CC BY
107О единой системе электронного документооборота
Подполковник C.B. НОСЕНКО, кандидат технических наук
Полковник запаса И.Д. КОРОЛЁВ, доктор технических наук
Капитан М.И. ПОДДУБНЫЙ, кандидат технических наук
АННОТАЦИЯ ABSTRACT
Предложен вариант построения и оптимизации единой системы электронного документооборота Вооруженных Сил Российской Федерации.
КЛЮЧЕВЫЕ СЛОВА
Система электронного документооборота, делопроизводство, распределенная система, информационный граф.
The paper proposes an option of constructing and optimizing the uniform system of on-line document circulation for the Armed Forced of the Russian Federation.
KEYWORDS
System of electronic document circulation, office work, dispersed system, information graph.
СУЩЕСТВУЮЩАЯ в настоящее время система управления Вооруженными Силами Российской Федерации (ВС РФ) включает систему документационного обеспечения (СДО), т. е. несекретные, секретные делопроизводства и подразделения архивов. В настоящее время СДО реализуется в виде систем электронного документооборота (СЭД) как элемента обеспечения единого государственного регулирования, централизованного мониторинга и управления функционированием информационной инфраструктуры России. Однако в разных информационных системах этой инфраструктуры реализация функций СДО в СЭД различная, а для нынешней СЭД ВС РФ осуществляется не в полном объеме1. Под функцией СЭД в соответствии с ГОСТ Р 7.0.8-2013 понимается ее работа по сопровождению движения документов с момента их создания до завершения исполнения или отправки.
Проблема усугубляется еще и тем, что однородные задачи и функции СЭД ВС РФ в секретных и несекретных делопроизводствах дублируются. Кроме того, внедрением СЭД в несекретных делопроизводствах ру-
ководит Управление делами Минобороны России, а в секретных — Восьмое управление Генерального штаба ВС РФ, что приводит к созданию двух различных СЭД, требующих дополнительного сопряжения и содержа-
ния большего числа обслуживающих специалистов.
Между тем руководящими документами2 определено, что СЭД должна быть единой, под которой будем понимать интегрированную информационную систему, охватывающую весь цикл делопроизводства, и потоки документов между территориально (функционально) разделенными подразделениями (подсистемами) для достижения следующих основных целей:
• формирование общего информационного пространства за счет применения одной технологии обработки документов;
• обеспечение единства методологических, организационных и информационно-технологических решений для объединения документов открытого и ограниченного распространения, а также различных групп пользователей;
• повышение оперативности обмена информацией;
• улучшение контроля исполнения служебных документов за счет автоматизированного отслеживания маршрутов их движения.
Создавать единую СЭД ВС РФ необходимо поэтапно при одновременном существовании традиционного и электронного делопроизводств с сохранением логики ведения бумажного документооборота для них обоих на начальном этапе функционирования системы.
Внедрение СЭД возможно путем формирования локально обособленных СЭД (например, в разных органах военного управления) с учетом их взаимодействия между собой и с традиционными делопроизвод-ствами; встраивания отдельных функциональных подсистем в делопроизводства (например, подсистемы регистрации документов) и дальнейшим синтезом их в единую СЭД; комбинации этих способов. В лю-
бом случае СЭД будет обладать признаками распределенной системы. Распределенная система — система, в которой отношения элементов (подсистем) играют существенную роль. Она характеризуется распределением функций (ресурсов) между ними и отсутствием единого управляющего центра. Выход из строя одного из узлов не приводит к ее полной остановке.
В связи с наличием большого количества делопроизводств с многообразными функциями и задачами3 целесообразно исследовать процесс их объединения в единую СЭД на основе общей теории систем4 с выделением основных аспектов: обеспечение безопасности информации при обработке документов с различной категорией доступа5 (независимо от наличия или отсутствия в них сведений, составляющих государственную тайну); создание вышеуказанной интегрированной информационной системы требует оптимальной структуры СЭД.
