CC BY
47
УДК 004.942
К ВОПРОСУ ОБ ИСПОЛЬЗОВАНИИ СИСТЕМЫ УПРАВЛЕНИЯ ЗАПАСАМИ НА ПРЕДПРИЯТИИ ОПТОВО-РОЗНИЧНОЙ ТОРГОВЛИ ПРОДУКТАМИ ПИТАНИЯ
Нуржан Кебекович Серекбаев
Северо-Казахстанский государственный университет им. М. Козыбаева, 150000, Республика Казахстан, г. Петропавловск, ул. Пушкина, 86, магистрант кафедры информационных систем, тел. (702)554-07-08, e-mail: serekbaev.n@gmail.com
В данной статье рассматривается история решения проблем управления запасами, выявляются особенности работы систем управления запасами. Выделяются методы и закономерности прогнозирования спроса на различные виды товаров. Установлены основные принципы работы систем управления запасами на предприятии оптово-розничной торговли продуктами питания.
Ключевые слова: система управления запасами, торговля продуктами питания, информационные системы управления.
ON THE USE OF THE INVENTORY MANAGEMENT SYSTEM IN THE WHOLESALE AND RETAIL FOOD TRADE COMPANY
Nurzhan K Serekbaev
North Kazakhstan State University named after M. Kozybaev, 150000, Republic of Kazakhstan, Petropavlovsk, 86 Pushkin St., undergraduate of the Department of Information Systems, tel. (702)554-07-08, e-mail: serekbaev.n@gmail.com
The article deals with the history of solving problem of inventory management. Features of inventory management systems processing are revealed. Methods and pattern of demand prediction for different types of products are given. Basic principles of inventory management system in the wholesale and retail food trade company are established.
Key words: inventory management system, food trade, management information systems.
В современных условиях рыночной экономики особую важность для конкурентоспособности предприятия представляет рациональное управление ресурсами и запасами. Данный факт обуславливается тем, что на торговых предприятиях запасы товаров на складах являются основным элементом в структуре имущества. Значительный объем средств, вложенный в приобретение товарных запасов, также придает весомую значимость проблеме их управления. Хранение запасов сверх необходимого уровня приводит к омертвлению вложенных в них денежных средств и уменьшению прибыли. Вследствие роста лишних запасов предприятие терпит замедление оборачиваемости средств, что ведет к дефициту финансовых ресурсов. С другой стороны, дефицит необходимых запасов ведет к снижению объемов продаж, что также отрицательно влияет на финансовое положение предприятия. Эффективное управление запасами позволяет организации удовлетворять или превышать ожидания потребителей, создавая такие запасы каждого товара, которые максимизируют чистую прибыль.
Решения проблем управления запасами начали разрабатываться с начала XX века: в 1910 году Ф. Харрис разработал модель экономичного размера заказа, которая относилась к теории оптимального управления запасами [1]. Решениями проблемы также занимались Р. Уилсон - автор формулы Уилсона для расчета оптимального объема заказа; Дж. Плоссль, Г.Л. Бродецкий и др. Указанными авторами были разработаны модели, основные правила управлениями запасами. Однако, в связи с изменениями экономических процессов, а также с учетом специфики работы различных предприятий, необходимо осуществлять выбор, адаптацию и доработку ранее разработанных моделей управления запасами.
Процесс управления запасами состоит из процессов заказа, хранения и поставки необходимых ресурсов. Для рационального контроля данного процесса необходимо использовать систему управления запасами - совокупность действий и правил по созданию, пополнению и организации постоянного контроля над запасами. Основным принципом работы системы управления запасами является её многоуровневость. Как правило, система состоит из трех уровней:
• первый уровень включает в себя программы и базы данных складского учета, которые хранят информацию о движении запасов. Данный уровень позволяет оперировать точными данными для принятия управленческих решений;
• второй уровень системы состоит из различных математических моделей управления запасами, которые используют данные из первого уровня системы для расчета прогнозов и вычислению данных для последующих рекомендаций;
• третий уровень содержит правила управления различными группами запасов: в зависимости от важности и объема, запасы подразделяются на группы, для которых необходимо использовать разные модели управления.
