заявок и оказания электронных услуг посредством единого портала государственных и муниципальных услуг и развития пользовательских сервисов через сеть Интернет на основе удаленного доступа [2].
7
Поэтому для заказчика, который проводит организацию конкурсных процедур или размещает заказ у исполнителя по переводу своих документов на бумажных носителях в электронный вид, самой актуальной задачей после завершения и сдачи выполненных работ будет являться обеспечение эффективного использования созданных ЭИР сотрудниками его компании.
Однако на практике, заказчик вместе с созданным ЭИР, как правило, получает ряд серьезных для себя и своего коллектива проблем. Например, к таким проблемам можно отнести:
- созданный ЭИР (или его часть) обладает недостаточно высоким качеством входящих в него электронных документов;
- возникающие трудности индексации файлов электронных документов;
- затруднения по внесению электронных копий документов в информационные базы данных для поиска, учета и организации доступа пользователей и т. д.
Ряд возникающих проблем может быть связан с привлечением исполнителем неквалифицированных и не имеющих профессиональной аттестации специалистов, возможным отсутствием у исполнителя при переводе в электронный вид больших объемов документов достаточного времени на выполнение работ, недостаточной квалификацией привлекаемых контрагентов, отсутствием достаточного количества сканирующего оборудования с необходимыми характеристиками (производительность, параметры разрешения и т.д.).
В стремлении перевести в электронный вид как можно больше различных видов документов на бумажных носителях, поставить быстрее этот процесс на поток и отчитаться перед заказчиком о выполнении установленных в договорах планов, многие исполнители упускают из виду то, что работа по оцифровке требует более серьезного подхода. Это обусловлено тем, что одной из основных черт перевода в электронной вид документов на бумажных носителях является оригинальность каждого выполняемого проекта. Исполнителю нужно учитывать его специфику, которая в свою очередь определяет выбор необходимого оборудования, программного обеспечения, средств контроля качества, принципов построения справочно-поисковых баз данных, а также требования к наличию профессионально подготовленных специалистов.
Игнорирование данных условий исполнителем приводит к тому, что зачастую начинает господствовать формальный и так называемый «стихийный» подход к переводу в электронный вид документов на бумажных носителях с применением непрофессионального и низкокачественного оборудования. Поэтому из-за отсутствия понимания целей этого сложного процесса, происходит снижение качества получаемых электронных документов в погоне за количеством отсканированных листов. В результате электронные документы имеют многочисленные дефекты различного характера и в конечном итоге не соответствуют предъявляемым требованиям со стороны заказчика.
Стоит отметить, что действующая в России контрактная система в сфере закупок товаров, работ, услуг для обеспечения государственных и муниципальных нужд, основанная на положениях Федерального закона от 5 апреля 2013 года № 44-ФЗ, не всегда способствует обеспечению правильного выбора наиболее профессионального исполнителя, обладающего необходимым и достаточным техническим потенциалом и высоким уровнем квалификации персонала, а ориентирована на привлечение наиболее дешевых и быстрых решений, связанных с использованием массовых малоквалифицированных кадровых ресурсов, не прошедших специальную подготовку и переподготовку, что отрицательно сказывается на конечных результатах всей выполняемой работы исполнителем. То есть в данном случае можно констатировать что снижение общей стоимости работ имеет своей обратной стороной значительное ухудшение получаемого результата.
Вышеперечисленные проблемы могут вызвать и другие негативные последствия для заказчика. К ним, например, можно отнести:
- неполную адекватность воспроизведения информации в электронном документе;
- утечку конфиденциальной информации;
- различные повреждения особо ценных и уникальных документов на бумажных носителях;
- трудности доступа пользовательской аудитории к массивам или базам данных созданных ЭИР и др.
Для преодоления указанных проблем необходимо сформировать единый комплексный подход, включающий в себя:
- разработку требуемых законодательных, нормативно-правовых и методических документов, включая разработку типового технического задания;
- создание межотраслевого центра компетенций с привлечением всех заинтересованных сторон;
- разработку на основе международного и отечественного опыта программного обеспечения для контроля качества получаемых электронных документов экспертами в режиме реального времени;
- создание системы подготовки квалифицированных производственных и управленческих кадров в сфере оцифровки с обязательным подтверждением их квалификации документами государственного образца и т.д.
За последние пять-шесть лет, рядом предприятий и организаций проводились изыскания и исследования, направленные на разработку отдельных элементов единого комплексного подхода к переводу в электронный вид документов на бумажных носителях. Прорабатывались и обсуждались варианты решений некоторых актуальных вопросов, в том числе вопросов контроля качества полученных электронных документов, ряд из которых неоднократно докладывался на различных российских и международных конференциях, посвященных этой важной теме.
Стоит отметить, что процесс перевода в электронный вид документации на бумажных носителях представляет собой достаточно сложный и многогранный процесс. Он включает в себя не только сканирование документов и контроль качества получаемых электронных изображений, но и множество других аспектов, влияющих на конечный результат [1]. К таким аспектам можно отнести:
- специфичность и состояние самих документов, подлежащей переводу в электронный вид;
- предварительно грамотно составленное техническое задание для исполнителя;
- правильный выбор оборудования;
- грамотная разработка информационно-поисковых баз данных для системы управления документопотоком;
- наличие квалифицированного персонала у исполнителя;
- наличие возможности текущего контроля за ходом работ в режиме реального времени;
- экспертиза промежуточных и итоговых результатов работ и пр.
Исходя из этого, в отношении процесса перевода в электронный вид документов на бумажных носителях, должен применяться единый комплексный подход с созданием соответствующего центра компетенций и активного участия в его работе заказчиков, исполнителей и всех заинтересованных профессиональных экспертных организаций и сообществ.
