Мотивация и вовлечение персонала при внедрении информационной системы управления проектами Текст научной статьи по специальности «Экономика и бизнес»

10. Лобанов О. С., Минаков В. Ф., Артемьев А. В. Облачные технологии в исполнительных органах государственной власти Санкт-Петербурга // Международный научно-исследовательский журнал = Research Journal of International Studies. - 2014. - № 1-1 (20). - С. 67-68.

11. Минаков В. Ф., Лобанов О. С., Минакова Т. Е. Аналоговые и дискретные метрики и модели оценки инноваций // Материалы 3-й научно-практической intemet-конференции Междисциплинарные исследования в области математического моделирования и информатики. - Ульяновск. - 2014. - С. 280-287.

12. Лобанов О. С. Построение системы управления единым информационным пространством Санкт-Петербурга, его принципы, особенности и результаты применения // Современные проблемы науки и образования. - 2013. - № 5. - С. 444.

13. Минаков В. Ф., Лобанова Ж. А., Галстян А. Ш. Мобильные гаджеты в системе общественного питания // Международный научно-исследовательский журнал = Research Journal of International Studies. - 2014. - № 7-1 (26). - С. 51-52.

14. Бордюг В. Л. Мобильные технологии ресторанного бизнеса // Международный научно-исследовательский журнал = Research Journal of International Studies. - 2014. - № 9 (28). - С. 73-74.

15. Минакова Т. Е., Минаков В. Ф., Лобанова Ж. А. О возможности работы микропроцессорных средств релейной защиты и автоматики в компьютерных сетях // Международный научно-исследовательский журнал = Research Journal of International Studies.

- 2014. - № 7-1 (26). - С. 52-53.

16. Минаков В. Ф., Артемьев А. В., Лобанов О. С. Модель динамики технологических инноваций // Международный научноисследовательский журнал = Research Journal of International Studies. - 2014. - № 2-1 (21). - С. 110-111.

References

1. Zhilin D. M. Teorija sistem. - M.: URSS. - 2004. - S. 183.

2. Lobanov O. S., Minakov V. F., Minakova T. E. Metodologija ranzhirovanija resursov v oblachnoj infrastrukture regiona // Materialy 3-j nauchno-prakticheskoj internet-konferencii Mezhdisciplinarnye issledovanija v oblasti matematicheskogo modelirovanija i informatiki. - Ul'janovsk. - 2014. - S. 50-56.

3. Lobanov O. S. Kriterial'noe strukturirovanie regional'nyh informacionnyh resursov po urovnjam oblachnoj arhitektury. // Vestnik Sibirskogo instituta biznesa i informacionnyh tehnologij. - 2014. - № 1 (9). - S. 75-80.

4. Lobanov O. S., Basha N. V., Tomsha P. P. Transformacija informacionnogo prostranstva ispolnitel'nyh organov gosudarstvennoj vlasti Sankt-Peterburga kak sistemnyj process // Sovremennye problemy nauki i obrazovanija. - 2014. - № 3. - S. 328.

5. Minakov V. F., Lobanov O. S. Koncepcija oblachnogo informacionnogo prostranstva ispolnitel'nyh organov gosudarstvennoj vlasti regiona // Jekonomika, statistika i informatika. Vestnik UMO. - 2014. - № 3. - S. 181-186.

6. Minakov V. F. Ilyina O. P., Lobanov O. S. Concept of the Cloud Information Space of Regional Government // Middle-East Journal of Scientific Research/ - 2014. - № 21 (1). - P. 190-196.

7. Lobanova Zh. A., Basha N. V., Lobanov O. S. Metodika ocenki jeffektivnosti ispol'zovanija informacionnyh resursov // Mezhdunarodnyj nauchno-issledovatel'skij zhurnal = Research Journal of International Studies. - 2014. - № 7-2 (26). - S. 29-30.

8. Minakova T. E., Minakov V. F., Lobanov O. S. Kaskadnaja model' kommercializacii innovacij // Materialy 3-j nauchno-prakticheskoj internet-konferencii Mezhdisciplinarnye issledovanija v oblasti matematicheskogo modelirovanija i informatiki. - Ul'janovsk.

- 2014. - S. 63-69.

9. Lobanov O. S. Osobennosti postroenija sistemy upravlenija edinym informacionnym prostranstvom Sankt-Peterburga // Izvestija SPbUJeF. - 2013. - № 6 (84). - S. 110-113.

