CC BY
40Направления повышения эффективности внутреннего аудита материально-производственных запасов в сфере логистики: на примере нефтегазового предприятия
Суравикина Елена Владимировна,
магистрант, Омский государственный университет имени Ф.М. Достоевского E-mail: elena.suravikina@mail.ru
Осташенко Елена Геннадьевна,
кандидат экономических наук, доцент кафедры экономики и финансовой политики, Омский государственный университет имени Ф.М. Достоевского E-mail: econom.omgu@mail.ru
Статья посвящена проблеме эффективной организации внутреннего аудита сохранности материально-производственных запасов в сфере логистики. Авторами на примере ООО «Газпромнефть Снабжение» был выявлен ряд факторов риска, свойственных для системы складского учета: ошибки ручного ввода данных, несоответствие в план-схемах склада с фактическим размещением товарно-материальных ценностей, упрощенный учет и отсутствие дополнительных инструментов проверки, несоблюдение требуемых условий хранения товарно-материальных ценностей. Показано, что совокупность данных факторов риска обуславливает необходимость совершенствования методик внутреннего аудита сохранности материально-производственных запасов с целью устранения их негативного влияния. На основании проведенного анализа был получен вывод о том, что необходимо дополнить методику аудита сохранности материально-производственных запасов процедурами контроля правильности складского учета материально-производственных запасов, принятых на ответственное хранение, а также опросами сотрудников склада с целью выявления недостатков в системе складского учета, системе хранения, алгоритмах проведения инвентаризаций. Обоснована целесообразность использования искусственного интеллекта для эффективного выполнения наиболее трудоемких аудиторских процедур. Предложенные рекомендации носят универсальный характер и могут быть применены для повышения эффективности аудиторских процедур иных операторов логистики.
Ключевые слова: методика внутреннего аудита, логистика, внутренний аудит сохранности, материально-производственные запасы, бухгалтерский учет, Газпромнефть-Снабжение.
Логистические компании контролируют и оптимизирует различные процессы перемещения товаров, включая складирование и транспортировку, от пункта отправления до пункта потребления, исходя из конкретных требований заказчика. Логистика включает в себя сложный набор процессов, требующих высокой степени координации при приобретении,хранении и транспортировке ресурсов и товаров в глобальном масштабе. Каждый аспект логистики - от транспортировки до упаковки, управления запасами и складирования требует тщательного контроля.
Складское хранение имеет важное значение в логистике, а с ростом спроса на услуги складского хранения, актуальной задачей становится обеспечение сохранности размещенных на складах ценностей. Одним из наиболее перспективных методов контроля сохранности материально-производственных запасов является внутренний аудит. Целями внутренних аудиторских проверок сохранности материально-производственных запасов являются проверка подлинности данных бухгалтерского и складского учета, оценка реального состояния учета, формирование суждений о системе хранения и эффективности использования организации [5]. Службы внутреннего аудита играют важную роль в обеспечении эффективности деятельности, поскольку предоставляет руководителям организаций достаточно полную информацию о работе функциональных подразделений, к которым относится и складское хозяйство. Поскольку аудиторские отчеты содержат всесторонний анализ объекта аудита и дополняются рекомендациями аудитора, то качество содержащейся в отчетах информации во многом зависит от методов ее сбора.
Иными словами, эффективные методики проведения внутреннего аудита сохранности, адаптированные к отрасли, в которой ведет деятельность организация, позволяют руководителям принимать стратегически верные решения, нацеленные на повышение стабильности и конкурентоспособности хозяйствующего субъекта.
Таким образом, целью статьи является исследование проблематики эффективной организации внутреннего аудита сохранности материально-производственных запасов в сфере логистики. Анализ производится на примере комплексного оператора услуг в области логистики ООО «Газпромнефть-Снабжение».
Материально-производственные запасы являются неотъемлемой частью деятельности логисти-
сз о со от m Р от
от А
=Е
ческих компаний, поскольку операторы логистики выполняют такие хозяйственные операции, как складирование, комплектация, упаковка и доставка материально-производственных запасов. Однако в силу специфики деятельности, бухгалтерский учет материально-производственных запасов логистических операторов отличается от учета, применяемого для предприятий из других сфер экономики, например, производственных организаций.
