CC BY
18А. А. ОСИН
аспирант кафедры социологии, психологии и педагогики (МГТУ "СТАНКИН")'
К вопросу об использовании информационных технологий в управлении персоналом
На протяжении своей истории люди пытаются сделать свой труд более производительным. Для этого изобретают машины все большей сложности. Со временем теоретическая база и производственные мощности человечества достигли такого уровня, при котором возникла возможность автоматизации труда, т. е. исключения человека из некоторых видов деятельности. Но все-таки человеческий труд и по сей день остается одним из главных ресурсов для предприятий. Изменились только требования к нему. Повысился удельный вес среди работающих специалистов с высшим образованием1. Данное положение относится и
гу
к такой сфере деятельности, как "управление персоналом"2.
Термин «управление персоналом» стал все чаще употребляться. Он описывает функции менеджмента, связанные с людьми и с тем, как они могут более продуктивно работать на своем рабочем месте. Эффективное управление организацией или предприятием невозможно без создания внутри него такой атмосферы, когда весь персонал заинтересован в достижении общей цели, каждый ощущает свою личную причастность к победам и поражениям коллектива. Сегодня успех или неудача в бизнесе во многом зависят от творческой активности работников организации, их готовности взять на себя ответственность за принимаемые решения.
Многое изменилось в управлении персоналом по сравнению с XIX в. Сегодня бизнес начинается не с лидера - визионера, как это было в прошлом, а с сотрудников. Теперь понятно: вместо того, чтобы только обучать персонал делать свою работу, перед людьми необходимо ставить цели саморазвития и реализации своего потенциала. В будущем управление будет нацелено не на распоряжение подчиненными и контроль над исполнением, а на трансформацию структуры всей компании.
Уже существуют сложные программные комплексы, облегчающие управление компанией. Пока они довольно дорогие и внедрить их могут позволить себе только очень крупные фирмы. Управление персоналом является одним из главных элементов таких комплексов.
Успех организации во многом зависит от людей, входящих в нее. Высоких показателей качества и производительности можно достичь только в дружной команде, в которой каждый сотрудник комфортно себя
* Осин Алексей Анатольевич, e-mail: [email protected]
1 В развитых странах 80% ВВП производят люди с высшим образованием.
2 В странах Западной Европы и США употребляется термин "управление человеческим потенциалом".
чувствует и выполняет интересную работу. Для этого необходимо, чтобы каждый был на «своем месте». Следовательно, отбор - одна из самых главных задач каждого менеджера, и именно менеджер по персоналу или ИР-подразделение должны обеспечить отбор самых подходящих людей на самые подходящие позиции.
При отборе персонала перед менеджером стоит довольно сложная задача, требующая глубокого предварительного анализа и способности оценки квалификации человека. Менеджеру необходимо разобраться с тем, что из себя представляет существующая вакансия. Важно точно знать, какова природа позиции, которую необходимо заполнить. Менеджеру по персоналу необходимо выйти за рамки названия и рассмотреть позицию с точки зрения рабочих задач. Нужно понять, для чего существует данная позиция, каковы типичные обязанности и ответственность на этой должности. Это помогает расставить приоритеты для данной позиции. Затем нужно рассмотреть основные цели должности, какие конечные результаты должны быть достигнуты на ней. Эта предварительная работа позволяет сформировать требования к претендентам на должность. Также менеджерам необходимо придумать, как привлечь внимание кандидатов, и наконец, им необходимо правильно сделать выбор между желающими занять должность. Выбор должен быть хорошо обоснованным, объективным. К сожалению, в этой области большинство менеджеров склонно скорее доверять своей интуиции, чем использовать объективные стандарты. Они берут человека на работу благодаря некому характеру, который в нем видят, а не благодаря тому, что этот человек обладает квалификацией, необходимой для той позиции, которую нужно заполнить'.