10. Lobanov O. S., Minakov V. F., Artem'ev A. V. Oblachnye tehnologii v ispolnitel'nyh organah gosudarstvennoj vlasti Sankt-Peterburga // Mezhdunarodnyj nauchno-issledovatel'skij zhurnal = Research Journal of International Studies. - 2014. - № 1-1 (20). - S. 6768.

11. Minakov V. F., Lobanov O. S., Minakova T. E. Analogovye i diskretnye metriki i modeli ocenki innovacij // Materialy 3-j nauchno-prakticheskoj internet-konferencii Mezhdisciplinarnye issledovanija v oblasti matematicheskogo modelirovanija i informatiki. -Ul'janovsk. - 2014. - S. 280-287.

12. Lobanov O. S. Postroenie sistemy upravlenija edinym informacionnym prostranstvom Sankt-Peterburga, ego principy, osobennosti i rezul'taty primenenija // Sovremennye problemy nauki i obrazovanija. - 2013. - № 5. - S. 444.

13. Minakov V. F., Lobanova Zh. A., Galstjan A. Sh. Mobil'nye gadzhety v sisteme obshhestvennogo pitanija // Mezhdunarodnyj nauchno-issledovatel'skij zhurnal = Research Journal of International Studies. - 2014. - № 7-1 (26). - S. 51-52.

14. Bordjug V. L. Mobil'nye tehnologii restorannogo biznesa // Mezhdunarodnyj nauchno-issledovatel'skij zhurnal = Research Journal of International Studies. - 2014. - № 9 (28). - S. 73-74.

15. Minakova T. E., Minakov V. F., Lobanova Zh. A. O vozmozhnosti raboty mikroprocessornyh sredstv relejnoj zashhity i avtomatiki v komp'juternyh setjah // Mezhdunarodnyj nauchno-issledovatel'skij zhurnal = Research Journal of International Studies. - 2014. - № 7-1 (26). - S. 52-53.

16. Minakov V. F., Artem'ev A. V., Lobanov O. S. Model' dinamiki tehnologicheskih innovacij // Mezhdunarodnyj nauchno-issledovatel'skij zhurnal = Research Journal of International Studies. - 2014. - № 2-1 (21). - S. 110-111.

Мельникова Е.Ф. 3, Бордюг В.Л. 2, Лобанов О.С. 3,

1 3 аспирант, 2 магистрант, Санкт-Петербургский государственный экономический университет МОТИВАЦИЯ И ВОВЛЕЧЕНИЕ ПЕРСОНАЛА ПРИ ВНЕДРЕНИИ ИНФОРМАЦИОННОЙ СИСТЕМЫ

УПРАВЛЕНИЯ ПРОЕКТАМИ

Аннотация

Предложены инструменты и методы мотивации и вовлечения рабочей группы проекта по внедрению системы управления проектами, а также участников процессов управления проектами и портфелями и пользователей информационной системы управления проектами.

Ключевые слова: проектная мотивация, табелирование, управление проектами, управление портфелями проектов, ресурсное планирование.

Melnikova E.F. \ Bordiug V.L. 2, Lobanov O.S. 3,

1 3 postgraduate, 2 undergraduate, St. Petersburg State University of economics MOTIVATION AND EMPLOYEE ENGAGEMENT DURING IMPLEMENTATION OF A PROJECT MANAGEMENT

INFORMATION SYSTEM

Abstract

Methods and tools of motivation and employee engagement are proposed for project team implementing a project management information system, and participants of the portfolio and project management processes and users of the project management system.

Keywords: project motivation, timesheet, project management, project portfolio management, resource planning.

Внедрение управленческих систем (management information systems - MIS) коренным образом отличаются от внедрения систем, основной задачей которых является упрощение выполнения производственных задач [1 - 3]. Если вторые, как правило, встречают некоторое сопротивление, которое снижается со временем через достижение определенного опыта в использовании программного продукта, то необходимость внедрения первых осознает только 20-25% сотрудников компании [4, 5]. Рассмотрим

52

следующие объекты мотивации: члены рабочей группы проекта по внедрению ИСУП, руководители различных уровней (руководители портфелей проектов и руководители проектов), сотрудники подразделений (исполнители), планировщики (разработчики календарно-сетевых графиков).

