CC BY
41
Хахонова Н.Н.
д.э.н., ФГБОУ ВПО «Ростовский государственный экономический университет РГЭУ (РИНХ)» e-mail: umc@rseu.ru
МЕСТО УЧЕТА В СИСТЕМЕ ЕДИНОГО ИНФОРМАЦИОННОГО ПРОСТРАНСТВА ОРГАНИЗАЦИИ
Для эффективного развития организации в России необходимо иметь адекватную рыночным отношениям систему единого информационного пространства. Термин «единое информационное пространство» используется для обозначения такого порядка представления, хранения информации и доступа к ней, при котором любые сведения, имеющиеся на предприятии, могут быть получены по запросу в различных срезах и сочетаниях. Очевидно, что при наличии на предприятии нескольких информационных систем и нескольких видов представления информации (в электронном виде и в виде бумажных документов) задача создания на предприятии единого информационного пространства становится не только сложной и трудоемкой, но и дорогостоящей. В статье рассматриваются существующие в экономической литературе подходы к пониманию категории «информационное пространство» и на основе их анализа предлагается авторское понимание единого информационного пространства организации.
Ключевые слова: информация; информационные потоки, информационная система, информационное пространство
Khakhonova N.N.
PLACE OF ACCOUNTING IN THE SYSTEM OF A SINGLE INFORMATION SPACE OF ORGANIZATION
For effective development of organization in Russia there should be a system
of a single information space adequate to the market relations. The term "a single information space" is used to define an order of providing, storage of information, access to information, when all data available in an enterprise can be received at request in different combinations. Evidently, that having several information systems at the enterprise and several ways of information providing (through the computer and paper documents), the task of creation of a single information space becomes not only difficult and complicated, but expensive as well. The article describes the existing in economic literature ways and approaches to understanding of the category "information space" and on the basis of their analyses the author suggests her own understanding of a single information space of organization.
Keywords: information, information flows, information system, information space
Хозяйственная деятельность
направлена на осуществление производства, распределения, обмена и потребления материальных благ. При этом возникает сложная система взаимодействия людей с материально-вещественными элементами производства и между собой. Для управления этой деятельностью необходимо определять ее цели и планировать пути их достижения, получать сведения о ходе и результатах хозяйственной деятельности, принимать решения о регулировании выявленных отклонений, контролировать выполнение решений и планов, выполнять другие необходимые действия.
Управление - направленное воздействие администрации предприятия, организации на хозяйственные процессы в целях увеличения прибыли за счет увеличения эффективности производства, улучшения качества готовой продукции и обеспечения на этой основе экономического и социального развития
коллектива. Управление сводится к постановке конкретных задач, принятию оптимальных решений и организации контроля, оперативного регулирования и оценки полученных результатов.
Качество управления во многом зависит от совершенства работы с информацией и требует четкой организации таких процессов, как ее сбор, анализ и обработка. Однако чтобы отбирать только необходимую информацию для управления, компания должна уметь определять важность или второстепен-ность обрабатываемой информации. Ключевыми также считаются процессы упорядочения коммуникаций и обмена информацией в рамках компании.
При циклическом информационном взаимодействии субъектов (управленческой и исполнительной структур) происходит управление определенной областью, в качестве которой могут выступать финансы, продажи, производство, персонал. Управление этими областями осуществляется в рамках управленческого процесса, который имеет общую структуру независимо от объекта управления.
При выполнении данного процесса сначала формулируются цели, затем планируются действия по их достижению. Когда планы утверждены и согласованы, они исполняются. Результаты исполнения контролируются и анализируются. На основе результатов анализа формируется управленческое воздействие, которое представляет собой либо новый план действий, либо новые цели. Далее процесс повторяется.
Термин «информация» происходит от латинского слова «тАэгтайо», что означает сведения, разъяснения, изложение. Несмотря на широкое распространение этого термина, понятие информации является одним из самых дискуссионных в науке.
В философской литературе сложилась устойчивая традиция рассмотрения информации на основе философ-
ских категорий отражения и различия (разнообразия).
