CC BY
17
Карпов О.Э., Махнев Д.А., Коржавчикова Н.М., Дьяченко П.С., Бирюков Б.В. МЕДИЦИНСКАЯ ИНФОРМАЦИОННАЯ СИСТЕМА В ОПТИМИЗАЦИИ РАБОТЫ КОММЕРЧЕСКОЙ СЛУЖБЫ СОВРЕМЕННОГО ЛЕЧЕБНОГО УЧРЕЖДЕНИЯ
МЕДИЦИНСКАЯ ИНФОРМАЦИОННАЯ СИСТЕМА В ОПТИМИЗАЦИИ РАБОТЫ КОММЕРЧЕСКОЙ СЛУЖБЫ СОВРЕМЕННОГО ЛЕЧЕБНОГО УЧРЕЖДЕНИЯ
Карпов О.Э., Махнев Д.А., Коржавчикова Н.М., Дьяченко П.С., УДК: 614.21:618.3
Бирюков Б.В.
Национальный медико-хирургический Центр им. Н.И. Пирогова, Москва
MEDICAL INFORMATION SYSTEM IN OPTIMIZATION OPERATION OF COMMERCIAL SERVICES MODERN MEDICAL ESTABLISHMENTS
Karpov OJe., Mahnev D.A., Korzhavchikova N.M., D'jachenko P.S., Birjukov B.V.
Коммерческая деятельность лечебно-профилактического учреждения (ЛПУ) является одним из важнейших факторов обеспечения эффективного функционирования медицинского учреждения в целом. В настоящее время в роли поставщиков медицинских услуг выступают как коммерческие клиники, так и бюджетные учреждения, оказывающие платные медицинские услуги [1]. Все они находятся в конкурентной среде, имея свои преимущества и недостатки [2]. Работа коммерческой службы ФГБУ «НМХЦ им. Н.И. Пирогова» Минздрава России (далее - Центр) нацелена на увеличение внебюджетных доходов Центра, которые способствуют решению задач и достижению целей, соответствующих общему назначению учреждения.
Для достижения целей управления коммерческой деятельностью лечебного учреждения и увеличения доходов необходимо решать задачи повышения конкурентоспособности посредством оптимизации процессов коммерческой деятельности ЛПУ. В этом смысле использование медицинской информационной системы (МИС), позволяющей получать оперативную и достоверную информацию для принятия решений наиболее актуально.
«Для успеха не надо быть умнее других, надо просто быть на день быстрее большинства»
Лео Сцилард
Коммерческая деятельность по реализации платных медицинских услуг заключается в сопровождении договоров с разнородными контрагентами: 1. Договоры с организациями:
- страховые компании (рынок ДМС);
- договоры с коммерческими организациями (прямое прикрепление сотрудников);
- договоры с федеральными и муниципальными организациями (госконтракты);
- договоры с медицинскими и сервисными компаниями;
2. Договоры с физическими лицами;
Причем договоры на оказание медицинских услуг имеют также несколько подвидов, определяющихся спецификой их исполнения:
A. В отношении одного физлица/в отношении контингента.
Договор может заключаться на оказание медицинских услуг одному конкретному физическому лицу, либо их множеству, т.е. не ограничиваться одним пациентом (по спискам на прикрепление, либо гарантийным письмам от организации);
B. Лимитированные/нелимитированные. Существуют договоры, ограниченные лимитами (максимальной суммой контракта), либо не ограниченные. Ограничение максимальной суммы в основном характерно для государственных и муниципальных контрактов.
C. «Предоплатные»/ «по-фактовые».
Предоплатные договоры - с установленным лимитом средств на одно физическое лицо за период обслуживания, т.е. по своей сути «рисковые» для исполнителя. Договоры с оплатой по факту - вне зависимости от наличия аванса по договору сумма окончательных расчетов зависит только от фактически оказанного объема услуг.
При всем разнообразии контрагентов и особенностях в сопровождении контрактов с ними, информационная система, применяемая в рутинной работе, позволяет оптимизировать документооборот и анализ отношений с заказчиками. При этом уникальность отношений с контрагентом, формализованная в договорах, сохраняется.