Особенности работы систем управления запасами связаны со следующими факторами [2]:
• характер спроса - процесс реализации запаса является случайным процессом, который возможно спрогнозировать; тем не менее многие модели управления запасами учитывают спрос как постоянное значение;
• специфика учета длительностей промежутков времени для пополнения запасов - запасы могут пополняться с произвольными либо строго заданными интервалами;
• выбор критерия оптимизации работы системы управления запасами - в зависимости от целей предприятия работа системы может быть направлена на минимизацию суммарных издержек на хранение запасов, максимизацию показателя экономической рентабельности системы, максимизацию интенсивности потока доходов и др.;
• требования учета временной стоимости денег в рамках моделей управления запасами (учет временной структуры действующих на рынке процентных ставок);
• специфика дополнительных атрибутов, которые необходимо учитывать в рамках функционирования системы управления запасами.
С точки зрения финансового менеджмента существует три основных подхода к формированию запасов на предприятии: консервативный, умеренный и агрессивный. Консервативный подход заключается в полном удовлетворении потребностей в запасах, а также создание больших объемов их резервов в случае перебоев в поставках либо финансовой нестабильности. Данный подход имеет минимальный финансовый риск, но и показатели рентабельности являются минимальными. Умеренный подход направлен на создание резервов только тех запасов, которые могут оказаться дефицитными. Указанные запасы определяются на основе данных предыдущих периодов и изменений в экономике (например, девальвация валюты). В случае использования умеренного подхода наиболее вероятны средние показатели рентабельности при средних рисках. Агрессивный подход отличается хранением минимального объема запасов для снижения издержек по их хранению. Данный подход имеет высокие риски, так как при любом сбое в поставках запасов предприятие не будет иметь резервы для продолжения работы.
При разработке системы управления запасами необходимо предусмотреть использование всех трех подходов к формированию запасов: различные подходы могут использоваться для разных групп запасов, а также в зависимости от стратегии работы предприятия.
В процессе управления запасами важными параметрами являются:
• точка заказа (момент заказа) - установленный уровень запаса, при достижении которого необходимо пополнение запаса;
• размер заказа - объем заказа материальных ценностей для пополнения их запаса. Регулировать размер заказа можно путем изменением интервала между заказами или объемов партий.
В зависимости от данных параметров на практике выделяют следующие модели:
• модель с фиксированной периодичностью заказа - при использовании данной модели пополнение запасов производится через определенные промежутки времени. Таким образом, интервал между заказами является постоянным, а размер заказа может меняться. Также стоит учитывать тот факт, что проходит определенное количество времени с момента заказа до момента доставки, объем товара, который будет реализован за этот период, называется страховым запасом. Размер заказываемой партии товара определяется путем разности определенного нормой максимального уровня запаса и текущего уровня запаса, а также добавлением объема страхового запаса. Использование данной модели может привести к дефициту некоторых товаров, при незапланированном увеличении спроса. Поэтому данная модель может использоваться при управлении незначительными для работы предприятия запасами, при дефиците которых возможные потери будут неощутимы [3]. При работе предприятия оптово-розничной торговли продуктами питания данная модель может применяться с товарами, реализуемыми в розницу для поддержания ассортимента на торговых точках.
• модель с фиксированным размером заказа - данная модель подразумевает, что размер заказываемой партии является постоянной величиной, а интервалы между заказами могут быть различными. В продовольственной сфере фиксированные партии используются при оптовой покупке товара: грузовой вагон (68 тонн) или автомобильная фура (20 тонн). Заказ формируется при достижении уровня запаса определенной точки заказа. Данный уровень запаса равен ожидаемой потребности в течение времени отставания поставки от заказа плюс гарантийный запас. Как правило, данная модель используется для управления запасами товаров, которые хранятся в больших объемах и потери от их дефицита будут критичными. Для предприятия оптово-розничной торговли продуктами питания данную модель следует использовать при управлении товаром, заказываемого оптом.
• модель управления запасами «минимум-максимум» имеет принципиальное различие от других моделей: данная модель используется в ситуациях со значительными затратами на содержание и пополнение запасов. В этой модели затраты, связанные с управлением запасами, могут быть соизмеримы с потерями от дефицита запасов, заказы же выполняются при условии, что запасы на складе в определенный момент времени оказались равными или меньше установленного минимального уровня. Размер заказа вычисляется таким образом, чтобы поставка товара пополнила запасы до максимального уровня. Таким образом, управление запасами в рассматриваемой системе осуществляется по двум их уровням: минимальному и максимальному. Данная модель является упрощенной, и не позволит прогнозировать изменения сезонного спроса на продукты питания. Следовательно, при работе с продуктами питания использование данной модели не является целесообразным.