Информация не существует без отражения, как и отражение без информации. Свойство отражения заключается в способности любого объекта воспроизводить некоторые особенности воздействующих на него объектов. Однако для определения понятия информации одной категории отражения недостаточно. Информация имеет место только там, где среди некоторого тождества существует определенное различие. Единицей измерения информации может считаться элементарное различие, то есть различие между двумя объектами в каком-либо одном фиксированном свойстве. Чем больше в совокупности отличных друг от друга элементов, тем больше эта совокупность содержит информации. Таким образом, информация в философии определяется как отраженное разнообразие, а именно: разнообразие, которое отражающий объект содержит об отражаемом.
В настоящее время наука пытается найти общие свойства и закономерности, присущие многогранному понятию «информация», но пока это понятие во многом остается интуитивным и получает различные смысловые наполнения в различных отраслях человеческой деятельности.
В конце 50-х годов один из основоположников кибернетики, Н. Виннер определил информацию как: «обозначение содержания, полученного из внешнего мира в процессе нашего приспособления к нему и приспособления к нему наших чувств. Процесс получения и использования информации является процессом нашего приспособления к случайностям внешней среды и нашей жизнедеятельности в этой среде» [ 1].
В статье 2 Федерального закона от 27 июля 2006 года № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» даётся правовое определение «информации»,
под которой понимаются сведения (сообщения, данные) независимо от формы их представления [2].
Согласно Философскому энциклопедическому словарю, информация -понятие, используемое в философии с давних времён и получившее в последнее время новое, более широкое значение благодаря развитию кибернетики, где оно выступает как одна их центральных категорий наряду с понятиями связи и управления. Понятие информации стало общим для всех частных наук, а информационный подход, включающий в себя совокупность идей и комплекс математических средств, превратился в общенаучное средство исследования [3].
Первоначальное понимание информации как сведений коммуникационных средств привело к тому, что были предприняты первые попытки измерения количества информации с использованием вероятностных методов. Позднее появились другие варианты математической теории информации -топологический, комбинаторный - получившие общее название синтаксических теорий. Содержательный (смысл) и аксиологический (ценность) аспекты информации исследуются в рамках семантической и прагматической теории.
Имеющаяся на предприятии информация хранится в разных информационных системах и на разных носителях: как электронных, так и бумажных. Весь объем этой информации образует информационное пространство предприятия.
Словосочетание «информационное пространство» применяется очень широко, но его содержание как научного понятия фактически не разработано. Существуют три подхода к раскрытию сути данного понятия.
В понятие первого подхода входит понимание слова «пространство» в виде обычного метрического пространства, и оно придает смысл «информатизиро-
ванному» физическому пространству. При геополитической точке зрения, «информационное пространство» представляет собой виртуальную территорию, которая принадлежит государству, является его специфическим ресурсом и должна защищаться от агрессоров.
Второй подход включает в себя понимание «информационного пространства» как пространства определенных информационных взаимодействий.
Третий подход включает в себя социальную точку зрения, в пределах которой информационное пространство рассматривается как сфера отношений между людьми и общностями по поводу информации.
Официальная версия осмысления понятия информационного пространства изложена в «Концепции формирования и развития единого информационного пространства России и соответствующих государственных информационных ресурсов», которая была разработана в 1995 году во исполнение Указа Президента Российской Федерации от 1 июля 1994 г. №1390 «О совершенствовании информационно-телекоммуникационного обеспечения органов государственной власти и порядке их взаимодействия при реализации государственной политики в сфере информатизации».
В данной концепции единое информационное пространство представляется как совокупность банков и баз данных, технологий их сопровождения и использования, информационных телекоммуникационных систем, функционирующих на основе общих принципов и обеспечивающих:
- информационное взаимодействие организаций и сотрудников;
- удовлетворение их информационных потребностей.
Иными словами, единое информационное пространство складывается из следующих главных компонентов:
- информационных ресурсов, содержащих данные, сведения и знания, зафиксированные на соответствующих носителях информации;
- организационных структур, обеспечивающих функционирование и развитие единого информационного пространства, в частности, сбор, обработку, хранение, распространение, поиск и передачу информации;
- средств информационного взаимодействия сотрудников и организаций, обеспечивающие им доступ к информационным ресурсам на основе соответствующих информационных технологий, включающих программно-технические средства и организационно-нормативные документы.
