CC BY
43УДК 51-74
МОДЕЛИРОВАНИЕ СИСТЕМЫ ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА И ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА
1 2 Кондратов Д.В. , Перепелкина О.А.
1 2
' Поволжский институт управления имени П.А. Столыпина - филиал Российской академии народного хозяйства и государственной службы при Президенте Российской Федерации, Саратов, Россия
MODELING OF SYSTEM OF ELECTRONIC DOCUMENT CIRCULATION
AND OFFICE WORK
1 2 Kondratov D.V. , Perepelkina O.A.
1 9
' Volga Management Institute named after P.A. Stolypin - a branch of Federal State-Funded Educational Institution of Higher Education Russian Presidential Academyof National Economy and Public Administration, Saratov, Russia
Аннотация. В статье рассмотрено создание математической модели системы электронного документооборота и делопроизводства в виде трех конечных множеств. Рассмотрены данные множества и определены связи элементов этих множеств между собой.
Ключевые слова: документооборот, электронный документооборот, система документооборота, модель документооборота, формальная модель.
Annotation. The article describes the creation of a mathematical model of system of electronic document circulation and office-work in the form of three finite sets. The considered data sets and the relationships are defined elements of these sets among themselves.
Keywords: document management, electronic document management, document management system, workflow model, formal model.
В современном обществе идет процесс интенсификации вычислительных и информационных технологий во всех отраслях деятельности [1]. Внедрение систем электронного документооборота и делопроизводства (далее - СЭД) является актуальной задачей современного общества. Системы СЭД. позволяют движение документов сделать управляемым и контролируемым процессом, тем самым обеспечивая качественные услуги управления. Однако, модель оценки эффективности внедрения системы электронного документооборота и делопроизводства не разработана.
При проектировании, разработке, внедрении и оценки внедрения систем СЭД используются формальные модели, которые позволяет использовать измеримые объекты, к которым может быть применен математический аппарат.
Теория графов и теория автоматов являются примером использования формальных моделей в оценке внедрения СЭД.
Модель документооборота с применением теории графов была предложена одной из первых в работе З.В. Алферова, М.Ю. Круковского. Зарубежные ученые рассматривали применение автоматов для моделирования
информационного взаимодействия рабочих групп [2]. Другими авторами автоматы были использованы для моделирования связной системы взаимодействующих процессов при решении задач процессного управления [3].
Процесс документооборота формально может быть представлен в виде трех конечных множеств и связей элементов этих множеств между собой.
Математическое представление данного процесса может быть представлена в виде тройки: Дт = {У, Д, Ф} (1),
где {Д} - формальная модель СЭД, {У} - множество участников, {Д} -множество действий, {Ф} - множество состояний документа, что означает, что документооборот - это множество действий, производимых множеством участником над множеством состояний документов.
Множество {У} определяется как конечное множество ролей, которые могут быть назначены фактическим участникам документооборота.
{ Д} - определяется как конечное множество действий, выполнение которых допустимо в пределах рассматриваемой системы СЭД.
Множество {Ф} - конечное множество состояний, которые могут принимать документы после произведения действий из множества { Д} участником из множества {У} .
Рассмотрим подробнее каждое из множеств.
Множество участников {У} означает также множество ролей, которые выполняют участники в системе СЭД.
С целью определения множества ролей участников {У} необходимо использовать имеющиеся в организации должностные регламенты, в которых отражены действия, которые выполняют сотрудники. Поэтому под участниками множества мы будем подразумевать перечень выполняемых сотрудником должностных обязанностей.
Все сотрудники в рабочем процессе выполняют несколько ролей. При этом, одна и та же роль может соответствовать сразу нескольким сотрудникам.
Такая унификация позволяет формализовать и детализировать требования, предъявляемые организацией к своим сотрудникам, а также позволяет формировать критерии эффективности и успешности работы конкретного сотрудника.
Множество состояний {Ф} в системе СЭД определяет конечную совокупность дискретных представлений документа, каждое из которых является одним из возможных состояний документов в пределах его жизненного цикла.
Модель системы СЭД может быть представлена двумя видами состояния документооборота: предетерминированным документооборотом и ситуативным документооборотом.
Задание модели системы СЭД называют предетерминированным документооборотом тогда, когда множество состояний СЭД представляет собой определение всех возможных состояний, допустимых и необходимых в СЭД.
Ситуативный документооборот модели системы СЭД предполагает возможность возникновения новых состояний во время развития процессов.