Для достижения главной цели - создания высококвалифицированного, дружного коллектива мало правильно подобрать персонал. Важно также заниматься его постоянным развитием. Ситуация в современном мире непрерывно меняется, появляется и совершенствуется программное обеспечение, разрабатываются новые приборы, принимаются законы и т.д. Хороший специалист должен следить за изменениями в своей области, постоянно развиваться, чтобы продолжать соответствовать требованиям.
Развитие персонала предполагает не только рост его квалификации, уровня подготовки в определенной специальной области, но и повышение уровня других полезных навыков и черт характера. Например, умения организовывать свое время, лидерских качеств, умения выступать с инициативой.
Менеджер по персоналу должен подталкивать работников к наиболее полной реализации своего потенциала. Это необходимо не только для благополучия самих сотрудников, но для компании.
1 См.: Стаут Л.У. Управление персоналом. Настольная книга менеджера. М., 2006.
2
Для решения этой задачи менеджеру необходимы знания психологии и особенностей психики, интеллектуальных способностей и саморегуляции работников. Только в этом случае есть возможность правильно выбрать методы обучения, способы контроля усвоения информации и мотивации развития персонала. Осложняет работу менеджера при этом тот факт, что для ее выполнения необходимо привлекать постороннюю помощь: экспертов, преподавателей и консультантов.
Процесс управления персоналом можно описать упрощенно как принятие решений и контроль над их выполнением. Можно выделить получение, передачу, хранение, использование и обработку информации. То есть можно рассмотреть управление персоналом как информационный процесс, а саму иерархическую систему управления -
л
как информационную систему'. Поэтому с помощью информационных технологий возможно сделать управление более рациональным, продуманным и информационно обеспеченным. В настоящее время на базе информационных технологий решаются важные задачи управления персоналом, включая планирование штатных расписаний с формированием должностных инструкций, учет персонала (персональные данные о сотрудниках), подбор новых сотрудников и перемещения, планирование и учет использования трудовых ресурсов, расчеты с персоналом (расчет выплат по оплате труда, пособия, контроль выплат, подотчетные лица), учет подотчетных сумм и депонентов, систему управления документами, персонализированный пенсионный и налоговый учет, обучение персонала.
Для автоматизации службы управления персоналом в рамках предприятия создается информационная система. Обычно такие системы обозначаются аббревиатурой HRMS (системы управления трудовыми ресурсами)2.
Современные HRM-системы охватывают все возможные области деятельности службы персонала. Основной отличительной чертой этих программ является наличие единого информационного пространства, которое позволяет использовать в работе каждого модуля все многообразие накопленной в системе информации, построить эффективные аналитические системы и системы поддержки принятия решений. Не все имеющиеся на рынке продукты имеют вышеперечисленную функциональность, в некоторых системах заявленная функциональность находится в зачаточном состоянии, но все разработчики HRM-систем декларируют планы по созданию полнофункционального продукта. Это позволяет пользователям программ надеяться, что по мере возникновения у них потребности в новых функциональных модулях таковые будут предложены
1 См.
2 См.
Романов В.П. Интеллектуальные информационные системы в экономике. Учеб. Пособие. М., 2003. Шаленко В.Н. Информационные структуры в трудовых коллективах. М., 2004, с. 89.
3
разработчиками. Поэтому специализированные комплексные HRM -системы можно назвать стратегическим инструментом развития кадровых служб, рассчитанным на долгие годы эксплуатации.
Разновидностью таких современных информационных систем являются экспертные системы. Современные экспертные системы (ЭС) -особые компьютерные программы, моделирующие действия эксперта-человека при решении задач в какой-либо предметной области на основе накопленных знаний, составляющих базу знаний. Они дают возможность менеджеру или специалисту получать консультации экспертов по любым проблемам, о которых этими системами накоплены знания. ЭС являются первым этапом в создании искусственного интеллекта.
Первые экспертные системы (ЭС первого поколения) представляли собой фактически усложненные электронные справочники, где принятие решения осуществлялось с помощью перебора вариантов. Они отлично справлялись с поисковыми задачами, но имели мало общего с интеллектуальной деятельностью. Эти системы отличались от традиционных программ главным образом возможностью для специалиста-пользователя составлять и задействовать для последующих поисков различного рода сложные выборки.
