Круглый стол «Ресурсы органов государственной власти (базы данных и веб-сайты) как исторический источник и объект архивного хранения», проект рекомендаций (13 июня 2024 года, Москва) Текст научной статьи по специальности «История и археология»

КРУГЛЫЙ СТОЛ «РЕСУРСЫ ОРГАНОВ ГОСУДАРСТВЕННОЙ ВЛАСТИ (БАЗЫ ДАННЫХ И ВЕБ-САЙТЫ) КАК ИСТОРИЧЕСКИЙ ИСТОЧНИК И ОБЪЕКТ АРХИВНОГО ХРАНЕНИЯ»

13 июня 2024 года Всероссийский научно-исследовательский институт документове-дения и архивного дела (ВНИИДАД) совместно с Ассоциацией «История и компьютер» (АИК) провели круглый стол «<Ресурсы органов государственной власти (базы данных и вебсайты) как исторический источник и объект архивного хранения»1, организованный в рамках выполнения Плана НИОКР на 2024 год по теме «<Прием на хранение в государственные архивы баз данных государственных информационных систем, государственных реестров и интернет-сайтов».

АРХИВОВЕДЕНИЕ И ДОКУМЕНТОВЕДЕНИЕ

В работе круглого стола приняли участие более 100 представителей архивных учреждений - Государственного архива Российской Федерации (ГА РФ), Российского государственного военно-исторического архива (РГВИА), Российского государственного архива научно-технической документации (РГАНТД), Российского государственного архива Военно-морского флота (РГАВМФ), Российского государственного архива (РГА) в г. Самаре, Главного архивного управления города Москвы (Главархив Москвы), архивных служб Бурятии, Вологодской, Иркутской, Калужской, Кировской, Курганской, Ленинградской, Нижегородской, Сахалинской, Тверской, Тульской, Томской, Ростовской, Пензенской, Новосибирской, Ярославской областей, Ставропольского, Хабаровского края, Архива Президента Республики Казахстан, компании ГК «Электронные Офисные Системы» и ООО «Альт-Софт», НИИ «Восход», Российской национальной библиотеки, Московского государственного университета (МГУ) им. М.В. Ломоносова, Уральского федерального университета (УрФУ). Круглый стол проходил в очном

формате с использованием средств видео-конференцсвязи.

В приветственном слове директор института П.А. Кюнг отметил наличие проблем теоретического, управленческого, методического и правового характера в организации архивного хранения информационных ресурсов органов власти, подчеркнув необходимость совместного поиска их решения. Руководитель темы, ведущий сотрудник отдела архивоведения ВНИИДАД Л.П. Афанасьева указала на то, что в соответствии с действующим архивным законодательством базы данных рассматриваются как вид документов, включенных в перечни и подлежащих хранению, в том числе в составе Архивного фонда Российской Федерации. Вместе с тем, хотя вопросы хранения баз данных регламентированы и архивным, и информационным правом, неурегулированными остаются: аспекты обязанностей оператора информационных систем, координатора интегрированной системы, платформы; требования по миграции, конвертации информации и обеспечению ее аутентичности, ведению учета государственных информационных систем и доступа к учетным

1 Видеозапись круглого стола. ИКЬ: https://youtu.be/KHzhpS42vqk

сведениям; особенности приема нереляционных баз данных, документальных информационных систем, для обработки данных которых необходима сложная инфраструктура, и др. Старший научный сотрудник отдела документоведения ВНИИДАД Н.И. Ивановский раскрыл проблему удостоверения и обеспечения аутентичности документированной информации при приеме на архивное хранение баз данных. В выступлении исполняющей обязанности заведующего отделом документоведения ВНИИДАД А.Г. Бороздиной были рассмотрены проблемы отбора на хранение баз данных федеральных государственных информационных систем на основании существующих критериев экспертизы ценности. Докладчик предложила разделить предстоящие задачи по выработке методологии оценки баз данных следующим образом:

• определение статуса, значимости информации в государственных информационных системах и сроков ее хранения;

• определение специальных условий или временных границ для передачи баз данных государственных информационных систем на архивное хранение;

• определение методики передачи баз данных государственных информационных систем на архивное хранение.

Старший научный сотрудник отдела документоведения ВНИИДАД И.Г. Силина осветила состояние государственных информационных систем в субъектах Российской Федерации по данным официальных сайтов органов государственной власти.