Значительно оптимизирует работу коммерческой службы и единая форма пакетов расчетных документов для всех типов заказчиков. Возможность учета актов экспертизы и оплаты актов выполненных работ позволяет всецело оценивать результат работы по каждому заказчику и по всему результату за период в целом.
Кроме того, постоянный анализ исполнения договоров позволяет вычленять как наиболее значимых заказчиков, определяющих большую долю коммерческих
Карпов О.Э., Махнев Д.А., Коржавчикова Н.М., Дьяченко П.С., Бирюков Б.В.
МЕДИЦИНСКАЯ ИНФОРМАЦИОННАЯ СИСТЕМА В ОПТИМИЗАЦИИ РАБОТЫ КОММЕРЧЕСКОЙ СЛУЖБЫ СОВРЕМЕННОГО ЛЕЧЕБНОГО УЧРЕЖДЕНИЯ
доходов, так и наиболее не стабильных, требующих большего внимания для сокращения рисков (табл. 1).
Возможность последующего анализа данных в совокупности с внешним анализом рынка позволяют ранжировать компании-заказчиков для определения наиболее значимых партнеров и выстраивать программы лояльности для увеличения внебюджетных доходов.
«Если в один прекрасный день вы обнаружите, что говорите одно и то же кардиналу и циркачу, для вас все закончено. К различным социальным, профессиональным, возрастным группам нужен различный подход».
Дэйвид Огилви
Помимо работы с договорами одной из ключевых функций коммерческой службы является работа с номенклатурой услуг, включающей в себя большое количество позиций (более 4000), объединяющей в себе весь спектр услуг, оказываемых во всех подразделениях Центра.
Медицинская услуга в данном случае является информационной единицей в производственном процессе (ход лечения, набор услуг, получаемый пациентом при госпитализации и прочее) и одновременно медицинская услуга является структурной единицей наполнения акта, используемого при взаиморасчетах. Набор услуг определяет калькуляцию, которая является предметом взаиморасчетов. МИС в данном случае позволяет использовать медицинскую информацию, как предмет взаиморасчетов с заказчиками.
Для решения задач учета оказания услуг по всем источникам финансирования и автоматизации деятельности коммерческой службы были выделены следующие основные сущности, подлежащие обязательной регистрации:
1. Пациент.
2. Плательщик (Заказчик).
3. Исполнитель (Сотрудник, отделение (подразделение)).
4. Договор.
5. Прикрепление.
Различные варианты дополнительных свойств этих сущностей позволили реализовать все описанные выше потребности коммерческой службы, а также дать достаточную степень свободы использования МИС для обеспечения работы пользователей в других автоматизированных бизнес-процессах.
Имеет смысл отметить, что информационная система, реализованная с учетом описанной логики, позволяет оптимизировать все процессы при оказании платных медицинских услуг, начиная от оформления как на этапе госпитализации в стационаре, так и при первом посещении КДЦ, заканчивая окончательными взаиморасчетами. Возможность отслеживания оплаты и контроль дебиторской задолженности с учетом особенностей заказчика, возможность прогнозирования и планирования играют немаловажную роль в коммерческом результате.
Табл. 1. Доля Контрагента в объеме доходов по подразделениям Центра
Контрагент СТАЦИОНАР (6 мес. 2016 г.) КДЦ 1 (6 мес. 2016 г.) КДЦ 2 (6 мес. 2016 г.) КДЦ 3 (6 мес. 2016 г.) ИТОГО (6 мес. 2016 г.)
