CC BY
0УДК 346
Волинец К.
Орловский государственный университет им. И.С. Тургенева (г. Орел, Россия)
НОРМАТИВНО-ПРАВОВОЕ РЕГУЛИРОВАНИЕ ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА
Аннотация: статья посвящена исследованию нормативно-правового регулирования электронного документооборота в Российской Федерации. В условиях цифровой трансформации общества данный вопрос приобретает особую актуальность, поскольку электронный документооборот представляет собой ключевой элемент современных деловых и административных процессов. Автором анализируются основные нормативные акты, регулирующие использование электронной подписи, архивное хранение электронных документов и обеспечение их юридической значимости. Также подчеркивается необходимость комплексного подхода к регулированию электронного документооборота, который включает в себя как технические, так и организационные меры, направленные на обеспечение безопасности и правовой значимости электронных документов.
Ключевые слова: электронный документооборот, нормативно-правовое регулирование, хозяйствующий субъект, цифровизация, электронная подпись.
Электронный документооборот (ЭДО) — это система создания, передачи, хранения и обработки документов в электронном виде с использованием информационно-коммуникационных технологий. ЭДО позволяет значительно упростить и ускорить процессы обмена документами, повысить их безопасность и снизить издержки. Регулирование электронного документооборота требует четких правовых основ для обеспечения юридической силы электронных документов, защиты информации и прав участников документооборота.
В 2022 году в Российской Федерации была утверждена Концепция электронного документооборота в хозяйственной деятельности, что стало важным шагом в развитии нормативно-правового регулирования в данной сфере. Концепция направлена на реализацию комплексного подхода к регулированию в нескольких ключевых областях: использование электронной подписи, архивное хранение электронных документов и обеспечение юридической значимости электронного документооборота в хозяйственной деятельности.
Основной целью принятия Концепции является развитие нормативного регулирования с учетом баланса интересов участников рынка и органов государственной власти. Благодаря этому возможно создание условий, при которых электронный документооборот станет удобным и безопасным как для бизнеса, так и для государственных структур. Важным аспектом является обеспечение правовой защищенности участников электронного документооборота и минимизация рисков, связанных с использованием электронных документов.
Для достижения поставленных целей Концепция предусматривает разработку и внедрение новых нормативных актов, обновление существующих регламентов и стандартов, а также проведение мероприятий по повышению уровня цифровой грамотности и квалификации работников, задействованных в электронном документообороте. Также важным направлением является развитие инфраструктуры для безопасного хранения и передачи электронных документов, что включает в себя создание современных архивных систем и защитных механизмов [1, с.55].
В целом, утверждение Концепции электронного документооборота в хозяйственной деятельности свидетельствует о стремлении государства к созданию эффективной и безопасной системы электронного документооборота, которая учитывает интересы всех участников и способствует развитию цифровой экономики. Принцип обеспечения баланса частных и публичных
интересов становится основополагающим в процессе развития нормативно-правового регулирования этой сферы.
В настоящее время отсутствует единый нормативный правовой акт, регулирующий электронный документооборот в сфере гражданских и иных правоотношений. Однако существуют утвержденные документы рекомендательного характера, способствующие созданию благоприятных условий для электронного взаимодействия между хозяйствующими субъектами и операторами электронного документооборота. В методических рекомендациях по порядку обмена электронными документами устанавливаются процедуры взаимодействия между организациями или физическими лицами, как напрямую, так и через оператора электронного документооборота. Эти рекомендации также включают положения о содержании соглашений между участниками электронного взаимодействия в случаях, когда они действуют без оператора. Кроме того, в методических рекомендациях указываются виды подписей, которые могут использовать участники электронного документооборота.
Несмотря на отсутствие единого правового акта, существующие методические рекомендации обеспечивают регламентацию ключевых аспектов электронного документооборота, способствуя его эффективному и безопасному функционированию в различных сферах гражданских правоотношений.
Как уже отмечалось ранее, в условиях цифровой трансформации общества нормативно-правовое регулирование электронного документооборота приобретает особую актуальность. Этот процесс включает создание, передачу, хранение и обработку документов в электронном виде с использованием информационно-коммуникационных технологий. Основными нормативными актами, регулирующими электронный документооборот в России, являются Федеральный закон "Об электронной подписи" № бЗ-ФЗ от 6 апреля 2011 года, Федеральный закон "Об информации, информационных технологиях и о защите информации" № 149-ФЗ от 27 июля 2006 года, Федеральный закон "О персональных данных" № 152-ФЗ от 27 июля 2006 года и Федеральный закон
"Об архивном деле в Российской Федерации" № 125-ФЗ от 22 октября 2004 года.
Федеральный закон "Об электронной подписи" № бЗ-ФЗ является ключевым нормативным актом, регулирующим использование электронной подписи в Российской Федерации. Закон был принят б апреля 2011 года и вступил в силу 1 июля 2011 года. Его основной целью является установление правовых основ для создания, проверки и использования электронной подписи, определяет виды электронной подписи и требования к ним, регулирует деятельность удостоверяющих центров и порядок использования электронных подписей в различных сферах. Закон обеспечивает юридическую значимость электронных документов, способствует развитию электронного документооборота и повышает безопасность и прозрачность операций.