Но разработчики поняли, что простой перебор вариантов - длинный и непродуктивный. Так возникли ЭС второго поколения, имеющие встроенные алгоритмы для скорейшего нахождения требуемого варианта, т.е. имеющие пусть примитивную, но все же «базу знаний». Говоря современным языком, их база знаний включала базу данных и алгоритмы по работе с этими данными, заложенные экспертами-разработчиками.
Описываемые системы все-таки имели существенный недостаток - с ними могли работать только программисты. С появлением персональных компьютеров встал вопрос о разработке дружественных интерфейсов не для компьютерщиков, а для пользователей любой профессии. В этом было заинтересовано множество организаций, поэтому достаточно быстро был создан «Дружественный Интерфейс Пользователя с защитой от дурака» (ДИП), позволяющий тому специалисту, который работает с данной экспертной системой (например, экономисту, врачу и др.) вводить в ЭС требуемую дополнительную информацию (новые данные и др.) без помощи программиста. Эти системы принято называть ЭС третьего поколения.
Создание ЭС четвертого поколения стало возможным благодаря стремительному прогрессу в разработке компьютеров (в частности, повышению их быстродействия), а также совершенствованию математического аппарата. Создателям ЭС удалось изготовить принципиально иные ЭС - они не только выполняли сложные расчеты и поиски, а, извлекая данные из памяти, выдавали рекомендации и
принимали решения. Эти системы попытались использовать и при отборе и расстановке кадров. И получили весьма посредственные результаты. Подобные системы не могут обеспечить высокую точность результатов в кадровой работе по одной простой причине - они линейны по своей природе, т.е. имеют свод жестких правил и на его основе принимают всегда логичные решения, а человек является объектом нелинейным (может реагировать на одни и те же изменения по-разному) и активным (действует самостоятельно).
Подлинный прорыв произошел во второй половине 90-х гг., когда резко увеличился объем памяти, сохраняемой на диске компьютера, и упала ее цена. Это дало возможность разработать экспертные системы пятого поколения - прецедентные экспертные системы. Такие системы в корне отличаются от своих предшественниц тем, что их базу знаний образуют не только логические правила, но еще и «база прецедентов» -результаты обследования реальных людей и информация о последующей успешности/неуспешности их деятельности В первых прецедентных системах приходилось создавать несколько «баз прецедентов» для смежных областей, затем российским разработчикам удалось соединить прецеденты различных областей в одной БП и учитывать корреляцию между ними при принятии решений ЭС - это позволило таким системам работать в реальном времени.
Применение прецедентов позволило уменьшить число диагностируемых параметров, а использование факторного анализа в сочетании с возможностями процессоров нового поколения -автоматизировать практически все функции системы. Ручной режим в таких системах сохранен только для специалистов - менеджеров по персоналу, психологов и т.п. При всех своих достоинствах прецедентные экспертные системы трудны в изготовлении и эффективно работают, имея базу прецедентов (т.е. результаты обследований) в несколько сот тысяч человек.
ЭС в настоящее время разработаны для самых различных предметных областей, таких как коммерческая деятельность, финансовая сфера, аудит, медицинская диагностика, военная отрасль, геологоразведка и т. д. С каждым годом они находят все большее применение, и круг их пользователей расширяется.
В частности, создаются ЭС для службы по отбору и обучению персонала, которые рекомендованы для использования в банках, на промышленных предприятиях, в строительных организациях, рекрутинговых фирмах и в организациях других сфер деятельности.
