CC BY
129THE METHOD OF OPTIMIZATION OF THE NUMBER OF PERSONNEL AND THE CALCULATION OF THE EQUIVALENT OF FULL EMPLOYMENT OF WORKERS Filchenkov A.N. (Russian Federation) Email: Filchenkov237@scientifictext.ru
Filchenkov Alexander Nikolaevich - Master, DEPARTMENT OF HUMAN RESOURCES MANAGEMENT PLEKHANOV RUSSIAN ECONOMIC UNIVERSITY, An Analyst of the First Category OF THE PERSONNEL CONTROL DEPARTMENT OF THE STATE BUDGETARY INSTITUTION PERSONNEL CENTER OF THE DEPARTMENT OF CULTURE OF THE CITY OF MOSCOW,
MOSCOW
Abstract: the article analyzes the main problems associated with the optimization of the number of staff, and also talks about the developed method of analyzing and calculating the optimal number ofpersonnel in the performance of design and production work, talks about the method of calculating FTE based on the obtained analytical data. It is shown that a significant result of the step-by-step optimization of the staff is a reduction in the level of financial burden on the design and production activities of enterprises without affecting the quality of the product.
Keywords: analysis of staff utilization, staff optimization, full-time equivalent.
МЕТОД ОПТИМИЗАЦИИ ЧИСЛЕННОСТИ ПЕРСОНАЛА И РАСЧЕТ ЭКВИВАЛЕНТА ПОЛНОЙ ЗАНЯТОСТИ РАБОТНИКОВ Фильченков А.Н. (Российская Федерация)
Фильченков Александр Николаевич - магистр, кафедра управления человеческими ресурсами, Российский экономический университет имени Г.В.Плеханова, аналитик 1 категории, Отдел кадрового контроля государственного бюджетного учреждения Кадровый центр Департамента культуры города Москвы, г. Москва
Аннотация: в статье анализируются основные проблемы, связанные с оптимизацией численности персонала, а также отображена методика анализа и расчета оптимального количества персонала при выполнении проектных и производственных работ, включающий в себя метод расчета FTE основываясь на полученных аналитических данных. Показано, что существенным результатом поэтапной оптимизации персонала является снижение уровня финансовой нагрузки на проектную и производственную деятельность предприятий без ущерба качества выпускаемого продукта.
Ключевые слова: анализ загрузки персонала, оптимизация персонала, эквивалент полной занятости.
Персонал - одна из основных статей расходов промышленных и финансовых корпораций. Без качественного и грамотного персонала на текущий момент невозможно представить ни одно успешно развивающееся предприятие. Кадры решают все!
И действительно, чем выше уровень квалификации кадрового состава предприятий и учреждений, тем более эффективно реализуется их проектная деятельность. Невозможно представить реализацию того или иного проекта или
25
выпуск продукции спроектированной и разработанной специалистами низкой квалификации с весьма ограниченным уровнем теоретических и практических знаний. Такая продукция будет иметь малый успех на рынке, так как будет проигрывать конкурентам по ряду факторов.
Очень часто крупные компании в погоне за увеличением объема выпуска готового продукта, с целью занять наиболее выгодную позицию на рынке начинают искусственно увеличивать темпы производства, зачастую не ориентируясь на оптимальные мощности предприятия. Или скажем учреждения с целью реализации наибольшего числа выгодных проектов вынуждены привлекать большее количество работников, причем не всегда ориентируясь на качество привлекаемого персонала. Может не все так плохо, так как данный процесс благотворно влияет на уровень социальных показателей (увеличение количества рабочих мест, снижение социальной напряженности, увеличение количества налогоплательщиков и прочее), но любое увеличение численности работников как на производстве, так и в других сферах деятельности влечет за собой увеличение расходов на персонал, тем самым повышает конечную стоимость проекта и увеличивает сроки его окупаемости, тем более когда речь идет о весьма серьезном увеличении фонда оплаты труда (ФОТ) предприятия или учреждения.
От части данный показатель возможно спрогнозировать благодаря анализу экономической составляющей системы оплаты труда, который заключается в выяснении возможностей компании: можно ли в принципе, без угрозы разорения, тратить на персонал больше? Первый показатель, который при этом анализируется, это ФОТ, вернее, тот процент, который составляет ФОТ от валовой выручки компании. Для фондоемких производств (например, машиностроение) в норме ФОТ составляет 5-10% от выручки, для других производств и торгово-производственных компаний - 10-15%. Компании, занимающиеся исключительно торговлей, могут позволить себе пустить на ФОТ до 25% выручки, а компании, оказывающие услуги -до 40%. Если ФОТ превышает данные нормы, то его необходимо сокращать, а увеличение заработной платы может происходить только за счет сильного притока выручки, то есть повышения объема продаж. Кроме того, если вы обнаружили «перерасход» ФОТ, ищите перекосы в заработной плате [Мотивация: от модели до внедрения. Пустынникова Ю.М. «Вестник отдела кадров «, №5(23), май 2005].