Термин «единое информационное пространство» используется для обозначения такого порядка представления, хранения информации и доступа к ней, при котором любые сведения, имеющиеся на предприятии, могут быть получены по запросу в различных срезах и сочетаниях.
Очевидно, что при наличии на предприятии нескольких информационных систем и нескольких видов представления информации (в электронном виде и в виде бумажных документов) задача создания на предприятии единого информационного пространства становится не только сложной и трудоемкой, но и дорогостоящей. Поэтому если руководство предприятия принимает решение о создании на предприятии единого информационного пространства, то первым шагом на пути решения этой задачи является определение того, какие именно виды информации должны быть доступны внутри этого пространства, а какие могут оставаться «за рамками» и быть доступны из автономно функционирующих систем.
По мнению Тома Гормана [4], информацию можно разделить на следующие три группы:
1. Информация, которая поступает и вытекает из компании, включает:
- информацию, идущую от клиентов к компании посредством торгового персонала, клиентской службы, маркетинговых исследований и бухгалтерских записей продаж;
- информацию о конкурентах, собранную из средств массовой информации, торгового персонала и покупателей;
- информацию от поставщиков, особенно от тех, кто поставляет очень важные материалы или оказывает ценные услуги;
- информацию с финансовых рынков;
- информацию от правовых агентств, особенно от тех, которые ведают положением I дел в данной индустрии;
- информацию от торговых ассоциаций и изданий.
2. Информация, которая проходит через компанию, включает в себя:
- информацию, исходящую от высшего менеджмента к низшим уровням управления и работникам, а также информацию, идущую обратно снизу вверх;
- информацию различных отделов, особенно ту, что касается продаж, бюджетов и удовлетворенности работников и покупателей;
- неформальное общение между людьми на всех уровнях, включая случайные разговоры и даже сплетни и слухи, словом, все, что касается компании.
3. Информация, которая исходит от компании, включает:
- информацию, отправляемую заказчикам, включая все: от литературы о продуктах до предложений торговых агентов;
-информацию для финансовых рынков, особенно отчеты и комментарии по продажам и прибылям;
-информацию, предназначенную поставщикам, особенно все, что относится к качеству, себестоимости и доставке материалов и услуг;
-информацию, предоставляемую широкой общественности посредством различных СМИ, которая влияет на покупателей, потенциальных клиентов, работников, поставщиков и инвесторов.
На основании указанной информации выбираются стратегии развития предприятия, которые вместе с другими данными, такими, как: данные маркетингового анализа и прогноза состояния основных рынков сбыта продукции предприятия, являются базой для планирования деятельности предприятия. Полученные в результате процесса планирования: план-график производства, календарный график поставок продукции предприятия, план закупок материалов и сырья являются руководящими документами для формирования материального потока. Таким образом, замыкается кольцо управления предприятием.
В каждый информационный поток входят:
- документ (носитель информации);
- проблематика (сфера деятельности предприятия);
- исполнитель (человек, который передает эту информацию);
- частота передачи (ежемесячно, ежеквартально, ежедневно).
Чем более эти информационные потоки будут организованными, понятными и точными, тем лучше.
Очевидно, что информационный поток, созданный на предприятии, должен базироваться на следующих принципах:
- выявлении информационных потребностей и способов наиболее эффективного их удовлетворения;
- объективности отражения процессов производства, обращения, распределения и потребления, использова-
ния природных, трудовых, материальных и финансовых ресурсов;
- единстве информации, поступающей из различных источников (бухгалтерского, статистического и оперативного учета), а также плановых данных;
- устранении дублирования в первичной информации;
- оперативности информации [5].
Информационные потоки существуют в рамках информационных систем каждой организации.
Круг задач, решаемых единой информационной системой, достаточно широк:
- включение в единое информационное пространство большого числа территориально удаленных друг от друга подразделений предприятия;
- передача информации по различным каналам связи;
- поддержка деятельности всех структурных подразделений предприятия;
- автоматизация всех технологических и бизнес-процессов, в том числе снабжения, производства, сбыта, логистики, управления кадрами, расчетов с контрагентами;
- планирование деятельности и анализ ее результатов;
- обеспечение необходимого уровня безопасности и защиты данных и функций распределения прав доступа [6].