Оба вида документооборота могут быть представлены тройкой множеств
{У, Д, Ф}.
Определение элементов множества {Ф} происходит с помощью выявления допустимых форм документов, которые включают в себя электронные версии бумажных документов, выявленные при анализе системы СЭД, и новые формы, появление которых связано с внутренними потребностями реализуемой системы СЭД.
Множество состояний {Ф} принято называть альбомом форм. Предполагается, что выявленный и описанный на этапе анализа альбом форм утверждается пользователем системы СЭД, и во время развития системы СЭД происходит мониторинг изменений, поддерживается адекватность альбома форм и состояний, используемых системой СЭД.
Критерием успешности формализации множества {Ф} является его полнота и адекватность моделируемой системы СЭД, то есть после синтеза и программирования модели СЭД не может возникнуть ситуация, при которой документ надо будет перевести в состояние, не являющееся элементом множества {Ф} .
При проведении анализа создаваемой системы СЭД детерминируются и документируются связи между состояниями документооборота. Логика документооборота представляется в виде последовательности действий, которые приводят систему СЭД к смене одного состояния на другое. В результате синтезируется связанная последовательность действий, происходит преобразование документов от начальных состояний к требуемым (конечным), в этом и заключается множество { Д} .
При синтезе реальных моделей СЭД часто сложно декомпозировать адекватно реальные процессы документооборота на совокупность четко разделенных дискретных процессов. Возникающие сложности связаны, в первую очередь, с субъективной составляющей представления о процессе документооборота. Это приводит к тому, что различные специалисты, участвующие в документообороте, имеют собственное уникальное представление о роли документов и участников в процессе. Множественность представлений порождает множественность реализаций и противоречия. В результате синтезируемые модели получаются громоздкими и плохоуправляемыми.
Под определением множества { Д} будем понимать, что действие - это событие, возникновение которого однозначно приводит к изменению состояния хотя бы одного документа. Таким образом, множественность представлений может быть унифицирована путем объединения однонаправленных связей, соединяющих одни и те же состояния.
Очевидным является также тот факт, что каждое состояние документа для своего возникновения требует некоего стробирующего события, то есть в системе СЭД должно произойти действие, которое приведет к возникновению
этого состояния. Таким образом, можно утверждать, что критерием успешности проведения детерминирования множества {Д} является связность элементов из множества {Ф}.
После того, как мы рассмотрели каждое из множеств {У, Д, Ф}, можно утверждать, что между элементами множеств существуют отношения, которые определяют связи между ними. Отношения могут быть как между различными элементами одного множества, так и между элементами различных множеств.
Примером отношений между элементами одного множества может служить задание причинно-следственных связей между состояниями во множестве {Ф} . Определение ролей документооборота, то есть влияние участников на конкретные состояния, приводящие к их изменению, определяется отношением элементом из множества {У}к элементам из множества{Ф} .
Таким образом, можно утверждать, что отношения между элементами множеств задают отношения, совокупность которых определяет полный перечень бизнес-процессов организации, что предопределяет возможность полноты реализации системы СЭД.
Для отображения отношений используются два типа связей - «один к одному» и «один к многим». Теоретически возможно использование и связи «многие к многим», однако в практике ее использование нецелесообразно, так как приводит к усложнению восприятия модели и логики ее работы. Если по какой-либо причине возникнет необходимость его использования, то этот тип связи может быть синтезирован с помощью двух предыдущих типов [4].
Таким образом, система СЭД задана в виде трех множеств, каждое из которых содержит конечное количество элементов и возможность изменения содержания множеств во время жизненного цикла процессов документооборота. Изменения элементов происходят дискретно таким образом, что каждому шагу изменений соответствует система {У, Д, Ф} со статическим содержанием множеств. Множество, состоящее из троек {У, Д, Ф}, описывает события, происходящие в системе документооборота, с учетом времени.
Литература
1. Теслер Г.С. Новая кибернетика.- Киев: Логос, 2004. - 401с.
2. Clarence Ellis Team Automata for Groupware Systems. - Arizona:ACM SIGGROUP., 2001, P.415-424
3. Marc Hoffman, David Shute, Mike Ebbers Advanced Workflow Solutions. -New York: Redbooks IBM, 1999.- 141 p.
4. Круковский М.Ю. Графовая модель композитного документооборота// Математичш машини i системи. - 2005. - № 3. - С. 149 - 163.
