CC BY
70
УДК 378.1:65.011 ББК 74.58
Погребицкая Марина Владимировна
аспирант г. Петропавловск Pogrebitskaya Marina Vladimirovna
Post-graduate Petropavlovsk
Шевчук Елена Владимировна
кандидат технических наук, доцент г. Петропавловск
Shevchuk Elena Vladimirovna
Candidate of Technical Sciences, Assistant Professor Petropavlovsk
Непрерывное совершенствование процессов системы менеджмента вуза The Continuous Modernization of the University Management System
Processes
В статье изложены основные принципы успешного применения процессного подхода к менеджменту вуза. Предложен подход к совершенствованию системы менеджмента вуза на основе непрерывного повышения зрелости процессов. Приведена общая схема реализации непрерывного совершенствования процесса вуза.
The article states the main principles of the successful application of the process approach to the university management. The approach to the modernization of the university management system on the basis of the continuous increasing of the maturity processes is offered as well as the stages of the university processes modernization are described in the article.
Ключевые слова: вуз, менеджмент, процесс, совершенствование.
Key words: university, management, process, modernization.
Одним из решающих факторов развития вуза в условиях возрастающей конкуренции является непрерывное совершенствование его процессов [1]. Под непрерывным совершенствованием мы понимаем постепенное и постоянное,
без временных перерывов, улучшение бизнес-процессов с целью повышения их способности создавать ценности [10].
Несмотря на простоту заложенных принципов, процессный подход к менеджменту вуза до сих пор вызывает многочисленные дискуссии и споры в академическом сообществе. Внедрение процессного подхода чаще всего связывают с внедрением в систему управления вузом международных стандартов серии ИСО 9000. Однако трудности, с которыми сталкивается вуз при проектировании процессов, выходят за рамки проблем построения системы менеджмента качества [3,9]. Исследование проблем применения и эффективности процессного подхода представляется важной задачей в менеджменте учебных заведений высшего профессионального образования.
Результаты проведенного автором исследования позволили выделить основные принципы успешного применения процессного подхода к менеджменту вуза:
- использование процессного подхода в целом по всем видам деятельности вуза, а не для проектирования специализированных систем менеджмента [3];
- выделение (декомпозиция) процессов вуза на основе цепочки создания ценностей вуза и использование основных принципов декомпозиции, определенных Р. Портером [4,9];
- определение приоритетности процессов для улучшений на основе оценки качества их функционирования, значимости для создания ценностей вуза и стратегического развития [1];
- использование современных подходов, методов и инструментов менеджмента для совершенствования процессов в зависимости от их текущего состояния [1].
Целью научного поиска стала разработка подхода к совершенствованию системы менеджмента вуза, основанного на непрерывном повышении зрелости процессов и учитывающего вышесказанные принципы.
Понятие «зрелость процессов» означает степень их управляемости, включая возможность поэтапной количественной оценки качества, контролируемости и эффективности результатов [2]. В стандарте ISO/IEC 15504 [8], в свою очередь, было отмечено, что зрелость процесса - это его способность достигать требуемой цели. В работе [5] дано следующее определение уровня зрелости процесса - это степень, до которой тот или иной процесс определен, стандартизирован, управляем, измеряем, контролируем, эффективен и гибок.
Приведенные определения показывают, что зрелость определяется как обобщающая оценка процесса на основе оценок его результативности, эффективности и гибкости. Движение процесса по шкале зрелости подразумевает повышение этих основных оценок функционирования процесса.
Формирование понятия зрелости процессов связано, прежде всего, с развитием теории управления качеством. В начале тридцатых годов XX века Валтер Шеварт опубликовал работу, в которой изложил принципы статистического контроля качества. Его идеи были развиты, а их успешное применение было продемонстрировано в работах В. Эдвардса Деминга и Джозефа Джурана.
Филипп Кросби в 1979 году в книге «Quality is Free» привел решетку зрелости управления качеством, описывающую пять эволюционных фаз во внедрении системы управления качеством. К этим фазам были отнесены: неопределенность, осознание, просвещение, мудрость, уверенность.