Закон "Об информации, информационных технологиях и о защите информации" № 149-ФЗ от 27 июля 2006 года регулирует широкий спектр вопросов, связанных с использованием информационных технологий и защитой информации в Российской Федерации. Его основная цель — установить правовые основы обращения информации, определить права и обязанности участников информационных отношений, а также установить меры по защите информации и информационных систем.
Основные положения закона включают в себя:
1. Права и обязанности владельцев информации,
2. Меры по защите данных,
3. Использование информационных технологий,
4. Информационная безопасность.
Закон "Об архивном деле" является законодательным актом, который регулирует все аспекты архивного дела, включая порядок хранения электронных документов, установление сроков и требования к их архивному хранению. Этот закон определяет правила и нормы, которые обязательны для соблюдения для всех организаций и учреждений, занимающихся обработкой и хранением документации, в том числе электронной формы. Важной частью
закона является установление конкретных сроков хранения документов в архивах, что обеспечивает сохранность и доступность информации на протяжении необходимого периода времени.
В целом, закон "Об архивном деле" играет важную роль в обеспечении сохранности и доступности информации, имеющей историческое, правовое и культурное значение, и является основой для организации работы архивных учреждений и внутреннего архивного делопроизводства в России.
Федеральный закон Российской Федерации от 27 июля 2006 года № 152-ФЗ "О персональных данных" является основополагающим нормативным актом, регулирующим отношения, связанные с обработкой персональных данных граждан России. Этот закон направлен на защиту прав и свобод человека и гражданина при обработке и использовании их персональных данных.
Основные положения Закона № 152-ФЗ о персональных данных включают:
1. Определение персональных данных: Закон определяет персональные данные как любую информацию, относящуюся к определённому или определяемому на основании такой информации физическому лицу (субъекту персональных данных).
2. Цели обработки персональных данных: Закон определяет допустимые цели обработки персональных данных, включая выполнение договорных обязательств, исполнение обязательств перед государством, защиту жизни, здоровья и других важных интересов субъектов данных.
3. Условия обработки персональных данных: Закон устанавливает условия и требования для законной обработки персональных данных, включая согласие субъекта данных на обработку его персональных данных, обязанности операторов по обеспечению безопасности персональных данных и условия передачи персональных данных третьим лицам.
4. Права субъектов персональных данных: Закон гарантирует субъектам персональных данных право на получение информации о своих
персональных данных, право на их изменение, блокирование или уничтожение в случае обнаружения неточностей или незаконной обработки, а также право на защиту от неправомерного использования и раскрытия их персональных данных.
5. Ответственность за нарушение законодательства о персональных данных: Закон устанавливает меры ответственности за нарушение норм обработки и защиты персональных данных, включая возможные штрафы и административные санкции.
Федеральный закон № 152-ФЗ "О персональных данных" является важным инструментом защиты конфиденциальности и прав граждан в цифровой эпохе, обеспечивая прозрачность и законность обработки и использования персональной информации.
Таким образом, нормативно-правовое регулирование электронного документооборота в России представляет собой комплексное и многогранное направление, включающее различные аспекты от обеспечения юридической силы электронных документов до защиты информации и конфиденциальности. Эффективное внедрение и использование ЭДО требует соблюдения установленных законодательных норм, интеграции с информационными системами, обучения персонала и преодоления технических и организационных вызовов.
ЭДО предоставляет значительные преимущества, такие как повышение оперативности и прозрачности работы, снижение затрат и улучшение качества услуг. Однако успешное внедрение требует тщательной подготовки, включая обучение кадров и обеспечение безопасности информации. Примеры успешного внедрения ЭДО в государственных и корпоративных системах показывают, что при правильной организации процесс электронного документооборота может значительно улучшить работу организаций и повысить уровень сервиса для граждан.
СПИСОК ЛИТЕРАТУРЫ:
1. Зобова, Е.П. Цифровизация хозяйственной деятельности: перспективы // Актуальные вопросы бухгалтерского учета и налогообложения. - 2021. - № 2. - С. 54 -63;
2. Ковалева, Н.Н. Информационное право: учебник для вузов / Н. Н. Ковалева [и др.], под редакцией Н. Н. Ковалевой. — Москва: Издательство Юрайт, 2024. — 353 с;
3. Перова, М. В. Проблемы законодательства в сфере электронного документооборота и электронной подписи / М. В. Перова, В. А. Сазонова, А. М. Рагимова // Тенденции развития науки и образования. - 2022. - № 81-3. - С. 87-90;
4. Ручкина, Г. Ф. Электронный документооборот: некоторые проблемы правового регулирования хранения электронных документов / Г. Ф. Ручкина // Юридический мир. -2020. - № 7. - С. 27-30
K. Volinets
Orel State University named after I.S. Turgenev (Orel, Russia)
REGULATORY AND LEGAL REGULATION OF ELECTRONIC DOCUMENT MANAGEMENT
Abstract: the article is devoted to the study of the legal regulation of electronic document management in the Russian Federation. In the context of the digital transformation of society, this issue is becoming particularly relevant, since electronic document management is a key element of modern business and administrative processes. The author analyzes the main normative acts regulating the use of electronic signatures, archival storage of electronic documents and ensuring their legal significance. It also emphasizes the need for an integrated approach to the regulation of electronic document management, which includes both technical and organizational measures aimed at ensuring the security and legal significance of electronic documents.
Keywords: electronic document management, legal regulation, business entity, digitalization, electronic signature.
