CC BY
58Мобильное приложение для сотрудников, как инструмент контроля и управления
Головкин Владислав Викторович.
член совета директоров, «Адамас», vlad253@gmail.com
Сегодня сотрудники более мобильны, чем когда-либо. Компании внедряют приложения для сотрудников, чтобы упростить передачу информации в рабочие дни сотрудников. С ростом популярности гибридных рабочих мест и важностью коммуникации между распределенными командами растет спрос на приложения для сотрудников, которые поддерживают эту бесперебойную работу на рабочем месте и ориентированы, в первую очередь, на мобильные устройства. Это означает, что все ресурсы доступны в одном удобном приложении, чтобы помочь сотрудникам получить наилучший опыт - как на рабочем месте, так и дома.
Статья посвящена изучению преимуществ мобильных приложений для сотрудников. Анализируются преимущества внедрения мобильных приложений и CRM-систем в работу компаний. Рассматриваются причины, по которым сотрудники выступают против использования новых приложений. Описан базовый функционал мобильных приложений. Приведены примеры успешного внедрения мобильных приложений в действующих компаниях.
Ключевые слова: мобильные приложения, сотрудники, внедрение систем, функционал.
Введение
Что такое приложения для сотрудников?
Приложения для сотрудников - это мобильные приложения, которые позволяют сотрудникам общаться и сотрудничать с коллегами и организацией в целом. Это централизованная система, которая объединяет цифровые точки соприкосновения, в едином, удобном для пользователей интерфейсе. Приложения для сотрудников обеспечивают сотрудникам связь с людьми, местами и вещами в режиме реального времени.
Также эта современная технология позволяет сотрудникам команды получать персонализированную и актуальную информацию, где бы они ни находились. Например, на своих устройствах, просто используя приложениям для сотрудников или через push-уведомле-ния, чтобы они были в курсе и могли выполнять свою работу более эффективно [1].
Почему бизнес в будущем не сможет существовать без приложения для сотрудников?
Компаниям необходимо встречаться со своими сотрудниками там, где они находятся чаще всего. Поэтому, общение с ними на их мобильных устройствах с помощью приложений для сотрудников является таковым.
Совершенно очевидно, что мобильные приложения влияют практически на все аспекты повседневной жизни. А приложения для сотрудников просто переносит ту же простоту использования, удобство и возможности в их рабочую жизнь.
Стоит отметить несколько основных преимуществ использования приложений для сотрудников, которые, в свою очередь распространяются на всю организацию:
• Получение актуальной информации, поддерживая связь между сотрудниками.
• Поддержание общения с труднодоступными работниками.
• Создание двустороннего диалога, чтобы мнение каждого было услышано.
• Сбор точных показателей на рабочем месте для получения полезной и актуальной информации.
Компании, которые не учитывают мобильность, сталкиваются с проблемами, связанными с неэффективностью и неудовлетворенностью сотрудников. Такие технологии, как приложения для сотрудников, могут сыграть ключевую роль в создании гибкой и динамичной рабочей силы.
Основной целью внедрения приложения для сотрудников является создание центра для унифицированного взаимодействия, независимо от их местоположения.
Еще одним ключевым соображением является гибкость, с которой организации могут выбирать, какие функции и интеграции наиболее важны для включения в приложение для сотрудников. От прямой трансляции но-
X X
о
го А с.
X
го т
о
м о
м «
fO
сч о cs
о ш m
X
3
<
m О X X
востей, до возможности забронировать столы и конференц-залы за считанные секунды или сделать заказ еды в кафетерии - все это позволяет сделать взаимодействие с сотрудниками более персонализированным, взаимосвязанным, эффективным [2].
Какие проблемы решает приложение для сотрудников?
1. Адаптация. Привлечение новых сотрудников может быть медленным и болезненным процессом, связанным с лавиной бумажной работы и информации. Поэтому, новым сотрудникам предоставляется доступ к действиям по адаптации, формам и информации через приложение.
2. Коммуникация. Наличие единой точки мгновенного контакта между сотрудниками делает общение безошибочным и доступным. Для сотрудников это означает, что нет никаких препятствий - они могут быстро связаться даже для случайных разговоров.
3. Справочник сотрудников. Узнать, кого найти для получения нужной информации, может быть непросто. Благодаря полному и упорядоченному каталогу сотрудников легко найти нужного и задать вопросы.
4. Планирование работы сотрудников. Видимость, прозрачность и коммуникация в реестрах могут быть сложными моментами в организациях. Благодаря интеллектуальному и легкодоступному (и изменяемому) составлению списков, приложение обеспечивает охват персонала и позволяет применять более гибкую рабочую политику.