Особенности бухгалтерского учета на предприятиях, ведущих деятельность в сфере логистики, рассматриваются в научной статье Я.М. Бондарен-ко. Автором показано, что логистические компании не производят продукцию, а участвуют в процессе производства опосредованно, обеспечивая непрерывность производственных процессов компаний - клиентов. Логистические компании не обладают полнотой прав собственности на принимаемые к хранению и транспортировке материально-производственные запасы. В связи с этим такие материально-производственные запасы не могут быть отнесены к оборотным средствам, поскольку не предназначены для продажи или списания в производство, а также их движение не отражается на валюте баланса оператора логистики [1].
Согласно нормам законодательства, учет материально-производственных запасов операторами логистики производится с использованием забалансовых счетов. Важно отметить, что при использовании забалансовых счетов не применяется принцип двойного счета, и бухгалтерская проводка производится только по дебету или только по кредиту. Так, принятие имущества на ответственное хранение отражается по дебету забалансового счета 002. Прекращение ответственного хранения отражается по кредиту счета 002 [7]. При этом важно отметить, что ценности принимаются к учету в количественном, а не стоимостном выражении.
Однако несмотря на простоту бухгалтерского учета, принимаемых на ответственное хранение товарно-материальных запасов, логистическим оператором производится достаточно подробный внутренний учет. Рассмотрим более детально процедуры учета товарно-материальных ценностей на примере ООО «Газпромнефть Снабжение».
Движение товарно-материальных ценностей подробно отражается в системе складского учета SAP. В информационной системе SAP отражаются все движения товарно-материальных ценностей: отражаются факты приемки материалов на ответственное ранение, прекращение ответственного хранения, перемещение внутри склада и т.д. Согласно нормам складского учета, запасы, принятые на ответственное хранение, учитываются как блокированный складской запас. Процедура копирования приходных и расходных документов в ин-Е формационную систему SAP с целью учета фактов ol движения товарно-материальных ценностей, отно-~ сящихся к складским операциям, называется «Зер-сэ калирование». На рисунке 1 представлены крите-^ рии выбора, на основании которых информацион-z ная система формирует отчеты и пакеты докумен-
тов о движениях товарно-материальных ценностей на складе логистического оператора.
=== Зекралирование ДМ ДЗО в ГПН-Снабжение
шш
ОграничВыбора из БД/
Документ материала По й>
Дата проводки По *
Дата ввода 01.ю.20ю| ПО |[30.10.2010[Г5) й
Завод |ю21| 1 ПО 1 1 й>
Склад ПО 1 й>
Имя пользователя По [ *
Опции просмотра
ВариантALV
Дпоказывать vxe обработанные
Рис. 1. Необходимые данные для отражения в ИС SAP
фактов прихода товарно-материальных ценностей
на ответственное хранение и фактов их списания
Помимо отражения операций по движению материально-производственных запасов, сотрудник склада, ответственный за приемку и отпуск товаров, распечатывает QR и штрих-коды для каждой единицы груза, а также определяет место на складе в зависимости от наличия свободных мест и необходимых условий хранения. Привязка товарно-материальных ценностей к конкретным местам хранения производится автоматически и отражается на план-схеме склада. Также на план-схеме в реальном времени отражаются все операции по перемещению материально-производственных запасов, принятых на ответственное хранение.
Информационная система управления складом SAP отражает все операции движения материально-производственных запасов внутри склада оператора логистики ООО «Газпромнефть Снабжение» от их поступления до последующей отгрузки. Однако анализ показал, что использование информационной системы связано с недостатками, вызванными ручной обработкой данных. В настоящее время большинство операций в ИС SAP по складскому учету вносятся вручную; ручная обработка предусмотрена для данных о товарно-материальных ценностях, принятых на ответственное хранение. Однотипность производимых операций по оприходованию и передаче материально-производственных запасов, высокая загруженность работников склада и сжатые сроки на отражение данных в информационной системе - приводят к критическим ошибкам при вводе информации, отклонениям и несогласованности показателей фактического и учетного наличия принятых к учету материально-производственных запасов.