Для того чтобы учет в управленческой системе выполнял свою многоцелевую роль в управлении предприятием, необходимо, чтобы он осуществлялся на основе научно - обоснованных методов. Применение тех или иных методов зависит от уровня развития менеджмента на предприятии, масштабов производства, функционального профиля учетных событий, применения организационных и технических средств в учетном процессе, требований интегрированной автоматизированной инфор-
мационной системы к учетной информации.
В целях получения информации, необходимой для управления производственной и хозяйственной деятельностью, предприятие на базе современных информационных технологий создает бухгалтерскую учетно-
информационную систему (БУИС).
Современные информационные технологии позволяют унифицировать и существенно облегчить трудоемкий процесс формирования учетной информации, обеспечить оперативность получения финансовой отчетности предприятия для принятия решений. В этой связи БУИС рассматривается как существенный инструмент управления деятельностью предприятия в условиях рынка.
В бухгалтерской учетно-информационной системе осуществляется сбор, регистрация данных о хозяйственной деятельности на предприятии в первичных документах, их обработка, накопление, формирование финансово-экономических показателей отчетов, передача информации пользователям для анализа и принятия решений.
Главная цель функционирования БУИС на предприятии - обеспечить руководство предприятия финансовой информацией для принятия обоснованных решений при выборе альтернативных вариантов использования ограниченных ресурсов.
В БУИС осуществляется интеграция различных видов учета (оперативного, бухгалтерского и статистического) на основе единой первичной информации. При этом слияния этих видов учета не происходит, так как каждый из них выполняет свои функции и решает свои задачи.
В любом случае основной задачей существующих информационных систем является удовлетворение конкретных информационных потребностей в рамках конкретной предметной области.
В идеале в рамках предприятия должно функционировать единое информационное пространство, удовлетворяющее существующие информационные потребности всех сотрудников, служб и подразделений. Однако на практике создание такого всеобъемлющего информационного пространства слишком затруднено, вследствие чего на предприятии обычно функционируют несколько различных ИС, решающих отдельные группы задач: управление производством, финансово-хозяйственная деятельность.
Наиболее удачным решением является автономный доступ к специализированным информационным системам (например, к правовым) и бумажным архивам. В этом случае в единое информационное пространство включают системы, обеспечивающие получение исчерпывающей информации о внутренней среде предприятия в любых видах, необходимых для анализа деятельности предприятия и подготовки управленческих решений. Как правило, это учетные системы, хотя на некоторых предприятиях к ним добавляются системы электронного документооборота (которые правильнее было бы называть системами коллективной работы с документами) и системы для управления отношениями с клиентами (или CRM-системы - Customer Relationship Management).
Единое информационное пространство экономического объекта, является основой системы управления, оно постоянно видоизменяется, появляются новые информационные потоки, обусловленные широким внедрением средств вычислительной техники и расширением производственных и финансовых связей предприятия. Функциональное назначение и тип информационной системы зависят от того, чьи интересы и на каком уровне она обслуживает.
Создание единого информационного пространства может способствовать:
- получению более рациональных вариантов решения управленческих задач за счет внедрения математических методов и интеллектуальных систем;
- освобождению работников от рутинной работы за счет ее автоматизации;
- обеспечению достоверности информации;
- совершенствованию структуры потоков информации и системы документооборота в фирме;
- уменьшению затрат предприятия.
Отличительными чертами и преимуществами единого информационного пространства являются:
интегрируемость - обеспечивает взаимодействие существующих систем с вновь подключаемыми системами, компонентами или подсистемами;
масштабируемость - характеризует возможность расширения системных ресурсов и производительной мощности;
управляемость - характеризует возможность гибкого управления;
адаптивность - характеризует возможность существующих информационных системы приспосабливаться к условиям конкретной предметной области;
используемость - обеспечивает возможность реализации заложенных в каждую систему функций;
обоснованность - позволяет получать обоснованные результаты в ходе выполнения прикладных программ;
реактивность - характеризует способность системы реагировать на внутренние и внешние воздействия;
безопасность - характеризует возможность предотвращения разрушения системы в результате несанкционированного доступа.