Перерасход на ФОТ влечет за собой серьезные потери в финансовом плане, зачастую весьма необоснованные. Кроме того, важно определить на каком этапе производства или реализации проекта образовались наибольшие финансовые и временные издержки.
В целях анализа издержек на ФОТ в производственной среде, весь производственный цикл необходимо разбить по частям, затем отнормировать по операциям и привести численность персонала в соответствие нормам, однако в административно-управленческой (проектной) среде, где конечным продуктом является интеллектуальная концепция или проект, отнормировать персонал с целью последующей оптимизацией расходов на ФОТ весьма затруднительно. В процессе реализации проекта зачастую численность работников неуклонно растет, а определить уровень интеллектуального вклада каждого участника проекта не представляется возможным. К примеру, для реализации проекта «А» 3 месяца назад требовалось 100 штатных единиц, из них в целях максимального сокращения времени затрачиваемого на подготовительный этап, 30 человек дублировали функционал, в результате подготовительный этап реализован раньше срока и оптимальное количество работников необходимое для завершения проекта составляет 70 штатных единиц, оставшиеся 30% являются «кадровым баластом» увеличивающим расходы на персонал и создающим дополнительную финансовую нагрузку на проект. Так что же делать с этими работниками? Как понять кто из них действительно не нужен, а кто может быть полезен, и что делать с лишними штатными единицами? Если
26
увольнения, то на каких основаниях, сокращения - это дополнительные (не всегда запланированные расходы), впрочем, как и увольнение по соглашению сторон. Также не стоит забывать про законодательство и риски судебных тяжб и издержек. Кроме того, это негативно повлияет на репутацию организации и снизит лояльность работников, создаст напряженный психологический климат внутри коллектива. Все это те, нежелательные факторы, которые крайне негативно могут отразиться на производительности труда в целом. Так есть ли решение данной проблематики? Возможно ли спрогнозировать затраты на ФОТ в процессе реализации проектной деятельности организации или учреждения?
Итак, имеется проект и определенное количество персонала участвующего в нем, на основании численности работников, а также тарифных ставок и фонда рабочего времени (ФРВ), формируется ежемесячный ФОТ проекта. Требуется определить оптимальное количество персонала необходимого для реализации данного проекта, исключить сотрудников излишне удлиняющих или дублирующих процедуры, сотрудников недогруженных в рамках проекта, то есть по сути необходимо рассчитать эквивалент полной занятости работников (или FTE - Full Time Equivalent). FTE - эквивалент полной занятости (ЭПЗ), мера включенности сотрудника в проект.
Рассчитывается эквивалент полной занятости всего персонала, который привлекался к работе в отчетном периоде. Он включает как штатных работников предприятия, так и тех, которые не находятся в учетном составе и привлечены к работе в соответствии с договорами и имеют начисления на фонд оплаты труда.
В количество оплаченных человеко-часов учитываются человеко-часы, за которые работникам осуществлены начисления на фонд оплаты труда:
• отработанное время;
• время отпусков (основные, дополнительные, в том числе в связи с обучением, творческие отпуска) в части, которая приходится на рабочие дни отчетного месяца;
• время отсутствия работников в связи с обучением, выполнением государственных или общественных обязанностей, простоев и других неявок, которые оплачиваются в соответствии с действующим законодательством.
При исчислении среднего количества штатных работников в FTE не учитывается время, отработанное сверхурочно.
В оплаченное время не включаются неоплаченные неявки и потери рабочего времени:
• отпуска без сохранения заработной платы;
• неотработанное время в связи с работой работников в режиме неполного рабочего дня (недели);
• период временной нетрудоспособности;
• прогулы и прочие потери рабочего времени.
Для того чтобы рассчитать FTE, необходимо определить перечь процессов выполняемых в рамках проекта, список работников участвующих в проекте и определить их основные задачи. Весь процесс расчета оптимальной численности персонала сводиться к четырем основным направлениям:
1. Анализ организационной структуры, штатного расписания и штатной расстановки учреждения, на предмет имеющихся вакансий, возможных совмещений и дробления ставок.
2. Заполнения необходимых аналитических форм, с целью определения фактически выполняемого функционала работниками и сопоставление данного функционала с должностными инструкциями.