Ошибки внесения данных на этапе приемки ценностей, то есть ошибки процедуры «зеркалирова-ния», приводят к возникновению фактических данных и данных, содержащихся в системе складского учета. Также анализ показал, что на предприятии ООО «Газпромнефть Снабжение» ряд складских процессов не является автоматизированным. Ручные операции размещения и перемещения, а так-
же наличие бумажного документооборота приводят к возрастанию сложности складской системы и усложняют процедуры внутреннего аудита.
Учет товарно-материальных ценностей в блокированном складском запасе по количеству, а не в стоимостном выражении влечет за собой возникновение риска крупных убытков в случае утраты ценностей или потери ими своих полезных свойств в результате несоблюдения условий хранения. В процессе хранения товарно-материальных запасов, не являющихся собственностью ООО «Газпромнефть-Снабжение», существует риск возникновения значительных убытков в случаях утраты дорогостоящих материально-производственных запасов, принятых на ответственное хранение. В силу применения упрощенных процедур бухгалтерского учета на забалансовых счетах отсутствуют дополнительные инструменты проверки правильности данных, что может привести к физической утрате ценностей в результате неправомерных действия сотрудников логистической компании.
Таким образом, сложившаяся система складского учета влечет за собой следующие риски:
1. Ошибки ручного ввода данных и несоответствия данных складского учета с фактическими данными приводят к возрастанию сложности складского учета и требуют проведения периодических проверок соответствия, то есть инвентаризаций.
2. Ручные операции размещения и перемещения приводят к несоответствиям в план-схемах склада и фактическому размещению товарно-материальных ценностей.
3. Упрощенный учет и отсутствие дополнительных инструментов проверки данных приводит к риску утраты товарно-материальных ценностей и возникновению убытков у ООО «Газпромнефть-Снабжение».
4. Несоблюдение условий хранения товарно-материальных ценностей является источником риска утраты ими полезных свойств, что также влечет за собой убытки для ООО «Газпромнефть-Снабжение». Совокупность представленных выше факторов
риска обуславливает необходимость совершенствования методик внутреннего аудита сохранности материально-производственных запасов с целью устранения их негативного влияния.
Практические аспекты применения методик внутреннего аудита сохранности товарно-материальных ценностей рассматривают в своей научной статье Е.А. Мозжевитино-ва и Л.П. Домрачева. Авторы показывают, что внутренний аудит сохранности материально-производственных запасов является важным элементом корпоративной системы управления рисками. Основными целями внутреннего аудита в данном контексте являются: проверка сохранности материально-производственных запасов, проверка правильности ведения бухгалтерского и складского учета, оценка степени соблюдения
условий хранения, оценка эффективности складских операций [6].
При этом в процессе разработки рекомендаций по совершенствованию методик внутреннего аудита необходимо обеспечивать достижение рациональности и разумного расходования трудовых и временных ресурсов [2]. Как показывает Е.И. Ефремова, совершенствование процедур внутреннего аудита необходимо рассматривать через призму методов сбора аудиторских доказательств, поскольку именно доказательства позволяют аудитору сделать выводы об объекте аудита. Аудиторские доказательства могут быть представлены в следующих формах:
- вещественные доказательства (наблюдения
аудитора, фото, видео и пр.);
- документальные доказательства (документальные файлы);
- свидетельские показания (опросы, отчеты экспертов и др.);
- аналитические доказательства (статистический анализ, анализ затрат и выгод и др.) [3].
В соответствии с международными стандартами аудита, надлежащие аудиторские доказательства в отношении наличия и состояния запасов могут быть получены посредством присутствия аудитора при проведении инвентаризации, к также посредством проведения аудиторских процедур в отношении итоговых данных о запасах в организации с целю подтверждения точности отражения фактических результатов, полученных в ходе инвентаризации [10]. Однако данные методы не в полной мере отвечают потребностям оператора логистики, поскольку целью внутреннего аудита сохранности материально-производственных запасов является не только проверка правильности отражённых в учете сведений, но и устранение негативного влияния факторов риска, присущих операторам логистики.
Таким образом, для целей внутреннего аудита целесообразно получать аудиторские доказательства посредством беседы с сотрудниками склада. Полученные таким образом свидетельские показания могут быть достаточно полезными, поскольку работники склада, как правило, обладают достаточно полной, актуальной и достоверной информацией о недостатках системы хранения материалов на каждом конкретном складском помещении. Таким образом, на основании собранных в процессе бесед с работниками доказательств, аудитор сможет составить ряд предложений по улучшению качества хранения и движения материалов, а также актуализировать перечень позиций товарно-материальных ценностей, наличие которых целесообразно проверять при проведении циклической инвентаризации.