Таким образом, информационное пространство для принятия управленче-
ских решений руководителями организаций в современных условиях формируется на основе данных различных видов учета. Это бухгалтерский учет, управленческий учет, стратегический учет, производственный учет, налоговый учет, производственно-оперативный учет. Все эти виды учета отличаются друг от друга, но часто объединяются и образуют симбиоз элементов оперативного учета, бюджетирования, калькулирования, «стандарт-кост», «директ-кост», что продиктовано требованиями пользователей для принятия решений. Выбор вида учета для обеспечения реализации управленческий функций зависит от стратегии развития организации, ее текущих задач и специфики ее деятельности.
Следовательно, в настоящее время учет следует рассматривать как основную информационную базу менеджмента, поскольку именно он является одной из важнейших информационных систем организации, которая способна интегрировать ряд самостоятельных и вместе с тем взаимосвязанных элементов (бюджетирование, налоговый учет и отчетность, управленческий учет и отчетность, контроль, анализ и аудит) и направлена, в первую очередь, на повышение эффективности функционирования конкретного предприятия.
БИБЛИОГРАФИЧЕСКИЙ СПИСОК
1. Малкина Е.П. Теоретические основы отечественных бухгалтерских информационных потоков / Е.П. Малкина // Управленческий учет. - 2011. -№3. - С. 58-63.
2. Об информации, информационных технологиях и о защите информации [Электронный ресурс] : федер. закон от 27 июля 2006г. № 149-ФЗ принят Гос. Думой 8 июля 2006г. : одобр. Советом Федерации 14 июля 2006г. // Кон-сультантПлюс. - Версия 4012.00.18. -Москва : КонсультантПлюс, 1992. - Ре-
жим доступа: локальный. - Дата обновления 29.10.2012.
3. Философский энциклопедический словарь - Москва: ИНФРА-М,
2009. - 186 с.
4. Горман Том МВА. «Шаг за шагом» / Том Горман; пер. с анг. - Москва: Астрель, 2003, С. 287-289.
5. Лазарева Е.Н. Информационные потоки в системе управленческого учета в строительной организации / Е.Н. Лазарева // Управленческий учет. -
2010. - №12. - С. 21-27.
6. Управленческий учет: учебное пособие / Под ред. А.Д. Шеремета. -Москва: ИНФРА-М, 2009. - 429 с.
BIBLIOGRAPHIC LIST
1. Malkina E.P. Teoreticheskie os-novy otechestvennyh buhgalterskih infor-matsionnyh potokov [Theoretical basis of national accounting information flows // Management Accounting]. - 2011. - No 3. - Pp. 58-63.
2. Ob informatsii, informatsionnyh tehnologiyah i o zaschite informatsii [El-ektronnyy resurs] : feder. zakon ot 27
iyulya 2006. № 149-FZ [On information, information technology and data protection [electronic resource]: Federal. Law of 27 July 2006. № 149-FZ] adopted State. Duma on July 8, 2006. : Approved. Federation Council on 14 July 2006. // Consultant. - Version 4012.00.18. - Moscow: Consultant, 1992. - Mode of access: local. -Last updated 10/29/2012
3. Filosofskiy entsiklopedicheskiy slovar [Encyclopedic Dictionary of Philosophy] - Moscow: INFRA-M, 2009. - 186 p.
4. Tom Gorman MBA. "Step by Step" / Tom Gorman, trans. from English. - Moscow: AST, 2003, pp. 287-289.
5. Lazareva E.N. Informatsionnye potoki v sisteme upravlencheskogo ucheta v stroitelnoy organizatsii [Information flows in the management accounts in the construction organization // Management Accounting]. - 2010. - No12. - pp. 21-27.
6. Upravlencheskiy uchet: uchebnoe posobie [Management accounting: a manual / Ed. A.D. Sheremet]. - Moscow: INFRA-M, 2009. - 429 p.