ЭС для отбора персонала используют накопленные знания по психологии и разработанные тесты для оценки квалификации претендентов на данную должность, учитывающие существующие требования. Они позволяют выполнять компьютерное психофизиологическое обследование, оценивать, как данный человек
войдет в коллектив, с учетом не только результатов его тестирования, но и данных по психологическому состоянию других членов коллектива. Анализ тестов занимает у программы доли секунды, в то время как у менеджера занял бы несколько часов и потребовал серьезной подготовки в области психологии. Также большое преимущество экспертных систем заключается в том, что данные, а также правила их вывода, касающиеся той или иной предметной области, хранятся в памяти компьютера и в большинстве своем непредвзяты, застрахованы от чьего-либо влияния, их нельзя потерять или «забыть».
ЭС могут также помочь в обучении персонала. Эти системы констатируют и «отлаживают» знания ученика (ученика в широком смысле слова, т. е. человека, обучающегося чему-либо). В таких системах создана некая модель знаний ученика. Фактические знания ученика сравниваются с существующей моделью и при необходимости исправляются, дополняются, уточняются, т. е. «пробелы» в знаниях заполняются путем постоянного общения ученика с системой. Тончайшая диагностика ЭС позволяет выявить «карьерно-нацеленных» работников с высоким потенциалом и максимально развить в них способности к построению карьеры.
Кроме того ЭС позволяют проследить за динамикой изменения определенных характеристик работника, чтобы выделить те из них, которые имеют отклонения от общепринятых общественных норм.
Так что внедрение ЭС на предприятии может существенно упростить решение рассмотренных ранее проблем, возникающих в области управления персоналом. Но установить такие дорогие программные комплексы по карману еще далеко не для всех организаций. Поэтому необходимо и дальше развивать эти системы, делая их более доступными по цене.
Далее, необходимо совершенствовать интерфейс ЭС. Можно сделать эти программы еще более удобными в использовании. Например, необходимо вводить разработки, позволяющие пользователю вести диалог с компьютером на естественном языке, а не на алгоритмическом. Многие ЭС основаны на модели, при которой отвечая на вопросы (да или нет), задаваемые компьютером, пользователь получает конкретную рекомендацию. Надо стремиться, чтобы в будущем вопросы задавал пользователь, а компьютер, на основе имеющихся данных, выдавал бы конкретные рекомендации. Еще лучше, чтобы при этом программа могла распознавать человеческую речь. Это могло бы помочь экономить время для введения информации в программу. Так было бы намного проще надиктовать данные, нежели вручную вводить их с помощью клавиатуры, тем более, что пока еще не всякий специалист способен быстро вводить информацию.
На сегодняшний день огромными темпами развиваются различные информационные сети. Самая крупная - интернет, соединяет с
помощью информационных каналов все континенты. В интернете накоплена огромная база знаний. К сожалению, ее использование пока вызывает затруднения, так как информация мало структурирована. Постепенно ситуация улучшается, и информацию находить все проще. Создание социальных сетей и тематических информационных порталов упорядочивает информацию, и в будущем, возможно, экспертные системы для решения различных задач будут использовать интернет более полно.
ЭС развиваются стремительными темпами, но не стоит забывать, что эти программы являются всего лишь инструментами в руках человека. Это своего рода автоматизация труда, но только не физического, а теперь уже умственного. Они могут помочь специалисту в его работе, сэкономить его время и силы, чтобы он смог потратить их с большей пользой, но как бы ни развивались компьютеры, как бы ни усложнялись алгоритмы и обогащались базы знаний, они не смогут заменить человека. Только человек способен к творчеству и принятию нестандартных, выигрышных решений.
Осин А. А. К вопросу об использовании информационных технологий в управлении персоналом. В
статье раскрыты основные аспекты использования информационных технологий в сфере управления персоналом. А именно сделан акцент на рассмотрении экспертных систем.
Ключевые слова: информационные технологии, информационные системы, управление персоналом, системы управления трудовыми ресурсами, экспертные системы.
Osin A. A. On the issue of using information technologies in the management of the personnel. In the article the author describes the basic aspects of using information technologies in the management of the personnel. Namely an emphasis is made on consideration expert systems.
Key words: information technologies, information systems, management of the personnel, human resource management systems, expert systems.