При использовании всех вышеуказанных моделей необходимо прогнозировать спрос на различные виды товаров. Специфика продажи продуктов питания подразумевает сезонный спрос на определенные виды товаров: большие объемы сахара реализуются в период с июля по сентябрь, спрос на консервированную продукцию увеличивается в зимние месяцы. Поэтому для прогнозирования спроса необходимо основываться на 4 следующих элементах [4]:
• потребление в прошлые периоды - объемы потребления в прошлые периоды являются индикатором будущей потребности в товаре;
• тренды - потребление многих товаров непостоянно. На объемы потребления товаров могут оказывать влияние множество факторов: изменение цены, конкуренты, конкурирующий товар, изменение экономической ситуации и др. Поэтому следует учитывать возрастающий либо нисходящий тренды при прогнозе спроса на товар;
• совместное прогнозирование - в некоторых случаях спрос на товар не может быть спрогнозирован данными прошлых периодов: резкое увеличение спроса могут спровоцировать распродажа, промо-акции и т.д. Поэтому в этих случаях прогнозирование спроса методов экспертных оценок может быть более целесообразным;
• горизонт прогноза - примерный период времени, на который необходимо строить прогноз спроса. Данный период используется для расчета страхового запаса, поэтому для товаров, доставляемых за небольшой период времени, он является минимальным. Соответственно, для товаров, доставка которых занимает много времени, строится более длительный горизонт прогноза.
Объемы потребления в прошлые периоды могут отличаться для товаров сезонного и несезонного спроса, в 1987 году Г. Грехэм написал книгу «Управление запасами дистрибьютора», в которой описал метод прогнозирования спроса для двух видов товаров: для несезонных товаров использовался расчет среднего потребления за предыдущие 6 месяцев; для сезонных товаров расчет производился путем умножения процентного изменения тренда спроса текущего года на объем среднего потребления за соответствующие 6 месяцев предыдущего года. Изменения, произошедшие в мире с 1987 года, стали причиной устаревания данного метода прогнозирования, но основной принцип прогноза сохранился. Главное отличие состоит в использовании методики средневзвешенного прогнозирования: присвоении весов (коэффициентов) показателям потребления прошлых периодов. Например, для прогнозирования спроса на товары с несезонным спросом для повышения значимости объемов последних продаж возможно использование следующих коэффициентов: 3,0 - для объемов потребления за предыдущий месяц; 2,5 - для объемов потребления двухмесячной давности; 2,0 - трехмесячной давности; 1,5 - четырехмесячной давности и 1,0 - пятимесячной давности. Таким образом, для расчета прогноза спроса используются данные потребления пяти предыдущих месяцев, с учетом того факта, что объемы ближайшего месяца являются наиболее весомыми для прогноза. Для более точного прогнозирования возможен расчет ежедневных объемов потребления в месяце: если объем потребления за месяц составил 220 единиц, а количество рабочих дней равно 22, то ежедневный объем потребления составляет 10 единиц, и именно это значение необходимо умножать на вес данного месяца. Напротив, для расчета прогноза спроса товаров с сезонным спросом используются различные веса для предыдущих месяцев текущего года, а также соответствующих месяцев предыдущего года.
Для прогнозирования спроса на товары могут использоваться множество различных методов средневзвешенного прогнозирования: наиболее эффективным способом выбора подходящего метода является экспериментальный способ: веса необходимо подбирать путем сравнением прогноза с реальными данный по объемам потребления.
Таким образом, с учетом специфики работы предприятия оптово-розничной торговли продуктами питания для разработки системы управления запасами необходимо разделить номенклатуру товаров согласно их важности и объему хранения; использовать различные модели управления запасами для разных групп товаров; осуществлять средневзвешенное прогнозирование спроса на товары с учетом сезонного или несезонного спроса на конкретные группы товаров.
БИБЛИОГРАФИЧЕСКИЙ СПИСОК
1. Зайцев М. Г. Методы оптимизации управления для менеджеров. Компьютерно-ориентированный подход. - М.: Дело, 2008. - 304 с.;
2. Бродецкий Г.Л. Управление запасами. - М.: Эксмо, 2008. - 400 с.;
3. Зимовец А.В. Краткосрочная финансовая политика. Конспект лекций. - Таганрог: Изд-во НОУ ВПО ТИУиЭ, 2010. - 103 с.;
4. Шрайбфедер Дж. Эффективное управление запасами / Пер. с англ. Ю.Орловой -2-е изд. - М.: Альпина Бизнес Букс, 2006. - 304 с.
© Н. К. Серекбаев, 2017