Члены рабочей группы проекта по внедрению ИСУП. Задача рабочей группы - сформировать базовые принципы построения системы исходя из специфики организации и отдельных ее подразделений [5, 6]. Как правило, на этапе создания системы управления проектами привлекается по 2-5 человек от каждого направления компании, которые рассматривают и корректируют предложения разработчиков системы, исходя из своего производственного опыта. В случае если пожелания членов рабочей группы по доработке системы долго не обрабатываются / не получают обратную связь, интерес к проекту внедрения теряется.

Чтобы предупредить появление данной проблемы, необходимо на этапе планирования внедрения ИСУП закрепить форму и период предоставления членам рабочей группы реестра предложений и замечаний, а на этапе эксплуатации СУП предусмотреть в офисе управления проектами (или ином аналогичном подразделении) функцию принятия обратной связи от участников процессов управления проектами и портфелями (УПП и УП).

Руководители различных уровней. Владельцы реорганизуемых процессов УПП и УП не всегда заинтересованы в автоматизации: как правило, во внедрении ИСУП они видят увеличение прозрачности функционирования их подразделений, а также дополнительную работу: принятие участия и контроль актуализируемых графиков проектов, контроль предоставления фактических данных о выполнении работ и т.д.

Система мотивации и вовлечения должна предусмотреть выявление перечня показателей, по которым можно оценивать вовлеченность руководителей различных уровней в процессы УПП и УП, и включение этих показателей в КПР (ключевые показатели результативности), которые во многих компаниях являются основой для премирования.

Сотрудники подразделений. Если ИСУП включает в себя подсистему ресурсного планирования и контроля с использованием табелирования проектного времени [5], то необходимо обеспечить заполнение табелей исполнителями. Этому могут препятствовать следующие факторы: отсутствие нужных работ в них в соответствующий период, а также непонимание сотрудниками целесообразности такого рода отчетности. Вовлечению персонала способствуют следующие методы:

На этапе инициации проекта четкое определение ролей, в т.ч. по добавлению и корректированию работ;

Минимизация объема отчетности, формируемого не средствами ИСУП;

В ходе плановых совещаний использование в качестве входной информации графиков / аналитики из ИСУП;

Выявление перечня показателей, по которым можно оценивать вовлеченность сотрудников в процессы УПП и УП и включение их в КПР;

Предоставление исполнителям отчетности о фактически выполненных и выполняемых задачах в течение отчетного периода;

Ведение общедоступной актуальной аналитики о включении информации о фактическом выполнении работ в базу знаний компании;

Включение вопроса о предоставлении табелей в повестку внутренних совещаний по проектам и по деятельности производственных подразделений;

Поощрение исполнителей за честность в отражении фактической информации, т.к. она - основа для формирования качественных нормативов по выполнению проектных работ. Ответственность за отсутствие у ресурсов задач возложить на руководителя проекта (РП), в проектах которого занят ресурсы; или линейного руководителя, если его ресурс не вовлечен в проектную деятельность компании (аналогично - ситуация с перегрузом ресурса).

Планировщики. На роль планировщика, в случае разделения ее и РП, как правило, возлагается большой объем работы, начиная от самостоятельного планирования первоначального варианта графика проекта, заканчивая его актуализацией, прогнозированием и предложением корректирующих воздействий [5, 6]. Поэтому в компаниях, где проекты в большинстве своем не являются типовыми, планировщик является еще и технологом, который к тому же должен быть в курсе всего, что происходит в проекте. На практике применяются следующие инструменты мотивации:

Включение планировщика в программу подготовки кадрового резерва РП и их помощников по достижении высокого уровня понимания технологии выполнения работ и применения методов проектного управления;

Вовлечение планировщика в деятельность команды проекта: приглашение на установочное совещание, пр. ключевые совещания, помощь РП в организации коммуникаций с ответственными исполнителями проекта.

Заключение. Мотивация является не менее важным фактором становления СУП, чем качественная методология УПП и УП или удобство специализированного программного обеспечения - ИСУП [7, 8]. Подходы к мотивации необходимо продумать еще на этапе проектирования системы, после чего закрепить в нормативно-методической документации: основополагающем стандарте об УПП и УП, положении о проектной мотивации, положении о КПР и программе кадрового резерва и других.