5. Задачи. С помощью приложения руководители могут назначать задачи на месте или в пути, а сотрудники могут выполнять их на местах [1].
Противодействие сотрудников в использовании новых приложений.
Большинство компаний сталкиваются с сопротивлениями в использовании мобильных приложений сотрудниками. Рассмотрим некоторые из них:
Одной из основных причин сопротивления сотрудников при внедрении новых корпоративных приложений является отсутствие полной и достоверной информации о нововведении, в том числе о его результатах, а также трудности адаптации и приспособления сотрудников к работе в новой среде.
Также люди консервативны по своей природе. При изучении нового программного продукта многим даже сложно нажимать кнопки, отличные от привычных Excel или Outlook.
Некоторые организации работают на рынке с незапамятных времен, по большей части, и многие специалисты начинают игнорировать новую систему. Есть примеры, когда руководители пытаются внедрить CRM, в то время как многие отделы и специалисты продолжают работать традиционными способами. Из-за чего у тех же секретарей возникает огромный план задач по разгрузке, на который уходит огромное количество времени. CRM-системы готовы автоматически алгоритмизировать процессы, распределяя конкретные задачи по отдельным группам сотрудников.
Еще одна причина, по которой команды сопротивляются автоматизации бизнеса, — желание «спрятаться в тени».
Не всех устраивают программные решения, предполагающие управленческий контроль над деятельностью сотрудников. Что уж говорить о пользователях CRM,
если даже те, кто занимается их внедрением, не могут привыкнуть к другой философии работы.
В конечном итоге возникает проблема преодоления сопротивления использования новых продуктов сотрудниками.
Чтобы повысить доверие и лояльность сотрудников, нужно вовлекать их шаг за шагом в процесс внедрения инноваций.
Преодолеть сопротивление команды непросто, но преимущества внедрения новых мобильных приложений, включая CRM, стоят затраченных усилий.
Часто процессу внедрения новой системы уделяют недостаточно внимания. Коллективу мало просто продемонстрировать работу приложения. Поэтому сотрудники компании, отвечающие за внедрение автоматизированных систем, должны детально и поэтапно доводить до каждого сотрудника новые алгоритмы действий. Если хотя бы один человек не до конца понял какую-либо информацию, вся команда может стать менее продуктивной.
У руководства должны быть строгие инструкции о том, что работать сотрудники обязаны только внутри системы приложения. Например, отчеты, подписные документы и другая информация не должны проходить по другим каналам.
Например, один из сотрудников компании начал использовать для рабочего общения мессенджер Telegram вместо CRM системы. Вслед за ним вся команда дружно перешла на общение в этом мессен-джере. Это сразу повлияло на рабочий процесс. Часть информации была утеряна, а часть пришлось воспроизвести, что заняло дополнительное время. Использование Telegram было строго запрещено, а доступ к Telegram через офисный Wi-Fi был заблокирован на несколько месяцев.
Над сопротивлением сотрудников к использованию новой программы или мобильного приложения должен позаботиться и сам разработчик. Разработать благоприятную среду в системе общения - стикеры и эмодзи, изображения. Создать программу лояльности, которая будет мотивировать сотрудников. Например, награждение виртуальными медалями лучших работников [3].
Основной функционал приложений.
1. Отслеживание личных показателей эффективности и прогресса команды, которые базируются на:
• Ключевых показателях эффективности (KPI): KPI -это поддающиеся количественной оценке показатели, такие как коэффициент использования мощностей и доход на сотрудника. Ключевые показатели эффективности отлично подходят для сравнения изменений в производительности в ежемесячной, ежеквартальной или годовой шкале, если они актуальны и значимы для миссии организации.
• Цели и ключевых результатах (OKR): OKR - это ежемесячные или квартальные цели, которые открыто распространяются и приоритизируются внутри организации. Базовая стратегия OKR включает в себя 3-5 целей высокого уровня, каждая из которых имеет 3-5 измеримых ключевых результатов, которые поддерживают цель.
• SMART-целях: SMART-цели конкретны, измеримы, достижимы, релевантны и своевременны. Цели, которые ставятся для организации (а затем и для сотрудников), должны быть контекстуализированы для использования в организации; расплывчатые и неуместные цели
только разочаровывают и сбивают с толку сотрудников [4].
2. Интеграция с CRM системами.
CRM - это программное обеспечение для управления бизнесом, с помощью которого можно централизовать информацию о компании; особенно всю информацию, касающуюся клиентов и продаж.