В рамках проверки соблюдения правил учета хозяйственных операций аудитору необходимо производить самостоятельную проверку правильности учета материально-производственных запасов, принятых на ответственное хранение. Аудитором должны быть собраны вещественные и аналитиче-
сз о со от гп Р от
от А ш
Q. в
OJ CM
ские доказательства возникновения ошибок отражения данных в складском учете с использованием методов наблюдения и анализа статистических данных. На основании анализа причин возникновения однотипных ошибок целесообразно вносить дополнения в должностные инструкции и памятки по работе с информационной системой.
Актуальным направлением совершенствования методик внутреннего аудита сохранности материально-производственных запасов является использование искусственного интеллекта. Искусственный интеллект, который использует алгоритмы для выявления и понимания закономерностей и аномалий в наборах данных, может помочь внутренним аудиторам более эффективно выявлять области риска и достигать целей аудита с минимальными трудовыми и временными затратами [4].
В условиях восстановления экономики после пандемии и роста грузооборота неизбежно повышается сложность и длительность стандартных аудиторских процедур. Использование искусственного интеллекта для проведения внутреннего аудита позволяет автоматизировать и ускорить из наиболее трудоемкие задачи, например, задачи сбора и анализа данных относительно перемещений товарно-материальных ценностей, задачи расширенной аналитики данных и др. Передача наиболее трудоёмких функций искусственному интеллекту позволяет аудиторам сосредоточиться на глубинном анализе документов с целью разработки аудиторских рекомендаций.
По мнению экспертов Ernst and Young, искусственный интеллект можно использовать для улучшения процедур обнаружения мошеннических операций. Также в процессе аудита с использованием искусственного интеллекта можно анализировать неструктурированные данные, такие как электронные письма, сообщения в социальных сетях и аудиофайлы конференцсвязи. Включение в анализ дополнительных данных способствует повышению качества внутреннего аудита [9].
Проведенный анализ позволяет предложить адаптацию методики внутреннего аудита сохранности материально-производственных запасов оператора логистики (табл. 1). В целях повышения эффективности организации внутреннего аудита сохранности рекомендовано дополнить метод проверки правильности учета хозяйственных операций аудиторской процедурой контроля правильности складского учета материально-производственных запасов, принятых на ответственное хранение. В данном случае речь идет о проверке корректности ввода данных при «зеркалировании». Также предложено дополнить метод проведения устных опросов аудиторской процедурой опроса сотрудников склада с целью выявления недостатков в системе складского учета, системе хранения, алгоритмах проведения инвентаризаций. Данные аудиторские процедуры в настоящее время не применяются в ООО «Газпромнефть-Снабжение», однако их использование способно повысить качество и эффективность аудиторских проверок, поскольку
позволяет снизить негативное влияние выявленных факторов риска.
Таблица 1. Методы и процедуры внутреннего аудита сохранности материально-производственных запасов логистической компании
Метод аудита Аудиторские процедуры
Инвентаризация Подтверждение фактического наличия материально-производственных запасов; Контроль соблюдения условий хранения материально-производственных запасов.
Пересчет Подтверждение достоверности подсчётов материально-производственных запасов; Проверка соответствия фактических данных и данных, отраженных в информационной системе SAP.
Подтверждение Получение сведений о своевременности и правильности отражения хозяйственных операций в бухгалтерском и складском учете; Подтверждение остатков на счетах учета материально-производственных запасов.
Проверка правильности учета хозяйственных операций Контроль учетных работ и корреспонденции счетов по движению материально-производственных запасов, Контроль правильности складского учета материально-производственных запасов, принятых на ответственное хранение.
Устный опрос Получение информации при предварительной оценке достоверности данных бухгалтерского учета; Опрос сотрудников склада с целью выявления недостатков в системе складского учета, системе хранения, алгоритмах проведения инвентаризаций и т.д.
Аналитические процедуры Сопоставление фактического наличия материально-производственных запасов, сведений бухгалтерской отчётности и данных, содержащихся в информационной системе SAP.
