CC BY
60
УДК 657.1.011.56
МОДЕЛИРОВАНИЕ СТРУКТУРЫ БАЗЫ ДАННЫХ БУХГАЛТЕРСКОГО УЧЕТА И ПРОЦЕДУР ЕЕ ОБРАБОТКИ В ИНФОРМАЦИОННОЙ СИСТЕМЕ ПРЕДПРИЯТИЯ
С.А. Шушпанов
Камчатский государственный технический университет, Петропавловск-Камчатский,686003
e-mail: shoosa@mail.kamchatka. ru
Предложены общие подходы и вариант структуры базы данных для создания прикладных бухгалтерских программ с использованием локальных баз данных, а также процедур формирования бухгалтерских отчетов, на основе системного подхода к хозяйственной деятельности.
Ключевые слова: информационные технологии, локальные базы данных, бизнес-процессы, хозяйственные операции, принцип двойной записи, синтетический бухгалтерский учет.
Structure modeling of accounting data base and its processing procedures in enterprise informational system. S.A. Shushpanov (Kamchatka State Technical University, Petropavlovsk-Kamchatsky, 683003)
Common approaches and data base structure variation for making accounting software application using local data base and procedures of accounting reportforming on the basis of system approach to economical activity are offered in this article.
Key words: informational technologies, local data base, business process, economic operation, double-entry method, synthetic accounting.
Внедрение процессного подхода (регламентация бизнес-процессов) в управление является важнейшей задачей экономики России. В процессе реорганизации бизнес-процессов, или внедрения ERP-продуктов, возникают проблемы коммуникации подразделений предприятия, связанные с бессистемной организацией управления [1]. Одной из причин неэффективной управленческой деятельности российских коммерческих предприятий является широкое применение структурно-функциональных систем управления [2]. Функциональные схемы управления предприятием имеют системные недостатки:
- низкую скорость принятия управленческих решений;
- перекладывание ответственности при решении задач, требующих участия нескольких подразделений;
- мотивацию персонала, ориентированную не на достижение конечного результата, а на выполнение своей функции;
- формализм - преобладание формы над содержанием;
- преобладание администрирования текущей деятельности над управлением и развитием основной деятельности.
Огромное значение в современной экономике имеет информационная система предприятия, которая интегрирует все процессы управления. Эффективность информационной системы определяется степенью взаимодействия программистов и управленцев. Знание информационных технологий позволяет управленческому персоналу поставить четкую задачу перед программистом, а знание основ управления даст ему более яркое представление о том, какую информацию в каком разрезе необходимо предоставить пользователям.
Узким местом функциональной деятельности является разнородность базовых знаний «узконаправленных» специалистов: с одной стороны экономистов и финансистов, с другой стороны специалистов в сфере информационных технологий. Разная функциональная направленность приводит к тому, что в процессе обучения будущие специалисты в области информационных технологий имеют слабый интерес к экономике, управлению и особенно к бухгалтерскому учету. Специалисты в экономической области знаний не стремятся к глубокому знанию математики, информатики и программирования.
Напомним основные понятия по управлению предприятием в парадигме процессного подхода. Главная задача предприятия - производство товаров, оказание услуг. Само предприятие можно определить как основной бизнес-процесс, который состоит из цепочки связанных бизнес-
процессов. Современное законодательство применяет понятие «факт хозяйственной жизни», определяя его как «сделку, событие, операцию, которые оказывают или способны оказать влияние на финансовое положение экономического субъекта (предприятия), финансовый результат его деятельности и (или) движение денежных средств» [3]. Будем считать синонимами понятия «факт хозяйственной жизни» и «бизнес-процесс».
Любой бизнес-процесс имеет начало (вход), процесс (действие) и конец (выход). На входе бизнес-процесса имеются факторы производства (денежные средства, оборудование и т. д.). В процессе совершения бизнес-процессов:
1) снабжения -приобретаются оборотные ресурсы (инструменты, материалы, труд);
2) производства -взаимодействуют факторы производства, происходит выпуск готовой продукции;
3) сбыта - готовая продукция реализуется.
На выходе основного бизнес-процесса имеются изношенное оборудование и денежные средства с приращением. Основной бизнес-процесс
Каждый бизнес-процесс имеет, как правило, документ, подтверждающий факт совершения операции. Это необходимо для ведения учета и контроля объектов учета.
Все, что находится за границами предприятия, принадлежит внешней среде. Все, что находится в рамках предприятия, это внутренняя среда.
Не все бизнес-процессы являются хозяйственными операциями (ХО). ХО - это только те бизнес-процессы, в которых отражается изменение состояния активов (имущества) и обязательств предприятия. Например, передача материалов со склада в производство - это ХО перемещения сырья в пространстве, из склада в цех, под присмотром ответственных лиц. Другой пример -поступление на склад готовой продукции. Это ХО перемещения актива (готовой продукции) из цеха на склад, от мастера к кладовщику. Некоторые факты хозяйственной жизни имеют документальное подтверждение, но в момент их составления не являются ХО. Не является ХО заключение трудового договора с новым сотрудником, здесь отсутствует факт изменения состояния активов и обязательств. Только после передачи в бухгалтерию табеля бухгалтер производит ХО - начисление заработной платы, здесь возникает обязательство предприятия заплатить работнику за его труд в течение месяца. Заключение договора на поставку сырья от поставщика тоже не ХО. Но если, например, в договоре предусмотрено возникновение с конкретной даты обязательства контрагентов, тогда он (договор) становится основанием ХО.