Контрагент 1 39% 17% 25% 16% 29%
Контрагент 2 8% 15% 15% 34% 14%
Контрагент 3 13% 6% 7% 5% 10%
Контрагент 4 6% 4% 6% 3% 5%
Контрагент 5 5% 7% 5% 4% 5%
Контрагент 6 1% 6% 6% 5% 4%
Контрагент 7 3% 4% 3% 5% 3%
Контрагент 8 3% 3% 3% 2% 3%
Контрагент 9 1% 1% 6% 0% 3%
Контрагент 10 1% 8% 3% 4% 3%
Контрагент 11 2% 1% 1% 4% 2%
Итого 82% 74% 82% 81% 81%
Прочие 18% 26% 18% 19% 19%
Так как обязательными атрибутами медицинских услуг в информационной системе являются исполнитель и, соответственно, подразделение исполнителя, получение персонифицированной информации за любой период или на текущий момент времени по исполнителям (медицинскому персоналу) и по подразделениям не сложно. Причем получение требующейся информации по исполнителю, подразделению исполнителя, по группе услуг или по конкретным медицинским технологиям возможно в любом срезе и формате (в количественном, качественном, суммовом выражении). Результаты работы по подразделениям, отраженные в системе, позволяют определить возможные резервы каждого подразделения, оценить работу подразделения с точки зрения доходности в сравнении с предыдущими периодами. Ниже представлен пример распределения доходов в сравнении с предыдущим периодом по группам услуг одного из подразделений Центра (табл. 2).
В результате нескольких лет успешной эксплуатации МИС для обеспечения производственных процессов (в т.ч. коммерческой службы) разработчиками были реализованы дополнительные функциональности, расширяющие возможности использования системы.
Таким образом, определен и отработан набор требований к МИС для оптимального сочетания процесса учета, непосредственной работы пользователей МИС, организации взаиморасчетов с контрагентами и возможностей маркетингового анализа:
1. Все действия медицинского характера (имеется ввиду как оказание медицинских услуг, так и использование медикаментов и изделий медицинского назначения) должны быть отражены в МИС.
2. К моменту регистрации оказанных услуг или иных действий пациенту, в МИС уже должны присутствовать данные о плательщике, договоре, прикреплении. Данные об исполнителе берутся из аккаунта пользователя, о ценах - из текущих настроек соответствующего прейскуранта к договору плательщика или партий поставки медикаментов, расходных материалов.
8
Карпов О.Э., Махнев Д.А., Коржавчикова Н.М., Дьяченко П.С., Бирюков Б.В. МЕДИЦИНСКАЯ ИНФОРМАЦИОННАЯ СИСТЕМА В ОПТИМИЗАЦИИ РАБОТЫ КОММЕРЧЕСКОЙ СЛУЖБЫ СОВРЕМЕННОГО ЛЕЧЕБНОГО УЧРЕЖДЕНИЯ
Табл. 2. Распределение доходов КДЦ 6 месяцев 2016 года в сравнении с аналогичным периодом 2015 года*
Объемы, руб договоры с юр.лицами договоры с физ.лицами
6 мес., 2015 г. 6 мес, 2016 г. Динамика 6 мес., 2015 г. 6 мес., 2016 г. Динамика
Приемы 91 901 101 655 10,60% 7 703 9 577 24,30%
Инструментальные исследования 48 630 47 836 -1,60% 5 791 6 601 14,00%
Манипуляции и процедуры 573 298 59 766 4,30% 7 795 10 783 38,30%
Операции 5 236 5 033 -3,90% 11 912 9 178 -22,90%
Пребывание в дн.стационаре 56 040 20 -65,10% 79 55 -29,90%
Лабораторные исследования 20 828 23 125 11,00% 2 710 3 979 46,80%
Прочее 9 20 120,60% 42 94 124,90%
Общий итог 223 990 237 456 6,00% 36 032 40 267 11,80%
Примечание: * - значения данных изменены с целью сохранения коммерческой тайны.
3. В МИС должны быть реализованы следующие возможности:
- автоматическое определение возможного (и\или основного) плательщика, а соответственно договора и прикрепления;
- автоматическое определение цены продажи услуги (действия, медикамента, расходного материала) в зависимости от определенных условий работы по плательщику, договору и прикреплению;
- автоматическое сохранение всех определившихся и введенных данных в независимом виде (т.е. даже, если изменится справочная информация, влияющая на автоматическое определение в уже учтенных действиях, данные останутся неизменны);
- автоматическое формирование платежных документов (акты выполненных работ, счета, счета фактуры);
- внесение и списание средств с лицевого счета плательщика;
- учитывать нюансы работы по рисковым договорам;
- учитывать особенности учета и обработки данных при работе по актам экспертизы с детализацией до конкретной услуги;
- обеспечивать максимально свободную каталогизацию номенклатуры для реализации различных вариантов ее представления и статистической оценки;
- создания отчетов со встроенной логикой обработки представления информации на уровне базы данных, для ускорения процессов вывода больших массивов данных (частичная минимизация мощности ПК пользователя).