Рассматривая первый аспект, отметим, что в несекретном делопроизводстве обрабатываются документы ограниченного доступа, содержащие служебную информацию, в том числе для служебного пользования. В данной связи при создании СЭД ВС РФ необходима соответствующая политика безопасности6. Под политикой безопасности понимают интегральную совокупность норм и правил, регламентирующих процесс обработки информации для обеспечения ее защиты при заданных угрозах.
В зависимости от обрабатываемой информации в СЭД ВС РФ, опираясь на классификацию защищенности, можно реализовывать различные (разнородные) модели безопасности, т. е. формально описывающие политики безопасности. Однако структура классов защищенности построена таким образом, что
каждый последующий класс включает в себя требования предыдущего7. Следовательно, на основе высшего класса возможна разработка единой модели безопасности, соответствующей в разных условиях функционирования необходимому уровню защищенности8.
Более детально остановимся на втором аспекте. На основе анализа руководящих документов Минобороны России, регламентирующих обработку документированной информации9, построим структурную схему единой СЭД (рис. 1), а затем оптимизируем ее.
Рис. 1. Структурная схема процесса обработки документированной информации
Отметим, что любой документ, поступающий или создаваемый, может восприниматься как внешний (блок 1). На этапе доведения ин-
формации адресатам и исполнителям документам присваиваются дополнительные атрибуты в виде виз, резолюций, дополнительных указаний,
Руководящими документами определено, что СЭД должна быть единой, под которой будем понимать
интегрированную информационную систему, охватывающую весь цикл делопроизводства, и потоки документов между территориально разделенными подразделениями (подсистемами).
решений, отчетов о выполнении (блоки 5,12,16). Информация может оперативно храниться и повторно использоваться, а при определении ее как ненужной отправляться в архивы или на уничтожение (блоки 7, 14,18). При оценке ценности информации определяются ее предназначение и сроки хранения документов (блоки 8, 19).
Для оптимизации структуры единой СЭД ВС РФ представим процесс
обработки документов в виде информационного графа10 (рис. 2), где: г — вершины графа / е {1, 2,... п}, п = 21 — соответствуют блокам схемы на рисунке 1; ) — дуги графа г,) е {1, 2, ... т}, т = 28.
У полученного графа имеются циклы на вершинах г = {4, 5, 6, 7}, {11, 12, 13, 14}, {15, 16, 17, 18}, что влечет за собой необходимость проведения топологической декомпозиции для последующего анализа. После ее проведения и определения уровня (такт-ности системы), равного 6, с помощью алгоритма введения порядковой функции на матрице инциденций графа11 получен упорядоченный информационный граф без циклов (рис. 3). Его вершины ^(1), С2(2), С3(3), в4(4, 5, 6, 7), С5(10), С6(8), С7(11, 12, 13, 14), С8( 15,16,17,18), С9(9), С10(19), Си(21), С12(20) сильно связанные подграфы со множеством 1-х вершин графа на рисунке 2 (т. е. соответствующих блоков процесса обработки документированной информации).
Рис. 2. Информационный граф процесса обработки документированной информации
Из анализа структурной схемы (рис. 1) и графа (рис. 3) видно, что выполняются подобные функции в вершинах информационного графа: в4(4, 5, 6, 7), Сг7(11, 12, 13, 14), С8(15, 16, 17, 18) — включают блоки учета, регистрации; доведения
информации адресатам и исполнителям; контроля исполнения; хранения документов;
С6(8), С1о(19) — блоки оценки ценности документов;
С9(9), С12(20) — блоки уничтожения документов.
Рис. 3. Уровни упорядоченного информационного графа без циклов
Данные вершины, а соответственно и блоки процесса обработки информации находятся на разных уровнях, что при реализации в автоматизированной системе вызывает необходимость дублирования баз данных или увеличения внутренних потоков запросов к ним.