Каждая ХО содержит элементы:
1) объект(ы) операции - активы и (или) обязательства;
2) субъект(ы) операции - лицо или лица, совершающие операцию и подписывающие документ, подтверждающий ХО. Например, два материально ответственных лица: первое передает, второе получает объект операции;
3) документ - бланк установленной формы, содержащий информацию о ХО.
Посмотрим на бухгалтерский учет глазами программиста, которому поручили вести аналитический (сводный) учет хозяйственной деятельности1. Вся информация о хозяйственной деятельности хранится в электронном виде в индексируемых таблицах базы данных. Единица
1 В данной статье представлен вариант синтетического бухгалтерского учета - учет объектов только в денежном выражении. Для организации аналитического учета необходимо дополнить запись полями, детализирующими объект учета. Если имеет место ХО с материалами, тогда нужно добавить: единицу измерения, количество, цену (стоимость); если ХО связана с учетом обязательств, тогда нужно добавить имя контрагента, реквизиты договора. В программе 1С: Предприятие для аналитического учета используется понятие «субконто» - справочник, включающий в себя набор реквизитов, необходимых в конкретных ХО.
Рис. 1. Схема основного бизнес-процесса промышленного предприятия повторяется многократно (рис. 1).
информации в таблице - это запись, которая содержит конкретное число полей. Источником информации ввода данных в таблицу является ХО, а вернее документ, подтверждающий факт ее совершения, - накладная, счет-фактура и т. д. Приведем основные реквизиты документа, необходимые для учета:
1) дата совершения операции;
2) номер документа;
3) субъекты учета - материально-ответственные лица, участвующие в операции (в документе всегда должна быть подпись и расшифровка имен лиц, совершающих операцию);
4) реквизиты сопутствующих документов (договор, доверенность, место совершения операции и т. д.);
5) сведения об объекте учета (актив, обязательство) - аналитическая часть информации: единицы измерения, количество, цена, сумма и т. д.;
6) итого - сумма в денежном выражении по документу.
Информацию о ХО необходимо адаптировать для ввода в компьютер, то есть представить в виде записи. Структура записи связана с основным бухгалтерским принципом «двойной записи», который гласит: величина (сумма) операции отражается одновременно на двух бухгалтерских счетах, в первом по дебету, во втором по кредиту, и эти счета называют корреспондирующими (определение и структура бухгалтерского счета даны ниже). ХО, записанная по правилам двойной записи, называется «бухгалтерской проводкой». На основании одного документа может быть сделано несколько бухгалтерских проводок. Учетный термин «провести» значит отразить в регистрах учета.
Примерная структура синтетической бухгалтерской проводки (запись) состоит из следующих полей:
1) дата проводки (момент записи данных в базу данных);
2) номер документа;
3) дата документа (может не совпадать с датой проводки);
4) счет дебета;
5) счет кредита;
6) величина денежного измерения (бухгалтеры говорят «сумма»);
7) содержание операции (не обязательно, применяется только в учебных целях).
Примечание. В учебной литературе (в примерах) бухгалтерская проводка состоит из трех
элементов: счет дебета, счет кредита, сумма, другие реквизиты умалчиваются.
Пример: Дебет 20 - Кредит 70 120^000 руб.
Бухгалтерский счет - обособленный регистр учета, содержащий данные об однотипных объектах учета в денежном и натуральном выражении. Каждый счет имеет уникальный идентификатор (номер, код) и наименование. Бухгалтерский счет можно представить в виде отдельной папки, в которой хранятся сведения об объектах учета. Каждый бухгалтерский счет имеет две стороны: левая (называется Дебет), правая (называется Кредит). На активных счетах слева отражают поступление имущества, справа - выбытие имущества. На пассивных счетах слева (по Дебету) отражают уменьшение обязательства, справа (по Кредиту) возникновение (увеличение) обязательства. Данное правило справедливо только для обязательств «нашего» предприятия.
Номер счета, наименование счета
Дебет Кредит
Корр./счет2 Остаток на начало периода
№ корр./счета Проводки за период
№ корр./счета Проводки за период
Дебетовый оборот за период Кредитовый оборот за период
Остаток на конец периода
Рис. 2. Структура бухгалтерского синтетического счета
2 Каждая проводка должна иметь корреспондирующий счет.
Приведем графическую сводную структуру активного бухгалтерского синтетического счета (традиционное название «самолетик»), привычную для понимания бухгалтера (рис. 2).
Наличие остатка на начало и конец периода связано с необходимостью вести учет в рамках месяца (периода) в разных регистрах учета. Остаток показывает наличие объектов учета на конкретную дату.