Важно отметить, что для ряда процедур, таких как получение сведений о своевременности и правильности отражения хозяйственных операций в бухгалтерском и складском учете, а также сопоставление фактического наличия материально-производственных запасов, сведений бухгалтерской отчётности и данных, содержащихся в информационной системе SAP, целесообразно использование искусственного интеллекта. Искусственный интеллект позволит облегчить процесс аудита за счет более эффективно выполнения многие трудоемких задач.
Таким образом, автором получен вывод о том, что ООО «Газпромнефть Снабжение», ведущее деятельность в сфере логистики, сталкивается с рисками хищения материально-производственных запасов, а также с рисками утраты ими полезных потребительских свойств в силу нарушения условий хранения. Также для рассматриваемого предприятия характерным является нарастание сложности системы складского учета в условиях растущего спроса на услуги логистики. В данных усло-
виях возрастает важность внутреннего аудита сохранности материально-произведённых запасов, однако существующие методики не совершенны, поскольку не позволяют полностью устранить негативное влияние факторов риска.
Следовательно, совершенствование методики аудита учета и сохранности материально-производственных запасов должно соответствовать целям повышения эффективности и безопасности систем хранения ценностей, а также снижать трудоемкость аудиторских процедур. Иными словами, методика аудита должна выявлять узкие места в системах хранения и учета с целью обеспечения сохранности материально-производственных запасов логистического оператора.
На примере ООО «Газпромнефть Снабжение» было показано, что в рамках совершенствования существующей методики аудита сохранности материально-производственных запасов необходимо проводить аудиторские проверки процедуры контроля правильности складского учета материально-производственных запасов, принятых на ответственное хранение. Также необходимо производить опросы сотрудников склада с целью выявления недостатков в системе складского учета, системе хранения, алгоритмах проведения инвентаризаций.
В условиях растущего грузооборота и повышения спроса на складские услуги целесообразно использование искусственного интеллекта для эффективного выполнения наиболее трудоемких аудиторских процедур. К данным процедурам отнесены получение сведений о своевременности и правильности отражения хозяйственных операций в бухгалтерском и складском учете, а также сопоставление фактического наличия материально-производственных запасов, сведений бухгалтерской отчётности и данных, содержащихся в информационной системе SAP.
Поскольку принятие на ответственное хранение имущества других юридически лиц является неотъемлемой частью логистических компаний, проведение внутреннего аудита сохранности товарно-материальных ценностей обеспечивает способствует достижению операционной эффективности и позволяет операторам логистики оставаться конкурентоспособными. Предложенные рекомендации были разработаны на основании анализа методики внутреннего аудита сохранности, применяемой в ООО «Газпромнефть Снабжение». Однако исследовательские выводы могут быть применены для повышения эффективности аудиторских процедур иных операторов логистики. Направлением дальнейших исследований автора является разработка чек-листа аудита сохранности материально-производственных запасов с учетом предложенных рекомендаций.
Литература
1. Бондаренко Я.М. Особенности учета затрат на предприятиях транспортной логистики //
Наука через призму времени. 2018. № 1 (10). С.48-50.
2. Гришаева А.И., Ерыгина Л.В. Методика аудита материально-производственных запасов в строительных организациях // Учет, анализ и аудит: проблемы теории и практики. 2017. № 18. С. 39-46.
3. Ефремова Е.И. Особенности получения аудиторских доказательств в соответствии с международными стандартами аудита // Вестник РЭА им. Г.В. Плеханова. 2018. № 2 (98). С. 7883.
4. Кондратьева Я.Э. Современные технологии в сфере аудита: возможности и риски // Научные записки молодых исследователей. 2021. № 6. С. 47-59.
5. Котова Е.А. Совершенствование аудиторской проверки материальных запасов // Вестник Московского университета им. С.Ю. Витте. Серия 1: Экономика и управление. 2021. № 4 (39). С. 94-98.
6. Мозжевитинова Е.А., Домрачева Л.П. Внутренний аудит материально-производственных запасов -эффективный инструмент управления рисками и системой внутреннего контроля организации // Advanced Science. 2017. № 1(5). С. 1-11.
7. Приказ Минфина РФ от 31.10.2000 № 94н (ред. от 08.11.2010) «Об утверждении Плана счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организаций и Инструкции по его применению» // СПС Консультант Плюс. URL: https://www.consultant.ru/ document/cons_doc_LAW_29165/ (дата обращения: 20.11.2022).