Эта структура зрелости была в дальнейшем адаптирована для производственного процесса Р. Радиком. В 1986 году Хэмфри предложил свою структуру зрелости, добавив концепции уровней зрелости и разработав основу для их текущего использования в программной отрасли.
Исследования всех этих авторов привели к построению следующих моделей оценки зрелости процессов, наиболее известных на данный момент:
- модели, определенной в стандарте Capability Maturity Model (СММ) и называемой моделью совершенствования возможностей. Стандарт разработан в
1991 году на базе института SEI (Software Engineering Institute - Институт системного программирования при университете Карнеги-Меллон) [6];
- модели, определенной стандартом «ISO/IEC 15504: Information Technology - Software Process Assessment». Стандарт разработан на базе ССМ Международной организации по стандартизации [там же, 6];
- модели оценки зрелости процессов Роберта Гарднера, опубликованной впервые в журнале Quality Progress Paradox в марте 2001 года [10].
Первые две модели зрелости первоначально были предназначены для организаций, создающих программное обеспечение. Впоследствии обе модели переросли свое исходное предназначение и успешно прошли путь от исследовательских работ до мировых стандартов. Эти модели сегодня используются в разных отраслях. Вышеуказанные стандарты содержат не только модели оценки зрелости, но и подробные процедуры оценки. Модель СММ является собственностью SEI и не является общедоступной. Оценка по этой модели проводится только подготовленными специалистами. Модель ориентирована на крупные организации. Модель, определенная стандартом ISO/IEC 15504, находится в свободном распространении и применении, но результаты оценки процессов по этому стандарту выглядят достаточно сложно. Интерпретация результатов требует дополнительной подготовки руководителей процессов. Модель ориентирована как на крупные, так и на мелкие организации.
На наш взгляд, наиболее применимой к процессам вуза с практической точки зрения является модель зрелости процесса Р. Гарднера. Шкала оценки зрелости Р. Гарднера содержит шесть уровней: неизвестность, определенность, повторяемость, способность, эффективность, гибкость [10].
Каждый уровень Р. Гарднер выразил в терминах реальной практики управления процессами, таких как стандартизация, измерение, корректирующие действия, а также в терминах результатов функционирования: удовлетворенность потребителя, способность процесса и его эффективность. Эти термины сформулированы для каждого уровня как характеристики
функционирования процесса, совместное обладание которыми дает возможность для улучшения процесса и перехода его на новый уровень. Каждый уровень обязательно включает в себя предыдущие уровни и содержит новые требования по улучшению процесса. Предполагается, что переход процесса с одного уровня значимости на другой осуществляется через реализацию комплекса мероприятий по улучшению процесса.
Уровень 1. Неизвестность. В заданном процессе не определены требования потребителей, не точно определены и не документированы методы работы.
Уровень 2. Определенность. В процессе определены требования потребителей и трансформированы в критерий результативности, существует система обратной связи. Методы работы в процессы стандартизированы на основе общих процедур. Результатами процесса управляют на основе послепроцессного контроля.
Уровень 3. Повторяемость. В процессе не только определены системы обратной связи, но и прослеживается связь их с корректирующими действиями. Методы работы в процессе стандартизированы на основе подробных процедур. Измерение итоговой внутренней результативности демонстрирует воспроизводимость. Постоянно проводится измерение внутренней результативности процесса.
Уровень 4. Способность. Заметна тенденция роста удовлетворенности потребителей процесса. В процесс включены методы внутренних аудитов. Измерение итоговой внешней результативности демонстрирует воспроизводимость. Для измерения внутренней результативности определены и реализуются различные меры.
Уровень 5. Эффективность. В процессе выявлена и минимизирована деятельность, не добавляющая ценности, выявлены и находятся под управлением тонкие места процесса. Введена система мер в отношении внутренней эффективности, заменившая контрольные действия.
Уровень 6. Гибкость. Информация об изменениях требований и обязательств процесса распространяется быстро. Для процесса определены альтернативные пути развития в целях обеспечения его гибкости. Время цикла процесса минимизировано и обеспечивает быстрое реагирование. Сотрудники наделены значительными полномочиями и отвечают за конечные результаты процесса. Внедрена система циклов обучения новому.