Надо запомнить, что остаток на начало и конец периода в активных счетах отражается всегда слева (по Дебету), а в пассивных счетах справа (по Кредиту). В активно-пассивных счетах остаток может быть с любой стороны. На таких счетах ведется учет расчетов. Одни контрагенты могут быть должниками (дебиторами) - иметь обязательство перед «нашим» предприятием. В такой ситуации остаток отражается по дебету. Другие контрагенты могут быть кредиторами, то есть когда имеется долг «нашего» предприятия. В такой ситуации остаток отражается по кредиту.
Отчетный период - обычно это один календарный месяц, фактически это диапазон дат от одного дня до бесконечности. Начало диапазона - начальная дата. Конец диапазона - конечная дата. В диапазон входят все дни с начального по конечный, указанный в параметрах составляемого отчета.
Приведенная выше структура бухгалтерского счета содержит всю необходимую учетную информацию за отчетный период и является базовым сводным отчетом, на основании которого формируется вся внутренняя и внешняя отчетность предприятия.
Анализ графической структуры бухгалтерского синтетического счета показывает, что для отчетного периода некоторые данные условно неизменны, это «номер счета», «наименование счета» и «остаток на начало месяца». Другие данные переменные - это проводки за отчетный период. Остаток на конец месяца активного счета равен остатку на начало месяца, плюс дебетовый оборот за период, минус кредитовый оборот за период. Остаток на конец месяца пассивного счета равен остатку на начало месяца, плюс кредитовый оборот за период, минус дебетовый оборот за период. Процедуры учета описаны ниже.
Далее рассмотрим структуру базы данных и процедуры обработки таблиц. При проектировании информационной системы целесообразно учетную информацию хранить как минимум в трех таблицах.
В первой таблице, назовем ее «Журнал», хранятся базовые данные - бухгалтерские проводки за период (табл. 1).
Таблица 1
Структура бухгалтерских проводок по счетам (Журнал)
№ п.п. Наименование поля записи Тип данных
1 № дебетуемого счета Строка или число
2 № кредитуемого счета Строка или число
3 Сумма (величина) Число с плавающей точкой
4 Дата проводки Дата
5 Содержание операции Строка
Вторая таблица, назовем ее «Разноска», вспомогательная, она создается при составлении отчета за период из данных первой таблицы (табл. 2).
Таблица 2
Структура промежуточной таблицы проводок по счетам (Разноска)
№ п.п. Наименование поля записи Тип данных
1 № счета(основного) Строка или число
2 № счета (корреспондирующего) Строка или число
3 Сумма (величина) дебет Число с плавающей точкой
4 Сумма (величина) кредит Число с плавающей точкой
5 Дата проводки Дата
6 Содержание операции Строка
В третьей таблице содержатся данные отчетного периода - информация о счете: № счета, имя счета и т. д. (табл. 3). Данная таблица формируется специальной процедурой из данных первой и второй таблиц. Третья таблица может иметь основу - таблицу с постоянной информацией о бухгалтерских счетах.
Таблица 3
Структура бухгалтерского счета за период (данные отчетного периода)
№ п.п. Наименование поля записи Тип данных
1 № счета(основного) Строка или число
2 Имя счета Стока
3 Активный / пассивный Логический
4 Остаток на начало периода Число с плавающей точкой
5 Дебетовый оборот за период Число с плавающей точкой
6 Кредитовый оборот за период Число с плавающей точкой
7 Остаток на конец периода Число с плавающей точкой
Возможна и другая архитектура хранения и обработки данных. Рассмотрим процедуру разноски проводок и структуру таблицы «Разноска». Разноска - составление из одной записи журнала двух записей разноски. Например, в таблице «Журнал» имеется запись:
№ п.п. Дебет Кредит Сумма (величина) Дата проводки Содержание операции
1 50 51 60*000.00 01/04/2013 Получены наличные в кассу из банка для выплаты заработной платы.
Тогда в таблице «Разноска» должно быть сформированы две записи:
№ п.п. Основной Корр. счет счет Сумма (величина) дебет Сумма (величина) кредит Дата проводки Содержание операции
1 50 51 60*000.00 01/04/2013 Получены наличные в кассу из банка для выплаты заработной платы.
2 51 50 60*000.00 01/04/2013 Получены наличные в кассу из банка для выплаты заработной платы.
В журнале сумма (величина) содержится в одном поле, а в разноске имеется два поля суммы -дебетовое и кредитовое, в одно записывается значение, во втором всегда пусто.
После процедуры разноски заполняется третья таблица - данные отчетного периода. По каждому счету делается расчет остатков на начало периода, дебетовых и кредитовых оборотов за период и остатков на конец периода.
Полная информация о предложенной в статье модели информационной базы и программа бухгалтерского учета, на базе Delphi 7, может быть предоставлена автором статьи.
Литература
1. Елиферов В. Г. Бизнес-процессы: Регламентация и управление: Учеб. - М.: ИНФРА-МЮ 2005. - 319 с.
2. ПинаевД. Процессное управление: в чем сила? // БОСС. - 2012. - № 3.
3. О бухгалтерском учете: Федеральный закон от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ // СЗ РФ. -2011. - № 50.