В выступлении заместителя начальника отдела комплектования, делопроизводства и архивов организации ГА РФ, старшего научного сотрудника отдела архивоведения ВНИИДАД О.В. Олейникова был

описан опыт ГА РФ по приему на хранение баз данных и обеспечению их сохранности. Заместители генерального директора ООО «Альт-Софт» П.А. Гринфельд и Т.Е. Мерсадыкова поделились опытом данной компании по использованию возможных форматов архивирования баз данных, имеющих историческую ценность. Начальник отдела автоматизированных архивных технологий ГКУ «Объединенная дирекция по обеспечению деятельности государственных архивных учреждений города Москвы» В.И. Тихонов поднял вопрос о формировании ссылочного аппарата на информацию из архивных баз данных в исторических работах и архивных справках.

Ведущий эксперт по проектной деятельности ГК «ЭОС» Н.А. Мошкова проанализировала опыт архивов Швейцарии по организации приема на хранение реляционных баз данных с помощью новой версии формата долгосрочного хранения 81АЯБ 2.2.

Старший научный сотрудник отдела архивоведения К.Б. Ильина представила подходы к организации постоянного архивного хранения баз данных, включая вопросы нормативно-правового регулирования и стандартизации, порядок их отбора и передачи на хранение, в Японии, Китае и Южной Корее. Отмечалось, что в странах Дальнего Востока в отношении долгосрочного хранения реляционных баз данных применяются западные разработки (например, 81АЯБ) или похожие технологии на основе хранения плоских файлов. В отношении нереляционных баз данных в опыте изученных стран имеются собственные подходы, которые заключаются в создании отдельных унифицированных инструментов для управления различными наборами данных (как в Южной Корее);

разработке стандартных форматов долговременного хранения баз данных по аналогии с документами (как в Японии) или разработке методов управления смешанными базами данных (как в Китае).

Старший научный сотрудник отдела архивоведения ВНИИДАД, старший преподаватель Российского университета транспорта (РУТ (МИИТ)), Е.В. Боброва дала краткий обзор инициатив по веб-архивированию, появившихся в мире с 1996 по 2022 год. Докладчик рассказала о причинах исчезновения интернет-ресурсов; привела классификацию существующих веб-архивов по стратегиям создания, методам индексации и организации доступа; затронула проблему юридических рисков и технологических проблем этой сферы деятельности. Она предложила предусмотреть расширение функционала платформы ЦХЭД с целью ее использования также для организации постоянного хранения официальных сайтов государственных органов.

Генеральный директорАНО « Информационная культура» И.В. Бегтин рассказал об опыте создания веб-архива как частной инициативы по архивированию ценных веб-ресурсов, проанализировал технические аспекты выгрузки информационных массивов, их хранения и использования. Заведующий кафедрой документоведения, архивоведения и истории государственно-

го управления УрФУ Л.Н. Мазур и главный научный сотрудник Уфимского федерального исследовательского центра РАН (УФИЦ РАН) А.Б. Юнусова рассмотрели электронные ресурсы государственных органов, размещенные на сайтах, в источниковедческом аспекте.

В выступлениях представителей АИК члена-корреспондента Российской академии наук, заведующего кафедрой исторической информатики исторического факультета МГУ им. М.В. Ломоносова Л.И. Бородкина, доцентов исторического факультета И.М. Гарсковой, А.Ю. Володина, С.А. Саломатиной говорилось об опыте АИК по использованию баз данных в составе источниковой базы исторического исследования, их веб-архивировании, поднимались проблемы требований к публикации открытых статистических данных на официальных сайтах органов государственной власти и требований к информационным системам удаленного доступа архивов со стороны пользователей.

По итогам круглого стола разработан проект рекомендаций по совершенствованию нормативной базы, а также создания инфраструктуры для комплектования базами данных и официальными сайтами органов государственной власти государственных архивов и их хранения.

ПРОЕКТ РЕКОМЕНДАЦИЙ по итогам круглого стола «Ресурсы органов государственной власти (базы данных и веб-сайты) как исторический источник и объект архивного хранения» (13 июня 2024 года, Москва)

1. Разработать нормативно-правовую основу для централизованного принятия на государственное архивное хранение баз данных и официальных сайтов органов государственной власти:

• дать нормативное определение термину «база данных» как одному из видов учетных документов, подлежащих включению в перечни документов по аналогии с книгами, картотеками и журналами;

• регламентировать обязанности оператора(ов) информационных систем, координатора интегрированной системы, платформы в части требований к миграции, конвертации информации и обеспечению ее аутентичности, ведению единого учета государственных систем и доступа к учетным сведениям;