Одним из первых практических шагов по реализации идеи такого подхода могло бы стать создание межведомственного центра компетенций при Министерстве промышленности и торговли Российской Федерации. Деятельность межведомственного центра компетенций будет направлена на решение конкретных проблем, в том числе контроля и экспертизы методико-технологических процессов перевода в электронный вид документов на бумажных носителях, а также защиты от рисков потерь информации на всех этапах жизни электронного документа - создание, хранение, использование, преобразование, долговременное архивное хранение. В состав такого центра могут войти ведущие специалисты основных государственных заказчиков Министерства промышленности и торговли Российской Федерации, библиотечного и архивного сообществ, государственных корпораций, промышленных предприятий, представители ведущих компаний - осуществляющих выполнение работ по оцифровке, и другие заинтересованные лица. Межотраслевой центр компетенций будет эффективной коммуникационной площадкой взаимодействия федеральных органов власти, бизнеса и экспертного сообщества, а также станет залогом успешного развития данного направления и оперативного реагирования на возникающие риски.
К задачам привлекаемых экспертов могут быть отнесены:
- разработка типовых технических заданий;
- консультирование заказчиков по действующим нормативно-методическим документам;
- выдача рекомендаций по подбору оборудования для конкретных задач;
- разработка программного обеспечения для контроля параметров качества электронных документов;
- применение объективных инструментов оценки качества электронных документов на базе персональных компьютеров с выдачей экспертных заключений на соответствие результатов требуемым критериям качества.
- консультирование по вопросам информационной безопасности.
Внедрение единого комплексного подхода по всем видам работ, относящимся к
переводу в электронный вид документов на бумажных носителях при поддержке межведомственного центра компетенций и активного участия в нем заказчиков, исполнителей, профессиональных экспертных организаций и сообществ, позволит:
- значительно увеличить уровень ответственности исполнителей за выполняемую ими работу;
- усилить объективный контроль со стороны заказчика за всеми процессами и технологическими переходами;
- способствовать установлению единых правил проведения работ с приданием им более упорядоченного характера, внедрения типового технического задания и подготовки необходимых нормативных документов;
- повысить компетентность заказчиков при определении требований ко всем видам работ;
- оперативно реагировать на появляющиеся у исполнителей проблемы, по ходу выполнения ими заказов.
Именно единый комплексный подход с организацией межотраслевого центра компетенций и формированием широкого круга участников и экспертов, даст возможность выработки консолидированных решений по проблемным вопросам перевода в электронный вид документов на бумажных носителях. Это окажет значительную помощь заказчикам и исполнителям, поскольку существование независимого экспертного сообщества при поддержке межотраслевого центра компетенций даст возможность коллегиально решать большинство проблемных вопросов и гарантировать то, что на
10
всех этапах выполнения оцифровки будет достигаться наилучший результат в процессах перехода к электронным документам и данным, обеспечивающих взаимодействие общества и государства в рамках цифровой экономики.
Список литературы
1. Евсеев Е.Е., Тимиргалиев С.М. Основные проблемы оцифровки бумажных документов и возможные пути их решения // Журнал «Справочник руководителя учреждения культуры». 2014. №10. С. 58 - 59.
2. О современных подходах к организации страхового хранения электронных документов / Е.Е. Евсеев, П.Е. Завалишин, С.Ю. Борзенкова, Б.С. Яковлев // Известия Тульского государственного университета. Технические науки. Тула: Изд-во ТулГУ, 2016. Вып. 11. Ч. 2. С. 369-375.
Евсеев Евгений Евгеньевич, канд. техн. наук, директор по развитию, tu-la3e@yandex. ru, Россия, Тула, ГК Аурика,
Завалишин Павел Евгеньевич, канд. филос. наук, начальник отдела, zavalishin-p1975@yandex.ru, Россия, Тула, Тульский филиал «НИИР» Федерального государственного унитарного предприятия «Научно-исследовательский институт стандартизации и унификации»,
Борзенкова Светлана Юрьевна, канд. техн. наук, доцент, tehnolaramhler. ru, Россия, Тула, Тульский государственный университет,
Яковлев Борис Сергеевич, канд. техн. наук, доцент, hor_ yakamail. ru, Россия, Тула, Тульский государственный университет
ON SOME OF THE PROBLEMA TIC ISSUES IN THE ELECTRONIC FORM OF DOCUMENTS ON PAPER AND WAYS OF THEIR POSSIBLE SOLUTIONS
E.E. Evseev, P.E. Zavalishin, S.Y.Borzenkova, B.S. Yakovlev
The article deals with the most problematic issues of translation into electronic form of paper documents, provides ways of their possible solution through the implementation of a single integrated approach, as well as the prospects for the creation of an inter-sectoral competence center and the involvement of various expert communities.
Key words: insurance Fund of documentation, digitization, transfer to electronic form of documents on paper, expert community on digitization.
Evseev Evgeniy Evgenievich, candidate of technical sciences, director of development, tula3e@yandex.ru, Russia, Tula, Aurica Ltd,
Zavalishin Pavel Evgenievich, candidate of philosophical sciences, head of department, zavalishin@reprograf.ru, Russia, Tula, Tula branch «NIIR» of Fedeeal State Unitary Enterprise Scientific Research Institute of standardization and unification,
Borzenkova Svetlana Yurievna, candidate of technical sciences, docent, tehnol@,ramhler. ru, Russia, Tula, Tula State University,
Yakovlev Boris Sergeevich, candidate of technical sciences, docent, hor_ yak@mail. ru, Russia, Tula, Tula State University