Для устранения данной проблемы существуют методы введения избыточности или оптимизации. Первый в большинстве случаев нецелесообразен по причине усложнения алгоритма и используется, когда не применима оптимизация. В рассматриваемом
случае она возможна путем объединения подобных функций (блоков) процесса обработки информации (без нарушения требований по ее безопасности): С5(10) и С3(3) — блоки отнесения к государственной тайне и определения степени секретности; С6(8) и С:10(19) —блоки оценки ценности документов; С9(9) и С12(20) — блоки уничтожения. В итоге получен информационный граф единой оптимизированной СЭД (рис. 4).
Проведя анализ схемы и структур графов (рис. 1—4), синтезируем единый процесс обработки докумен-
Рис. 4. Информационный граф единой оптимизированной СЭД
тов в СЭД ВС РФ (рис. 5). Для оценки качества полученного результата проведем вычисление следующих характеристик для обеих структур графов (рис. 3, 4): порядок, структур-
ная избыточность, среднеквадратичное отклонение, структурная близость элементов, диаметр структуры, структурная компактность, степень централизации структуры12.
Рис. 5. Структурная схема процесса обработки документированной информации в единой оптимизированной СЭД
Анализ результатов вычислений показывает (табл.)13, что оптимизированная структура по порядку на 16,7 % проще и оперативнее неопти-мизированной, так как имеется возможность ее реализации на меньшем количестве тактов работы системы; по структурной избыточности на 38,9 % надежнее; по среднеквадратичному отклонению имеет на 10 % более равномерные и симметричные
связи, что позволит качественнее использовать возможности структуры; по структурной близости элементов на 41,5 %, диаметру структуры — 16,7 %, структурной компактности — 28,7 % компактнее; по степени централизации структуры на 17,1 % требует большей централизации управления.
На основе вышесказанного можно сделать следующие выводы.
Таблица
Сравнительный анализ структур
\ и §
\ Параметр Л & о X Т £ и X о X 0 1 н X си з 3 Л н « 0 X 1 я ВТ се м в
Структура \ Порядок ю г к ее X а н и о 0 X У 1 а § § о X А и & 0 еп Я ё К сб X 1 и 1 & & о се Ч Б г § § X & 54 ^ Л Н и Степень централ] структуры
Неоптимизированная 6 0,18 61,67 123 6 1,682 0,41
Оптимизированная 5 0,25 55,5 72 5 1,2 0,48
Разница, % 16,7 38,9 10 41,5 16,7 28,7 17Д
В целом все качественные параметры, за исключением степени централизации, показывают, что применение оптимизированной
структуры СЭДВСРФ позволит снизить затраты ресурсов (информационных, аппаратных) при ее создании и эксплуатации.
Требование большей централизации управления структурой и учета этого параметра на начальных этапах создания незначительно повлияет на качество построенной СЭД ВС РФ в целом.
В целом все качественные параметры, за исключением степени централизации, показывают, что применение оптимизированной структуры СЭД ВС РФ позволит снизить затраты ресурсов (информационных, аппаратных) при ее создании и эксплуатации.
Требование большей централизации управления структурой и учета этого параметра на начальных этапах создания незначительно повлияет на качество построенной СЭД ВС РФ в целом, так как речь идет о перераспределении неизменных объемов функций и ресурсов от периферийных органов управления центральным. Более того, в начальный период работы системы большая централизация может повысить ее качество
в связи с тем, что ее оконечные элементы не способны эффективно функционировать и нуждаются в контроле и руководстве сверху.
Очевидны преимущества создания единой СЭД, такие как: сокращение затрат на создание и оборудование СЭД для несекретных и секретных делопроизводств, а также обслуживающего персонала, синхронизация доведения информации с различной категорией доступа; создание единого информационного пространства и достижение других целей, определенных концепцией построения автоматизированной информационной системы электронного документооборота Министерства обороны Российской Федерации.