Литература

1. Шефов А. А. Многопроектное управление в проектных организациях России: итоги, традиции, тенденции / Материалы Всемирного конгресса по управлению проектами “Проектно-ориентированные бизнес и общество”. - М.: СОВНЕТ, 2003.

2. Керимов В.Э., Селиванов П.В., Минина Е.В. Концепция управленческого учета на современном этапе развития экономики // Менеджмент в России и за рубежом. - 2001. - № 4. - С. 134-142.

3. Остроумов А.А. Особенности информатизации логистических процессов автодилеров // Проблемы современной экономики. - 2013. - № 3 (47). - С. 276-280.

4. Водчиц А.С. Проблемы внедрения автоматизированных систем управления на машиностроительных предприятиях России // Гуманитарный вестник. - 2013. - 10 (12); URL: hmbul.bmstu.ru/catalog/econom/log/119.html.

5. Карпова В. С., Мельникова Е. Ф. Создание корпоративной информационной системы управления проектами в холдинговой компании//Информационные технологии в бизнесе. Сборник 8-й международной научной конференции. 19-20 июня 2013 г. Санкт-Петербург. Conference of St.-Petersburg State University of Economics and Finance. Information Technology in Business/Под ред. проф. В. В. Трофимова, В. Ф. Минакова. - 2013. - С 75-79. ISBN 978-5-94652-426-4.

6. Мельникова Е.Ф. Формирование статистической базы для нормирования труда в российских проектных организациях // Современные проблемы науки и образования. - 2014. - № 5; URL: www.science-education.ru/119-14794 (дата обращения:

12.11.2014).

7. Литвин Ю.В. Об использовании современных технологий управления проектами и портфелями проектов в газовой отрасли // Проблемы экономики и управления нефтегазовым комплексом. - 2008. - № 7. - С 17-27. ISSN: 1999-6942.

8. Баша Н.В., Мельникова Е.Ф., Лобанов О.С. Публикационная активность НИИ как признак инновационного развития // Международный научно-исследовательский журнал = Research Journal of International Studies. - 2014. - № 8-1 (27). - С. 46-48

References

1. Shefov A. A. Mnogoproektnoe upravlenie v proektnyh organizacijah Rossii: itogi, tradicii, tendencii / Materialy Vsemirnogo kongressa po upravleniju proektami “Proektno-orientirovannye biznes i obshhestvo”. - M.: SOVNET, 2003.

2. Kerimov V.Je., Selivanov P.V., Minina E.V. Koncepcija upravlencheskogo ucheta na sovremennom jetape razvitija jekonomiki // Menedzhment v Rossii i za rubezhom. - 2001. - № 4. - S. 134-142.

53

3. Ostroumov A.A. Osobennosti informatizacii logisticheskih processov avtodilerov // Problemy sovremennoj jekonomiki. - 2013. -№ 3 (47). - S. 276-280.

4. Vodchic A.S. Problemy vnedrenija avtomatizirovannyh sistem upravlenija na mashinostroitel'nyh predprijatijah Rossii // Gumanitarnyj vestnik. - 2013. - 10 (12); URL: hmbul.bmstu.ru/catalog/econom/log/119.html.

5. Karpova V. S., Mel'nikova E. F. Sozdanie korporativnoj informacionnoj sistemy upravlenija proektami v holdingovoj kompanii//Informacionnye tehnologii v biznese. Sbornik 8-j mezhdunarodnoj nauchnoj konferencii. 19-20 ijunja 2013 g. Sankt-Peterburg. Conference of St.-Petersburg State University of Economics and Finance. Information Technology in Business/Pod red. prof. V. V. Trofimova, V. F. Minakova. - 2013. - S 75-79. ISBN 978-5-94652-426-4.

6. Mel'nikova E.F. Formirovanie statisticheskoj bazy dlja normirovanija truda v rossijskih proektnyh organizacijah // Sovremennye problemy nauki i obrazovanija. - 2014. - № 5; URL: www.science-education.ru/119-14794 (data obrashhenija: 12.11.2014).

7. Litvin Ju.V. Ob ispol'zovanii sovremennyh tehnologij upravlenija proektami i portfeljami proektov v gazovoj otrasli // Problemy jekonomiki i upravlenija neftegazovym kompleksom. - 2008. - № 7. - S 17-27. ISSN: 1999-6942.