3. Определение перечня работ, переданных учреждением на аутсорсинг с целью исключения расчета загрузки персонала на выполнение данных операций.
4. Заполнение аналитической формы, отображающей перечень процессов, происходящих в учреждении, а также определяющей временные и количественные
показатели, позволяющие в дальнейшем осуществить расчет загрузки работников по каждому процессу.
Первый этап позволяет понять насколько реальное количество штатных единиц, отображенное в утвержденном штатном расписании, соответствует фактическому количеству работников в учреждении, какое количество вакансий на текущий момент в учреждении, кто и как выполняет функционал вакантных должностей. Сколько реальных работников приходится на одну штатную единицу, имеются ли внутренние и внешние совмещения в каком соотношении.
Далее анализируем организационную структуру самого учреждения, проверяем схемы подчинения и взаимозаменяемости в учреждении, все это позволяет сформировать реальную картину кадрового состава учреждения.
На втором этапе анализа определяем перечень фактически выполняемого функционала работников с ориентацией на утвержденные должностные инструкции. Это необходимо для определения реального количества процессов и задач, выполняемых каждым работником. Затем сопоставляем фактический функционал работников и функционал, который необходимо выполнять согласно должностным инструкциям в рамках проекта. Определяем процент выполнения прямого функционала, а также количество дополнительных задач, создающих нагрузку на штатную единицу сверхнормы.
На третьем этапе определяем перечень процессов, выполняемых работниками сторонних организаций, то есть по договору аутсорсинга. Данный анализ позволит нам исключить расчет излишней нагрузки на штатный персонал, а также дает возможность отследить дублирование функционала в тех случаях, когда штатные работники перекладывают свой фактический функционал на сторонние организации тем самым увеличивая затраты учреждения.
На четвертом этапе анализируем все процессы происходящие в учреждении, проводим количественный и качественный анализ на основании фотографии рабочего дня ключевых сотрудников. Все процессы учреждения условно разбивают на три основные части:
- Основные процессы;
- Обеспечивающие процессы;
- Вспомогательные процессы.
По результатам расчёта общих трудозатрат, формируем пакетный анализ по каждому направлению с целью определения степени участия каждого работника в выполняемых процессах и уровень их загруженности, а также степени ответственности. Таким образом рассчитывается реальная загрузка каждого работника. Кроме того, выявляются параллельные процессы, задвоение функционала (Таблица 1. Пример анализа трудозатрат процесса и численности исполнителей).
% Код Процесс и подпроцессы В - время выпол., мин. К - колич. выпол. Организационны е единицы Колич. оргед. Степ. уч. оргед. Т - труд., час. Ч - числ., чел. Т - общие труд., час. Ч - общая числ., чел.
1. M. Процессы 4 0 14,41
управления 2 2
Управление 4
2. M1. творческими коллективами о (N 3 CS
Формирование составов исполнителей текущего репертуара и особо важных мероприятий Управля ющий
3. M1.1 90 240 творчес ким коллект ивом 1 1 36 0 0,2 4 0 'чО 3 0,24
На основании анализа формируется заключения о пригодности действующей организационной структуры, определяется функционально необходимое количество штатных единиц исходя из числа реализуемых процессов. Формируется проект организационной структуры и штатного расписания.
Первая часть работы выполнена, далее необходимо определить реальную степень участия каждого работника в выполняемых процессах, то есть рассчитываем FTE с учетом параметров рабочего фактора:
- Перерывы -8,3%;
- Отпуска - 11%;
- Прогулы - 5%.
После проведения столь масштабного анализа процессов проекта, а также выполняемого функционала работников участвующих (или планирующих участие) в проекте, можно заранее определить оптимальное количество работников и сформировать плановые затраты на ФОТ.
Список литературы /References
1. Пустынникова Ю.М. Мотивация: от модели до внедрения // «Вестник отдела кадров», №5(23), май 2005.
2. Практический журнал по управлению человеческими ресурсами // Расчет эффективности персонала: количественные и качественные показатели, 2018. Режим доступа: https://www.hr-director.ru/article/65689-red-qqq-15-m9-kak-rasschitat-effektivnost-personala/ (дата обращения: 30.06.2018).
Список литературы на английском языке /References in English
1. Pustynnikova Yu.M. Motivation: from the model to the implementation // «Vestnik HR», №5 (23), May 2005.
2. A practical journal on human resources management // Calculation of staff effectiveness: quantitative and qualitative indicators, 2018. [Electronic resource]. URL: https://www.hr-director.ru/article/65689-red-qqq-15-m9-kak-rasschitat-effektivnost-personala/ (date of access: 30.06.2018).