• определить порядок комплектования государственных и муниципальных архивов реляционными и нереляционными базами данных; состав описания, сопроводительной документации и метаданных к ним;

• внести предложения в законодательство по вопросу регламентации требований к приему на архивное хранение динамически изменяемых официальных сайтов органов государственной власти, в том числе с учетом зарубежного опыта применения законодательства об обязательном экземпляре документов, создании единых веб-архивов;

• разработать единые требования к системам управления содержимым/контентом (CMS), государственным информационным системам в части унификации используемых технологий, обеспечивающих создание и выгрузку электронных документов, баз данных из государственных информационных систем, временных срезов сайтов для передачи на хранение;

• внести изменения в требования к официальным сайтам государственных органов с учетом их веб-архивирования;

• разработать требования, стандарты, методические требования к веб-архивированию официальных сайтов органов государственной власти, в том числе осуществить перевод на русский язык, адаптацию и принятие технических стандартов WARC, CDX, WAC;

• разработать и реализовать единую схему управления данными, начиная с создания в системе электронного правительства до поступления в информационную систему архива;

• доработать требования к государственным информационным системам в части возможности обеспечения доступа к документированной информации для проведения экспертизы ее ценности и передачи на государственное хранение;

• разработать и утвердить требования к информационным системам архивов и архивным региональным информационным системам с учетом приема на хранение баз данных и официальных сайтов органов государственной власти.

2. Осуществить научно-исследовательские работы в направлении разработки:

• критериев экспертизы ценности документов с учетом повторяемости информации, находящейся на хранении в различных базах данных интегрированных информационных систем и платформ, а также баз данных в составе одной информационной системы; критериев отбора государственных информационных систем, базы данных которых подлежат включению в состав Архивного фонда Российской Федерации; критериев установления срока хранения для информации, хранящейся в государственных информационных системах;

• порядка действий по миграции или передаче баз данных государственных информационных систем на архивное хранение в случае их развития, но без изменения функций органа власти;

• подходов к выбору основного объекта учета применительно к информационным системам, платформам и базам данных:

• единых форматов архивного хранения баз данных и официальных сайтов органов государственной власти;

• единых правил их описания и состава метаданных.

3. Развивать сотрудничество архивов, специалистов в области исторической науки, веб-архивирования, источниковедения, исторической информатики по вопросам:

• выявления и учета массивов баз данных по социально-экономической истории, про-сопографии и другим направлениям;

• изучения источников информации, динамики и структуры ресурсов, которые создаются в результате деятельности органов государственной власти и организаций и могут быть использованы в исторических исследованиях;

• разработки информационных систем для анализа и обработки информации баз данных, находящихся на архивном хранении;

• осуществления проектов по региональной статистике, созданию геоинформационных систем, трехмерных моделей объектов историко-культурного наследия на основе сочетания источнико-ориентированного и проблемно-ориентированного подходов;

• выработки предложений по единым правилам представления динамических исторических рядов статистических данных на сайтах органов государственной власти, методике систематизации и группировки, правилам публикации, верификации и ссылочному аппарату;

• развития методики работы с личными фондами ученых в части выявления, учета и передачи на хранение в их составе баз данных, которые создаются в результате исследовательской деятельности;

• внедрения практики депонирования баз данных, созданных в рамках исследовательских проектов, с присвоением им аналога 001.

4. Содействовать разработке инфраструктуры комплектования государственных архивов базами данных и официальными сайтами органов власти, а также добровольной передаче сайтов и баз данных на хранение:

• организовать и обеспечить внедрение информационных ресурсов и процедур для автоматизации экспертизы ценности документов, в том числе баз данных и официальных сайтов;

• организовать и обеспечить внедрение технологий искусственного интеллекта в процессы комплектования, хранения и использования документов Архивного фонда Российской Федерации;

• осуществить проведение каталогизации архивных баз данных, в том числе в составе информационной системы удаленного доступа к архивным документам (УИАД);

• предусмотреть расширение функционала платформы «Центр хранения электронных документов» (ЦХЭД) или аналогичных по функциям систем хранения электронных документов для ее использования и организации постоянного хранения официальных сайтов государственных органов.

5. Подготовка кадров в сфере веб-архивирования:

• внести соответствующие изменения в образовательные программы для архивистов;

• ввести в образовательные программы исторического профиля, в том числе по исторической информатике, вопросы по обучению историков работе с форматами, которые используются для веб-архивировании.

Текст: Л.П. Афанасьева