8. Basha N.V., Mel'nikova E.F., Lobanov O.S. Publikacionnaja aktivnost' NII kak priznak innovacionnogo razvitija // Mezhdunarodnyj nauchno-issledovatel'skij zhurnal = Research Journal of International Studies. - 2014. - № 8-1 (27). - S. 46-48

Мельникова Е.Ф. \ Баша Н.В. 2, Лобанов О.С. 3,

1 2 3 аспирант, Санкт-Петербургский государственный экономический университет ДИФФЕРЕНЦИРОВАННЫЕ СХЕМЫ УПРАВЛЕНИЯ ПРОЕКТОМ

Аннотация

Предложен подход, позволяющий определить необходимую и достаточную степень формализации процессов управления проектом в компании, реализующей различные направления деятельности. В основе концепции лежит многокритериальная оценка, требуемая для присвоения проекта категории сложности с точки зрения управления им.

Ключевые слова: процессный подход, управление проектами, схема управления, менеджмент.

Melnikova E.F. \ Basha N.V. 2, Lobanov O.S. 3,

1 2 3 postgraduate, St. Petersburg State University of economics THE DIFFERENTIATED SCHEMES OF PROJECT MANAGEMENT

Abstract

An approach is proposed in order to determine the necessary and sufficient level of project management process’s formalization in companies, operating in various areas. The concept is based on the multi-criteria estimate required to assign the project severity grade in terms of the management.

Keywords: process approach, project management, management scheme, management.

Компании, одновременно функционирующие в различных направлениях деятельности, при внедрении систем проектного менеджмента сталкиваются с необходимостью дифференциации подходов к управлению различными видами работ. В случае, если приоритезация направлений деятельности затруднена - например, они приносят одинаковую прибыль, в них в той или иной степени заняты все производственные подразделения компании и т.д. - но при этом ее проекты с точки зрения сложности управления не являются однотипными, возникает необходимость в разработке методики, позволяющей формально определить категорию сложности проекта [1-5].

Первым шагом необходимо определить критерии сложности проектов с точки зрения управления; далее - степень их влияния на уровень управления проектом [6-8]. Допустим, в компании принимается решение о выделении трех категорий сложности. Тогда значения каждого критерия должны быть подобраны таким образом, чтоб большая часть проектов попадала в низшую и среднюю категории, а в высшую - около 20 % от их количества. Основой для формирования шкал значений критериев выступает статистика проектов компании.

В Таблице 1 представлен пример реализации описанного подхода (переменные G, F, K, L, N, X, Y определяются из масштабов проектов конкретной компании).

Выделенные в примере критерии сформированы исходя из следующих особенностей проектов компании:

• Основная деятельность осуществляется при взаимодействии с монозаказчиком или с заказчиками, предъявляющими равнозначные требования к управляемости проектом со стороны подрядчика;

• Параметры длительность, трудозатраты и количество исполнителей взаимосвязаны, но находятся в невысокой зависимости друг от друга (коэффициент корреляции около 0,3) (например, в силу того, что проекты по части договоров имеют срок реализации 12 месяцев и ежегодно продляются, вплоть до окончания программы проектов);

• Стоимость и стоимостные показатели не рассматриваются как влияющие на уровень управления проектом.

Суммарная оценка по критериям рассчитывается по следующей формуле (1):

(1) s =Y?=1Ci*Ci,

где S - суммарная оценка, i - количество критериев, ci - ранг критерия, Ci - значение критерия.

Таблица 1 - Пример определение критериев, их значений и рангов, определяющих уровень сложности проекта с точки зрения ______________________________________________управления_____________________________________________

Критерий - ранг критерия Значения -балльная оценка Описание значений

Уровень риска - 5 Высокий - 5 Выполнение проекта с заданными параметрами открывает значительные перспективы перед компанией или может повлечь большие потери

Стандартный - 0 Выполнение проекта с заданными параметрами важно, но не критично

Вовлеченность смежных подразделений - 5 Комплексный - 3 Более N смежных специальностей

С привлечением смежников - 2 2 - N смежных специальностей

Внутренний - 1 1 специальность

Объем трудозатрат - 4 Значительный - 3 Более L чел./дней

Средний - 2 От K до L чел./дней

Небольшой - 1 До K чел./дней

Количество исполнителей - 4 Значительный - 3 Более F исполнителей

Средний - 2 От G до F исполнителей

Небольшой - 1 До G исполнителей

54