Предложенная Р. Гарднером шкала носит общий универсальный характер и предназначена для оценки процессов любых организаций. Формулировки характеристик процессов, включенных в уровни зрелости, не всегда понятны руководителям процессов вузов и требуют дополнительной подготовки в области терминологии управления и процессного подхода.
Таким образом, была поставлена задача разработать практические рекомендации по совершенствованию любого процесса вуза с целью его продвижения по всей шкале зрелости, учитывающие особенности менеджмента вуза и раскрывающие понятийный аппарат. Совершенствование рассматриваемого процесса вуза предлагается организовать в пять этапов (рис.1).
Рис.1. Этапы непрерывного совершенствования процесса
Особенностью подхода является то, что I и II этапы совершенствования процесса имеют начальные и конечные действия, а III-V этапы включают совокупность повторяющихся действий, обеспечивающую непрерывность улучшений.
В результате исследования практического опыта процессного управления для каждого этапа нами были разработаны конкретные шаги по реализации совершенствования процесса.
В рамках исследования разработана также методика реализации подготовительного этапа, содержащая рекомендации по внедрению процессного подхода в менеджмент вуза.
Для каждого этапа определены: цель рассматриваемого этапа совершенствования; алгоритм из необходимых действий для руководителей вуза высшего и среднего звена; основные термины; практические методы для осуществления изменений; перечень необходимых организационных изменений. На рисунке 2 показана общая схема реализации непрерывного совершенствования процесса вуза.
К преимуществам предлагаемого подхода по совершенствованию процессов вуза относятся:
- выстраивание системы совершенствования с ориентацией на ценности вуза и критические факторы успеха;
- наличие четкого алгоритма действий для совершенствования деятельности;
- самостоятельное формирование вузом системы показателей процессов и стратегии совершенствования.
В качестве основных функций реализации предлагаемой методики, на наш взгляд, можно выделить:
1) оценочную - оценка состояния процессов вуза;
2) аналитическую - анализ результатов оценки процессов;
3) интегрирующую - формирование целостного представления о состоянии вуза;
V этап улучшения процесса
1. Создание условий для предоставления персоналу значительных полномочий по улучшению процесса и принятию решений.
2. Совершенствование внутривузовских коммуникаций, определение доступной системы быстрого распространения информации об изменениях требований к процессу.
3. Разработка и внедрение эффективной системы обратной связи с участниками процесса,
4. Разработка и внедрение системы постоянного обучения и развития персонала в целях обеспечения текущих и будущих потребностей процесса.
Рис. 2. Общая схема реализации непрерывного совершенствования процесса
вуза
Вестник ЧГПУ62008
102
4) информационную - ознакомление руководителей вуза разного уровня с состоянием и стратегией развития вуза;
5) систематизирующую - упорядочивание, систематизация и стандартизация деятельности.
Предлагаемая методика не может рассматриваться как всеобъемлющая и законченная. Методика содержат минимальный набор действий и инструментов для совершенствования процессов, не исключает применения других подходов к улучшению деятельности, может быть интегрирована в любую систему менеджмента вуза и использоваться параллельно с другими формами самооценки и моделями совершенствования.
С другой стороны, методика совершенствования не регламентирует содержательную часть системы менеджмента и процессов. В рамках этого подхода вуз самостоятельно определяет свою ценность, процессы, критические факторы успеха, цели и показатели процессов, выбирает подходы к формированию эффективной коммуникации и развитию персонала, принимает решение о форме документации.
Применение методики возможно не только в высшем учебном заведении, но и в любой другой образовательной организации. Предлагаемый подход позволяет оперативно учитывать изменения внешней и внутренней среды вуза, делая деятельность по совершенствованию действительно непрерывной.
Библиографический список
1. Беленок, И.Л. О необходимости постоянного совершенствования системы менеджмента вуза [Текст] / И.Л. Беленок, М.В. Погребицкая // Омский научный вестник. -2007. № 2(54). - Сер. «Общество. История. Современность». - С. 9-12.