8. Шароватова Е.А., Маевский М.А. Концептуальные основы организации учета показателей логистической деятельности // Учет и статистика. 2016. № 1 (41). С. 19-27.
9. How artificial intelligence will change auditing // Ernst and Young. URL: https://www.ey.com/ en_gl/assurance/how-artificial-intelligence-will-transform-the-audit.
10. Mamedova N.A. Directions for improving the audit of securities transactions in banks in accordance with international standards // BSU bulletin. Economics and management. 2022. № 3. P. 60-66.
DIRECTIONS FOR IMPROVING THE EFFICIENCY OF INTERNAL AUDIT OF INVENTORIES IN THE FIELD OF LOGISTICS: ON THE EXAMPLE OF AN OIL AND GAS ENTERPRISE
Suravikina E.V., Ostashenko E.G.
Omsk State University named after F.M. Dostoevsky
The article is devoted to the problem of effective organization of internal audit of the safety of material and production stocks in the field of logistics. The authors, using the example of Gazpromneft Supply LLC, identified a number of risk factors characteristic of the warehouse accounting system: errors in manual data entry, inconsistency in the warehouse schematics with the actual placement of inventory items, simplified accounting and lack of additional verification tools, non-compliance with the required storage conditions of inventory. It is shown that the combination of these risk factors determines the need to improve the methods of internal audit of the
C3
о
CO
от m Р от
от А
IE
safety of inventory in order to eliminate their negative impact. Based on the analysis, it was concluded that it is necessary to supplement the audit methodology for the safety of inventory with procedures for monitoring the correctness of inventory accounting of inventory taken for safekeeping, as well as surveys of warehouse employees in order to identify deficiencies in the warehouse accounting system, storage system, inventory algorithms. The expediency of using artificial intelligence to effectively perform the most time-consuming audit procedures is substantiated. The proposed recommendations are universal in nature and can be applied to improve the efficiency of audit procedures of other logistics operators.
Keywords: internal audit methodology, logistics, internal safety audit, inventory, accounting, Gazpromneft-Supply.
References
1. Bondarenko Ya.M. Features of cost accounting at transport logistics enterprises // Science through the prism of time. 2018. No. 1 (10). pp. 48-50.
2. Grishaeva A.I., Erygina L.V. Methodology of audit of material and production stocks in construction organizations // Accounting, analysis and audit: problems of theory and practice. 2017. No. 18. pp. 39-46.
3. Efremova E.I. Features of obtaining audit evidence in accordance with international auditing standards // Bulletin of the REA named after G.V. Plekhanov. 2018. No. 2 (98). pp. 78-83.
4. Kondratieva Ya.E. Modern technologies in the field of audit: opportunities and risks // Scientific notes of young researchers.
2021. No. 6. pp. 47-59.
5. Kotova E.A. Improvement of the audit of material stocks // Bulletin of the Moscow University named after S. Yu. Witte. Series 1: Economics and Management. 2021. No. 4 (39). pp. 94-98.
6. Mozzhevitinova E.A., Domracheva L.P. Internal audit of material and production stocks - an effective tool for risk management and internal control system of the organization // advanced science. 2017. No. 1(5). pp. 1-11.
7. Order of the Ministry of Finance of the Russian Federation No. 94n dated 31.10.2000 (ed. dated 08.11.2010) "On approval of the Accounting Plan of financial and economic activities of organizations and Instructions for its application" // SPS Consultant Plus. URL: https://www.consultant.ru/document/cons_doc_ LAW_29165 / (accessed: 11/20/2022).
8. Sharovatova E.A., Mayevsky M.A. Conceptual foundations of the organization of accounting for indicators of logistics activities // Accounting and statistics. 2016. No. 1 (41). pp. 19-27.
9. How artificial intelligence will change auditing // Ernst & Young. URL: https://www.ey.com/en_gl/assurance/how-artificial-intelligence-will-transform-the-audit.
10. Mammadova N.A. Directions for improving the audit of securities transactions in banks in accordance with international standards // Bulletin of BSU. Economics and management.
2022. No. 3. pp. 60-66.
Q.
e
CM CM