Такая система гарантирует, что каждый сотрудник компании имеет панорамный обзор всех клиентов и что общение, как внутри, так и снаружи будет протекать гладко.
В то же время коммерческий отдел осуществляет более точное, сложное и автоматизированное управление продажами, что позволяет им иметь больше информации о клиенте, с которым они пытаются заключить сделку, и иметь систему для отслеживания продаж, не будучи обременительной.
3. развитие, обучение и оценка персонала
Оценка персонала в приложении позволяет понять,
в какой степени сотрудник, решая вмененную ему в ответственность задачу, применяет приобретенные ранее навыки, а также дает представление о развитии инновационного опыта, позволяющего решать необычные, сложные задачи.
Приложение должно определять, в какой степени сотрудник соответствует должности, занимаемой в настоящий момент, оценивать потенциал, связанный с каждым из работников [5].
Также программы обучения, внедренные в приложения для сотрудников, помогают компаниям устранить любые существующие или неизбежные пробелы в навыках, укрепить слабые звенья [6].
Своевременная оценка сотрудников и надежные механизмы обратной связи помогут определить хороших кандидатов для повышения квалификации. Такой метод также внедрен в специализированные приложение для работы сотрудников. В нем происходят следующие процессы:
• Поддержка неуспевающих работников: обзоры эффективности работы - лучшее время, чтобы предложить программы обучения и развития сотрудников.
• Установите ожиданий от будущей работы: происходит работа с сотрудником, для установки целей и приоритетов. Исследования показывают, что это способ предоставляет сотрудникам больше свободы в достижении целей и позволяет им проявлять инициативу.
• Измерение прогресса цели: оценка сотрудников -это карта (своего рода), которая помогает сотрудникам и менеджерам понять, как далеко они продвинулись за определенный период времени.
• Информирование о важных решениях: оценки эффективности функционируют как отслеживаемая документация, которую можно использовать для принятия решений относительно повышения заработной платы, продвижения по службе и других льгот.
• Отстаивание решений руководителя: отчет об оценке сотрудников дает юридически обоснованную причину для увольнения сотрудника, который в прошлом плохо работал.
• Оценка методов найма и адаптации: оценка эффективности новых сотрудников может помочь понять эффективность методов найма и адаптации.
4. Планирование и контроль рабочего времени
Инструмент для оценки продуктивности персонала помогает оценивать продуктивность каждого сотрудника, отслеживать и систематизировать время начала, конца рабочего дня и перерывов. Так же с его помощью руководители определяют, насколько эффективно сотрудники работают на протяжении всего рабочего дня.
5. Каталог продукции/адресное хранение
Адресное хранение - это способ размещения, где в системе учета, каждому продукту присвоено место (адрес) хранения.
Во избежание ошибок в данных, следует наладить концепт хранения с помощью алгоритма. Алгоритм самостоятельно будет распределять в системе продукцию для удобства пользования.
Опыт внедрения, успешные кейсы.
Приведем несколько примеров по внедрению мобильных приложений.
Один из ведущих застройщиков Москвы представил мобильное приложение, упрощающее сдачу и приемку квартир. С помощью смартфона можно просматривать чек-листы и создавать задачи для своей команды по устранению обнаруженных дефектов. Помимо удобства и скорости такой подход позволяет компании безопасно хранить и анализировать данные.
Другой пример: аптечная сеть АСНА сократила расходы на обучение сотрудников (млн руб.) за счет внедрения образовательной платформы на базе мобильных приложений. Более 20 000 фармацевтов сейчас используют смартфоны для приобретения необходимых знаний и навыков, и получения квалификации. Разработана система мотивации для вовлечения сотрудников в образовательный процесс.
Еще один пример того, как корпоративные решения могут помочь оптимизировать внутренние процессы, — мобильное приложение для сотрудников одного из крупнейших металлургических комбинатов страны. Сотрудники могут получить доступ к платежным ведомостям и графикам отпусков, координировать отпуск по болезни и получать мгновенную информацию от компании [7].
Сегодня сотрудники более мобильны, чем когда-либо. По данным eMarketer, люди проводят 90% своего телефонного времени, используя приложения для смартфонов. Компании внедряют приложения для сотрудников, чтобы упростить передачу информации в рабочие дни сотрудников. Организации могут создавать опыт, аналогичный тому, который достигается с помощью технологий, которые люди ежедневно используют в своей личной жизни. С ростом популярности гибридных рабочих мест и важностью коммуникации между распределенными командами растет спрос на приложения для сотрудников, которые поддерживают эту бесперебойную работу на рабочем месте и ориентированы в первую очередь на мобильные устройства. Это означает, что все ресурсы доступны в одном удобном приложении, чтобы помочь сотрудникам получить наилучший опыт - как на рабочем месте, так и дома [2].