В МИС «MS Clinic» данные задачи были реализованы в следующей логической модели (рис. 1).
Медицинские услуги поликлиник
Медицинские услуги • стационаров ■
Медицинские услуги внешних контрагентов
Общая информация L пациент А- Отчеты и аналитика о пациенте г Л
Финансы и контрагенты
Ресурсы и затраты -(оборудование, персонал, коечный фонд)
Рис. 1. Реализованная модель процесса учета в МИС
Таким образом, использование МИС позволяет решать весь спектр задач коммерческой службы:
- обеспечение сбора, обработки и хранения накопленного объема информации;
- систематизация и анализ полученного массива данных;
- оптимизация документооборота, связанного с сопровождением договоров любого вида и типа, объединяя не только функциональные возможности, но и территориальное распределение;
- изучение востребованности и контроль безубыточности применяемой номенклатуры медицинских услуг;
- обеспечение анализа эффективности работы подразделений и конкретных исполнителей.
Реализация в информационной системе любого из требующихся отчетов дает возможность применения различных срезов получаемых данных в работе административных и вспомогательных служб организации (определение потребностей, расчет премиальной части ФОТ и проч.).
9
Карпов О.Э., Махнев Д.А., Коржавчикова Н.М., Дьяченко П.С., Бирюков Б.В.
МЕДИЦИНСКАЯ ИНФОРМАЦИОННАЯ СИСТЕМА В ОПТИМИЗАЦИИ РАБОТЫ КОММЕРЧЕСКОЙ СЛУЖБЫ СОВРЕМЕННОГО ЛЕЧЕБНОГО УЧРЕЖДЕНИЯ
«Бумажная цифра — мертвая цифра, а цифра в электронной форме способна рожать мысли и действия».
Билл Гейтс
Дальнейшее развитие системы и расширение пользовательских функций будет способствовать расширению как медицинских, так и коммерческих возможностей организации. Расширение пользовательских функций возможно как с развитием системы, так и с помощью интеграции МИС с иными системами. На данный момент реализованы широкие возможности интеграции (рис. 2).
Интернет сервисы
ТАСУиППО ОМС
База данных OLAP
Инфоматы
ИСУ «Парус»
Электронная очередь
1
Способы интеграции поставщиков сервисов
мис
Базы данных интеграций MS SQL
СКУД «Сфера»
>
SMS Сервисы
Сервис интеграции по протоколу HL7
PACS «Махаон»
ЛИС «АЛЬФАЛАБ»
Рис. 2. Модель интеграции МИС с другими информационными системами
«В будущем на рынке останется два вида компаний: те, кто в Интернет и те, кто вышел из бизнеса»
Билл Гейтс
Кроме того, необходимо отметить, что используемая нами в работе МИС «MS Clinic», как и любая другая информационная система, требующая регистрации множества данных, помимо оптимизации производственных функций и процессов, опосредовано снижает риски зависимости организации от конкретного исполнителя функции, отчуждая значимую информацию от исполнителя и сохраняя все данные в системе.
Таким образом, сочетание различных функций и возможностей МИС, позволяют не только оптимизировать работу лечебного учреждения в целом, но и повысить эффективность коммерческой деятельности современного лечебного учреждения.
Литература
1. Мисюлин С.С. Платные медицинские услуги в государственных учреждениях в современной системе здравоохранения России // Вестник Росздравнадзора. 2009. №1. - С. 24-29.
2. Щепкова И.В., Комарская И.В. Анализ конкурентоспособности платных медицинских услуг // Молодой ученый. - 2014. - № 7.1. - С. 70-73.
КОНТАКТНАЯ ИНФОРМАЦИЯ
105203, г. Москва, ул. Нижняя Первомайская, 70 e-mail: nmhc@mail.ru
10