2. Липаев, В.В. Выбор и оценивание характеристик качества программных средств [Текст] / В.В. Липаев // Методы и стандарты. - М.: СИНТЕГ, 2001. - 228 с.
3. Погребицкая, М.В. Модель непрерывного совершенствования системы менеджмента вуза [Текст] / М.В. Погребицкая // Внутривузовские системы обеспечения качества подготовки специалистов: Материалы IV Междунар. конф. - Красноярск: Изд-во ГОУ ВПО «ГУЦМиЗ», 2006. - С. 38-41.
4. Портер, М. Конкурентное преимущество: Как достичь высокого результата [Текст] / М. Портер; Пер. с англ. М.Э. Портер - М.: Альпина Бизнес Букс, 2005. - 715 с.
5. Рябикин, В. Модель зрелости процессов разработки программного обеспечения [Электронный ресурс]. - Режим доступа: www.ryabikin.com. - Загл. с экрана.
6. Терехов, А. Современные модели качества программного обеспечения [Текст] / А. Терехов, В. Туньон // BYTE/Россия. - №12. - 1999.
7. Шанк, Дж. Стратегическое управление затратами: Пер. с англ. [Текст] / Дж. Шанк, В. Говиндараджан. - СПб.: ЗАО «Бизнес-Микро», 1999. - 288 с.
8. ISO/IEC 15504: Information Technology - Software Process Assessment, 1998.
9. Pogrebitskaya, M. V. Troubles of transferring the process approach to the university management [Текст] / M. V. Pogrebitskaya // III Мiжнародна конференщя «Стратепя якосп у промисловосп i освт»: Матерiали. Том I.- Дншропетровськ - Варна: Фортуна - ТУ -Варна, 2007. - С. 623-626.
10. Gardner, R. Resolving The Process Paradox [Text] / Robert A. Gardner // Quality Progress. - 2001. - №3. - P. 51-59.
Bibliography
1. Belenok, I.L. About the Necessity of Constant Modernization the University Management System [Text] / Belenok, I.L., Pogrebitskaya, M.V./ Omsk Scientific Bulletin. -2007. № 2(54). - Series «Society. History. The present». - p. 9-12.
2. Lipaev, V.V. Choice and Estimation of Software Tools Quality [Text] / Lipaev, V.V. // Methods and Standards. - М.: SINTEG, 2001. - 228 p.
3. Pogrebitskaya, M.V. The Model of Continuous University Management System Modernization [Text] / Pogrebitskaya, M.V. // The Internal University Systems of Securing Specialists Training Quality: Proceedings of the IV International Conference. - Krasnoyarsk: Publishing House GOU VPO «GUTSiZ», 2006. - P. 38-41.
4. Porter, M. Competition Advantage: How to Reach Higher Results [Text] / Porter, M.; Translation from English by Porter, M.E. - М.: Alpina Business Books, 2005. - 715 p.
5. Ryabikin, V. The Model of the Maturity of the Software Elaboration Process [E-resource]. - Available from: www.ryabikin.com. - The title from the web-page.
6. Terehov, A. The Modern Models of the Software Quality [Text] / Terehov, A., Tunyon, V. // BYTE/Russia. - №12. - 1999.
7. Shank, G. Expenditures Strategic Management: Translation from English [Text] / Shank, G., Govindaragan, V. - SPb.: Closed Joint-Stock Company «Business-Micro», 1999. -288 p.
8. ISO/IEC 15504: Information Technology - Software Process Assessment, 1998.
9. Pogrebitskaya, M. V. Troubles of Transferring the Process Approach to the University Management [Text] / M. V. Pogrebitskaya // III Мiжнародна конференщя «Стратепя якосп у промисловосп i освт»: Матерiали. Том I.- Дншропетровськ - Варна: Фортуна - ТУ - Варна, 2007. - С. 623-626.
10. Gardner, R. Resolving The Process Paradox [Text] / Robert A. Gardner // Quality Progress. - 2001. - №3. - P. 51-59.