Литература
1. Сайт Centricminds: Does your Company Need An Employee App? [Электронный ресурс] // Publication Centricminds, 2021. Режим доступа к ресурсу: https://www.centricminds.com/articles/is-your-company-ready-to-use-an-employee-app
X X
о
го А с.
X
го m
о
м о м
CJ
2. Alex Le: What are the Benefits of an Employee Mobile App? [Электронный ресурс] // Publication Inpixon, 2021. Режим доступа к ресурсу: https://www.inpixon.com/blog/employee-mobile-app-benefits
3. Сергей Козлов: Кейсы: как преодолеть сопротивление сотрудников при автоматизации бизнеса [Электронный ресурс] // Статья RB.ru, 2017. Режим доступа к ресурсу: https://rb.ru/opinion/avtomatizaciya-biznesa/
4. Sai Kit Chu: 5 Ways to Track & Improve Employee Performance [Электронный ресурс] // Publication Current Ware, 2022. Режим доступа к ресурсу: https://www.currentware.com/blog/5-ways-to-track-and-improve-employee-performance/
5. Alin Trodden: Staff evaluation: system and methods [Электронный ресурс] // Publication TostPost.com, 2020. Режим доступа к ресурсу: https://tostpost.com/business/34462-staff-evaluation-system-and-methods.html
6. Josh Brown: What is Employee Training and Development (From A to Z) [Электронный ресурс] // Blog Halpjuice, 2022. Режим доступа к ресурсу: https://helpjuice.com/blog/employee-training-development
7. Олег Чебулаев: Корпоративные решения: им-портозамещение, ключевые запросы, сложности [Электронный ресурс] // Журнал «БОСС», 2022. Режим доступа к ресурсу: http://www.bossmag.ru/boss-it/korporativnye-resheniya-importozameshhenie-klyuchevye-zaprosy-slozhnosti.html
Mobile application for employees as a control and management tool Golovkin V.V.
Adamas LLC
JEL classification: C10, C50, C60, C61, C80, C87, C90
Today, employees are more mobile than ever. Companies are implementing employee apps to make it easier for employees to share information on workdays. With the growing popularity of hybrid workspaces and the importance of communication between distributed teams, there is a growing demand for employee apps that support this seamless workplace experience and are mobile-first. This means all resources are available in one convenient app to help employees get the best experience - both in the workplace and at home. The article is devoted to studying the advantages of mobile applications for employees. The advantages of introducing mobile applications and CRM systems into the work of companies are analyzed. The reasons why employees oppose the use of new applications are considered. The basic functionality of mobile applications is described. Examples of successful implementation of mobile applications in operating companies are given.
Keywords: mobile applications, employees, system implementation,
functionality. References
1. Centricminds website: Does your Company Need An Employee App?
[Electronic resource] // Publication Centricminds, 2021. Resource access mode: https://www.centricminds.com/articles/is-your-company-ready-to-use-an-employee-app
2. Alex Le: What are the Benefits of an Employee Mobile App? [Electronic
resource] // Publication Inpixon, 2021. Resource access mode: https://www.inpixon.com/blog/employee-mobile-app-benefits
3. Sergey Kozlov: Case studies: how to overcome the resistance of
employees in business automation [Electronic resource] // Article RB.ru, 2017. Access mode to the resource: https://rb.ru/opinion/avtomatizaciya-biznesa/
4. Sai Kit Chu: 5 Ways to Track & Improve Employee Performance [Electronic
resource] // Publication Current Ware, 2022. Resource access mode: https://www.currentware.com/blog/5-ways-to-track -and-improve-
employee-performance/
5. Alin Trodden: Staff evaluation: system and methods [Electronic resource]
// Publication TostPost.com, 2020. Resource access mode: https://tostpost.com/business/34462-staff-evaluation-system-and-methods .html
6. Josh Brown: What is Employee Training and Development (From A to Z)
[Electronic resource] // Blog Halpjuice, 2022. Resource access mode: https://helpjuice.com/blog/employee-training-development
7. Oleg Chebulaev: Corporate solutions: import substitution, key requests,
difficulties [Electronic resource] // BOSS magazine, 2022. Access mode to the resource: http://www.bossmag.ru/boss-it/korporativnye-resheniya-importozameshhenie-klyuchevye-zaprosy-slozhnosti.html
fO СЧ
о
СЧ
о ш m
X
3
<
m О X X