ПРИМЕЧАНИЯ
1 Смирнова Г.Н. Системы электронного документооборота. Учебное пособие. М.: МЭСИ, 2014.
2 Концепция построения автоматизированной информационной системы электронного документооборота Министерства обороны Российской Федерации. Утверждена Министром обороны Российской Федерации 29 декабря 2008 года; Указ Президента Российской Федерации от 9 мая 2017 года № 203 «О стратегии развития информационного общества в Российской Федерации на 2017—2030 годы».
3 Приказ Министра обороны Российской Федерации от 4 апреля 2017 года № 170 «Об утверждении Инструкции по делопроизводству в Вооруженных Силах Российской Федерации»; Инструкция по режиму секретности в Вооруженных Силах Российской Федерации, 2005 г.; Приказ Министра обороны Российской Федерации от 31 августа 2005 года № 200 «Об утверждении Наставления по архивному делу в Вооруженных Силах Российской Федерации».
4 Основы общей теории систем / A.A. Попов, И.М. Телушкин, С.Н. Бушуев и др. Ч. I, II. СПб.: ВАС, 1992.
5 Федеральный закон от 27 июля 2006 года № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации».
6 Гайдамакин H.A. Теоретические основы компьютерной безопасности. Учеб. пособие. Екатеринбург, 2008.
7 Руководящий документ. Автоматизированные системы. Защита от несанкционированного доступа к информации. Классификация автоматизированных систем и требования по защите информации, http://fstec.ru/component/ attachments/download/296
8 Королёв И.Д., Поддубный М.И. Представление политики мандатного разграничения доступа через модель Харрисона-Руззо-Ульмана // Научный журнал КубГАУ. URL: http://ej.kubagro. ru/2015/03/pdf/111.pdf; Королёв И.Д., Поддубный М.И.у Носенко C.B. Анализ безопасности информации при использовании способа автоматической классификации формализованных документов в системе электронного документообо-
рота // Труды Военной академии связи. Научно-технический сборник № 83. 2014. С. 243—251; Королёв ИД., Поддубный М.И., Носенко C.B. Применение сегмента матрицы доступов ХРУ в анализе информационной безопасности систем, реализующих мандатное разграничение доступа // Научный журнал КубГАУ 2014. № 101(07). URL: http://ej.kubagro.rU/2014/07/pdf/l 19. pdf; Королёв И.Д., Поддубный М.И, Носенко C.B. Модель автоматического присвоения меток конфиденциальности объектам автоматизированной системы, реализующей мандатное разграничение доступа // Труды Военной академии связи. Научно-технический сборник № 88. 2015. С. 238—243.
9 Концепция построения автоматизированной информационной системы электронного документооборота Министерства обороны Российской Федерации; Приказ Министра обороны Российской Федерации от 4 апреля 2017 года № 170 «Об утверждении Инструкции по делопроизводству в Вооруженных Силах Российской Федерации»; Инструкция по режиму секретности в Вооруженных Силах Российской Федерации, 2005 г.; Приказ Министра обороны Российской Федерации от 31 августа 2005 года № 200 «Об утверждении Наставления по архивному делу в Вооруженных Силах Российской Федерации».
10 Меткое A.B., Острейковский В.А. Теоретические основы автоматизированного управления. Учеб. для вузов. М.: Оникс, 2005.
11 Королёв И Д., Носенко C.B., Савельев И.В. Определение основных функциональных блоков обработки документов, реализуемых при автоматизации делопроизводств органов военного управления на основе теории графов // Труды Военной академии связи. Научно-технический сборник № 82. 2013. С. 74—81.
12 Королёв ИД., Носенко C.B., Савельев И.В. Определение основных функциональных блоков обработки документов, реализуемых при автоматизации делопроизводств органов военного управления на основе теории графов.
13 Меньков A.B., Острейковский В.А. Теоретические основы автоматизированного управления.
